PENTADBIRAN AGENSI-AGENSI SUKAN KEBANGSAAN DAN

ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PENDIDIKAN JASMANI DAN SUKAN

PJM 3112

DISEDIAKAN OLEH :IZZUDDIN BIN M. SUKREY

SHAMSUL ARIFF BIN ABD WAHABTENGKU MUHAMMAD AFIQ BILLAH BIN TENGKU AZIZ

PENDAHULUAN

1. Sukan di negara ini secara tradisinya telah diurus dan digerakkan oleh organisasi sukarelawan yang hampir kesemuanya bernaung dan diiktiraf oleh Majlis Olimpik Malaysia (MOM).

2. Peranan kerajaan kini banyak bertumpu kepada usaha-usaha pembangunan, pengembangan dan sokongan kepada kemajuan sukan negara.

3. Peranan yang dimainkan oleh Kementerian Belia dan Sukan(KBS), Majlis Sukan Negara(MSN), Majlis Sukan Sekolah-Sekolah Malaysia(MSSM) dan agensi lain di peringkat kebangsaan, negeri dan daerah amat penting dlm memastikan objektif yg digariskan dlm dasar sukan negara tercapai.

AGENSI SUKAN KEBANGSAAN

1. Agensi-agensi sukan di Malaysia merupakan organisasi yang bertanggungjawab merancang dan membangunkan aktiviti sukan negara.

2. Kepentingan sukan kini bukan hanya sebagai aktiviti mengisi masa lapang tetapi sudah menjadi satu agenda negara yang penting dalam pembangunan.

3. Sukan juga merupakan salah satu elemen penting bagi menghasilkan masyarakat yang sihat dan cergas.

4. Oleh itu, kerajaan telah mengorak langkah dengan memperkemas dan mempertingkat kemampuan agensi-agensi sukan kebangsaan agar seiring dengan inspirasi nasional.

sambungan…

Contoh Agensi Sukan

Kebangsaan

Majlis Olimpik Malaysia (MOM)

Kementerian Belia dan

Sukan (KBS)

Majlis Sukan Negara (MSN)

Majlis Sukan Sekolah-Sekolah Negara (MSSM)

Persatuan-Persatuan

Sukan Malaysia

AGENSI SUKAN ANTARABANGSA

1. Merupakan badan induk utama yang menyelaraskan semua pentadbiran dan program pembangunan serantau.

2. Juga bertanggungjawab terhadap penyelarasan dan keseragaman permainan, undang-undang dan pengiktirafan kejohanan peringkat dunia.

sambungan…

International Hockey

Federation (IHF)

Federation Internationale de

Football Association (FIFA)

International Amateur Atheletic

Federation (IAAF)

International Rugby Board

(IRB)

International Table Tennis Federation

(ITTF)

International Tennis

Federation (ITF)

PERLEMBAGAAN ORGANISASI BADAN SUKAN KEBANGSAAN

1. Perlembagaan merupakan asas pengurusan dan pentadbiran organisasi sukan.

2. Perlembagaan ini juga dirujuk sebagai Peraturan dan Undang-Undang Tubuh bagi organisasi sukan.

3. Kandungan perlembagaan tercatat butiran dan idea bagi ahli-ahli persatuan mentadbir dan menguruskan organisasi tersebut.

4. Oleh itu, perlembagaan organisasi sukan dirangka mengikut kehendak dan keadaan semasa.

5. Sebarang pindaan dan perubahan dalam perlembagaan hanya boleh dilakukan mengikut ketetapan dan prinsip yang terkandung dalam perlembagaan itu sendiri.

sambungan…

6. Semua organisasi sukan mempunyai perlembagaan sendiri dan sejauh mana perlembagaan itu diberi tetapan yang sewajarnya adalah bergantung kepada pendirian ahli-ahli pertubuhan sukan itu memberi penghargaan terhadapnya.

7. Secara amnya terdpt 21 peraturan atau undang-undang yang dikenali sebagai Artikel yang tercatat dalam sesebuah perlembagaan.

CONTOH ARTIKEL DALAM PERLEMBAGAAN

ARTIKEL SATU

Nama:Persatuan sukan ini dikenali dengan nama Persatuan ……………… dan selepas ini dipanggil Persatuan Sukansahaja.

Ibu Pejabat:Ibu pejabat persatuan sukan ini ialah: Pejabat Urus SetiaPersatuan ………………………………………………………………….

ARTIKEL DUA

Warna: Warna persatuan sukan ini ialah ……………………..

Lencana: Lencana persatuan sukan ini ialah ………………..

dengan ditambahkan huruf-huruf…………………. singkatan nama persatuan.

sambungan…

ARTIKEL EMPAT

ARTIKEL TIGACogan Kata: Cogan Kata persatuan sukan ini merupakan cogan kataorganisasi …………………………………………………………..

Bahasa: Bahasa yang digunakan di dalam semua mesyuarat organisasi sukan ini ialah Bahasa Malaysia.

Ketua Pendaftar: ……………………………………………………..

Pendaftar: Pendaftar organisasi ini ialah ……………………..

Penasihat: Penasihat organisasi sukan ini terdiri daripada(rujuk nota yang diberi)

sambungan…

ARTIKEL ENAM

ARTIKEL LIMATujuan: Tujuan organisasi sukan yang ditentukan adalah sepertiyang berikut (rujuk nota yang diberi)

KeahlianSeksyen 1: Jenis Keahlian

Seksyen 2: Hak Ahli

Seksyen 3: Kewajipan Ahli

(rujuk nota yang diberikan)

sambungan…

ARTIKEL LAPAN

ARTIKEL TUJUH

Lembaga Pengarah dan jawatankuasa Kerja Organisasi Sukan hendaklah dipilih.

Seksyen 1: Ahli-ahli Lembaga Pengarah Organisasi SukanSeksyen 2: Fungsi dan Kuasa Lembaga PengarahSeksyen 3: Mesyuarat Lembaga Pengarah - Mesyuarat Biasa - Mesyuarat Jawatankuasa Kerja - Mesyuarat Luar Biasa - Mesyuarat TergemparSeksyen 4: Tempoh Perkhidmatan

Juruaudit

Seksyen 1: Juruaudit Dalaman

Seksyen 2: Juruaudit Luar

sambungan…

ARTIKEL SEMBILAN

Tugas dan Kuasa Penyandang Jawatan

Seksyen 1: PresidenSeksyen 2: Timbalan PresidenSeksyen 3: Setiausaha AgungSeksyen 4: Penolong Setiausaha AgungSeksyen 5: BendahariSeksyen 6: penolong BendahariSeksyen 7: Pengerusi Jawatankuasa SukanSeksyen 8: Timbalan Pengerusi Jawatankuasa SukanSeksyen 9: Pengerusi Jawatankuasa Sosial dan KebajikanSeksyen 10: Pengerusi Jawatankuasa Penerbitan dan Penerangan

sambungan…

ARTIKEL SEPULUH

Jawatnkuasa-jawatankuasa Persatuan

Seksyen 1: Jawatankuasa SukanSeksyen 2: Jawatankuasa Sosial dan KebajikanSeksyen 3: Jawatankuasa Penerbitan dan PeneranganSeksyen 4: Sistem YuranSeksyen 5: Berhenti daripada menjadi ahliSeksyen 6: Bilangan Ahli JawatankuasaSeksyen 7: Mesyuarat Jawatankuasa

ARTIKEL SEBELAS

Kewangan

Seksyen 1: Tahun KewanganSeksyen 2: Yuran Masuk dan Yuran TahunanSeksyen 3: Kumpulan Wang PersatuanSeksyen 4: Sistem Kewangan

sambungan…

ARTIKEL DUA BELAS

Mesyuarat Agung

Seksyen 1: Jenis Mesyuarat Agung - Mesyuarat Agung Tahunan - Mesyuarat Agung Luar Biasa - Mesyuarat Agung TergemparSeksyen 2: Mesyuarat Agung TahunanSeksyen 3: Mesyuarat Agung Luar BiasaSeksyen 4: Mesyuarat Agung TergemparSeksyen 5: Korum Mesyuarat Agung

ARTIKEL TIGA BELAS

Pemilihan Jawatankuasa Pusat

Seksyen 1: Kaedah PemilihanSeksyen 2: Pemilihan Kecil Seksyen 3: Jawatankuasa Pemilihan

sambungan…

ARTIKEL EMPAT BELAS

Pindaan dan Tambahan Perlembagaan

Seksyen 1: Seksyen 2: Seksyen 3:Seksyen 4:Seksyen 5:

ARTIKEL LIMA BELAS

Badan Gabungan

Seksyen 1: Perkara GabunganSeksyen 2: KemudahanSeksyen 3: Larangan Gabungan

sambungan…

ARTIKEL TUJUH BELAS

Perletakan Jawatan

Seksyen 1: Ahli Lembaga Pengarah

Seksyen 2: Ahli Jawatankuasa Persatuan

ARTIKEL ENAM BELAS

TATATERTIB

Seksyen 1: Lembaga Tatatertib Persatuan Seksyen 2: Ahli Lembaga Tatatertib PersatuanSeksyen 3: Tugas dan Kuasa Lembaga Tatatertib PersatuanSeksyen 4: Jenis HukumanSeksyen 5: Lembaga RayuanSeksyen 6: Ahli Lembaga Rayuan

sambungan…

ARTIKEL SEMBILAN BELAS

ARTIKEL LAPAN BELAS

SURAT MESYUARAT

Seksyen 1: Surat menyurat

Seksyen 2: Tandatangan

TAFSIRAN

Sekiranya timbul kekeliruan dalam penafsiran Perlembagaan persatuan sukan ini hendaklah dirujuk kpdPendaftar dan keputusan yang dibuat oleh Pendaftar adalah muktamad.

sambungan…

ARTIKEL DUA PULUH

PENGGANTUNGAN PERSATUAN

Seksyen 1: Pendaftar berhak menggantung persatuan atau aktivitipersatuan sukan sekiranya berlaku sesuatu yang bertentangan dengan kepentingan persatuan. Seksyen 2: Dalam tempoh penggantungan persatuan, segala aktivitiPersatuan dibekukan kepada suatu masa yang ditentukanoleh Pendaftar

ARTIKEL DUA PULUH SATU

PEMBUBARAN PERSATUAN

Seksyen 1: Langkah pembubaran

PENGENDALIAN MESYUARAT

1. Sebelum Mesyuarat2. Semasa Mesyuarat 3. Selepas Mesyuarat

1. SEBELUM MESYUARAT

1. PERBINCANGAN Tarikh Masa Tempat Agenda

2. TEMPAHAN Menempah bilik tempat

untuk menjalankan mesyuarat

3. KEMUDAHAN Menyediakan suasana

mesyuarat selesa dengan pelbagai alatan yang mencukup.

4. KERTAS KERJA/MINIT MESYUARAT TERDAHULU

Peranan Setiausaha 15 hari sebelum mesyuarat

berlangsung

PERSEDIAN SEBELUM MESYUARAT

MENYUSUN AGENDA MESYUARAT1. Maksud- Tindakan Presiden/Pengerusi berbincang dgn Setiausaha untuk menyenaraikan

perkara yang hendak dibincangkan di dalam mesyuarat.

2. Rangka - Agenda berbentuk rangka dipaparkan dalam bentuk ringkasan mengenai tajuk-

tajuk yang akan dibincangkan di dalam mesyuarat.

3. Salinan Presiden - Bentuk yang lebih lengkap berbanding yang diedarkan kepada ahli-ahli

mesyuarat.

4. Salinan Setiausaha - Bentuk yang lebih lengkap dan terperinci untuk memudahkan baginya

mencatatkan ketetapan dan memindahkan maklumat dalam bentuk minit selepas mesyuarat kelak.

URUTAN AGENDA MESYUARAT

1. Pembukaan mesyuarat

2. Pengesahan minit Mesyuarat yg lalu

3. Perkara berbangkit

4. Laporan Bendahari

5. Laporan setiausaha

6. Agenda mesyuarat

7. Hal- hal lain

8. Menetapkan tarikh mesyuarat yg akan dtg

9. Penangguhan mesyuarat

2. SEMASA MESYUARAT

• Pengerusi memainkan peranan penting bagi melancarkan perjalanan mesyuarat.

• Antara perkara yang perlu dipertimbangkan oleh Pengerusi semasa mesyuarat :

I. Kaedah pengendalian mesyuarat.II. Pembukaan mesyuarat.III. Pengesahan minit mesyuarat lalu.IV. Perkara berbangkit.V. Pandangan.VI. Menamatkan mesyuarat.

I. KAEDAH PENGENDALIAN MESYUARAT

1. Pengerusi perlu pastikan ahli mesyuarat mencukupi pada ketetapan mesyuarat yang diadakan.

2. Bagi mesyuarat Jawatankuasa, ahli tidak boleh kurang daripada 50% ahli-ahli yang ada dlm Jawatankuasa penuh.

3. Adakalanya, ahli sesuatu mesyuarat itu ditentukan dalam peraturan mesyuarat pertubuhan/perlembagaan persatuan tersebut.

4. Presiden boleh menunggu tidak lebih daripada 15/30 minit untuk ahli dipenuhi oleh ahli Jawatankuasa.

5. Selepas itu, jika ahli belum mencukupi maka mesyuarat itu perlu dibatalkan dan 1 mesyuarat baru akan dipanggil semula.

sambungan…

6. Setiausaha harus merekodkan pembatalan mesyuarat itu kerana ahli tidak mencukupi.

7. Jika perlu, perbincangan tidak formal boleh diadakan tanpa rekod dan kuasa.

II. PEMBUKAAN MESYUARAT

1. Agenda dan minit mesyuarat yang lepas diedarkan kepada ahli.

2. Selepas Pengerusi memastikan ahli telah mencukupi, Pengerusi akan terus mengisytiharkan mesyuarat itu dibuka dengan rasminya.

3. Pengerusi seterusnya menyampaikan kata aluannya dan ucapan terima kasih kepada para ahli yang menghadirkan diri di dalam mesyuarat.

4. Jika ada ahli baru, Pengerusi hendaklah memperkenalkan ahli baru tersebut.

5. Jika mesyuarat itu pertama kali diadakan, Pengerusi perlu menyatakan tujuan mesyuarat itu diadakan.

sambungan…

6. Seterusnya, Pengerusi akan membacakan agenda mesyuarat.

7. Kemudian, Pengerusi meminta Setiausaha membaca minit mesyuarat lalu.

8. Setelah itu, Pengerusi bertanya kepada para ahli sama ada sesiapa yang ingin mencadangkan sebarang tambahan pada minit mesyuarat tersebut itu.

9. Hanya pembetulan dari segi ejaan atau isi yg tertinggal, tersalah catat sahaja dibenarkan dan bukannya penambahan/perubahan pada peristiwa yang berlaku dalam mesyuarat yang lalu.

III. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT LALU

1. Mengikut peraturan mesyuarat, bagi setiap pembetulan yang dibuat memerlukan pengesahan tandatangan daripada Pengerusi.

2. Selepas itu, Pengerusi mengemukakan cadangan kepada ahli-ahli untuk menyokong minit mesyuarat itu disahkan.

3. Pencadang dan penyokong mestilah merupakan ahli yang hadir di dalam mesyuarat yang lepas.

4. Setelah disahkan, Pengerusi akan menandatangani minit mesyuarat tersebut dengan menulis tarikh pada tempat disediakan.

IV. PERKARA BERBANGKIT1. Merupakan agenda seterusnya setelah pengesahan minit mesyuarat

dibuat.2. Semua ahli meneliti perkara-perkara yang tercatat di dalam minit

mesyuarat satu persatu dan ahli-ahli boleh membangkitkan soalan untuk dijawab oleh SU/org yang berkenaan yang telah ditugaskan.

3. Ahli yang bertanya hanya dibenarkan meminta maklumat saja. Cthnya, mengenai hasil sesuatu tindakan dan keputusan yang telah diambil dalam mesyuarat yang lalu.

4. Perbincangan baru/tambahan terhadap perkara yang berbangkit adalah tidak dibenarkan sama sekali.

5. Selepas itu, barulah pengerusi beralih kepada agenda lain yang telah disusun untuk dibincangkan dalam mesyuarat tersebut.

V. PANDANGAN

1. Pengerusi perlu bersikap berkecuali.2. Peranan Pengerusi adalah untuk menganalisis dan

menjelaskan setiap fakta-fakta yang dibentangkan.3. Ini adalah bertujuan untuk para ahli memahami

masalah yang dihadapi oleh persatuan agar mereka dapat mengambil keputusan yang tepat.

4. Segala perkara yg telah diputuskan dalam mesyuarat mesti pertanggungjawabkan kepada semua ahli.

VI. MENAMATKAN MESYUARAT

1. Pengerusi perlu bertindak untuk menutup mesyuarat secara rasmi.

2. Ucapan Pengerusi untuk menutup mesyuarat ialah “Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat ini degan rasminya.”

3. Pengerusi memberi ucapan terima kasih kepada semua ahli.

4. Pengerusi juga menetapkan tarikh mesyuarat yang akan datang (jika perlu).

3. SELEPAS MESYUARAT

1. Menyediakan draf minit mesyuarat (3 hari).2. Meluluskan dan mengedarkan minit mesyuarat (1 minggu).3. Susunan nama kehadiran ahli4. Pelaksanaan keputusan mesyuarat/pengesanan

dan maklumbalas.5. Laporan maklumbalas oleh urusetia.6. Menentukan format maklumbalas dari

kementerian/jabatan/unit7. Mesyuarat ‘post mortem’.

CIRI MESYUARAT BERKESAN

1. Objektif tercapai.2. Agenda yang jelas.3. Pengerusi dan Setiausaha berkualiti dan berkesan.4. Pengurusan masa yang baik.5. Kemudahan fizikal yang selesa.6. Ahli yang mempunyai kepakaran.7. Perbincangan secara positif.8. Minit Mesyuarat yang tepat.9. Tindakan susulan dilaksanakan.

CIRI MESYUARAT BERKUALITI

1. Pendek (2 – 3 jam).2. Memberi banyak maklumat.3. Keputusan dibuat dengan persetujuan

terbanyak.4. Keputusan dibuat dengan tegas.5. Setiap keputusan diambil tindakan segera.

BELANJAWAN

1. Belanjawan merupakan perancangan program yang dinyatakan dalam bentuk kewangan.

2. Belanjawan juga adalah anggaran pendapatan dan perbelanjaan bagi tempoh masa 1 tahun.

3. Setiap tahun persatuan-persatuan sukan mengadakan perbelanjaan yang tinggi untuk mempertingkatkan kegiatan dan mutu sukan.

4. Ini adalah kerana setiap persatuan-persatuan sukan memerlukan peruntukan berjuta-juta ringgit untuk membangunkan sukan dan permainan.

MERANGKA BELANJAWAN

1. Perbelanjaan yang dirangka harus berasaskan aktiviti program sukan mengikut keutamaan.

2. Kemudian, semak akaun perbelanjaan dan pendapatan bagi tahun lalu dan tahun semasa.

3. Cth: Dalam menyusun belanjawan bagi tahun 2009, anggaran belanjawan ini dilakukan pada tahun 2008.

sambungan…

1. Belanjawan perlu disusun mengikut butiran yang tertentu spt;a) Perbelanjaan mengurus (sewa pejabat dll).b) b) Kos pembangunan (Mesyuarat Agung Tahunan, pesta Sukan, pertandingan antara kelab, menghantar pasukan bertanding ke perlawanan di peringkat daerah, negeri, kebangsaan & antarabangsa, program latihan).2. Pendapatan persatuan juga perlu difikirkan daripada belanjawan

yang dirangka untuk mendapatkan sumber kewangan persatuan.3. Anggaran belanjawan yang dibuat akan dibentangkan dalam

Mesyuarat Agung Tahunan untuk diluluskan.

AHLI BERTANGGUNGJAWAB DALAM KEWANGAN PERSATUAN

PRESIDEN ATAU

PENGERUSI

SETIAUSAHA

BENDAHARI

PERATURAN KEWANGAN PERSATUAN SUKAN

1. Segala wang yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam bank yang ditetapkan oleh persatuan masing-masing.

2. Sebaik-baiknya segala pembayaran yang dibuat dengan cek.3. Wang keluar masuk hendaklah ditadbir oleh bendahari

dengan menyediakan Buku Kira-Kira dan Rekod Kewangan.4. Bendahari perlu menyediakan Penyata Kewangan Bulanan

untuk diedarkan dalam mesyuarat bulanan Jawatankuasa.5. Penyata Kewangan Bulanan mengandungi 4 ruangan kecil.

BayaranMasuk

Yuran Bulanan

YuranTergantung

BayaranDiterima

sambungan…

6. Bendahari hendaklah menyediakan Penyata Kewangan Tahunan untuk diedarkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan.

7. Segala perbelanjaan hendaklah diluluskan oleh Jawatankuasa menerusi baucar yang ditentukan.

8. Bendahari tidak boleh menyimpan wang tunai lebih dpd yang ditetapkan oleh Perlembagaan Persatuan.

9. Cek hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang ditentukan saja iaitu Bendahari bersama Pengerusi atau Setiausaha.

sambungan…

10. Juruaudit dalam dan luar hendaklah memeriksa pengurusan kewangan dan membuat laporan kepada Majlis Jawatankuasa dan Mesyuarat Agung.

11.Bendahari hendaklah menyediakan Anggaran Pendapatan dan Perbelanjaan bagi tahun kewangan berikutnya untuk diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan.

12.Segala perbelanjaan yang dibuat hendaklah tidak melebihi daripada anggaran yang telah diluluskan itu.

SEKIAN TERIMA KASIH