pengurusan panitia 1

TAKLIMAT PENGURUSAN PANITIA, PENDEDAHAN KBAT DAN PISAKEPADA KETUA PANITIA SAINS

DAERAH BARAT DAYA DAN TIMUR LAUT

TARIKH: 12 MAC 2015 (KHAMIS)TEMPAT: KKTM , BALIK PULAU

PENGURUSAN PANITIA

•BIDANG TUGAS KETUA PANITIA •SISTEM FAIL KPM•PENGURUSAN MESYUARAT

PENGENALAN

Pengurusan Panitia Mata Pelajaran amat penting dalam memberikan fokus guru-guru

mata pelajaran dalam meningkatkan tahap

keberkesanan P&P serta pencapaian murid dalam mata

pelajaran berkenaan

Kerjasama ahli panitia dapat meningkatkantahap profesionalisme keguruan serta

merancangkan peningkatan pencapaianpelajar melalui aktiviti pembelajaran

terancang yang lebih klinikal dan menjurus kepada potensi pelajar..

PENGENALAN

ORGANISASI

Terdiri daripada sekumpulan manusia yang diikat dengan peraturan, yang bekerja dengan matlamat yangsama untuk mencapaiobjektif, misi dan visi penubuhan organisasi

ORGANISASI

Panitia mata pelajaran adalah subunit dalam sesebuah sekolah (organisasi ) dan melaksanakan fungsinya untuk membantu sekolah mencapai objektif, misi dan visi

BIDANG TUGAS KETUA

PANITIA

PANITIA MATA PELAJARAN

Panitia mata pelajaran adalah sebuah badan ikhtisas yang dianggotai oleh semua guru yang mengajarkanmata pelajaran yang sama di sesebuah sekolah

PANITIA MATA PELAJARAN

Badan ini hendaklah dipimpin dan dikendalikan oleh seorang guru kanan yang dilantik sebagai ketua panitia oleh Guru Besar atau Pengetua

Pengetua, PKP, PK HEM, PK Kokurikulum dan Penyelia Petang juga adalah sebagai ahli

mengikut mata pelajaran opsyen disamping tugas sebagai penasihat.

PENGURUSAN PANITIAPenasihat

Pengetua / Guru Besar

Pengerusi

Naib Pengerusi

Setiausaha

Ahli-ahliGuru Mata Pelajaran

Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 4 /1986

PANITIA MATA PELAJARAN

1. Kejayaan para pelajar dalam pembelajaran dan motivasi serta minat mereka terhadap sesuatu mata pelajaran yang dipelajari mempunyai hubungan rapat dengan kebolehan dan keberkesanan guru yang mengajar

Berdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun1986

2. Mempunyai peranan yang penting dalam menentukan sama ada matlamat pencapaian akademik para pelajar di sekolah tercapai atau tidak

PANITIA MATA PELAJARAN

Berdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun 1986

3. Menggemblengkan tenaga dan menyelaras aktiviti / tugas mengajar

PANITIA MATA PELAJARAN

Berdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun 1986

PANITIA MATA PELAJARAN4. Semangat bekerjasama, saling membantu dan berkongsi fikiran, pengalaman serta kepakaran untuk memperbaiki lagi kecekapan dan keberkesanan mereka ....usaha mereka lebih terkelola dan bersepaduBerdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun 1986

PANITIA MATA PELAJARAN

5. Berpeluang menyelesaikan masalah pengajaran dan pembelajaran ( motivasi, sikap dan tabiat pelajar )

Berdasarkan kepada SPI Bil. 4 Tahun 1986

TUJUAN PANITIASPI Bil. 4/1986

menyatakan tujuan panitia ialah :

1. Memperbaiki dan meningkatkan mutu P & P

2. Berikhtiar dan berusaha mendapatkan strategi pengajaran yang inovatif dan memotivasikan pembelajaran para pelajar 3. Memperbaiki prestasi pelajar dalam peperiksaan sekolah dan awam dalam mata pelajaran berkenaan

4. Mewujudkan kerjasama antara panitia mata pelajaran dengan persatuan atau kelab akademik

1986

DSK/SP/HSP SP/RPT/

RPHBuku Teks/

Rujukan

Mesyuarat

Panitia

Program PeningkatanAkademik

PentaksiranPerkembangan Staf

BBM/Interaktif

Fail

BilikKhas

Stok & Inventor

i

Kewangan

PERANAN PANITIA

Peranan

Panitia

Peranan Panitia

A. Pengurusan1. Ketua Panitia berfungsi sebagai

pakar rujuk2. Ahli jawatankuasa kurikulum

sekolah3. Mengurus dan mempengerusikan

mesyuarat panitia4. Menguruskan fail panitia5. Membantu pentadbir menjalankan

pencerapan guru dan hasil kerja murid

Peranan Panitia

A. Pengurusan

6.Merujuk masalah panitia kepada pentadbir

7. Mencadangkan agihan guru mata pelajaran kepada Jawatankuasa Jadual Waktu

1. Menyelaras dan menyemak penyediaan soalan dan skema markah

2. Memastikan tahap keselamatan / kerahsiaan dalam mengurus penilaian dan pentaksiran

3. Menyediakan laporan analisis keputusan peperiksaan dalaman dan awam

Peranan PanitiaB. Penilaian dan Pentaksiran

4. Menyelaraskan penyediaan Headcount ( TOV, sasaran dan pencapaian peperiksaan ) mata pelajaran

5. Penyeliaan dan pemantauan serta bimbingan melaksanakan kerja-kerja kursus ( PBS )

Peranan Panitia

B. Penilaian dan Pentaksiran

C. Pengajaran dan Pembelajaran

1. Merancang dan menyelaraskan strategi program peningkatan prestasi

2. Membimbing guru meningkatkan keberkesanan Pengajaran dan Pembelajaran

Peranan Panitia

1. Mengadakan projek menyediakan bahan bantu mengajar

2. Menyenaraikan alat bantu mengajar

3. Menguruskan penggunaan BBB / BBM / BSM secara optima

Peranan Panitia

D. BBB / BBM / BSM

Peranan Panitia

1. Merancang dan mengendalikan perkembangan staf untuk menambah pengetahuan dan kemahiran ahli

E. Perkembangan Staf

1. Bekerjasama dengan persatuan akademik untuk merancang aktiviti persatuan yang berkaitan dengan kurikulum

F. Persatuan akademik

Peranan Panitia

Peranan Panitia

G. Kewangan

1.Mengkaji keperluan dan menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan

2. Mengurus perolehan mengikut tatacara kewangan

3. Menguruskan stok

Peranan Panitia

H. Bilik Khas

1. Menyediakan jadual penggunaan

2. Menyediakan peraturan keselamatan murid dan peralatan

3. Memastikan bilik dalam keadaan kondusif untuk pengajaran dan pembelajaran

Peranan Panitia

I. Lain-lain

1. Menjadi AJK peringkat kelompok / zon / daerah

2. Membantu pentadbir menjalankan tugas berkaitan dengan kurikulum

3. Menjalankan tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa

1. Manusia adalah komponen utama penggerak kepada fungsi panitia mata pelajaran

2. Ahli panitia yang berfungsi sahajalah yang mampu membawa kecemerlangan panitia

3. Kecemerlangan panitia dapat memacu sekolah cemerlang dalam aspek kurikulum jika dapat bekerja secara sepadu

4. Kecemerlangan selalunya dikaitkan dengan peningkatan kualiti dan produktiviti

KECEMERLANGAN PANITIA

7. Apabila kita mencapai satu tahap yang cemerlang, terdapat tahap yang lebih tinggi yang perlu dicapai

6. Usaha untuk mencapai tahap cemerlang dari sudut kualiti tidak ada penamatnya kerana ia merupakan satu usaha yang berterusan

5. Budaya kerja sesebuah panitia hendaklah komited kepada usaha-usaha untuk meningkatkan kualiti

dan kuantiti dalam mata pelajaran masing-masing dalam peperiksaan dalaman dan awam

KECEMERLANGAN PANITIA

SISTEM FAILKPM

Definasi Sistem Fail

• Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

• Satu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperoleh dengan cepat apabila dikehendaki

Kegunaan RekodMedia perhubungan / Komunikasi yang penting

Menguruskan maklumat jabatan kerajaan / organisasiMengekalkan bahan rujukan maklumat - kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama disimpanBahan bukti - minit mesyuarat / keputusanBahan penyelidikan dan kajian - sejarah / ekonomi / kebudayaan / perundangan

Ciri-ciri Sistem Fail

1

2

3

4

Bersistem

Mudah dirujuk

Mudah diperoleh

Selamat

Sumber Rujukan AutentikSumber Sebenar

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII –

merujuk kepada tatacara ARKIB

Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007

• Fail manila kad tidak banyak menggunakan ruang1

• Mudah disedia dan mudah disimpan2

• Murah dan mudah diperoleh3

• Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan4

• Rekod mudah dicari apabila diperlukan5

• Cross reference – maklumat berkaitan dimasukkan di dalam fail berkenaan6

Prinsip-prinsip Sistem Fail

BAHAGIAN PERKARA BESAR KOD NOMBOR DAN PERKARA UTAMA

1 PENTADBIRAN 100 100-1 hingga 100-25

2 BANGUNAN DAN HARTA 200 200-1 hingga 200-3

3 KELENGKAPAN DAN BEKALAN 300 300-1 hingga 300-4

4 KEWANGAN 400 400-1 hingga 400-10

5 PERSONAL 500 500-1 hingga 500-2

6 PENGURUSAN KURIKULUM 600 600-1 hingga 600-8

7 PENGURUSAN HEM 700 700-1 hingga 700-6

8 PENGURUSAN KOKURIKULUM 800 800-1 hingga 800-7

9 PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT 900 900-1

10 PENGURUSAN ADUAN 1000 1000-1 hingga 1000-2

Pengkelasan Fail

Tahap Fail : Mengikut Warna Fail• Putih : Terbuka dan terhad

• Hijau : SULIT untuk fail individu (guru)

• Merah Jambu : Rahsia (maruah negara)

• Kuning : Rahsia Besar . Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan

negara bagi kes-kes ISA

Sampul Kecil : Sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail dijumpai, masukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit

FAIL TERHAD - PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan Malaysia / Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan

RAHSIA BESAR

Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia / negeri…dan dimaksudkan bagi makluman sendiri dan pegawai-pegawai lain yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.

Kenyataan

Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat Daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan Tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan berserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972

• Semua sekolah rendah dan menengah di semua Daerah telah menggunakan Sistem Fail KPM yang diselaraskan oleh Arkib Negara.

• Sistem ini telah berkuatkuasa mulai 01 SEPTEMBER 2010.

Sistem Fail KPM

Sistem Fail KPM

Sistem Fail KPM •Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail Nama Fail Pengisian600-3/4/1

Pengurusan Panitia

•Surat Masuk•Surat Keluar

600-3/4/2

Mesyuarat Jawatankuasa

•Surat Panggilan Mesyuarat•Minit Mesyuarat•Salinan Minit Mesyuarat Kurikulum

600-3/4/3

Maklumat Guru • Maklumat Guru•Jadual Waktu•Senarai Nama Murid•Senarai Buku Rujukan

Sistem Fail KPM •Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail Nama Fail Pengisian600-3/4/4

Rancangan Tahunan

•RPT•Dokumen Standard

600-3/4/5

Pencerapan •Jadual Pencerapan Guru•Jadual Semakan Buku Tulis Murid

600-3/4/6

Perancangan Peningkatan

•Perancangan Strategik•Pelan Operasi

600-3/4/7

Analisa Peperiksaan

• Analisa Peperiksaan Awam & Dalaman

Sistem Fail KPM •Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail Nama Fail Pengisian600-3/4/8

Laporan Program

•Laporan Aktiviti Panitia

600-3/4/9

Persatuan Sains

•Jawatankuasa•Perancangan Tahunan

600-3/4/10

Perkembangan Staf

•Laporan LDP KSSR

600-3/4/11

Pengurusan Kewangan

•Agihan PCG•Nota Minta

600-3/4/12

Koleksi Soalan •Soalan Peperiksaan Awam & Dalaman•JSU•Headcount

Sistem Fail KPM •Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)

No. Fail Nama Fail Pengisian600-3/4/13

Pelbagai •Pekeliling berkaitan

600-3/4/14

Stok •Salinan Kew.PA•Salinan Kew.PS

Pengurusan Fail

Namakan Fail - MESYUARAT PANITIA

Nomborkan / Kod

Tebuk lubang 1 inci

Kertas minit di sebelah kiri kulit

Dokumen pertama sebelah kanan

Masukkan tali hijau ke dalam lubang yang

Cara Membuka Fail

sudah ditebuk

• 1

• 2

• 3

• 4

• 5

Dari kanan ke kiri

Surat keluar - pen biru / hitam

Surat masuk – pen merah

Catatkan pada kertas minit

Tulis ikut tajuk lajur

Pernomboran dokumen

Tutup Fail

• 100 bilangan dokumen atau ketebalan fail satu inci

• Nombor fail baharu adalah sama dengan SKJ/600-3/01/01 perlu ditambah JLD. 2

• Fail lama diikat dengan tali putih• Letak di belakang fail baharu

Jangka Hayat Fail Lama

• Lima tahun –kajian keperluan ( simpan, pindah, musnah)• Selepas tempoh 5 tahun tulis surat

kepada Arkib Negara• Jika tiada jawapan, simpan dengan

selamat di tempat yang khas untuk rujukan.