Disampaikan oleh:

ISNUGROHO

Palembang, 11 April 2018

Nama : Ir. Isnugroho, CES.

NIP. : 195503061982021001

Pendidikan: Sarjana Teknik Sipil UGM 1979Pasca Sarjana Hidraulika ENTPE Perancis 1985

Pangkat : Pembina Utama / IV-E

Jabatan : Peneliti Utama Pusat Litbang SDARiwayat Pekerjaan:1978-1980 Pembangunan Waduk Wonogiri1980-1984 KaUr Irigasi Proyek Bengawan Solo1985-1988 KaUr Hidrologi Proyek Beng. Solo1998-2000 Kasi Pelayanan Teknik2000-2001 Kepala Balai Sungai dan Sabo2001-2004 Kepala Balai Sungai2004-2005 Kepala Balai Sabo2005-2008 Kepala Bidang Program dan Kerja Sama Puslitbang SDA2008-2009 Kabag. TU Puslitbang SDA2009-2011 Kepala Balai Sungai2009-now Peneliti Utama Pusat Litbang SDA

E-mail : - isnugroho@ymail.com- isnugroho@crbom.org

Alamat kantor:Balai SungaiPabelan, Jl. Solo-Kartasura km. 7Solo 57162

4 keadaan tentang diri kita:

1. Saya tahu kalau SAYA TAHU

2. Saya tahu kalau SAYA TIDAK TAHU

3. Saya tidak tahu kalau SAYA TAHU

4. Saya tidak tahu kalau SAYA TIDAK TAHU

Kata Kunci : HARUS TAHU KEADAAN KITA

What is benchmarking?

Performance measurement of the

Organization

Benchmarking

C

B

A

Action PlanWhere are we now?

Where are we going ?

3 Tahap PelaksanaanRBO Performance Benchmarking

Proses Peer ReviewSelf Assesment

Penilaian oleh Tim yang ditunjuk Kepala organisasi pengelola wilayah sungai

(RBO) untuk melakukan penilaian kinerja RBO tempat mereka bekerja. Hasil

dari penilaian dilaporkan kepada Kepala RBO untuk mendapat persetujuan,

selanjutnya Kepala RBO menyampaikan kepada Direktorat Jenderal Sumber

Daya Air (SDA) untuk bahan Peer Review

Peer reviewProses evaluasi yang dilakukan oleh Peer Reviewer (tim evaluator yang terdiridari teman seprofesi), terhadap hasil Self Assesment di atas.

Persiapan Peer Reviewer:

a. Mempelajari hasil Self Assesmentb. Koordinasi dengan RBO yang akan di evaluasic. Menyiapkan daftar pertanyaan untuk diajukan kepada: management dan

Staf RBO serta para stakeholders terkait.

Pada intinya kuesioner ini berisi pertanyaan atau klarifikasi mengenai 5 (lima) key performance areas yang meliputi 14 indikator kinerja RBO, sbb.:

Hal-hal yang perlu dilakukan oleh Tim Self Assessment (SA) dan management di masing-masing RBO :

a. Mengetahui nama-nama dari Tim Peer Review dan jadwal kedatangannya

b. Menyempurnakan laporan SA

c. Mengirimkan laporan SA kepada Konsultan dan Peer Reviewers yang akan

ditugaskan di RBO-nya

d. Penataan evidence (bukti-bukti) kinerja untuk masing-masing indikator da-

lam bentuk legal dokumen, buku laporan, notulensi rapat, daftar hadir rapat,

dll secara baik, sehingga memudahkan Tim Peer Review untuk melakukan

verifikasi

e. Memastikan semua (sebagian besar) tim SA dapat berpartisipasi dalam ke-

giatan Peer Review

f. Melakukan koordinasi dengan top management dan staff untuk persiapan

wawancara atau diskusi

g. Mengidentifikasi stakeholders yang akan diundang dalam kegiatan Peer

Review dalam rangka mendukung kelayakan penilaian kinerja RBO yang

telah dilakukan oleh Tim SA;

h. Menentukan lokasi (venue) dimana kegiatan Peer Review akan dilaksana-

kan;

i. Berkoordinasi dengan konsultan berkaitan dengan penganggaran kegiatan.

Pelaksanaan Peer Review RBO Performance Benchmarking

Kesiapan Tim Peer Reviewer (PR)a. Tim PR berdasarkan SK dari Dirjen SDA dan jadwal yang telah disepakati,

mengajukan permohonan kepada pimpinan di lembaganya untuk mendapatkanijin melaksanakan kegiatan PR di RBO yang akan direview.

b. Mengkonfirmasi kesiapan untuk melaksanakan PR.c. Mereview kembali materi dan mengembangkan kemampuan yang telah diperoleh

dari kegiatan training PR.d. Melakukan koordinasi antar anggota Tim PR dalam satu RBO.e. Melakukan kajian awal atas laporan SA dari RBO yang akan direview

Pelaksanaan Peer Review

a. Tim PR melakukan komunikasi secara intensif dengan Tim SAb. Mewawancarai top (board) management, staf, dan stakeholders (GP3A, LSM,

lembaga pemerintah lain, dsb)c. Melakukan assessment terhadap dokumen mutu (evidences)d. Melakukan observasi di lapangane. Melakukan kunjungan kepada stakeholdersf. Pembahasan laporan SA bersama Tim SAg. Presentasi hasil awalh. Penyusunan Draft Laporan PR

Menghindari permasalahan pada saat peer reviewing

a. Rencanakan jadwal peer reviewing

b. Jelaskan maksud dan manfaat review – what it is & what it is not, & benefits of the process

c. Jelaskan format peer review –evidence apa yang akan dicari, danmengapa? Hal-hal apa yang akan ditulis pada laporan

d. Perkirakan jawaban yang biasa akan diterima atas pertanyaan-pertanyaan peer review

e. Jika diperlukan, jelaskan mengenai hal-hal yang memang bersifatrahasia dan tidak perlu diungkap

f. Jika diperlukan, gunakan pengalaman anda sewaktu proses peer review di RBO anda.

g. Atur jadwal yang sesuai untuk wawancara, melihat file RBO

h. Tepati jadwal waktu

Possible Questions to Top Management

a. What is your understanding of the MISSION of your RBO? What is the mission of yourRBO?

b. What is the legal mandate of your RBO? Does this mandate fully support its mission?

c. What do you think should be your RBO’s responsibilities?

d. Who do you consider your customers? Who do you consider your stakeholders? Why?

e. How do you think the clients/customers/stakeholders of your RBO find the services it isrendering? Are the services found satisfactory or can still be improved? If the latter,what specific improvements are needed?

f. Do you think your RBO is properly resourced to achieve its aims and objectives? (If not,what is needed?)

g. Is your RBO interacting enough with the other government agencies/stakeholders? Ifnot, how can it improve its interaction/collaboration?

h. What demonstrates to you that your RBO manages identified clients/customers’ needseffectively and puts corresponding management plans into action?

i. Can you give examples of effective partnership/networking with other government/ private agencies and other stakeholders?

j. What are your comments on your RBO’s written policy, procedure and guidanceconcerning delivery of its services?

k. What is your understanding of QMS? What is the role of the management in QMS? Isyour RBO implementing QMS?

Possible Questions to RBO staff

a. Please can you briefly describe your induction period e.g. checklist used, length of induction, how were you

introduced to the organization’s policies/procedures? Would you say the induction process was effective?

How are you trained/inducted/coached about the purpose and process of carrying out your tasks and

responsibilities? Do you find them adequate?

b. How often do you get guidance from your supervisor/manager? Are you happy with your supervisor/manager?

c. Where do you turn to for specialist advice/guidance on complex customer/client needs? How much extra

support can be provided for customers/clients at times of crisis?

d. Is there clear guidance for you?

e. How are your training needs identified and met?

f. What training do you have to enhance your skills and productivity as an RBO staff? Do you feel you have

adequate training?

g. What are your comments on your RBO’s written policy, procedure and guidance concerning delivery of its

services?

h. Do you think your RBO is properly resourced to achieve its aims and objectives? (If not, what would be

needed?)

i. How do you think the clients/customers of your RBO find the services it is rendering?

j. Can you summarize your RBO’s key work or client/customer service procedures? Do you believe they are

effective?

k. On average, how often do you see your RBO’s customers/clients in a year?

l. What demonstrates to you that your RBO manages identified clients/customers needs effectively and puts

corresponding management plans into action?

m. Can you give examples of effective partnership/networking with other government and private agencies?

n. Can you give examples where customer views and choices have affected the services provided e.g. water

allocation, and other changes following customer meetings or consultation?

Possible Questions to WUAs/NGOs/ Local governmenta. How often do you interact with the RBO?

b. What do you think of the RBO’s mission? Mandate?

c. What do you think are the RBO’s responsibilities? What services should it be providing?

d. From a scale of 1 o 10, how would you rate the RBO as a service provider? Why?

e. Do you think the RBO is properly resourced to achieve its aims andobjectives? (If not, what would be needed?)

f. Have you participated in some of the RBO customer satisfaction survey? If yes, do you feel that was enough opportunity to let the RBO know of your views about its services?

g. What demonstrates to you that the RBO manages identified customers needs effectively and puts corresponding management plans into action?

h. Can you give examples of effective partnership/networking with the RBO?

i. Can you give examples where customer views and choices have affected the services provided e.g. water allocation, and other changes following customer meetings or consultations?

Hal-hal yang sebaiknya dilakukan Jangan melakukan

Menjelaskan

- tujuan dan manfaat, format laporan,

kerahasiaan, umpan balik, dll.

Debat

- Mengenai kebijakan dan pelaksanaan

Menanyakan- mengenai kekhawatiran, jadwal waktu. ijin

untuk melaksanakan wawancara dan kuesioner

- gagasan untuk perbaikan

– Memberikan opini atau advis yang

tidak diminta

– Kolusi / Praktek-praktek kotor

– Mengabaikan pendapat orang lain

Meyakinkan

- semua pihak tahu dan dapat mengakses

informasi, kegiatan sesuai jadwal

Judge/ Menilai / menghakimi- berdasarkan kebiasaan organisasi anda

Bersikap Professional- Tepat waktu, sopan, memperkenalkan diri,

menjelaskan yang akan dikerjakan dan mengapa

harus dikerjakan.

Kegiatan / ucapan yang memberi kesan:

– menasehati

– menggurui

– meremehkan

Hal-hal yang perlu dan yang jangan dilakukan

Penyusunan Laporan Final Peer Review

Laporan Peer Review dibuat oleh Tim PR secara ringkas (tidak lebih dari 15 halaman), yang isinya antara lain memuat:

Proses PR (1-2 halaman)

1. Nama anggota tim PR2. Proses pelaksanaan PR (1-2 paragraf): review laporan SA, dialog dengan top

management, staf, dan stakeholder lain.3. Apakah pemahaman mengenai evaluasi Performance Benchmarking dan proses

PR sudah jelas?4. Apakah ada perbedaan pemahaman mengenai indikator dan penilaiannya?5. Bagaimana diskusi dan debat mengenai skor (rating) ?6. Apakah ada penolakan atau masalah tertentu yang perlu menjadi catatan dan

mendapat perhatian?7. Identifikasi kesulitan atau kelemahan yang ditemui selama proses PR, serta

jelaskan penyebabnya. Misalnya:a. Perbedaan tingkat pemahamanb. Tidak berhasil mendorong Staf untuk dapat mengemukakan pendapatnyac. Kesulitan untuk melibatkan stakeholders secara aktifd. Kesulitan mendapatkan informasi dari stakeholderse. Dan lain sebagainya

Ringkasan Eksekutif (1 halaman)

a. Menjelaskan mengenai penilaian Tim PR terhadap skor Tim SA, apakah ada perubahan atau tidak.

b. Kesimpulan mengenai kinerja secara keseluruhan & rekomendasi untuk perbaikan serta rencana tindak lanjut.

c. Kesulitan yang ditemui dalam pelaksanaan PR.d. Rekomendasi untuk pelaksanaan PR dalam mengevaluasi kinerja RBO di

masa yang akan datang dengan menggunakan benchmarking tool.

II. Analysis & Findings

1. Pembahasan skor tiap indicator:

a. Kesesuaian antara penilaian Tim PR dan Tim SAb. Ketidak-sesuaian antara Tim PR dan Tim SAc. Key areas atau indicator mana yang perlu mendapat perbaikan/

investasi/sumberdaya/sumberdana yang lebih besar?

Menjelaskan pengalaman dan hasil kegiatan PR terhadap SA yang dilakukan RBO dengan menggunakan NARBO benchmarking evaluation tool.

I. Introduction including objectives

a. Kekuatan RBOb. Area-area untuk perbaikanc. Apakah evaluasi benchmarking merupakan kegiatan yang

bermanfaat? Mengapa?d. Bagaimana cara memperbaiki benchmarking tool? Indikator-

indikator mana saja yang relevan / tidak relevan? Indikator manayang paling sulit / mudah untuk diukur? Bagaimana caramemperbaiki indikator yang sulit untuk diukur? Berikan contoh yangspesifik.

e. Rekomendasi untuk proses pelaksanaan PR secara lebih baik.f. Aspek-aspek lain.

III. Conclusion & Recommendations

a. Apakah target untuk perbaikan dalam lima tahun ke depan masuk akal dan dapat dicapai?

b. Inisiatif utama untuk mencapai target sudah tersusun dalam ren-cana kegiatan yang telah dianggarkan atau baru akan disusun?

2. Target dan Inisiatif Utama:

Thank you

“Performance benchmarking is a continuing process. With more practice will come better understanding & appreciation of the tool & process & the more useful will be the outcomes!”

If you want to know more, please visit:www.crbom.org/sps.php

www.narbo.jp/narbo/bench/index.htm

www.waterbenchmarking.com

www.benchmarkingnetwork.com

www.ib-net.org