panduan pelaksanaan projek inovasi kelab dan persatuan di sekolah

PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK INOVASI

KELAB DAN PERSATUAN DI SEKOLAH

LANGKAH 1PENUBUHAN KUMPULAN

- Tubuh kumpulan dari Kelab dan Persatuan yang sama

- 6 hingga 10 orang ahli adalah ideal- Pilih ketua kumpulan, beri nama kumpulan,

carta organisasi kumpulan, logo, moto, objektif kumpulan mengikut jabatan

- Carta pembatuan projek dan laksanakanmesyuarat kumpulan

PROFIL KUMPULAN

• Tarikh Ditubuhkan:• Fasilitator:• Ketua Kumpulan:• Penolong Ketua

Kumpulan:• Setiausaha:• Ahli-ahli Kumpulan:

• GAMBAR KUMPULAN:

LOGO & MOTO KUMPULAN

• Kumpulan perlu menjelaskan Logo & juga moto kumpulan. Ia boleh dilaksanakan dengan memperincikan:

-Bentuk logo-Warna yang digunakan dalam logo-Moto yang digunakan oleh kumpulan

JADUAL MESYUARAT

• Kumpulan telah sebulat suara bersetuju untukmengadakan mesyuarat mengikut jadual sepertiberikut:• Hari: ____________________________• Masa: ____________________________• Tempat: __________________________

JADUAL MESYUARAT

REKOD KEHADIRAN MESYUARAT

CARTA PERBATUAN PELAKSANAAN PROJEK

PERLAKSANAAN PROJEK MENGIKUT KITARAN PDCA

PEMBAHAGIAN TUGASAN AHLI KUMPULAN

LANGKAH 2 PEMILIHAN MASALAH

• Masalah dipilih melalui proses percambahan fikiran dan boleh juga dari maklumat mesyuarat semakan pengurusan (sekiranya organisasi melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti)

• Masalah disenarai pendek untuk memilih masalah yang paling kritikal melalui proses data kaji selidik kekerapan masalah, Analisa SMART dan Analisa Faedah.

LANGKAH 2 (SAMB)

• Sumber masalah boleh didapati dari aduan pelanggan, penemuan audit, cadangan ahli, saranan pihak pengurusan

• Masalah yang dipilih haruslah sejajar dengan misi, visi dan objektif kualiti jabatan & organisasi.

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH MELALUI ANALISA SMART

S-Specific • Masalah yang dikemukakan adalah masalah

yang terjadi di bahagian/ bidang kuasa kerja ahli kumpulan dan skop masalah meliputi proses kerja & penyampaian perkhidmatan

ELEMEN KRITERIA

M-Measurable • Ada metrik atau unsur pengukuran dan data

mengenai masalah boleh dicari.

ELEMEN KRITERIA

A-Achievable • Masalah yang dikemukakan dapat

diselesaikan & tidak perlu bergantung kepada pihak luaran

ELEMEN KRITERIA

R-Realistic • Masalah yang dicadangkan mempunyai

‘outcome’ yang logik & realistik

ELEMEN KRITERIA

T-Time Frame• Masalah yang dicadangkan dapat

diselesaikan dalam tempoh 4 -6 bulan

LANGKAH 3 MEMAHAMI MASALAH / SITUASI

• Gunakan Teknik 5W & 1H untuk memperjelaskan masalah

• Huraikan terminologi yang penting bagi memahami projek dan carta alir proses

• Data ditunjuk secara grafik (graf) dan gambar /video menggambarkan keparahan (severity) masalah

• Nyatakan kesan jika penambahbaikan tidak dibuat: Kesan pada pelanggan, kakitangan, organisasi

TEKNIK 5W & 1H

•What is the problem•Who is involved in

this Problem•When & Where does

this problem occur•Why is it a problem•How does this

problem affect co. / customer

•Apakah masalahnya•Siapa yang terlibat

dengan masalah•Bila & Di mana masalah

berlaku•Mengapa ia adalah satu

masalah•Bagaimana masalah

memberi impak kepada syarikat / pelanggan

SURAT PERMOHONAN MENJALANKAN PROJEK KEPADA PIHAK PENGURUSAN

• Kumpulan, melalui ketua kumpulan perlulah mengemukakan surat permohonan kepada pihak pengurusan atasan (Ketua Bahagian / Jabatan) bagi meminta kelulusan untuk menjalan projek & meminta persetujuan pihak atasan mengenai tajuk projek KIK yang dipilih.

LANGKAH 4ANALISA ‘ROOT CAUSE’

• Melalui Rajah Sebab Akibat• Verifikasi punca masalah melalui proses:

meneliti sumber dan membuat kesimpulan (terima / tidak)

• Kaedah verifikasi ialah pemerhatian (walk the process), data & rekod, laporan, memo, hasil penemuan audit, kajian borang soal selidik, layout, motion time study

LANGKAH 4

• Pareto gambarkan taburan dan kekerapan punca masalah

• Sasaran penambahbaikan proses penentuan melalui penggunaan prinsip pareto, proses benchmarking, merujuk standard (cth: makmal) atau arahan pihak pengurusan.

RAJAH SEBAB AKIBAT (RAJAH ISHIKAWA)

Tujuan:Menggambarkan hubungkait antara akibat sebagai masalah dan sebab-sebab yang mempengaruhinya.

Kegunaan:Untuk menyusun sebab- sebab masalah dengansistematik.

Dapat menganalisa keadaan sebenar sesuatumasalah.

LANGKAH 5PELAN PENYELESAIAN / INOVASI

• Gunakan teknik percambahan fikiran untukmendapatkan pelbagai alternatif penyelesaian• Gunakan Rajah Pokok (Tree Diagram) sertaanalisa Pro & Kontra untuk menilai segala alternatif penyelesaian• Kumpulan perlu mempersembahkan hasilkajian projek kepada pihak pengurusan• Pelan Tindakan perlu disediakan

GAMBARAJAH POKOK

CONTOH ANALISA PRO KONTRA

PELAN TINDAKAN

LANGKAH 6LAKSANAKAN PENYELESAIAN / INOVASI AM

• Perlu gambarkan perubahan dari proses lama ke baru• Perbandingan sasaran dan pencapaian sebenar projek

(sebelum dan selepas projek) perlu dilakukan melalui graf / Pareto

• Jika beberapa uji cuba perlu dilaksanakan, setiap hasil perlaksanaan uji cuba perlu dibandingkan

• Data perlu dilampirkan dan diverifikasi oleh pihak pengurusan mengenai pencapaian projek

• Lampirkan surat taklimat kepada organisasi tentang aktiviti penambahbaikan dan juga surat kebenaran uji cuba dari pengurusan

SURAT KEBENARAN UJI CUBA DARI PIHAK PENGURUSAN

• Surat kebenaran Uji Cuba perlu dilampirkan kerana ini akan membuktikan bahawa pihak pengurusan atasan bersetuju dengan pelan tindakan yang akan diambil oleh kumpulan

LANGKAH 7PENGAWASAN TERHADAP HASIL

• Laksanakan Analisa Kos-Faedah (Cost Benefit Analysis)• Pamirkan pencapaian projek dari segi:a) Kos operasib) Kualitic) Masa, Produktivitid) Kepuasan Hati Pelanggane) Faedah Tidak Ketara• Impak projek kepada Jabatan / Organisasi / Negeri /

Negara

LANGKAH 8TINDAKAN PENYERAGAMAN

Nyatakan:• Peringkat penyeragaman yang dilaksanakan

(Jabatan/ Organisasi / Daerah / Negeri / Negara)• Sokongan pihak pengurusan terhadap inovasi dan

penyelesaian• Pengiktirafan yang telah kumpulan & inovasi kecapi• Pengubahsuaian Fail Meja, Prosedur, SOP• Latihan dan taklimat bagi pengguna sistem/ proses

baru tersebut

LANGKAH 9PRESTASI KUMPULAN

• Nyatakan masalah yang dihadapi kumpulan semasa perlaksanaan projek & cara kumpulan mengatasinya.

• Pembelajaran yang diperolehi• Penilaian Prestasi ahli kumpulan dinilai melalui borang kaji

selidik – kerjasama, tanggungjawab, penggunaan QC tools, penyelesaian masalah secara sistematik, pemahaman konsep ICC, komunikasi, disiplin, pengurusan masa.

• Gunakan Carta Radar untuk memperjelaskan prestasi kemajuan ahli

• Nyatakan projek akan datang

CONTOH PENILAIAN PRESTASI KUMPULAN

LANGKAH 10PENYEDIAAN LAPORAN DAN

PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYEN• Laporan- Cetakan berwarna-Aturan slides perlu sama dengan persembahannanti- Nomborkan turutan slides- Jelas, kemas dan terang

LANGKAH 10PENYEDIAAN LAPORAN DAN

PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYENPersembahan

• Syarat: 5 minit masa persediaan, 20 minit persembahan, 5 minit soal jawab

• Added Advantage:- Pembentangan lancar, bersemangat- Demonstrasi inovasi- Gimmick persembahan, lagu intro