prosedur pendaftaran keahlian perpustakaan & keahlian …o)06... · contoh borang pendaftaran...

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/19

PROSEDUR PENDAFTARAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN

& KEAHLIAN PERKHIDMATAN BPD PK.PPAS(O)06

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

MOHAMED FADZLI B MOHD FAUZI

Pustakawan

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR

Pengurus Kualiti

01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD

Pengarah PPAS

01/06/2017

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 2/19

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen in iuntuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/19

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4 – 5

4. Isu-Isu Risiko 5

5. Definisi 5 – 6

6. Singkatan 6

7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 10

8. Carta Aliran Kerja 11 - 17

9. Rekod Kualiti 18

10. Lampiran 19

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 4/19

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan proses

pendaftaran keahlian berkomputer dan manual dilaksanakan dengan lebih

lancar dan sistematik mengikut Peraturan PPAS.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai semasa borang permohonan keahlian atas talian

dan borang bercetak diterima, didaftar dan diaktifkan.

3. ISU-ISU RISIKO 3.1 Masalah server

3.2 Gangguan bekalan elektrik yang mengganggu pendaftaran atas talian

4. RUJUKAN 4.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 5.1.1 - Am

Seksyen 6.2

Seksyen 7.0

- -

Objektif Kualiti dan Perancangan

Sokongan

Seksyen 8.2.1 - Komunikasi dengan Pelanggan

Seksyen 8.2.2 - Penentuan Keperluan – keperluan

Perkhidmatan yang Hendak Disampaikan

Seksyen 8.2.3 - Semakan Semula Keperluan Berkaitan

Perkhidmatan

Seksyen 8.2.4

Seksyen 8.5.3

- -

Perubahan kepada keperluan berkaitan

Perkhidmatan

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 5/19

Seksyen 9.1.2 - Harta Hak Milik Pelanggan Kepuasan

Pelanggan

5. DEFINISI

5.1 Borang Merupakan dokumen yang mengandungi maklumat pelanggan yang

terdiri daripada lima (5) kategori keahlian iaitu:

Bil. Kategori Umur

1. Dewasa 20 tahun ke atas

2. Remaja 13 – 19 tahun

3. Kanak-kanak 0 – 12 tahun

4. BPD 16 tahun ke atas

5. U-Pustaka Tiada had umur

5.1.1 Kad Keahlian PPAS Merupakan sekeping kad pengesahan keahlian perpustakaan yang

digunakan sebagai ID di PPAS.

• Dewasa/ Remaja/ BPD/ Kakitangan PPAS – MyKad

• Tentera/ Polis – Kad PengenalanTentera/ Polis

• Kanak-kanak – MyKid/ Kad Keahlian yang dikeluarkan oleh PPAS

• Warga Asing – Kad Keahlian yang dikeluarkan oleh PPAS

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 6/19

5.2 Tempoh Keahlian

• Dewasa/ Remaja/ Kanak-kanak – Tempoh sah keahlian bagi semua

kategori adalah dua tahun.

• Kakitangan PPAS – Tempoh sah keahlian adalah sepanjang

tempoh perkhidmatan.

• BPD – Tempoh sah keahlian adalah setahun.

5.3 Yuran Keahlian BPD Bayaran bagi mendaftar untuk menjadi ahli BPD sebanyak RM25.00

setahun.

6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

Perp. Caw. - Perpustakaan Cawangan

BPP - Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan

KB - Ketua Bahagian

PP - Penolong Pustakawan

PemP - Pembantu Pustakawan

PT - PembantuTadbir

PO - Pembantu Operasi

BPD - Bahan Pandang Dengar

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 7/19

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

A. Pendaftaran Keahlian Baru (Biasa) 1. Rancang dan selia proses perkhidmatan pendaftaran

keahlian agar dapat dilaksanakan dengan cekap dan

berkesan.

KB

2. Sediakan jadual kakitangan yang bertugas di kaunter. PP 3. Pastikan segala peralatan dalam keadaan baik dan

sempurna

PP/PemP/PO

Pendaftaran Keahlian Secara Manual 4. Terima MyKad/ MyKid/ Kad Pengenalan Tentera/ Polis/

Pasport.

5. Semak sama ada pelanggan pernah menjadi ahli atau

tidak melalui pangkalan data sistem perpustakaan.

6. Sekiranya belum menjadi ahli, edarkan Borang

Pendaftaran Keahlian untuk dilengkapkan oleh pelanggan

baru. (Rujuk Lampiran: PK.PPAS(O)06(L1)).

7. Terima dan semak borang yang telah dilengkapkan.

PP/PemP/PO

8. Kembalikan borang kepada pelanggan jika tidak lengkap.

9. Uruskan proses pendaftaran keahlian seperti berikut:

i. Masuk dan kemaskini maklumat pelanggan ke dalam

pangkalan data.

PP/PemP/PO

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 8/19

TINDAKAN T/JAWAB ii. Memaklumkan kepada pengguna berkaitan prosedur

pinjaman dan pemulangan, pembaharuan pinjaman,

tempoh pinjaman dan kadar denda.

PP/PemP/PO

10. Sahkan permohonan. KB/ PP Pengaktifan Pendaftaran Keahlian Atas Talian 11. Terima MyKad/ MyKid/ Kad PengenalanTentera/ Polis.

12. Rekodkan maklumat pendaftaran keahlian atas talian

dalam Borang Pengaktifan Pendaftaran Atas Talian

(Lampiran: PK.PPAS(O)06(L6)).

13. Lakukan tindakan 9 (i-iv).

PP/PemP/PO

14. Maklum kepada pelanggan berkaitan:

i. Keahlian, Pinjaman dan Pembaharuan

ii. Peraturan Perpustakaan dan Denda

iii. Katalaluan

PP/PemP/PO

15. Failkan Borang Pendaftaran Keahlian.

16. Sediakan statistik keahlian.

PP/PemP/PO

B. Pembaharuan Keahlian Perpustakaan Yang Tamat Tempoh

17. Terima borang (Lampiran: PK.PPAS(O)06(L3)) dan kad

keahlian daripada pelanggan.

18. Semak borang dan pastikan ia lengkap.

19. Proses permohonan pembaharuan.

PP/PemP/PO

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 9/19

TINDAKAN T/JAWAB 20. Proses pembaharuan keahlian:

i. Kemaskini maklumat pelanggan dalam pangkalan

data.

ii. Aktifkan semula status/ tempoh keahlian dalam

pangkalan data.

iii. Ulang tindakan 9(ii–iii).

PP/PemP/PO

21. Failkan borang.

22. Kemaskini statistik Pembaharuan Keahlian.

PP/PemP

C. Pendaftaran Keahlian BPD Di Perpustakaan Raja Tun Uda

23. Pastikan pelanggan telah berdaftar sebagai ahli biasa

PPAS. 24. Terima Borang Pendaftaran Keahlian untuk BPD yang

telah dilengkapkan. (Lampiran: PK.PPAS(O)06(L4)).

25. Terima bayaran yuran keahlian.

26. Keluarkan resit bayaran.

27. Rekodkan bayaran yuran keahlian.

PP/PemP/PO

28. Sahkan permohonan. KB/PP 29. Failkan borang ke dalam Fail Pendaftaran Keahlian BPD.

30. Kemaskini statistik keahlian BPD.

PP/PemP/PO

31. Serahkan wang kutipan yuran pendaftaran perkhidmatan

BPD kepada KEW/P.

PP/PemP/PO

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 10/19

TINDAKAN T/JAWAB D. Pembaharuan Keahlian Perkhidmatan BPD 32. Terima borang untuk pembaharuan keahlian BPD

(Lampiran: PK.PPAS(O)06(L5)).

33. Semak borang dan pastikan maklumat lengkap.

34. Ulang tindakan 25 - 27.

35. Aktifkan semula status/ tempoh keahlian dalam pangkalan

data.

PP/PemP/PO

36. Sahkan permohonan. KB/PP 37. Failkan borang dan kemaskini statistik keahlian BPD.

38. Serahkan wang kutipan bayaran Pembaharuan Keahlian

BPD kepada KEW/P.

PP/PT

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 11/19

8. CARTA ALIRAN KERJA A. Pendaftaran Keahlian Baru (Biasa)

TINDAKAN T/JAWAB

KB

- Rancang dan selia proses perkhidmatan

Pendaftaran keahlian.

PPP PP/PemP/PO

- Sediakan jadual kakitangan bertugas di kaunter

- Pastikan segala peralatan dalam keadaan

baik dan sempurna.

PP/PemP/PO

- Terima MyKad/ MyKid/ Kad PengenalanTentera/ Polis/ Pasport

- Semak sama ada pelanggan pernah menjadi ahli atau tidak.

- Pernah?

- Mohon pelanggan isi borang Pendaftaran Keahlian.

Ya

Tidak

Semak keahlian aktif/ luput.

MULA

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 12/19

A. Pendaftaran Keahlian Baru (Sambungan) TINDAKAN T/JAWAB

PP/PemP/PO

- Semak dan pastikan borang telah

dilengkapkan dengan betul.

- Lengkap?

- Masukkan dan kemaskini maklumat pelanggan ke dalam pangkalan data

- Maklum kepada pelanggan peraturan

PPAS & kata laluan portal

KB/PPP - Sahkan permohonan

PP/ PT - Failkan borang. - Sediakan statistik keahlian.

A

Arah pelanggan lengkapkan borang

Tidak

Ya

TAMAT

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 13/19

A. Pengaktifan Pendaftaran Keahlian Atas Talian TINDAKAN T/JAWAB

PP/PemP/PO

- Terima MyKad/ MyKid/ Kad Pengenalan Tentera/ Polis

- Rekod dalam Borang Pengaktifan Pendaftaran AtasTalian

- Masukkan dan kemaskini maklumat pelanggan ke dalam pangkalan data

- Fail borang.

PP/PemP/PO

- Sediakan statistik keahlian.

TAMAT

MULA

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 14/19

B. Pembaharuan Keahlian Perpustakaan TINDAKAN T/JAWAB

PP/ PT/ PAP - Terima borang keahlian.

- Semak dan pastikan borang telah dilengkapkan dengan betul.

- Lengkap?

- Kemaskini maklumat pelanggan dalam

pangkalan data.

PP/PemP/PO

- Aktifkan status/ tempoh keahlian dalam

pangkalan data.

- Failkan borang

- Sediakan statistik pembaharuan keahlian

MULA

Kembalikan boring kepada pelanggan untuk dilengkapkan

Tidak

Ya

TAMAT

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 15/19

C. Pendaftaran Keahlian BPD di Perpustakaan Raja Tun Uda TINDAKAN T/JAWAB

PP/ PT/ PO - Pastikan pelanggan telah menjadi ahli biasa

- Ahli?

- Terima borang Pendaftaran Keahlian BPD yang telah dilengkapkan

- Semak dan pastikan borang telah dilengkapkan dengan betul.

- Lengkap?

- Terima bayaran yuran keahlian

- Keluarkan resit bayaran.

- Rekodkan bayaran yuran keahlian.

KB/ PP

- Sahkan permohonan

MULA

Ya

Lengkapkan

Minta pelanggan mendaftar sebagai ahli perpustakaan PPAS

Tidak

Ya

Tidak

A

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 16/19

C. Pendaftaran Keahlian Perkhidmatan BPD Di Perpustakaan Raja Tun Uda (Sambungan)

TINDAKAN T/JAWAB

PP/ PT - Failkan borang.

- Kemaskini statistik keahlian BPD.

PP/ PemP/ PO - Serahkan wang kutipan yuran kepada KEW/P.

TAMAT

A

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 17/19

D. Pembaharuan Keahlian Perkhidmatan BPD TINDAKAN T/JAWAB

PP/ PT/ PAP

- Terima borang Pembaharuan Keahlian

BPD

- Semak Borang Pembaharuan Keahlian BPD dan pastikan maklumat lengkap

- Lengkap?

- Terima bayaran yuran keahlian

- Keluarkan resit bayaran

- Rekodkan bayaran yuran keahlian

- Aktifkan semula status/ tempoh keahlian dalam pangkalan data

KB/ PPP

- Sahkan permohonan

PP/ PT

- Failkanborang

- Serah wang kutipan yuran kepada KEW/P

MULA

Ya

Lengkapkan Tidak

TAMAT

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 18/19

9. REKOD KUALITI

Bil. JenisRekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

Fail Pendaftaran Keahlian

Fail Perangkaan Keahlian

(Bangsa/ Pekerjaan)

Fail StatistikKeahlian

Fail Keahlian Baru BPD

Fail Borang Pembaharuan/

Kerosakan/ Kehilangan Kad

Fail Pengurusan Risiko

Semua Pusat

Perkhidmatan

Semua Pusat

Perkhidmatan

Semua Pusat

Perkhidmatan

Perpustakaan Raja Tun

Uda

Semua Pusat

Perkhidmatan

Semua Pusat

Perkhidmatan

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

PROSEDUR

OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)06

NO. KELUARAN

: 01

PENDAFTARAN KEAHLIAN

PERPUSTAKAAN & KEAHLIAN PERKHIDMATAN

BPD

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 19/19

10. LAMPIRAN

Bil. JenisLampiran Lampiran 10.1

10.2

10.3

10.4

10.5

10.6

Contoh Borang Pendaftaran Keahlian

Contoh Kad Keahlian PPAS

Contoh Borang Untuk Pembaharuan Keahlian

Contoh Borang Pendaftaran Keahlian untuk BPD

Contoh Borang Untuk Pembaharuan Keahlian BPD

Contoh Borang Pengaktifan Pendaftaran Atas

Talian

PK.PPAS(O)06(L1)

PK.PPAS(O)06(L2)

PK.PPAS(O)06(L3)

PK.PPAS(O)06(L4)

PK.PPAS(O)06(L5)

PK.PPAS(O)06(L6)