perekayasaan majlis daerah sabak bernam : lesen...
Post on 13-Aug-2019
255 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Pendaftaran Projek : LESEN PENJAJA
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa yang
di ambil oleh MDSB bagi mendapatkan kelulusan lesen
perniagaan. Jika ditambahbaik daripada segi masa dan
beban kos, peniaga akan lebih berpuas hati dan
merancakkan lagi aktiviti perniagaan dalam kawasan
MDSB Seterusnya dapat menarik minat peniaga kecil
dalam kawasan MDSB.
• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.
• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.
• Komposit borang permohonan
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos pematuhan
Proses : Kelulusan Lesen Penjaja
Mula : Terima permohonan
Tamat : Pemohon terima surat kelulusan
Dalam Skop : MDSB
Luar Skop : Agensi dirujuk
Carta Perbatuan Ahli Pasukan
Fasa Mula Tamat Champion: YDP MDSB (Zailani bin Kadir)
Penubuhan Pasukan 20 Nov 13 21 Nov 13 Ketua Projek : En. Helmi bin Hamzah ( 013 3401232;
helham72@gmail.com) Inventori Lesen 20 Nov 13 21 Nov 13
Perekayasaan (BPR) 20 Nov 13 21 Nov 13
Analisa Data 20 Nov 13 21 Nov 13
Cadangan Penyelesaian 20 Nov 13 21 Nov 13
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja
(a) Berisiko - Lesen Penjaja (Statik / Bergerak)
(b) Tidak Berisiko - Lesen Penjaja (Pasar Malam / Pagi )
-Penjaja Bazar Ramadhan
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pt (K/L)
PPKP
PKP/PT
1. Hantar permohonan
Proses Kerja Semasa Berisiko (As-Is) Lesen Penjaja
3. Buka Fail & Minit kepada
PPKP MP: 10 minit
4. Lawatan Tapak
MP: 4 Jam
8. Pemohon terima makluman keputusan
MM: 4 jam
MM: 1 hari
2.Semak &
Daftar
MP : 5m
7. Buat surat Keputusan Lesen
beserta syarat Penjaja dan maklumkan kepada pemohon
melalui telefon MP: 20 minit
Tidak lengkap
Lengkap
5. Buat laporan dan syor
MP: 30 minit
Ya
Tidak
MM: 10 hari
Ambil lesen dan buat bayaran
MM: 1 hari
MM: 15 hari
6. Pertimbangan
kelulusan
MP: 10 minit
# Aktiviti
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa
Proses
(min)
Masa
Menunggu
(min)
Jumlah
Masa
(min) BVA NVA
1 Hantar Permohonan √ 0 0 0
2 Terima Semak Dan Daftar √ 5 240 245
3 Buka Fail dan minit kepada PPKP √ 10 7200 7210
4 Lawatan Tapak √ 240 480 720
5 Buat laporan dan syor kepada PKP/PT √ 30 30 60
6 Buat keputusan √ 30 4800 4830
7
Buat surat Keputusan Lesen beserta syarat
Penjaja dan maklumkan kepada pemohon
melalui telefon
√ 20 0 20
8 Pemohon terima makluman keputusan √ 0 0 0
Total 335 12750 13085
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko) – As-Is
Kecekapan Proses = 335 / 13,085 = 99.5 %
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pt (K/L)
PKP/PT/PPKP
1. Hantar permohonan
Proses Kerja Semasa (As-Is) Permit Tidak Berisiko
6. Terima lesen
MM:5 minit
2.Semak
MP; 5m
3.Lulus
MP: 10
minit
4. Buat resit dan lesen MP: 10 minit
Tidak lengkap
Lengkap
MM:5minit
5. Buat pembayaran MP: 10 minit
MM:5minit
Undian Petak (Bulan Puasa)
# Activity
Customer
Value Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa
Proses
(min)
Masa
Menunggu
(min)
Jumlah
Masa
(min) BVA NVA
1 Hantar Permohonan √ 0 0 0
2 Terima Borang Dan Semak √ 5 5 10
3 PPKP meluluskan √ 10 5 15
4 Buat resit dan lesen √ 10 5 15
5 Pemohon membuat bayaran √ 10 0 10
6 Terima Lesen √ 0 0 0
Total 35 15 50
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Tidak Berisiko)
Kecekapan Proses = 35 / 50 = 70%
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pt (K/L)
PPKP
PKP/PT
1. Hantar permohonan
Proses Kerja Semasa (As-Is) dengan penambahbaikan Lesen Penjaja Berisiko
3. Buka Fail & Minit kepada
PPKP MP: 10 minit
4. Lawatan Tapak
MP: 4 Jam
8. Pemohon terima makluman keputusan
MM: 4 jam
MM: 1 hari
2.Semak &
Daftar
MP : 5m
7. Buat surat Keputusan Lesen
beserta syarat Penjaja dan maklumkan kepada pemohon
melalui telefon MP: 20 minit
Tidak lengkap
Lengkap
5. Buat laporan dan syor
MP: 30 minit
Ya
Tidak
MM: 10 hari
Ambil lesen dan buat bayaran
MM: 1 hari
MM: 15 hari
6. Pertimbangan
kelulusan
MP: 10 minit
Telefon dahulu,
kemudian baru
buat surat
Tandatangan
digantikan dengan
electronic signiture
PROSES ‘TO BE’ Lesen Penjaja
(a) Berisiko (Kekal) -Lesen Penjaja (Sementara)
(b) Tidak Berisiko (BPR) -Lesen Penjaja Beredar / Statik / Malam & Sehari
-Penjaja Bazar Ramadhan
Jawatan /
Jabatan Aktiviti
Pemohon
Pt (K/L)
PPKP
1. Hantar permohonan
Proses Kerja Semasa (As-Is) dengan penambahbaikan Lesen Penjaja Berisiko
3. Buka Fail & Minit kepada
PPKP MP: 10 minit
4. Lawatan Tapak dan
laporan MP: 4 Jam
7. Pemohon terima makluman keputusan
MM: 4 jam
2.Semak &
Daftar
MP: 5 minit 6. Maklumkan keputusaan
melalui telefon MP: 10 minit
Tidak lengkap
Lengkap
Ya
Tidak
Ambil lesen dan buat bayaran
MM: 30 minit
MM: 3 hari
5. kelulusan
MP: 1 minit
Buat surat Keputusan
Lesen
# Aktiviti
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa
Proses
(min)
Masa
Menunggu
(min)
Jumlah
Masa
(min) BVA NVA
1 Hantar Permohonan √ 0 0 0
2 Semak Dan Daftar √ 5 240 245
3 Buka Fail dan minit kepada PPKP √ 10 1440 1450
4 Lawatan Tapak dan laporan √ 240 0 240
5 kelulusan √ 1 30 31
6 maklumkan kepada pemohon melalui telefon √ 10 0 10
7 Pemohon terima makluman keputusan √ 0 0 0
Total 266 1710 1976
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (Berisiko) – To-Be
Kecekapan Proses = 266 / 1710 * 100= 15.56 %
No. Perkara Sebelum Selepas
1.
Kecekapan Kerja
a)Berisiko
b)Tidak Berisiko
a) 2.56 %
b) 70 %
a) 15.56 %
b) 70 %
2.
Masa keseluruhan proses
a)Berisiko
b)Tidak Berisiko
a) 28 Hari
b) 50 Minit
a) 4 hari 1 Jam
b) 50 Minit
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
LESEN PENJAJA
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-
undang
(nyatakan akta /
peraturan)
Undang-Undang Kecil
Penjaja (MDKL) 2007
Undang-Undang Kecil
Penjaja (MDKL) 2007
2. Piagam Pelanggan
(Masa Kelulusan)
a) Berisiko – 30 hari
b) Tidak Berisiko – 1
jam
a) 3 hari 1 jam 5 minit
b) 1 jam
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
a) Borang – Percuma
b) Proses - Percuma
c) Kelulusan Lesen
Penjaja:
mengikut kadar lesen
a) Borang – Percuma
b) Proses - Percuma
c) Kelulusan Lesen Penjaja:
mengikut kadar lesen
Muat turun borang dari laman
web
4. Nama Borang
• Komposit
• Contoh
Borang Lesen Penjaja Borang Lesen Penjaja Borang Lesen
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
5. Tempoh sahlaku 1 Tahun 1, 2, 3 Tahun Cadangan Tempoh
Tamat Mengikut
Tarikh Kelulusan 6. Pembaharuan 1 Tahun 1, 2, 3 Tahun
7. Agensi yang
dirujuk
a) JKR (jika bukan ditapak
yang disediakan)
b) Unit Penguatkuasa MDKL
a) JKR (jika bukan ditapak
yang disediakan)
b) Unit Penguatkuasa MDKL
8. Keperluan
Dokumen
sokongan
a) Kad Pengenalan
b) Gambar
c) Kad Suntikan
d) Sijil Pengendalian makanan
e) Pelan Lokasi
f) Gambar Gerai/Tapak
a) Kad Pengenalan
b) Gambar
c) Kad Suntikan
d) Sijil Pengendalian
makanan
e) Pelan Lokasi
f) Gambar Gerai/Tapak
9. Kaedah
Permohonan Manual Manual
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Isu dan Cabaran
Waste Isu Penambahbaikan
Correction
Over Process Lawatan tapak dan laporan dibuat
secara berasingan
Laporan perlu dibuat semasa lawatan tapak
Over Produce PBT mempunyai beban kerja yang
tinggi di awal tahun kerana perlu
memproses semua lesen pembaharuan
Cadangan Tempoh Tamat lesen mengikut Tarikh
Kelulusan
Waiting 1. PPKP mengambil masa yang lama
untuk membuat lawatan tapak
2. Kelulusan oleh PKP mengambil
masa kerana tugasan luar
3. Proses buat surat keputusan
didahulukan berbanding menalifon
pemohon
4. Tandatangan manual mengambil
masa.
1. PPKP perlu membuat lawatan tapak dalam
masa 5 hari
2. Penurunan kuasa kelulusan kepada PPKP
3. Telefon dahulu, kemudian baru buat surat
4. Tidak perlu tandatangan untuk surat kelulusan
dengan menggantikan cetakan berkomputer
Transportation 1. Pemohon perlu datang ke MBPJ
samata-mata untuk membeli
borang
2. Pemohon perlu datang ke PBT
setiap tahun
1. Cadangan memansuhkan wajib pembelian
borang dan diganti dengan caj pemprosesan.
Borang disediakan di laman web dan boleh
didownload secara percuma. Pemohon yang
mengambil borang di kaunter, masih
dikenakan bayaran.
2. Cadangan Tempoh hayat lesen diberi pilihan
untuk 1, 2 atau 3 tahun
Isu dan Cabaran
Waste Isu Penambahbaikan
Inventory
Motion
Others Untuk pembaharuan lesen, Jabatan
Pelesenan dibebankan untuk memastikan
keperluan Jabatan – Jabatan lain dipenuhi
menyebabkan lesen lambat/ tidak dikeluarkan.
Contoh: Pembaharuan Lesen memerlukan
kompaun dijelaskan, Pembaharuan tukar guna
bangunan, Permit Struktur/ Bangunan dan lain
lain.
Pembaharuan Lesen dikeluarkan tanpa
mengambil kira keperluan jabatan - jabatan
lain. Jabatan lain perlu mengambil tindakan
mengikut saluran masing - masing.
top related