universiti teknologi malaysia (utm) manual …contoh hasil format cetakan kertas kerja dan surat...

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA (UTM)

MANUAL PENGGUNA (Kemaskini Sept 2017)

Sistem Modul eAktiviti ver 1.1

BAHAGIAN PERKOMPUTERAN PENYELIDIKAN (UTMRC)

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI)

© UTM 2017

Hak cipta terpelihara. Sebarang bahagian daripada manual ini adalah dilarang untuk disalin,

diedarkan atau diserahkan dalam bentuk apa jua sama ada elektronik, mekanikal, fotokopi, merekod

dan sebagainya atau disimpan di dalam pangkalan data atau sistem dalam bentuk apa jua tanpa

keizinan daripada Universiti Teknologi Malaysia.

Manual Pengguna Modul Aktiviti

Ogos 2017 of 35

KANDUNGAN

1. Pengenalan 3

2. Keperluan Minima 3

3. Tatacara Penggunaan 4

3.1 Login Pengguna 5

3.2 Proses Memasukkan Data Aktiviti 7

3.3 Permohonan Bagi Pihak Ketua Projek 9

3.4 Maklumat Permohonan 11

3.5 Cadangan Program 19

3.6 Implikasi Kewangan 24

3.7 Wang Pendahuluan 27

3.8 Proses Pengesahan 30

3.9 Lampiran 27

3.10 Ringkasan Log Proses 32

3.11 Cetakan Permohonan 34

4. Kesimpulan 35


Ogos 2017 of 35

1. Pengenalan

Sistem Modul Aktiviti UTM-RIS merupakan satu inisiatif dari Pejabat Timbalan Naib

Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Universiti Teknologi Malaysia yang dibangunkan

oleh Bahagian Perkomputeran Penyelidikan (UTMRC) bagi pemudahcara proses

permohonan aktiviti manual kepada yang lebih sistematik secara atas talian. Ianya

merupakan sebahagian usaha berterusan jabatan untuk memperbaiki mutu

perkhidmatan dan pengurusan dari masa ke semasa dengan penggunaan teknologi.

Sistem Modul Aktiviti UTM-RIS dapat mempercepatkan dan memudahkan proses

permohonan kertas kerja untuk menjalankan sebarang aktiviti dan penyampaian

diantara jabatan-jabatan di bawah Pejabat TNC(PI) dan ianya boleh dicapai oleh

pengguna pada bila-bila masa.

2. Keperluan Minima

Persekitaran pembangunan yang digunakan mempunyai konfigurasi seperti berikut :

Jenis Keperluan Aplikasi

Sistem Pengoperasian 1. Semua jenis sistem pengoperasian Windows.

Pelayar Web 1. Mozilla Firefox 2.0

2. Mozilla Firefox 3.0 & ke atas

3. Resolusi terbaik 1024x768

Jadual 2.1: Keperluan Minima


Ogos 2017 of 35

3. Tatacara Penggunaan

3.1 Login Pengguna

Pengguna dikehendaki login ke dalam sistem mengguna id pengguna dan kata

laluan yang telah diberi (UTMHR). Langkah-langkah untuk log masuk ke dalam

sistem adalah:

Gambarajah 3.1(a): Antaramuka login alamat sistem UTMRIS

1) Pengguna memasukkan alamat pada pelayar iaitu:

https://utmris.utm.my:8443/rismenu/

2) Pengguna klik pada butang Login

2

1

https://hrfin.utm.my/smuhr/


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.1(b): Antaramuka login pengguna

3) Pengguna masukkan Nama Pengguna.

4) Pengguna masukkan Kata Laluan.

5) Pengguna klik pada butang Sign In

** Log in menggunakan akaun UTMHR/RADIS

3

4

5


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.1(c): Antaramuka utama sistem UTMRIS

Paparan utama ini memberikan maklumat


Ogos 2017 of 35

3.2 Proses Memasukkan data aktiviti

Gambarajah 3.2(a): Akes ke antaramuka aktiviti

1) Pengguna pilih menu Aktiviti

2) Pengguna pilih menu Permohonan

3) Pengguna pilih Baru

1

3

2


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.2(b): Antaramuka Permohonan Baru (Activity)

1) Pengguna klik butang Tambah untuk memasukkan maklumat baru aktiviti

Gambarajah 3.2(c): Antaramuka Maklumat Permohonan Baru

1) Perincian untuk pengguna membuat permohonan baru

3.3 Permohonan Bagi Pihak Ketua Projek / PTJ

1

1


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.3(a): Antaramuka permohonan bagi pihak ketua projek/PTJ

1) Jenis Permohonan – Pilih permohonan pada dropdown list sebagai contoh “Permohonan bagi pihak ketua Projek/PTJ”. Wakil boleh mengisi bagi pihak KP dan ini memudahkan proses menyediakan maklumat di peringkat awal permohonan.

Gambarajah 3.3(b): Antaramuka untuk memilih ketua projek

1) Klik butang Sila pilih ketua projek untuk memilik ketua projek

1

1


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.3(c): Antaramuka carian ketua projek

1) Masukkan Nombor Pekerja / Nama

2) Klik Butang “Carian”

3) Klik pada nama ketua projek

Gambarajah 3.3(d): Antaramuka ketua projek yang dipilih

1) Pengguna perlu klik butang Select untuk butiran permohonan

1

1

2

3


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.3(e): Antaramuka maklumat pemohon ketua projek

MAKLUMAT PERMOHONAN

Gambarajah 3.4(a): Antaramuka penyenaraian maklumat permohonan

1) Klik pada tab “MAKLUMAT PERMOHONAN”

2) Pilih Jenis aktiviti

1

2

3

4

5

6

7


Ogos 2017 of 35

3) Pilih Peringkat

4) Pilih samada melibatkan geran penyelidikan

Sekiranya melibatkan geran penyelidikan, maka perlu pastikan baki peruntukan

kewangan mencukupi kerana mempunyai proses kelulusan di peringkat urusetia RMC.

5) Pilih samada melibatkan penjanaan pendapatan


Ogos 2017 of 35

6) Masukkan Tajuk Aktiviti

7) Klik butang Buat Baru

Gambarajah 3.4(b): Contoh Maklumat yang telah siap diisi


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.4(c): Antaramuka contoh tujuan permohonan

1) Klik untuk Maklumat Permohonan

2) Nyatakan Tujuan Aktiviti

3) Klik butang Simpan

Gambarajah 3.4(d): Antaramuka latar belatang aktiviti

1) Klik butang Tambah

1

2

3

1


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.4(e): Antaramuka penyenaraian untuk latar belakang

1) Masukkan Keterangan untuk Latar Belakang

2) Masukkan No Susunan


Gambarajah 3.4(f): Antaramuka senarai untuk keterangan latar belakang

1

2

3


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.4(g): Antaramuka objektif aktiviti


Gambarajah 3.4(h): Antaramuka penyenaraian untuk objecktif

1) Masukkan Keterangan untuk Objektif

2) Masukkan No Susunan


1

1

2

3


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.4(i): Antaramuka senarai objektif

Gambarajah 3.4(j): Antaramuka anjuran aktiviti


Gambarajah 3.2(k): Antaramuka penyenaraian untuk anjuran

1

1

2

3


Ogos 2017 of 35

1) Pilihan Kategori

1) Keterangan Penganjur

2) Klik Butang SIMPAN

Gambarajah 3.4(l): Antaramuka senarai anjuran


Ogos 2017 of 35

CADANGAN PROGRAM

Gambarajah 3.5(a): Antaramuka penyenaraian cadangan program

1) Klik pada tab CADANGAN PROGRAM

2) Pilih tarikh seperti berikut

i. Pilih bulan aktiviti bermula ii. Pilih haribulan aktiviti dijalankan iii. Pilih bulan aktiviti tamat iv. Pilih haribulan aktiviti akan berakhir v. Masukkan masa aktiviti bermula vi. Masukkan masa aktiviti berakhir vii. Klik butang Apply utk menyimpan maklumat data

1

2

3

4

5

6

7

8

i

ii

iii

iv

v

vi

vii


Ogos 2017 of 35

3) Masukkan Tempat dimana aktiviti akan dijalankan

4) Klik butang SIMPAN

5) Masukkan Bilangan Peserta (Jangkaan)

6) Masukkan Keterangan Peserta aktiviti

7) Masukkan Senarai Jemputan VIP (Jika Ada)

Gambarajah 3.5(b): Contoh butiran program yang telah diisi


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.5(c): Antaramuka

1) Klik pada butang Tambah untuk menentukan tentatif program

Gambarajah 3.5(d): Antaramuka

1) Nyatakan tarikh program

2) Masukkan masa mula program yang ingin direkodkan

3) Masukkan masa selesai program yang ingin direkodkan

4) Nyatakan aktiviti yang akan dijalankan di dalam program

5) Klik pada butang Simpan untuk menyimpan maklumat tentatif program

3

1

2

1

4

5


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.5(e): Antara tentatif program yang telah direkod

Gambarajah 3.5(f): Antaramuka

1) Klik butang Tambah untuk masukkan maklumat penceramah

1


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.5(g): Antaramuka

1) Masukkan nama penceramah

2) Masukkan Institusi / syarikat Penceramah

3) Klik Butang Simpan untuk menyimpan maklumat

Gambarajah 3.5(h): Contoh Maklumat Penceramah Yang Telah Siap Diisi

3

1

2


Ogos 2017 of 35

IMPLIKASI KEWANGAN

Gambarajah 3.6(a): Antaramuka

1) Klik pada Tab IMPLIKASI KEWANGAN

2) Klik Butang TAMBAH

Gambarajah 3.6(b): Antaramuka

1) Pilih jenis rekod kewangan

1

2

1


Ogos 2017 of 35

a) Implikasi Kewangan (Perbelanjaan)

Gambarajah 3.6(c): Antara maklumat implikasi kewangan yg harus diisi sekiranya pengguna memilih perbelanjaan sebagai jenis rekod kewangan

b) Implikasi Kewangan (Pendapatan / Hasil)

Gambarajah 3.6(d): Antara maklumat implikasi kewangan yg harus diisi

sekiranya pengguna memilih pendapatan/hasil sebagai jenis rekod kewangan


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.6(e): Contoh Maklumat Hasil & Perbelanjaan yg telah siap diisi


Ogos 2017 of 35

WANG PENDAHULUAN

Gambarajah 3.7(a): Antaramuka wang pendahuluan

1) Klik butang Wang Pendahuluan

2) Pilih Wang Pendahuluan

3) Klik butangSimpan


Gambarajah 3.7(b): Antaramuka penyenarian wang pendahuluan

1) Pilih Jenis perbelanjaan

2) Masukkan jumlah kuantiti

3) Masukkan keterangan

4) Masukkan kos per unit dalam (RM)

1

2

4

3

2

1

3

4

5


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.7(c): Antaramuka senarai wang pendahuluan

LAMPIRAN

Gambarajah 3.8(a): Antaramuka lampiran

1) Klik untuk Lampiran


1

2


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.8(b): Antaramuka penyanaraian lampiran

1) Klik untuk Pilih Jenis Lampiran

2) Masukkan Tajuk

3) Klik butang “Choose File” untuk pilih fail


Gambarajah 3.8(c): Antaramuka senarai lampiran

1

2

3

4


Ogos 2017 of 35

PENGESAHAN

Gambarajah 3.9(a): Antaramuka

1) Klik pada Tab Pengesahan

2) Nyataan ulasan pengesahan tersebut

3) Klik pada butang simpan untuk menyimpan maklumat pengesahan

Gambarajah 3.9(b): Antaramuka contoh maklumat pengesahan yang telah diisi

1

2

3


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.9(c): Antaramuka

1) Klik pada butang Submit untuk menghantar pengesahan berikut

Gambarajah 3.9(d): Antaramuka

1) Klik butang “YES” untuk teruskan menghantar pengesahan

1


Ogos 2017 of 35

RINGKASAN LOG PROSES

Gambarajah 3.10(a): Antara muka Ringkasan Log Proses

1) Klik pada Tab Ringkasan Log Proses untuk meyemak log proses yang telah dimasukkan

2) Klik butang All Submmited History

1


Ogos 2017 of 35

Gambarajah 3.10(b): Contoh maklumat yang akan keluar selepas

pengguna klik butang ‘All submitted '

Gambarajah 3.10(c): Antaramuka email yang akan dihantar kepada

pengguna yang memasukkan semua maklumat untuk disahkan


Ogos 2017 of 35

CETAKAN PERMOHONAN

Gambarajah 3.2q: Antaramuka Maklumat Permohon

1) Klik pada Cetak Permohonan untuk mencetak maklumat tersebut

Gambarajah 3.2q: Antaramuka

1) Maklumat permohon akan terus dimuatturun.


Ogos 2017 of 35

Contoh hasil Format Cetakan Kertas kerja dan Surat Kelulusan yang dijana melalui sistem :-

4. Kesimpulan

Sistem permohonan kertas kerja (eAktiviti / ePaperWork) ini merupakan salah satu

inovasi baru yang membantu pihak pemohon untuk melengkapkan maklumat secara

atas talian. Semua dokumen dan bahan lampiran akan disemak oleh ketua bahagian

seterusnya akan diperakukan diperingkat urusetia TNCPI sebelum diluluskan. Sistem

ini turut membantu memudahkan pihak pemohon membuat semakan status

kelulusan secara telus dan surat kelulusan dan kertas kerja boleh dijana melalui

sistem.

universiti teknologi malaysia (utm) manual …contoh hasil format cetakan kertas kerja dan surat...

Documents