tata surat menyurat oleh: sri sulastri, m.pd

TATA SURAT MENYURAT

OLEH: SRI SULASTRI, M.Pd

1

SURAT

Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Informasi itu dapat berupa :

- pemberitahuan

- pernyataan

- perintah

- permintaan / permohonan

- laporan

2

FUNGSI SURAT

1. Sebagai sarana komunikasi.

2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran

atau gagasan.

3. Sebagai alat bukti tertulis.

4. Sebagai alat untuk mengingat.

5. Sebagai bukti historis.

6. Sebagai pedoman kerja.

3

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan

atas 3 jenis, yaitu :

1. Surat pribadi

2. Surat dinas

3. Surat niaga

4

2. Surat Dinas

Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.

5

Bagian-bagian surat dinas

1. Kepala surat

2. No,Lampiran ,Perihal

3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat

4. Alamat surat 5. Salam pembuka

6. Kalimat pembuka 7. Isi surat 8. Kalimat penutup 9. Salam penutup

10. Tanda tangan 11. Nama pengirim

6

1

………. …………..3

..............

………..

………..4

………..5

………………………………….6

………………………………….7

………………………………….8

………………..9

………………10

……………....11

Kerangka isi surat :

1. Paragraf pembuka

2. Paragraf isi

3. Paragraf penutup

7

Penulisan bagian-bagian surat

1. Kepala surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas :

a. nama instansi

b. alamat lengkap

c. nomor telepon

d. nomor kotak pos

e. lambang atau logo

8

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Nama instansi jangan disingkat, misal-

nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan Bimas, tetapi Biro pendidikan

dan Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan Masyarakat.2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.

tetapi Jalan.

9

3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp.,Tilp.,Telp.

4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O. Box.

5. Logo atau lambang disertakan apabila ada.

10

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

Contoh :

SEKOLAH MENENGAH ATAS

SMA BOPKRI 2 YOGYAKARTAJalan Jenderal Sudirman 87 Telepon 513433, 540789 Yogyakarta 55223

Website: www. smabopkri2yogya.com

11

2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal

Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan

diawali huruf kapital.

Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan No. dan Lamp. Harus taat asas.

12

Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Contoh : Nomor: 110/U/DS/2014 atau

No.: 110/U/DS/2014

Nomor : 210/i.13.I/U/SMA/2014

13

Bila penulisan kode surat dengan angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung.

Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau

Nomor: 10-10-3-03-90

Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.

Contoh : Lampiran: Satu berkas atau

Lamp.: Satu berkas

14

Penulisan Hal hendaklah menggambarkan

pesan yang ada dalam isi surat.

Contoh :

- Hal: Permohonan tenaga pengajar

15

3. Tanggal surat

Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka.

Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota.

16

Untuk surat dinas tidak dicantumkan

nama kota karena nama kota sudah

tercantum pada kepala surat.

Contoh :

20 Mei 2014

21 Mei 2014

17

4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu :

1. Bentuk alamat yang ditulis di

sebelah kanan atas (terletak di bawah tanggal bulan,

dan tahun surat ).

2. Bentuk alamat yang ditulis di

sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal).

18

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat :

Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan

(pemilik nama).

19

Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif.

20

Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah.Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr.

21

Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau pangkat tidak boleh mengikuti kata sapaan. Drs. Bapak Bejo

Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

22

Contoh :

Yth. Drs. Handoyo

Kepala Biro Tata Usaha

Departemen A

Jalan Pattimura Raya 17

Jakarta

23

5. Penulisan salam pembuka

Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf awal kapital (Dengan).

Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).

Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda koma (,) bukan tanda titik, titik dua (Dengan hormat,).

24

Contoh ungkapan salam pembuka :- Salam sejahtera,- Saudara….- Saudara… yang terhormat,- Ibu… yang terhormat,- Bapak… yang terhormat,- Salam perjuangan,- Merdeka,

25

Penulisan salam penutup : 1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan

Wassalam ditulis dengan huruf kapital.2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain.

Contoh : - Hormat saya,- Salam takzim,- Hormat kami,

26

6. Isi Surat

Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu :

a. Paragraf pembuka Paragraf pembuka mengantarkan isi

surat yang akan diberitahukan, misalnya : pemberitahuan, pertanyaan,

pernyataan, atau permintaan.

27

Contoh : 1) Kami ingin memberitahukan kepada Saudara

bahwa….

2)Salah satu proyek Penelitian adalah meneliti sastra Jawa. Sehubungan

dengan itu,….

28

b. Paragraf Isi

Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat.

Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

Contoh :

Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

29

c. Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

30

Contoh :

1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

31

7. Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.

32

Penulisan nama pengirim :

1) Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.

2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik.

3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

33

Contoh : Hormat kami,

Drs. Doni Damari Kepala

atauHormat kami, Kepala,

Drs. Doni Damari NIP. 130678991

34

Contoh surat

SURAT KE instansi.docx

35

PROPOSAL REVISI FINAL.ppt

36