peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat

JENIS-JENIS MESYUARAT

Dibentang olehSiti Amira binti Sallehudin

• 1 kali 1 tahun

• Rencana :

– membentangkan aktiviti tahun lalu

– meluluskan penyata kira-kira

– merancang kegiatan tahun hadapan

– memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru

– meluluskan cadangan yang dikemukakan

• Notis mesyuarat (agenda) diberi 14 hari awal.

• Usul dihantar 7 hari awal (setiausaha)

• Setiausaha & penolong setiausaha

menyediakan semua laporan aktiviti.

• Bendahari menyediakan laporan kewangan

utk dibentangkan.

• Tatacara mesyuarat.

• Agenda :

- pertukaran jawatan semua ahli

jawatankuasa induk

- perubahan perlembagaan persatuan secara

mendadak

- penyelesaian masalah kewangan yang

mendesak

- hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa

yg lama

• Pemberitahuan mesyuarat 14 hari awal.

• Minit mesyuarat agung lepas tak perlu

dibincangkan

• Kehadiran ahli perlu 2/3 drpd jumlah keseluruhan

• Melantik seorang ahli menjadi pencatat minit

mesyuarat

• Pembubaran boleh berlaku jika mesyuarat

memerlukan AJK baru.

• Perbincangan yg memerlukan kata putus

dgn segera drpd AJK

• Diadakan pd tarikh & masa yg diperlukan

• Pengerusi @ AJK yg menggantikan

pengerusi mengendalikan mesyuarat

• Kehadiran penuh (semua AJK)

• Setiausaha menyediakan minit mesyuarat

&

• Edarkan minit mesyuarat

• AJK perlu mengambil tindakan segera ttg isu

yg diputuskan

• Organisasi yg dikendalikan oleh 1

jawatankuasa (tugas khas)

• Mengikut tatacara & sebarang perubahan

bergantung kpd pengerusi

• Surat pemberitahuan & Agenda mesyuarat

(seminggu awal)

• Mengadakan perbincangan terbuka

(jika perlu)

• Usul rasmi jawatankuasa kecil dirasmikan

dlm mesyuarat ini.

• Tatacara mesyuarat

• Membincangkan isu penting

• Diadakan pd tarikh & masa yang amat

diperlukan.

• Dipengerusikan oleh pengerusi @ AJK lain

• Setiausaha mencatat & menyediakan minit

mesyuarat & edarkan pd semua AJK

• Kehadiran penuh (semua AJK)

• AJK perlu segera mengemukakan minit

mesyuarat dengan tujuan menyegerakan

pelaksanaan sesuatu projek.

PERANAN DAN

TANGGUNGJAWAB AHLI

JAWATANKUASA MESYUARAT

Dibentang oleh :Siti Noor Amira binti Mohammad

Johari

PENGERUSI

PengerusiPeranan dan tanggungjawab

• Memulakan mesyuarat setelah mencukupikorum dan pada waktu yang tetapkan.

Antara perkara yang perlu disentuh semasamesyuarat dimulakan ialah :

• Semasa kata aluan, pengerusi perlumemperkenalkan jemputan khas kepada ahli

lain.

• Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuaratdiadakan dan agenda-agenda yang perlu

dibincangkan.

• Apabila mesyuarat pertama kali ataumesyuarat agung diadakan, pengerusi perlu

menegaskan supaya ahli yang bercakapmemperkenalkan diri.

• Semua pendapat perlu ditujukan kepadapengerusi.

Semasa mesyuarat dijalankan seorangpengerusi seharusnya :

• Mengemukakan perkara –perkara yang ingin dibincangkan secara jelas dan padat.

• Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dandalam bahasa yang mudah difahami.

• Menjadi orang yang paling aktif danbertindak sebagai fasilitator.

• Pandai dan boleh mengawal suasanamesyuarat.

• Mengambil perhatian terhadap idea-idea yang dikemukakan.

• Sentiasa menjadi pendengar yang baik.

• Merumus agenda dengan padat dan tepat.

• Perlu memastikan supaya dua orang ataulebih ahli tidak bercakap pada satu masayang sama.

• Tidak boleh mengundi kecuali dalamkeadaan yang memerlukan kata putusdalam sesuatu keputusan yang kontroversial atau 50-50.

• Tidak boleh memperkecilkan pendapat dancadangan ahli.

SETIAUSAHA

SetiausahaSebelum mesyuarat

• Berbincang dengan pengerusi untukmenyediakan agenda mesyuarat.

• Menghantar surat jemputan mesyuaratlebih awal.

• Memastikan tempat mesyuarat.

• Menyediakan peralatan yang berkaitanseperti kertas, pen dan sebagainya.

• Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.

Semasa mesyuarat

• Datang lebih awal ke tempat mesyuaratuntuk memastikan semua persiapan tidaktergendala dan diatur dengan sempurna.

• Mencatat butir dan perbincanganmesyuarat dengan ringkas, tepat danpadat.

• Mengedar kertas/borang kehadiranmesyuarat kepada ahli yang hadir.

Selepas mesyuarat

• Menyiapkan minit mesyuarat seberapasegera.

• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaansecepat mungkin untuk tindakan merekayang terbabit.

AHLI

AhliPeranan dan tanggungjawab• Ahli Jawatankuasa yang terlantik

bertanggungjawab untuk memberikan buahfikiran yang bernas untuk memajukan

pertubuhan atau untuk menjayakan projek.

• Ia juga harus sanggup bekerjasama dengansemua ahli jawatankuasa lain dengan baik sertasanggup pula memberikan khidmat bakti secara

ikhlas dan jujur

25

Dibentang olehAteeq Medina bt Mohd Maliki

PENGURUSAN

MESYUARAT

26

Agenda Mesyuarat

• Perutusan pengerusi

• Pengesahan minit mesyuarat yang lepas

• Perkara-perkara berbangkit

• Pembentangan kertas kerja

• Hal-hal lain

• Penutup

27

PENGURUSAN MESYUARAT

– Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkannasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah ygtimbul.

– Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadualmesyuarat perlu dirancang dengan teliti supayamesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.

– Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberisumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.

– Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesananfungsi sesebuah jawatankuasa.

28

TINDAKAN PRA-MESYUARAT

1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempatmesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa

2. Membuat tempahan bilik mesyuarat

– Tempahan secara bertulis

– Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

29

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan

– Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat

– Tentukan bilangan salinan kertas kerja

– Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranyamelebihi 15 muka surat

4. Menghantar surat jemputan mesyuarat

– Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat

– Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

30

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat

– Bilik bersih dan kemas

– Tempat duduk mencukupi

– Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP danpembesar suara

6. Menentukan kehadiran

– Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir

– Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

31

7. Perbincangan pra mesyuarat

– Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perludiambil bagi menyelesaikan masalah

8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat

– Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi

– Tepati masa

– Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

32

TINDAKAN SEMASA

MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat

• Senarai kehadiran mesyuarat

• Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat

• Keputusan yang dibuat

• Tindakan susulan yang perlu diambil

33

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS

MESYUARAT

• Penyediaan Minit• Format Minit Mesyuarat• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat• Catatan Perbincangan• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia• Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan• Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau

Jabatan Bertanggungjawab

34

i) Penyediaan Minit

• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepadaahli mesyuarat

• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat

ii) Format Minit Mesyuarat

Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

35

iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat

• Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir

iv) Catatan Perbincangan

Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang

menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukanatau untuk makluman sahaja

36

v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

• Bilangan

• Rujukan minit

• Perkara

• Tarikh hantar

• Kementerian atau jabatan

• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia

• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia

• Tarikh maklumbalas dibentangkan

• Status

37

vi) Laporan Maklumbalas Oleh

Urusetia

• Cabutan keputusan

• Ringkasan dan ulasan urusetia

• Maklumbalas dari kementerian-kementerian ataujabatan-jabatan

• Senarai kementerian atau jabatan yang belummemberi maklumbalas

38

vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari

Kementerian / Jabatan

Cabutan keputusan

Kedudukan masakini

Peringkat pelaksanaan / pencapaian

Masalah pelaksanaan

Cadangan penyelesaian masalah

39

viii) Penyediaan Laporan

Maklumbalas Oleh Kementerian /

Jabatan Bertanggungjawab

• Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenaipelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam

• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklahdiberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaraspelaksanaan program

TATACARA DAN MINIT MESYUARAT

Dibentang oleh

Rosiah binti Omar

• Presiden boleh menunggutidak lebih daripada 15 atau 30 minit untukkorum dipenuhi oleh ahlijawatankuasa.

Selepas itu, jika masihtidak mencukupi bilanganyang hadir, mesyuaratmesti dibatalkan dan satumesyuarat baru dipanggilsemula.

• Jangan tiba lewat.

• Elakkan gangguan telefon kecuali perkaraterpenting.

• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpakebenaran

• Elakkan cara duduk yang tidak bersopan danmenunjukkan kurang minat.

• Mendengar dengan aktif dan memberiperhatian.

• Memberi sumbangan.

• Memberi tumpuan supaya objektifmesyuarat tercapai.

• Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

Minit mesyuarat harus mengandungi perkaraperkara berikut :

• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.• Tarikh, masa dan tempat.• Senarai kehadiran.• Senarai hadir bersama.• Urusetia – senaraikan pegawai-pegawai yang

menjadi urusetia mesyuarat. Susunan namahendaklah mengikut kekananan.

• Perutusan Pengerusi.

• Pengesahan minit mesyuarat.• Perkara-perkara Berbangkit.• Perbincangan perkara baru – susunan tajuk

adalah mengikut agenda mesyuarat.• Perbincangan kertas kerja.• Hal-hal lain.• Penutup.• Nama setiausaha/urusetia yang

mencatatkan minit.• Tarikh.

CONTOH MINIT MESYUARAT