unit audit dalam agensi kelayakan malaysia (mqa) · 2015-04-01 · menyediakan kertas makluman...

Click here to load reader

Post on 05-Aug-2020

19 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • LAPORAN TAHUNAN

    TAHUN 2014

    UNIT AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

    (MQA)

    AUDIT BERKUALITI MENINGKATKAN AKAUNTABILITI www.mqa.gov.my

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 2

    Eddy Herman Zaidel KETUA EDITOR

    Mazyah Yahya EDITOR

    Nurhidayah Akhmar Mohd Razali

    EDITOR

    UNIT AUDIT DALAM

    Siti Syahirah Md Nasir

    EDITOR

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 3

    KANDUNGAN Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2014 PERKARA MUKA

    SURAT

    BAHAGIAN 1

    1. Visi 5

    2. Misi 5

    3. Objektif 5

    4. Piagam Pelanggan 5

    ----------------------------------------------------------------------------------------------------

    BAHAGIAN 2

    1. Prakata 7

    2. Perutusan Ketua Pegawai Eksekutif 8

    3. Penghargaan Ketua Unit Audit Dalam 9

    ----------------------------------------------------------------------------------------------------

    BAHAGIAN 3

    1. Maklumat Unit Audit Dalam 11

    ----------------------------------------------------------------------------------------------------

    BAHAGIAN 4

    1. Perancangan dan Pencapaian 16

    ----------------------------------------------------------------------------------------------------

    BAHAGIAN 5

    Pemerhatian Audit dan Maklumbalas Auditi:

    1. Pengauditan Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai 24

    2. Pengauditan Prestasi Terhadap Pengurusan Aset Alih MQA 55

    3. Pengauditan Mengejut Pengurusan Kenderaan MQA 75

    4. Pengauditan Prestasi Terhadap Fungsian Bahagian Dasar dan

    Penyelidikan 86

    5. Pengauditan Siasatan Terhadap Aset MQA Yang Tidak Dapat Di

    Kesan 102

    6. Pengauditan Terhadap Pengurusan Bajet dan Terimaan 113

    ----------------------------------------------------------------------------------------------------

    BAHAGIAN 6

    1. Penutup 135

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 4

    VISI, MISI, OBJEKTIF DAN PIAGAM PELANGGAN

    BAHAGIAN 1

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 5

    VISI

    Menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan

    akauntabiliti sektor awam.

    MISI

    Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta mengemukakan laporan

    seimbang kepada Jawatankuasa Audit ke arah meningkatkan akauntabiliti pengurusan

    awam.

    OBJEKTIF

    Membantu MQA mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan

    berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan

    tadbir urus.

    PIAGAM PELANGGAN

    Menjalankan pengauditan secara profesional berpandukan standard pengauditan

    antarabangsa;

    Mengemukakan Laporan Pemerhatian Audit dalam tempoh dua minggu selepas audit

    selesai dijalankan;

    Memberi teguran dan cadangan yang membina mengenai perkara-perkara yang

    dibangkitkan; dan

    Menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam sebelum akhir bulan Mac tahun

    berikutnya.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 6

    PRAKATA

    PERUTUSAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

    PENGHARGAAN KETUA UNIT AUDIT DALAM

    BAHAGIAN 2

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 7

    PRAKATA

    Unit Audit Dalam, Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan secara rasmi

    pada 26 November 2001 selaras dengan kehendak Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun

    1998. UAD menjalankan tugas secara bebas dan bertanggungjawab terus kepada Ketua

    Pegawai Eksekutif MQA. Penubuhan UAD bertujuan membantu pihak pengurusan

    dalam memantapkan lagi pengurusan kewangan, program/aktiviti dan pentadbiran

    MQA dengan mengeluarkan laporan audit yang objektif serta syor yang sesuai dan

    praktikal.

    Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2014 disediakan adalah bertujuan untuk

    melaporkan aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam sepanjang

    tahun 2014 dimana ianya turut merangkumi laporan pengauditan yang telah dijalankan.

    Laporan ini terbahagi kepada enam bahagian. Bahagian 1 memaparkan Visi, Misi,

    Objektif dan Piagam Pelanggan UAD. Bahagian 2 memaparkan Prakata, Kata – Kata

    Aluan Ketua Pegawai Eksekutif dan Penghargaan Ketua Audit Dalam. Seterusnya,

    Bahagian 3 menerangkan maklumat ringkas tentang UAD. Perancangan dan

    Pencapaian UAD bagi tahun 2014 serta maklumat berkenaan Jawatankuasa Audit MQA

    diterangkan didalam Bahagian 4 manakala Bahagian 5 membentangkan berkenaan

    Laporan Pemerhatian Audit dan Maklum Balas Auditi. Bahagian 6 pula adalah penutup

    kepada Laporan Tahunan ini.

    Secara keseluruhannya, kesemua dapatan audit yang telah dikenal pasti oleh UAD

    dimaklumkan kepada auditi dan juga pihak Pengurusan Atasan MQA supaya tindakan

    susulan dapat dilaksanakan. Cadangan untuk mengatasi sesuatu isu juga dinilai terlebih

    dahulu didalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit supaya tindakan yang akan diambil

    kelak lebih mantap dan berkesan. Laporan Tahunan ini juga akan dijadikan panduan

    kepada semua warga Agensi supaya tidak mengulangi isu ketidak akuran yang sama

    pada masa akan datang.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 8

    KATA – KATA ALUAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

    Assalammualaikum, Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

    Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan tahniah kepada Unit Audit Dalam kerana telah

    berjaya menyempurnakan kerja-kerja pengauditan seperti mana yang dirancang dan

    seterusnya menerbitkan Laporan Tahunan ini. Terima kasih juga diucapkan kepada

    semua pihak yang telah memberi sokongan dan kerjasama semasa kerja-kerja

    pengauditan dijalankan sepanjang tahun 2014.

    Bagi meningkatkan tahap akauntabiliti dan pematuhan dari segi pengurusan dan

    pentadbiran sebuah Agensi Kelayakan Malaysia, Unit Audit Dalam bertanggungjawab

    untuk memastikan bahawa tahap kawalan dalaman yang berkaitan khususnya

    pengurusan Jaminan Kualiti serta kewangan adalah dalam keadaan baik dan teratur. Hal

    ini juga sekaligus akan dapat membantu pihak pengurusan untuk mengambil tindakan

    sewajarnya serta mentadbir MQA dengan lebih cekap dan berkesan.

    Adalah menjadi harapan saya agar laporan ini dijadikan panduan yang berguna kepada

    warga MQA untuk meningkatkan lagi keberkesanan dan kawalan dalaman terhadap

    pengurusan kewangan dan aktiviti di MQA. Usaha melaksanakan penambahbaikan

    hendaklah dijadikan tindakan berterusan. Dengan itu, sistem pengurusan dan

    pentadbiran dapat dimantapkan lagi dengan lebih baik dan berkesan bagi menjadi

    sebuah Agensi yang cemerlang.

    Sekian, terima kasih.

    DATO’ PROF. DR. RUJHAN BIN MUSTAFA

    Ketua Pegawai Eksekutif

    Agensi Kelayakan Malaysia

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 9

    PENGHARGAAN

    KETUA AUDIT DALAM AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA

    Assalammualaikum, Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

    Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan syukur kerana UAD telah berjaya

    menghasilkan laporan tahunan ini dengan kerjasama dari semua pegawai UAD yang

    telah memberi komitmen tinggi semasa menjalankan tugas dan seterusnya dapat

    menghasilkan laporan ini.

    Saya juga ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih kepada

    YBhg. Dato’ Ketua Pegawai Eksekutif MQA yang sentiasa mengambil perhatian serius

    terhadap laporan-laporan audit yang telah dikemukakan kepada beliau serta sokongan

    dan pengiktirafan terhadap usaha-usaha UAD dalam melaksanakan tanggungjawab dan

    perancangan bagi mencapai objektif Agensi. Setinggi-tinggi penghargaan juga diberikan

    kepada Jawatankuasa Audit MQA yang sentiasa memberi pandangan yang bernas serta

    banyak membantu dalam menentukan hala tuju UAD dalam memberi kepastian dan

    khidmat perunding secara objektif yang menambah nilai kepada MQA. Terima kasih

    juga kepada semua Bahagian/Unit MQA yang telah memberi kerjasama sepenuhnya

    semasa UAD melaksanakan pengauditan.

    Adalah diharapkan agar laporan ini dapat dijadikan panduan berguna bagi semua pihak

    dalam melaksanakan pengurusan Jaminan Kualiti MQA, pengurusan kewangan dan

    pentadbiran serta aktiviti – aktiviti MQA secara ekonomi, cekap dan berkesan bagi

    memperkemaskan lagi kawalan dalaman dan mematuhi kehendak dan peraturan

    Kerajaan. Sehubungan itu, seluruh anggota Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) dapat

    meningkatkan akauntabiliti MQA di samping menghindari daripada unsur

    penyelewengan, pembaziran dan penyalahgunaan kuasa.

    Sekian, terima kasih.

    EDDY HERMAN ZAIDEL

    Ketua Audit Dalam

    Agensi Kelayakan Malaysia

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 10

    MAKLUMAT UNIT AUDIT DALAM

    BAHAGIAN 3

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 11

    PENUBUHAN DAN SKOP

    Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998, Unit Audit Dalam, Agensi

    Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan secara rasmi pada 26 November 2001.

    Unit ini bertanggungjawab terus kepada Ketua Pegawai Eksekutif MQA dan

    Jawatankuasa Audit MQA.

    Sebagai satu fungsi bebas, Unit Audit Dalam bertanggungjawab untuk memberikan

    khidmat perundingan bagi meningkatkan tahap operasi Agensi. Selain itu, Unit Audit

    Dalam berperanan dalam membantu pihak pengurusan atasan dalam

    mempertingkatkan tahap pematuhan terhadap undang-undang, peraturan-peraturan

    dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta membantu pihak pengurusan untuk

    menentukan program dan aktiviti MQA diuruskan dengan ekonomi, cekap, berkesan

    dan bersesuaian.

    Bagi menentukan akauntabiliti dan pengurusan kewangan Agensi dijalankan dengan

    tepat dan berkesan selaras dengan tanggungjawab yang telah diamanahkan Unit Audit

    Dalam bertanggungjawab dalam menyediakan Laporan Tahunan Audit Dalam yang

    telah diluluskan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan Jawatankuasa Audit MQA serta

    membentang Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit yang diadakan

    empat kali setahun.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 12

    BIDANG TUGAS UNIT AUDIT DALAM

    Bidang tugas utama Unit Audit Dalam adalah untuk :-

    1. Memberi kepastian (assurance) dan khidmat perunding secara objektif untuk

    menambah nilai dan meningkatkan tahap operasi organisasi;

    2. Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan

    dalaman organisasi;

    3. Mengkaji tahap pematuhan kepada dasar, undang-undang, peraturan dan arahan

    yang berkuat kuasa;

    4. Mengkaji aktiviti (core business) organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan

    berkesan;

    5. Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan,

    penipuan dan penyelewengan;

    6. Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem

    termasuk sistem ICT;

    7. Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk

    kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif dan Jawatankuasa Audit;

    8. Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit; dan

    9. Menyediakan Kertas Makluman Pengauditan kepada Majlis MQA.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 13

    PERJAWATAN UNIT AUDIT DALAM

    UAD mempunyai 4 perjawatan yang bertanggungjawab dalam melaksanakan semua

    urusan pentadbiran dan pengauditan MQA. UAD diketuai oleh Ketua Audit Dalam, Gred

    W48 yang dibantu oleh 3 orang pegawai. Kedudukan perjawatan UAD adalah seperti di

    Jadual 1 berikut:-

    Jadual 1 : Status Perjawatan Unit Audit Dalam

    Bil Jawatan Gred Kumpulan Bilangan Jawatan

    Lulus Isi Kosong

    1 Ketua Unit Audit Dalam

    W48 Pengurusan &

    Profesional 1 1 0

    2 Juruaudit W41 Pengurusan &

    Profesional 1 1 0

    3 Pegawai Eksekutif N27 Sokongan 1 1 0

    4 Pembantu Tadbir N17 Sokongan 1 1 0

    Perjawatan Ketua Audit Dalam adalah berstatus pinjaman daripada Jabatan Audit

    Negara. Oleh itu, Ketua Audit Dalam Gred W48 telah melapor diri dan mula

    menjalankan tugas di Unit Audit Dalam MQA pada 3 Mac 2014. Beliau sebelum ini

    merupakan Juruaudit Kanan yang ditempatkan di Unit Audit Dalam Kementerian Belia

    dan Sukan.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 14

    KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF (Jusa A)

    Unit Audit Dalam

    Ketua Unit Audit Dalam (W48)

    Penolong Pengarah Unit Audit Dalam (W41)

    Pegawai Eksekutif Unit Audit Dalam (N27)

    Pembantu Tadbir Unit Audit Dalam (N17)

    CARTA ORGANISASI UNIT AUDIT DALAM

    Carta Organisasi UAD (kemaskini sehingga 31 Disember 2014)

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 15

    PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN

    BAHAGIAN 4

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 16

    PERANCANGAN KERJA UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2014

    UAD sentiasa peka dalam menyediakan Rancangan Audit Tahun 2014 secara sistematik

    supaya hasil yang diperoleh lebih berkualiti dan dapat membantu MQA dalam

    memantapkan pengurusannya. Rancangan Kerja yang disediakan merangkumi

    pengauditan di Bahagian Pengurusan yang meliputi pentadbiran dan kewangan serta

    Bahagian Jaminan Kualiti yang menjalankan core-business MQA.

    Disamping itu, UAD turut memastikan auditi mengambil tindakan pembetulan atau

    penambahbaikan secara berterusan berdasarkan cadangan audit dan melaporkannya di

    dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit.

    UAD telah merancang dan melaksanakan sebanyak 7 program bagi aktiviti sepanjang

    tahun 2014. Maklumat berkenaan aktiviti yang dilaksanakan berserta objektif adalah

    seperti di Jadual 2 berikut :-

    Jadual 2 : Rancangan Tahunan Audit 2014

    Bil Aktiviti/Program Objektif

    1 Laporan Tahunan Audit

    Dalam 2013

    Laporan ini adalah berkenaan aktiviti-aktiviti

    yang dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam

    khususnya pengauditan yang telah dijalankan

    sepanjang tahun 2014.

    Laporan ini disediakan untuk menjelaskan secara

    ringkas isu-isu audit yang dikenal pasti dan

    tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk

    memperbaiki dan menambah baik operasi

    Pengurusan MQA.

    2 Pengauditan Prestasi

    Bayaran Honorarium Ahli

    Panel Penilai (APP)

    Menentukan polisi bayaran honorarium kepada APP

    wujud dan bayaran dibuat mengikut peraturan yang

    ditetapkan, menilai prestasi bayaran honorarium

    dan menilai kawalan dalaman bagi proses bayaran

    honorarium kepada APP.

    3 Pengauditan Fungsian

    Bahagian Akreditasi Sains

    dan Perubatan

    Menentukan sama ada bahagian telah

    melaksanakan fungsinya seperti yang dirancang

    dengan kos yang telah dilaksanakan mengikut

    prosedur yang ditetapkan.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 17

    4 Pengauditan Pengendalian

    Aduan Awam

    Menentukan sama ada pengendalian aduan awam

    mengenai perkhidmatan MQA telah dilaksanakan

    mengikut prosedur yang ditetapkan.

    5 Pengauditan Fungsian Unit

    Pembangunan Dan

    Penyelidikan Bahagian

    Dasar dan Penyelidikan

    Menentukan sama ada unit telah melaksanakan

    fungsinya seperti yang dirancang dengan kos yang

    telah ditetapkan.

    6 Mesyuarat Jawatankuasa

    Audit

    Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun

    1998 Mesyuarat Jawatankuasa Audit perlu

    dilaksanakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun.

    7 Rancangan Tahunan Audit

    Dalam Tahun 2015

    Penyediaan rancangan tahunan ini adalah bagi

    memenuhi keperluan Surat Pekeliling Am Bil. 3

    Tahun 1998.

    Walaubagaimanapun terdapat perubahan pada Rancangan Kerja Tahunan Unit Audit

    Dalam 2014 dimana pindaan telah dilakukan semasa kajian semula Sasaran Kerja

    Tahunan Pertengahan Tahun. Secara keseluruhan UAD telah merancang dan

    melaksanakan 9 aktiviti pada tahun 2014. Maklumat lanjut adalah seperti di Jadual 3

    berikut:

    Jadual 3 : Rancangan Tahunan Audit 2014 Selepas Pindaan

    Bil Aktiviti/Program Objektif

    1 Laporan Tahunan Audit

    Dalam 2013

    Laporan ini adalah berkenaan aktiviti-aktiviti

    yang dilaksanakan oleh Unit Audit Dalam

    khususnya pengauditan yang telah dijalankan

    sepanjang tahun 2014.

    Laporan ini disediakan untuk menjelaskan secara

    ringkas isu-isu audit yang dikenal pasti dan

    tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk

    memperbaiki dan menambah baik operasi

    Pengurusan MQA.

    2 Pengauditan Prestasi

    Bayaran Honorarium Ahli

    Panel Penilai (APP)

    Menentukan polisi bayaran honorarium kepada APP

    wujud dan bayaran dibuat mengikut peraturan yang

    ditetapkan, menilai prestasi bayaran honorarium

    dan menilai kawalan dalaman bagi proses bayaran

    honorarium kepada APP.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 18

    3 Pengauditan Pengurusan

    Aset Alih MQA

    Menentukan sama ada pengurusan kenderaan di

    MQA telah dilaksanakan dengan baik dan teratur

    dan memastikan Bahagian Pentadbiran MQA telah

    mematuhi Standard Operating Procedure (SOP) dan

    Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan

    pengurusan kenderaan.

    4 Pengauditan Mengejut

    Pengurusan Kenderaan

    MQA

    Menentukan sama ada pengendalian aduan awam

    mengenai perkhidmatan MQA telah dilaksanakan

    mengikut prosedur yang ditetapkan.

    5 Pengauditan Prestasi

    Terhadap Fungsian

    Bahagian Dasar dan

    Penyelidikan

    Mengenal pasti objektif, fungsi dan aktiviti utama

    bahagian, memastikansetiap aktiviti dilaksanakan

    adalah seperti garis panduan atau Standard

    Operating Procedure (SOP) yang ditetapkan dan

    menilai kawalan dalaman SOP yang diguna pakai.

    6 Pengauditan Siasatan Aset

    Alih Yang Tidak Dapat

    Dikesan

    Siasatan dijalankan bagi mengesahkan sama ada

    terdapat unsur-unsur kecuaian dalam penyimpanan

    aset tersebut yang menyebabkan ia tidak dapat

    dikesan oleh Bahagian Pentadbiran dan Bahagian

    Teknologi Maklumat.

    7 Pengauditan Pengurusan

    Bajet dan Terimaan

    Menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan

    cekap dan berhemat, bajet diurus mengikut

    prosedur dan peraturan kewagan serta pekeliling

    Kerajaan yang ditetapkan danpengurusan terimaan,

    pungutan dan perbankan wang serta cek dilakukan

    mengikut peraturan kewangan MQA dan Arahan

    Perbendaharaan.

    8 Mesyuarat Jawatankuasa

    Audit

    Selaras dengan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun

    1998 Mesyuarat Jawatankuasa Audit perlu

    dilaksanakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun.

    9 Rancangan Tahunan Audit

    Dalam Tahun 2015

    Penyediaan rancangan tahunan ini adalah bagi

    memenuhi keperluan Surat Pekeliling Am Bil. 3

    Tahun 1998.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2014 19

    Jadual 4: Rancangan Kerja Unit Audit Dalam Bagi Tahun 2014

    Bil. Perkara Tempoh

    Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogos Sept Okt Nov Dis

    1 Penyediaan Laporan Tahunan 2013

    2 Pengauditan Prestasi Bayaran

    Honorarium Ahli Panel Penilai (APP)

    3 Pengauditan Pengurusan Aset Alih

    MQA

    4 Pengauditan Mengejut Pengurusan

    Kenderaan MQA

    5

    Pengauditan Prestasi Terhadap

    Fungsian Bahagian Dasar dan

    Penyelidikan

    6 Pengauditan Siasatan Aset Alih Yang

    Tidak Dapat Dikesan

    7 Pengauditan Pengurusan Bajet dan

    Terimaan

    8 Mesyuarat Jawatankuasa Audit

    9 Rancangan Tahunan Audit Dalam

    Tahun 2015

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 20

    PENCAPAIAN KERJA UNIT AUDIT DALAM 2014

    Pada tahun 2014 semua aktiviti-aktiviti yang dirancang oleh Unit Audit Dalam telah

    berjaya dilaksanakan dengan sempurna mengikut tempoh masa yang ditetapkan

    dengan kerjasama dan komitmen semua warga MQA. Aktiviti yang telah selesai

    dilaksanakan adalah Pengauditan Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai

    (APP), Pengauditan Prestasi Terhadap Pengurusan Aset Alih MQA, Pengauditan

    Mengejut Pengurusan Kenderaan MQA, Pengauditan Prestasi Terhadap Fungsian

    Bahagian Dasar dan Penyelidikan, Pengauditan Siasatan Aset Alih MQA Yang Tidak

    Dapat Dikesan dan Pengauditan Terhadap Pengurusan Bajet dan Terimaan.

    Selain itu, Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2013 telah berjaya disiapkan dan

    diedar serta Mesyuarat Jawatankuasa Audit telah diadakan sebanyak empat kali bagi

    membincangkan perkara berbangkit dari dapatan Audit.

    Pencapaian Rancangan Audit bagi tahun 2014 seperti yang diperincikan dalam Jadual 5

    dan Carta 1 berikut :-

    Jadual 5 : Kemajuan Pelaksaan Aktiviti / Program UAD

    Bil Aktiviti/Program Perancangan

    Pencapaian Kuantiti Masa

    1 Laporan Tahunan Audit

    Dalam 2013

    1 aktiviti Jan – Mac

    2014

    Laporan Tahunan Audit Dalam

    telah di keluarkan pada 8 Ogos

    2014

    2 Pengauditan Prestasi

    Bayaran Honorarium Ahli

    Panel Penilai (APP)

    1 aktiviti Jan – Mac

    2014

    Pengauditan telah selesai

    dijalankan dan laporan

    pemerhatian telah dikeluarkan

    pada 20 Mac 2014

    3 Pengauditan Pengurusan

    Aset Alih MQA

    1 aktiviti April - Jun

    2014

    Pengauditan telah selesai

    dijalankan dan laporan

    pemerhatian telah dikeluarkan

    pada 19 Jun 2014

    4 Pengauditan Mengejut

    Pengurusan Kenderaan

    MQA

    1 aktiviti April - Jun

    2014

    Pengauditan telah selesai

    dijalankan dan laporan

    pemerhatian telah dikeluarkan

    pada 29Mei 2014

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 21

    5 Pengauditan Prestasi

    Terhadap Fungsian

    Bahagian Dasar dan

    Penyelidikan

    1 aktiviti Jul - Sept

    2014

    Pengauditan telah selesai

    dijalankan dan laporan

    pemerhatian telah dikeluarkan

    pada 22 September 2014

    6 Pengauditan Siasatan Aset

    Alih Yang Tidak Dapat

    Dikesan

    1 aktiviti Jul - Sept

    2014

    Pengauditan telah selesai dijalankan dan laporan pemerhatian telah dikeluarkan pada 22 September 2014

    7 Pengauditan Pengurusan

    Bajet dan Terimaan

    1 aktiviti Okt - Dis

    2014

    Pengauditan telah selesai dijalankan dan laporan pemerhatian telah dikeluarkan pada 5 Disember 2014

    8 Mesyuarat Jawatankuasa

    Audit

    4 aktiviti Mac – Dis

    2012

    Mesyuarat telah diadakan

    pada bulan 31 Mac 2014, 24

    Jun 2014, 29 September 2014

    dan 18 Disember 2014

    9 Rancangan Tahunan

    Audit Dalam Tahun 2015

    1 aktiviti Dis 2014 Rancangan Tahunan Unit

    Audit Dalam telah

    diselesaikan.

    Carta 1 : Pencapaian Berdasarkan Aktiviti

    100

    100

    100

    100

    100

    100

    100

    100

    0 20 40 60 80 100 120

    P. Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai (APP)

    P. Pengurusan Aset Alih MQA

    P. Mengejut Pengurusan Kenderaan MQA

    P. Prestasi Terhadap Fungsian Bahagian Dasar dan Penyelidikan

    P. Siasatan Aset Alih Yang Tidak Dapat Dikesan

    P. Pengurusan Bajet dan Terimaan

    Mesyuarat Jawatankuasa Audit

    Rancangan Tahunan Audit Dalam Tahun 2015

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 22

    JAWATANKUASA AUDIT MQA

    Unit Audit Dalam adalah bertanggungjawab untuk menjadi urusetia bagi Mesyuarat

    Jawatankuasa Audit berdasarkan Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998. Mesyuarat

    Majlis MQA melantik Jawatankuasa Audit MQA yang terdiri daripada 3 orang ahli.

    Bagaimanapun, Mesyuarat Majlis MQA memutuskan untuk melantik 2 orang ahli

    mesyuarat yang berkuatkuasa pada 12 September 2014. Keanggotaan Ahli

    Jawatankuasa Audit MQA tersebut adalah seperti di Jadual 6 berikut:

    Jadual 6 : Ahli Jawatankuasa Audit

    Bil Nama Jawatan Tarikh Lantikan

    1 Dato’ Dr. Adnan Alias Pengerusi 11 Mac 2013

    2 Datuk Dr. Khaw Lake Tee Ahli 11 Mac 2013

    3 Prof. Dr. Ewe Hong Tat Ahli 11 Mac 2013

    4 Dato’ Prof. Dr. Asma Ismail Ahli 12 September 2014

    5 Tan Sri Mohamad Zabidi Zainal Ahli 12 September 2014

    Mesyuarat Jawatankuasa Audit bagi tahun 2014 telah diadakan sebanyak empat kali

    dan maklumat terperinci berkenaan mesyuarat tersebut adalah seperti di Jadual 7

    berikut:

    Jadual 7 : Mesyuarat Jawatankuasa Audit MQA tahun 2014

    Bil Bil. Mesyuarat Tarikh Mesyuarat Kehadiran

    Ahli Jawatankuasa Audit

    1 1/2014 31 Mac 2014 i. Dato’ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

    ii. Prof. Dr. Ewe Hong Tat

    2 2/2014 24 Jun 2014 i. Dato’ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

    ii. Prof. Dr. Ewe Hong Tat

    3 3/2014 29 September 2013 i. Dato’ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

    ii. Dato’ Prof. Dr. Asma Ismail

    iii. Prof. Dr. Ewe Hong Tat

    4 4/2014 18 Disember 2013 i. Dato’ Dr. Adnan Alias (Pengerusi)

    ii. Datuk Dr. Khaw Lake Tee

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 23

    PEMERHATIAN AUDIT DAN

    MAKLUMBALAS AUDITI

    BAHAGIAN 5

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 24

    1. LATAR BELAKANG

    1.1 Kategori Bayaran kepada APP

    Terdapat 2 jenis bayaran yang diterima oleh Ahli Panel Penilai (APP) dari MQA

    bagi proses penilaian program iaitu bayaran honorarium dan bayaran tuntutan

    perjalanan. Bayaran honorarium adalah bayaran yang dibayar bagi tugas yang

    telah dijalankan dan ia melibatkan laporan penilaian yang perlu disediakan oleh

    APP. Bagi penilaian Akreditasi Penuh, APP perlu menyediakan Laporan Pra

    Lawatan dan juga Laporan Akhir. Bagi penilaian Akreditasi Sementara, hanya 1

    laporan yang dikeluarkan oleh APP yang dikenali sebagai Laporan Penilaian.

    Bagaimanapun, bagi kes-kes tertentu seperti kes pertimbangan atau

    penangguhan dari IPT, APP mungkin perlu mengeluarkan laporan tambahan

    seperti Laporan Maklum Balas dan Laporan Pertimbangan. Selain itu, APP juga

    dibayar elaun-elaun lain seperti elaun menghadiri mesyuarat pelarasan, elaun

    penyelaras laporan, elaun lawatan dan elaun pengerusi. APP juga dibenarkan

    untuk membuat tuntutan perjalanan bagi menghadiri mesyuarat atau mengikuti

    lawatan penilaian.

    1.2 Kadar Honorarium

    Kadar honorarium yang ditetapkan adalah kadar yang telah diluluskan oleh

    Mesyuarat Lembaga LAN Bilangan 3/2004 dan pemakaian kadar ini untuk MQA

    telah diluluskan dalam Mesyuarat Majlis Bilangan 2 Tahun 2008. Jadual 1 adalah

    kadar honorarium yang ditetapkan oleh MQA bagi penilaian Akreditasi

    Sementara:

    Laporan Pemerhatian Auditan Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 25

    JADUAL 1: KADAR BAYARAN PENILAIAN AKREDITASI SEMENTARA

    Jenis Pembayaran Sijil Diploma Ijazah

    Laporan Penilaian Individu 400 500 650

    Insentif Penilaian Individu 100 100 100

    Penyelaras Laporan 100 100 100

    Insentif Penyelaras Laporan 100 100 100

    Lawatan 150 150 150

    Laporan Tambahan 100 100 100

    Elaun Perjalanan Lembah Kelang/ Dalam Lokaliti

    75 75 75

    Sumber: LAN 05 Jld 7 (25)

    Manakala kadar honorarium yang ditetapkan oleh MQA bagi penilaian Akreditasi

    Penuh adalah seperti Jadual 2:

    JADUAL 2 : KADAR BAYARAN PENILAIAN AKREDITASI PENUH

    Jenis Pembayaran Sijil Diploma Ijazah

    Laporan Pra Lawatan 300 350 400

    Lawatan 200 200 200

    Laporan Lawatan 450 450 600

    Bayaran Pengerusi 200 200 200

    Insentif Penilaian Individu 100 100 100

    Pematuhan 700 700 840

    Elaun Perjalanan Lembah Kelang/Dalam Lokaliti

    75 75 75

    Pertimbangan-semakan Dokumen Sahaja 200 250 300

    Pertimbangan Semakan Dokumen dan Lawatan

    400 500 600

    Moratorium 150 150 150

    Sumber: LAN 05 Jld 7 (25)

    Terdapat juga bayaran lain untuk aktiviti penilaian lain seperti di Jadual 3

    bawah:

    JADUAL 3 : KADAR BAYARAN AKTIVITI PENILAIAN LAIN

    Aktiviti Penilaian Lain RM

    Penilaian Mata Pelajaran Wajib 250

    Penilaian Semula Dokumen Kursus Pengajian 400

    Penilaian Semula Kurikulum 350

    Elaun Kehadiran Mesyuarat 75

    Sumber: LAN 05 Jld 7 (25)

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 26

    1.3 Prosedur Bayaran Honorarium

    Berdasarkan MQA PA-02 Proses Permohonan Akreditasi Sementara dan MQA

    PA-03 Proses Permohonan Akreditasi Penuh, arahan untuk menyediakan

    bayaran honorarium akan diberi oleh Pegawai Akreditasi kepada Pembantu

    Tadbir Akreditasi selepas keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi

    diterima. Pembantu Tadbir akan menyediakan dan melengkapkan Borang

    Honorarium dan menyerahkannya kepada Pegawai Akreditasi untuk

    pengesahan. Kemudian Borang Honorarium dan dokumen sokongan tersebut

    akan dimajukan ke Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran. Di Bahagian

    Kewangan, Borang Honorarium yang telah lengkap akan diproses untuk

    pembayaran. Pembayaran akan dibuat melalui Electronic Fund Transfer (EFT)

    atau cek. Bahagian Kewangan akan menyerahkan baucar bayaran dan cek jika

    ada kepada Pembantu Tadbir Akreditasi untuk penghantaran Surat Bayaran

    Honorarium kepada APP jika perlu.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 27

    CARTA ALIR PROSEDUR BAYARAN HONORARIUM

    Pegawai Akreditasi mengarahkan Pembantu Tadbir Akreditasi menyediakan borang honorarium

    Pembantu Tadbir Akreditasi melengkapkan borang honorarium dan dokumen sokongan

    Pegawai Akreditasi membuat semakan dan mengesahkan borang honorarium

    Pembantu Tadbir Akreditasi menyerahkan borang kepada Bahagian Kewangan

    Borang honorarium dengan dokumen sokongan yang lengkap akan diproses untuk bayaran

    Bahagian Kewangan menyerahkan baucar bayaran/cek kepada Pembantu Tadbir Akreditasi

    Pembantu Tadbir Akreditasi memfailkan baucar bayaran ke dalam fail program dan menghantar surat makluman bayaran kepada APP sekiranya bayaran

    melalui cek

    Mula

    Tamat

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 28

    1.4 Isu berkaitan bayaran honorarium

    Pada November 2011 dan Januari 2012, Ketua Pegawai Eksekutif MQA telah

    mengeluarkan memo dalaman ekoran daripada kes kelewatan bayaran kepada

    APP bagi memastikan perkara tersebut tidak berulang. Pembayaran honorarium

    yang lewat telah melanggar peraturan kewangan serta konsep perakaunan iaitu:

    1.4.1 Arahan Perbendaharaan (AP)

    AP59(i) menyatakan bahawa pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan

    dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang-barang dan

    perkhidmatan yang dibekal dengan suci hati tidak boleh ditahan. Ini

    bermakna jika MQA telah berpuas hati dengan laporan yang dikeluarkan

    oleh APP, bayaran perlu dibuat dan tidak boleh ditangguhkan.

    1.4.2 Konsep Pemadanan/Konsep Akruan (Matching Principle/Accrual

    Concept)

    Setiap perbelanjaan yang dibayar bagi sesuatu perkhidmatan atau

    barangan mesti dipadankan dalam tahun perakaunan yang sama. Ini

    bermakna laporan APP yang diterima pada tahun 2012 perlu dibayar

    pada tahun 2012 juga.

    2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

    Berikut adalah objektif pengauditan ini:

    Menentukan polisi bayaran honorarium kepada APP wujud dan bayaran

    dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan;

    Menilai prestasi bayaran honorarium; dan

    Menilai kawalan dalaman bagi proses bayaran honorarium kepada APP.

    3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

    Skop Auditan Prestasi Bayaran Honorarium Ahli Panel Penilai adalah program

    Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh yang telah dibawa ke Mesyuarat

    Jawatankuasa Akreditasi pada tahun 2013. Semakan dokumen dan baucar

    bayaran dibuat ke atas 63 fail program. Fail-fail ini dipilih dari setiap bahagian

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 29

    akreditasi. Sampel diambil dari senarai program yang didapati lewat membuat

    bayaran honorarium. Audit Dalam juga menjalankan temubual bagi

    mengesahkan penemuan audit.

    4. PENEMUAN AUDIT

    4.1 Tiada Polisi Bayaran Honorarium Kepada APP

    Semakan Audit mendapati tiada polisi bagi bayaran honorarium kepada

    APP. Walaupun bayaran APP ada dinyatakan dalam ISO namun tiada

    penetapan tempoh untuk membuat bayaran.

    Bagi memastikan bayaran honorarium tidak menjangkau tahun yang berikutnya,

    Ketua Pegawai Eksekutif telah mengeluarkan memo dalaman bertarikh 27

    Januari 2012 yang menetapkan bahawa honorarium APP perlu dibayar dalam

    tahun yang sama tugasan disempurnakan iaitu 2 minggu setelah APP

    menyelesaikan tugasan. Bagaimanapun, mengambil kira kekangan masa

    disebabkan beban tugas sedia ada, kelonggaran diberi iaitu bayaran honorarium

    boleh dikemukakan selepas program dibentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa

    Akreditasi.

    Amalan di setiap bahagian dan juga setiap pegawai didapati berbeza. Ada yang

    memilih untuk membayar bayaran honorarium setelah menerima dan berpuas

    hati dengan laporan yang diberikan ada juga membayar setelah semua proses

    selesai iaitu sesuatu program sudah boleh dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa

    Akreditasi.

    Syor Audit Dalam:MQA perlu menetapkan polisi bayaran honorarium

    merangkumi tempoh bayaran perlu dibuat dan prosedur yang perlu dipatuhi.

    4.2 Prestasi Bayaran Honorarium APP

    Pihak Audit telah menjalankan semakan ke atas 63 fail permohonan yang

    melibatkan 218 Laporan APP yang dibayar dalam 159 baucar bayaran. Maklumat

    lanjut semakan audit seperti di Jadual 4 di bawah:

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 30

    JADUAL 4: SAMPEL AUDIT

    Bil Fail Permohonan Bilangan Laporan Bilangan Baucar Bayaran

    63 217 159

    Sumber: Unit Audit Dalam

    Berdasarkan sampel audit, didapati tempoh bayaran yang diambil dari tarikh

    MQA menerima Laporan APP ke tarikh baucar bayaran adalah seawal 3 hari

    sehingga 663 hari. Laporan APP ini termasuk laporan awal, laporan lawatan,

    laporan maklum balas, laporan pertimbangan, laporan lawatan pertimbangan

    dan laporan Mata Pelajaran Wajib. Pecahan tempoh bayaran honorarium yang

    diambil seperti di Jadual 5 di bawah:

    JADUAL 5 : TEMPOH BAYARAN

    Bil Tempoh Bayaran (Hari) Bilangan Laporan

    Peratus (%)

    1 1 hari hingga 14 hari 21 9.6

    2 15 hari hingga 30 hari 14 6.4

    3 31 hari hingga 60 hari 30 13.8

    4 61 hari hingga 90 hari 16 7.3

    5 91 hari hingga 120 hari 10 4.6

    6 121 hari hingga 150 hari 20 9.2

    7 151 hari hingga 180 hari 9 4.1

    8 181 hari hingga 360 hari 65 29.9

    9 361 hari hingga 540 hari 17 7.8

    10 541 hari keatas 15 7.3

    Jumlah 217 100 Sumber: Unit Audit Dalam

    Pembayaran yang dibuat selepas keputusan Jawatankuasa Akreditasi telah

    menyebabkan maka tempoh yang lama diambil untuk membayar sesuatu

    honorarium yang melibatkan kes penangguhan dan pertimbangan.

    Manakala tempoh yang diambil oleh Bahagian Kewangan untuk memproses

    bayaran ialah 1 hari hingga 10 hari. Jadual 6 menunjukkan julat tempoh bayaran

    yang diambil oleh Bahagian Kewangan.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 31

    JADUAL 6 : TEMPOH BAHAGIAN KEWANGAN MEMPROSES BAYARAN

    Bil Tempoh Bahagian Kewangan Memproses

    Bayaran (Hari) Bilangan Baucar

    Peratus (%)

    1 1 hari hingga 3 hari 115 72.7

    2 4 hari hingga 6 hari 39 24.5

    3 7 hari hingga 9 hari 3 1.8

    4 10 hari hingga 12 hari 2 1

    Jumlah Baucar 159 100

    Sumber: Unit Audit Dalam

    4.3 Perbelanjaan Tahun 2013 Terlebih Rekod

    Setiap perbelanjaan mesti direkod dalam tahun di mana aktiviti itu berlaku. Oleh

    itu bayaran honorarium perlu dibayar pada tahun yang sama Laporan APP

    diterima. Bayaran APP yang dibuat dalam tahun yang berbeza dari tahun

    Laporan APP diterima didapati tidak mematuhi konsep pemadanan dan konsep

    akruan dalam prinsip perakaunan. Oleh itu perbelanjaan yang ditunjukkan di

    dalam penyata kewangan adalah kurang tepat.

    Semakan Audit mendapati terdapat 27 baucar bayaran yang diakaunkan

    pada tahun yang berikutnya. Oleh itu perbelanjaan pada tahun 2013

    terlebih rekod berjumlah RM22,825 manakala perbelanjaan bagi tahun

    2012 terkurang berjumlah RM22,825 seperti di Rajah 1 dan senarai

    honorarium terlibat seperti di Lampiran 1.

    GAMBAR RAJAH 1: AKAUN PERBELANJAAN

    RM 22,825 RM 22,825

    Tahun 2012 Tahun 2013

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 32

    4.4 Kawalan Dalaman

    Semakan Audit mendapati wujud kelemahan kawalan dalaman dalam

    proses pembayaran honorarium kepada APP. Borang Honorarium akan

    dicetak oleh Pembantu Tadbir Akreditasi dan diserahkan kepada Pegawai

    Akreditasi. Pegawai Akreditasi akan menentukan jenis bayaran yang layak

    diterima oleh seseorang APP serta mengesahkan borang tersebut. Kemudian

    Borang Honorarium itu akan dimajukan ke Bahagian Kewangan.

    Pihak Audit mendapati tiada kawalan dalaman pada laporan yang diterima. Ini

    kerana laporan yang diterima disemak oleh pegawai dan tiada pengesahan sama

    ada laporan APP tersebut memuaskan dan boleh dibayar.

    Pihak Audit juga mendapati lebih dari 1 laporan daripada seorang APP dan tugas

    Pegawai Akreditasi adalah menentukan jenis laporan tersebut sama ada laporan

    maklum balas pertama atau laporan maklum balas kedua dan sama ada ia layak

    untuk dibayar honorarium. Selain itu, tiada pengesahan daripada Pengarah

    Bahagian sama ada bayaran yang ditentukan oleh Pegawai Akreditasi tersebut

    adalah munasabah. Kelemahan kawalan dalaman ini dilihat telah menyebabkan

    perkara berikut berlaku:

    3.4 Laporan APP Tiada Dalam Fail Program

    Pihak Audit telah membuat semakan ke atas baucar bayaran dan Borang

    Honorarium dan mendapati terdapat 15 bayaran dibuat untuk Laporan

    APP tetapi laporan tersebut tidak ditemui di dalam fail program. Berikut

    adalah maklumat terperinci berkenaan bayaran tersebut:

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 33

    JADUAL 7: SENARAI LAPORAN TIADA DALAM FAIL PROGRAM

    Bil No Baucar Bayaran

    No. Program Nama APP Jenis Laporan

    Yang Tiada Dalam Fail

    Bayaran (RM)

    1 1047350 A10356 Ahmad Zamri Abdul Wahid

    Laporan Akhir 450

    2 1040502 A8157 Azhar Abdul

    Jamil Laporan

    Pertimbangan 500

    3 1048133 A8841 Khairul Azam

    Bahari Laporan Awal &

    Akhir 800

    4 1027651 A9335 Muhamad Sham

    Shahkat Ali Laporan Akhir 450

    5 1041551 MQA/PA02972 Aslina Ahmad Laporan Awal 500

    6 1043873 MQA/PA03104 Faisal Ahmad

    Shah Laporan Awal 500

    7 1046936 MQA/PA03179 Azhar Abdul

    Jamil Laporan Awal 400

    8 1047278 MQA/PA03739 Latifah Abdul

    Majid Laporan Awal 650

    9 1046953 MQA/PA03739 Faisal Ahmad

    Shah

    Laporan Penyelarasan &

    Laporan Tambahan

    200

    10 1036098 A10568 Faudziah Zainal

    Abidin Laporan Awal 400

    11 1039002 A10698 Zaharudin Saaya Laporan Awal 450

    12 1042013 A8427 Kalavathy

    M.Sriraman Laporan Akhir 450

    13 1042248 MQA/FA2408 Rizalman Mamat Laporan Awal 200

    14 1099523 MQA/FA1091 Mazani Manaf Laporan Akhir

    15 1039525 MQA/FA1091 Syukor Abd Razak Laporan Akhir

    Sumber: Unit Audit Dalam

    Selain itu semakan Audit mendapati laporan akhir bagi

    MQA/FA1091 tidak ditemui di dalam fail program. Ruangan di kertas

    minit fail program ada dicatat bahawa APP Mazani Manaf tidak

    menghantar laporan. Bagaimanapun, pembayaran telah dibuat melalui

    baucar bernombor 1099523 untuk bayaran laporan akhir dan insentif

    penilaian individu dan di borang honorarium ada dicatatkan bahawa

    APP tersebut telah menghantar laporan pada 4 Mac 2013.

    Pada pendapat Audit, Pegawai Akreditasi perlu memastikan laporan

    difailkan bagi memudahkan rujukan pada masa akan datang.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 34

    3.4 Bayaran Elaun Lawatan dan Tuntutan Perjalanan Dibuat Tetapi

    Tiada Laporan Disediakan

    Semakan Audit ke atas 3 baucar mendapati bayaran telah dibuat

    untuk elaun lawatan dan juga tuntutan perjalanan. Semakan lanjut

    juga mendapati APP tersebut tidak menghantar laporan lawatan

    seperti sepatutnya.

    Pada pendapat Audit, elaun lawatan dan tuntutan perjalanan tidak boleh

    dibayar jika APP gagal menjalankan tanggungjawabnya untuk

    mengemukakan laporan. Maklumat terperinci bayaran tersebut seperti

    di Jadual 8:

    JADUAL 8: BAYARAN LAWATAN DAN TUNTUTAN PERJALANAN TETAPI

    TIADA LAPORAN DIKELUARKAN

    Bil No.

    Baucar Bayaran

    Honorarium

    Tuntutan Perjalanan

    (RM) Kod Program Nama APP

    1 1047453 RM200.00 439.20 MQA/PA01881 Tuan [email protected]

    Ramlee b. Wan Kadir

    2 1038745 RM200.00 150.00 A11266 Mohd Yusoff

    Adon

    3 1042248 RM200.00 1,028.20 MQA/FA2408 Rizalman Mamat

    Sumber: Unit Audit Dalam

    Syor Audit Dalam: MQA perlu mempunyai ketetapan terhadap APP yang

    tidak mengemukakan laporan sama ada pembayaran perlu dibuat

    ataupun tidak.

    3.4 Kriteria Laporan APP Bagi Tujuan Bayaran Honorarium

    Semakan Audit ke atas baucar bayaran bernombor 1046342

    mendapati APP dibayar untuk tugasan laporan penilaian individu,

    penyelaras laporan dan laporan maklum balas. Bagaimanapun,

    semakan Audit terhadap fail program tidak menemui laporan

    tambahan hanya pernyataan secara ringkas di dalam e-mel. Berikut

    adalah maklumat terperinci berkenaan bayaran tersebut:

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 35

    JADUAL 9 : APP YANG MEMBERIKAN PERNYATAAN RINGKAS BAGI

    TUJUAN LAPORAN TAMBAHAN

    No Baucar No. Program Nama APP Tujuan Bayaran Jumlah

    1046342 MQA/PA03164 Abu Bakar

    Salleh

    Laporan Penilaian Individu

    650

    Penyelaras Laporan 100

    Laporan Maklum Balas (Pernyataan

    Ringkas) 100

    Jumlah 850

    Sumber: Unit Audit Dalam

    Pada pendapat Audit, MQA perlu menetapkan kriteria minimum sesuatu

    laporan bagi melayakkannya untuk dibayar.

    Syor Audit Dalam:MQA perlu ada satu ketetapan dalam menentukan

    kriteria sesuatu laporan itu layak untuk dibayar honorarium. Selain itu

    kawalan dalaman perlu diwujudkan iaitu pengesahan oleh Pengarah

    Bahagian bagi memastikan maklumat yang disahkan oleh Pegawai

    Akreditasi dalam borang honorarium adalah benar dan munasabah

    sebelum borang tersebut dimajukan ke Bahagian Kewangan.

    3.4 Dua Bayaran Elaun Pengerusi Untuk Satu Program

    Semakan baucar bayaran bagi program MQA/FA02079 mendapati

    kedua-dua APP bagi program tersebut telah dibayar Elaun

    Pengerusi. Surat lantikan sebagai pengerusi adalah untuk panel

    Ahmad Zahiruddin Yahya. Manakala di borang honorarium bagi

    panel Fauziah Zainal Abidin ada dinyatakan dilantik sebagai

    pengerusi. Maklumat terperinci seperti di Jadual 10:

    JADUAL 10: DUA BAYARAN ELAUN PENGERUSI UNTUK SATU PROGRAM

    Bil Kod Program Nama APP No Baucar Bayaran (RM)

    1 MQA/FA02079 Ahmad Zahiruddin Yahya 1044667 200

    Fauziah Zainal Abidin 1035810 200

    Sumber: Unit Audit Dalam

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 36

    3.4 Kadar Bayaran Laporan Lawatan Fasiliti Berbeza

    Semakan Audit fail program MQA/PA00186 Diploma in

    Physiotherapy, mendapati 2 kadar yang berbeza di gunakan untuk

    membayar APP bagi satu tugasan yang sama iaitu Lawatan Fasiliti.

    Bagaimanapun hanya 1 laporan lawatan fasiliti yang ditemui dalam

    fail program. Maklumat terperinci berkenaan bayaran tersebut seperti

    di bawah:

    JADUAL 11: KADAR BAYARAN LAPORAN LAWATAN FASILITI BERBEZA

    Bil No

    Baucar Nama APP Jenis Bayaran

    Kadar

    (RM)

    Status

    Laporan

    1 1047353 Siti Esah Bahari

    Lawatan 150

    Tiada Laporan

    Lawatan 100

    2 1047446 Maria Justine @ Stephany Laporan

    Lawatan 200 Ada

    Sumber: Unit Audit Dalam

    Syor Audit Dalam:Pengesahan oleh Pengarah Bahagian perlu

    diwujudkan bagi memastikan maklumat yang disahkan oleh Pegawai

    Akreditasi dalam borang honorarium adalah telus dan munasabah

    sebelum dimajukan ke Bahagian Kewangan.

    3.4 Bayaran Dibuat Sebelum Laporan Diterima

    Semakan Audit ke atas program A9335 mendapati bayaran bagi

    laporan lawatan dibuat sebelum laporan diterima. Program ini

    telah diberikan Lulus Bersyarat oleh Mesyuarat Jawatankuasa

    Akreditasi Bilangan 1 Tahun 2013. Maklumat terperinci berkenaan

    bayaran tersebut seperti di Jadual 12 dan Jadual 13 di bawah:

    JADUAL 12 : MAKLUMAT BAUCAR BAYARAN

    Kod Program Nama APP No. Baucar Tarikh Baucar Bayaran (RM)

    A9335 Masilla Bte

    Hamzah 1027652 22 Dis 2011* 1,150

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 37

    JADUAL 13 : MAKLUMAT BAYARAN BAUCAR BERNOMBOR 1027652

    Tujuan Bayaran Bayaran (RM) Catatan/Tarikh

    Laporan Pra Lawatan 350 19 Sept 2011

    Lawatan 200 27 & 28 Okt 2011

    Laporan Lawatan 450 31 Jul 2012*

    Elaun Perjalanan Lembah

    Kelang 150 Dua hala

    * Bayaran dibuat sebelum laporan diterima Sumber: Unit Audit Dalam

    Syor Audit Dalam:Pengesahan oleh Pengarah Bahagian perlu

    diwujudkan bagi memastikan maklumat yang disahkan oleh Pegawai

    Akreditasi dalam borang honorarium adalah telus dan munasabah

    sebelum dimajukan ke Bahagian Kewangan.

    3.4 Tiada Surat Tugasan

    Semakan terhadap program Bachelor of Information and Communication

    Technology (Honours) MQA/FA 1091 mendapati seorang APP tidak

    mempunyai surat tugasan. APP tersebut merupakan APP gantian.

    Bagaimanapun bayaran honorarium telah dibuat berdasarkan maklumat

    di baucar bayaran bernombor 109525. Maklumat terperinci seperti di

    Jadual 14 di bawah:

    Jadual 14 : Tiada Surat Tugasan APP

    Bil Kod Program Nama APP No. Baucar Amaun

    (RM)

    1 MQA/FA1091 Syukor Abd Razak 1039525 600.00

    Sumber: Unit Audit Dalam

    Syor Audit Dalam:Pengesahan oleh Pengarah Bahagian perlu

    diwujudkan bagi memastikan maklumat yang disahkan oleh Pegawai

    Akreditasi dalam borang honorarium adalah telus dan munasabah

    sebelum dimajukan ke Bahagian Kewangan.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 38

    5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

    Pada keseluruhannya, didapati tiada polisi diwujudkan bagi bayaran honorarium

    dan memo MQA 05 Jld.18 bertarikh 27 Januari 2012 yang dikeluarkan tidak

    dapat mengatasi isu bayaran honorarium lewat kerana masalah yang sama

    berulang pada tahun 2013. Selain itu didapati prestasi bayaran honorarium dan

    kawalan dalamanadalah TIDAK MEMUASKAN berdasarkan perkara-perkara

    yang dibangkitkan di atas. Bagaimanapun, bagi memastikan perkara yang sama

    tidak berulang, adalah disyorkan PERTIMBANGAN diberi kepada perkara

    berikut:

    a) Merangka satu polisi atau menambah prosedur bayaran di dalam ISO

    mengikut tempoh yang ditetapkan bagi memastikan Arahan Perbendaharaan

    59(i) dipatuhi serta mengelak perbelanjaan tahun semasa terlebih atau

    terkurang rekod.

    b) Merangka satu polisi yang menyatakan pembayaran tidak boleh dibuat

    kepada APP yang tidak mengemukakan laporan.

    c) Merangka atau menetapkan kriteria laporan yang melayakkannya untuk

    dibayar.

    d) Meminda borang honorarium dengan menambah pengesahan oleh Pengarah

    Bahagian bagi memastikan kawalan dalaman sentiasa wujud sebelum

    dikemukakan kepada Bahagian Kewangan.

    e) Mewujudkan Senarai Semak bagi setiap program bagi memastikan

    pembayaran telah dibuat kepada APP.

    f) APP perlu diberi surat makluman tentang bayaran yang dibuat oleh MQA

    kepada mereka. Tanpa mengira bayaran tersebut dalam bentuk cek atau

    EFT.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 39

    AUDITAN PRESTASI BAYARAN HONORARIUM AHLI PANEL PENILAI

    MAKLUM BALAS AUDITI DAN ULASAN AUDIT DALAM TERHADAP PENEMUAN AUDIT

    4.1: TIADA POLISI BAYARAN HONORARIUM KEPADA APP

    Semakan Audit mendapati tiada polisi bagi bayaran honorarium kepada APP. Bagaimanapun bayaran APP ada dinyatakan dalam

    ISO namun tiada penetapan tempoh untuk membuat bayaran.

    Amalan di setiap bahagian dan juga setiap pegawai didapati berbeza. Ada yang memilih untuk membayar bayaran honorarium

    setelah menerima dan berpuas hati dengan laporan yang diberikan ada juga membayar setelah semua proses selesai iaitu

    sesuatu program sudah boleh dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi.

    Ulasan:

    Bahagian Kewangan telah mengadakan perbincangan dengan semua Bahagian Akreditasi pada 21 Februari 2014.

    Setelah mengambilkira pandangan Bahagian Akreditasi, adalah dipersetujui bayaran honorarium dibuat selewat-

    lewatnya 2 bulan selepas program dikemukakan ke Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi (MJA), (kecuali MJA bulan

    November dan Disember yang perlu dihantar pada tarikh yang ditetapkan). Ini bererti pelaksanaan adalah kembali

    seperti memo rujukan MQA 05 Jld.18(39) bertarikh 27 Januari 2012.

    Ulasan Audit Dalam: Pelaksanaan memo rujukan MQA 05 Jld.18(39) bertarikh 27 Januari 2012 telah membuktikan bahawa ia

    tidak dapat membantu menyelesaikan permasalahan bayaran honorarium lewat. Ini kerana perkara tersebut berulang pada

    tahun 2013. Oleh itu pihak Audit mencadangkan agar MQA mewujudkan polisi bayaran honorarium APP serta mewujudkan

    prosedur bayaran yang lebih jelas.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 40

    4.3 PERBELANJAAN TAHUN 2013 TERLEBIH REKOD

    Berdasarkan sampel Audit terdapat 27 baucar bayaran APP dibuat pada tahun berbeza dari tahun yang diakaunkan. Oleh itu

    perbelanjaan pada tahun 2013 terlebih rekod sebanyak RM22,825 manakala perbelanjaan bagi tahun 2012 terkurang sebanyak

    RM22,825.

    Ulasan:

    Bahagian Kewangan mengambil maklum teguran oleh pihak Audit. Seperti mana yang dimaklumi, setiap program yang

    dinilai untuk mendapatkan Perakuan Akreditasi mengambil tempoh selama 7 bulan manakala penilaian Akreditasi

    Sementara pula selama 3 bulan 3 minggu. Oleh yang demikian, kebarangkalian sesuatu penilaian program itu selesai

    dinilai melangkaui tahun adalah tinggi dan ini menyebabkan bayaran honorarium kepada APP dibayar pada tahun

    berikutnya.

    Sekiranya konsep akruan dalam prinsip perakaunan digunapakai, Bahagian Akreditasi perlu menyediakan maklumat

    berkenaan program yang telah memulakan proses penilaian tetapi belum selesai pada tahun tersebut supaya dapat

    diakaunkan oleh Bahagian Kewangan pada tahun semasa. Maklumat ini termasuklah senarai penilai yang telah

    mengemukakan laporan awal, menyertai lawatan, mengemukakan laporan lawatan berserta amaun yang perlu dibayar.

    Isu seperti terlepas pandang, pertukaran pegawai dan lain-lain perlu diatasi supaya maklumat yang akan direkod

    sebagai akruan adalah tepat dan dapat memberi gambaran sebenar perbelanjaan honorarium APP pada tahun

    berkenaan. Bayaran yang melangkau tahun seperti yang dinyatakan oleh pihak Audit telah mendapat kelulusan khas

    Ketua Pegawai Eksekutif.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 41

    BAYARAN HONORARIUM PADA TAHUN BERBEZA

    Bil Kod Program Nama APP Tarikh

    Laporan Diterima

    Tarikh Pembayaran

    Maklum Balas Auditi

    1 A10231 Shamsiah Mohamad 24-Mar-12 11-Jan-13 Bayaran dibuat sebelum MJA iaitu pada 30 Mei 2013.

    2 A10231 Ezani Yaakub 19-Jun-12 11-Jan-13

    16-Oct-12

    3 A10356 Elliza Hashim 18-Sep-12 19-Dec-13 Bayaran dibuat selepas MJA iaitu pada 24 September 2013. 08-Oct-12

    4 A10356 Ahmad Zamri Abdul Wahid

    08-Oct-12 19-Dec-13

    5 A10530 Azhar Abdul Jamil 18-Jun-12 27-May-13 Bayaran dibuat sebelum MJA iaitu pada 25 Julai 2013.

    6 A10530 Ruslan Abdul Rahim 02-Aug-12 27-May-13

    7 A9623 Abdul Razak Kamisan 02-Oct-12 26-Jul-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 25 April 2013. Sepatutnya bayaran PM Dr. Zaihidee Hj. Arshad dibayar pada tarikh yang sama dengan En. Abdul Razak Kamisan iaitu pada 26 Julai 2013, tetapi oleh kerana borang honorarium + tuntutan perjalanan beliau tidak lengkap maka kena KIV dulu dan borang tersebut lengkap pada 10 Oktober 2013.

    8 A9623 Mohd Zaihidee Hj. Arshad

    21-May-12 19-Dec-13

    11-Oct-12

    9 MQA/PA01341 Muhammad Jafni Jusof 29-Nov-11 04-Apr-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 28 Februari 2013. 05-Apr-12

    10 MQA/PA01341 Nadzri Mohd Sharif 25-May-12 11-Apr-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 28 Februari 2013

    11 MQA/PA02118 Zairul Anuar Md Dawam

    23-Aug-12 16-Dec-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 29 Ogos 2013.

    12 MQA/PA02705 Berhanundin Abdullah 18-Sep-12 20-May-13 Bayaran dibuat selepas tarikh MJA iaitu pada 25 April 2013.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 42

    Bil Kod Program Nama APP Tarikh

    Laporan Diterima

    Tarikh Pembayaran

    Maklum Balas Auditi

    13 A11266 Rosnani Ab. Hamid 06-Jun-12 01-Apr-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

    21-Sep-12

    14 A8427 Kalavathy M.Sriraman 14-Sep-11 23-Jul-13 Penilaian program melibatkan proses penilaian pertimbangan Akreditasi Penuh yang selesai dibawa ke MJA pada 24/01/2013 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

    15 A8427 Kamaria Kamaruddin 11-Nov-11 19-Jul-13

    03-Jan-12

    02-May-12

    16 A8828 Muhamad Hanafiah 12-Aug-12 18-Mar-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

    17 A8828 Abdul Rahim Dal 26-Jul-12 18-Mar-13

    18 A8828 Tuan [email protected] Ramlee Wan A. Kadir

    22-May-12 18-Mar-13

    19 A9349 Chang Ching Thon 02-Aug-12 11-Mar-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

    20 A9349 Hamidah Hassan 11-Aug-12 11-Mar-13

    21 A9810 Prof. Dr. Mohd Syafiq Abdullah

    22-Sep-12 16-Apr-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan 2013. Pembayaran dilakukan pada bulan April 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu mengambikira tahun program di bawa ke MJS (Pertimbangan Akreditasi Penuh) pada Mac 2013. Program ini telah dibawa ke MJA pada 27 Jun 2013. Ini selaras dengan ketetapan memo MQA 05 Jld 18(39) bertarikh 27 Jan 2012 iaitu bayaran honorarium dibuat selewat-lewatnya 2 bulan selepas dibentangkan dalam MJA.

    22 A9810 Siti Halimah Bux @ Jasmin Shaikh Rahman

    Bux

    24-Jul-12 16-Apr-13

    22-Sep-12

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 43

    Bil Kod Program Nama APP Tarikh

    Laporan Diterima

    Tarikh Pembayaran

    Maklum Balas Auditi

    23 MQA/FA01881 Azizah Endut 12-Dec-12 17-Dec-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan 2013. Pembayaran dilakukan pada bulan Disember 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu mengambikira tahun program di bawa ke MJA pada 26 November 2013. Ini selaras dengan ketetapan memo MQA 05 Jld 18(39) bertarikh bertarikh 27 Jan 2012 iaitu bayaran honorarium dibuat selewat-lewatnya 2 bulan selepas dibentangkan dalam MJA.

    24 MQA/PA00985 Mohamed Nadzri Mohd Yusoff

    21-Mar-12 18-Dec-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

    25 MQA/PA01444 Shakinaz Desa 16-Feb-12 10-Dec-13 APP mengemukakan laporan pada tahun 2012 dan pembayaran dilakukan pada tahun 2013 setelah selesai proses penilaian iaitu dengan mengambikira tahun program di bawa ke MJA iaitu pada tahun 2013.

    26 MQA/FA02079 Ahmad Zahiruddin Yahya

    15/6/2012 17-Oct-13 Tarikh 15/6/2012 yang dinyatakan oleh pihak Audit adalah tarikh laporan awal yang dikemukakan oleh APP. Tarikh terima laporan akhir adalah pada 26/10/2012. Oleh itu bayaran dibuat pada 17-10-2013 setelah mendapat laporan akhir daripada APP. Bayaran dibuat bersekali dengan laporan awal dan laporan akhir APP.

    27 MQA/PA02745 Shahimi Mohtar 30/10/2012 12-Dec-13 Atas kesibukan tugas, pegawai terlepas pandang untuk membuat bayaran kepada APP pada tahun berkenaan. Namun begitu program ini termasuk dalam task force bayaran APP dan atas Persetujuan CEO bayaran dibuat kepada APP pada tahun berikutnya.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 44

    Ulasan Audit Dalam: Proses bayaran honorarium APP adalah salah satu proses kecil dalam proses penilaian akreditasi

    program. Bagaimanapun, tanggungjawab APP telah selesai sebaik sahaja laporan dihantar dan MQA berpuas hati dengan laporan

    tersebut. Oleh itu bayaran perlu dibuat dalam tempoh waktu yang munasabah. Pada pandangan pihak Audit, tempoh yang

    munasabah itu ialah selewat-lewatnya 1 bulan dari tarikh pengesahan MQA berpuas hati dengan laporan yang diterima. Rekod

    perbelanjaan tahunan akan lebih tepat. Pembayaran APP tidak patut ditunda kerana terdapat penangguhan dalam proses

    penilaian akreditasi program.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 45

    4.4 KAWALAN DALAMAN

    4.4.1 Laporan APP Tiada Dalam Fail Program

    JADUAL 7: SENARAI LAPORAN TIADA DALAM FAIL PROGRAM

    Bil

    No

    Baucar

    Bayaran

    No.

    Program Nama APP

    Jenis Laporan

    Yang Tiada

    Dalam Fail

    Bayaran

    (RM) Maklum Balas Auditi Ulasan Audit Dalam

    1 1047350 A10356 Ahmad

    Zamri

    Abdul

    Wahid

    Laporan Akhir 450 Laporan akhir En. Ahmad Zamri Abdul

    Wahid ada disertakan di dalam fail tetapi

    tidak dibulatkan sebagai no. kandungan

    minit.

    Telah diminit semula.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

    2 1040502 A8157 Azhar

    Abdul Jamil

    Laporan

    Pertimbangan

    500 Baucar ini merupakan bayaran selepas

    pertimbangan dan bukannya bayaran untuk

    laporan awal atau akhir yang dibuat

    pembayaran pada 05.06.2013 dengan

    jumlah RM575. Laporan akhir selepas

    lawatan diterima pada 05.04.2013. Laporan

    tersebut telah dimasukkan ke dalam fail dan

    diminitkan semula.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

    3 1048133 A8841 Khairul

    Azam

    Bahari

    Laporan Awal

    & Akhir

    800 Semua laporan awal dan laporan akhir En.

    Khairul Azam Bahari ada di dalam fail dan

    diminitkan.

    Laporan awal bertarikh 06 Ogos 2013 dan

    dimasukkan dalam fail pada 21 Ogos 2013.

    Laporan akhir bertarikh 22 Ogos 2013 dan

    dimasukkan dalam fail pada 27 Ogos 2013.

    Ulasan Diterima

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 46

    Bil

    No

    Baucar

    Bayaran

    No.

    Program Nama APP

    Jenis Laporan

    Yang Tiada

    Dalam Fail

    Bayaran

    (RM) Maklum Balas Auditi Ulasan Audit Dalam

    4 1027651 A9335 Muhamad

    Sham

    Shahkat Ali

    Laporan Akhir 450 Laporan akhir Dr. Muhamad Sham Shahkat

    Ali bertarikh 28 Oktober 2011 tidak

    dimasukkan dalam fail.

    Laporan tersebut telah dimasukkan ke

    dalam fail dan diminitkan semula.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

    5 1041551 MQA/PA

    02972

    Aslina

    Ahmad

    Laporan Awal 500 Laporan awal dari Puan Aslina ada diterima.

    Tetapi tidak dimasukkan oleh Pegawai ke

    dalam fail. Laporan APP tersebut telah

    dimasukkan ke dalam fail dan diminit

    semula.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

    6 1043873 MQA/PA

    03104

    Faisal

    Ahmad

    Shah

    Laporan Awal 500 Laporan Dr. Faizal Ahmad Shah ada dalam

    fail tetapi tidak diminitkan. Telah diminit

    semula.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

    7 1046936 MQA/PA

    03179

    Azhar

    Abdul Jamil

    Laporan Awal 400 Laporan Dr. Azhar Abdul Jamil tidak

    dimasukkan ke dalam fail. Laporan tersebut

    telah dimasukkan ke dalam fail dan

    diminitkan semula.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 47

    Bil

    No

    Baucar

    Bayaran

    No.

    Program Nama APP

    Jenis Laporan

    Yang Tiada

    Dalam Fail

    Bayaran

    (RM) Maklum Balas Auditi Ulasan Audit Dalam

    8 1047278 MQA/PA

    03739

    Latifah

    Abdul Majid

    Laporan Awal 650 Laporan Dr. Latifah Abdul Majid diterima

    pada 19 Jun 2013 ada, cuma tidak

    dimasukkan dalam fail.

    Laporan penyelarasan pada 11 Julai 2013

    dan laporan maklum balas Dr. Faizal Ahmad

    Shah juga ada, cuma tidak dimasukkan

    dalam fail.

    Kedua-dua laporan APP tersebut telah

    dimasukkan ke dalam fail dan diminit

    semula.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

    9 1046953 MQA/PA

    03739

    Faisal

    Ahmad

    Shah

    Laporan

    Penyelarasan

    & Laporan

    Tambahan

    200

    10 1036098 A10568 Faudziah

    Zainal

    Abidin

    Laporan Awal 400 Laporan awal daripada Prof. Madya Dr.

    Faudziah Zainal Abidin diterima pada

    6/1/2012 telah tersalah dimasukkan ke fail

    program A 10567. Ini kerana program A

    10567 (BBA (Hons.) International Business

    secara kerjasama Kolej Universiti Teknologi

    Antarabangsa Twintech & A 10568 (BBA

    (Hons.) Finance secara kerjasama Kolej

    Universiti Teknologi Antarabangsa

    Twintech adalah program daripada PPT

    yang sama (Kolej IBS Miri) dan lawatan juga

    pada tarikh yang sama. Maka terjadi sedikit

    kekeliruan pada kedua-kedua program

    tersebut.

    Tindakan pembetulan telah diambil.

    Ulasan Diterima

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 48

    Bil

    No

    Baucar

    Bayaran

    No.

    Program Nama APP

    Jenis Laporan

    Yang Tiada

    Dalam Fail

    Bayaran

    (RM) Maklum Balas Auditi Ulasan Audit Dalam

    11 1039002 A10698 Zaharudin

    Saaya

    Laporan Awal 450 Laporan Akhir ada di dalam fail program

    iaitu minit ke 24 (Laporan lawatan En.

    Zaharuddin) dan minit ke 27 (Laporan

    penyelarasan / akhir Prof. Madya Abdul

    Rahim Awang)

    UAD tidak menemui Laporan

    Awal

    12 1042013 A8427 Kalavathy

    M.Sriraman

    Laporan

    Lawatan

    450 Berdasarkan semakan dengan pegawai iaitu

    En Idris Ahmad, laporan akhir adalah

    laporan yang telah diselaraskan oleh Pn

    Kamaria dan Pn Kalavathy berdasarkan

    input semasa lawatan. Laporan ini

    dikeluarkan oleh Pn Kamaria sebagai

    Pengerusi untuk program ini.

    Penambahbaikan akan dilakukan dlm fail

    dan minit untuk menjelaskan tentang

    perkara ini.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan jika

    laporan akhir yang dihantar

    oleh APP adalah laporan

    bersama, nama kedua-dua

    APP perlu dimasukkan di

    dalam laporan.

    13 1042248 MQA/FA

    2408

    Rizalman

    Mamat

    Laporan Awal 200 APP hanya mengemukakan laporan awal.

    Diterima pada 9/12/2012 cuma tiada

    salinan di dalam fail program. Laporan

    tersebut telah dimasukkan dalam fail

    program.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

    14 1099523 MQA/FA

    1091

    Mazani

    Manaf

    Laporan Akhir 600 Laporan telah diterima pada 2 Mac 2013

    (Dr.Mazani) dan 7 Mac 2013 (Dr.Shukor).

    Namun salinan tersebut tiada dalam fail

    program. Fail tersebut telah dikemaskini

    dengan memasukkan laporan yang

    tertinggal tersebut.

    Pegawai bertanggungjawab

    untuk memastikan semua

    dokumen berkaitan telah

    direkod dengan betul, kemas

    dan teratur.

    15 1039525 MQA/FA

    1091

    Syukor Abd

    Razak

    Laporan Akhir 600

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 49

    Ulasan Audit Dalam: Bahagian Akreditasi perlu memastikan bahawa semua laporan APP disimpan di dalam fail program

    dengan kemas dan teratur. Laporan APP di dalam fail program adalah bukti pembayaran honorarium. Selain itu laporan APP juga

    adalah asas kepada keputusan penilaian akreditasi program dan bukti penilaian telah dilaksanakan.

    4.4.2 Bayaran Elaun Lawatan dan Tuntutan Perjalanan Dibuat Tetapi Tiada Laporan Disediakan

    JADUAL 9:

    BAYARAN LAWATAN DAN TUNTUTAN PERJALANAN TETAPI TIADA LAPORAN DIKELUARKAN

    Bil No.

    Baucar Bayaran

    Honorarium

    Tuntutan Perjalanan

    (RM)

    Kod Program

    Nama APP Maklum Balas Auditi

    1 1047453 RM200.00 439.20 MQA/PA0186 Tuan [email protected] Ramlee b. Wan

    Kadir

    Elaun lawatan dibayar mengikut kadar yang telah ditetapkan di Borang Tuntutan Honorarium APP iaitu RM 150

    2 1038745 RM200.00 150.00 A11266 Mohd Yusoff Adon APP hadir pada hari lawatan dan bersama-sama dengan Panel Pengerusi untuk menjalankan proses penilaian. APP juga memberikan dapatan kepada panel pengerusi semasa lawatan untuk dimasukkan ke dalam laporan lawatan. Justeru, APP adalah layak diberikan bayaran lawatan dan tuntutan perjalanan.

    3 1042248 RM200.00 1,028.20 MQA/FA2408 Rizalman Mamat APP hanya mengemukakan laporan awal. Tiada laporan selepas lawatan. Pembayaran dibuat memandangkan APP berkenaan

    telah meluangkan masa, tenaga dan wang untuk

    hadir semasa lawatan dan menyumbang kepakaran

    di dalam penilaian berkenaan.

    Ulasan Audit Dalam: Pembayaran honorarium adalah bagi penilaian yang diberikan oleh APP secara formal iaitu secara

    bertulis sebagai asas bagi MQA membuat keputusan. Laporan adalah bukti penilaian.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 50

    4.4.3 Kriteria Laporan APP Bagi Tujuan Bayaran Honorarium

    JADUAL 10 : APP YANG MEMBERIKAN PERNYATAAN RINGKAS BAGI TUJUAN LAPORAN TAMBAHAN

    Bil No.

    Baucar Kod Program Nama APP Tujuan Bayaran Jumlah Maklum Balas Auditi

    1 1046342 MQA/PA03164 Abu Bakar Salleh

    Laporan Penilaian Individu

    650 APP telah diberikan bayaran terhadap

    laporan maklum balas walaupun hanya

    dengan pernyataan ringkas. Ini kerana

    ia adalah merupakan pengesahan APP

    terhadap maklum balas PPT yang telah

    mematuhi ke semua syarat-syarat yang

    telah ditetapkan. Sehubungan itu, APP

    hanyalah cukup memberikan

    pernyataan bahawa PPT telah

    mematuhi syarat-syarat yang telah

    ditetapkan.

    Penyelaras Laporan 100

    Laporan Maklum Balas (Pernyataan Ringkas)

    100

    Jumlah 850

    Ulasan Audit Dalam: APP dibayar untuk laporan penilaian yang dikeluarkan. Penilaian APP perlu dalam bentuk laporan

    kerana ia asas dalam membuat keputusan oleh MQA. Laporan adalah bukti penilaian.

    Maklum Balas Exit Conference: Mesyuarat mencadangkan agar pegawai MQA dilantik untuk membuat penilaian bagi

    mengatasi masalah APP yang kurang memberi komitmen dalam penyediaan laporan.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 51

    4.4.4 Dua Bayaran Elaun Pengerusi Untuk Satu Program

    JADUAL 12: DUA BAYARAN ELAUN PENGERUSI UNTUK SATU PROGRAM

    Bil Kod Program Nama APP No Baucar Bayaran

    (RM) Maklum Balas Auditi

    1 MQA/FA02079 Ahmad Zahiruddin Yahya 1044667 200 Semasa lawatan dijalankan Dr. Fauziah telah

    dilantik sebagai Pengerusi dan terdapat catatan

    Pengerusi pada borang pembayaran

    honorarium. Namun begitu, terdapat kesilapan

    apabila surat lantikan Pengerusi dikeluarkan

    atas nama Dr. Ahmad Zahiruddin.

    Fauziah Zainal Abidin 1035810 200

    Ulasan Audit Dalam: Para 9.7.1,Peraturan Kewangan MQA menetapkan sekiranya kehilangan adalah kerana pembayaran

    lebih atau pembayaran tanpa kuasa, Pengarah Bahagian/Ketua Unit yang terlibat perlu mengemukakan laporan berkaitan

    kepada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan). Pengarah Bahagian/Ketua Unit bertanggungjawab memastikan

    bayaran balik hendaklah didapatkan semula sama ada secara sekali gus atau secara ansuran.

    Maklum Balas Exit Conference: Bahagian Akreditasi Sains Sosial akan mengutip semula jumlah yang tersilap bayar

    daripada APP berkenaan dalam tempoh 6 bulan.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 52

    4.4.5 Kadar Bayaran Laporan Lawatan Fasiliti Berbeza

    JADUAL 13: KADAR BAYARAN LAPORAN LAWATAN FASILITI BERBEZA

    Bil No

    Baucar Nama APP

    Jenis

    Bayaran

    Kadar

    (RM)

    Status

    Laporan Maklum Balas Auditi

    1 1047353 Siti Esah Bahari

    Lawatan 150

    Tiada

    Elaun lawatan dibayar mengikut kadar yang

    telah ditetapkan di Borang Tuntutan

    Honorarium APP iaitu RM 150.

    Kadar RM 100 dibayar kerana mengambil

    kira input/ dapatan semasa lawatan oleh Pn.

    Siti Esah yang telah diberikan kepada

    pegawai dan Dr. Maria.

    Lawatan tidak dihadiri oleh Dr. Maria kerana

    kekangan di saat akhir namun RM200

    dibayar kerana laporan diselaraskan oleh Dr.

    Maria hasil semakan dokumen dan input yang

    diberikan oleh Pn. Siti Esahkerana Pn Siti

    Esah tidak dapat mengeluarkan laporan

    dalam tempoh yang diperlukan.

    Laporan

    Lawatan 100

    2 1047446 Maria Justine @

    Stephany

    Laporan

    Lawatan 200 Ada

    Ulasan Audit Dalam: Laporan adalah bagi penilaian fasiliti. Oleh itu, laporan perlu disediakan oleh APP yang mengikuti

    lawatan.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 53

    4.4.6 Bayaran Dibuat Sebelum Laporan Diterima

    JADUAL 14 : MAKLUMAT BAUCAR BAYARAN

    Kod Program Nama APP No. Baucar Tarikh

    Baucar

    Bayaran

    (RM) Maklum Balas Auditi

    A9335 Masilla Bte

    Hamzah

    1027652 22 Dis 2011* 1,150 Sebenarnya bayaran dibuat selepas laporan

    akhir yang diterima pada 28 Oktober 2011

    (hari kedua lawatan) secara serahan

    tangan cuma laporan itu tidak dimasukkan

    ke dalam fail.

    Laporan tersebut telah dimasukkan ke

    dalam fail dan diminitkan semula.

    JADUAL 15 : MAKLUMAT BAYARAN BAUCAR BERNOMBOR 1027652

    Tujuan Bayaran Bayaran (RM) Catatan/Tarikh

    Laporan Pra Lawatan 350 19 Sept 2011

    Lawatan 200 27 & 28 Okt 2011

    Laporan Lawatan 450 31 Jul 2012*

    Elaun Perjalanan Lembah

    Kelang 150 Dua hala

    * Bayaran dibuat sebelum laporan diterima

    Ulasan Audit Dalam: Pegawai bertanggungjawab perlu memastikan semua laporan yang telah diserahkan telah

    direkodkan dan difailkan dengan kemas dan teratur.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 54

    4.4.7 Tiada Surat Tugasan

    Jadual 16 : Tiada Surat Tugasan APP

    Bil Kod Program Nama APP No. Baucar Amaun

    (RM) Maklum Balas Auditi

    1 MQA/FA1091 Syukor Abd

    Razak

    1039525 600.00 Tiada surat tugasan dikeluarkan bagi APP berkenaan

    kerana beliau menggantikan APP asal.

    Surat perlepasan APP bagi program ini telah dikeluarkan

    dan pembayaran dibuat berdasarkan kepada surat

    perlepasan tersebut.

    Bagaimanapun, boleh rujuk fail program A 9489

    (program sama tapi mod pengendalian berbeza) untuk

    surat tugasan APP.

    Ulasan Audit Dalam: Surat tugasan adalah arahan rasmi daripada MQA kepada APP bagi menjalankan tugas

    penilaian bagi program MQA/FA101.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 55

    1.0 LATAR BELAKANG

    Pengauditan ini dilaksanakan dengan persetujuan Jawatankuasa Audit dan

    Pengurusan Tertinggi MQA di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil 1 Tahun

    2014. Pengurusan aset alih MQA didapati kurang memuaskan seperti yang telah

    dilaporkan oleh Jabatan Audit Negara dalam Laporan Pengauditan Pengurusan

    Kewangan Tahun 2012.

    Pengurusan Aset Alih di MQA adalah berpandukan kepada Arahan Pentadbiran Bil

    1 Tahun 2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih MQA (TPAM) yang berkuat kuasa

    bermula dari 1 Januari 2013. Bagaimanapun sebelum 1 Januari 2013, peraturan

    yang diguna pakai adalah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan menerusi

    Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 yang dikeluarkan oleh Kementerian

    Kewangan. TPAM dirangka berdasarkan pekeliling tersebut namun terdapat

    perbezaan pada kuasa melulus bagi disesuaikan dengan taraf MQA sebagai sebuah

    Badan Berkanun.

    Sehingga 31 Mac 2014, jumlah aset alih MQA ialah 81 dengan nilai sejumlah

    RM2,908,945.52 dan jumlah inventori adalah 4,245 berjumlah RM2,934,474.79.

    Nilai pelupusan aset adalah berjumlah RM460,535.40.

    Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) adalah aplikasi yang dibangunkan

    oleh Kementerian Kewangan dengan tujuan kawalan dan pemantauan aset bagi

    semua kementerian dan jabatan di Malaysia. Sistem ini dibangunkan mengikut

    kaedah kawalan pengurusan aset dan stor yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan

    Malaysia menerusi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 iaitu Tatacara

    Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

    (Tatacara Pengurusan Stor). MQA telah menggunakan Sistem Pemantauan

    Pengurusan Aset (SPPA) ini sejak tahun 2010.

    Pengauditan Prestasi Terhadap Pengurusan Aset Alih MQA

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 56

    2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN

    Objektif pengauditan ini adalah seperti berikut:

    i. Menentukan sama ada semua aset MQA telah didaftarkan;

    ii. Memastikan semua rekod aset adalah kemas kini dan teratur;

    iii. Memastikan semua aset yang direkodkan dapat dikesan dan dikenal pasti;

    dan

    iv. Memastikan MQA mematuhi Pekeliling Kerajaan yang telah ditetapkan dan

    diterima pakai.

    3.0 SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN

    Skop pengauditan adalah tertumpu kepada perolehan aset MQA bagi tahun 2013,

    2012 dan 2011. Selain itu, Unit Audit Dalam juga akan membuat semakan

    terhadap aset yang diperoleh semasa LAN bermula dari tahun 1997 hingga 2004.

    Kaedah yang akan digunakan adalah semakan dokumen dan rekod seperti baucar

    bayaran, rekod aset alih seperti KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-4, KEW.PA-5

    KEW.PA-7 dan beberapa rekod lain. Unit Audit Dalam juga akan menjalankan

    pemeriksaan fizikal dan temu bual di Bahagian Pentadbiran dan Bahagian

    Teknologi Maklumat dalam pengauditan ini.

    4.0 PENEMUAN AUDIT

    Semakan terhadap Pengurusan Aset Alih MQA mendapati perkara berikut:

    4.1 Aset Tidak Mempunyai Label/No Pendaftaran

    Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan fizikal pada 28 April 2014 dan

    30 April 2014 di ruang pejabat MQA dan mendapati aset seperti yang

    ditunjukkan di gambar di bawah tidak ditandakan dengan Label/No.

    Pendaftaran seperti yang sepatutnya:

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 57

    GAMBAR 1

    Nama Peralatan/Aset: HP Scan Jet Automatic Document Feeder Lokasi: Bilik Utiliti BTM Tingkat 14 Tarikh dan Masa: 28 April 2014 jam 11.40 pagi

    GAMBAR 2 Nama Peralatan/Aset: Dry Box Lokasi: Bilik Stor UHEAA Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

    GAMBAR 3 GAMBAR 4

    Nama Peralatan/Aset: Printronix Lokasi: Bilik Stor BTM Tingkat 8

    Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 10.35 pagi

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 58

    GAMBAR 5 Nama Inventori: Papan Kenyataan Lokasi: UHEAA Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

    Semakan Audit juga mendapat 7 daripada 20 sampel aset alih yang telah

    didaftarkan tidak dilabel seperti yang yang ditetapkan oleh peraturan seperti di

    Jadual 1:

    Jadual 1 :

    Sampel Aset Alih Yang Telah Didaftarkan Tetapi Tidak Dilabel

    Bil. Butiran Aset No. Pendaftaran Penempatan

    1 Printer HP Laserjet 5200dtn MQA/BTM/H/11/39 Ruang Kerja BKRJK

    2 Mesin Perincih Tingkat 6A MQA/BP/H/12/9 Ruang Kerja 6A

    3 Aten KVM 8-port switch with

    LCD MQA/BTM/H/11/72 Bilik Server

    4 KVM Switch - ATEN KL1508AIM MQA/BTM/H/13/3 Bilik Server

    5 Mesin Perincih Intimus 120CC3 -

    Tingkat 14B MQA/BP/H/13/7 Bilik Fail Pentadbiran

    6 Camera Canon DSLR EOS 6D Kit-

    UHEAA MQA/BP/H/13/15 Ruang Kerja UHEAA

    7 33U Floor Standing Server Rack MQA/BTM/H/11/7 Bilik Server

    8 Dahle Paper Shredder Model 20422

    MQA/BP/H/00/4 Bilik Fotostat Tingkat 14B

    9 Apple iBook G4 MQA/BTM/H/04/9 Stor Peralatan BTM

    Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset

    Pemeriksaan fizikal juga mendapati kesemua 5 standing rack di dalam bilik server

    tidak berlabel.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 59

    Maklum Balas:

    Bahagian

    Pentadbiran

    GAMBAR 2

    BP dimaklumkan bahawa dry box tersebut telah dibeli oleh

    Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa (UHEAA) dan BP

    tidak dimaklumkan mengenai hal tersebut. BP akan

    melaksanakan pendaftaran aset ini setelah memperoleh

    maklumat perolehan. Jika tidak, BP akan mendaftar

    berdasarkan fizikal aset.

    GAMBAR 5

    BP akan mendaftarkan aset tersebut.

    Jadual 1

    BP telah melabel aset tersebut. Bukti adalah seperti di

    Lampiran 1.

    Bahagian Teknologi

    Maklumat

    Aset alih milik BTM seperti di JADUAL 1 telah dilabel.

    GAMBAR 3 & GAMBAR 4

    Aset jenis printer Printronix tidak digunakan lagi oleh Bahagian

    Kewangan setelah MQA menggunakan Staf Portal untuk

    mencetak salinan penyata gaji. Cadangan untuk pelupusan pada

    tahun 2014.

    Kesemua standing rack dalam bilik server juga akan dilabel.

    4.1.1 Aset Dan Inventori Yang Dibawa Dari Pejabat Lama

    Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan di pejabat Ketua Pegawai

    Eksekutif (KPE) pada 30 April 2014 dan mendapati wujud aset dan

    inventori yang dibawa dari pejabat Bahagian Jaminan Kualiti (BJK) dari

    Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) yang telah bergabung dengan

    Lembaga Akreditasi Negara pada tahun 2007. Aset dan inventori adalah

    seperti yang ditunjukkan di gambar berikut:

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 60

    GAMBAR 6

    GAMBAR 7 Nama Aset: Microwave dan Peti Sejuk

    Lokasi: Pejabat KPE Tarikh dan Masa:

    30 April 2014 jam 12.40 tengahari

    Nama Inventori: Almari Baju Lokasi: Pejabat KPE

    Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 12.40 tengahari

    GAMBAR 8

    GAMBAR 9 Nama Inventori: Kerusi Kayu

    Lokasi: Pejabat KPE Tarikh dan Masa:

    30 April 2014 jam 12.50 tengahari

    Nama Aset: Kabinet Lokasi: Pejabat KPE

    Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 12.50 tengahari

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 61

    GAMBAR 10

    GAMBAR 11 Nama Inventori: Kabinet

    Lokasi: Pejabat KPE Tarikh dan Masa:

    30 April 2014 jam 12.50 tengahari

    Nama Inventori: Kerusi Tetamu Lokasi: Pengarah Bahagian Standard Tingkat

    7 Tarikh dan Masa:

    28 April 2014 jam 11.20 tengahari

    Maklum Balas:

    Bahagian

    Pentadbiran

    BP ambil maklum dan akan mendaftarkan serta melabel bagi

    aset pada gambar 6,7, 10 dan 11. BP dimaklumkan bahawa

    aset kerusi kayu jati dan meja jati pada gambar 8 dan 9 adalah

    milik persendirian PK(KPE) dan bukan aset sumbangan kepada

    MQA.

    4.1.2 Pembelian Aset Dan inventori Tidak Melalui Bahagian Pentadbiran

    Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan dan mendapati aset dan

    inventori yang disimpan di ruang seperti di gambar berikut tidak

    dilabelkan seperti sepatutnya:

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 62

    GAMBAR 12

    GAMBAR 13 Nama Peralatan/Aset: Back Drop

    Lokasi: Bilik Stor UHEAA Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00pm

    Nama Peralatan/Aset: Back Drop Lokasi: Bilik Stor Tingkat 12

    Tarikh dan Masa: 28 April 2014 jam 11.00 pagi

    Pihak Audit dimaklumkan inventori tersebut adalah milik Unit Hal Ehwal Awam dan

    Antarabangsa (UHEAA) dan digunakan bagi tujuan promosi di luar MQA. Pihak Audit

    juga dimaklumkan bahawa UHEAA adalah pusat kos serta boleh membeli secara terus

    bahan-bahan promosi, alatulis, kelengkapan pejabat dan lain-lain.

    Pihak Audit berpendapat back drop adalah inventori yang boleh dialih dan

    sebarang pembelian berupa harta atau inventori boleh alih hendaklah

    didaftarkan oleh Bahagian Pentadbiran.

    Maklum Balas:

    Bahagian

    Pentadbiran

    BP akan mendaftarkan back drop selepas mendapatkan dokumen

    perolehan daripada UHEAA untuk tujuan pendaftaran.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 63

    4.1.3 Aset Dan Inventori Yang Masih Mempunyai Nombor Pendaftaran

    Agensi Luar

    Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan di Pejabat Unit Hal Ehwal

    Awam dan Antarabangsa dan mendapati jam dinding masih mempunyai

    nombor pendaftaran dari agensi Kerajaan yang lama seperti berikut:

    GAMBAR 14

    GAMBAR 15

    Nama Inventori: Jam Dinding Lokasi: UHEAA

    Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

    Pihak Audit berpendapat Bahagian Pentadbiran dan Bahagian

    Teknologi Maklumat (BTM) perlu mengenal pasti aset-aset seperti

    yang ditunjukkan di gambarajah di atas dan melabelkannya

    mengikut peraturan ditetapkan. Pihak berkenaan perlu

    mendapatkan baucer bayaran dan invois sebagai sumber sejarah

    untuk merekodkan maklumat tersebut di dalam Kad KEW.PA.

    Bagi aset dan inventori yang terdapat di Pejabat KPE, pihak Audit

    berpendapat ia perlu dilabelkan sebagai Aset Sumbangan jika

    terdapat bukti ianya aset dari pejabat BJK yang lama.

    Maklum Balas:

    Bahagian Pentadbiran BP akan mendaftarkan semula aset tersebut dengan nombor

    siri pendaftaran MQA.

  • Unit Audit Dalam Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)

    LaporanTahunan UAD 2015 64

    4.2 Kaedah Pelabelan Yang Tidak Seragam

    Semakan Audit mendapati kaedah pelabelan yang digunakan oleh Bahagian

    Pentadbiran adalah tidak seragam. Terdapat inventori yang dibeli pada

    tahun 2008 hanya ditulis dengan pemadam cecair seperti yang ditunjukkan