wpkl-bkp(g)-ak10 -...
TRANSCRIPT
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 1 / 32
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. ARAHAN KERJA PENYELENGGARAAN DAN PENYEMAKAN BIL
A. PENYELENGGARAAN DAFTAR BIL [(Kew. 296) Arahan Perbendaharaan 103A]
PT W17 1. Rekod semua bil-bil yang diterima di dalam Buku Daftar Bil . Isi semua
maklumat yang dikehendaki dalam semua ruang kecuali ruang 14.
B. PENYEMAKAN BIL
PT W17 1. Terima pesanan Kerajaan,invois dan pastikan:- 1.1 Pesanan Kerajaan dan invois adalah dokumen asal.
1.2 Butir-butir di bawah ruangan Pesanan Kerajaan dan maklumat seperti
dibawah telah dilengkapkan: Nama dan Alamat pembekal Ruangan dibekal/dilaksana kerja ditulis Catatkan no/perihal/banyaknya/ harga satu dan diskaun/harga
bersih/jumlah (dalam nombor dan perkataan) Ruangan tandatangan pengesahan hendaklah ditandatangan
pegawai yang diturun kuasa . Perakuan mengenai mutu telah ditandatangani oleh pembekal
PT W17 Perakuan penerimaan telah ditandatangani oleh penerima. Ruangan Penyediaan Baucer telah ditandatangani oleh PT yang
menyediakan baucer.
Pastikan jumlah di Pesanan Kerajaan dan di Invois adalah sama.
Pastikan invois dicatat nama bank, no. akaun dan alamat bank syarikat.
Pastikan tarikh invois tidak terdahulu dari tarikh Pesanan Kerajaan dikeluarkan.
Pastikan alamat dan nama pembekal di Pesanan Kerajaan adalah sama dengan nama syarikat di invois.
C. PENYEMAKAN TUNTUTAN PERJALANAN
(Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 - Elaun Tugas Rasmi/ Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 2005 – Menuntut elaun, kemudahan dan bayaran semasa berkursus. Pekeliling Perbendaharaan 4/95 – Kemudahan dan bayaran kerana bertukar atau berpindah rumah.
PT W17 1. Terima tuntutan perjalanan daripada anggota /pegawai. Cop terima dan rekod dalam buku rekod.
2.
Semak butiran dan maklumat permohonan: a) Borang Tuntutan Perjalanan disediakan sebanyak dua salinan, salah satu
dokumen hendaklah salinan asal.
b) butir-butir tuntutan perjalanan dari muka 1 hingga muka 5 telah dilengkapkan oleh pemohon seperti di bawah:
PT W17 butir-butir tuntutan perjalanan dari muka 1 hingga muka 5 telah dilengkapkan oleh pemohon seperti di bawah:
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 2 / 32
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1. ARAHAN KERJA PENYELENGGARAAN DAN PENYEMAKAN BIL ( Sambung........)
PT W17 Muka 1: Butir-butir peribadi
PT W17
Muka 2:
● Ruangan perihal tuntutan ● Masa tiba, masa bertolak ● Jarak kilometer/ tambang pengangkutan awam
Muka 3:
● Perkiraan jarak ● Tuntutan tambang kenderaan awam ● Tuntutan elaun makan/harian ● Tuntutan penginapan hotel/lojing
Muka 4:
● Pelbagai tuntutan (tol, tempat letak kereta, dobi dan lain-lain) ● Ruangan Perakuan ● Tandatangan pemohon
Muka 5:
● Pengesahan Ketua Jabatan ● Ruangan Penyelarasan
Pendahuluan Diri (jika ada) c) Pastikan dokumen-dokumen berkaitan disertakan dan dilengkapkan:
3. 4. 5. 6. 7. 1.
Borang bertugas luar Ibu Pejabat (25km ke atas bertugas Luar Waktu Pejabat (jika ada)
Bil/Resit/Tiket Kapalterbang asal disertakan
Surat-surat panggilan/jemputan Proses baucar dalam sistem e-SPKB melalui modul Baucar bayaran dalam tuntutan perjalanan(Rujuk Proses e-SPKB) Semak status : Jika status „6‟ baucer perlu dibatalkan Status7. Ulang proses pembayaran Cetak baucer yang berstatus „8‟. Rekod / mencatit no baucar/tarikh dan no EFT/tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen. Cop AP58(a)/AKB jika perlu. Susun dan simpan baucar. D . TUNTUTAN PERTUKARAN Semak maklumat berikut:
Pegawai yang membuat tuntutan menggunakan Borang Pertukaran
Surat Arahan Bertukar disertakan
Salinan Geran Kenderaan disertakan (jika ada)
Bil asal untuk tuntutan pengangkutan barang disertakan (jika ada)
Salinan-salinan Kad. Pengenalan/Surat Beranak/Salinan Sijil Nikah dan
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 3 / 32
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PT W17
2 3 4 5 6 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
maklumat anak-anak (jika berkenaan) Proses baucar dalam sistem e-SPKB melalui modul Baucar bayaran dalam tuntutan perjalanan (Rujuk Proses e-SPKB) Semak status : Jika status „6‟ baucer perlu dibatalkan Status7. Ulang proses pembayaran Cetak baucer yang berstatus „8‟. Rekod / mencatit no baucar/tarikh dan no EFT/tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen. Cop AP58(a)/AKB jika perlu. Susun dan simpan baucar. E. TUNTUTAN ELAUN-ELAUN/BAYARAN PENDAHULUAN DIRI/ELAUN PAKAIAN ISTIADAT.
Pastikan Pegawai yang menuntut menggunakan borang-borang khas yang ditetapkan untuk tuntutan:
● Elaun pakaian panas ● Elaun lebih masa ● Elaun Penceramah Sambilan ● Pendahuluan diri
Pastikan surat kelulusan untuk bayaran-bayaran di atas disertakan F. TUNTUTAN ELAUN PERPINDAHAN Terima borang permohonan daripada anggota/pegawai.Cop terima dan rekod dalam buku rekod Semak butiran & maklumat permohonan Kemukakan borang yang telah lengkap ke bahagian kewangan KKM untuk permohonan kelulusan. Proses baucar dalam sistem e-SPKB melalui modul Baucar bayaran dalam tuntutan perjalanan(Rujuk Proses e-SPKB) Semak status : Jika status „6‟ baucer perlu dibatalkan Status 7. Ulang proses pembayaran Cetak baucer yang berstatus „8‟. Rekod / mencatit no baucar/tarikh dan no EFT/tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen. Cop AP58 (a)/AKB jika perlu. Susun dan simpan baucar.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 4 / 32
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
2. ARAHAN KERJA URUSAN PENYELENGGARAN WARAN PERUNTUKAN ASAL / TAMBAH / KECIL
TPK(G) 1. Terima Waran Peruntukan dari Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan Kuala
Lumpur.
2. Serah kepada Pembantu Tadbir N22.
PT N22 3. Agih mengikut Objek Sebagai dan Objek Lanjut mengikut waran kecil daripada JKWPKL
4. Buat surat lampiran, berserta agihan peruntukan dan serah Kepada TPK(G) untuk pengesahan.
TPK(G) 5. Semak dan sahkan.
PT N22/PT N17(Kesetiausahaan)
6. Hantar kepada Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.
7. Terima Waran Agihan yang telah diluluskan, semak dan serah kepada PT N22.
8.
Buat salinan dan failkan waran asal. Serah salinan waran kepada Penyedia.
PT W17 9. Proses dalam sistem eSPKB untuk Waran Asal/Tambah /Kecil
10. Sediakan waran kecil manual (jika ada)
11.
12.
Cetak dan failkan Cetakan waran kecil manual yang telah ditandatangani. Kemukakan kepada pegawai untuk tandatangan mengikut kuasa kelulusan
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
TPK(G)/PT N22 PT N22
3 1.
ARAHAN KERJA PANJAR WANG RUNCIT
Terima kelulusan Panjar Wang Runcit yang menunjukkan amaun yang telah ditetapkan oleh Bahagian Akaun.
2.
3. 4. 5. 6. 7.
Hantar contoh tandatangan orang yang diturunkan kuasa oleh TPK(G) untuk menunaikan cek Panjar Wang Runcit di bank. Buat Baucer bayaran untuk mendapatkan cek seperti amaun yang telah diluluskan. Terima cek Panjar Wang Runcit Tunaikan Cek. Rekodkan amaun yang telah ditunaikan dalam Buku Panjar Wang Runcit ( Kew.249A). Terima resit/ borang tuntutan pembelian daripada pemohon dengan menggunakan borang Kew.50 bersama dokumen-dokumen sokongan yang berkaitan serta pengesahan pengawai.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 5 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
3. ARAHAN KERJA PANJAR WANG RUNCIT (Sambung…….)
8.
Semak dokumen dan petty cash dalam simpanan. Tiada baki peruntukan, simpan untuk pembayaran dalam rekupmen akan datang.
9.
Buat pembayaran dengan tunai. Dapatkan tandatangan penerima, pengesahan pegawai pengesah
10. 11 12. 13. 14.
15. 16. 17. 18 19 20. 21.
Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit. Dapatkan pengesahan daripada pegawai pengesah. Semak aktiviti dan objek sebagai yang berkaitan dan baki peruntukan melalui sistem e-SPKB. Proses dalam sistem eSPKB bagi tujuan rekupmen dalam modul Panjar wang Runcit. (Rujuk Proses eSPKB) Semak rekupmen, jika status 6 perlu dibatalkan (Status 7) dan buat semula, Rekod no. baucer/ tarikh, no EFT / tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen. Simpan dokumen Terima cek/ dokumen EFT dari Bhg Akaun KKM. Untuk tunaikan dapatkan pengesahan dari pegawai. Rekodkan dalam Buku Panjar wang Runcit. Sedia Sijil Perakuan Panjar setiap kali membuat rekupmen pada akhir bulan dan hantar ke Bahagian Akaun KKM Penyediaan Rekupmen Akhir Tahun Pastikan tiada permohonan baru Panjar Wang Runcit untuk tahun berkaitan. Rekod semua amaun diterima dan dibayar mengikut susunan baucer kecil yang telah dinomborkan Sediakan baucer bayaran melalui menu Panjar Wang Runcit Akhir dalam Sistem Espkb Buat Sijil Perakuan Panjar pada akhir tahun dan kemukakan ke Bahagian Akaun KKM
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 6 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
4.
1.
2.
3.
4.
PENYEDIAAN NOTA MINTA DAN PESANAN KERAJAAN Terima permohonan dari pemohon (Ketua Unit) dan serah kepada PT Kewangan Semak Peruntukan dan sediakan Nota Minta melalui system eSPKB Catitkan Nombor Tetap Nota Minta dan dapatkan tandatangan dan kembalikan kepada penyedia untuk menyediakan Pesanan Tempatan melalui sitem eSPKB Catitkan Nombor Tetap Pesanan Tempatan, Tandatangan dan cetak :
Asal - warna Kuning
Pendua - warna Merah Jambu untuk simpanan Pembekal Dapatkan tandatangan dan kembalikan kepada penyedia dan hantar kepada Pembekal Terima barang-barang/perkhidmatan bersama invois, pesanan tempatan asal(Warna Kuning) dan nota hantaran. Verifikasi keatas barang atau perkhidmatan yang diperolehi. Pastikan pesanan tempatan telah dicop dan ditandatangani oleh pembekal. Semak - tandatangan pada ruang pegawai penerima pesanan tempatan dan sekiranya tidak menepati kehendak rujuk kepada pembekal /Ketua Unit /Pegawai untuk tindakan susulan. Catatkan no. pesanan, nama pembekal, jenis barang/perkhidmatan dan jumlah harga kedalam Buku Daftar Pesanan Tempatan. Buat satu salinan pesanan tempatan yang telah lengkap untuk simpanan dalam fail pembekal. Simpan /agih barang-barang seperti dikehendaki. Serah salinan asal pesanan tempatan yang telah lengkap, invois dan Buku Pesanan Daftar Pesanan Tempatan kepada Pegawai Pembayar
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
5 ARAHAN KERJA PPOSEDUR BAUCER BAYARAN MELALUI SISTEM
e- Perolehan
1 Terima Invois, Nota Hantaran dan Pesanan Tempatan dari Unit Bahagian/ Unit.
2 Semak semua dokumen yang disertakan. Semak butiran dalam Invois, Nota Serahan & Pesanan Tempatan. Tarikh Invois mestilah sama/ selepas tarikh Pesanan Tempatan. Jika bekalan lebih dari Pesanan Tempatan, sertakan Nota Debit. Bekalan kurang dari Pesanan Tempatan, sertakan Nota Kredit, no akaun dan nama bank.
3.
Proses baucar dalam sistem e-SPKB melalui modul ePerolehan. (Rujuk Proses ePerolehan/eSPKB)
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 7 / 32
4.
Semak status jika status 6, perlu dibatalkan (Status 7). Ulang proses pembayaran.
5.
Cetak baucer yang berstatus 8.
6.
Rekod no. baucer/ tarikh, no EFT / tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen. Cop AP58(a)/AKB jika perlu
7 Susun dan simpan bauca
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
6. ARAHAN MEWUJUDKAN AKAUN PUKAL
PT W17
1. Terima arahan daripada Penolong Akauntan untuk mewujudkan akaun pukal.
2. Lengkapkan :- - 3 salinan borang KEW.310 (wujud) - 2 salinan borang KEW.311 (pindaan).
3. Kemukakan ke Bahagian Akaun KKM untuk dapatkan kelulusan dan tunggu maklumbalas.
4. Terima kelulusan dan Simpan borang di dalam fail
7.
ARAHAN PENGURUSAN WARAN UDARA
PT W17 1
2
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Terima borang permohonan tempahan tiket kapalterbang daripada anggota. Rekod dalam Buku Rekod Daftar Waran Udara. Semak butiran dan maklumat permohonan Pilih syarikat/agensi penerbangan melalui pusingan giliran. Buat tempahan melalui telefon & beri butir-butir seperti nama, jawatan, tarikh dan masa perjalanan, destinasi, kelas. Nombor penerbangan dan maklumat lain yang diperlukan. Terima pengesahan dari syarikat penerbangan. Proses dalam sistem eSPKB melalui modul Pesanan-Waran Udara Pukal. Cetak waran udara sebanyak 3 salinan dan dapatkan tandatangan pegawai pelulus. Beri 2 salinan waran udara kepada syarikat dan 1 salinan untuk simpanan fail Terima tiket penerbangan, semak segala maklumat Beri tiket kepada anggota yang berkenaan.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 8 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
8
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ARAHAN AKAUN PUKAL Sambung……. ARAHAN PEMBAYARAN PUKAL ( Bil Elektrik, Telefon, Air dan Indah Water) Terima bil dan cop tarikh terima. Semak Bil Terima laporan Pukal dari Bahagian Akuan, KKM. (BP20 & BP21) Semak Laporan dengan bil yang diterima. Bayaran yang telah dibuat di cop “BAYAR” dan “PUKAL” Simpan bil-bil di dalam fail
8. ARAHAN KERJA URUSAN WARAN PERUNTUKAN TARIK BALIK.
TPK(G)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
9. 1.
2.
3.
4.
5.
Kemukakan permohonan untuk Tarik Balik Peruntukan ke JKWPKL. Maklumkan kepada bahagian Belanjawan JKWPKL untuk membuat Waran Tarik Balik Semak status Permohanan Tarik (jika tidak lulus maklumkan kepada PTJ berkenaan) Terima Waran Tarik Balik dari JKWPKL Proses Waran Tarik Balik (Bagi PTJ 2, sila ikut arahan kerja) Kemaskini Vot -Unit Perolehan -Ketua-ketua Unit Simpan dan Fail ARAHAN KERJA WARAN PERUNTUKAN TARIK BALIK BAGI PTJ 2/3 Terima Waran Tarik Balik Proses Waran Tarik Balik melalui sistem eSPKB untuk Perakuan I dan II Maklumkan PTJ 1, nombor baucer Waran Tarik Balik Cetak Waran Tarik Balik dan Serah kepada Perakuan II untuk tandatangan. Rekod dan Fail.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 9 / 32
10. ARAHAN KERJA URUSAN PENYEDIAAN LAPORAN BULANAN BELANJA MENGURUS YANG DIUBAHSUAI
URUSAN YANG MESTI DILAKUKAN PADA MINGGU PERTAMA SETIAP
BULAN
PT W17 (1) 1. Cetak baki peruntukan melalui system eSPKB:- BV551M - Laporan Bulanan Vot Mengurus BV551P - Laporan Bulanan Vot Penbangunan (yang berkaitan).
2. Sediakan Laporan Perbelanjaan mengikut Format yang disediakan
TPK(G)/KPP 3. Semak butiran dan hantar kepada TPK(G) bersama surat lampiran untuk pengesahan dan tandatangan.
PT W17 4. Hantar satu salinan bagi setiap aktiviti kepada JKWPKL dan KKM sebelum atau pada 10 haribulan setiap bulan.
5. Failkan untuk simpanan.
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
9. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WARAN PINDAH PERUNTUKAN (VIREMEN)
PT W17
PT N22/PPT U48/ KPP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
KUASA : ANTARA OBJEK SEBAGAI DALAM AKTIVITI SAMA SAHAJA Terima Permohonan Pindah Peruntukan daripada unit berkenaan/ Peruntukan sedia ada tidak mencukupi. Semak baki peruntukan dan kenalpasti jumlah yang diperlukan. Sediakan permohanan pindah peruntukan mengikut format yang telah disediakan melalui buku daftar manual Maklumkan kepada unit mengenai jumlah yang dipindahkan. Dapatkan Nombor Manual (Bersiri) daripada Buku Daftar Pindah Peruntukan/Waran kecil. Proses melalui sistem eSPKB. Rekod dalam Buku Daftar Pindah Peruntukan/Waran Kecil Kemukakan salinan kepada -Ketua-ketua unit dan Unit Perolehan untuk dikemaskini di dalam vot Simpan dalam fail
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 10 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
11. PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Terima Arahan/Pekeliling/Batas Perbelanjaan(ET) Kemukakan kepada Pegawai Kewangan Analisa peruntukan tahun semasa dan tahun lepas Bincang bagi proses agihan dengan Ketua Jabatan Pecahan Peruntukan dimaklumkan kepada PTJ 3 Keluarkan arahan untuk pengagihan peruntukan Kemukakan Laporan kepada JKWPKL untuk dibentangkan didalam Mesyuarat Belanjawan Proses agihan peruntukan ke dalam sistem eSPKB Maklumkan Ketua-ketua Unit/ Unit Perolehan untuk direkodkan ke dalam Vot masing-masing
12. PENYEDIAAN MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
PT W17 (1) 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7. 8.
Tetapkan jadual JPKA setiap suku tahun (4 kali) Memohon kelulusan berkenaan tarikh dari pengerusi majlis Maklumkan kepada semua ketua-ketua unit berkenaan dengan tarikh yang diluluskan Keluarkan surat panggilan/e-mail dan tempat mesyuarat yang akan diadakan Sediakan dokumen-dokumen mesyuarat sekurang-kurangnya satu minggu daripada tarikh mesyuarat Edarkan minit mesyuarat yang lepas kepada ahli mesyuarat Kendalikan Mesyuarat Agenda Mesyuarat: - Perutusan Pengerusi - Pengesahan Minit Mesy yang lepas - Laporan Peruntukan Belanja Mengurus - Laporan Peruntukan Belanja Pembangunan - Laporan Kelewatan Bayaran Bil - Laporan Pengurusan Perakauanan - Laporan Pungutan dan Tunggakan Hasil - Laporan J/kuasa Stor dan Aset - Laporan Audit - Latihan Kemukakan minit mesyuarat dan laporan suku tahun JPKA kepada bahagian belanjawan mengikut penggal (15 Mac, 15 Jun, 15 Sept, 15 Dis)
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 11 / 32
dan dapatkan maklumbalas daripada PTJ 3
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
13. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN DASAR BARU DAN ONE-OFF
TPK (G)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Terima Pekeliling Dasar Baru / One Off setiap 2 tahun Maklumkan kepada semua Ketua Unit samada melalui mesyuarat / bertulis dan nyatakan tarikh tutup permohonan Sediakan permohonan Dasar Baru/ One Off dalam 5 salinan (jika perlu) Terima permohonan Dasar Baru dan One Off dari unit yang berkenaan Semak permohonan tersebut : i. Syarat-syarat untuk permohonan Dasar Baru dan One Off (mengikut
Threshold RM300K) ii. Semak butiran Dasar Baru
(Jika Tidak memenuhi kembali ke langkah 2) Kemukakan salinan kepada unit: i. Ketua Program masing-masing ii. Bahagian Belanjawan, KKM iii. Bahagian pejabat kewangan iv. Simpanan Unit v. Fail dan Rekod Terima keputusan / hadir mesyuarat (jika perlu)
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 12 / 32
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
13. ARAHAN KERJA LAPORAN BULANAN KELEWATAN BIL
PT (W17)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Maklum kepada semua PTJ untuk menyediakan laporan kelewatan bil sebelum 5hb .
Selaraskan laporan melalui modul laporan di dalam e-SPKB.
Cetak laporan BV342 termasuk semua PTJ. Semak laporan BV342. Sedia lampiran A & B. Pengesahan laporan oleh pegawai. Laporan BV342 & laporan A & B. Kemukakan kepada Bahagian Kewangan JKWPKL sebelum 7hb. Rekod dan Fail
14. ARAHAN KERJA PEMBAYARAN SIJIL AP 58(a)
PT (W17)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9. 10.
Terima bil yang tidak sempat dibayar dalam tahun semasa. Semak baki peruntukan tahun lepas Sediakan lampiran 1(sebab-sebab kelewatan bayaran dilakukan) Kemukakan ke Bahagian Belanjawan untuk kelulusan Semak status
Sediakan sijil AP58(a) Kemukakan ke Bahagian Akaun Terima sijil AP58(a) Proses baucar bayaran Kemukakan laporan setiap bulan (Setiap 10 hb) kepada JKWPKL
15.
1. 2. 3. 4. 5.
ARAHAN KERJA PEMBAYARAN KONTRAK (SEWAAN)
Terima invois dari syarikat dan cop terima. Semak semula dokuman yang diserahkan. Proses maklumat dalam sistem e-SPKB (modul Baucar Bayaran Kontrak) Semak status :Status 6 – Batalkan baucar dan ulang proses pembayaran. Cetak baucar yang berstatus 8.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 13 / 32
6. 7.
Rekod /mencatit no.baucar/ tarikh baucar, no EFT/ tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen.Cop AP58(a)/AKB jika perlu. Simpan baucar dan susun baucar mengikut no baucar.
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
16. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN BAGI TUNTUTAN PAKAIAN ISTIADAT/BAJU KOT
PT W17
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Terima borang permohonan daripada pegawai melalui Unit Sumber
Manusia.
Semak dokumen.
Kemukakan ke Bahagian Kewangan, KKM untuk kelulusan.
Semak status permohonan.
Proses dalam sistem eSPKB melalui modul Invois Tanpa PT.
Semak status : Jika status „6‟ baucer perlu dibatalkan Status7. Ulang proses
pembayaran.
Cetak baucer yang berstatus „8‟.
Rekod / mencatit no baucar/tarikh dan no EFT/tarikh serta cop “DIBAYAR”
pada semua dokumen. Cop AP58(a)/AKB jika perlu.
Kemukakan salinan baucar bayaran kepada Unit Sumber Manusia untuk
direkodkan dalam Buku Perkhidmatan Pegawai berkenaan.
Simpan & susun baucar.
PT W17 17.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
ARAHAN KERJA TUNTUTAN ELAUN KERJA LUAR WAKTU BEKERJA BIASA (EKLWBB) Terima borang permohonan daripada anggota/pegawai. Cop terima & Rekod dalam Buku Rekod Semak butiran & maklumat permohonan Semak semua dokumen yang disertakan. Semak butiran dalam borang tuntutan, surat arahan & dokumen sokongan. Proses baucar dalam sistem e-SPKB melalui modul Baucar bayaran dalam invois tanpa P T(Rujuk Proses e-SPKB) Semak status : Jika status „6‟ baucer perlu dibatalkan Status7. Ulang proses pembayaran Cetak baucer yang berstatus „8‟. Rekod / mencatit no baucar/tarikh dan no EFT/tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen. Cop AP58(a)/AKB jika perlu. Susun dan simpan baucar.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 14 / 32
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
18. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN BAYARAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA
PT W17
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Terima borang permohonan daripada anggota/pegawai.Cop terima dan rekod dalam buku rekod Semak butiran & maklumat permohonan Proses baucar dalam sistem e-SPKB melalui modul Baucar bayaran dalam pendapatan bercukai (Rujuk Proses e-SPKB) Semak status : Jika status „6‟ baucer perlu dibatalkan Status7. Ulang proses pembayaran Cetak baucer yang berstatus „8‟. Rekod / mencatit no baucar/tarikh dan no EFT/tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen. Cop AP58(a)/AKB jika perlu. Susun dan simpan baucar.
PT W17 19.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN BAUCAR JURNAL
Fotostat baucar bayaran yang perlu di Jurnal mengikut Objek Sebagai. Semak dan fotostat Laporan Harian BV381 yang berkaitan dengan baucar bayaran atau Laporan Penyesuai Vot Proses baucar dalam system eSPKB melalui Modul baucar Jurnal biasa (rujuk proses Espkb) Semak status dan cetak baucar Jurnal dan serah untuk ditandatangi dokumen sokongan Rekod baucar Jurnal dan kepil satu salinan baucar Jurnal dengan baucar bayaran berkaitan. Susun dan simpan baucar Jurnal
PT W17 20.
1.
2.
3.
4.
5.
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN BAGI TUNTUTAN SARA UBAT
Terima borang permohonan sara ubat yang telah diluluskan melaui Unit Sumber Manusia Semak dokumen: - Borang kelulusan pakar daripada perubatan, Resit asal Proses dalam sistem eSPKB melalui modul Invois Tanpa PT. Semak status : Jika status „6‟ baucer perlu dibatalkan Status7. Ulang proses pembayaran dan cetak baucer yang berstatus „8‟.
Rekod / mencatit no baucar/tarikh dan no EFT/tarikh serta cop “DIBAYAR”
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 15 / 32
6.
pada semua dokumen. Cop AP58(a)/AKB jika perlu. Kemukakan salinan baucar bayaran dan rekod dalam Buku Perkhidmatan Pegawai yang berkenaan dan simpan baucar
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
21. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN BAGI TUNTUTAN PENCERAMAH/PENGAWAS PEPERIKSAAN
PT W17
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Terima borang permohonan daripada Penceramah/Pengawas Peperiksaan Cop terima & Rekod dalam Buku Rekod Penceramah/Pengawas Peperiksaan Semak butiran dan maklumat permohonan Proses dalam sistem eSPKB melalui modul Pendapatan Bercukai Semak status : Jika status „6‟ baucer perlu dibatalkan Status7. Ulang proses pembayaran Cetak baucer yang berstatus „8‟. Rekod / mencatit no baucar/tarikh dan no EFT/tarikh serta cop “DIBAYAR” pada semua dokumen. Cop AP58(a)/AKB jika perlu. Susun dan simpan baucar
22. ARAHAN KERJA URUSAN PENYESUAIAN VOT, HASIL DAN AMANAH
PT W17 1.
2.
3.
4.
5. 6. 7.
Dapatkan penyata penyesuaian vot (filmsy C321dan C322) dari KKM sebelum 10hb pada setiap bulan Penyata penyesuaian vot (filmsy) diberi kepada pegawai penyedia Pegawai penyedia akan cop pengesahan terima pada setiap muka surat Semak setiap laporan dan bandingkan dengan laporan vot mengurus (C321) dan laporan vot pembangunan (C322) Sediakan sijil pengesahan Jika terdapat perbezaan sediakan lampiran A,B,C/D Sijil tersebut hendaklah ditandatangani oleh pegawai penyedia dan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa Kemukakan ke KKM dalam masa 14 hari dari tempoh penerimaan
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 16 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
22. ARAHAN KERJA URUSAN PENYEDIAAN EMOLUMEN
PT W17 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Terima Kew 8 dari Unit Sumber Manusia Cop terima dan rekod ke dalam buku daftar Semak dengan paymas bulan terkini Sedia perkiraaan dan SG 20(2 salinan) dan tandatangan Kemukakan kepada pegawai Semak Pengesahan dengan menandatangani penyata perubahan gaji Kembalikan kepada PT Gaji Susun ikut no gaji dan buat kelompok Kemukakan kepada Bahagian Akaun Semakan Bahagian Akaun Terima paymas, jika silap, ikut prosedur no 4 dan seterusnya.
23. ARAHAN KERJA URUSAN KUTIPAN BAYARAN BALIK GAJI (TERLEBIH BAYAR)
PT W17 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8. .
Terima Kew 8 dari Unit Sumber Manusia Cop terima dan rekod ke dalam buku daftar Semak dokumen yang diterima Buat pengiraan Kemukakan kepada pegawai untuk semakan Buat surat arahan kutip balik Maklumkan kepada pegawai dan buat salinan kepada penyelia Buat potongan gaji melalui payroll (maksimum 6 Kali bayar) Jika anggota tidak mampu proses melalui pendahuluan diri (A)
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 17 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
24. ARAHAN KERJA URUSAN PENDAHULUAN DIRI
PT W17 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Terima surat rayuan dari pegawai berhutang Isi borang Pendahuluan diri kew 106 (6 Helai) serta dokumen sokongan Disemak oleh pegawai dan pengesahan Kemukakan ke bahagian kewangan untuk kelulusan Rekod dalam buku pendahuluan diri Buat perubahan gaji SG 20 Dokumen Sokongan (Langkah 2)
i. Borang pendahuluan diri ii. Kew.106 - 6 helai iii. Surat rayuan dari pegawai yang iv. Berhutang - 2 helai v. KEW 8 - 2 helai vi. Penyata Pengiraan - 2 Helai vii. Slip gaji - 2 helai viii. Surat pengesahan perkhidmatan ix. dan tarikh pencen – 2 helai.
25. ARAHAN KERJA PEMBAYARAN GAJI DAN GANJARAN KONTRAK
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 18 / 32
PT W17 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Terima Kew. 8 /cop dari Unit Sumber Manusia rekod dalam buku rekod Semak dokumen lengkap Sediakan baucar bayaran Kemukakan kepada pegawai untuk perakuan 1 Kemukakan kepada pegawai untuk perakuan 2 Semak baucar bayaran Cetak Baucar/tulis no EFT/cop dibayar Simpan Dokumen Sokongan (Langkah 2)
i. Perjanjian ii. Sijil perakuan berhutang/KWSP iii. Borang Pengiraan iv. Salinan buku perkhidmatan
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
26. Arahan Kerja Urusan Perolehan
PT N22 1. Terima permohonan dari Ketua – ketua unit di Bahagian Kesihatan Pergigian melalui surat memo untuk mendapatkan inden dan bekalan, perkhidmatan atau penyelenggaraan.
2. Semak dan pastikan peruntukan di bawah aktiviti dan pecahan kepala adalah mencukupi. Sekiranya tidak mencukupi, rujuk kepada Ketua Penolong Pengarah atau Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian) sama ada ingin vireman atau memohon peruntukan tambahan jika perlu.
3. Dapat kelulusan daripada Pegawai Pengawal / Pegawai yang diberi kuasa. Beritahu pemohon jika pemohonan tidak dilulus.
4. Semak bekalan yang dipohon sama ada bekalan, perkhidmatan atau penyelenggaraan tersebut terdapat dalam Kontrak Bahagian atau Kontrak Pusat Perbendaharaan (Rujuk Website http/www. treasury.gov.my) jika permohonan di lulus.
a. Jika ada, teruskan ke langkah di perenggan 6. b. Jika tidak, teruskan ke langkah di perenggan 5.
5. Pastikan jenis Perolehan mengikut had jumlah kos perolehan tahunan. Rujuk rekod Perolehan untuk memastikan had-had tersebut tidak melebihi.
a. Jika pembelian melibatkan kos tahunan tidak melebihi RM50,000.00 buat pesanan terus dari pembekal yang diketahui boleh memberi harga yang berpatutan dan yang berkualiti. Teruskan ke langkah 5.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 19 / 32
b. Jika kos tahunan dalam lingkungan RM50,000.00 hingga RM100,000.00 uruskan Pembelian Terus dari pembekal yang berdaftar dengan Perbendaharaan dalam bidang yang berkaitan. Teruskan ke langkah 5.
c. Jika kos tahunan perolehan dalam lingkungan RM100,000.00 hingga RM200,00.00, pastikan kelulusan sebutharga diperolehi terlebih dahulu (Proses – Perolehan Secara Sebutharga).
d. Bagi kerja-kerja perkhidmatan perolehan kerja yang bernilai melebihi RM 20,000.00 hingga RM 100,000.00 hendaklah diurus secara sebut harga
e. Bagi kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000.00 hingga RM200,000.00 agensi hendaklah memperlawa sebutharga dikalangan kontrator didaerah terdekat bagi projek berkenaan yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontrator dalam Klas Kepala dan Sub Kepala yang berkaitan.
f. Bagi kerja-kerja baru atau kerja-kerja penyengearaan,
pembaikan, ubahsuai dan naik taraf yang melibat perubahan struktur asal serta kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah dirujuk kepada Jabatan Teknik selaras dengan AP 182.
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
26. Arahan Kerja Urusan Perolehan (Sambung………..)
g. Jika kos tahunan perolehan melebihi RM200,000.00 keatas pastikan kelulusan tender diperolehi dari Bahagian Perolehan KKM.
Pembantu Tadbir Yang diberi Kuasa
6. Sediakan Pesanan Kerajaan melalui sitem eSPKB atau ePerolehan. (Am75 E. 6/86) Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Kerajaan Sediakan Pesanan Kerajaan Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Kerajaan melalui sistem eSPKB.
TPK(G)/KPP 7 Serahkan kepada Perakuan I, seterusnya dapatkan tandatangan pegawai yang telah diturunkan kuasa (Pelulus). Perakuan II untuk kelulusan. Dapat tandatangan pegawai yang telah diturunkan kuasa (Pelulus).
8. Semak dan tandatangan.
PT N22 9. Beritahu pemohon jika tidak diluluskan dan jika diluluskan teruskan ke langkah
10.
PT W17 10. Rekodkan butir-butir pembelian dan jumlah yang ditanggung kepada vot butiran berkenaan. (Rujuk Proses - Penyelenggaraan Buku Vot.)
11. Hantar Pesanan Kerajaan yang asal dan pendua kepada pembekal, salinan peniaga digunakan semasa pembayaran dan difailkan dan pengempat ditinggal dibuku Pesanan Kerajaan.
Pemohon/PT N22 12 Terima bekalan bersama-sama Surat Penghantaran, Pesanan Kerajaan dan Invois. Tentukan ianya adalah dalam keadaan baik dan lengkap seperti dalam
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 20 / 32
arahan Pesanan Kerajaan atau Nota Serahan (Rujuk Proses Terimaan dan Inventori)
Ketua Unit/Pemohon 13. Rekod butir-butir mengenai bekalan diterima dalam Borang Kew. 312 / Borang Kew 313 / Kew 314 mengikut jenis atau kategori barangan (Proses- Terimaan dan Inventori)
14 Kembalikan dokumen-dokumen yang perlu termasuk Borang WPKL (G) SS4 –Penilaian Pembekal yang untuk pembayaran kepada Pembantu Tadbir Kanan.
15 Terus guna atau simpan barang-barang berkenaan ke dalam stor pejabat.
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
27. Arahan Kerja Urusan Perolehan Secara Sebut Harga
1. Bincang untuk menentukan jenis, jumlah dan anggaran kos bekalan/perkhidmatan yang akan diperolehi melalui Sebut Harga.
2. Sediakan deraf spesifikasi bagi bekalan/perkhidmatan yang telah dicadangkan.
3. Adakan perbincangan mengenai spesifikasi melalui Ahli Jawatankuasa
Spesifikasi yang dilantik oleh Pengarah Kesihatan Pergigian dengan kelulusan KSU, KKM.
4. Buat pelawaan kepada pembekal/kontraktor menggunakan borang
Lampiran Q. Tempoh pelawaan sekurang-kurangnya 14 hari
5. Buka sebutharga yang diterima sebaik sahaja tawaran ditutup.
6. Serahkan semua tawaran yang diterima kepada Jawatankuasa Penilaian sebutharga yang telah dilantik.
7. Kemukakan laporan penilaian dan senarai sebutharga kepada Jawatankuasa Sebutharga.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 21 / 32
8. Pilih pembekal
9. Keluarkan surat tawaran perlantikan kepada pembekal yang berjaya.
10. Keluarkan Pesanan Kerajaan
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
Pegawai Pergigian Yang Menjaga / Ketua Unit
Penyelia Stor / Pembantu Tadbir (Stor)
28. Arahan Kerja Urusan Pesanan (Inden) Dan Terimaan Bahan, Peralatan dan Aset
1. Semak keperluan sebelum pesanan di buat.Pesanan untuk aset dibuat
mengikut keperluan. Pesanan untuk inventori/ bahan keperluan dibuat
empat bulan sekali.
2. Buat pesanan dalam dua salinan seperti berikut;
a. Aset/Inventori guna borang “non-expandable” (merah jambu)- WPKL-
PBPKP(G) – BK- 54
b. Bahan pergigian dan domestik guna borang inden putih dan hijau -
WPKL-PBPKP(G) – BK- 53
c. Alat tulis guna borang pesanan alat-tulis (putih) - WPKL-PBPKP(G) –
BK- 55
3. Kemukakan borang pesanan kepada penyelenggara stor seperti berikut : a. Penggal pertama – minggu keempat bulan Mac hingga minggu
kedua bulan April. b. Penggal kedua – minggu keempat bulan Julai hingga minggu
kedua bulan Ogos. c. Penggal ketiga – minggu keempat bulan November hingga minggu
kedua bulan Disember
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 22 / 32
TPK(G) / Ketua Penolong TPK(G)
4. Terima borang pesanan, buat pegumpulan dan semak bekalan yang ada. 5. Catatkan jumlah bekalan dalam borang pesanan.
6. Kemukakan borang untuk kelulusan.
7. Semak dan Lulus
8. Serah kepada Pegawai Penyelia Stor
Penyelia Stor / Pembantu
Tadbir (Stor)
9. Sediakan Bekalan dalam tempat bersesuaian, sertakan borang inden/Daftar Harta Modal (Kew 312) yang telah di isi maklumat/nota serahan (mana berkaitan)
10. Hantar Kenderaan untuk mengambil pesanan
Pegawai Pergigian Yang
Menjaga / Ketua Unit
11. Terima barang-barang/ peralatan/ aset yang dipesan / dibekalkan bersama borang inden/ Daftar Harta Modal (Kew 312) atau nota serahan dari stor W/P.
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
29. Arahan Kerja Urusan Pesanan (Inden) Dan Terimaan Bahan, Peralatan dan Aset (Sambung……..)
Anggota Yang Di Arah/
Pemandu
12. Periksa /semak secara visual atau pun diuji (dimana perlu) barang-barang/ peralatan/ aset yang diterima.
Pastikan:
a. Barang yang diterima adalah seperti dipesan dan mengikut spesifikasi dari segi kualiti dan kuantiti.
b. Bahan-bahan/ubatan yang mempunyai tarikh luput tidak kurang 6 bulan daripada tarikh luputnya.
Pegawai Pergigian Yang Menjaga / Ketua Unit
13. Akui penerimaan dengan menanda tangani borang pesanan. Serahkan borang asal kepada penyelia stor. Borang salinan difailkan.
Penyelia Stor / Pembantu Tadbir (Stor)
Penyelia Stor / Pembantu Tadbir (Stor)
14. Rekod : a. Rekod Harta Modal dalam Daftar Induk dan fail kad Harta Modal
mengikut nombor siri berturutan. b. Bagi peralatan inventori direkod dalam Daftar Inventori (Kew 313). c. Bagi bahan luak ianya direkod dalam Daftar Stok (Kew 314). d. Aset yang diterima hendaklah dilabel dan ditandakan dengan
perkataan “Hak Kerajaan” dan nombor pendaftaran aset mengikut nombor turutan didaftar induk
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 23 / 32
15. Simpan dan susun barang-barang di tempat yang sesuai dan selamat :
a. X-Ray filem dalam peti sejuk untuk mencegah kerosakan.
b. Buku Daftar disimpan ditempat yang sesuai.
c. Praktikkan prinsip masuk dahulu keluar dahulu (MDKD). Bahan/Ubat-ubatan yang mempunyai tarikh luput terdahulu akan diguna dahulu dan barang-barang yang diterima kemudian akan disusun dibahagian belakang supaya barang yang diterima dahulu boleh dikeluarkan dengan mudah.
16. Penyelenggaran :
a. Semak dan tandatangani kad Harta Modal (Kew 312/Kew 313)
setahun sekali.
b. Rekod semua pinjaman aset dari Klinik dalam Buku Kew 315 -
Buku Pergerakan Harta Modal
17. Pelupusan :
Kelengkapan dan peralatan yang perlu pelupusan, sila rujuk MPK Pelupusan.
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
30. Arahan Kerja Urusan Verifikasi Stok
Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian)
Pegawai Yang Telah Dilantik Sebagai Pemverifikasi Stok.
1. Calonkan sekurang-kurangnya dua orang pegawai dalam kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan VI – VIII mengikut tempoh tertentu sebaik-baiknya secara tahunan untuk mengangotai setiap satu kumpulan pemverifikasi stok kepada Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya.
2. Terima surat lantikan secara rasmi daripada Pengarah Kesihatan.
3. Buat lawatan dan pemeriksaan secara mengejut ke stor mengikut
jadual yang ditetapkan.
4. Kira stok fizikal di hadapan pegawai yang menyelenggara stor dan bandingkan dengan rekod di kad kawalan stok/komputer dan kad petak. Tandatangan pada kad-kad ini berserta tarikh sebagai mengesahkan stok telah diverifikasi.
5. Sediakan laporan dalam Lampiran Kew. 300S (Senarai Verifikasi Stok)
beserta laporan lengkap dan ringkas mengenai keadaan stor, cara terimaan, simpanan dan syor-syor untuk meningkatkan pengurusan stor secara am.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 24 / 32
Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian)
6. Hantar laporan kepada Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian) untuk perhatian dan tindakan sewajarnya.
7. Terima laporan Kew. 300S dari pemverifikasi stok selewat-lewatnya
dua(2) mnggu selepas dibuat verifikasi stok Ke atas sesuatu stor mengikut jadual yang ditetapkan.
Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian)/
8. Teliti laporan dan minta penjelasan, jika perlu.
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)
9. Ambil tindakan sewajarnya seperti barangan yang didapati lambat bergerak atau hampir luput diagih-agihkan atau diedarkan kepada bahagian/institusi lain jika ada keperluan. Bagi barangan yang telah rosak(pecah/patah/luput) atau usang, disyorkan untuk pelupusan.
10. Buat perakuan dalam Lampiran Kew. 300T (Sijil Verifikasi Stok) bagi mengesahkan bahawa verifikasi stok telah dibuat mengikut masa yang ditetapkan.
11. Sertakan Lampiran Kew. 300U1 (Laporan Verifikasi Stok) bersama
Lampiran Kew. 300T jika laporan verifikasi stok menunjukkan ada perbezaan/perselisihan stok (stok lebih, stok kurang atau stok usang/tidak boleh digunakan lagi).
12. Hantar laporan-laporan tersebut kepada Bahagian Perolehan dan Penswastaan, Kementerian Kesihatan melalui Pengarah Kesihatan.
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
31. Arahan Kerja Urusan Pengurusan Kenderaan Jabatan
TPK(G) 1. Terima peruntukan untuk pembelian kenderaan.
PT N22 2. Panggil sebut harga (Rujuk MPK sebut harga)
PT N22/ Ketua JP/Pemandu
3. Terima kenderaan dari pembekal
4. Periksa dokumen dan peralatan kenderaan baru - Cart Way Bill - Vehicle Delivery Order - Invois - Pesanan Kerajaan - Kad Pendaftaran
5. Pastikan kenderaan dalam keadaan baik serta semua peralatan boleh
digunakan. Jika tidak mencukupi rujuk kepada pembekal
6. Serah kenderaan kepada ketua unit berkaitan
Ketua Unit/Pemandu 7. Terima kenderaan dan Selenggarakan Kenderaan seperti berikut: a. Sediakan rekod kenderaan dan daftar dalam daftar kenderaan. - Buku Log
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 25 / 32
- Kew 312 - Buka Fail bagi setiap kenderaan dan fail semua dokumen
berkaitan dalam fail tersebut. b. Serah kenderaan kepada pemandu dan buku log c. Serta alat kelengkapan dalam kenderaan.
d. Buat penyelenggaraan kenderaan mengikut meter perjalanan seperti dalam buku log dan manual kenderaan. e. Buat permohonan kad minyak melalui Pembantu Tadbir Kanan.
Pegawai Y/M Kenderaan/PT N22/
Pemandu
8. Perbaharui Cukai Jalan seperti berikut:- a. Maklumkan kepada pegawai y/m tarikh luput cukai jalan, selewat-
lewatnya seminggu sebelum tamat tempoh. b. Bawah kad pendaftaran ke pejabat Pengangkutan Jalan untuk
membaharui cukai jalan. c. Terima cukai jalan, buat fotostat satu salinan dan simpan di fail, beri
cukai jalan asal kepada pemandu untuk dilekatkan di cermin hadapan kenderaan.
Pegawai Y/M Kenderaan/ Pemandu
9. Selenggara Rekod kenderaan seperti berikut:- a. Catat buku log setiap kali membuat perjalanan kenderaan. b. Laporkan kepada Pegawai y/m sebarang kerosakan dan kemalangan. c. Isi borang aduan kerosakan untuk penye-lenggaraan dan pembaikan d. Hantar ke bengkel untuk penyelenggaraan kenderaan mengikut tempoh
penggunaan atau perbatuan mengikut mana yang awal seperti yang dikehendaki dalam Buku Manual Kenderaan.
e. Hantar ke bengkel untuk pembaikan tukar alatganti jika kenderaan rosak setiap 6 bulan atau > 5000 km ( Mengikut mana yang terdahulu )
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
32. Arahan Kerja Urusan Pengurusan Kenderaan Jabatan (Sambung……)
Pegawai Y/M Kenderaan/ Pemandu
10. Rekod butir-butir penyelenggaraan/pembaikan.
a. Isi maklumat pembaikan di Kew 312. b. Tutup buku log pada setiap akhir bulan dan failkan salinan asal
buku log.
Pegawai Y/M Kenderaan/PT N22
11. Cadangkan Pelupusan Kenderaan yang tidak berekonomi (TEB) untuk dibaiki. (Rujuk MPK Pelupusan)
33. Arahan Kerja Urusan Pengendalian Kutipan Hasil
A) Inden Buku Hasil dari Pecetakan Nasional
PT N17 (2)
1. Semak baki stok kutipan hasil seperti dibawah : Perub. 316 – Kupon Satu Ringgit
Perub. 400 – Kupon Warganegara Asing
Kew 38 Pin 2/86 – Buku Resit
Kew 248 Pin 2/88 – Buku Tunai Cerakinan Pemungut Utama.
Kew 249 Pin 2/86 – Buku Tunai Pemungut Kecil.
Kew 68 – Penyata Mengenai Borang-borang Hasil Yang Di Kawal.
Kew. 67 Pin. 1/84
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 26 / 32
PT N17 (1)
PT N17 (2)
2. Buat pesanan jika perlu. 3. Terima Pesanan.
4. Semak jumlah dan nombor siri.
5. Rekod penerimaan buku dalam buku Kew 67-Pin 1/84 serta simpan dalam kabinet berkunci.
B) Pengagihan Buku Hasil Kepada Klinik
(Rujuk WPKL-PBPKP(G) - PK S7) – dibawah perkara Inden Buku Hasil
C) Kutipan Hasil Harian (Rujuk WPKL-PBPKP(G) - PK S7) – dibawah perkara Kutipan Hasil Harian
D) Serahan Kutipan Hasil ke Pejabat TPK(G) (Rujuk WPKL-PBPKP(G) - PK S7) – dibawah perkara 5.18 Serahan Kutipan Hasil ke Pejabat TPK(G)
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 27 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
TPK (G)/KPP/PT W17/JP/JT/PT N22
KPP
KPP
34. Arahan Kerja Urusan Permohonan dan Pewujudan Capaian Pengguna e-TERIMAAN (Sistem Perakaunan Terimaan Kerajaan)
1. Isi borang JANM/eT01 dan dapatkan kelulusan daripada Ketua Pusat
Terimaan. Rujuk Nota Kepada Panduan-Nota D
2. Terima dan semak ketepatan butiran dalam borang JANM/eT01. Jika tidak kembalikan kepada pemohon
3. Beri kelulusan dan serahkan borang JANM/eT01 yang telah diluluskan kepada Pentadbir Sistem Bahagian Akaun KKM untuk wujud ID pengguna
4. Terima Maklumbalas borang JANM/eT02 Bahagian 1 daripada Pentadbir
Sistem (BKP JKWPKL) mengenai ID pengguna 5. Aksess e-Terimaan. Jika tidak berjaya maklumkan kepada Pentadbir
Sistem (BKP JKWPKL) Rujuk Arahan Kerja eAK0105. Isi borang JANM/eT02 Bahagian II dan kembalikan kepada Pentadbir SIstem.
6. Aktifkan kata laluan Rujuk Nota Kepada Panduan-Nota E dan tukar
katalaluan baru dan set semula. Akses semula e-T dan masukkan kata laluan baru seterusnya Rujuk Arahan Kerja eT-AK0107
7. Failkan JANM/eT01 dan JANM/eT02
PT W 17 / N17
35. Arahan Kerja Penerimaan Wang dan Penyelenggaran Resit
A. PENDAFTARAN MEL (Cek/ Kiriman Wang/Wang Pos/Draf Bank)
1. Terima kutipan melalui Mel. 2. Pastikan Sistem Online. Jika tidak daftar Mel secara Manual dan kunci
masuk semula maklumat ke e_Terimaan apabila system kembali online. Rujuk Arahan Kerja e-T-AK0201.
3. Kunci masuk maklumat daftar mel ke e-Terimaaan. Rujuk Arahan Kerja e-T-AK0201
4. Semak maklumat daftar mel yang telah dikunci masuk. Sekiranya tepat, lakukan Serahan Mel di e-Terimaan. Rujuk Arahan Kerja e-T-AK0201
5. Semak Laporan TK120 dan cetak (Jika Perlu) serta failkan laporan tersebut.
6. Serah kutipan kepada Juruwang Operator.
B. PENYEDIAAN RESIT AUTO
1. Terima kutipan daripada pembayar atau pendaftar Mel (bagi kutipan melalui Mel) dan tentukan jenis kutipan yang diterima.
2. Pastikan system Online. Jika tidak keluarkan resit secara manual
contohnya Kew 38. 3. Kunci masuk maklumat resit ke e-Terimaan. Rujuk Arahan Kerja e-T-
AK0202 4. Pastikan data yang dikunci masuk sempat disimpan. Jika tidak ikuti
prosedur kerja secara manual. 5. Pastikan resit sempat dicetak. Jika tidak ikuti prosedur kerja secara
manual dan batalkan resit di e-Terimaan. Rujuk Arahan Kerja e-T-AK0204.
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 28 / 32
JP /JTU38/PT N22
PT W17
JP /JTU38/PT N22
PT W17
JP /JTU38/PT N22
6. Jika terdapat kesilapan pada resit batalkan resit tersebut. Rujuk Arahan Kerja e-T-AK0204
7. Cetak resit Kew 38E 8. Serah resit kepada pembayar
C. PENYEDIAAN DAN PENGEMASKINIAN RESIT MANUAL(KEW38)
1. Sediakan resit Manual (Kew 38). Rujuk peraturan kewangan sediada dan
berkuatkuasa. 2. Serahkan resit manual (Kew 38) yang asal kepada pembayar 3. Apabila system online kunci masuk data berpandukan salinana resit
manual (Kew 38) ke e-Terimaan. Rujuk Arahan Kerja eT-AK0203. 4. Cop `Telah kemaskini eT (Resit Manual )’ – Cop e-T 01 disalinan resit
manual (Kew 38) dan tandatangan diruangan Juruwang 5. Serah salinan resit manual (Kew 38) kepada Penyelia 6. Semak dan lulus resit manual yang telah dikunci masuk di e-Terimaan.
Rujuk Arahan Kerja eT-AK0206. Kemudian tandatangan diruangan Penyelia dicop `Telah Kemaskini eT (Resit Manual )’ – Cop e-T 01
D. SERAHAN WANG
1. Sediakan analisis kutipan. Rujuk Arahan Kerja eT-AK0207 2. Cetak Laporan TK110 dan serahkannnya bersama kutipan pada
Penyelia. Rujuk Arahan Kerja eT-AK0207 3. Semak kutipan yang diserah oleh Juruwang/Operator dan luluskan di
skrin e-Terimaan. Rujuk Arahan Kerja eT-AK0208 4. Cetak laporan serahan wang TK110 dan tandatangan 5. Failkan laporan TK110
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 29 / 32
TPK (G)/KPP/PT W17/JP/JT/PT N22
KPP
KPP
36. Arahan Kerja Urusan Penyediaan dan Perakuan Penyata Pemungut 1. I
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 30 / 32
17. Arahan Kerja Urusan Pengendalian Kutipan Hasil ( Sambung....)
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT W17 (2)
17. Arahan Kerja Urusan Pengendalian Kutipan HasiL (Sambung...) G). Laporan Penyata Penyesuaian Akaun Hasil Bulanan
1. Terima Laporan C330 dan C 340 daripada Bahagian Akuan di KKM
2. Sesuaikan penyata penyesuaian akaun hasil dengan Buku Tunai
248.
3. Isi Format Lampiran IV (Penyata Penyesuaian akaun hasil).
4. Isi Lampiran A (Sijil pengesahan hasil) berpandu kepada C330.
5. Isi dan lampirkan Senarai D (kredit dibuku tunai pemungut hasil yang tiada diambil kira oleh pejabat pembayar) jika terdapat perbedzaan jumlah yang tercatit dalam buku tunai 248 dengan laporan C330.
6. Isikan Lampiran B - penyata pengesahan akaun hasil (nyatakan
kredit dibuku tunai pemungut hasil yang tidak diambil kira oleh pejabat pembayar)
7. Hantar semua laporan berkaitan ke pejabat Akaun KKM
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 31 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT
34. Arahan Kerja Urusan Pengendalian Kutipan Hasil (Sambung.....) 8. Hantar kutipan berserta Penyata pemungut ke Bank
9. Terima salinan ketiga (merah jambu) penyata pemungut. Pastikan jumlah
yang dicetak oleh pihak bank sama dengan jumlah yang dibankkan.
3. Serahkan buku tunai Kew 248 serta salinan ketiga penyata pemungut kepada Pegawai Pengawal untuk disemak dan disahkan.
4. Sah dan turunkan tandatangan ringkas serta tarikh semakan di buat.
5. Fail dan simpan
Pegawai Pergigian Y/M/ Pembantu Pembedahan Pergigian
PT W17 (3)
F) Penutupan Akaun Hasil Bulana(Rujuk WPKL-PBPKP(G) - PK S7) –
dibawah perkara 5.20 Penutupan Kutipan Hasil Bulanan)
1. Serah hasil kutipan, Borang Kew 68 Pin 2/87, resit Kew 38 Pin 2/86 dan Kew 249 Pin. 2/86 kepada PT bertanggungjawab di Pejabat TPK(G) pada hari pertama bekerja bulan berikutnya setiap bulan.
2 Semak semua dokumen yang di terima dari pemungut kecil
3 Jika ada kesilapan pada serahan kembalikan kepada pemungut kecil untuk
pembetulan.
4 Sediakan Kew 253 (Kira-kira diserahkan untuk audit), Lampiran F (daftar borang hasil yang telah di guna dan belum di gunakan), Kew 249, Kew 248, Kew 38, penyata pemungut(merah jambu) serta Kew 68. Kemukakan semua dokumen-dokumen ini kepada Unit Hasil Bahagian Akaun, KKM.
5 Terima resit rasmi dari Unit Hasil Bahagian Akaun, KKM dan catitkan nombor
resit serta tarikh di ruang resit perbendaharaan Kew 248.
6 Simpan dan failkan resit bersama salianan penyata pemungut
WPKL-BKP(G)-AK10 : URUSAN KEWANGAN
Edisi : 02; Tarikh Kuatkuasa : 1 Okt 2009 MS 32 / 32
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT W17 (2)
17. Arahan Kerja Urusan Pengendalian Kutipan HasiL (Sambung...) G). Laporan Penyata Penyesuaian Akaun Hasil Bulanan
8. Terima Laporan C330 dan C 340 daripada Bahagian Akuan di KKM
9. Sesuaikan penyata penyesuaian akaun hasil dengan Buku Tunai
248.
10. Isi Format Lampiran IV (Penyata Penyesuaian akaun hasil).
11. Isi Lampiran A (Sijil pengesahan hasil) berpandu kepada C330.
12. Isi dan lampirkan Senarai D (kredit dibuku tunai pemungut hasil yang tiada diambil kira oleh pejabat pembayar) jika terdapat perbedzaan jumlah yang tercatit dalam buku tunai 248 dengan laporan C330.
13. Isikan Lampiran B - penyata pengesahan akaun hasil (nyatakan
kredit dibuku tunai pemungut hasil yang tidak diambil kira oleh pejabat pembayar)
14. Hantar semua laporan berkaitan ke pejabat Akaun KKM