transformasi birokrasi

Upload: acid-pai-chi

Post on 10-Feb-2018

267 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    1/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    1

    1.0 PENGENALAN

    Birokrasi adalah merupakan satu struktur organisasi formal yang melibatkan banyak aktiviti

    dalam mencapai sesuatu matlamat. Terhasilnya birokrasi ini adalah daripada lahirnya sebuah

    masyarakat yang besar dan kompleks. Pengembangan sesebuah masyarakat yang besar itu akan

    menimbulkan satu struktur organisasi bagi membentuk sebuah pengurusan yang sistematik. Lalu

    timbullah birokrasi dalam membina sesuatu prosedur yang perlu diikuti bagi menuju kepada

    tujuan atau matlamat seperti yang dimahukan.

    Konsep birokrasi telah mula dikemukakan oleh penjawat awam Perancis dan ahli physiocrat

    Vincent de Gournay (1712-1759) pada kurun ke-18.1

    Tetapi Max Weberlah yang mula

    mengembangkan konsep ini dan mengemukakannya selepas membuat kajian yang teliti dan

    terperinci. Penumpuan Weber dalam melihat birokrasi ini lebih kepada sudut organisasi itu

    sendiri dimana beliau berpendapat bahawa organinsasi berstruktur akan menjadi lebih baik

    apabila adanya sistem birokrasi.

    Berhubung dengan maksud birokrasi Weber dalam Robbins, 1987 (seperti yang dipetik daripada

    modul Asas Pentadbiran Awam, UUM) mendefinisikan organisasi berdasarkan dua aspek yang

    penting iaitu jentera sosial yang akan memaksimumkan kecekapan dalam pentadbiran dan satu

    organisasi sosial yang mempunyai sifat-sifat tertentu.

    1J.C.N Raadschelders, Government: A Public Administration Perspective, Library of Congress Cataloging-in-

    Publication Data. 2003, hal. 316.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    2/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    2

    2.0 BIROKRASI DALAM PENTADBIRAN AWAM

    Pengkajian Weber berkenaan birokrasi ini adalah sebagai sesuatu yang ideal iaitu satu model

    yang dibentuk secara hipotesis sebagai satu entiti di mana Weber mengkaji dan meneliti

    organisasi dari sudut perjalanan dan pergerakan organisasi itu. Penggunaan birokrasi dalam

    pentadbiran awam amat penting sekali dalam menjaga kualiti pentadbiran disamping

    membuatkan perjalanan sesebuah organisasi itu lebih sistematik serta memudahkan pekerja

    memproses tugasan yang diperlukan. Bagi melahirkan suatu proses yang lebih sistematik,

    memerlukan suatu organisasi itu membuat beberapa prosedur yang perlu diikuti sebelum menuju

    kepada tujuan atau matlamat yang ingin dicapainya.

    Prosedur yang perlu diikuti itulah seringkali dilabelkan sebagai satu proses yang lambat, dan

    memakan masa yang lama serta menyusahkan, malah merumitkan orang ramai yang ingin

    berurusan dengan pentadbiran awam. Sebagai contoh, untuk berurusan atas sebab beberapa hal

    yang penting, pelanggan perlulah mengisi borang yang berkaitan terlebih dahulu disamping

    menyediakan beberapa dokumen yang diperlukan untuk pengesahan. Kemudian borang itu akan

    diproses dan dihantar dari satu bahagian kepada bahagian yang lain sebelum pengesahan

    dilakukan. Dalam tempoh pemprosesan borang itu, banyak prosedur yang terpaksa dilalui oleh

    pelanggan sebelum keputusan didapatinya. Perkara ini amat melecehkan untuk ditempuhi oleh

    pelanggan dalam berurusan kerana prosuder yang birokrasi amat memenatkan. Perlu mengikut

    dari satu langkah ke langkah yang lain sebelum menuju ke matlamat akhir.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    3/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    3

    Begitu juga sikap sesetengah kita yang tidak ambil berat soal menjawab panggilan telefon yang

    masuk ke pelbagai jabatan. Walaupun hal ini hanya membabitkan segelintir antara kakitangan

    awam, namun mewujudkan tanggapan buruk terhadap seluruh kakitangan khidmat awam negara.

    Ini adalah sebahagian akibat yang kita tidak mahu, juga tidak kita perlukan, kerana ia hanya

    merencatkan agenda kerajaan untuk memberi khidmat terbaik kepada rakyat. Mengikut Perdana

    Menteri DatoSri Mohd. Najib Tun Haji Abdul Razak, birokrasi yang menyusahkan ini perlu kita

    hapuskan segera dan diganti birokrasi bersifat memudahkan cara.2

    Dari sisi organisasi pentadbiran awam pula, ia lebih kepada sesuatu yang mudah untuk

    diuruskan kerana melibatkan banyak unit. Maka data akan direkod setiap kali pemprosesan

    berlaku, jadi sebarang kelompangan yang berlaku semasa urusan sedang berjalan akan dapat

    dikesan dengan cepat. Jadi, di sini dapat dilihat bagaimana setiap unit yang ada perlu memainkan

    fungsi yang tersendiri dan amat penting untuk bergerak seiring kerana ketidak fungsiaan yang

    berlaku kepada salah satu unit akan membuatkan sesuatu urusan itu tergendala lalu menganggu

    perjalanan organisasi terbabit.

    Oleh itu, apa yang dimaksudkan oleh Weber didalam konsep birokrasinya adalah perlaksaan

    individu yang terlibat didalam organisasi itu sendiri yang membawa kepada punca timbulnya

    kerenah birokrasi dan bukannya prosedur yang perlu diikuti. Jadi perjalanan sesuatu organisasi

    formal khususnya dalam mencapai matlamatnya mestilah mengambil kira faktor tindak balas

    terhadap perubahan persekitaran yang memberi kesan kepada perlaksanaan manusia itu sendiri.

    Maka disini tidak akan timbul lagi masalah berkenaan ketidakcekapan dan ketidak profesionalan

    pekerja dalam menangani permasalahan ini.

    2Mohd. Najib Tun Haji Tun Haji Abdul Razak (2011), Perkhidmatan Awam, Meneraju Perubahan Melangkau

    Jangkaan, Kuala Lumpur: Razak School of Government & Institut Terjemahan Negara Malaysia Berhad, hal 75.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    4/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    4

    3.0 TRANSFORMASI DI SEKTOR PERKHIDMATAN AWAM

    3.1 SISTEM PERAKAM WAKTU (PUNCH CARD)

    Pada era 1980an perkembangan kualiti di Malaysia telah memperlihatkan penyusunan

    semula saiz perkhidmatan Awam. Terdapat beberapa langkah transformasi dan

    penambahbaikan sistem dalam perkhidmatan awam telah dibuat. Sektor awam yang

    sebelum itu terkenal sebagai lembap dalam memberikan khidmat kepada rakyat. Dalam

    usaha untuk menggerakkan perkhidmatan awam. Bekas Perdana Menteri Tun Dr

    Mahathir Mohamad telah memperkenalkan kad perakam waktu bagi kedatangan dan

    kepulangan pekerja.

    Mengikut maklumat-maklumat daripada Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981, ia

    menerangkan tentang sistem penggunaan kad perakam waktu (punch card) di pejabat-

    pejabat kerajaan. Kerajaan telah memutuskan supaya semua pejabat dan agensi Kerajaan

    di peringkat Persekutuan menggunakan kad perakam waktu untuk mengawal waktu

    pegawai-pegawai dan kakitangan datang dan pulang dari pejabat. Tujuannya ialah untuk

    menjamin supaya mereka menjalankan tugas dengan dedikasi dan tekun selama tidak

    kurang dari jumlah waktu pejabat yang ditetapkan oleh Kerajaan bagi mereka. Sistem kad

    perakam waktu ini diminta dilaksanakan oleh semua pejabat dan agensi Kerajaan

    Persekutaun, Badan-badan Berkanun dan Kerajaan-Kerajaan Negeri supaya terdapat

    keselarasan pengawalan selamanya.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    5/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    5

    Daripada panduan yang dikeluarkan oleh Pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan

    Tenaga Manusia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri, sistem kad perakam waktu digunakan

    bagi menggantikan sistem mendaftar kedatangan dan kepulangan pegawai-pegawai dan

    kakitangan pejabat melalui sebuah buku daftar.

    Kad itu mempunyai ruangan-ruangan untuk menunjukkan tarikh dan waktu datang serta keluar

    dari pejabat, untuk memberi keterangan ringkas jika mendapat catitan merah, dan untuk

    tandatangan ringkas pegawai atasan yang berkenaan

    jika penerangan yang diberi itu diterima. Jika tidak

    diterima, tindakan sewajarnya akan diambil. Semua

    kad perakam itu akan disimpan dalam rak-rak yang

    terletak berhampiran dengan mesin pengetik waktu

    yang digunakan.

    Selain itu, tanggungjawab dan tugas-tugas pegawai/kakitangan kerajaan dan pegawai pengawas

    juga mengambil peranan yang penting. Dengan menjalankan sistem Kad Perakam Waktu,

    tanggungjawab utama semua pegawai/kakitangan di setiap pejabat adalah mematuhi masa waktu

    bekerja iaitu mereka tidak boleh datang lewat ke pejabat atau keluar untuk pulang sebelum waktu

    yang sewajarnya. Seseorang pegawai mesti mengetik kad perakam waktu dan tidak boleh

    membantu mengetik kad perakam waktu untuk pegawai lain.

    Kerajaan sedar bahawa sistem penggunaan kad perakam waktu mungkin menghadapi masalah

    bagi pegawai/kakitangan yang menjalankan tugas di luar waktu biasa, di luar waktu pejabat atau

    mengikut giliran (shift) yang lain dari waktu biasa. Mereka begitu tidak dikecualikan dari

    penggunaan sistem kad perakam waktu, tetapi dengan ubahsuaian mengikut budi bicara yang

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    6/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    6

    lain. Contohnya bagi pegawai/kakitangan yang bekerja di luar waktu biasa dikehendaki juga

    mengetik kad mereka apabila mereka sampai dan waktu hendak pulang. Walaupun mereka akan

    mendapat catitan merah kerana tidak mengetik pada masa yang ditetapkan, ini bukanlah

    bermaksud satu kesalahan yang melanggar peraturan. Mereka hanya perlu mencatatkan dengan

    jelas waktu kerja mereka yang biasa atas kad tersebut dan disahkan oleh pegawai atasannya.

    Pada tahun 2004, terdapat tambahan atas Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981 iaitu garis panduan

    mengenai penggunaan sistem perakam waktu elektronik di agensi-agensi kerajaan. Penggunaan

    sistem perakam waktu elektronik disebabkan operasi sistem kerajaan hendak selaras dengan

    perkembangan teknologi masa kini. Sistem ini menawarkan alternatif yang lebih baik bagi

    merakam kehadiran dan pergerakan pegawai dan kakitangan di pejabat. Oleh itu, agensi-agensi

    kerajaan mempunyai pemilihan sama ada terus mengguna sistem kad perakam waktu atau

    menukar dengan penggunaan sistem perakam waktu elektronik.

    Sistem perakam waktu elektronik adalah menggunakan

    pas keselamatan, kad akses atau sistem cap jari bagi

    mengurus sistem masuk dan keluar pejabat. Sistem ini

    terdapat beberapa kelebihan berbanding dengan sistem

    kad perakam waktu. Antara kelebihan ialah boleh

    mengawal pergerakan masuk dan keluar pegawai dan

    kakitangan dengan lebih cekap, boleh meningkatkan disiplin pegawai dan kakitangan, boleh

    memantau, mengawas dan mengeluarkan laporan waktu pergerakan masuk dan keluar pegawai

    dan kakitanagn secara elektronik. Dengan adanya sistem ini, pihak pengurusan dapat

    mengelakkan seseorang pegawai daripada mengetik kad perakam waktu pegawai lain.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    7/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    7

    Kesimpulannya, sistem perakam waktu membantu dalam meningkatkan kualiti kerja dalam

    pejabat-pajabat kerana ia membolehkan semua pegawai/kakitangan mendisiplinkan diri dengan

    menepati waktu bekerja, dan memudahkan pejabat-pejabat memantau dan mengawas waktu

    pergerakan masuk dan keluar pegawai/kakitangannya.

    3.2 SISTEM SARAAN MALAYSIA (SSM)

    Sistem Saraan Malaysia (SSM) telah dilaksanakan di sektor perkhidmatan awam Malaysia

    bermula pada tarikh 1 November 2002, menerusi Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002.

    Sistem Saraan Malaysia (SSM) adalah bagi untuk menggantikan Sistem Saraan Baru (SSB).3

    Sistem Saraan Malaysia mengunakan penilaian berasaskan kemahiran telah membuat beberapa

    peningkatan dalam Sistem Saraan Baru (SSB) seperti perubahan sistem penilaian prestasi dan

    Anugerah perkhidmatan cemerlang,peningkatan peluang kemajuan kerjaya, pengubahsuaian

    struktur gaji dan elaun serta peningkatan syarat-syarat perkhidmatan.

    Pelaksanaan Sistem Saraan Baru (SSB) pada tahun 1992 telah mengundang banyak rungutan dan

    kritikan terhadapnya. Walau bagaimanapun jika ditinjau dari segi perancangan dan

    pembaharuan-pembaharuan yang diwujudkan dalam SSB, SSB dilihat sebagai satu sistem saraan

    yang baik dan mampu memenuhi kehendak kesemua pihak iaitu kerajaan, kakitangan awam dan

    pihak rakyat khususnya. Namun demikian sebagaimana pelaksanaan sistem saraan berasaskan

    merit di negara-negara lain, SSB juga menghadapi pelbagai kontroversi terutamanya dari segi

    sitem penilaian prestasi dan pengagihan ganjaran. Pelaksanannya walaupun diterima baik oleh

    anggota-anggota awam pada awalnya namun kemudiannya rungutan demi rungutan telah

    3Lembaga Penyelidikan Ungang-Ungang (2009). Manual Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia. Anggot Persatuan

    Penerbit Buku Malaysia Petaling Jaya. h. 20.

    http://ms.wikipedia.org/wiki/Malaysiahttp://ms.wikipedia.org/wiki/Sistem_Saraan_Baruhttp://ms.wikipedia.org/wiki/Anugerah_perkhidmatan_cemerlanghttp://ms.wikipedia.org/w/index.php?title=Peningkatan_peluang_kemajuan_kerjaya&action=edit&redlink=1http://ms.wikipedia.org/w/index.php?title=Peningkatan_peluang_kemajuan_kerjaya&action=edit&redlink=1http://ms.wikipedia.org/wiki/Anugerah_perkhidmatan_cemerlanghttp://ms.wikipedia.org/wiki/Sistem_Saraan_Baruhttp://ms.wikipedia.org/wiki/Malaysia
  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    8/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    8

    kedengaran. Keberkesanan pelaksanaan SSB juga mendapat halangan oleh sifat perkhidmatan

    awam itu sendiri yang bukan sahaja terlalu besar tetapi masih dibelenggu oleh kerenah birokrasi.

    (Utusan Malaysia, 1993, 4 Februari)4

    Sistem Saraan Malaysia (SSM) diperkenalkan bagi menggantikan SSB dengan usaha kerajaan

    meningkatkan keberkesanan perkhidmatan awam negara bersesuaian dengan keperlukan

    mewujudkan pekerja berilmu dan berkemahiran yang berdaya saing, berdaya tahan dan berdaya

    maju. Ia juga memastikan perkhidmatan awam kekal, relevan dan mampu melaksanakan

    peranannya dengan berkesan serta berupaya menghadapi keperluan dan cabaran semasa. Selain

    itu, menangani ekspektasi pelanggan yang sentiasa meningkat. Akhir sekali memastikan

    perkhidmatan awam dianggotai oleh pegawai yang berintegriti, telus dan mempunyai

    akauntabiliti selaras dengan keperluan good governance.

    Melalui Sistem Saraan Malaysia (SSM) kakitangan awam akan dinilai dari segi peningkatan

    kompetensi dan pengetahuan seseorang kakitangan awam dan tidak lagi bergantung kepada

    laporam penilaian prestasi tahunan semata-mata. Antara objektif utama SSM termasuklah:

    1. Menjadikan kakitangan awam lebih peka (responsif) terhadap persekitaran.2. Merarik, membangun, menggalak dan mengekalkan kakitangan yang berkaliber.3. Menggalakkan pendidikan yang berterusan.4. Melahirkan pekerja yang berilmu pengetahuan.

    4Muhamad Ali Embi (2005). Sistem Saraan Di Malaysia: Sistem Saraan Berasaskan Merit. Utusan Publications &

    Distributors Sdn Bhd. Kuala Lumpur. h. 59.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    9/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    9

    Berdasarkan kepada rungutan dan komen yang dihadapi oleh SSB yang telah dibincangkan

    sebelum ini beberapa perubahan telah dibuat ke atas SSM termasuklah pergerakan gaji tahunan,

    penilaian prestasi dan pemberian anugerah.

    Dalam bajet 2012 kerajaan telah memperkenalkan Sistem Saraan Baru Perkhidmatan Awam atau

    SBPA yang akan menggantikan Sistem Saraan Malaysia atau SSM. Sistem ini diperkenalkan

    untuk mewujudkan Dasar Pemisah atau exit policy bagi penjawat awam yang berprestasi

    rendah dan mereka yang memilih untuk meninggalkan perkhidmatan. Selain itu, terdapat

    beberapa penambahbaikkan dari segi struktur gaji, kaedah time-based bagi guru dalam

    kenaikan pangkat, kenaikan gaji tahunan dan sebagainya. Namun sistem ini tidak dipersetujui

    oleh CUEPACS serta kakitangan awam untuk dilaksanakan dan menimbulkan kontroversi.

    CUEPACSdengan lantang menyuarakan ketidakpuasan hati dan mendakwa SBPA perlu diteliti

    semula agar ianya tidak merugikan perkhidmatan awam. Maka, kerajaan telah mengkaji semula

    Saraan Baru Perkhidmatan Awam (SBPA). Selepas pertimbangan semakan semula, Perdana

    Menteri DatoSri Mohd. Najib Tun Haji Abdul Razak telah mengumumkan pemansuhan SBPA

    dan Sistem Saraan Malaysia (SSM) akan ditambah baik.5

    3.2.1 Pergerakan Gaji Tahunan

    Pergerakan gaji tahunan di bawah SSM secara umumnya tidak lagi menggunakan pergerakan

    melintang, menegak, mendatar dan statik tetapi diubah kepada dua jenis pergerakan gaji

    sahaja iaitu pergerakan gaji biasa dan anjakan gaji. Pergerakan gaji biasa ialah pergerakan

    satu tingkat mata gaji yang lebih dikenali sebagai pergerakan mendatar di bawah SSB.

    Pergerakan ini lebih bersifat automatik iaitu kakitangan awam akan tetap menerima

    5Johari Ibrahim & Haika Khazi (2012, 9 Mac). Gaji, COLA nail. Berita Harian. h. 1&2.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    10/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    10

    pergerakan ini setiap tahun kecuali mereka yang mempunyai masalah prestasi. Manakala

    anjakan gaji pula akan diterima apabila kakitangan awam lulus Penilaian Tahap Kecekapan

    (PTK) dan juga mendapat markah penilaian prestasi yang tinggi. Akan tetapi sistem PTK ini

    telah dimansuhkan dalam Pembentangan Bajet 2011. Ia dihentikan berkuatkuasa pada 1

    Januari 2011.6

    Ada banyak cara lain untuk mengukur kompetensi kakitangan awam, lebih baik fokus pada

    integriti. Jika integriti tinggi, prestasi cemerlang dan produktiviti bagus, ada peluang naik

    pangkat dan gaji terutama badan beruniform dan penguatkuasaan seperti tentera dan polis.

    Daya kreativiti dan inovatif kakitangan awam juga perlu diambil kira dalam penilaian untuk

    naik pangkat dan gaji kerana bukan semua boleh berfikiran seperti itu. Disiplin dan kerajinan

    juga harus diambil kira. Semua itu disekat dalam PTK. Walau bagaimanapun anjakan gaji

    dan kenaikan pangkat masih tertakluk kepada syarat-syarat lain yang telah ditetapkan seperti

    laporan penilaian prestasi tahunan dan perakuan ketua jabatan.

    3.2.2 Pemberian Ganjaran

    Dari segi ganjaran pula, Anugerah Prestasi Cemerlang (APC) tidak dihubungkan dengan

    kenaikan gaji tahunan sebagaimana yang berlaku di bawah SSB. Kakitangan yang mendapat

    anugerah cemerlang hanya akan dibayar sekali pembayaran ganjaran sebanyak RM1000 dan

    menerima Sijil Perkhidmatan Cemerlang.7

    Mereka juga akan diberi peluang dan keutamaan

    untuk memajukan diri seperti menghadiri kursus, seminar atau persidangan yang

    menyumbang kepada peningkatan prestasi kerja. Berdasarkan Pekeliling Kemajuan

    6Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2010, Pemansuhan Penilaian Tahap Kecekapan. Perkara 3 & 4.

    7Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002. Garis Panduan Pemberian Anugerah

    Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam, Perkara 9.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    11/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    11

    Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002 bertajuk Garis Panduan Pemberian Anugerah

    Perkhidmatan Cemerlang (APC).

    3.3 KUMPULAN MENINGKATKAN MUTU KERJA (KMK)

    Program Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja atau KMK telah mula diperkenalkan pada tahun

    1983 dan kesedaran mengenai peranan setiap anggota perkhidmatan awam serta sumbangan

    mereka dalam peningkatan kualiti terutama dalam proses penyelesaian masalah dan pembinaan

    semangat berpasukan perlulah terus dimantapkan. Oleh yang demikian, menyedari akan hakikat

    ini, dalam usaha memantapkan lagi pelaksanaan KMK, Dasar Kerajaan melalui Pekeliling

    Kemajuan Pentadbiran Awam telah menyediakan sebuah garis panduan untuk membimbing para

    agensi kerajaan untuk melaksanakan program KMK dalam setiap organisasi masing-masing.

    Peranan KMK dalam usaha membuat perubahan yang menyeluruh dalam perkhidmatan awam

    masih relevan walaupun telah wujud sejak dahulu lagi dan ianya penting kerana ia melibatkan

    seluruh anggota dalam sesebuah organisasi. Walaupun KMK hanyalah merupakan sebuah

    kumpulan kecil di kalangan anggota tetapi memberikan sumbangan yang besar dan bermakna

    kepada pembangunan dan kemajuan sesebuah organisasi itu.

    Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) merupakan sekumpulan kecil pekerja daripada unit

    kerja yang sama, bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih, menganalisa

    masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja, dan mengemukakan cadangan-cadangan

    penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan, dan mereka

    melaksanakan keputusan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan. Mutu kerja bermakna

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    12/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    12

    pencapaian prestasi kerja yang tinggi serta membanggakan dan dapat memuaskan semua pihak,

    sebagaimana yang telah ditetapkan, "Mutu" merangkumi mutu pengurusan, mutu perkhidmatan,

    prosidur, hasil kerja, sumber-sumber, personel, kerja berkumpulan, kecekapan, kekesanan, sikap,

    persekitaran tempat kerja, kepimpinan, maklumat, kebolehan menyelesaikan masalah,

    kesopanan, penggunaan sumber-sumber pengurusan, prestasi dan lain-lain lagi. Ketua Penolong

    Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia kementerian, Siti Robani Yusuf berkata:

    Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) ini bertujuan untuk memperbaiki dan

    mempertingkatkan kualiti kerja kakitangan jabatan dan agensi kerajaan di bawah

    kementerian ini melalui pembentangan idea dan inovasi masing-masing. (Utusan

    Malaysia, 2009, 23 November)

    Selain itu, KMK juga memainkan peranan yang penting dalam membantu pihak pengurusan

    dalam menyelesaikan masalah organisasi, berperanan mewujudkan semangat kerja berkumpulan,

    menerapkan nilai kerja yang positif, memupuk semangat kekitaan dan kerjasama di kalangan

    anggota, memberi kepuasan di kalangan anggota, mewujudkan keyakinan, melahirkan semangat

    kepimpinan dan menanamkan rasa tanggungjawab serta menggalakkan daya kreativiti di

    kalangan anggota. Jerry Hisrhberg, pengasas dan Presiden Nissan Design International menyebut

    keadaan ini sebagai Pergeseran Kreatif.8

    Penerapan dan pengwujudan nilai-nilai murni ini akan

    memberi sumbangan besar ke arah peningkatan kualiti dan produktiviti organisasi. Oleh yang

    demikian, tidak hairanlah mengapa KMK dijadikan salah satu daripada pendekatan kepada

    pelaksanaan dan amalan kerja dalam memperkukuh dan meningkatkan sistem dan cara kerja di

    dalam organisasi kerajaan di setiap peringkat.

    8M.Z. Azmie (2006). Sepakat daripada perspektif pengurusan organisasi. Utusan Publication & Distribution Sdn

    Bhd. Kuala Lumpur. hal 13.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    13/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    13

    3.3.1 Matlamat

    Matlamat KMK adalah untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja

    melalui:

    i. Kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja.ii. Semangat bekerja secara berkumpulan.

    iii. Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif.iv. Penglibatan dan minat terhadap kerja.v. Dorongan kerja yang tinggi.

    vi. Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan/pejabat dannegara.

    3.3.2 Prinsip-prinsip Asas KMK

    KMK adalah berdasarkan kepada prinsip-prinsip asas seperti berikut:

    i. Pekerja-pekerja diiktirafkan sebagai sumber yang paling bernilai disamping lain-lain sumber pengurusan.

    ii. Memajukan pekerja sebagai ahli jabatan/pejabat yang berguna.iii. Penyertaan dan sokongan dari semua peringkat.iv. Bekerja secara berkumpulanv. Kreativiti sentiasa digalakkan.

    vi.

    3.3.3 Faedah-faedah daripada KMK

    Terdapat banyak faedah yang boleh diperolehi hasil dari pelaksanaan KMK. Di antaranya

    adalah seperti yang disenaraikan di bawah:

    i. Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dan pengurusan.ii. Memupuk kerjasama di kalangan pekerja.

    iii. Memberi kepuasan bekerja.iv. Menambah dorongan untuk bekerja.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    14/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    14

    v. Memberi keyakinan mengenai kebolehan diri sendiri.vi. Mengasah bakat kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja.

    vii. Menggalakkan daya kreativiti di kalangan pekerja.viii. Memperbaiki sistem dan cara kerja.

    Proses ini adalah mustahak kerana penyelesaian masalah melalui KMK perlu dibuat

    secara sistematik dengan melalui kaedah step by step.

    3.3.4 Faktor-Faktor Menyokong Kejayaan Perlaksanaan KMK

    Berdasarkan kepada apa yang telah dibincang sebelum ini, perlaksanaan program KMK

    dalam sesebuah organisasi dan jabatan adalah sangat relevan dan bertepatan bagi

    meningkatkan kualiti dan produktiviti bagi memperbaiki khidmatnya. Untuk melihat

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    15/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    15

    sejauh mana program ini berjaya dalam perlaksanaannya terdapat beberapa faktor yang

    perlu ada bagi menyokong kewujudannya dalam sesebuah institusi maupun jabatan.

    Terdapat Sembilan (9) faktor yang menyumbang kepada kejayaan pelaksanaan KMK dan ini ada

    dinyatakan dalam pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 7 tahun 1991 dan yang

    pertama adalah sikap yang positif dan kedua kesungguhan dan komitmen dari pihak pengurusan

    atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam

    melaksanakan program ini. Tanpa komitmen dan sokongan pengurusan atasan akan

    menyumbang kegagalan program KMK, oleh itu perlunya sokongan dari semua peringkat.

    Sistem latihan yang berkesan juga akan dapat menyumbangkan kepada kejayaan program KMK

    kerana dengan adanya bimbingan fasilitator dan ketua yang sesuai dan berkesan akan dapat

    membimbing ke arah kejayaan KMK yang seterusnya meyumbangkan kepada peningkatan

    kualiti serta produktiviti jabatan. Sistem latihan penting untuk memberikan latihan secara

    berterusan dan memastikan peranan KMK relevan mengikut keperluan semasa seterusnya

    membuat penambahbaikan secara berterusan dengan mendapatkan maklumbalas mengenai

    masalah-masalah yang dihadapi dalam melaksanakan KMK dalam sector awam. Kurangnya

    latihan akan memudaratkan perancangan KMK yang telah dibuat bagi membantu sesebuah

    jabatan atau institusi itu.

    Pewujudan sistem pengiktirafan kepada ahli-ahli KMK juga perlu. Antara contoh tanda

    sokongan adalah seperti adanya kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh pihak pengurusan

    seperti alat-alat tulis, projektor overhed, transparensi, bilik perbincangan dan sebagainya. KMK

    dianggap sebagai usaha jangka panjang. KMK haruslah dimulakan secara kecil-kecilan dahulu

    supaya ianya dapat kekalkan secara berpanjangan. Perkembangan mengenai KMK harus

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    16/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    16

    diketahui oleh semua pihak. Kebolehan Jawatankuasa Pemandu bagi merancang, melaksana,

    menyelaras dan mengambil tindakan terhadap perakuan-perakuan. Melaksanakan aktiviti-aktiviti

    promosi menerusi poster, slogan dan risalah-risalah.

    Selain daripada itu, disiplin juga menyumbang kepada kejayaan perlaksanaan KMK. Disiplin

    dalam konteks KMK ialah dengan mematuhi peraturan dan kod etika yang utama, Peraturan atau

    kod etika seperti menepati jadual mesyuarat, menepati masa mesyuarat KMK, berakhlak semasa

    mesyuarat KMK dengan menghormati rakan serta buah fikiran setiap ahli KMK yang diutarakan

    dalam mesyuarat, tidak menyalahgunakan KMK dengan menjadikan ia tempat melepaskan

    geram ke atas pihak pengurusan, atasan atau pihak pentadbir. Selain itu adalah penting untuk

    mematuhi tatasusila atau Code of Conduct KMK yang telah dipersetujui oleh setiap ahli kerana

    tanpa disiplin KMK hanya akan menjadi tempat bertikam lidah yang akhirnya akan

    menimbulkan konflik dan mengakibatkan perpecahan dalam sesebuah jabatan dan agensi.

    3.4 AMALAN 5S SEKTOR AWAM

    Amalan 5S berasal daripada perkataan Jepun dan setiap huruf permulaanya bermula dengan

    huruf S iaitu Seiri (sisih), Seiton (susun), Seiso (sapu), Seiketsu (seragam) dan Shitsuke

    (sentiasa amal). Ia diringkaskan menjadi 5S agar ia lebih mudah disebut dan seringkas

    penggunaannya. Walaupun ringkas, manfaat dari hasil penggunaannya terserlah dengan gaya

    kerja yang sistematik. Bermula dengan aktiviti 5S dan seterusnya mengamalkannya dengan

    penggunaan kaedah dan teknik kawalan kualiti, sesebuah organisasi akan mampu mengekal,

    menambahbaik dan meningkatkan kualiti kerja.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    17/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    17

    Ia juga merupakan pendekatan yang berkesan untuk memotivasikan pekerja, meningkatkan

    produktiviti dan persekitaran tempat kerja. 5S juga adalah alat peningkatan produktiviti yang

    diperkenalkan di Jepun oleh Dr. Thuchiya. Ianya bermula pada tahun 1986 dan pertama kalinya

    telah diperkenalkan di Singapura. Pada masa yang sama, 5S juga telah diperkenalkan di

    Malaysia, Thailand, Korea, China, India, Indonesia, Sri Lanka, Russia, Hungary, Poland,

    Bulgaria, Columbia, Uruguay, Brazil, Costa Rica dan Mexico. Perkara ini telah dibawa dengan

    aktif oleh KAZIO STHUSIA dari Japan Productivity Centre (JPC) pada tahun 1997.

    i. Sisih (Seiri).

    Sisih atau mengasing adalah satu proses kerja mengasing barangan yang perlu daripada

    sekumpulan barangan yang tidak diperlukan di tempat kerja. Ia adalah proses

    menentukan barang-barang atau peralatan yang diperlukan atau tidak diperlukan. Proses

    pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang mungkin tidak diperlukan

    sekarang tapi boleh digunakan pada masa hadapan dan peralatan haruslah disimpan di

    tempat simpanan yang sesuai.

    ii. Susun (Seiton).

    Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak diperlukan

    diasingkan. Ini dilakukan bertujuan memudahkan penggunaan dan penyimpanan.

    Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Dengan berbuat demikian,

    ia akan membantu mempercepatkan proses kerja bagi mendapatkan barang tersebut

    apabila diperlukan kelak. Tujuan utama menyusun untuk menjimatkan ruang nampak

    lebih kemas dan teratur dan memudahkan proses mencari pada masa akan datang.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    18/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    18

    iii. Sapu (Seiso).

    Kebanyakan pekerja akan merasa lebih selesa apabila bekerja dalam persekitaran yang

    bersih dan segar. Selain dari meningkatkan efisien kerja, menyapu juga boleh

    mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Ia

    bertujuan untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di

    tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak

    hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus

    dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini.

    iv. Seragam (Seiketsu).

    Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah

    disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal

    adalah penting agar segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak

    menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh kakitangan akan menyemai sifat

    kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Justeru, kakitangan akan sentiasa

    memastikan dan mengekalkan kebersihan tempat kerja mereka.

    v. Sentiasa amalkan (Shitsuke).

    Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan

    organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan memang dituntut oleh semua

    masyarakat dan juga agama. Walau apa pun situasi kita, memang tidak dapat dinafikan

    amalan kebersihan merupakan titik tolak untuk menjelmakan peribadi yang mulia.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    19/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    19

    Amalan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi

    program latihan secara berkala dan mengamalkan budaya nasihat-menasihati.

    3.4.1 4 objektif utama amalan 5S yang telah dikenalpasti adalah :-

    i. Membina budaya Kaizen di tempat kerja.ii. Membina kerjasama melalui penyertaan semua.

    iii. Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia.iv. Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih

    maju.

    3.4.2 Kitaran Pelaksanaan 5S

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    20/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    20

    3.4.3 Faedah Melaksanakan 5S

    Pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan positif kepada

    pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan kos, kawalan stok/ inventori,

    urusan penyelenggaraan serta sistem dan proses kerja. Faedah-faedah Amalan 5S adalah

    seperti berikut:-

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    21/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    21

    Menurut Ketua Penolong Pegawai Daerah (Khidmat Pengurusan), Khairur Rizal Ramli dari

    Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan (PDT Kuantan), amalan 5S adalah konsep mewujudkan

    persekitaran berkualiti secara sistematik. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur

    dan selesa sepanjang masa selain kaedah kerja akan lebih produktif, cekap, selamat dan

    menjimatkan kos.9

    Melalui Amalan 5S, warga Jabatan/Agensi secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja

    yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. Amalan 5S juga memupuk semangat

    kerja berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi dan dapat meningkatkan kualiti dan

    produktiviti penyampaian Jabatan/Agensi kepada para pelanggan dan seterusnya membawa

    kepada peningkatan imej Jabatan/Agensi. Oleh itu, diharap panduan ini dapat membantu

    Jabatan/Agensi melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan 5S dan

    membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan kepada Jabatan/Agensi dan

    ia juga merupakan satu transformasi dalam birokrasi di Malaysia dimana dapat kita lihat kualiti

    di dalam sektor awam di negara kita.

    9http://ww1.utusan.com.my/utusan/Pahang (2012, 27 Ogos). PDT Kuantan terima sijil 5S kekal reputasi

    cemerlang. Utusan Malaysia

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    22/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    22

    3.5 PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN DAN PENCUCIAN RUANG PEJABAT DAN

    BANGUNAN

    Kerajaan telah menawarkan perkhidmatan pembersihan dan pencucian ruang pejabat dan

    bangunan kepada syarikat-syarikat swasta. Syarikat yang dilantik bertanggungjawab dalam

    memberikan perkhidmatan permbersihan dan pencucian ruang pejabat dan bangunan secara

    menyeluruh kepada semua sistem berkaitan keselesaan pengguna dan pelanggan. Memberikan

    perkhidmatan servis higenik dan servis antiserangga. Kepelbagaian fungsinya yang seimbang

    antara kepintaran operasi, lebih menekankan perkhidmatan yang cekap, taktikal kepada

    pentadbiran dan peraturan organisasi dan strategik kepada kesesuaian antara objektif bagi fasiliti

    dan korporat. Gabungan ketiga-tiga fungsi ini mampu menyumbang kepada kejayaan sesebuah

    organisasi dan perniagaan dengan menyediakan daya penyesuaian kepada perubahan,

    peningkatan kualiti dan mengawal kos sesuatu aktiviti.

    Perkhidmatan kontrak pembersihan di pejabat kerajaan ini memudahkan organisasi

    menyelenggara segala urusan pembersihan seperti pencucian tandas, lantai, ruang pejabat,

    bangunan dan landskap. Ia menambahbaik dan mengemaskini perkhidmatan di semua pejabat

    awam seperti Institusi-institusi Pendidikan/Sekolah, Kementerian Kesihatan dan jabatan/agensi

    lain. Segala urusan pengambilan pekerja, bayaran gaji pekerja, keselamatan, pembelian barang-

    barang pencuci ditanggung oleh kontraktor. Kontraktor memastikan pemeriksaan tapak bulanan

    daripada pengurus kawasan yang memastikan pembersihan adalah pada standard tertinggi yang

    mungkin.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    23/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    23

    Syarat-syarat kontrak menyatakan kontraktor hendaklah memastikan supaya pekerja-pekerja

    adalah terdiri daripada Warganegara Malaysia. Walau bagaimanapun, pekerja warganegara asing

    juga boleh diterima dengan syarat peraturan-peraturan Imigrisen

    dan lain-lain undang-undang yang berkaitan yang membolehkan

    mereka bekerja di Malaysia telah dipatuhi. Pembayaran terhadap

    kontrak perkhidmatan berdasarkan mutu perkhidmatan yang

    diberikan oleh kontraktor. Sekiranya kualiti perkhidmatan yang

    diberikan adalah kurang memuaskan, pemotongan bayaran akan

    dikenakan selaras dengan peruntukan dalam dokumen kontrak

    berkaitan.

    Sebagai contoh Jabatan Agensi Nuklear Malaysia dibawah Kementerian Sains & Teknologi telah

    melantik syarikat Perniagaan MHE Extreme untuk pencucian bangunan di Kompleks agensi

    tersebut. Tempoh kontrak yang ditetapkan adalah setiap dua tahun sekali. Kontraknya akan

    disambung setelah tamat tempoh dua tahun dengan syarikat yang sama atau ditawarkan kepada

    syarikat yang lain berdasarkan kepada servis dan harga yang berpatutan. Mengikut perjanjian

    bayaran dibuat secara ansuran bulanan mengikut penilaian prestasi kerja.

    3.6 KERAJAAN ELEKTRONIK UNTUK TINGKATKAN PERKHIDMATAN

    Kerajaan Elektronik mendorong Perkhidmatan Awam untuk mempertingkat lagi mutu

    perkhidmatannya kepada orang ramai melalui sistem dan kaedah kerja yang lebih flesible, pantas

    menangani masalah dan kekangan serta lebih transparent. Sistem ini dapat memenuhi hasrat

    kerajaan supaya Perkhidmatan Awam negara ini berkemampuan menawarkan tahap

    perkhidmatan yang lebih berkualiti kepada pelanggannya dan beberapa prosedur dikurangkan.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    24/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    24

    3.6.1 Pengurusan Pembayaran Bil Secara Elektronik (eSPKB)

    Sistem pembayaran eSPKB (Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elekronik)

    merupakan proses pembayaran bil-bil secara elektronik. Membantu dalam proses

    kawalan bajet, memantau perbelanjaan PTJ dan mempercepatkan proses penyediaan

    dokumen kewangan. Dengan adanya pengantaramukaan sistem eSPKB dengan Sistem

    GFMAS, urusan pembayaran dapat depercepatkan. Penggunaan kad pintar Kerajaan

    Elektronik untuk askes ke sistem bagi menjamin kawalan proses pembayaran. Sebelum

    sistem eSPKB dilaksanakan bayaran dibuat secara manual dimana prosesnya mengambil

    masa yang lama dan tidak berapa efektif.

    Carta Aliran Integrasi E G-AG

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    25/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    25

    3.6.2 Penggunaan Sistem HRMIS

    HRMIS (Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia) merupakan satu sistem aplikasi

    yang mencakupi keseluruhan aspek pengurusan sumber manusia bermula dari pelantikan

    penjawat awam hingga mereka bersara. HRMIS merupakan satu pendekatan baru

    pengurusan sumber manusia yang komprehensif dan bersepadu bagi mengatasi pelbagai

    halangan pengurusan dalam sektor awam. (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun

    2005). Penilaian Sasaran Kerja Tahunan (SKT), pengurusan cuti, penilaian kompetensi,

    perolehan sumber manusia, pengurusan rekod peribadi, pengurusan saraan faedah &

    ganjaran, penamatan perkhidmatan dan sebagainya telah dimodul dalam sistem HRMIS.

    Ia memudahkan urusan pentadbiran dilaksanakan dengan lebih teratur dan sistematik.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    26/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    26

    3.7 PELAKSANAAN MS ISO 9000 DALAM PERKHIDMATAN AWAM

    Pembaharuan dalam Perkhidmatan Awam digerakkan oleh keperluan untuk menyesuai dan

    mensejajarkan peranannya dengan perubahan yang pesat dalam persekitaran ekonomi yang

    sosial. Matlamat utama ialah untuk menyediakan jentera pentadbiran yang cekap dan berkesan

    bagi membolehkannya memberi sumbangan bermakna kepada pencapaian wawasan negara.

    Perkhidmatan awam sedar bahawa untuk mencapai matlamat ini ia perlu beralih dari tradisi

    birokrasi yang terikat dengan peraturan dan prosedur yang ketat dan sturuktur pentadbiran yang

    mempunyai lapisan hierarki yang banyak kepada sebuah pentadbiran yang fleksibel dan lebih

    responsif kepada keperluan dan perubahan semasa. Kerajaan telah melaksanakan MS ISO 9000

    di sektor awam bagi mempertingkatkan lagi produk dan perkhidmatan yang konsisten kualitinya.

    Definisi kualiti dibawah MS ISO 9000 ialah keseluruhan ciri-ciri sesuatu entiti (produk dan

    perkhidmatan) yang dapat memenuhi kehendak pelanggan yang dinyatakan dan tersirat. ISO

    yang bermaksud equal ialah satu nama samaran bukan akronim untuk Internasional

    Organisation for Standardization (IOS). International Organization for standardization adalah

    sebuah pertubuhan bukan kerajaan yang ditubuhkan pada tahun 1947 dan beribu pejabat di

    Geneva Switzerland. MS ISO 9000 adalah sistem pengurusan kualiti berasaskan prinsip

    kepastian kualiti menyediakan rangka kerja ke arah mewujudkan amalan pengurusan yang

    berkesan dikenal pasti melalui pengiktirafan asas pelaksanaan TQM.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    27/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    27

    Pelaksanaan MS ISO 9000 di sektor awam seharusnya mendatangkan pulangan yang diharapkan.

    Ini bergantung pada organisasi dan pekerjanya yang komited, yakin dan bersungguh-sungguh

    melaksanakan standard quality yang diharapkan oleh para pelanggan. Antara kelebihan MS ISO

    9000 ini adalah seperti berikut:

    Satu standard bertulis yang menjelaskan garis panduan dan keperluan asas dalam satusistem pengurusan kualiti.

    Sistem kerja yang terancang berasaskan keperluan piawaian antarabangsa Sistem kerja yangterancang, akan mempunyai proses-proses yang dikenalpasti, proses-proses tersebut.

    didokumenkan, dilaksanakan dan dikawal.

    Meningkatkan keupayaan pihak pengurusan dalam membuat keputusan. Mengawal pembekal dengan lebih berkesan. Mengawal kos kualiti bagi kerja-kerja yang berulang-ulang dan yang tidak berkualiti. Meningkatkan produktiviti dan mengurangkan pembaziran dan pembuatan semula.

    Semua agensi kerajaan dapat melaksanakan MS ISO 9000, sekurang-kurangnya bagi satu bidang

    utama atau the core buseness process. Terdapat beberapa agensi yang telah melaksanakannya.

    Terdapat agensi yang telah memulakannya lebih awal dan telah mendapat Sijil MS ISO 9000

    daripada SIRIM iaitu Sinagama, Institut Penyelidikan Nuklear Malaysia (MINT).10

    Kini dikenali

    sebagai Agensi Nuklear Malaysia. Pembangunan MS ISO 9001 dan MS ISO/IEC 17025 di

    Agenci Nuklear Malaysia merupakan suatu asas bagi meningkat dan menambahbaik Sistem

    Pengurusan Kualiti (QMS) bagi proses-proses dan makmal-makmal yang terlibat dengan

    pelanggan dalam pembekalan produk dan perkhidmatan. Usaha yang besar telah dijalankan

    10Abdul Halim Ali (2006). Ke Arah Kecemerlangan dan Kesejahteraan Perkhidmatan Awam di Alaf Baru. Kuala

    Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). hal. 13.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    28/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    28

    dalam latihan kakitangan untuk membiasakan diri dengan ISO 9001 dan ISO / IEC 17025

    keperluan. Beberapa audit telah dijalankan untuk terus mengkaji mata proses yang kritikal,

    tindakan pembetulan dan hasil.

    Menurut Tan Sri Samsudin Osman bekas Ketua Setiausaha Negara, tujuan melaksanakan

    standard (piawaian) MS ISO 9000 adalah untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan yang

    diberikan oleh agensi-agensi kerajaan. Dengan pematuhan kepada semua keperluan dalam

    standard ini, sesebuah agensi kerajaan berupaya mewujudkan satu sistem pengurusan yang lebih

    kemas dan teratur yang boleh meningkatkan kualiti perkhidmatan yang diberikan.11

    11http://www.utusan.com.my/utusan/info (2001, 20 Ogos). Pembaharuan Perkhidmatan Awam. Utusan Malaysia.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    29/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    29

    3.7.1 Kaedah Pelaksanaan Standard MS ISO 9000:2008 Dalam Sektor Awam.

    Bagi memastikan kejayaan pelaksanaan MS ISO 9001:2008 dalam Sektor Awam, 11 kaedah

    pelaksanaan dicadangkan dan perlu diikuti oleh agensi- agensi Kerajaan yang ingin

    melaksanakan standard ini untuk pertama kali atau yang ingin beralih dari versi standard MS ISO

    9001:2000 kepada versi standard MS ISO 9001:2008. Langkah-langkah pelaksanaan ini

    adalah seperti dalam rajah berikut:-

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    30/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    30

    3.7.2 Konsep ISO 9000

    Di dalam melaksanakan MS ISO 9000 di dalam perkhidmatan awam, terdapat beberapa

    pekeliling yang boleh kita jadikan sebagai bukti pelaksanaannya. Antara pekeliling berikut

    adalah :-

    Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1996: Garis Panduan Bagi MelaksanakanMS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam.

    Garispanduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam. Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Bil 2/2002: Garis Panduan Bagi Melaksanakan

    MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam.

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    31/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    31

    4.0 KESIMPULAN

    Melihat kepada kesediaan dan kesungguhan agensi-agensi kerajaan melaksanakan pelbagai

    program pembaharuan, kami mempunyai penuh keyakinan bahawa Perkhidmatan Awam mampu

    untuk terus maju dan dapat menangani cabaran masa depan. Hasrat Perkhidmatan Awam untuk

    meningkatkan kecemerlangannya tidak mungkin dapat dicapai sepenuhnya tanpa sokongan dan

    dorongan yang berterusan daripada pemimpin-pemimpin negara dan kerjasama erat daripda

    pihak swasta, badan-badan bukan kerajaan dan media massa.Langkah kerajaan memperkenalkan

    inisiatif Program Transformasi Kerajaan (GTP) adalah satu titik permulaan ke arah

    merealisasikan hasrat melonjakkan perkhidmatan awam ke taraf global selaras dengan moto

    Rakyat Didahulukan Pencapaian Diutamakan.

    Dalam mengharungi cabaran menterjemahkan misi transformasi ini sebagai tindakan yang

    praktikal, elemen kreativiti wajar diberikan penekanan oleh anggota perkhidmatan awam.

    Penjawat awam perlu melihat sesuatu masalah atau isu dari sudut pandang yang rencam tanpa

    mengambil pendekatan yang stereotaip.

    Program GTP dilaksanakan sebagaimana mekanisme holistik untuk memastikan perkhidmatan

    awam terus relevan di sisi rakyat dan mengurangkan kerenah birokrasi. Hakikat yang perlu

    diterima semua pihak ialah setiap penambahbaikan memerlukan perubahan. Walau

    bagaimanapun, tidak semua perubahan yang berlaku akan menghasilkan penambahbaikan. Oleh

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    32/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    32

    itu, hanya perubahan yang dirancang dengan teliti dan realistik mampu mewujudkan impak yang

    tinggi terhadap perkhidmatan awam.

    RUJUKAN

    Buku

    Abdul Halim Ali (2006).Ke Arah Kecemerlangan dan Kesejahteraan Perkhidmatan

    Awam di Alaf Baru. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN).

    J.C.N Raadschelders (2003). Government: A Public Administration Perspective. USA:

    Library of Congress Cataloging-in-Publication Data.

    Lembaga Penyelidikan Ungang-Ungang (2009).Manual Pelaksanaan Sistem Saraan

    Malaysia. Anggot Persatuan Penerbit Buku Malaysia Petaling Jaya. h. 20.

    Mohd. Najib Tun Haji Tun Haji Abdul Razak (2011). Perkhidmatan Awam, Meneraju

    Perubahan Melangkau Jangkaan. Kuala Lumpur: Razak School of Government

    & Institut Terjemahan Negara Malaysia Berhad.

    Muhamad Ali Embi (2006). Cabaran Melaksanakan Sistem Saraan Berasaskan Merit Di

    Sektor Awam. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn Bhd.

    M.Z. Azmie (2006). Sepakat daripada perspektif pengurusan organisasi. Kuala Lumpur:

    Utusan Publication & Distribution Sdn Bhd.

    Modul Asas Pentadbiran Awam, UUM

    Surat Khabar

    Johari Ibrahim & Haika Khazi (2012, 9 Mac). Gaji, COLA naik.Berita Harian. h. 1 & 2

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    33/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    33

    2011, 2 Februari. Amalan 5S di semua kem PLKN menjelang 2013. Utusan Malaysia. h.

    26

    Internet

    http://ww1.utusan.com.my/utusan/Pahang (2012, 27 Ogos). PDT Kuantan terima sijil 5Skekal reputasi cemerlang. Utusan Malaysia

    http://www.utusan.com.my/utusan/info (2001, 20 Ogos). Pembaharuan Perkhidmatan

    Awam. Utusan Malaysia.

    Pekeliling

    Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002

    Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2002. Garis Panduan

    Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam, Perkara

    9.

    Pekeliling Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2010.Pemansuhan Penilaian Tahap Kecekapan.Perkara 3 & 4.

    Surat Pekeliling Am Bil. 11 of 1981

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    34/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    34

    6.0 LAMPIRAN

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    35/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    35

    Johari Ibrahim & Haika Khazi (2012, 9 Mac). Gaji, COLA naik.Berita Harian. h. 1 & 2

    2011, 2 Februari). Amalan 5S di semua kem PLKN menjelang 2013. Utusan Malaysia. h. 26

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    36/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    36

    Kontrak Perkhidmatan Pencucian bangunan

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    37/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN

    37

  • 7/22/2019 Transformasi Birokrasi

    38/38

    GMGA 1024 - POLITIK DAN PENTADBIRAN