bahagian 6 kawalan pengurusan aset ...aims.mod.gov.my/soalanpdf/xbahagian 6.pdfobjektif: untuk...

OBJEKTIF:

UNTUK MEMASTIKAN PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PENGGUNAAN PENYELENGGARAAN DAN PELUPUSAN ASET, INVENTORI DAN BARANG-BARANG STOR ADALAH DIBUAT DENGAN

TERATUR DAN KEMASKINI BAGI MENGELAKKAN DARIPADA BERLAKUNYA SALAH GUNA, PEMBAZIRAN, PENYELEWENGAN DAN PEMBOROSAN.

BIL. SOALAN PERATURAN YA TIDAKTIDAK

BERKAITAN

KP 1.1-2013.pdf

SAK Bil. 3 TAHUN 2007.pdf

PP Bil.05-2007.pdf

1.1 Keanggotaan ahli JKPAK dipatuhi. KP 1.1/2013 Para 7.1

1.2 Menghadiri setiap Mesyuarat JKPAK. KP 1.1/2013 Para 7.2

1.3Melaporkan keseluruhan Pengurusan Aset Kerajaan termasuk Aset Hidup di dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Kewangan Dan Akaun (JPKA) dan difailkan.SAK Bil.3 Tahun 2007 Para 14

KP 1.1-2013.pdf

KP 2.6-2013.pdf

2.1 Unit Pengurusan Aset diwujudkan diperingkat Kementerian/ Jabatan/ PTJ. KP 1.1/2013 Para 4.1

2.2 Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan Aset. KP 2.6/2013 Para 5.1.5

2.3 Pelantikan Pegawai Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat dibuat oleh Pegawai Pengawal (Aset Harta Modal sahaja). KP 1.1/2013 Para 5.2

2.4Menyelaras laporan berkaitan pengurusan Aset Alih, Aset Hidup dan Stor daripada Jabatan/PTJ untuk dibentangkan dalam

Mesyuarat JKPAK.KP 1.1/2013 Para 5.5

2.5 Menguruskan pelupusan, kehilangan dan hapuskira aset (termasuk Aset Hidup).KP 1.1/2013 Para 5.1.5 dan

5.1.6

2.6Menyelaras laporan berkaitan pengurusan Aset Hidup untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKPAK yang diadakan sekurang-

kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan.KP 1.1/2013 Para 5.4

2.7

Menyelaras penyediaan Laporan Tahunan untuk dikemukakan kepada Perbendaharaan. (Laporan Tahunan Harta Modal,

Laporan Pemeriksaan Harta Modal, Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan, Laporan Kehilangan dan Hapuskira Aset dan Laporan

Tindakan Surcaj/ Tatatertib)

KP 1.1/2013 Para 5.6

2.8 Mengemukakan Laporan berkenaan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. (Bahagian Kewangan sahaja) KP1.1/2013 Para 5.6

KP 1.1-2013.pdf

PKPA Bil.08-1991.pdf

3.1 Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. KP 1.1/2013: PARA 6.1.1

3.2Pegawai Aset yang dilantik seboleh-bolehnya hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P)

di skim perkhidmatan dan gred yang bersesuaian.KP 1.1/2013: PARA 6.2.2

BAHAGIAN 6

KAWALAN PENGURUSAN ASET, INVENTORI DAN STOR

1 PENGURUSAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (Bhgn Kewangan dan JLKN sahaja)

2 PENGURUSAN UNIT PENGURUSAN ASET

3 PELANTIKAN PEGAWAI ASET

AIMS 2015 - BAHAGIAN 6 1/15


BERKAITAN

3.3Pegawai Aset di peringkat Kementerian diberi tanggungjawab sebagai Setiausaha Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan

Kementerian.KP 1.1/2013: PARA 7.1

3.4 Tugas dan tanggungjawab Pegawai Aset dinyatakan di dalam Senarai Tugas. PKPA Bil. 8 Tahun 1991

KP 2.2-2013.pdf

PKPA Bil.08-1991.pdf

KP 4.2-2013.pdf

KP 5.2-2013.pdf

4.1Pegawai Penerima dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan memeriksa aset alih yang diterima. Bagi

aset teknikal, pegawai penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.KP 2.2/2013 Para 2

4.2Pegawai Penerima dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan memeriksa aset hidup haiwan yang

diterima. Bagi aset teknikal, pegawai penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.KP 4.2/2013 Para 2

4.3Pegawai Penerima dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan memeriksa aset hidup tumbuhan yang

diterima. Bagi aset teknikal, pegawai penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.KP 5.2/2013 Para 2

4.4 Tugas dan tanggungjawab sebagai Pegawai Penerima dinyatakan dalam Senarai Tugas Pengawai Penerima. PKPA Bil. 8 Tahun 1991

5 PERATURAN PENERIMAAN ASET : HARTA MODAL KP 2.2-2013.pdf

5.1Pegawai Penerima bertanggungjawab memastikan aset diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan, kualiti dan kuantiti

sebenar, Surat Jaminan dan Manual Penggunaan dan Penyelenggaraan.KP 2.2/2013 Para 3.3.6

5.2Bagi aset teknikal, pegawai penerima yang memiliki kepakaran hendaklah menjalankan pemeriksaan teknikal bagi memastikan

ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.KP 2.2/2013 Para 3.2

5.3Memastikan semua aset/ bekalan pejabat diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum pengesahan

penerimaannya.KP 2.2/2013 Para 3.3.2

5.4Memastikan pengesahan terimaan yang tidak dapat dilakukan dengan serta merta perlu dicatatkan "diterima dengan syarat

ianya disahkan secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.KP 2.2/2013 Para 3.3.3

5.5Menentukan jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti, Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW PA 1) /

Laporan Perselisihan (BAT L7) (Unit Tentera sahaja) disediakan.KP 2.2/2013 Para 3.3.4

5.6Borang KEW. PA 1 disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Pegawai Penerima dan dihantar dengan serta merta kepada

agen penghantaran atau syarikat pembekal.KP 2.2/2013 Para 3.3.5

5.7 Menentukan aset yang diterima berserta dengan surat jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada. KP 2.2/2013: Para 3.3.6

6 PERATURAN PENERIMAAN ASET: ASET TUMBUHAN KP 5.2-2013.pdf

6.1 Pegawai Penerima bertanggungjawab memastikan aset hidup Tumbuhan yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. KP 5.2/2013: Para 3.1

6.2 Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi menentukan Tumbuhan diterima adalah betul. KP 5.2/2013: Para 3.3.1

4 PELANTIKAN PEGAWAI PENERIMA



BERKAITAN

6.3 Tumbuhan diperiksa secara dikira, ditimbang atau diuji mengikut tempoh yang sesuai sebelum pengesahan penerimaannya. KP 5.2/2013: Para 3.3.2

6.4Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dalam tempoh yang ditetapkan, dokumen perlu dicatatkan "Diterima dengan

syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa".KP 5.2/2013: Para 3.3.3

6.5 Tumbuhan yang tidak menepati spesifikasi ditetapkan ditolak dengan menggunakan borang KEW. AT-1. KP 5.2/2013: Para 3.3.4

6.6Borang KEW. AT 1, disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran

atau syarikat pembekal.KP 5.2/2013: Para 3.3.5

KP 2.3-2013.pdf

SAK Bil. 3 TAHUN 2007.pdf

KP 1.1-2013.pdf

7.1 Aset dan inventori didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaannya. KP 2.3/2013 Para 2

7.2 Daftar Harta Modal (KEW.PA-2), Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW. PA-3) diselenggarakan dengan lengkap dan tepat. KP 2.3/2013 Para 10.3

7.3Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman dan penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta

Modal/Aset Bernilai Rendah (KEW. PA-6)/(BAT L5)KP 2.3/2013 Para 11

7.4Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4), dan Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-5) diselenggarakan dengan

kemaskini.KP 2.3/2013 Para 10.7.1

7.5Senarai Aset Alih (KEW.PA-7) dikemas kini dari semasa kesemas apabila terdapat perubahan kuantiti,lokasi atau pegawai

penempatanKP 2.3/2013 Para 13.3

7.6 Senarai Aset Alih (KEW.PA-7) dipamerkan di lokasi aset dan satu salinan disimpan oleh Pegawai Aset. KP 2.3/2013 Para 13.2

7.7 Daftar asal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan di dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. KP 2.3/2013 Para 12.1

7.8 Daftar asal KEW.PA-2 KEW.PA-3 dan KEW.PA-6 disimpan oleh pegawai aset KP 2.3/2013 Para 12.3

7.9 Buku Daftar Pergerakan Aset Alih KEW.PA-6 disimpan di dalam kabinet berkunci. KP 2.3/2013 Para 12.2

7.10Daftar diwujudkan untuk merekodkan aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran, latihan/ pembelajaran dan lain-

lain sebagai rekod/ kawalan dalaman.KP 2.3/2013 Para 10.1.3

7.11

Bagi setiap aset yang hendak didaftarkan (samada diperolehi secara pembelian, disewa beli atau diterima sebagai hadiah),

dokumentasi bagi aset yang dibeli (seperti pesanan rasmi kerajaan, nota serahan, invois,dokumen kontrak, kad jaminan, manual

pengguna dan dokumen lain yang berkaitan) dirujuk terlebih dahulu bagi memastikan kesahihan aset tersebut sebelum proses

merekod dibuat.

KP 2.3/2013 Para 10.1.1

7.12

Dokumen bagi aset yang diterima daripada sumber-sumber lain seperti salinan daftar (jika aset diterima secara pindahan), surat

kelulusan menerima hadiah (mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa beserta maklumat lengkap aset berkaitan) dan

salinan sijil lucuthak (bagi aset yang diterima berikutan perintah lucuthak oleh mahkamah) dirujuk bagi memastikan kesahihan

aset tersebut sebelum proses merekod dibuat.

KP 2.3/2013 Para 10.1.3

7.13 Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dikemukakan secara tahunan (setahun sekali) kepada Program/ Kementerian.SAK Bil.3 Tahun 2007 Para 15

(a)

7.14Pendaftaran menggunakan Sistem Pengurusan Aset (SPA) dicetak mengikut format yang ditetapkan dan ditandatangani oleh

Ketua Jabatan. (Bagi PTJ yang menggunakan aplikasi Sistem Pengurusan Aset)KP 1.1/2013 Para 7

7 URUSAN PENDAFTARAN ASET: ASET ALIH



BERKAITAN

7.15

Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicap pada dokumen rujukan yang berkaitan bagi tujuan pembayaran seperti

berikut:- "TELAH DIREKODKAN PADA ……….(TARIKH) NOMBOR SIRI PENDAFTARAN ASET …….. (SEPERTI NOMBOR PADA

DAFTAR)"

KP 2.3/2013 Para 10.5

7.16Laporan Tahunan Harta Modal Dan Aset Bernilai Rendah KEW.PA-8 hendaklah disediakan dan dikemukakan kepada Unit

Pengurusan Aset Kementerian.KP 2.3/2013 Para 14

8 URUSAN PENDAFTARAN ASET : ASET HIDUP HAIWAN KP 4.3-2013.pdf

8.1 Aset hidup Haiwan didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaannya. KP 4.3/2013 Para 5

8.2Daftar diwujudkan bagi merekodkan Haiwan yang diterima melalui Pembelian Wang Kerajaan, Sumbangan atau hadiah,

Pembiakan, Rampasan, Lucuthak dan Tangkapan Liar.KP 4.3/2013 Para 2.1

8.3Aset hidup Haiwan yang diterima daripada sumber lain hendaklah disertai dengan surat kelulusan menerima hadiah mengikut

peraturan berkuatkuasa.KP 4.3/2013 Para 6.3

8.4 Aset hidup Haiwan yang tiada punca maklumat didaftarkan berasaskan maklumat fizikal atau sumber-sumber lain berkaitan. KP 4.3/2013 Para 6.4

8.5Pendaftaran melalui sistem komputer dicetak mengikut format yang sama seperti yang ditetapkan dalam SPA dan

ditandatangani oleh Ketua Jabatan. (Bagi PTJ yang menggunakan aplikasi Sistem Pengurusan Aset)KP 4.3/2013 Para 5

8.6Daftar Harta Modal Haiwan KEW.AH-2, Daftar Haiwan Bernilai Rendah KEW. AH-3 dan Daftar Stok Haiwan KEW.AH-4 disediakan

dengan lengkap dan tepat.KP 4.3/2013 Para 8

8.7 Senarai Daftar Harta Modal Haiwan KEW. AH-5 dan , Senarai Daftar Haiwan Bernilai Rendah KEW. AH-6 disediakan. KP 4.3/2013 Para 10.1

8.8


berikut:- "TELAH DIREKODKAN PADA ……….(TARIKH) NOMBOR SIRI PENDAFTARAN HAIWAN …….. (SEPERTI NOMBOR PADA

DAFTAR)"

KP 4.3/2013 Para 9

8.9Pergerakan Haiwan bagi tujuan pinjamaan atau penempatan sementara direkodkan pada Buku Daftar Pergerakan Haiwan KEW.

AH-7KP 4.3/2013 Para 11

8.10 Daftar asal KEW.AH-2 dan KEW.AH-3, KEW.AH-4 dan KEW.AH-7 disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi. KP 4.3/2013 Para 12

8.11Laporan Tahunan Harta Modal Dan Haiwan Bernilai Rendah KEW.AH-8 hendaklah disediakan dan dikemukakan kepada Unit

Pengurusan Aset Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya.KP 4.3/2013 Para 13

9 URUSAN PENDAFTARAN ASET : ASET HIDUP TUMBUHAN KP 5.3-2013.pdf

9.1 Aset hidup Tumbuhan didaftarkan tidak melebihi 30 hari dari tarikh pengesahan penerimaannya. KP 5.3/2013 Para 5

9.2 Tumbuhan yang diterima melalui perolehan dengan wang Kerajaan atau hadiah hendaklah didaftarkan. KP 5.3/2013 Para 6.1.1

9.3 Tumbuhan yang tiada punca maklumat didaftarkan berasaskan maklumat fizikal Tumbuhan atau sumber-sumber lain berkaitan. KP 5.3/2013 Para 6.1.3

9.4Pendaftaran melalui sistem komputer dicetak mengikut format yang sama seperti yang ditetapkan dalam SPA dan

ditandatangani oleh Ketua Jabatan. (Bagi PTJ yang menggunakan aplikasi Sistem Pengurusan Aset)KP 5.3/2013 Para 7

9.5Daftar Tanaman Kekal KEW. AT-2 & KEW. AT-2A, Daftar Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-3 & KEW. AT-3A dan Daftar Bahan

Tanaman KEW. AT-4 diselenggara denga lengkap dan tepat.KP 5.3/2013 Para 8



BERKAITAN

9.6Senarai Daftar Tanaman Kekal KEW. AT-5 dan Senarai Daftar Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-6 disediakan dengan lengkap ,

tepat dan kemas kini.KP 5.3/2013 Para 10.5

9.7


berikut:- "TELAH DIREKODKAN PADA ……….(TARIKH) NOMBOR SIRI PENDAFTARAN TUMBUHAN…….. (SEPERTI NOMBOR PADA

DAFTAR)"

KP 5.3/2013 Para 9

9.8Tumbuhan melalui pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkodkan dibuku Daftar Pergerakan Tanaman KEW. AT-7

.KP 5.3/2013 Para 12

9.9 Daftar asal KEW.AT-2 dan KEW.AT-3, KEW.AT-4 dan KEW.AT-7 disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi. KP 5.3/2013 Para 13

9.10Laporan Tahunan Tumbuhan bagi Tanaman Kekal dan Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-8 hendaklah dikemukakan kepada Unit

Pengurusan Aset Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya.KP 5.3/2013 Para 14

KP 2.3-2013.pdf

KP 4.3-2013.pdf

KP 5.3-2013.pdf

10.1Setiap aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat atau emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan

Malaysia dan nama Kementerian/Jabatan.

KP 2.3/2013 Para 10.9,KP

4.3/2013 Para 10.2, KP

5.3/2013 Para 11

10.2 Pelabelan aset dipamer dengan jelas dilihat, tidak mudah dipinda dan bersesuaian.

KP 2.3/2013 Para 10.9,KP

4.3/2013 Para 10.2, KP

5.3/2013 Para 11

10.3Setiap aset ditanda dengan nombor siri pendaftaran mengikut format kod Kementerian, kod Jabatan/Bahagian, kod Kumpulan

Aset samada harta modal dan inventori, Tahun Pembelian dan Nombor Siri seperti contoh KP/BADSA/H/08/1 (Harta Modal).

KP 2.3/2013 Para 10.9,KP

4.3/2013 Para 10.2, KP

5.3/2013 Para 11

11 PENGGUNAAN ASET : HARTA MODAL DAN ASET ALIH BERNILAI RENDAH KP 2.4-2013.pdf

11.1 Aset yang dibeli/diterima digunakan/diagihkan. KP 2.4/2013: PARA 2

11.2 Pengeluaran aset mendapat kebenaran bertulis daripada pegawai yang dipertanggungjawabkan. KP 2.4/2013: PARA 2.2

11.3 Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya. KP 2.4/2013: PARA 2.2

11.4 Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-9)/ (KEW.PA-9(A)). KP 2.4/2013: PARA 2.1.5

12 PENGGUNAAN ASET: ASET HIDUP HAIWAN KP 4.4-2013.pdf

12.1 Aset yang dibeli digunakan mengikut tujuan sebenar. KP 4.4/2013 Para 2

12.2 Aset dikendali oleh pegawai yang berkelayakan, mahir dan terlatih. KP 4.4/2013 Para 2

12.3 Rekod Penggunaan Jabatan disediakan dengan lengkap dan kemas kini. KP 4.4/2013 Para 2

12.4 Semua haiwan dipelihara di lokasi yang sesuai dan selamat. KP 4.4/2013 Para 3

12.5Apabila berlaku penyakit, kecederaan atau kematian, laporan hendaklah dibuat dengan menggunakan borang laporan

sakit/kematian kepada Ketua Jabatan menggunakan Borang Laporan sakit/Kematian KEW. AH-13 (Haiwan).KP 4.4/2013 Para 6

10 PELABELAN ASET ALIH



BERKAITAN

13 PENGGUNAAN ASET : ASET TUMBUHAN KP 5.4-2013.pdf

13.1 Penggunaan Tumbuhan bertujuan untuk aktiviti, ameniti, hiasan dan pameran. KP 5.4/2013 Para 2

13.2 Tumbuhan dikendali oleh pegawai yang berkelayakan, mahir dan terlatih. KP 5.4/2013 Para 2.2

13.3Pengeluaran Bahan Tanaman daripada stok boleh dilakukan secara jualan atau sumbangan perlu mendapat kelulusan Ketua

Jabatan.KP 5.4/2013 Para 3

13.4Berlaku kerosakan/kemusnahan, laporan dibuat secara bertulis kepada Ketua Jabatan menggunakan Borang Laporan

Kerosakan/Kemusnahan KEW. AT-9.KP 5.4/2013 Para 5

14 PENJAGAAN ASET : ASET HAIWAN KP 4.6-2013.pdf

14.1 Menyediakan tempat pemeliharaan yang sesuai dan selamat. KP 4.6/2013 Para 2.1

14.2 Mengamalkan biosekuriti yang komprehensif KP 4.6/2013 Para 2.2

14.3 Mengadakan program pencegahan penyakit (vaksinasi, nyahcacing, coccidiostats). KP 4.6/2013 Para 2.3

14.4 Melakukan rawatan/pemulihan kepada haiwan yang sakit. KP 4.6/2013 Para 2.4

14.5 Maklumat rawatan direkodkan dalam KEW. AH-2 (Bahagian B) dan KEW. AH-3 (Bahagian B). KP 4.6/2013 Para 3.1

14.6 Stok Haiwan digunakan sebagai baka gantian didaftarkan sebagai harta modal atau inventori. KP 4.6/2013 Para 41.1

14.7Stok Haiwan dibenar disimpan dalam tempoh tidak melebihi 2 tahun. Aset yang melebihi tempoh tersebut hendaklah

didaftarkan sebagai harta modal atau inventori.KP 4.6/2013 Para 4.2

14.8Laporan dibuat secara bertulis kepada Ketua Jabatan terhadap Haiwan yang sakit, berpenyakit atau kematian dengan

menggunakan Borang Laporan Sakit/Kematian Haiwan KEW. AH-13.KP 4.6/2013 Para 6

14.9 Menggunakan panduan pemeliharaan yang standard dengan prosedur pengurusan haiwan. KP 4.6/2013 Para 2.5

WP 4.1-2013.pdf

KP 2.4-2013.pdf

15.1 Aset alih disimpan di tempat yang selamat dan sesuai dan dibawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. KP 2.4/2013 Para 3

15.2 Aset alih yang sangat menarik/bernilai tinggi disimpan di tempat yang berasingan dan dibawah kawalan yang maksima. KP 2.4/2013 Para 3

15.3 Kenderaan disimpan di tempat yang selamat dan di bawah garaj yang berbumbung. WP 4.1/2013 Para 17

16 PEMERIKSAAN ASET ALIH KP 2.4-2013.pdf

16.1

Ketua Setiausaha/ Ketua Pengarah/ Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) hendaklah melantik sekurang-

kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17 dan ke atas. Tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun dan dilantik di

atas nama jawatan.

KP 2.4/2013 Para 4.3

16.2 Pemeriksaan secara terperinci ke atas semua aset alih Kerajaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun. KP 2.4/2013 Para 4.5

16.3

Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Aset

Alih Bernilai Rendah KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan di mana pemeriksaan tersebut dilakukan dalam tempoh 1 bulan dari

tarikh pemeriksaan.

KP 2.4/2013 Para 4.6

16.4Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-12 hendaklah disediakan dan dikemukakan oleh

Ketua Jabatan bersama-sama KEW.PA-10 dan KEW.PA-11.KP 2.4/2013 Para 5

15 PENYIMPANAN ASET ALIH



BERKAITAN

16.5 PTJ mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset (UPA) Kementerian/ Jabatan. KP 2.4/2013 Para 5.1

16.6Ketua Jabatan hendaklah menjalankan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa selaras dengan Arahan Perbendaharaan

309.KP 2.4/2013 Para 6

17 PEMERIKSAAN ASET HIDUP HAIWAN KP 4.5-2013.pdf

17.1 Pemeriksaan haiwan dilaksanakan sekali setahun. KP 4.5/2013 Para 2.1

17.2Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) hendaklah melantik sekurang-

kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17 dan ke atas.KP 4.5/2013 Para 2.2

17.3 Pemeriksaan hendaklah direkodkan di dalam KEW.AH-2, KEW.AH-3 dan KEW.AH-4. KP 4.5/2013 Para 2.4

17.4Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Haiwan KEW. AH-10, Laporan Pemeriksaan

Haiwan Bernilai Rendah KEW. AH-11 kepada Ketua Jabatan di dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pemeriksaan selesai. KP 4.5/2013 Para 2.5

17.5Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas hasil penemuan pemeriksaan di KEW.AH-9, KEW.AH-10 dan KEW.AH-11.

bersama-sama dengan Sijil Pemeriksaan KEW.AH-12 kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya.KP 4.5/2013 Para 2.6

17.6 Ketua Jabatan/mana-mana Pegawai di UPA hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa. KP 4.5/2013 Para 2.8

18 PEMERIKSAAN ASET HIDUP TUMBUHAN KP 5.5-2013.pdf

18.1 Pemeriksaan Tumbuhan dilaksanakan sekali setahun. KP 5.5/2013 Para 2.1

18.2Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) hendaklah melantik sekurang-

kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17 dan ke atas.KP 5.5/2013 Para 2.2

18.3 Pemeriksaan hendaklah direkodkan di dalam KEW.AT-2, KEW.AT-3 dan KEW.AT-4. KP 5.5/2013 Para 2.3

18.4

Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Tanaman Kekal KEW. AT-10, Laporan Pemeriksaan

Tanaman Bukan Kekal KEW. AT-11 dan Laporan Pemeriksaan Bahan Tanaman KEW.AT-12 kepada Ketua Jabatan di dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh pemeriksaan selesai.

KP 5.5/2013 Para 2.5

18.5Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW. AT-10, KEW. AT-11 dan KEW. AT-12 bersama-sama Sijil Pemeriksaan KEW. AT-

13 kepada UPA Kementerian.KP 5.5/2013 Para 2.6

18.6 Sijil Pemeriksaan KEW.AT-13 hendaklah disediakan dan dikemukakan bersama-sama KEW.AT-10, KEW.AT-11 dan KEW.AT-12. KP 5.5/2013 Para 2.7

18.7 Ketua Jabatan/mana-mana Pegawai di UPA hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa. KP 5.5/2013 Para 2.8

WP 4.1-2013.pdf

PP Bil.05-2013

19.1 Pegawai Kenderaaan dilantik oleh Ketua Jabatan dan dinyatakan dalam senarai tugas. WP 4.1/2013 Para 15

19.2Pegawai Kenderaan yang dilantik mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor (atau setaraf) sekiranya pejabat

mempunyai lebih 20 buah kenderaan jabatan.WP 4.1/2013 Para 15

19.3 Fail Kenderaan/BAT M59 diselenggarakan bagi setiap kenderaan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.WP 4.1/2013 Lampiran E Para

2

19 PEGAWAI KENDERAAN



BERKAITAN

20 KAWALAN PENGGUNAAN KENDERAAN WP 4.1-2013.pdf

20.1 Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa. WP 4.1/2013 Lampiran C

20.2Pemandu merekodkan dengan lengkap maklumat perjalanan dalam Buku Log Kenderaan/BAT J 7 setiap kali melakukan

perjalanan.WP 4.1/2013 Lampiran C

20.3 Buku Log Kenderaan (AM 362 Pin 3/82, BAT J 7) ditandatangani oleh pengguna selepas menggunakan kenderaan. WP 4.1/2013 Lampiran C

20.4 Buku Log diselenggarakan untuk semua kenderaan kecuali kepada pegawai yang memandu sendiri Kereta Rasmi Jawatan. WP 4.1/2013 PARA 13.3

20.5 Pegawai Kenderaan membuat Analisa Penggunaan Bahan Api Kenderaan pada setiap akhir bulan. WP 4.1/2013 Lampiran C

20.6 Ulasan terhadap Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan perlu dibuat setiap 6 bulan. WP 4.1/2013 Lampiran C

20.7Pemandu menyerahkan Buku Log Kenderaan/BAT J 7 untuk disahkan pada hari terakhir setiap bulan kepada Pegawai

Kenderaan.WP 4.1/2013 Lampiran C

20.8 Pembelian minyak direkodkan ke dalam Buku Log Kenderaan dan disemak oleh pegawai Kenderaan dari semasa ke semasa. WP 4.1/2013 Lampiran C

21 KENDERAAN RASMI JAWATAN WP 4.1-2013.pdf

21.1 Kelulusan bertulis diperolehi daripada Ketua Jabatan ke atas jumlah penggunaan minyak sebulan. WP 4.1/2013 Para 9

21.2Kiraan penggunaan minyak adalah benar/ munasabah (jarak rumah ke pejabat x 4 trip x 23 hari ÷ 9km) dan berasaskan 1 liter

untuk 9 km.WP 4.1/2013 Para 9

21.3 Pembelian minyak sebulan tidak melebihi 600 liter. WP 4.1/2013 Para 9

21.4Pegawai Kenderaan bertanggungjawab membuat kiraan bagi amaun minyak yang terlebih pakai pada setiap hujung tahun dan

menuntut balik amaun tersebut kepada pegawai terlibat.WP 4.1/2013 Para 9

22 KAWALAN KAD INDEN WP 4.1-2013.pdf

22.1 Buku rekod pergerakan kad inden diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. WP4.1/2013 Lampiran A

22.2Kad inden minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa (kecuali kad inden kenderaan khas pegawai ) melainkan ada

keperluan mengisi minyak.WP 4.1/2013 Lampiran A

22.3 Resit pembelian minyak disimpan dan dikumpulkan oleh Pegawai Kenderaan. WP 4.1/2013 Lampiran A

22.4Penyata pembelian atau penyata kad disemak kepada salinan resit dan disahkan oleh pemegang kad sebelum bayaran

dilakukan.WP 4.1/2013 Lampiran A

22.5Pegawai Kenderaan mengesahkan invois dengan membuat semakan pada Invois dan Laporan Analisa Kenderaan dengan

Penyata Kad/Pembelian yang telah disahkan untuk proses pembayaran seterusnya.WP 4.1/2013 Lampiran A

22.6 Semua notis kesalahan lalu lintas direkod dalam Maklumat Mengenai Notis Kesalahan Lalu Lintas.WP 4.1/2013 Para 14

Lampiran C

23 KAD SISTEM BAYARAN TOL TANPA RESIT (AWAM SAHAJA) WP 4.1-2013.pdf

23.1Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit dikemas kini dan disimpan selamat oleh Pegawai

Kenderaan.

WP 4.1/2013 Para 12

Lampiran B1



BERKAITAN

23.2Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit diserah kepada Pegawai Kenderaan untuk

ditandatangani selepas sahaja selesai menjalankan tugas.

WP 4.1/2013 Para 12

Lampiran B1

23.3 SmartTAG direkodkan sebagai inventori Kerajaan. WP 4.1/2013 Para 11

KP 2.5-2013.pdf

WP 4.1-2013.pdf

24.1 Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyenggaraan (KEW. PA-13) disediakan dengan lengkap dan kemas kini. KP 2.5/2013 Para 4.2

24.2 Program penyelenggaraan di rancang dan disediakan. KP 2.5/2013 Para 4.3

24.3 Penyelenggaraan dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan. KP 2.5/2013 Para 4.4

24.4Setiap penyenggaraan direkodkan dengan betul dan lengkap dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW. PA -14/ BAT

M59/ MAT M88/ BAT M430) dan lain-lain.KP 2.5/2013 Para 4.5

24.5 Aset disenggarakan dengan betul dan berpandukan manual pengguna. KP 2.5/2013 Para 3

24.6Aset yang dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua

Jabatan/Pegawai Aset dan hendaklah direkodkan dalam KEW.PA 6KP 2.5/2013 Para 6

24.7 Panduan penyelenggaraan keatas Aset bernilai rendah hendaklah di rekodkan dalam KEW.PA 14 (A). KP 2.5/2013 Para 5

24.8Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset bernilai Rendah (KEW.PA-14 (B) ) hendaklah disediakan dan dikemukakan kepada

Kementerian/Program/Jabatan.KP 2.5/2013 Para 8

24.9 Kenderaan diselenggarakan mengikut tempoh atau jadual penyelenggaraan yang telah ditetapkan. WP 4.1 Lampirah E

24.10 Butiran mengenai kos dan pembaikan direkodkan ke dalam Fail Kenderaan dan Daftar Harta Modal (KEW. PA-2 Bahagian B). WP 4.1 Lampirah E

24.11Penyenggaraan tersebut hendaklah direkod di dalam Buku Log Kenderaan Kerajaan dan Daftar Penyelenggaraan Harta Modal

(KEW.PA-14).WP 4.1 Lampirah E

25 PERATURAN PENYELENGGARAAN ASET TUMBUHAN KP 5.6-2013.pdf

25.1 Penyelenggaraan Tumbuhan berpandukan kepada Amalan Pertanian Baik (APB) atau piawaian lain yang sesuai yang diperakui. KP 5.6/2013 Para 2.1

25.22 pegawai terdiri daripada Ketua Jabatan dan seorang Pegawai Kanan bertanggungjawab memastikan penyelenggaraan

dilaksanakan.KP 5.6/2013 Para 2.3

25.3 Maklumat penyelenggaraan Tanaman Kekal dan Tanaman Bukan Kekal direkodkan dengan lengkap dan kemas kini. KP 5.6/2013 Para 2.4

25.4Penyelenggaraan Tumbuhan yang disewakan/pajakan hendaklah mengikut manual penyelenggaraan APB atau piawaian lain

yang bersesuaian.KP 5.6/2013 Para 4

KP 2.6-2013.pdf

KP 4.7-2013.pdf

KP 5.7-2013.pdf

26.1 Fail pelupusan disediakan dan diselenggarakan dengan lengkap dan dikemas kini.

26.2 Lembaga Pemeriksa Pelupusan dilantik oleh Pegawai Pengawal (KEW.PA 15) (Harta Modal). KP 2.6/2013 Para 7.1

26.3 Lembaga Pemeriksa Pelupusan dilantik oleh Ketua Jabatan (Aset Hidup).KP 4.7 Para 7.11, KP 5.7/2013

Para 8.11

26.4 Tempoh pelantikan tersebut tidak melebihi 2 tahun (Harta Modal). KP 2.6/2013 Para 7.3

24 PERATURAN PENYELENGGARAAN ASET HARTA MODAL

26 LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN



BERKAITAN

26.5Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 orang pegawai (seorang pengerusi dan seorang ahli)

yang tidak terlibat dalam pengendalian aset berkenaan.

KP 2.6/2013 Para 7.3.1, KP

4.7/2013 Para 7.1.2, KP

5.7/2013 Para 8.1.2

26.6Ahli Lembaga Pemeriksa mempunyai kepakaran memeriksa aset (Aset Alih, Aset Hidup), yang terdiri daripada pegawai

Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1 dan pegawai daripada Kementerian/Jabatan lain jika perlu.

KP 2.6/2013 Para 7.3.2, KP

4.7/2013 Para 7.1.2, KP

5.7/2013 Para 8.1.2

26.7 Pemeriksaan dilakukan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh yang diarahkan oleh Jabatan (Harta Modal). KP 2.6/2013 Para 8.1

26.8Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih (KEW. PA 17), Laporan Lembaga Pemeriksa KEW. AH-16 dan KEW. AT-16 ditandatangani

oleh Lembaga Pemeriksa dan dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan.

KP 2.6/2013 Para 9.1.4, KP

4.7/2013 Para 7.2, KP

5.7/2013 Para 8.2

27 SEBELUM PELUPUSAN HARTA MODAL KP 2.6-2013.pdf

27.1

Perakuan pelupusan (PEP) KEW. PA-16 bagi pelupusan aset mekanikal, teknikal, elektrikal dan elektronik disediakan oleh

Jawatankuasa Pelupusan Aset (JKP) atau jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam

peralatan tertentu.

KP 2.6/2013 Para 5

27.2 Perakuan pelupusan disahkan oleh 2 orang pegawai yang mempunyai pengalaman. KP 2.6/2013 Para 5.2.1

27.3 Perakuan Pelupusan hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun sahaja dari tarikh dikeluarkan. KP 2.6/2013 Para 5.2.5

27.4Mengemukakan KEW.PA-17 kepada Urus Setia Pelupusan selepas Lembaga Pemeriksa Pelupusan membuat pemeriksaan,

melengkapkan dan menandatangani KEW.PA-17.KP 2.6/2013 Para 9.1.4

KP 4.7-2013.pdf

KP 5.7-2013.pdf

28.1 Perakuan pelupusan (KEW. AH-15 dan KEW. AT-15) diperlukan bagi aset hidup yang hendak dilupuskan.KP 4.7/2013 Para 5.1, KP

5.7/2013 Para 6.1

28.2 Perakuan dirujuk kepada Ketua Unit atau pegawai yang berkelayakan atau khidmat pakar khusus dari pusat-pusat lain. KP 4.7/2013 Para 5.1, KP

5.7/2013 Para 6.1

28.3Perakuan Pelupusan Haiwan hendaklah disahkan oleh 2 orang pegawai dan salah seorangnya adalah pegawai veteriner yang

berdaftar di bawah Akta Veteriner 1974 (Aset Haiwan).KP 4.7/2013 Para 5.3

28.4 Perakuan Pelupusan Tumbuhan disediakan oleh seorang pegawai teknikal dan disahkan oleh Ketua Jabatan. KP 5.7/2013 Para 6.2

28.5 Urusetia Pelupusan aset menyemak Laporan Lembaga Pemeriksa dan memastikan dokumen sokongan lengkap.KP 4.7/2013 Para 4.2.2, KP

5.7/2013 Para 5.2.2

29 TATACARA PELUPUSAN HARTA MODAL KP 2.6-2013.pdf

29.1 Aset yang perlu dilupuskan hendaklah disenaraikan di dalam Borang KEW.PA-17. KP 2.6/2013 Para 9.1.3

29.2 Pelaksanaan pelupusan dibuat mengikut kaedah yang diluluskan dengan teratur. KP 2.6/2013 Para 9.1.6

29.3 Pelupusan dilaksanakan dalam tempoh 6 bulan dari surat kelulusan. KP 2.6/2013 Para 10

29.4 Kelulusan baru diperolehi sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh perlanjutan. KP 2.6/2013 Para 11

29.5 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW PA-18) dan Sijil Pelupusan Aset (KEW PA-19) disediakan. KP 2.6/2013 PARA 9.1.7

29.6 KEW. PA-19 dikemukakan kepada kuasa melulus. KP 2.6/2013 PARA 9.1.7

29.7 Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-20 hendaklah disediakan. KP 2.6/2013 Para 26

28 SEBELUM PELUPUSAN ASET HIDUP ( HAIWAN DAN TUMBUHAN)



BERKAITAN

KP 4.7-2013.pdf

KP 5.7-2013.pdf

30.1 Pelaksanaan pelupusan dibuat mengikut kaedah yang diluluskan dengan teratur.KP 4.7/2013 Para 11, KP

5.7/2013 Para 12

30.2Pelupusan dilaksanakan dalam tempoh seperti mana surat kelulusan (2 bulan untuk Aset Haiwan dan 3 bulan untuk Aset

Tumbuhan).

KP 4.7/2013 Para 9.1, KP

5.7/2013 Para 10.1

30.3Perlanjutan tempoh pelupusan dikemukakan kepada kuasa meluluskan 1 minggu (Haiwan) dan 2 minggu (Aset Tumbuhan)

sebelum tamat tempoh pelupusan.

KP 4.7/2013 Para 9.2, KP

5.7/2013 Para 10.2

30.4 Kelulusan baru diperolehi sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh perlanjutan. KP 4.7/2013, KP 5.7/2013

30.5Permohonan pinda kaedah pelupusan beserta justifikasi dikemukakan kepada kuasa meluluskan sebelum tamat tempoh

kelulusan pelupusan.

KP 4.7/2013 Para 10, KP

5.7/2013 Para 11

30.6Sijil Penyaksian Pemusnahan Haiwan/Tumbuhan (KEW. AH-18 dan KEW. AT-18) dan Sijil Pelupusan Haiwan/ Tumbuhan (KEW.

AH-19 dan KEW. AT-19) disediakan.

KP 4.7/2013 Para 4.2.10 dan

4.2.11, KP 5.7/2013 Para

5.2.10 dan 5.2.11

30.7 KEW. AH-19 dan KEW. AT-19 dikemukakan kepada kuasa melulus.KP 4.7/2013 Para 4.2.12, KP

5.7/2013 Para 5.2.12

KP 2.7-2013.pdf

KP 4.8-2013.pdf

KP 5.8-2013.pdf

31.1Pegawai yang bertanggungjawab melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta dan membuat Laporan Polis

dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan

KP 2.7/2013 Para 3.1.2 , KP

4.8/2013 Para 4.1.2, KP

5.8/2013 Para 4.1.2

31.2Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal (KEW. PA-28,KEW. AH-25, KEW. AT-27) dan kemukakan bersama Laporan Polis

kepada Pegawai Pengawal/ Perbendaharaan dalam tempoh 2 hari bekerja.

KP 2.7/2013 Para 3.2.1, KP

4.8/2013 Para 4.2.1, KP

5.8/2013 Para 4.2.1

31.3 Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada KSU Kementerian.

KP 2.7/2013 Para 3.2.3, KP

4.8/2013 Para 4.2.3, KP

5.8/2013 Para 4.2.3

KP 2.7-2013.pdf

KP 4.8-2013.pdf

KP 5.8-2013.pdf

32.1Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal

ditandatangani (KEW. PA 29,KEW. AH-26, KEW. AT-28).

KP 2.7/2013 Para 3.3.1, KP

4.8/2013 Para 4.3.1, KP

5.8/2013 Para 4

32.2Laporan Akhir Kehilangan (KEW. PA-30,KEW. AH-27, KEW. AT-29) dikemukakan kepada Urusetia Kehilangan dan Hapus kira

dalam tempoh 1 bulan dari tarikh pelantikan.

KP 2.7/2013 Para 3.4.1, KP

4.8/2013 Para 4.5.1, KP

5.8/2013 Para 4.4.1

30 TATACARA PELUPUSAN ASET HIDUP (HAIWAN DAN TUMBUHAN)

31 PENGURUSAN KEHILANGAN

32 PENGURUSAN HAPUS KIRA DAN SURCAJ



BERKAITAN

32.3

Bagi sesuatu Kehilangan Kecil di mana Laporan Awal tidak diperlukan. Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan kepada Pegawai

Pengawal mengenai tindakan hapus kira yang telah dilaksanakan dengan mengemukakan Laporan Hapus Kira Kehilangan Kecil

KEW.AH-29.KEW.AT-30.

KP 4.8/2013 Para 4.6, KP

5.8/2013 Para 4.5

32.4Mengemukakan Sijil Hapus Kira (KEW. PA-31,KEW. AH 28, KEW. AT-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan kepada

kuasa melulus (UPA).

KP 2.7/2013 Para 3.5.2, KP

4.8/2013 Para 5.2, KP

5.8/2013 Para 5.2

32.5 Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira, Tindakan Surcaj/ Tatatertib Aset Alih Kerajaan KEW.PA-32 disediakan. KP 2.7/2013 Para 5

32.6Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira KEW. AH 30/ KEW. AT 32 dan Laporan Tindakan Surcaj atau Tatatertib KEW. AH

31/KEW. AT 33 disediakan.

KP 4.8/2013 Para 3.2.14, KP

5.8/2013 Para 3.2.14

32.7 Tindakan Surcaj/Tatatertib dikenakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.

KP 2.7/2013 Para 3.5.3, KP

4.8/2013 Para 5.3, KP

5.8/2013 Para 5.3

32.8Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/ tatatertib hendaklah dimaklumkan kepada Perbendaharaan Malaysia

dalam tempoh 6 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.

KP 2.7/2013 Para 3.5.4, KP

4.8/2013 Para 5.3, KP

5.8/2013 Para 5.3

KP 6.3-2013.pdf

KP 1.1-2013.pdf

PP Bil.05-2009.pdf

33.1PTJ telah menggunakan Sistem Pengurusan Stor (SPS) yang dibangunkan oleh Perbendaharaan Malaysia. (Nyatakan Ya atau

Tidak)

KP 6.3/2013

33.2Pegawai Stor dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan atau menjalankan tugas-tugas pengurusan stor sepenuh masa di

skim perkhidmatan dan gred bersesuaian.KP 1.1/2013 Lampiran C

34 PENERIMAAN KP 6.2-2013.pdf

34.1

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa barang barang

yang diterima. Bagi barang-barang teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang

berkaitan.

KP 6.2/2013 Para 1

34.2Penerimaan barang-barang daripada pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) KEW.PS-

1/setara yang disediakan oleh Pegawai Penerima.KP 6.2/2013 Para 3.4.5

34.3Borang Laporan Terimaan Barang-Barang KEW.PS-2/setara digunakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan

tidak mematuhi spesifikasi.KP 6.2/2013 Para 3.4.7

34.4Barang-barang mudah terbakar atau kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor barang-barang mudah terbakar atau

kimia untuk disimpan.KP 6.2/2013 Para 10

35 MEREKOD STOK KP 6.3-2013.pdf

35.1Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan mematuhi penggunaan rekod Kad Kawalan

Stok KEW.PS-3/setara (Stor Pusat dan Stor Utama).KP 6.3/2013 Para 2.1.1

35.2Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan mematuhi penggunaan rekod Kad Petak

KEW.PS-4/setara (Stor Pusat dan Stor Utama dan Stor Unit).KP 6.3/2013 Para 2.1.1

33 PENGURUSAN STOR



BERKAITAN

35.3 KEW.PS - 3 dan KEW-PS 4/setara denganya adalah lengkap dan tepat. KP 6.3/2013 Para 3

35.4 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok. KP 6.3/2013 Para 4.1

35.5Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di

tempat yang berasingan.KP 6.3/2013 Para 4.2

35.6Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di

Kad Kawalan Stok dan Kad Petak.KP 6.3/2013 Para 5.1

35.7 Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemas kini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran. KP 6.3/2013 Para 5.2

35.8 Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5/setara hendaklah disediakan. KP 6.3/2013 Para 5.4

35.9Semua Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan Sistem Pengurusan Stor (SPS) yang telah dibangunkan oleh

Perbendaharaan Malaysia.KP 6.3/2013 Para 6.1

35.10Sekiranya menggunakan SPS Borang Laporan Terimaan Barang-Barang KEW.PS-2; dan Borang Permohonan Stok KEW.PS-11

hendaklah dicetak dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab. KP 6.3/2013 Para 6.2

35.11

Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan melalui kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke

dalam stor untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis/ kegunaannya. Satu senarai

berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod.

KP 6.3/2013 Para 7

36 PENYIMPANAN KP 6.4-2013.pdf

36.1Stok dalam bekas asal seperti bungkusan, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah dikekalkan penyimpanannya dalam bekas

asalnya dengan memastikan label dapat dilihat.KP 6.4/2013 Para 5

36.2Barang-barang tercerai dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran sama. Disimpan mengikut bilangan atau unit yang

memudahkan pengeluaran.KP 6.4/2013 Para 6

36.3Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat di bawah kawalan pegawai yang

bertanggungjawab atau pegawai yang diberi kuasa.KP 6.4/2013 Para 7

36.4

Penyimpanan Dadah Berbahaya, Racun Dan Bahan Psikotropik Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik

hendaklah mematuhi peraturan penyimpanan di bawah Peraturan Dadah Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan

Peraturan Bahan Psikotropik 1989.

KP 6.4/2013 Para 8

36.5Penyimpanan Stok Unsur Keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan seumpamanya hendaklah disimpan

mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan.KP 6.4/2013 Para 9

36.6

Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembap hendaklah disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti

sejuk yang suhu dan kelembapannya boleh dikawal. Stok yang tidak tahan lembap hendaklah disimpan dalam bilik kering atau

nyah-lembapan.

KP 6.4/2013 Para 10

36.7 Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan di tempat lapang yang berpagar. KP 6.4/2013 Para 11

36.8 Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan. KP 6.4/2013 Para 12

36.9Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan dikotak, bekas atau bungkusannya bagi memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan

memantau semua stok bertarikh luput. Kad Petak berwarna merah jambu digunakan bagi semua Stok Bertarikh Luput. KP 6.4/2013 Para 13

36.10 Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan mudah terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan secukupnya. KP 6.4/2013 Para 14



BERKAITAN

36.11

Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar, mengkakis

serta melecur hendaklah disimpan di stor berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan rawatan

kecemasan.

KP 6.4/2013 Para 15

37 PENGELUARAN KP 6.5-2013.pdf

37.1Pengeluaran stok disemua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Pelulus atau Pegawai yang diberi kuasa secara bertulis

oleh Ketua Jabatan.KP 6.5/2013 Para 1

37.2 Pengeluaran stok dilaksanakan berdasarkan Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD). KP 6.5/2013 Para 2

37.3

Pesanan kepada Stor Pusat hendaklah menggunakan 5 salinan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS) KEW.PS-10/setara.

Bagi pesanan kepada Stor Utama, bilangan salinan KEW.PS-10/setara yang perlu disediakan hendaklah mengikut keperluan

organisasi.

KP 6.5/2013 Para 3

37.4Semua pesanan kepada Stor Utama yang membekalkan stok terus kepada pelanggan dan Stor Unit hendaklah menggunakan

Borang Permohonan Stok (BPS) KEW.PS-11.KP 6.5/2013 Para 4

37.5Stok hanya boleh dikeluarkan atas pemesanan dengan kebenaran Pegawai Pelulus yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua

Jabatan (KEW.PS 10 ATAU KEW.PS 11).KP 6.5/2013 Para 6

37.6

Borang kawalan keluar masuk barang-barang guna habis hendaklah disediakan mengikut format Kementerian/ Jabatan sebagai

rekod penggunaan. Sekiranya barang-barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan dan mempunyai nilai jualan

hendaklah dijual secara jualan sisa stok atau barang-barang terpakai.

KP 6.5/2013 Para 8

37.7Barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran hendaklah diperiksa,disemak dan dipastikan sama seperti yang

tercatat di salinan KEW.PS 10/setara.KP 6.5/2013 Para 11

37.8 Senarai Pembungkusan KEW.PS 12 disediakan bagi pembungkusan dan penghantaran barang-barang. KP 6.5/2013 Para 14.1

38 PEMERIKSAAN KP 6.6-2013.pdf

38.1Ketua Jabatan hendaklah memastikan pengiraan stok dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit oleh Pegawai Stor.

Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan 100 % secara berperingkat mengikut suku tahun.KP 6.6/2013 Para 3.1

38.2 Setelah pengiraan dilakukan, Kad Petak hendaklah ditandatangani pada akhir transaksi serta ditarikhkan oleh Pegawai Stor. KP 6.6/2013 Para 3.2

38.3

Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan sekali setahun ke atas semua stok 100% di Stor Pusat dan Stor Utama mulai 1

Oktober tahun semasa. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan pengurusan stor yang

diperiksa.

KP 6.6/2013 Para 4

38.4Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan hendaklah

ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.KP 6.6/2013 Para 4.3

38.5Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor KEW.PS-14/BAT L 123A/ Audit Stock

Initial Listing (SPKB) disediakan oleh Pegawai Pemeriksaan Stok.KP 6.6/2013 Para 4.4

38.6Pegawai Pengawal/Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK melantik pegawai yang sesuai untuk membuat verifikasi stor dan tempoh

lantikan tidak melebihi 2 tahun.KP 6.6/2013 Para 5.3

38.7 Keanggotaan untuk pemverifikasi stor sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai dan tidak terlibat secara langsung di stor. KP 6.6/2013 Para 5.4.1



BERKAITAN

38.8Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor)

dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat disenarai tersebut seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan.KP 6.6/2013 Para 5.5.2

38.9Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 dan mengemukakan

kepada Ketua Jabatan.KP 6.6/2013 Para 5

38.10

Ketua Jabatan hendaklah menyemak, mengesah, mengesyorkan penambahbaikan dan mengemukakan KEW.PS-14 dan KEW.PS-

15 kepada Urus Setia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal atau Ketua Pengarah atau Pengerusi JKPAK

Kementerian/ Ibu Pejabat Jabatan.

KP 6.6/2013 Para 5.6.2

38.11 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa. KP 6.6/2013 Para 5.6.4

38.12

Pelarasan Stok dilaksanakan apabila terdapat baki fizikal atau rekod tidak bertepatan disebabkan silap pengiraan semasa

pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17. Dikemukakan untuk

kelulusan Ketua Jabatan.

KP 6.6/2013 Para 6.1

38.13Apabila berlaku pertukaran di antara Pegawai Stor Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 disediakan dalam tempoh 2 minggu dari

tarikh mengambil alih stor.KP 6.6/2013 Para 8.1

39 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KP 6.7-2013.pdf

39.1Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan

stor dan stok terpelihara.KP 6.7/2013 Para 1.2

39.2Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water

sprinkler, fire extinguisher dan hose reel.KP 6.7/2013 Para 3.1

39.3 Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stok terjamin. KP 6.7/2013 Para 4.1

40 PELUPUSAN KP 6.8-2013.pdf

40.1Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok KEW.PS-19 disediakan bagi permohonan pelupusan stok yang didapati rosak,luput

tempoh,tidak boleh digunakan,tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan.KP 6.8/2013 Para 2.3

40.2 Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 dikemukakan kepada UPA Kementerian. KP 6.8/2013 Para 6.2

41 KEHILANGAN/ HAPUS KIRA KP 6.9-2013.pdf

41.1 Pegawai Stor menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok KEW.PS-21 dan hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan. KP 6.9/2013 Para 4.1

41.2Semua stor hendaklah melaporkan kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan

Hapus Kira Stok KEW.PS-22.KP 6.9/2013 Para 6.1

NAMA:

NO. KP/TENTERA:

TANDATANGAN:

PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB


bahagian 6 kawalan pengurusan aset ...aims.mod.gov.my/soalanpdf/xbahagian 6.pdfobjektif: untuk...

Documents