website procurement committee petunjuk proses...

Website Procurement Committee

Petunjuk Proses SKTPM

(Date of Presentation Here)

November 2018

http://proccom.phm.pertamina.com/

Surat Keterangan Terdaftar Penyedia Barang dan Jasa Mampu

SKTPM:

TENTANG SKTPM

SKTPM merupakan sertifikat yang diberikan kepada rekanan yang telah menyampaikan dokumen legalitas, keuangan dan pengalaman untuk mengikuti proses pengadaan di PT Pertamina Hulu Mahakam (PHM).

Informasi Umum, Dokumen Legal dan Bukti Pelaporan Pajak disinkronisasi secara otomatis dari sistem CIVD-SKK Migas setiap pukul 00.00 WIB. Setiap perubahan pada bagian tersebut harus dilakukan dari sistem CIVD-SKK Migas.

Rekanan dengan status SKTPM Valid akan menerima informasi tender melalui email berdasarkan kualifikasi dan klasifikasi yang dimiliki dan dapat mendaftar tender secara online.

Fungsi SKTPM: Menyederhanakan proses dan dokumen yang diperlukan pada pengadaan di PT Pertamina Hulu Mahakam (PHM).

ALUR PROSES SKTPM

Mempelajari Petunjuk Proses dan download

formulir wajib di http://proccom.phm.pertamina.com/

Mengirim scan formulir –formulir wajib ke email

ep-id-phm.newvendor@pertamina.

com

Menerima Login ID dan Password melalui email

utama yang terdaftar

Login dan mengunggah dokumen-dokumen yang dipersyaratkan

Melakukan pengiriman data (submission)

Menunggu hasil verifikasi oleh PHM

Setelah Valid menunggu email pengambilan

Sertifikat

Mengambil sertifikat SKTPM

1 2 3

4 5 6

7 8

CARA MENDAPATKAN AKUN SKTPM

FORMULIR WAJIB

•Formulir E-Procurement

•Pernyataan HSE

•Program Kepatuhan (Due Diligence Questionnaire)

•Komitmen ABC Compliance

•Pernyataan Status Perusahaan Dalam Negeri (khusus Usaha Besar yang merupakan Perusahaan Dalam Negeri)

Dokumen ditandatangani oleh Direktur di atas materai dan cap perusahaan lalu dikirimkan dalam bentuk PDF (1 formulir dalam 1 file PDF) bersama dengan scan SPDA dan Izin Usaha ke email ep-id-phm.newvendor@pertamina.com

http://proccom.phm.pertamina.com/ Kunjungi Website Procurement Committee PHM

DOKUMEN YANG DIUNGGAH setelah mendapatkan Akun

No DOKUMEN UK UM UB

1 Formulir Partisipasi E-Procurement Ya Ya Ya

2 Pernyataan HSE Ya Ya Ya

3 Kuestioner Due Diligence Ya Ya Ya

4 Komitmen ABC Compliance Ya Ya Ya

5 SKUP Migas atau Surat Pernyataan Perusahaan Dalam Negeri (Khusus Usaha Besar yang merupakan Perusahaan Dalam Negeri)

Tidak Tidak Ya

6 Laporan Keuangan Ya

Ditandatangani Direktur

Ya Ditandatangani

Direktur

Ya Audited

7

Bukti pengalaman perusahaan berupa Service Order/ Purchase Order/ Kontrak yang telah diselesaikan dalam kurun 7 tahun terakhir. Dokumen harus menunjukkan nomor kontrak, judul

kontrak, lingkup pekerjaan, nilai kontrak, tanggal mulai, tanggal selesai, tanda tangan kedua belah pihak.

Ya Ya Ya

1. INFORMASI UMUM

Data di dalam Bagian Informasi Umum disinkronisasi dengan SPDA-CIVD. Jika ada perubahan, maka harus dilakukan melalui aplikasi CIVD SKK Migas. Sinkronisasi dilakukan secara sistematis setiap pukul 00.00 WIB.

2. INFORMASI ADMINISTRASI / LEGAL Dokumen/Data di dalam Bagian Informasi Legal meliputi SPDA, Izin & Administrasi Usaha, Landasan Hukum Pendirian Usaha, Susunan Direksi, Komisaris, Kepemilikan Saham, Daftar Perusahaan yang Memiliki Hubungan Istimesa, Data Perusahaan sebagai Agen/Distributor disinkronisasi dengan SPDA-CIVD. Jika ada perubahan, maka harus dilakukan melalui aplikasi CIVD SKK Migas. Dokumen yang harus diunggah di bagian ini adalah: •Surat Pernyataan Perusahaan Dalam Negeri (Khusus UB yang merupakan Perusahaan Dalam Negeri) •Formulir-formulir Wajib / Mandatory Forms

3. INFORMASI KEUANGAN Dokumen yang harus diunggah di bagian ini adalah Laporan Keuangan / Neraca & Laporan Rugi-Laba

Klik tambah baru terlebih dahulu lalu simpan. Pilih satuan mata uang yang digunakan. Input data keuangan sesuai dengan dokumen yang dilampirkan. Dokumen/Data Pelaporan Pajak disinkronisasi dengan SPDA-CIVD. Jika ada perubahan, maka harus dilakukan melalui aplikasi CIVD SKK Migas.

4. INFORMASI PENGALAMAN PERUSAHAAN

Scan Pengalaman harus menunjukkan:

• Nomor kontrak

• Judul kontrak

• Lingkup pekerjaan

• Tanggal mulai

• Tanggal selesai

• Nilai kontrak

• Tanda tangan kedua belah pihak

Kode sub bidang usaha diisi sesuai dengan Banner di halaman depan website

Agar bisa mendaftar online maka kolom kolom di bagian Pengalaman Perusahaan harus diisi lengkap. Penyaringan dilakukan secara sistematis melalui kode sub bidang usaha yang dimiliki rekanan dengan pengumuman tender secara online.

Profil Perusahaan dapat diisi jika ada.

• Telah mendapat email dari Procurement Committee

• Surat Kuasa Pengambilan atau Surat Permintaan Pengiriman dari Direktur

• Sertifikat SKTPM sebelumnya (jika ada)

Syarat Pengambilan:

SERTIFIKAT SKTPM

Masa berlaku Sertifikat SKTPM: 3 TAHUN

Sertifikat SKTPM hanya diberikan kepada rekanan yang baru mendaftar proses SKTPM dan telah tervalidasi. Untuk SKTPM Update (yang sudah pernah mendapat sertifikat) hanya diterbitkan jika telah kedaluwarsa atau terdapat permintaan khusus. Adanya update SKTPM secara online tidak perlu mencetak Sertifikat.

STATUS SKTPM

NEW PROCESS INVALID / UPDATE

INVALID

• Satu, beberapa atau semua dokumen SKTPM telah berakhir masa berlakunya / tidak valid / tidak lengkap

• Rekanan diminta untuk melengkapi kekurangan informasi dan/atau dokumen

NEW PROCESS SUBMITTED /

UPDATE SUBMITTED

• SKTPM dokumen telah dikirim & diterima Procurement Committee

• Rekanan menunggu hasil verifkasi oleh Procurement Committee

VALID

• Dokumen SKTPM dinyatakan lengkap dan valid

• Rekanan dapat berpartisipasi dalam proses pengadaan yang sesuai dengan kelas dan bidang usaha

REQUEST FOR UPDATE

• Rekanan mengajukan permohonan untuk mengubah atau menambah informasi / dokumen SKTPM dan sedang dalam proses persetujuan oleh Procurement Committee

1 2 3 4

SYARAT PENDAFTARAN ONLINE

Status SKTPM Valid atau Update Submitted

Mempunyai SPDA valid

Mempunyai kelas usaha yang sesuai (UK/UM/UB)

Memberikan statement TKDN mínimum yang sesuai dengan persyaratan

Mempunyai kode sub bidang usaha yang sesuai dengan pengumuman/kode harus tersedia dalam tab experience di SKTPM *)

*) Jika status valid tetapi kode sub bidang yang ada di pengumuman tidak tersedia di tab experience maka klik request for update untuk membuka akses editing. Pada saat melakukan request for update harus menyebutkan kode sub bidang usaha yang ditambahkan. Setelah akses dibuka status menjadi update invalid maka sudah bisa menambahkan kode sub bidang usaha lalu melakukan submission. Setelah melakukan submission status menjadi Update Submitted maka sudah bisa mendaftar (tanpa harus menunggu validasi Procurement Committee).

TIPS MENGHINDARI KEGAGALAN PENYIMPANAN

1. Tidak boleh ada tanggal yang kedaluwarsa

2. Tidak boleh ada kolom yang dibiarkan kosong

3. Harap klik tambah baru terlebih dahulu, input dan simpan tanggal laporan keuangan

sebelum mengisi data dan menghupload dokumen.

4. Dokumen yang diupload tidak lebih dari 10 MB. Tidak perlu mengupload dokumen berwarna. Dokumen yang berat meskipun tidak sampai 10MB membuat system kehabisan waktu untuk upload sehingga koneksi terputus tanpa pemberitahuan.

5. Koneksi internet tidak terputus. Tidak boleh meninggalkan website / idle selama beberapa waktu, karena koneksi akan otomatis terputus, walaupun masih bisa menginput data, tetapi sudah tidak ada koneksi dengan server. Dalam hal ini, harus dilakukan logout dan login lagi.

Procurement Committee | 2018

CONTACT

Antonius Sibarani Proses SPDA-CIVD

Ph. 0542 53 2442 | Email: antonius.sibarani@pertamina.com

Andarsih Dwi Sintorowati

Pendaftaran SKTPM Ph. 0542 53 3360 | Email: ep-id-phm.newvendor@pertamina.com

Proses SKTPM & Pendaftaran Prakualifikasi Tender Ph. 0542 53 3360 | Email: ep-id.proc-com@pertamina.com

Adi Rohiman Sertifikat SKTPM

Ph. 0542 53 2332 | Email: adi.rohiman@mitrakerja.pertamina.com THANK YOU