pejabat bursar no. semakan: 00 kod dokumen:...
Post on 10-Mar-2019
286 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 1/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan bagi tujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta bidang tugas dan tanggungjawab bagi proses perolehan melalui pembelian terus, sebut harga, tender, dan rundingan terus.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja seperti berikut:-
Kaedah Had Nilai Perolehan
Pembelian Terus (termasuk secara elektronik (eP)
Sehingga RM20,000
Sebut Harga (termasuk secara elektronik (eP)-eBidding
Melebihi RM20,000 sehingga RM500,000
Tender (termasuk secara elektronik (eP)-eBidding
Melebihi RM500,000
Rundingan Terus Melebihi RM20,000
Prosedur ini menerangkan tatacara lantikan syarikat, permohonan pembelian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.
3.0 TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)
1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP)
http://1pp.treasury.gov.my
PK-Perolehan Kerajaan PK 2.2-Kaedah Perolehan Kerajaan PK 7-Pengecualian daripada tatacara perolehan kerajaan PK 4-Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan PK 5-Perolehan Secara Elektronik
Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM
Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa–jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 2/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
S/K.KEW/PK/D/1100/000000/11/493 Jld 11 SK.5 (9)- 23 November 2012
Cadangan Autonomi dan Bidang Kewangan dan Penjanaan Kekayaan oleh Universiti Penyelidikan
SOP – Autonomi
Standard Operating Procedure (SOP) Perolehan Bagi Pelaksanaan Autonomi Bagi Bidang Kewangan Dan Penjanaan Kekayaan Oleh Universiti Penyelidikan (RU)
SOP – Anak Syarikat SOP Penyertaan Anak Syarikat Dalam Perolehan Universiti
UPM/OPR/BUR-BYR/P008 Prosedur Pembayaran Kepada Pembekal
UPM/OPR/BUR/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian
UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal
UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing
UPM/SOK/KEW/AK004/AST Arahan Kerja Pendaftaran Aset
UPM/SOK/KEW/AK005/AST Arahan Kerja Penyediaan Work Order
OPR/BUR/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut Harga.
OPR/BUR/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender
OPR/BUR/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga
OPR/BUR/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan).
OPR/BUR/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda Dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan
OPR/BUR/GP023/BUY Garis Panduan Perolehan Pembelian Terus Secara Elektronik (ePerolehan)
SOK/KEW/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender
SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga
SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penentuan Dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi
SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setujuterima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak
SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Terimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar
SOK/KEW/GP032/BUY Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus
SOK/KEW/GP033/BUY Garis Panduan Perolehan Secara Sebut Harga
SOK/KEW/GP034/BUY Garis Panduan Perolehan Secara Tender
SOK/KEW/GP035/BUY Garis Panduan Perolehan Secara Rundingan Terus
SOK/KEW/SS003/BUY Senarai Semakan Bagi Permohonan Pembelian Secara Rundingan Terus
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 3/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
SOK/KEW/DF037/AKN Surat Perwakilan Kuasa Dan Kewajipan
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
BKPP : Bahagian Kewangan Pengurusan Perolehan BPOB : Bahagian Kewangan Pengurusan Operasi Berpusat FAMS : Fixed Asset Management System GRN : Good Received Note (Nota Terimaan Bekalan) Manual FAMS : Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKS : Jawatankuasa Spesifikasi JKPT : Jawatankuasa Penilaian Teknikal JKPH : Jawatankuasa Penilaian Harga JKP : Jawatankuasa Penilaian JKPK : Jawatankuasa Penilaian Kerja JKRT : Jawatankuasa Rundingan Terus JKPraK : Jawatankuasa Pra Kelayakan LP : Lembaga Perolehan LPIPM (CIDB)
: Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (Construction Industrial Development Board)
PA : Penolong Akauntan Pemohon : Staf UPM PI : Purchase Inquiry (Pertanyaan Pembelian) PR : Purchase Requisition PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas PO : Purchase Order (Pesanan Belian) PT PTJ : Pembantu Tadbir PTJ PTJ : Pusat Tanggungjawab PTK : Pembantu Tadbir Kewangan RO : Requisition Order (Permohonan Pembelian) SAGA : Standard Accounting for Government Agencies Sistem eRO : Sistem Permohonan Pembelian SSM : Sistem Saraan Malaysia Syarikat : Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan
bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti UPMKB : Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu Urusetia Tender : Staf Bahagian Kewangan Pengurusan Perolehan, Pejabat
Bursar/ Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB
Urusetia Sebut harga
: Staf Bahagian Kewangan Pengurusan Perolehan, Pejabat Bursar/ Bahagian Kewangan, Fakulti Sains dan Pertanian Makanan, UPMKB
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 4/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.0 PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
Pemohon 6.1 Sediakan permohonan perolehan berdasarkan jadual di bawah.
Kaedah Proses
Pembelian terus selain eP
Input permohonan dalam Sistem eRO dengan merujuk Manual Sistem eRO atau Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).
Pembelian terus melalui eP, Sebut
Harga, Tender, Rundingan Terus
Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY)
Pemohon 6.2 Kenalpasti kaedah perolehan.
(a) Jika dalam skop seperti dinyatakan dalam para 2, ikut langkah 6.3;
(b) Jika diluar skop seperti dinyatakan dalam para 2, proses tamat.
Pemohon 6.3 Sedia permohonan perolehan dengan merujuk garis panduan berikut:- (a) Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian
Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) (b) Garis Panduan Perolehan Secara Sebut Harga-
(SOK/KEW/GP033/BUY) (c) Garis Panduan Perolehan Secara Tender-
(SOK/KEW/GP034/BUY) (d) Garis Panduan Perolehan Secara Rundingan
Terus (SOK/KEW/GP035/BUY)
Urusetia Tender Urusetia Sebut
Harga/PTJ
6.4 Proses permohonan perolehan dan lantikan (a) Jika lulus, ikut langkah 6.5; (b) Jika tidak lulus, batal permohonan dan proses
tamat.
Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus
(SOK/KEW/GP032/BUY)
Garis Panduan Perolehan Secara
Sebut Harga (SOK/KEW/GP033
/BUY)
Garis Panduan Perolehan Secara
Tender (SOK/KEW/GP034
/BUY)
Garis Panduan Perolehan Secara Rundingan Terus (SOK/KEW/GP035
/BUY)
6.1 Mula
6.3 Sedia permohonan perolehan
6.2 Kenal pasti kaedah
perolehan
6.1 Permohonan perolehan
Dalam skop
Luar skop
Amat
Bmat
6.4 Proses permohonan
perolehan
Amat
Tidak lulus
Lulus
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 5/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
Pemohon/PTK (BPOB/Seksyen
Kewangan)
6.5 Rujuk Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) untuk penyediaan permohonan pesanan belian.
Borang Permohonan
Pembelian (R.O) (SOK/KEW/ BR002/BUY)
PK/PA/PTK (BPOB/Seksyen
Kewangan)
6.6 Rujuk Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) bagi penyediaan pesanan belian.
Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus
(SOK/KEW/ GP032/BUY)
Pemohon/PTK (BPOB/Seksyen
Kewangan)
6.7 Rujuk Garis Panduan Perolehan Secara Pembelian Terus (SOK/KEW/GP032/BUY) bagi serahan pesanan belian kepada PTJ/Syarikat.
Pemohon/ Pegawai
yang diberikuasa
6.8 Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/ BUY) bagi terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja.
Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan
Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
(SOK/KEW/GP009/BUY)
Pemohon/ Pegawai
yang diberikuasa
6.9 Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS yang boleh diperolehi dari laman sesawang Pejabat Bursar (www.bursar.upm.edu.my/faildokumen) untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).
Pemohon/ Pegawai
yang diberikuasa
6.10 Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY) untuk penilaian prestasi syarikat.
Arahan Kerja Penilaian Prestasi
Syarikat (UPM/SOK/KEW/
AK002/BUY)
6.5 Penyediaan Permohonan Pembelian
6.6 Penyediaan Pesanan Belian
6.7 Serah Pesanan Belian Kepada PTJ/Syarikat
6.8 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
6.9 Rekod Terimaan
6.10 Penilaian Prestasi Pembekal
6.11 Tamat
B
A
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 6/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
7.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM.BUR.400-5/4 Pembelian Terus
Salinan pesanan belian
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
2. UPM.BUR.400-5/5 Fail Sebut Harga Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan {No. Rujukan Sebut Harga}
Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY)
Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY)
Senarai Spesifikasi (DF006/BUY)
Iklan sebut harga B (DF003B/BUY)
Laporan Penilaian Sebut Harga B (SOK/KEW/LP007/BUY)
Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B (DF042/BUY)
Surat edar keputusan sebut harga B
Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan (DF020/BUY)
Dokumen Kontrak
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
7 tahun
PK
3. UPM.BUR.400-5/5 Fail Sebut Harga Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan {No. Rujukan Sebut Harga} UPM.BUR.400-5/6 Fail Sebut Harga Perolehan Kerja {No. Rujukan Sebut Harga}
Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY)
PTK/PA/PK PTK/PA/PK Kabinet Fail di BKPP
7 tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 7/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY)
Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga (Sebut harga A sahaja) (DF014/BUY)
Senarai Spesifikasi (DF006/BUY)
Iklan sebut harga A (DF003A/BUY)
Borang Pembukaan Sebut Harga (Sebut harga A sahaja) (DF006/BUY)
Laporan Penilaian Spesifikasi Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan (SOK/KEW/LP001/BUY)
Laporan Penilaian Tender Perkhidmatan (SOK/KEW/LP002/BUY)
Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan (OPR/BUR/LP001/BUY)
Laporan Sebut Harga Kerja (SOK/KEW/LP004/BUY)
Surat Edaran Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) A/B (DF018/BUY)
Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) A (DF011/BUY)
Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B (DF042/BUY)
Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan (DF020/BUY)
Dokumen Kontrak
4. UPM.BUR.400-5/7 Tender Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan {No. Rujukan Tender} UPM.BUR.400.5/8 Tender Perolehan Kerja {No. Rujukan Tender}
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
7 tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 8/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
Borang Permohonan Pembelian (RO) (SOK/KEW/BR002/BUY)
Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY)
Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga (DF014/BUY)
Senarai Spesifikasi (DF006/BUY)
Format dan Surat Iklan Tender (DF004/BUY)
Borang Pembukaan Tender (DF005/BUY)
Surat Edaran Keputusan Lembaga Perolehan (LP) (DF019/BUY)
Keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP) (DF012/BUY)
Surat Setuju Terima Tawaran (DF020/BUY)
Bekalan/Perkhidmatan
Dokumen Kontrak
5. UPM.BUR.400.5/9 Perolehan Secara Rundingan Terus
Surat Permohonan
Sebut Harga, Profail atau Sijil-sijil Pendaftaran
Surat Sokongan (DF029/BUY)
Surat Kelulusan
Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan (DF020/BUY)
Dokumen Kontrak
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
7 tahun
PK
6. UPM.BUR.400-5/1/16 Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B {Bil Ke-XX }
Laporan Sebut Harga (SOK/KEW/LP007/BUY)
Salinan Iklan
Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga B
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
7 tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 9/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
(DF042/BUY)
7. UPM.BUR.400-5/1/15 Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Universiti {No. Ke-XX }
Agenda Untuk Sebut Harga Universiti (OPR/BUR/DF008/BUY)
Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga
Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Sebut Harga (OPR/BUR/LP003/BUY)
Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan Harga (SOK/KEW/LP003/BUY)
Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan) (OPR/BUR/LP001/BUY)
Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja (SOK/KEW/LP004/BUY)
PTK PTK/PA/PK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
7 tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 10/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
8. UPM.BUR.400-5/1/13 Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan A Universiti {No. Ke-XX } UPM.BUR.400-5/1/14 Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan B Universiti {No. Ke-XX }
Agenda Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP) (DF009/BUY)
Dokumen Minit Mesyuarat Tender
Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Tender (untuk lantikan baru) (OPR/BUR/LP002/BUY)
Laporan Penilaian Spesifikasi Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan (SOK/KEW/LP001/BUY)
Laporan Penilaian Tender Perkhidmatan (SOK/KEW/LP002/BUY)
Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan) (OPR/BUR/LP001/BUY)
Laporan Penilaian Kerja (SOK/KEW/LP004/BUY)
PTK PTK/PA/PK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
7 tahun
PK
9. UPM.BUR.400-5/1/15 Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga A (Minit Mesyuarat Sebut Harga A)
Dokumen Minit Mesyuarat Sebut Harga
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
7 Tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 11/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
10. UPM.BUR.400-5/1/13 Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan A (Minit Mesyuarat Lembaga Perolehan A) UPM.BUR.400-5/1/14 Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan B (Minit Mesyuarat Lembaga Perolehan B)
Minit Mesyuarat Lembaga Perolehan
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
7 Tahun
PK
11. Dokumen kontrak PTJ PTJ PTJ
7 tahun
Ketua PTJ
12. Daftar Sebut Harga B (BD037/BUY) PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di BPOB/Seksyen
Kewangan
3 Tahun
PK
13. Daftar Sebut Harga A (BD001/BUY) PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 Tahun
PK
14. Daftar Tender (BD002/BUY) PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
3 Tahun
PK
15. Daftar Rundingan Terus (BD010/BUY)
PA PTK
TB/PB PA PTK
Kabinet Fail di BPPA
3 Tahun
PK
16. Daftar Kontrak Tender (BD003/BUY)
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
3 Tahun
PK
17. Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti (BD004/BUY)
PA/PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di Bahagian Perolehan
3 Tahun
PK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 12/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
18. Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Tender (BD005/BUY)
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di BKPP
3 Tahun
PK
19. Nota Pulangan Barang (NPB) atau dokumen berkaitan (DF035/BUY)
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
20. Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja atau dokumen berkaitan (DF036/BUY)
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P016
Halaman: 13/13
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR PEROLEHAN UNIVERSITI Tarikh: 16/03/2018
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
8.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disediakan &Disemak
Diluluskan/
Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
01 00 SOK :KEW 01/2018
Mesyuarat Semakan Pengurusan Bil. 2/2018
TPKD PP TWP PP 16/03/2018
top related