announcement, video & montaj

ANNOUNCEMENT, VIDEO & MONTAJ

Pengenalan Ke Atas Permasalahan

Statistik & Analisis Data

SIPOC/VSM/PCE/Kaizen

7 Wastes

Penyelesaian & Validasi

Kesan, Impak & Pengajaran

KANDUNGAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Rekod Pergerakan Warga Kerja Tidak Dikemaskini

Kelewatan proses kelulusan & bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar Mewujudkan Kaunter ’Drive Thru’ Untuk Permohonan dan Pembayaran

e-SEARCH

Kemudahan Perubatan Warga Kerja

Kaedah Pembelajaran E Learning di Tadika Yayasanku Sayang

SENARAI TAJUK

1.

2.

3.

4.

5.

6.

KAEDAH PEMILIHAN TAJUK SECARA UNDIAN

Rekod Pergerakan Warga Kerja Tidak Dikemaskini

Kelewatan proses kelulusan & bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar

Mewujudkan Kaunter ’Drive Thru’ Untuk Permohonan dan Pembayaran

e-SEARCH

Kemudahan Perubatan Warga Kerja

Kaedah Pembelajaran e-Learning di Tadika YayasanKu Sayang

SENARAI TAJUK DIPERHALUSI MELALUI KAEDAH SMART

S M A R T

Rekod Pergerakan Warga Kerja Tidak Dikemaskini

Kelewatan proses kelulusan & bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar

Mewujudkan Kaunter ’Drive Thru’ Untuk Permohonan dan Pembayaran

e-SEARCH

PROJEK YANG BOLEH DILAKSANAKAN

Kelewatan proses kelulusan & bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar

VS

TAJUK 1

Mewujudkan Kaunter ’Drive Thru’ Untuk Permohonan dan Pembayaran

TAJUK 2

“Kelewatan Proses Kelulusan dan Bayaran Bantuan Awal Yayasan Sarawak Kepada Pelajar” pada 23 September 2015

Pemerhatian audit terhadap

proses pembayaran Skim

Bantuan Awal mendapati 23

orang pelajar mengambil

masa

> 6 hari bekerja

Pemerhatian audit terhadap pengurusan pinjaman Seksyen Tajaan Teknikal bagi tempoh 3/9/2015 hingga 18/9/2015

Pemerhatian audit terhadap

proses pembayaran Skim

Bantuan Awal mendapati

tempoh diambil

> 6 hari

Pemerhatian Audit ke atas proses menyediakan bayaran kepada pelajar Skim Bantuan Awal 2015 – 48 Hours Service Delivery

Proses kelulusan & pembayaran

mengambil masa

48 jam = 6 hari bekerja

PIAGAM PELANGGAN

Tajuk:

“Kelewatan proses kelulusan dan bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar”

Bantuan Awal

oBantuan awal kewangan pelajar untuk urusan pendaftaran

Proses Kelulusan dan Bayaran

oBermula dari tarikh terima borang permohonan sehingga akuan penerimaan cek oleh pelajar

Kelewatan

o Tempoh melebihi 6 hari bekerja

Definisi Tajuk:

Kelewatan proses kelulusan dan bayaran skim bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar

Prosedur/Proses kerja/Sistem kawalan terhadap pemprosesan permohonan yang kurang efektif

Semasa proses permohonan, kekurangan

maklumat dan prosedur yang panjang untuk

memproses permohonan

Berlaku semasa proses permohonan bantuan sehingga ke penerimaan cek bayaran

Ibu pejabat Yayasan Sarawak

Yayasan Sarawak & Penerima Bantuan (Pelajar)

5W 1H

penerima Bantuan Awal sepanjang tahun 2015

623

MEMPROSES PERMOHONAN BERMULA TARIKH TERIMA BORANG SEHINGGA PENERIMAAN CEK

SKIM

JUMLAH PERMOHONAN

DILULUSKAN (ORG)

SAMPEL (ORG)

(BILANGAN HARI BEKERJA)

< 4 hari 4 hari 5 hari 6 hari >6 hari

Bantuan Awal 623 250 70 34 25 18 103

Kelewatan pembayaran:

41%

ANALISIS DATA

Imej Yayasan Sarawak sebagai ‘Pemangkin Pembangunan Pendidikan’ terjejas

Dan jika tidak dilaksanakan…

KPI Balanced Score Card tidak mencapai tahap yang dikehendaki

Dan jika tidak dilaksanakan…

CS2:

KPI Target – 85%

Achievement – 79.03%

CS4:

KPI Target – 90%

Achievement –

86.36%

IP8:

KPI Target – 8

Achievement – 20 OC/LG4:

KPI 1 Target – 99%

Achievement – 99.52%

KPI 2 Target – 2s

Achievement – 0.26s

Yayasan Sarawak Scorecard

Masalah ini boleh menjadi isu di media sosial Kegagalan pelajar mendaftar pengajian

Petikan daripada ucapan YAB Datuk Patinggi Tan Sri (Dr) Haji Adenan bin Haji Satem, Pengerusi Yayasan Sarawak

“Tiada seorang pelajar pun harus tersasar peluang untuk melanjutkan pelajarannya semata-mata kerana kesuntukan wang. Maka adalah menjadi tanggungjawab Yayasan Sarawak untuk memastikan ianya tidak berlaku.”

PERMOHONAN

PROSES PEMBAYARAN

PROSES AKUAN PENERIMAAN

RINGKASAN PROSES

SIPOC ANALYSIS

VALUE STREAM MAPPING

PROSES SEBELUM

Process Cycle Efficiency (Sebelum)

= Average Time Worked(PT) / Total Cycle Time(LT)

= 598 / 3965

= 15.08%

Process Cycle Efficiency (Selepas)

= Average Time Worked(PT)/ Total Cycle Time(LT)

= 97 / 343

= 28.28%

Kadar kecekapan proses meningkat: 13.20%

KIRAAN PROCESS CYCLE EFFICIENCY (PCE)

Vsm AFTER

VALUE STREAM MAPPING SELEPAS PELAKSANAAN EFT

KAIZEN

M U L A

Proses Penerimaan Permohonan dan Kelulusan Permohonan (dari Kaunter ke Seksyen Pendidikan ke Seksyen Kewangan)

1.

PELAJAR Menerima

permohonan

Menyemak & memproses Permohonan Yang diterima

Menerima senarai nama

untuk kelulusan

LENGKAP

TIDAK

YA Menerima, menyemak

& memproses permohonan

LULUS

TIDAK YA Menerima

permohonan yang diluluskan dan

menyediakan arahan pembayaran dalam

sistem EAMS

Menyemak data

permohonan untuk

kelulusan pembayaran

Menyemak data

permohonan untuk

kelulusan pembayaran

LULUS

SEBELUM KAIZEN SELEPAS

Proses Penyediaan Cek Pembayaran (Seksyen Kewangan ke Seksyen Pendidikan)

2.

Menerima butiran pembayaran,

menyemak & mencetak data pembayaran yang

di ‘Import’ dari EAMS ke GP

Menerima data pembayaran

dan di ‘Posting’

Mencetak PV untuk semakan

PV disemak & di ‘Posting’

untuk pengesahan

Menerima PV untuk pengesahan

(kategori penandatangan &

jumlah bayaran

Menandatangani PV untuk

Pembayaran

Menyemak PV dan sorting PV

yang telah lengkap ditandatangani

Menandatangani PV untuk pembayaran & memasukkan kod

kelulusan

SEBELUM KAIZEN SELEPAS

Proses Penerimaan Cek Pembayaran (Seksyen Pendidikan ke Kaunter ke Pelajar)

3.

Maklumkan kepada pelajar /institusi

Menerima akuan penerimaan pelajar untuk rekod & fail

pelajar

Menerima PV pembayaran &

menyediakan surat iringan/akuan penerimaan

Menerima resit transaksi & rekod

SEBELUM KAIZEN SELEPAS

19 proses

15 proses

7 WASTES

KELULUSAN PENGGUNAAN EFT

Kaedah Cek

Electronic Fund Transfer (EFT)-YS-CIMB

**Kaedah ini mula digunakan pada Jun 2016

KAEDAH PENYELESAIAN

6 < HARI EFT

KAEDAH 231

KELULUSAN

PENYELESAIAN

BIL NAMA MYKAD AMAUN LULUS

SKIM

TARIKH TERIMA & PROSES

PERMOHONAN

KELULUSAN PEMBAYARAN PENERIMAAN CEK @ MELALUI EFT

JUMLAH HARI

TARIKH LULUS & ARAHAN

BAYAR

BIL HARI

TARIKH BAYAR CEK @

EFT

BIL HARI TARIKH TERIMA

CEK @ EFT

BAYAR MELALUI CEK @ EFT

BIL HARI

1 MUHAMMAD SYAMIL BIN ASERI 980515086541 1,000.00 MATRIKULASI 16/6/2016 17/6/2016 1 17/6/2016 0 17/6/2016 CIMB/2016/EFT

00079 0 1

2 MOHAMMAD AMIRUL B MALEK 981205135445 500.00 TABUNG

PUSINGAN 17/6/2016 17/6/2016 0 20/6/2016 3 20/6/2016

CIMB/2016/EFT00080

0 3

3 HII DING ZHANG 980524135923 900.00 MATRIKULASI 19/6/2016 20/6/2016 1 22/6/2016 2 22/6/2016 CIMB/2016/EFT

00083 0 3

4 SYED MOHAMAD TIRMIDZI BIN WAN AHMAD

980102135413 1,000.00 TABUNG

PUSINGAN 19/6/2016 20/6/2016 1 21/6/2016 1 21/6/2016

CIMB/2016/EFT00082

0 2

5 MUHAMMAD SYAZWAN ARIF BIN HALIN 990101136093 1,000.00 TABUNG

PUSINGAN 19/6/2016 20/6/2016 1 21/6/2016 1 21/6/2016

CIMB/2016/EFT00082

0 2

6 HII DING ZHANG 980524135923 100.00 MATRIKULASI 19/6/2016 19/6/2016 0 21/6/2016 2 21/6/2016 CIMB/2016/EFT

00082 0 2

7 LILY LING ZHAO YING 980107135826 1,000.00 MATRIKULASI 19/6/2016 19/6/2016 0 21/6/2016 2 21/6/2016 CIMB/2016/EFT

00082 0 2

PURATA = 2 HARI

KELULUSAN PENGGUNAAN EFT

Pembayaran ke skim –skim pendidikan lain

PENYERAGAMAN (SEIKETSU)

Penggunaan diperluas kepada anak-anak syarikat

Pembayaran gaji & pembekal

IMPAK & MANFAAT

PENJIMATAN KOS CEK Sekeping cek = RM2.40

Anggaran penggunaan cek = 650

=RM2.40 x 650

=RM1,560.00 setahun

IMPAK & MANFAAT

1

IMPAK & MANFAAT

PENJIMATAN KOS PERCETAKAN

Sekeping A4 & Kepala Surat = RM0.65 Kos cetak = RM0.03 Anggaran penggunaan = 2100 keping

= RM0.65 x 2100 x RM0.03

=RM1,365.00

2

IMPAK & MANFAAT

PENJIMATAN KOS POS

Caj Poslaju = RM6.50

Anggaran 50% cek daripada jumlah penerima setahun dihantar melalui pos = 350 pelajar

= RM6.50 x 350

=RM2,275.00

3

IMPAK & MANFAAT

ANGGARAN PENJIMATAN PENGANGKUTAN PELAJAR

Caj pengangkutan= RM6.00

Anggaran RM6.00 seorang untuk pergi dan balik ke Ibu Pejabat Yayasan Sarawak = 325 pelajar

= RM6.00 x 325

=RM1,950.00 setahun

4

IMPAK & MANFAAT

PENJIMATAN PERGERAKAN

1 langkah = 1 Saat

Seksyen Kewangan Ke Seksyen Pendidikan

123 Langkah x 1 Saat x 44 Hari (2 Bulan)

= 5,412 saat

= 90 minit

5

BILANGAN PENERIMA BANTUAN PENDIDIKAN DAN PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL SEPANJANG TAHUN 2012-2016

SKIM 2012 2013 2014 2015 2016 JUMLAH PURATA SKIM BIASISWA PINJAMAN PELAJARAN (DALAM NEGARA) 284 267 541 647 988 2727 545

SKIM BIASISWA PINJAMAN PELAJARAN (LUAR NEGARA) 30 44 68 97 60 299 60

SKIM BIASISWA PINJAMAN LATIHAN TEKNIKAL 775 821 490 845 869 3800 760

BIASISWA BESTARI 9 22 15 52 91 189 38

BIASISWA CEMERLANG *mula diperkenalkan 2016 30 30 30

SUMBANGAN KOMUNITI 120 120 120 140 140 640 107

PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL 347 952 599 886 624 3408 682

JUMLAH KESELURUHAN 2,222

ANGGARAN PENJIMATAN (RM) YANG DIPEROLEHI SEKIRANYA PENGGUNAAN EFT DISERAGAMKAN

SKIM PURATA CETAKAN KERTAS A4/LETTERHEAD (RM0.68/SEORANG)

KOS CETAKAN CEK

(RM2.40/SEORANG)

KOS POSLAJU (RM6.50/SEORANG)

KOS PENGANGKUTAN

(RM6.00/SEORANG)

JUMLAH (RM)

SKIM BIASISWA PINJAMAN PELAJARAN (DALAM NEGARA)

545 370.60 1308.00 3,542.50 3,270 8491.1

SKIM BIASISWA PINJAMAN PELAJARAN (LUAR NEGARA)

60 40.80 144.00 390 360 934.80

SKIM BIASISWA PINJAMAN LATIHAN TEKNIKAL

760 516.80 1,824.00 4,940 4,560 11,840.80

BIASISWA BESTARI 38 25.84 91.20 247 228 592.04

BIASISWA CEMERLANG 30 20.40 72.00 195 180 467.40

SUMBANGAN KOMUNITI 107 72.76 256.80 695.50 642 1667.06

PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL

682 463.76 1636.80 0 4092 6192.56

JUMLAH 2222 1510.96 5332.8 5011.5 8706 30185.76

ANGGARAN JUMLAH PENJIMATAN

RM30,185.76 SETAHUN

PEMAHAMAN AHLI

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

PENGGUNAANKAEDAH WORKFLOW

PEMAHAMANTENTANG VSM

KEPUASHATIANSEMANGATKERJASAMA

BERPASUKAN

TUGASAN INIMENCABAR

PENINGKATANPEMAHAMAN

TERHADAPPENGURUSAN

BERKUALITI SEBELUM

SELEPAS

TESTIMONI

Terima Kasih

Fasilitator Mersal bin Abang Rosli

Ahli-Ahli

Yantiska bin Mahmud (Ketua) Alina binti Vincent

Nur Akmarina binti Mohamad Ali Jolly bin Marikan

Siti Asfajarina binti Salleh Hasyim bin Baidawi

Siti Noorlis binti Hassan Norhayati binti Sameon

Abdul Razak bin Zainoren Andy Gray Simon

Randy Alexon Rozaiman