Download - Fail Meja Pembantu Tadbir N17 Sekolah
KANDUNGANBil
1
Perkara
Senarai Tugas
Muka Surat
12 Carta Organisasi Staf Sokongan 2
3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran danSenarai Semak :-
4 Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru) 4 - 75 Perlantikan Guru Sandaran Terlatih 8 - 116 Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan 12 - 157 Pengesahan Jawatan dan Pemberian Taraf Berpencen 16 - 198 Perlanjuitan Tempoh Percubaan 20 - 23
9 Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri 24 - 27
10 Perlepasan Jawatan / perlepasan Jawatan Dengan Izin 28 - 3111 Perletakan Jawatan 32 - 35
12 Cuti Rehat 36 - 39
13 Cuti Tanpa Gaji 40 - 43
14 Cuti Separuh Gaji 44 -47
15 Cuti Sakit 48 - 51
16 Cuti Sakit Tambahan 52 - 55
17 Cuti Bersalin 56 - 59
18 Cuti Sakit TB , Kusta atau Barah yang setaraf 60 -65
19 Cuti Tanpa Rekod 66 - 69
20 Cuti Haji 70 - 73
21 Cuti Sambilan 74 - 77
22 Cuti Menjaga Anak 78 - 81
23 Cuti Isteri Bersalin 82 - 85
24 Cuti Ikut Pasangan 86 - 89
25 Persaraan Wajib 90 - 93
26 Persaraan Pilihan Sendiri 94 - 97
27 Menguruskan Penerimaan Surat 98 - 101
28 Senarai Undang-Undang dan Peraturan 102
29 Jawatankuasa yang dianggotai 102
30 Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas 103
31 Senarai Tugas Harian 104
SENARAI TUGAS
Nama Anggota :
Jawatan :
No. Kad Pengenalan :
HASNAH BINTI ABDUL RAHMAN
PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
6201-25-01-6100
Tarikh mula bertugas di sekolah ini : 12/03/1985
Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg Sabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari
PERKH ID MA TA N DA N PER JA WA TA N
1 Menguruskan perlantikan staf sokongan2 Menguruskan perlantikan Guru Sandaran Terlatih3 Menguruskan perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.4 Menguruskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen.5 Menguruskan Perlanjutan Tempoh Percubaan.6 Menguruskan Pertukaran Guru Keluar / Dalam Negeri dan staf sokongan.7 Menguruskan Perlepasan Dalam Jawatan.8 Menguruskan Perletakkan Jawatan.9 Menguruskan Cuti Rehat
10 Menguruskan Cuti Tanpa gaji11 Menguruskan Cuti Separuh Gaji12 Menguruskan Cuti Sakit13 Menguruskan Cuti Sakit Tambahan14 Menguruskan Cuti Bersalin15 Menguruskan Cuti Sakit Tibi, Kusta (Barah serta sakit setaraf ).16 Menguruskan Cuti Tanpa Rekod17 Menguruskan Cuti Haji18 Menguruskan Cuti Sambilan.19 Menguruskan Cuti Menjaga Anak.20 Menguruskan Cuti Isteri Bersalin.21 Menguruskan Cuti Ikut Pasangan.22 Menguruskan Persaraan Wajib.23 Menguruskan Persaraan Pilihan24 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
1
3
KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH
SEPERTI PADA :
1HB JANUARI 2005
BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG
1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0
2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0
3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0
4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0
5 PENYELIA PETANG 0 0 0
6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0
7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0
8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 0
9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0
10 GURU MEDIA 1 1 0
11 KAUNSELOR 1 1 0
12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0
13 GURU PENOLONG 40 40 0
0
JUMLAH GURU :- 50 50 0
14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0
15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0
16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0
17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1
18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0
19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1
20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1
21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0
22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0
23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1
24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0
25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0
MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN
1 Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )
1.1. Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)
Jawatan Proses Kerja
Pengetua
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua
Pembantu Tadbir
Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran& Kementerian Pelajaran Malaysia / Jabatan Pelajaran Negeri.
Rekod penerimaan surat
Buka fail peribadi pegawai tersebut.
Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan. ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.
Lain-lain dokumen yang diperlukan :-i Surat Setuju Terima Jawatan ii Surat Sumpahiii Surat Akuan Doktor (Am 402)iv Surat Tawaran Jawatan dan Penempatan.
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan. Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke JPN (Unit Perkhidmatan ):-
i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan fotostat Surat Setuju Terima Jawatan iv 1 salinan fotostat Surat Sumpah.v 1 salinan fotostat Surat Akuan Doktor.
Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.Hantar dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.
i 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatanii 1 salinan asal Surat Sumpahiii 1 salinan asal Surat Akuan Doktor iv 1 salinan Surat Tawaran Jawatan.
Terima kelulusan Kew 8
Sediakan SG20 untuk payroll gaji
Carta Aliran : Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )1.2
5
Terima surat perlantikan pegawai
rekod penerimaan
buka fail peribadi
dapatkan maklumat peribadi
minta maklumat tambahan
tidak
lengkaplengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan
hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan
Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)1.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Buka Fail Peribadi pegawai
4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan, Buku Akaun Bank
5Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada) Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan
6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan
7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua
8Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
6
1.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan
7
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
8
2 Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
2.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
Jawatan Proses Kerja
Pengetua
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Terima surat perlantikan dari Kementerian Pelajaran Malaysia(Bahagian Sumber Manusia) dan surat penempatan guru oleh JPN
Rekod penerimaan surat
Buka fail peribadi pegawai tersebut.
Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan. ii salinan fotostat Kad Pengenalaniii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan. dan 2 salionan surat lampiran.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke PPD :-
i 1 salinan surat lampiran.ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.iii 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan. iv 1 salinan Surat Sumpah.v 1 salinan Surat Akuan Doktor.vi 1 salinan Surat Tawaran dan Penempatan Guru.
Terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll gaji atau gaji baucar berasingan bagi bulan pertama dan kedua
Sediakan SG20 untuk payroll gaji
Carta Aliran : Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih2.2
9
Terima surat perlantikan guru
rekod penerimaan
buka fail peribadi
minta dokumen maklumat tambahan
tidak
lengkap
dapatkan maklumat peribadi
lengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan
hantar Kew 8 - perlantikan ke PPD
terima kelulusan kew 8 dari PPD
tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan
hantar dokumen ke Kementerian Pelajaran Malaysia (Bahagian Sumber Manusia ) bagi mengesahkan bahawa pegawai telah melaporkan diri.
Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih2.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Buka Fail Peribadi pegawai
4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan, Buku Akaun Bank
5Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada) Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan
6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan
7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Guru Besar
8Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
9 Hantar dokumen ke Kementerian PelajaranMalaysia (Bhg Sumber Manusia) bagi mengesahkan bahawa pegawai telah melapor diri
10
2.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
11
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
12
3 Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
3.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran
Rekod penerimaan surat
Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan (Kew 8)dan 2 salinan surat lampiran.Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan. Hantar dokumen berikut ke Jabatan Pelajarean Negeri
i 1 salinan surat lampiranii 6 salinan Penyata Perubahan (Kew 8).iii 1 salinan surat perlantikan Rasmi Jawatan.iv 1 salinan fotostat Kew 8 perlantikan Guru Sandaran Terlatih. v 1 salinan fotostat Kew 8 pergerakan gaji dan Imbuhan
Tahunan (jika ada). - jawatan GST
Terima kelulusan kew 8 dari JPN
Tindakan payroll gaji - perubahan gaji dan tunggakan gaji
Carta Aliran : Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan3.2
13
Terima surat perlantikan pegawai
rekod penerimaan
rujuk fail peribadi
dapatkan doklumen-dokumen berikut :- minta dokumen Kew8 lantikan GST,Imbuhan Tahunan, maklumat pergerakan gaji (jika ada)tambahan
tidak
lengkaplengkap
sediakan Kew 8 - perlantikan dan surat lampiran
hantar Kew 8 - perlantikan ke JPNbersama-sama dengan dokumen lain.
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll gaji / baucar gaji berasingan
Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.3.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlantikan jawatan
2 Rekod penerimaan surat
3 Rujuk fail peribadi
4Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat) Kew 8 perlantikan GST, Imbuhan Tahunan dan Pergerakan gaji (jika ada )
5 Sediakan 7 salinan Kew 8 - perlantikan ke jawatan tetap
6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatanganPengetua / Gurui Besar
7 Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepadaPembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
14
3.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih
15
i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Akuan Doktor
iii Surat Akuan Sumpah
iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.
v Aku Janji
vi Tapisan Keselamatan
vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).
viii Kew 320 (SG 20)
16
4 Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pemberian Taraf Berpencen
4.1 Proses Kerja :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan DanPemberian Taraf Berpencen
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Semak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalam perkhidmatan dari rekod perkhidmatan - Fail Peribadi
Pastikan syarat-syarat dipenuhi :-i memenuhi tempoh percubaan 3 tahun (lantikan SSB) ii memenuhi tempoh percubaan 1 tahun (lantikan SSM) iii lulus Kursus Induksi dengan jayanya dan dapatkan
salinan dokumen tersebut.
Sediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumen berikut :-
i salinan sijil akademik / ikhtisas. ii salinan sijil Kursus Induksiiii pastikan pilihan opsyen pencen atau KWSP.
Dapatkan perakuan sokongan Ketua Jabatan
Hantar pemohonan ke Jabatan Pelajaran Johor
Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran
Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - 7 salinan
Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Johor ( Unit Perkhidmatan)- 6 salinan berserta dengan 1 salinan Surat Pengesahan Jawatan dan Surat Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP
- Failkan 1 salinan
Terima kelulusan Kew. 8
Tindakan Payroll- Hentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen
CATATAN : Bagi Pegawai yang telah lulus Induksi, sila rujuk Pekeliling Penyesuaian. ( SPP 10/13/76 ) Jld. 111/(40) bth 1.3.2004 dan KP (TP) 0047/82/4 Jld. 6/(11) bth 10.5.2004.
17
4.2 Carta Aliran : Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan DanPemberian Taraf Berpencen
Semak senarai pegawai yang layak mencukupi Tempoh Percubaan dan layak
Minta dokumen untuk diperakukan dari Pegawai TidakBerkenaan Lengkap
Pastikan Syarat-syarat dipenuhi
Mencukupi syarat / dokumenYa
Lengkapkan borang pengesahan Jawatan / Pemberian Taraf Berpencen
Minta Dokumen TidakDapatkan perakuan Ketua Jabatan
Lengkapkan Borang Diperakukan Lulus / diperakuan
Ya
Minta dilengkapkan TidakHantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Dokumen / Borang Lengkap Lengkap
Ya
Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran
Sedia ( Kew.8) dan hantar ke JabatanMinta dilengkapkan Tidak Pelajaran NegeriKew.8 Lengkap
LulusYa
Terima kelulusan Kew. 8
Tindakan Payroll
1818
4.3 Senarai Semak :- Urusan Pengesahan Dalam PerkhidmatanDan Pemberian Taraf
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak senarai pegawai yang mencukupi syarat untuk Disahkan Dalam Jawatan / Pemberian Taraf Berpencen
2 Sediakan borang bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP
3 Dapatkan dokumen - sijil akademik / ikhtisas,Sijil Kelulusan Induksi, Sijil Keputusan Peperiksaan yang disyaratkan
4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua
5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)
6 Terima Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen / Skim KWSP
7 Sediakan Kew. 8 -Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen
8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen ke JPN
19
4.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan DiberiTaraf Berpencen
i Borang P.A.A 35 - Bab ' A '
ii Borang P.A.A 36 (11)
iii Lampiran A ( Pilihan Opsyen Pencen / KWSP )
iv Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
v Kew. 320 ( SG 20 )
vi Borang P.A.A. 38
20
5 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
5.1 Proses Kerja :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Semak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh dalam perkhidmatan
Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatanJika gagal kerana :
- Gagal kursus Induksi- Tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan
Sediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan pastikan
- Mendapat sokongan Ketua Jabatan- Dokumen Kursus Induksi
Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dan Suruhanjaya / Kementerian dan pastikan
- Lanjutan percubaan dengan berdenda- Lanjutan percubaan dengan tidak berdenda- Lanjutan percubaan dengan amaran- Dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian
Sediakan Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri- 6 salinan- Failkan / Tindakan susulan - berhubung dengan pergerakan gaji
Carta Aliran : Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan5.2
21
Semak senarai kakitangan yang mencukupi percubaan mencukupi
Pastikan syarat-syarat pengesahan perkhidmatan
Sediakan permohonan perlanjutan tempoh percubaan jika gagal disahkan jawatyan
Lengkap
Ya
Hantar permohonan ke Jabatan PelajaranNegeri
LulusYa
Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan daripada Kementerian / Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan
- Pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak berdenda, amaran dll
Sedia Laporan Perubahan (Kew. 8) 7 salinan dan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Sediakan Laporan Percubaan (Kew.8)
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Kew. 8
Terima kelulusan Kew.8- Failkan- Tindakan susulan berkaitan pergerakan jika berkaitan
Senarai Semak :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan5.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak senarai pegawai yang mencukupi TempohDalam Perkhidmatan
2 Pastikan syarat-syarat pengesahan dalamPerkhidmatan
3 Sediakan borang permohonan Lanjut TempohPercubaan
4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua
5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)
6 Terima surat kelulusan Perlanjutan TempohPercubaan
7 Sediakan Kew.8 - Perlanjutan Tempoh Percubaan
8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat PerlanjutanTempoh Percubaan ke JPN
22
23
5.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan
i Perintah Am A 30
ii Kew.320 (SG 20)
iii Laporan Perubahan ( Kew. 8 )
iv Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / KementerianPelajaran Malaysia
24
6 Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri
6.1 Proses Kerja :- Urusan Ke Luar / Dalam Negeri
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar
Pembantu Tadbir Rendah
Pembantu Am Rendah
Pembantu Am Rendah
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pengetua/ Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu TadbirKewangan
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima surat pertukaran ke luar dan dalam negeri- Pastikan tarikh tutup permohonan
Sediakan surat permohonan dan pastikan - jumlah mencukupi
Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan
Mengedar borang permohonan pertukaran kepada guru
Terima dan memproses borang permohonan dan pastikan dokumen sokongan disertakan (jika ada).
Hantar permohonan pertukaran guru ke Pejabat Pelajaran Daerah secara kelompok (asingkan Luar dan Dalam negeri ).
Terima kelulusan pertukaran guru (pastikan tarikh pertukaran )/
Maklumkan kepada guru berkenaan.
Sediakan Laporan Perubahan (kew 8) pertukaran dan Sijil Gaji Akhir.
Hantar kew 8 , Sijil Gaji Akhir dan salinan surat kelulusan pertukaran ke Jabatan Pelajaran Negeri.
Sediakan SG20 dan pastikan bulan di mana pembayaran gaji terakhir dibuat. Sertakan salinan surat kelulusan pertukaran guru dan sekeping sampul surat alamat sekolah baru dan hantar ke AG. Sertakan 2 salian SGA bersama dokumen-dokumen di atas. Terima kelulusan Kew 8 - pertukaran,
Dapatkan disket maklumat EMIS/SMPP guru berkenaan daripada guru data dan hantar disket berkenaan ke sekolah baru.
Carta Aliran : Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri6.2
25
Terrima surat pekeliling pertukaran
sediakan borang pertukaran
maklumkan surat pekeliling kepadasemua guru
edarkan borang kepada guru yang memohon
dapatkan dokumen semak dan proses borang permohonan tambahan /pembetulan borang
tidak
lengkapLengkap
Terima kelulusan pertukaran
maklumkan kepada guru berkenaan.
Sediakan kew 8 (pertukaran) danSijil Gaji Akhir.
minta dilengkapkankew 8 dan tidak
hantar kew 8, 1 salinan SGA & salinan surat kelulusan pertukaran ke JPN
Sijil Gaji Akhir Lulus lengkap
Ya
terima kelulusan kew 8
hantar ke sekolah baru:- hantar ke AG Negeri:
i Sijil Gaji Akhir i SG20ii Surat Pengersahan II Sijil Gaji Akhir
Bayar Gaji dalam negeri keluar negeri iii surat kelulusan pertukaran
iv sampul surat alamatsekolah baru
Senarai Semak :- Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri6.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat Pekeliling Pertukaran Guru
2 Edarkan Pekeliling kepada semua guru
3 Edarkan borang permohonan guru yang ingin bertukar
4 Terima borang permohonan guru dan pastikan dokumen sokongan lengkap
5 Serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk perakuan sokongan.
6 Sediakan surat lampiran dan hantar ke PPDuntuk diproses
7 Terima keputusan kelulusan pertukaran guru
8 Maklumkan kepada guru berkenaan
9 Sediakan Sijil Gaji Akhir dan kew 8 pertukaran
26
6.4 Borang yang digunakan untuk Pertukaran Guru
27
i Borang Pertukaran Ke Luar Negeri.
ii Borang Pertukaran Dalam Negeri
iii Laporan Perubahan Kew 8
iv Sijil Gaji Akhir (R 28)
v SG20 (Kew 320)
28
7 Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin
7.1 Proses Kerja :- Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin.
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan
semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikhperlepasan jawatan
Hantar permohonan perlepasan jawatan ke JPN untuk tindakan selanjutnya ke KPM / SPP.
Tawaran surat kelulusan perlepasan jawatan.
Sediakan kew 8 dalam 7 salinan (Perlepasan Jawatan).
Hantar Kew 8 perlepasan jawatan ke JPN dalam 6 salinan,simpan 1 salinan didalam fail peribadi pegawai berkenan.
Terima kelulusan kew 8.
Tindakan payroll.
29
7.2 Carta Aliran : Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan JawatanDengan Izin.
Terrima surat perlepasan jawatan
semak surat tawaran jawatan baru
hantar permohonan perlepasan jawatanlengkapkan ke Jabatan Pelajaran Negeri. permohonan
tidak Lengkap lengkap
Ya
Terima kelulusan perlepasan
sediakan Laporan Perubahan Kew 8…7 salinan
Hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan1 salinan untuk fail sekolah
Terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll
30
7.3 Senarai Semak :- Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan JawatanDengan Izin.
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan
2 Semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh perlepasan jawatan
3 Sediakan surat lampiran ke JPN
4 Dapatkan tandatangan dan perlepasan jawatan
5 Terima surat kelulusan dan perkuan Pengetua / Guru Besar
6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan
7 Hantar kew 8 ke JPN
8 Tindakan payroll untuk membnerhentikan pembayaran gaji dan emolumen
31
7.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan
i Laporan Perubahan Kew 8
ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)
iii Surat Permohonan pegawai
iv Borang Lampiran A (Rujuk Arahan Perkhidmatan Bab A)
v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)
32
8 Urusan Perletakan Jawatan
8.1 Proses Kerja :- Urusan Perletakan jawatan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua /Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima surat perletakkan jawatan dari kakitangan
semak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan dan pastikan
lihat surat tawaran lantikan notis yang diberi mencukupijika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilah disertakan.Catatan : Sila patuhi P.A Bab A 61
Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
Menerima kelulusan perletakan jawatn dari Kementerian PelajaranMalaysia SPP/JPA.
Sedfiakan Laporan Perubahan Kew 8
Terima kelulusan Kew 8
Tindakan payroll "serta merta" dan bulan dimana tindakan payroll diambil memberhentikan pembayaran gaji.
Carta Aliran : Urusan Perletakan Jawatan8.2
33
Terrima surat perletakan jawatan
dapatkan semak tempoh notis perletakan jawatan penjelasan danpenubi syaratperletakan jawatan tidak Lengkap
lengkapYa
hantar surat perletakan jawatan ke JPN / KPM / JPA
terima kelulusan perletakan jawatan
sediakan Laporan Perubahan Kew 8.. 7 salinan
hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri.. 6 salinan dan 1 salinan untuk difailkan
terima kelulusan kew 8 dari JPN
tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaji.
Senarai Semak :- Urusan Perletakan Jawatan8.3.
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima surat perletakan jawatan dari kakitangan
2 Semak tenmpoh notis perletakan jawatan
3 Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri
4 Terima kelulusan perletakan jawatan
5 Maklumkan kepada kakitangan berkenaan
6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan
7 Hantar kew 8 ke JPN
8 Tindakan payroll untuk membnerhentikan pembayaran gaji dan emolumen
34
8.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan
35
i Laporan Perubahan Kew 8
ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)
iii Surat Permohonan pegawai
v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)
36
9 Urusam Cuti Rehat
9.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Rehat
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua ./ Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima 2 salinan boramg permohonan Cuti Rehat
Semak borangf permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohon sama dengan catatan hari bnercuti. Pastikan bahawa pegawai masih ada baki cuti rehat.
Semak permohonan cuti pegawai dan beri perakuan dengan menurunkan tandatangan.
Terima kelulusan cutri kemaskini rekosd cuti pegawai dengan mencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada
Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke JPN tiap- tiap akhir tahun mengikut arahan JPN.
Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepada pegawai yang memohon cuti rehat.
Sediakan senarai kakitangan yanmg masih mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun.
Minta kakitangan membuat pilihan jumlah cutri rehat yang ingin dibawa ke hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.
Sediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehat pegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Biol 4 Tahun 1995Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai berkenaan.
Tandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai.
Kemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri
Rekod dan failkan.
Catatan :-Sila rujuk P.A. Bab C - para 7 hingga 11.
Carta Aliran : Urusan Cuti Rehat9.2
37
terima borang cuti rehat
semak borang cuti
dapat sokongan Ketua Unit Kecil
minta lengkapkan borang / tapisan
mintya kelulusan Pengetua / Guru Besar
kelayakan t i dak Lengkap lengkap
Ya
terima kelulusan cuti dan kemaskini rekod cuti
maklumkan kepada pegawai
sediakan senarai kakitangan yang masih mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun
minta pegawai buat pilihan(memastikan pilihan (GCR atau bawa ke hadapan )
sediakan Kenyataan Cuti
dapatkan tandatangan Pengetua pada borang membawa ke hadapan
minta Cuti Rehat lengkapkanborang
ti dak lengkasp lengkap
Yarekodkan dan failkan keputusan yang diterima
Senarai Semak :- Urusan Cuti Rehat9.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti rehat
2 Semak borang permohonan dan baki cuti rehat
3 Dapatkan kel;ulusan /perakuan cuti daripadaPengetua / Guru Besar
4 Kemaskini rekod cuti rehat pegawai
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke JPN
6 Failkan satu salinan borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai
7 Sediakan senarai kakitanbgan yang masih mempunyai Cuti Rehat
8Minta kakitangan membuat pilihan jumah cuti rehat yangf ingin dibawa kehadapan atau dikumpulkanke Award Gantian Cuti Rehat
9 Dapatkan perakuan Pengetua/ Guru Besar bagi permohonan membawa kehadapan Cuti Rehat
10Kemukakan 2 salinan borang membawa kehadapanCuti Rehat dan salinan Kenyataan Cuti pegawai
11 Rekod dan failkan surat kelulusan Cuti Rehat dibawa kehadapan dan Gantian Cuti Rehat
38
9.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Rehat
39
i Borang Cuti Rehat
ii Borang membawa ke hadapan
iii Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 9/1991.
iv Kenyataan Cuti
40
10 Urusam Cuti Tanpa Gaji
10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Gaji
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua/ Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua/ Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Tanpa Gaji
Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.
Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.
Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.
Hantar suerat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan ke JPN. Failkan 1 salinan borang permohonan.
Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 9 salionan. Hantar 8 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.
Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai
Rekod kedalam Kenyataan Cuti.
Terima keluluisan Kew 8 dasri JPN
Tindakan payroll.
Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Gaji10.2
41
terima borang permohonan Cuti Tanpa Gaji
minta l;engkapkan borang
semak dan proses borang permohonan
ti dak Lengkap lengkap
hantar borang permohonan ke Jabatan minta Pelajaran Negerilengkapkanborang t i dak Lulus
lengkapYa
terima kelulusan cuti dan sediakan kew 8
maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan
hantar kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri
minta lengkapkan kew 8
Lengkap
Lulus
Terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll
Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Gaji10.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti tanpa gaji
2 Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Tanpa Gaji
3 Daptakan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua
4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti tanpa gaji dan surat lampiran ke JPN
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN
6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai
42
44
11 Urusan Cuti Separuh Gaji
11.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Separuh Gaji
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua/ Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua/ Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Separuh Gaji
Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah ditetapkan.
Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.
Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuansama ada disokong atau tidak.Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu tadbir.
Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan danSurat Akuan Doktor ke JPNFailkan 1 salinan borang permohonan
Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk tindakan.Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 7 salinanHantar 6 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.1 salinan surat kelulusan cuti.
Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai
Rekod kedalam Kenyataan Cuti.
Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
Tindakan payroll.
Carta Aliran : Urusan Cuti Separuh Gaji11.2
45
Terima Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji berserta surat pengesahan doktor
Minta TidakSemak dan proses borang permohonan
Lengkapkan lengkap Lengkap borang
Ya
Hantar borang permohonan ke JPN bersertaMinta surat pengesahan doktorLengkapkanborang idak Lulus
Ya
Terima kelulusan cuti an sediakan kew. 8
Maklum kelulusan kepada pegawai dan rekodkan
Hantar kew 8 ke JPN
MintaKemukakan ke JPN
Lengkapkan LengkapKew.8
Lulus
Terima kelulusan kew 8
Tindakan Payroll
Senarai Semak :- Urusan Cuti Separuh Gaji11.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti separuh gaji
2 Semak borang permohonan dan kelayakanCuti Separuh Gaji
3 Dapatkan kelulusan / perakuan cuti daripadaPengetua
4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti separuhGaji dan surat lampiran ke JPN
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN
6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai
46
11.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Separuh Gaji
47
i Borang Cuti Separuh Gaji
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Borang Laporan Perubahan Kew.8
iv Kew.320 (SG 20)
48
12 Urusan Cuti Sakit
10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima Sijil Cuit Sakit dan sahkan
Semak Sijil Cuti Sakit dan pastikan:-- Jumlah Cuti Sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu- satu sijil
- Jika melebihi 2 hari sijil tersebut hendaklah ditandatangani timbal oleh Pegawai Peubatan Kerajaan
- Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam setahun
- Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dariKetua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlul;ah diperolehi
Sediakan Kenyataan Cuti pegawai dan kemukakan ke JPNberserta Sijil Sakit Asal pegawai
Simpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail
Terima surat kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementerian
Rekod dan fail kelulusan tersebut, permohonan dan Surat AkuanDoktor
Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit12.2
49
Terima Sijil Cuti Sakit yang telah minta Tidak disahkanlengkapkan Lengkapsijil Sakit Semak Sijil Surat Sakit
Lengkap
Ya
Rekod dan sediakan Kenyataan cuti
Hantar borang permohonan ke JPN
minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus
Ya
Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementeria Pelajaran
Rekodkan kelulusan
Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit12.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima cuti sakit
2 Sijil Sakit disahka oleh Pengetua
3 Rekod cuti sakit difalam kenyataan
4 Pastikan jumlah cuti sakit yang telah diambil mengikut peraturan yang telah ditetapkan
5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar keJPN
50
52
13 Urusan Cuti Sakit Tambahan
13.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit Tambahan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima Sijil Cuit Sakit Tambahan pegawai
Semak dan pastikan pegawai telah diberi- Jumlah Cuti Sakit Bergaji penuh selama 180 hari
- Sediakan kenyataan cuti pegawai
- Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN untuk kelulusan Kementerian berserta Sijil Sakit Asal pegawai.
Minta juga JPN mengambil tindakan menubuhkan LembagaPerubatan bagi memeriksa pegawai
Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan sertakan juga Laporan Lembaga tersebut
Terima kelulusan
Sediakan kew 8:-- 6 salinan ke JPN- 1 salinan fail
Terima kelulusan dari JPN
Sediakan Payroll
Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit Tambahan13.2
53
Terima Sijil Cuti Sakit yang telah disahkan
mintalengkapkan Tidak
Semak Sijil Cuti Sakit
sijil Sakit Lengkap Lengkap
Ya
Rekod dan sediakan Kenyataan cuti
Hantar borang permohonan ke JPN
minta Tidaklengkapkan Lengkap Lulus
Ya
Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian
Rekodkan kelulusan dan sediakan kew 8
mintalengkapkan Tidak
Hantar Kew 8 berserta salinan surat kelulusan ke JPN
Kew 8 Lulus Lulus
Ya
Terima kelulusan Kew 8
Sediakan Payroll
Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit Tambahan13.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Cuti Sakit Tambahan
2 Semak dan pastikan pegawai telah diberi jumlah cuti sakit bergaji penuh selam 180 hari
3 Sediakna kenyataan cuti pegawai
4 Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN
5 Terima kelulusan cuti sakit tambahan
6 Failkan dan rekodkan kelulusan pegawai
7 Sediakan Kew 8
8 Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
9 Tindakan Payroll Gaji
54
13.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit Tambahan
55
i Borang Kenyataan Cuti
ii Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan
iii Borang Laporan Perubahan Kew. 8
iv Borang Kew. 320 ( SG 20 )
56
14 Urusan Cuti Bersalin
14.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Bersalin
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan
Semak Sijil Cuti Bersalin- Jika Klinik Swasta ianya tidak perlu ditandatangan timbal oleh
Doktor Kerajaan- Tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai bersalin
Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakanLaporan Perubahan ( Kew. 8 )
Rekodkan Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cuti ke JPN
Terima kelulusan Kew.8 bersalin yang telah direkodkan dalamKenyataan Perkhidmatan
Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja
Carta Aliran : Urusan Cuti Bersalin14.2
57
Teriam Sijil Bersalin
Minta pihak hospitallengkapkan Tidak
Semak Sijil Bersalin
betulkan Sijil Bersalin Lengkap Lengkap
Ya
Hantar ke JPN
Terima kelulusan Cuti Bersalin
Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 )- bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan
Hantarkan Kew. 8 ke JPN- 6 salinan
minta - Failkan 1 salinan lengkapkan TidakKew 8 Lengkap
Lulus
Ya
Terima kelulusan Kew 8
Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja
Senarai Semak :- Urusan Cuti Bersalin14.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Cuti Bersalin
2 Semak Sijil Cuti Bersalin. Jika klinik / hospital swasta perlu disahkan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan
3 Cuti Bersalin yang dibenarkan adalah sebanyak60 hari
4 Rekod Cuti Bersalin di dalam fail pegawai
5 Bagi anak keenam dan ke atas perlu menyediakanPenyata Perubahan Kew. 8
6 Penyata Perubahan Kew. 8 dan Kenyataan Cuti hendaklah dihantar ke JPN
7 Terima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin
8 Tindakan Payroll atau pemulangan gaji & emolumen jika ada bagi cuti bersalin tanpa gaji
58
14.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Bersalin
59
i Lapuran Perubahan ( Kew. 8 )
ii Kew. 320 (SG 20 )
iii Borang Kenyataan Cuti
60
15 Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
15.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Terima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang dihidapinya. Jika pegawai menghidap penyakit Tibi atau Kusta atau Barah dapatkan juga surat perakuan dari pegawai perubatan mengenai penyakit tersebut
Rekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai
- Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai. Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat pegawai perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit pegawai
Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN Rekodkan dan failkanJika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakitselepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuh tersebut mohon kelulusan Cuti Rehat / Cuti Tambahan yang pegawai masih layak, dari JPN dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil Cuti Sakit pegawai
- Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima
Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti diatas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran melalui JPNPermohonan tersebut mestilah disertakan dengan kenyataan cuti pegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan sijil sakit
Rekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ). Hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebut berserta salinan surat kelulusan uti Separuh Gaji.1 salinan difailkan
Terima kelulusan Laporan Perubahan Kew.8
Tindakan Payroll
Mohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan LembagaPerubatan jika pegawai masih tidak sihat
epada endap
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Kemukakan Laporan Lembaga Perubatan berserta Kenyataan Cuti pegawai k Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia melalui JPN untuk m atkan kelulusan tambahan sebarang jenis cutibagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan LembagaPerubatan
Terima Kelulusan
Ambil tindakan berdasarkan keputusan yang diterima
61
62
15.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
minta pihak
terima permohonan cuti sakit tambahan drp pesakit yang telah diberi semula bergaji penuh
hospital lengkapkan semak sijil sakit atau berikanSijil Sakit - tidakSijil Sakit berkenaan lengkap Lengkap
Ya
Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
terima kelulusan cuti sakit tambahan / Cuti Sakit Separuh Gaji
sediakan 7 salinan Laporan PerubahanKew 8 dan hantar ke JPN 6 salinan
minta lengkapkan bersama dengan 1 salinan surat kelulusan kew 8 cuti
Lulus
Ya
terima kelulusan kew 8
tindakan payroll / bnayaran berasingan
fail dan rekodkan
63
sekiranya tambahan cuti diperlukan pohon ke Pengarah Perubahan melalui Jabatan Pelajaran Negeri untuk menubuhkan Lembaga Perubatan
tiada harapan sembuh
Ada harapan sembuh
pohon ke JabatanPelajaran Negeri pohon kelulusan cuti kepada Ketua untuk urusan Setiausaha Kementerian Pelajaran persaraan atassebab kesihatan melaluii Jabatan Pelajaran Negeri
terima jawapan
ambil tindakan mengikut arahan surat jawapan
maklumkan kepada pegawai
15.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima Sijil Sakit pegawai
2 Pastikan jenis penyakit yang dihidapnya
3 Rekod Sijil Cuti Sakit ke dalam KenyataanCuti pegawai
4 Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit
5 Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN
6 Rekodkan dan failkan di dalam fail peribadi pegawai
7 Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan kelulusan cuti sakit selepas mengambil Cuti Sakit Bergaji Penuh
8 Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima
64
65
15.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sakit Tibi, Kusta, Barah Serta Sakit Setaraf
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
66
16 Urusan Cuti Tanpa Rekod
16.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Rekod
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua
Pembantu Tadbir
Pengetua
Pembantu Tadbir
Terima 5 salianan borang permhonan cuti.
Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat yang ditetapkan didalam Perintah Am Bab C danPekeliling (Rujuk Bab C - VI )
Semak permohonan pegawai dan beri perakuan serta tandatangan
Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan cuti pegawai dan salinan surat dari pwersatuan . Pertubuhan ke JPN
Failkan satu salinan surat tersebut
Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
Rekod kedalam Kenyataan Cuti, maklum kepada pegawai dan failkan.
67
16.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Rekod
Terima borang permohonan cuti
sdekak dan proses borang permohonan
minta dilengkapkan borang / dokumen tambahan
hantar permohonan ke JabatanPelajran Negeri
tidaklengkap Lulus
Ya
terima kelulusan cuti maklumkan kepada pegawai dan failkan
Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Rekod16.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima 5 salinan borang cuti tanpa rekod
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat
4 Dapatkan perakuan Pengetua / Guru Besar
5 Hantar surat lampiran dan 4 salinan borang permohonan cuti ke JPN
6 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
7 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan.
8 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
68
16.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Tanpa Rekod.
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Surat / dokumen sokongan
69
70
17 Urusan Cuti Haji
17.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Haji
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Terima borang permohonan cuti
Semak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberiCuti Haji
Terima kelulusan cuti
Rekod didalam kenyataan cuti pegawai dan maklumkan kepada pegawai berkenaan.
Sediakan 7 salinan kew 8 ke Jabatan Pelaajran Negeri untuk kelulusan
1 salinan difailkan.
Terima kelulusan kew 8 - untuk tujuan rekod dalam KenyataanPerkhidmatan / BRP
71
17.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Haji
terima 7 salinan borang permohonan dan pengesahan penerbangan dari LUTH
semak dan proses borang permohonan
minta dilengkapkan borang / dokumen tambahan
hantar 4 salinan boprang ke JPN berserta dengan surat pengesahan penerbangan
t i dak lulus lengkap
Ya
Terima kelulusan cuti. sediakan kedw 8 - 7 salinanrekodkan kelulusan kedalam Kenyataan Cuti maklumkan kepada pegawai
minta dilengkapkan hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan & 1 salinan kew 8 simpan dalam fail
Lulus
Ya
terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll (jika ada)
Senarai Semak :- Urusan Cuti Haji17.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi Cuti Haji
4 Hantar surat lampiran, borang permohonan cuti dan surat pengesahan penerbangan haji daripada LUTH
5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
6 Rekodkan kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan
7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
72
17.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Haji
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Borang Laporan Perubahan (Kew 8)
iv Surat Pengesahan Penerbangan yang dikeluarkan oleh LUTH.
v Buku Rekod Perkhidmatan
vi Kew 320 (SG20) sekiranya terlibat Cuti Haji Tanpa Gaji
73
74
18 Urusan Cuti Sambilan
18.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sambilan
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima 2 salinan borang permohonan Cuti Sambilan
Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipoh adalah mengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Kementerian pelajaran Malaysia.
Pastikan juga cuti yang dipohon tidak melebih had.
Serahkan kepada pengetua / Guru Besar.
Semak permohonan pegawai dan beri perakuan sama ada diluluskan atau tidak permohonan tersebut.
Memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Rekodkan dalam Kenyataan Cuti pegawai tersebut dan kemukakan sesalinan Kenytaan Cuti tersebut ke Jabatan Pelajaran Negeri.
75
18.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sambilan
terima 2 salinan borang permohonan cuti sambilan
semak dan proses borang permohonan
minta dilengkapkan borang
serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk disemak dan diluluskan
t i dak lulus lengkap
Ya
Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkan
Hantar satu salinan Kenyataan Cuti keJabatan Pelajaran Negeri
Senarai Semak :- Urusan Cuti Sambilan18.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan cuti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi Cuti Sambilan
4 Pastikan cuti yang dipohon tidak melebihi had kelayakan
5 Dapatkan perakuan dan kelulusanPengetua / Guru Besar
6 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum kepada pegawai berkenaan
7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai
76
18.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sambilan
i Borang Cuti
ii Borang-borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
73
78
19 Urusan Cuti Menjaga Anak
19.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Menjaga Anak
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima 5 salinan borang permohonan cuti
Semak dan pastikan cuti yang dipohon adalah hari ke 61 selepas pegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon untuk melebihi 90 hari
Pastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini
Sediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua/ G.Besar
Beri perakuan dan tandatangan
Hantar 4 salinan borang ke JPN berserta Kenyataan Cuti
Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
Sediakan 7 salinan Kew 8 rekodkan kedalam Kenyataan Cuti maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar.hantar 6 salinan ke JPN berserta surat kelulusan.
1 salinan kew 8 difailkan.
Terima kelulusan kew 8
Fail dan rekodkanTindakan payroll
79
19.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Menjaga Anak
terima 5 salinan borang permohonan cuti
semak dan proses borang permohonan
hantar permohonan ke JPN
minta dilengkapkan borang
t i dak lulus lengkap
Ya
Terima kelulusan cuti.maklumkan kepada pegawai dan failkan rekodkan dalam Kenyataan Cuti
Sediakan kew 8 dan hantar ke JPN berserta dengan 1 salinan surat kelulusan Cuti Menjaga Anak
terima kelulusan kew 8
tindakan payorllmemberhentikan pembayaran gaji bagi tempoh cuti menjaga anak
Senarai Semak :- Urusan Cuti Menjaga Anak19.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terimas borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini
4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar
5 Hantar 4 salinan Borang Permohonan ke JPNberserta dengan Kenyataan Cuti
6 Terima kelulusan dari JPN
7 Maklumkan kepada pegawai
8 Fail dan rekodkan didalam fail pegawai berkenaan
80
19.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Menjaga Anak
i Borang Cuti
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
iv Laporan Perubahan (Kew 8)
v Kew 320 ( SG20)
81
82
20 Urusan Cuti Isteri Bersalin
20.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Isteri Bersalin
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima borang permohonan Cujti Tanpa Rekod Isteri Bersalin
Semak dan pastikan permohonan pegawai disertakan dengan salinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin atauSijil Lahir Anak
Pastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberi kemudahan cuti ini.
Tempoh cuti adalah 7 hari bermula dari tarikh isteri bersalin
Beri perakuan dan tandatangan
Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan
83
20.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Isteri Bersalin
terima surat akuan isteri bersalin / sijil lahir
berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod
Semak dan proses borang permohonan
hantar permohonan kepada Pengetua / Guru Besar untuk kelulusan
minta lengkapkan borang tambahan
t i dak Lulus lengkap
Ya
Terima kelulusan cutiserah sxatu salinan kepada pegawai rekodkan dan failkan 1 salinan.
Senarai Semak :- Urusan Cuti Isteri Bersalin20.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi kemudahan cuti ini
4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua / Guru Besar
5 Rekodkan didalam Kenyataan Cuti pegawai dan failkan surat permohonan yang telah diluluskan
6 Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai
84
20.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Isteri Bersalin
i Borang Permohonan
ii Borang Kenyataan Cuti
iii Buku Rekod Perkhidmatan
85
86
21 Urusan Cuti Ikut Pasangan
21.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Ikut Pasangan
Jawatan Proses Kerja
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Terima 5 salinan borang permohonan Lampiran B
Semak dan pastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahun sahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawai mengikut mana yang lebih pendek.
Pastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan
I Salinan Sijil Nikahii 5 salinan surat arahan pertukaran / surat kelulusan rasmi cuti
belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikan.iii Jika pasangan pegawai berkhidmat di luar negara, salinan surat
pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.
Semak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah menghabiskan pembelajaran.beri perakuan sama ada mewnyokong atau tidak permohonan tersebut
Sediakan surat lampiran dan kemukakan borang permohonan cuti pegawai berserta dokumen-dokumen sokongan ke JPN untuk dikemukakan ke Ketua Sewtiausaha, Kementerian Pelajaran Malaysia.
Terima salinan surat kelulusan cuti dari KPM
Maklumkan keputusan tersebut kepada pegawaiSediakan kew 8Rekod dan failkan kelulusan cuti (Cuti Tanpa Gaji ) dan 1 salinan kew 8Hantar 6 salinan kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negara
Tindakan paroll'
87
21.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Ikut Pasangan
minta pemohon
semak borang permohonan cuti dari pegawai ersama dokumen sokongan
dapatkan dokumen semak dokumenm dan dapatkan fail. sokongan
t i dak lengkap lengkap
Sewdiakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai bertaip dan kemaskini
dapatkan tandatangan Pengetua / G,Besar
hantar permohonan ke JPN untukkelulusan KPM
minta dokumen lwengkapkan borang
Lengkap tidak Ya lengkap
terima kelulusan cuti mengikut pasangan
minta lengkapkan kew 8
sediakan laporam perubahan kew 8
ti dak lengkap lengkap
terima kelulusan kew 8
Tindakan payroll untuk memberhentikan bayaran gaji & emolumen.
Senarai Semak :- Urusan Cuti Ikut Pasangan21.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Terima borang permohonan curti
2 Semak borang permohonan
3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai diberi cuti kerana mengikut pasangan suami atau isteri
4 Dapatkan dokumen sokongan seperti sijil nikah, surat areahan pertukaran/cuit belaajr pasangan pegawai dan lain-lain dokumen
5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri
6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar
7 Hantar borang permohonan dan dokumen sokongan
8 terima surat kelulusan dari KPM
9 sediakn Kew 8
10 maklumkan kepada pegawai
11 rekodkan didalam Kenyataan Cuti
12 Hantar kew 8 kew JPN bersama 1 salinan surat kelulusan KPM
13 terima kelulusan Kew 8 dari JPN
14 Tindakan payroll
88
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Ikut Pasangan
i Borang Cuti Tanpa Gaji.
ii Laporan Kew 8
iii Kew 320 (SG20)
iv Lain-lain surat tawaran belajar / kursus / kerja dan sebagainya.
89
90
22 Urusan Persaraan Wajib
22.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Wajib
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pengetua / Guru Besar
Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun
Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangam yang akan bersara (setahun sebelum tarikh persaraan ).
Maklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri :-Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahun berkenaan.
Terima notis persaraan dan borang -borang dan pastikan borang- borang persaraan mencukupi.
atau
Cetak sendiri borang-borang yang telah sedia ada didalamProgram Komputer bagi urusan semua jenis persaraan.
Dapatkan dokumen tambahan pegawai yang akan bersara :-i Kad Pengenalan pegawai dan isteri atau suami pegawai. ii Kad Pengenalan atau Surat Beranak bagi anak-anak
dibawah umur 21 tahun.iii Surat Nikah / Sijil Pendaftaran Perkahwinan. iv Sijil KWSP/ KWSG
dan proses borang permohonan tersebut.
Hantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri dalam4 salinan.
Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Bhg Pencen).
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)
Terima kelulusan Kew 8
Tindakan payroll dan pastikan - bulan mana pemberhentiaan pembayaran gaji dilakukan.
Carta Aliran : Urusan Persaraan Wajib22.2
91
Semak tarikh lahir kakitangan
terima surat pekeliling dari JPN
maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri senarai kakitangan akan bersara / tiada
dapatkandokumen /. tidak
terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang-borang
borang lengkap tambahan lengkap ya
dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara
dapatkan dokumen /
terima dokumen dan proises borang persaraan pegawai berkenaan
borang lengkap tambahan ya
minta lengkapkanborang tidak
hantar ke Jabatan Pelajaran Johor
lengkaplengkap ya
terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen
Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)
Hantar kew 8 ke JPN
terima kelulusan kew 8
tindakan payroll
Senarai Semak :- Urusan Persaraan Wajib22.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun
2 Terima dari JPN bagi maklumat yang akan bersara
3 Terima notis persaraan pegawai yang akan bersara dan sediakan borang-borang yang berkaitan
4 Serahkan borang -borang kepada bakal pesara untuk diisi.
5
Dapatkan kembali borang-borang yang telah siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil Lahir anak-anak
6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)
7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)
8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,
9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan
10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan
11 Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaj idan emolumen
92
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.
i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )
ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)
iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )
iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )
v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )
vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)
vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )
viii Penyata Perubahan (Kew 8).
ix Kew 320 (SG 20)
93
94
23 Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
23.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri
Jawatan Proses Kerja
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar
Pembantu Tadbir
Semak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara.
Maklumkan kepada JPN / KPM - tarikh cadangan persaraan pada Jun / Disember.
Terima notis persaraan dan borang-borang dan pastikan..- borang -borang persaraan mencukupi.
Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersarai Kad Pengenalan diri dan isteri atau suami pegawai.ii Kad Pengenalan atau Sijil Lahir anak-anak bawah 21 tahun iii Sijil KWSP / KWSG (jika ada)
dan proses borang permohonan tersebut.
Hantar permohonan persaraan pilihan sendiri ke JPN dalam 4 salinan.
Terima kelulusan dxari KPM dan JPA Bhg Pencen.
Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) - 7 salinan
Hantar 6 salinan kew 8 ke JPN untuk kelulusan.
Terima kelulusan Kew 8 dari JPN
Tindakan payroll dan pastikan bulan mana pemberhentian pembayaran gaji dilakukan.
Carta Aliran : Urusan Persaraan Pilihan Sendiri23.2
95
Semak tarikh lahir kakitangan
maklumkan ke JPN kakitangan mohon bersara
dapatrkan dokumen terima notis persaraan pegawai berkenaan dan borang dan borang-borangtambahan
tidakLengkap
lengkap Ya
dapartkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara.
Terima dokumen dan proses borang dapatkan persaraan pegawai berkenaan dokumen /borangtambahan
dapartkan
tidak
lengkapLengkap
Ya
Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang akan bersara
dokumen / terima dokumen dan proses borang borang persaraan pegawai berkenaan tambahan tidak
lengkaplengkap ya
terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen
Sediakan Penyata Perubahan - Kew 8
hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri
terima kelulusan Kew 8
tindakan payroll
Senarai Semak :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri23.3
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak tarikh lahir kakitangan yang ingin bersara pilihan sendiri
2 Maklumkan ke JPN - tarikh cadangan persaraan pada Jun / Disember
3 Terima notis persaraan pegawai yang ingin bersara pilihan sendiri dan sediakanborang-borang yang berkaitan
4 Serahkan borang -borang kepada pemohon untuk diisi.
5
Dapatkan kembali borang-borang yang telah siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil Lahir anak-anak
6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)
7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam(Bahagian Pencen)
8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,
9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan
10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan
11 Tindakan payroll untuk memberhentikan pembayaran gaji dan emolumen
96
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.
i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )
ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)
iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )
iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )
v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )
vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)
vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )
viii Penyata Perubahan (Kew 8).
ix Kew 320 (SG 20)
97
24 Menguruskan Penerimaan surat
24.1 Peraturan-peraturan Penerimaan Surat / Bungkusan
i Pastikan surat-surat yang diterima dicop dan ditulis tarikh diterima oleh sekolah.
ii Pastikan surat/bungkusan yang diterima dapat dimasukkan kedalam satu kategori iaitu :-
(a) Surat biasa
(b) Surat Berdaftar
(c) Surat Berdaftar Akuan Terima
(d) Surat Sulit
(e) Bungkusan
(f) Telegram
iii Pastikan semua surat-surat direkodkan kedalam Buku Daftar Surat
iv Serahkan surat-surat kepada Pengetua / Guru Besar./
v Pastikan pegawai berkenaan menerima surat yang diminit oleh Pengetua / Guru Besar.
98
Proses Kerja :- Menguruskan Penerimaan surat24.2
Bil. Proses KerjaPegawai yang
meluluskan / dirujukSeksi Undang-
Undang Peraturan
1
2
3
Menerima surat dan menandatangani akuan terima, cop dan rekodkan.
Menyampaikan surat-surat untuk tindakanPengetua / Guru Besar
Mengagihkan surat-surat seperti mana minit Pengetua / Guru Besar atau Pen. Kanan Pentadbiran
Pembantu Tadbir
Pengetua / Guru Besar atau Penolong
Kanan Pentadbiran
Pembanrtu Tadbir& Pembantu Am
Rendah
99
Carta Aliran : Menguruskan Penerimaan Surat/Bungkusan24.3
menerima surat / bungkusan
merekod surat-surat yang diterima dalam Daftar Surat Terima
Menyampaikan kepada Pengetua / Guru Besar untuk diminitkan dan diklasifikasikan
surat surat sulit biasa
diserahkan kepada pegawai berkenaan
Berdaftar denganKiriman Wang/Cek
Merekodkan
pastikan surat yang diminitMengeluarkan resit disampaikan kepada pegawai
berkenaan
Bankkan
100
Senarai Semak :- Menguruskan Penerimaan Surat / Bungkusan24.4
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Tarikh surat diterima dan direkodkan
2 Tarikh diedarkan kepada siapa
3 Tarikh menerima minit arahan Pengetua / Guru Besar.
4 Maklumkan tindakan kepada pegawai berkenaan dan pihak yang perlu mengambil tindakan
5 Semak surat-surat yang belum diambil tindakan dan kenalpasti surat-surat ulangan
101
25 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Perkhidmatan
i Perintah Amii Arahan Perkhidmataniii Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awamiv Surat Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia v Surat Pekeliling Ikhtisas - KPM.
26 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai
Ahli Jawatankuasa Staf Sokongan Sekolah
102
Norma Kerja Bagi Tugas-tugas27
Bil Jenis Kerja Masa yang diambilJumlah unit yang boleh
dijalankan dalam seminggu.
103