sistem e-repositori penerbitan ukm : isu dan cabaran · 4 bab dalam buku 341 5 monograf 1 6 laporan...

Asmany Aza Ahmad

Unit Koleksi Arkib dan Khas

Perpustakaan Tun Seri Lanang

Sistem e-Repositori

Penerbitan UKM :

Isu dan

Cabaran

18 Mac 2015

Kandungan

• Sejarah

• Fungsi

• Capaian

• Kandungan

• Isu

• Cabaran

• Kesimpulan

• Bermula pada tahun 2006 sewaktu “kemelut”

penyediaan laporan untuk Audit Universiti

Penyelidikan.

• Pasukan penggerak pembangunan sistem: Pusat

Pembangunan Akademik (Sekretariat), Pusat

Pengurusan Penyelidikan dan Instrumentasi,

Perpustakaan Tun Seri Lanang dan Pusat

Teknologi Maklumat.

• September 2007, sistem melalui fasa percubaan.

Pengarang diberi pilihan samada mendaftarkan

penerbitan dalam Sistem e-ReP atau melalui SMK

Perisian/Perkakasan Jenis/Spesifikasi

Perisian ColdFusion MX7

Pelayan

6 unit server DELL PowerEdge (kapasiti

harddisk 136GB), Memori 8GB setiap satu,

dan 2 unit load balancer yang beroperasi

di bawah sistem BIG-IP 9.3.1

Pangkalan Data Informix 11.5

Microsoft SQL Server 2005

Spesifikasi Teknikal

Sistem e-ReP

Sistem Maklumat

Kakitangan

Sistem Penilaian Prestasi

Universiti

Sistem Maklumat

Penyelidikan Universiti

Sistem e-Mohon

Persidangan

• Mengumpulkan semua bahan penerbitan

kakitangan UKM secara sistematik dan berpusat.

• Perkongsian maklumat mengenai karya ilmiah

yang dihasilkan oleh kakitangan UKM

• Sumber maklumat utama dan pembuktian

penerbitan bagi:

– Audit Universiti Penyelidikan dan keperluan

audit universiti yang lain

– Penilaian prestasi tahunan kakitangan

akademik UKM

– Proses kenaikan pangkat, lantikan baru dan

pelanjutan tempoh perkhidmatan ahli

akademik UKM

– Lain-lain tujuan berkaitan pendidikan dan

penyelidikan.

Muka Hadapan Capaian Pelajar UKM/Pengguna

Luar/Pelawat

https://smk.ukm.my/erep/

Statistik Capaian 2014 =

54,266 carian asas

28,561 carian advance

Muka hadapan capaian e-ReP oleh Ahli Akademik

UKM/Pentadbir Sistem/Pengesah Sistem/ Pelapor

http://www.ukm.my/epenerbitan

Bil. Jenis Bahan 2014

1 Jurnal 3125

2 Prosiding/ Pascasidang 1311

3 Buku 156

4 Bab dalam buku 341

5 Monograf 1

6 Laporan Teknik 38

7 Kertas Seminar/ Persidangan 716

8 Ulasan Buku 1

9 Pakej Pengajaran 22

10 Filem/ Video/ Slaid/ Multimedia 138

11 Penerbitan Tak Berkala 1

12 Makalah Terjemahan 1

13 Penulisan Popular 204

14 Buku Terjemahan 1

15 Lain-lain 99

16 Kertas Dasar/Polisi 1

Jumlah 6156

2007 – Februari 2015 =

58,438 rekod

Peranan dan Tanggungjawab Perpustakaan

Pentadbir Utama Sistem

Pengesah Rekod Penerbitan

Penyuntingan Metadata

Penerbit / Jurnal Yang Tidak Boleh Didaftarkan

Pengarang menerbitkan penerbitan dalam

jurnal palsu

Pengarang menerbitkan penerbitan dalam

jurnal yang tidak diambil kira dalam MyRA

Penerbit / Jurnal Yang Tidak Boleh Didaftarkan

Jurnal yang tidak diambil kira - berdasarkan

Glosari MyRA:

• Academic Journal

• Eurojournal

• CG Publishing

• Africa World Press, Inc

Penerbit / Jurnal Yang Tidak Boleh Didaftarkan

Penerbit / jurnal palsu:

• Klosterneuburg

• Pensee

• Jokull

• Archives Des Sciences

• Life Science Journal- Acta Zhengzhou

University Overseas Edition

• Wulfenia

Penentuan Jenis Penerbitan Dalam Jurnal/Prosiding

Terindeks

Rekod didaftarkan tidak mengikut jenis

penerbitan dan jenis bahan yang betul

Jenis Bahan

Penentuan Jenis Penerbitan Dalam Jurnal/Prosiding

Terindeks

Penentuan jenis penerbitan dan bahan

adalah berdasarkan:

• ISI Web of Science

• SCOPUS

• Sumber asal penerbit jurnal /

prosiding

Penentuan Jenis Penerbitan Dalam Jurnal/Prosiding

Terindeks

Impact Factor (IF) & Quartile

Rekod yang didaftarkan tidak memenuhi

keperluan IF & Quartile (Glosari MyRA II

Pindaan 2014)

Impact Factor (IF) & Quartile

Penerbitan jurnal terindeks merujuk atau

menggunakan ISI Journal Citation Report versi

dua tahun kebelakangan

• Penerbitan 2014 menggunakan JCR 2012

• Penerbitan 2015 menggunakan JCR 2013

IF dan quartile seperti Scimago tidak

digunakan untuk penentuan IF dan quartile

Impact Factor (IF) & Quartile

Medan Impact Factor & Quartile dalam Sistem e-ReP

Afiliasi UKM

Ketiadaan afiliasi UKM (alamat institusi

pengarang) dalam penerbitan jurnal atau

prosiding

Afiliasi UKM

Pengarang mendaftar lebih daripada satu

afiliasi

Afiliasi UKM

Dua afiliasi dibuktikan dalam penerbitan berkenaan

Article in Press / Online First

Pengarang belum jelas mengenai status

penerbitan

Article in Press / Online First

Bahan dalam bentuk in press atau online first didaftarkan dan disahkan seperti status

semasa sehinggalah ianya diterbitkan

sepenuhnya oleh penerbit

Article in Press / Online First

Status Pengarang Semasa Pendaftaran

Pengarang ingin mengemaskini status

pengarang berdasarkan jawatan semasa

Status Pengarang Semasa Pendaftaran

Pengarang Utama perlu mendaftarkan semua

Pengarang Bersama termasuk Kakitangan dan

Pelajar UKM berdasarkan status pengarang

semasa penerbitan tersebut

Sekiranya pelajar UKM telah dilantik menjadi

pensyarah, status pengarang sebagai pelajar

UKM di dalam sesuatu rekod tidak boleh

dikemaskini mengikut status terkini jawatan

tersebut.

Kekangan Teknologi/Aspek Teknikal

Sistem hanya boleh menyimpan simbol biasa

seperti yang terdapat pada papan kekunci

Kekangan Teknologi/Aspek Teknikal

Maklumat penerbitan yang dimasukkan

secara copy dan paste serta mempunyai

simbol, tidak dapat disimpan atau

dikemaskini

Kekangan Teknologi/Aspek Teknikal

Satu fail salinan lembut (pembuktian

penerbitan) sahaja yang boleh dimuat naik di

dalam Sistem e-ReP

Kekangan Teknologi/Aspek Teknikal

Sekiranya pengarang mempunyai lebih

daripada satu fail, fail tersebut perlu

digabungkan dahulu untuk tujuan muat naik

ini

Kekangan Teknologi/Aspek Teknikal

Bantuan Pengguna

Lambakan Rekod Penerbitan Untuk Proses

Pengesahan

‘Lambakan’ rekod-rekod penerbitan yang

didaftarkan pada penggal terakhir hujung

tahun dan awal tahun berikutnya

Lambakan Rekod Penerbitan Untuk Proses

Pengesahan

Sebab Utama:

• Proses penilaian prestasi yang dilakukan

di akhir tahun. Pihak Pengesah

Perpustakaan perlu menyemak dan

mengesahkan dengan segera sebelum

proses penilaian prestasi berakhir.

Bulan Jan Feb Mac April Mei Jun Jul Aug Sept Okt. Nov Dis.

Jumlah 1488 458 501 462 393 480

454 363 456 614 404 954

Kekangan Sumber Manusia

Pengurusan Pengesah di Peringkat Jabatan

Kekangan Sumber Manusia

• Pengesah Jabatan kerap bertukar

• Kurang kemahiran dalam membuat

pendaftaran dan pengesahan diperingkat

jabatan

• Pelbagai jenis dokumen atau penerbitan

• Keperluan medan yang pelbagai

terutamanya dalam menyemak penerbitan

bagi jurnal dan prosiding terindeks

Sumber utama pelaporan dan pembuktian penerbitan:

• Audit Universiti Penyelidikan di UKM - (MyRA)

• Laporan dan Audit Pelan Strategik Pengajian Tinggi

Negara (PSPTN – CAP Academia dan CAP Research

& Development)

• Laporan Bulanan bagi MPU

• Laporan MKB UKM

• Laporan Mesyuarat Senat UKM

• Laporan Dewan Rakyat

• Laporan Tahunan UKM

• Akreditasi di Fakulti/Institut

KEBERHASILAN UTAMA (KRA) Ke-6 UKM

Kemudahan dan Prasarana Ilmu Yang Kondusif

KEBERHASILAN UTAMA (KRA) Ke-2 UKM

Penyelidikan Dan Inovasi Berimpak Tinggi

Menyokong hasrat UKM

2015 SEBAGAI TAHUN LONJAKAN PENERBITAN