1
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
BUKU PANDUAN
ISTIADAT KONVOKESYEN
KE 32, 2018
POLITEKNIK SULTAN ABDUL
HALIM MU’ADZAM SHAH
Disediakan oleh
AHMAD WALID BIN MD YUSUF
ABD RAHMAN BIN MAHAMAD
2
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
ISTIADAT KONVOKESYEN
1.1 Istiadat Konvokesyen ke 32 akan berlangsung di Dewan
Sri Mas POLIMAS, Jitra pada 27– 29 Ogos 2018.
1.2 Graduan yang terlibat dalam Majlis Konvokesyen adalah
seperti di dalam Jadual 1 di bawah.
TARIKH KONVO
MASA GRADUAN TERLIBAT RAPTAI KONVO
27 Ogos 2018
(Isnin )
7.45 pagi – 12.30 tgh.
Sidang 1 Graduan Cemerlang
26 Ogos 2018 (Ahad)
8.30 pagi
28 Ogos 2018
( Selasa )
7.45 pagi – 1.00 ptg.
Sidang 2 A. Jabatan Kejuruteraan
Elektrik B. Jabatan Teknologi
Maklumat & Komunikasi
27 Ogos 2018 (Isnin)
2.00 ptg.
28 Ogos 2018
(Selasa )
1.30 ptg – 4.30 ptg
Sidang 3 Jabatan Perdagangan
29 Ogos 2018
( Rabu )
7.45 pagi – 2.00 ptg.
Sidang 4 A. Jabatan Kejuruteraan
Awam B. Jabatan Kejuruteraan
Mekanikal
Jadual 1: Jadual Istiadat Konvokesyen dan Raptai
1.3 Semua graduan perlu mendaftarkan diri pada waktu
yang telah ditetapkan dalam Jadual 1 di Dewan Kuliah 1
(DK1),POLIMAS mengikut jabatan masing-masing
sebelum bermulanya Majlis Konvokesyen.
3
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
1.4 Bagi konvo Sidang 1 (Graduan Cemerlang – graduan
terbaik yang dipilih dari keseluruhan lulusan di
peringkat setiap jabatan akademik )
1.5 Graduan yang gagal mendaftarkan diri pada tarikh dan
masa yang ditetapkan seperti di atas tidak akan
dibenarkan menyertai majlis konvokesyen.
1.6 Graduan yang telah mendaftar dikehendaki berbaris
mengikut jabatan dan kursus masing-masing seperti
yang diarahkan pegawai.
1.7 Semasa majlis konvokesyen sedang berlangsung,
graduan diminta menghormati majlis dengan tidak
membuat bising atau keluar meninggalkan dewan.
1.8 Graduan dinasihatkan supaya tidak membawa barang-
barang persendirian seperti beg, kamera, telefon
bimbit, alat kelui (pager) dan seumpamanya ke dalam
dewan.
2. RAPTAI KONVOKESYEN
2.1 Semua graduan perlu mendaftarkan diri di Dewan
Kuliah 1 (DK1), POLIMAS mengikut jabatan masing-
masing sebelum bermulanya raptai.
2.2 Jadual raptai konvokesyen untuk semua sidang, sila
rujuk pada Jadual 1.
2.3 Graduan yang GAGAL menghadiri majlis raptai, TIDAK
DIBENARKAN menyertai majlis konvokesyen.
4
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
2.4 Pakaian graduan perlu kemas dan sesuai dengan majlis
raptai. Graduan lelaki hendaklah berambut pendek.
2.5 Graduan DILARANG memakai seluar jeans, selipar dan
“T-Shirt” berkolar bulat semasa raptai.
3. PENYERTAAN & BAYARAN
3.1 Penyertaan dan urusan pendaftaran graduan ke majlis
konvokesyen ini perlu dibuat secara on-line.
3.2 Bayaran konvokesyen tahun 2018 adalah seperti
berikut:
3.2.1 RM250.00 (Graduan yang hadir konvo)
3.2.2 RM 150.00 (Graduan yang tidak hadir konvo)
3.3 Bayaran penyertaan konvokesyen hendaklah dibuat
kepada Bank Islam Malaysia Berhad ( BIMB ), atas
nama “Koperasi Polimas Kedah Berhad”, No akaun:
02039010069395 menggunakan kaedah berikut:
3.3.1 Perkhidmatan kaunter BIMB
Pembayaran hendaklah dibuat melalui kaunter
BIMB sahaja. Penggunaan mesin simpanan wang
tunai (cash deposit) tidak dibenarkan.
3.4 Sila bawa kad pengenalan masing-masing di hari
pendaftaran. Sila bawakan juga slip bank (jika ada)
sebagai bukti pembayaran telah dilakukan.
5
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
4 IBU BAPA / WARIS
4.1 Setiap graduan diperuntukkan DUA ( 2 ) tempat duduk
di dalam dewan untuk ibu bapa/waris. Walau
bagaimanapun, liputan secara langsung majlis
konvokesyen juga boleh dilihat menerusi TV yang
disediakan di luar dewan.
4.2 Pakaian ibu bapa/waris hendaklah kemas dan
bersesuaian dengan majlis rasmi, terutama bagi yang
hadir dalam sidang 1 bersama Yang Teramat Mulia
Tunku Temenggong Kedah.
4.3 Semasa majlis sedang berlangsung, ibu bapa/waris
diminta menghormati majlis dengan tidak membuat
bising.
4.4 Ibu bapa/waris tidak dibenarkan mengambil gambar
graduan semasa majlis sedang berlangsung.
4.5 Graduan diminta memaklumkan semua peraturan yang
berkaitan kepada ibu bapa/waris.
MAKLUMAT PENTING
Kanak-kanak di bawah umur 12 tahun DILARANG
MASUK ke dalam Dewan semasa Istiadat Konvokesyen
berlangsung.
6
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
5 PELEKAT KENDERAAN & TEMPAT LETAK KENDERAAN
5.1 Semasa peminjaman jubah, setiap graduan akan
diberikan pelekat kenderaan untuk dipamirkan pada
cermin hadapan kenderaan semasa memasuki pintu
utama POLIMAS.
5.2 Hanya kenderaan yang mempunyai pelekat kenderaan
saja dibenarkan masuk.
5.3 Graduan dan ibu bapa/waris hendaklah meletakkan
kenderaan di tempat letak kereta yang ditunjukkan oleh
pengawal lalulintas yang bertugas.
5.4 Sila patuhi arahan/tunjuk arah yang diberikan oleh
pengawal lalulintas.
5.5 Pakaian Graduan Lelaki
5.5.1 Rupa diri ,pakaian dan rambut graduan lelaki
adalah seperti dalam Gambar 1 di bawah.
Gambar 1: Rupa diri , pakaian dan rambut graduan lelaki
7
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
5.5.2 Graduan dimestikan memakai sama ada:
5.5.2.1 Baju Melayu berbutang lengkap, dan
bersampin ATAU
5.5.2.2 ‘Lounge Suit’ berwarna gelap dan bertali
leher. Graduan boleh memilih warna
baju sendiri mengikut kesesuaian dan
keselesaan.
5.5.3 Kasut kulit dan stokin yang bersesuaian untuk
majlis rasmi dan berwarna gelap.
5.5.4 Graduan perlu berambut pendek dan kemas
(tidak mencecah kolar baju serta tidak menutupi
telinga dan dahi)
5.6 Pakaian Graduan Wanita
5.6.1 Pakaian graduan wanita ialah baju tradisional
atau pakaian labuh yang bersopan dan
berwarna cerah. Pakaian yang berbentuk
seluar adalah dilarang KECUALI pakaian
kebangsaan masyarakat Punjabi.
5.6.2 Graduan muslim dikehendaki memakai tudung
berwarna cerah.
5.6.3 Graduan perlu memakai kasut yang bertutup di
bahagian depan dan belakang.
8
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
Gambar 2 : Rupa diri, pakaian dan rambut graduan wanita
9
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
6 JUBAH
6.1 Pengambilan Jubah
6.1.1 Jubah boleh diambil di lokasi Pengambilan
Jubah sebagaimana Jadual 2 di bawah
mengikut masa yang ditetapkan, dengan
mengemukakan borang Akuan Pinjaman
Jubah* dan slip Pengesahan Kaji Selidik
Graduan (wajib).
TARIKH/HARI
SIDANG
JABATAN / MASA
TEMPAT PENGAMBILAN JUBAH
26 Ogos 2018 ( Ahad )
Sidang 1
SEMUA JABATAN BAGI GRADUAN TERPILIH /
2.15ptg – 5.00 ptg
Bilik Kuliah(BK) : BK 3 – JP BK 4 - JTMK BK 9 – JKA BK 6 – JKM BK 7 - JKE
27 Ogos 2018 ( Isnin )
Sidang 2 dan
Sidang 3
( JKE, JTMK DAN JP ) 8.00 pagi – 1.00 ptg
27 Ogos 2018 ( Isnin )
Sidang 4
( JKA DAN JKM ) 8.00 pagi – 1.00 ptg
Jadual 2 : Tempat Pengambilan Jubah
6.1.2 Borang pengambilan jubah boleh dicetak
sendiri oleh graduan.
6.1.3 Sebarang pengubahsuaian pada jubah adalah
dilarang.
10
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
6.1.4 Sekiranya jubah ingin diseterika, sila pastikan
laras suhunya adalah pada petunjuk “silk” atau
yang lebih rendah untuk mengelakkan
kerosakan jubah.
6.2 Pemulangan Jubah 6.2.1 Jubah perlu dipulangkan di Bilik Pemulangan
Jubah mengikut masa seperti jadua 3 di bawah.
TARIKH/HARI
SIDANG
JABATAN / MASA
TEMPAT PEMULANGAN JUBAH
27 Ogos 2018 ( Isnin )
Sidang 1
2.00ptg – 5.00 ptg.
Bilik Kuliah(BK) : BK 3 – JP BK 4 - JTMK BK 9 – JKA BK 6 – JKM BK 7 - JKE
28 Ogos 2018 ( Selasa )
Sidang 2
( JKE DAN JTMK )
2.00ptg. – 6.00 ptg
29 Ogos 2018 ( Rabu )
Sidang 3
Sidang 4
( JP )
8.00 pagi. – 1.00 ptg
( JKA DAN JKM ) 2.00 ptg. – 6.00 ptg
Jadual 3 : Tempat Pemulangan Jubah
11
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
6.2.2 Jubah yang dipulangkan selain dari masa yang
ditetapkan, perlu diserahkan di Jabatan Hal
Ehwal Pelajar dan Pembangunan Pelajar (JHEPP)
dan akan dikenakan denda lewat sebanyak
RM5.00/hari.
6.2.3 Borang pemulangan jubah boleh dicetak sendiri
oleh graduan.
6.2.4 Keratan Borang E - Pengesahan Pemulangan
Jubah akan menjadi syarat untuk graduan
membuat tuntutan sijil/diploma di Unit
Peperiksaan POLIMAS.
6.3 Kehilangan Atau Kerosakan Jubah
Jubah yang rosak atau hilang akan dikenakan denda/ganti
rugi sebanyak RM200.00 (ringgit Malaysia : Dua Ratus
Sahaja).
12
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
7 PENGAMBILAN SIJIL /DIPLOMA
7.1 Para graduan boleh mengambil sijil/diploma di Unit
Peperiksaan mengikut jadual jabatan masing-masing seperti
jadual berikut:
GRADUAN
TARIKH
MASA
TEMPAT
Sidang 1 27 Ogos 2018
(Isnin) 2.00 ptg – 5.00 ptg Unit Peperiksaan
Sidang 2 28 Ogos 2018
(Selasa) 2.00 ptg – 6.00 ptg
JKE – Sri Mas 1 JTMK – Sri mas 1
Sidang 3
Sidang 4
29 Ogos 2018 (Rabu)
8.00 pagi. – 1.00 ptg
2.00 ptg – 6.00 ptg
JP – Sri Mas 1
JKA – Sri Mas 1 JKM –Sri Mas 1
7.2 Graduan hendaklah memulangkan jubah konvokesyen
terlebih dahulu dan mengemukakan Pengesahan
Pemulangan Jubah sebagai bukti semasa menuntut
sijil/diploma.
7.3 Graduan yang tidak menghadiri Majlis Konvokesyen boleh
menuntut sijil/diploma tersebut di Unit Peperiksaan
POLIMAS dengan mengemukakan slip bayaran Bank Islam.
Sebarang kemusykilan berkaitan bayaran konvokesyen,
perlu merujuk Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Pembangunan
Pelajar (JHEPP)
7.4 Graduan yang ingin mewakilkan orang lain mengambil
sijil/diploma bagi pihaknya, perlu disertakan surat
kebenaran mengambil kepada wakil berkenaan berserta
sekeping salinan Kad Pengenalan graduan.
13
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
7.5 Sijil yang tidak dituntut akan terus disimpan di Unit
Peperiksaan POLIMAS.
7 GAMBAR DAN CENDERAHATI KONVOKESYEN
7.1 Semasa majlis konvokesyen sedang berlangsung, aktiviti
mengambil gambar DILARANG sama sekali.
7.1 Semua graduan/ibubapa adalah dilarang sama sekali
mengambil gambar Yang Teramat Mulia Tunku
Temenggong Kedah.
7.2 Pihak POLIMAS akan menyediakan kemudahan
mengambil gambar graduan semasa majlis penyerahan
skrol sedang berjalan.
7.3 Borang tempahan gambar akan diedarkan pada masa
majlis raptai. Ia perlu diisi dengan lengkap dan
dikembalikan kepada Syarikat Fotografi yang dilantik.
7.4 Syarikat Fotografi yang dilantik juga ada menyediakan
perkhidmatan studio luar kepada para
graduan/keluarga yang beroperasi di Tapak
Konvokesyen .
14
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
8 E-BORANG KAJI SELIDIK PENGESANAN GRADUAN POLITEKNIK 2018/
BILIK PENGAMBILAN KAD RFID/BILIK ALUMNI
8.1 Graduan dikehendaki menjawab soal selidik dengan
mengakses borang kaji selidik pengesanan graduan
di makmal komputer yang disediakan sebelum
mengambil jubah. ( ANDA perlu ke Bilik Kuliah 10
dahulu untuk mengetahui makmal komputer yang
akan digunakan )
8.2 Jubah tidak akan diberi sekiranya anda BELUM
menjawab borang kaji selidik pengesanan graduan.
8.3 Semua graduan dikehendaki mengambil Kad RFID
di Bilik Kuliah 11.
9 PERINGATAN TAMBAHAN
9.1 Jika ada graduan yang masih belum menjelaskan
hutang dengan POLIMAS, belum memulangkan
pinjaman buku perpustakaan atau sebarang
peralatan lain dari POLIMAS, diingatkan supaya
menyelesaikan urusan dengan pihak yang
berkenaan dengan segera.
9.2 Jika bayaran atau penyerahan barangan pinjaman
pernah dibuat, sila bawa resit bayaran atau bukti
penyerahan. Kegagalan berbuat demikian akan
menyebabkan sijil/diploma ditahan.
9.3 Bagi graduan yang sedang bekerja dan memerlukan
surat pengesahan hadir konvo untuk pelepasan
kerja, sila isi dan cetak surat tersebut melalui menu
Cetak Surat Kehadiran di dalam sistem e-Konvo.
15
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
9.4 Sebarang pertanyaan berkaitan Istiadat
Konvokesyen POLIMAS ke 32 boleh dirujuk dengan
menghubungi talian berikut:
i. Pengarah Konvokesyen
Pn Sharifah Rodziah 019-4560288
ii. Pegawai Perhubungan Awam Polimas
En Mohd Fauzi Bin Othman 010-4048801
iii. Pembayaran, pendaftaran on-line dan No
RFID
Pn. Nuramin 04 9146100 ext 6678
iv. Jubah Graduan :
En. Abd Rahman 013 4828851
En. Saiful Nizam 013 6812544
En. NS Rahim 019 4745025
v. Senarai graduan dan pengambilan
sijil/diploma :
En. Faidzuli B Ismail 0194810076
vi. Pengesanan Graduan & Alumni :
Pn Asmah 0195589002
16
BUKU PANDUAN ISTIADAT KONVOKESYEN KE 32 POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH
SELAMAT
BERKONVOKESYEN