tinjauan fungsi dan tugas sekretaris dewan pada...
TRANSCRIPT
TINJAUAN FUNGSI DAN TUGAS
SEKRETARIS DEWAN PADA SEKRETARIAT DPRD KOTA PADANG
TUGAS AKHIR
Oleh:
Nisya YuniaBP. 0901063012
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PROGRAM STUDI ADMINISTRAS BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI PADANG
2012
TINJAUAN FUNGSI DAN TUGAS SEKRETARIS DEWAN PADA
SEKRETARIAT DPRD KOTA PADANG
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar ahli madya
pada Program Diploma III
Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi Administrasi Bisnis
Oleh:
Nisya YuniaBP. 0901063012
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PROGRAM STUDI ADMINISTRAS BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI PADANG
2012
2
HALAMAN PENGESAHAN
Tugas Akhir yang berjudul “TINJAUAN FUNGSI DAN TUGAS
SEKRETARIS DEWAN PADA SEKRETARIAT DPRD KOTA PADANGS”
telah dipertanggung jawabkan/ disidangkan di depan tim penguji pada hari Kamis,
tanggal.
No Nama Penguji Jabatan Tanda Tangan
1 Ketua
2 Sekretaris
3 Anggota
4 Anggota
Mengetahui
Ketua Program Studi
Administrasi Bisnis
BENNY CHANDRA, SE, MMNIP. 19720822 200112 1 001
Ketua Jurusan
Administrasi Niaga
ALHAPEN R.C, SE, MT, M.ComNIP. 19710409 199803 1 003
HALAMAN PERSETUJUAN
TINJAUAN FUNGSI DAN TUGAS SEKRETARIS DEWAN PADA
SEKRETARIAT DPRD KOTA PADANG
Yang Diajukan Oleh:
Nisya Yunia0901063012
Disetujui oleh:
Pembimbing I
Jumyetti, SE, M.SiNip. 19650806 199003 2 002
Pembimbing II
Benny Chandra, SE, MMNip. 19720822 200112 1 001
Tugas Akhir ini telah dipertahankan didepan sidang penguji dan dinyatakan lulus padatanggal 22 Oktober 2012. Abstrak telah disetujui oleh penguji:
Tanda Tangan1. 2. 3. 4.
Nama Terang Jumyetti, SE, M.Si Iwadiah, SE Fisla Wirda, SE, M.Si Sarmiadi, SE, MM
Mengetahui :Ketua Jurusan
Alhapen R.C, SE, MT, M.ComNama Tanda tangan
Alumnus telah mendaftar ke Fakultas/Universitas dan mendapat Nomor Alumnus :Petugas Fakultas/Universitas
Nomor Alumnus Fakultas Nama Tanda TanganNomor Alumnus Universitas Nama Tanda Tangan
No. AlumniUniversitas NISYA YUNIA
No. AlumniFakultas
BIODATA
a) Tempat/Tgl Lahir: Padang /10 Juni 1991 b) Nama Orang Tua:Syarifuddin dan Asniati c) Fakultas: Politeknik d) Jurusan:Administrasi Niaga e) No. BP: 0901063012 f) Tanggal Lulus:22 Oktober 2012 g) Predikat Lulus: Sangat Memuaskan h) IPK:3,10 i) Lama Studi: 3 Tahun j) Alamat Orang Tua: Jln. KuranjiRT 03 RW 01 Padang Sumatera Barat
Tinjauan Fungsi dan Tugas Sekretaris Dewan padaSekretariat DPRD Kota PadangTugas Akhir Oleh Nisya Yunia
Pembimbing I: Jumyetti, SE, M.Si, Pembimbing II: Benny Chandra, SE, MM
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui fungsi dan tugas sekretaris dewanpada Sekretariat DPRD Kota Padang. pada penelitian ini penulis menggunakan analisisdeskriptif untuk meneliti data.
Adapun fungsi sekretaris dewan pada Sekretariat DPRD Kota Padang ialahmemberikan pelayanan pada pimpinan DPRD dan seluruh anggota dewan padaSekretariat DPRD Kota Padang. sedangkan tugas seorang sekretaris dewan padasekretariat DPRD Kota Padang diantaranya melayani tamu pimpinan dan anggotadewan, menandatangani berkas-berkas, mempersiapkan dan menghadiri rapat, hinggamengatur perjalanan dinas pimpinan dan anggota dewan.
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada Penulis sehingga Penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir (TA) dengan judul “Tinjauan Fungsi dan Tugas
Sekretaris Dewan pada Sekretariat DPRD Kota Padang”. Tugas Akhir ini
merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendididkan pada Politeknik
Universitas Andalas khususnya pada Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi
Administrasi Bisnis, guna memperoleh gelar Ahli Madya (Amd).
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak maka Tugas
Akhir ini tidak terselesaikan. Oleh karenanya, pada kesempatan ini
perkenankanlah Penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Papa Mama tercinta, adik-adik tersayang, dan Keluarga Besar Penulis
yang telah memberikan dukungan moril dan materil serta iringan do’a
yang tulus dan ikhlas dalam penyelesaian studi penulis ini
2. Bapak Ir. Aidil Zamri, MT selaku Direktur Politeknik Negeri Padang
3. Bapak Alhapen R.C, SE, MT, M.Com selaku Ketua Jurusan Administrasi
Niaga Politeknik
4. Bapak Novirwan Trinanto, SE, M.Si selaku Sekretaris Jurusan
Administrasi Niaga Politeknik
5. Bapak Benny Chandra, SE selaku Ketua Program Studi Jurusan
Administrasi Niaga Politeknik
ii
6. Ibu Jumyetti, SE M.Si selaku Pembimbing I yang telah memberikan
bimbingan serta masukan yang sangat bermanfaat dalam penulisan Tugas
Akhir ini
7. Bapak Benny Chandra, SE, MM selaku Pembimbing II yang telah
memberikan bimbingan serta masukan yang juga sangat berharga dalam
penulisan Tugas Akhir ini
8. Ibu Iwadiah, SE selaku Penguji yang telah memberikan saran dan masukan
dalam penulisan Tugas Akhir ini
9. Ibu FislaWirda SE, M.Siselaku Penguji yang telah memberikan saran dan
masukan dalam penulisan Tugas Akhir ini
10. Bapak Sarmiadi SE, MM selaku Penguji yang telah memberikan saran dan
masukan dalam penulisan Tugas Akhir ini
11. Serta Rekan-rekan, sahabat dan semua yang telah memberikan semangat
dan saran-saran yang berharga kepada Penulis dalam Menyelesaikan
Tugas Akhir ini
Semoga Allah SWT memberikan balasan yang setimpal kepada semua
yang telah membantu Penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis
menyadari bahwa Tugas Akhir ini jauh dari kesempurnaan oleh karena itu,
Penulis mengharapkan adanya saran dan kritikan yang bersifat membangun agar
dapat tercapainya kesempurnaan Tugas akhir ini. Akhir kata Penulis ucapkan
terima kasih.
Padang, Oktober 2012
Penulis
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...................................................................................... i
DAFTAR ISI ..................................................................................................... iii
DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………... iv
BAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang ................................................................................. `11.2 Perumusan Masalah ........................................................................... 41.3 Tujuan Penelitian............................................................................... 41.4 Manfaat Penelitian.............................................................................. 41.5 Metode Penelitian ............................................................................. 5
1.5.1 Metode Pengumpulan Data ..................................................... 51.5.2 Metode Analisa Data ............................................................... 6
1.6 Sistematika Penulisan ....................................................................... .6
BAB II LANDASAN TEORI2.1 Pengertian Sekretaris ……………………………………….……… 82.2 Jenis-jenis Sekretaris ……………………………………….……… 102.3 Persyarataran Menjadi Sekretaris ………...……………….…….…. 132.4 Fungsi Sekretaris ………………………………………….……….. 182.5 Tugas dan Pekerjaan Sekretaris …………………………..……….. 192.5.1 Tugas Sekretaris ………………………………………….…...…. 192.5.2 Pekerjaan Sekretaris ………………………………….………….. 24
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN3.1 Sejarah Ringkas Sekretariat DPRD Kota Padang …………….…… 263.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota padang ……….……... 333.3 Kegiatan Umum Sekretariat DPRD Kota Padang ………….…...… 36
BAB IV PEMBAHASAN4.1 Fungsi Sekretaris Dewan pada Sekretariat DPRD Kota Padang…... 404.2 Tugas Sekretaris Dewan pada Sekretariat DPRD Kota Padang….. 424.2.1 Tugas yang Bersifat Umum atau Rutin………………….……..... 434.2.2 Tugas yang Bersifat Khusus.......................................................... 44
iv
BAB V PENUTUP5.1 Kesimpulan……………………………………………………….. 495.2 Saran……………………………………………………………… 50
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRANLampiran 1 Struktur OrganisasiLampiran 2 Contoh surat keluarLampiran 3 Internarary
LEMBAR KONSULTASI PEMBIMBING
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Organisasi merupakan wadah bagi manusia untuk melaksanakan aktivitas
kerja. Seluruh aktivitas yang dilaksanakan akan berjalan dengan lancar berkat
adanya sumber daya manusia yang berkualitas dalam perusahaan. Apabila hal
tersebut sudah terwujud, maka perusahaan akan berkembang dan maju karena
memiliki sumber daya manusia yang bisa diandalkan untuk kelangsungan
kehidupan suatu perusahaan pada masa yang akan datang.
Tenaga kerja merupakan faktor penting bagi perusahaan, baik dalam
perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa maupun bidang industri.Sebagai
tenaga kerja yang berperan penting bagi perusahaan maka tenaga kerja merupakan
penggerak dalam melaksanakan usaha guna mencapai tujuan dari suatu
perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki prinsip yang berbeda-beda sesuai dengan
kesepakatan perusahaan, namun pada dasarnya semua perusahaan pasti memiliki
tujuan yang sama yaitu memajukan perusahaannya untuk mencapai kesuksesan.
Oleh karena itu dibutuhkan sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan dan
wawasan yang ahli dalam bidangnya masing-masing.
2
Demikian pula dengan seketaris, sebagai sumber daya manusia yang
berperan penting bagi perusahaan sekretaris merupakan salah satu unsur yang
penting demi kelancaran aktivitas perusahaan. Sekretaris merupakan suatu
pekerjaan yang berbeda dengan karyawan lainnya, tidak hanya melaksanakan
pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sekretaris juga dituntut untuk
mengerti dalam banyak hal mengenai lingkungan perusahaan yang di tempati.
Sedangkan karyawan lain bertugas melakukan pekerjaan yang sudah menjadi
tanggung jawabnya.
Dalam praktiknya sekretaris bekerja langsung membantu pimpinan dalam
melaksanakan tugasnya. Salah satunya dalam bidang administrasi, tugas sekretaris
sangat kompetitif dan beragam. Apabila tidak dikuasai tugas tersebut akan
menghambat pekerjaan pimpinan, karena tidak mungkin kegiatan perusahaan
yang seharusnya menjadi pekerjaan sekretaris dikerjakan oleh pimpinan.
Sekretaris harus memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas untuk
menjadi sekretaris professional dan dapat mempertanggung jawabkan semua
pekerjaan yang dipercayakan padanya. Dengan wawasan dan pengetahuan yang
dimilki maka rasa percaya diri dan kepribadiaan yang baik akan terlihat dari
pekerjaan yang dilakukan.Dengan demikian sekretaris memiliki tanggung jawab
dan fungsi yang sangat penting bagi perusahaan.
Sekretariat DPRD Kota Padang memiliki seorang sekretaris dewan yang
bertugas membantu menyelesaikan pekerjaan pimpinan DPRD dan anggota
dewan. Berdasarkan wawancara dengan Sekretaris Dewan Sekretariat DPRD Kota
Padang yang bernama Ibu Dra. Hj. Sastri Y. Bakri, Akt, M.Si pada hari Selasa
tepatnya pada tanggal 03 Juli 2012 pukul 11.30 WIB, menyatakan bahwa
3
Sekretaris dewan memiliki tugas yang sangat banyak diantaranya ialah
menyusun perjalanan dinas pimpinan juga anggota dewan. Mulai dari mengatur
jadwal keberangkatan, jadwal kepulangan, masalah akomodasi, hingga dokumen-
dokumen penting yang harus dipersiapkan untuk perjalanan dinas, mengelola
surat masuk dan surat keluar, mempersiapkan dan menghadiri rapat, baik rapat
dengan pegawai, rapat dengan tamu, anggota dewan hingga rapat paripurna.
Melihat pentingnya fungsi dan tugas sekretaris dalam menyusun dan
mengatur seluruh pekerjaan yang berkaitan dengan pimpinan, anggota dewan dan
seluruh aktivitas kantor pada Sekretariat DPRD Kota Padang, maka penulis
tertarik untuk membahas “Tinjauan Fungsi dan Tugas Sekretaris Dewan pada
Sekretariat DPRD Kota Padang”
4
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang ditulis diatas, maka penulis merumuskan
masalah yang akan dibahas pada penelitian ini adalah:
1. Apa saja fungsi sekretaris dewan pada Sekretariat DPRD Kota Padang.
2. Bagaimana tugas yang dilakukan oleh sekretaris dewan pada
sekretariat DPRD Kota Padang.
1.3 Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui fungsi Sekretaris Dewan pada Sekretariat DPRD
Kota Padang.
2. Untuk mengetahui tugas yang dilakukan oleh Sekretaris Dewan pada
Sekretariat DPRD Kota Padang.
1.4 Manfaat Penelitian
a. Bagi Penulis penelitian ini diharapkan pengetahuan dan wawasan
terutama dalam konsep kesekretariatan yang dipelajari dengan praktek
yang ditemui pada Sekretariat DPRD Kota Padang.
b. Bagi perusahaan hasil penelitian diharapkan dapat dijadikan sebagai
bahan untuk masukan dan informasi serta saran bagi sekretaris
pimpinan dalam melaksanakan tugas pada masa yang akan datang
serta dapat bermanfaat bagi sekretaris tentang tugas dan fungsi
sekretaris.
c. Bagi pembaca diharapkan agar hasil penelitian dapat dipakai sebagai
bahan referensi bagi mahasiswa yang melakukan penelitian sejenis.
5
1.5 Metode Penelitian
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, penulis menggunakan beberapa
metode dalam pengumpulan data, metode tersebut sebagai berikut :
1. Studi Lapangan
(Field Research)Pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan
penelitian langsung ke lapangan untuk memperoleh informasi yang
berkaitan dengan penulisan tugas akhir ini. Melalui wawancara langsung
dengan Sekretaris Dewan pada Sekretariat DPRD Kota Padang.
2. Studi Pustaka (Library Research)
Mengumpulkan teori-teori dan informasiyang berasal buku atau bahan
bacaan, tulisan-tulisan dan skripsi yang ada hubungannya dengan objek
penelitian dan dapat dipakai sebagai bahan dalam penulisan tugas akhir
ini.
1.5.2 Metode Analisis Data
Analisis deskriptif meliputi pengumpulan data untuk uji hipotesis atau
menjawab pertanyaan mengenai status terakhir dari subjek penelitian. Tipe yang
paling umum dari penelitian deskriptif ini meliputi penelitiaan sikap atau pendapat
dari individu, organisasi, keadaan atau prosedur. Data deskriptif pada umumnya
dikumpulkan melalui daftar pertanyaan dalam survey, wawancara ataupun
observasi (Kuncoro, 2003:09)
6
1.7 Sistematika Penelitiaan
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
metode penelitian,serta sistematika penelitiaan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang teori yang berhubungan dengan
sekretaris, antara lain meliputi pengertian sekretaris, jenis-
jenis sekretaris, persyaratan menjadi sekretaris dan tugas-
tugas serta fungsi dari sekretaris.
BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini mencakup sejarah berdirinya perusahaan, struktur
organisasi, visi dan misi perusahaan serta tugas dan
tanggung jawab.
BAB IV : PEMBAHASAN
Bab ini membahas apa saja fungsi sekretaris dewan dan
tugas dari Sekretaris Dewan pada Sekretariat DPRD Kota
Padang.
BAB V : PENUTUP
Merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran-
saran.
7
8
BAB II
LANDASAN TEORI
a. Pengertian Sekretaris
Setiap pimpinan pada perusahaan pasti membutuhkan seorang sekretaris
untuk membantu menyelesaikan pekerjaannya. Tanpa seorang sekretaris pimpinan
tidak akan dapat mengatur waktu dan mengetahui dengan cepat apa saja pekerjaan
yang akan dikerjakan selanjutnya. Sekretaris juga bertugas mengingatkan
pimpinan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Istilah sekretaris diambil dari bahasa belanda yaitu secretaries atau bahasa
Inggris secret yang berasal dari bahasa latin secretum, yaitu rahasia. Secara
sederhana sekretaris bisa diartikan sebagai seseorang yang dapat menyimpan
rahasia atau sebagai seseorang yang dapat menyimpan rahasia atau sebagai
pegawai yang menangani hal-hal yang bersifat rahasia (confidential employee)
(yatimah, 2009:29).
Menurut Braum dan Portugal dalam (Yatimah, 2009:33) mengungkapkan
bahwa sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang atasan yang menerima
pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau
mengingatkan atasannya mengenai kewajiban yang resmi atau perjanjiannya, dan
melakukan kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan
efektivitas atasan.
9
Menurut Funk dan Wagnals dalam (Yatimah, 2009:32). Sekretaris adalah:
1. Seorang pegawai yang berurusan dengan korespondensi, memelihara
warkat-warkat dan menangani pekerjaan perusahaan untuk seseorang,
perusahaan, panitia atau organisasi.
2. Seorang pejabat pimpinan yang mengetuai dan memimpin departemen
pemerintahan.
3. Sebuah meja tulis dengan sebuah lemari buku atau lemari dengan lubang
diatasnya.
Nanassy dan Selden dalam Yatimah (2009:30) mendefenisikan sekretaris
adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung
jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi
pengambilan dan penyalinan dikte, berurusan dengan publik untuk menjawab
telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau
mengarsip warkat-warkat, surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak
sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.
Jadi sekretaris adalah seseorang yang menjadi kepercayaan pimpinan
untuk menyimpan rahasia yang bersangkutan dengan seluruh aktivitas yang
terlibat dalam perusahaan baik dalam maupun luar yang berkaitan dengan
kegiatan perusahaan. Sekretaris juga memiliki tanggung jawab dalam membantu
menyelesaikan pekerjaan pimpinan terutama dalam menyelenggarakan kegiatan
administratif perusahaan juga membantu dalam membina hubungan komunikasi
dengan semua pihak dalam kantor maupun dengan pihak lain yang
berkepentingan dengan perusahaan.
10
Selain menjadi orang kepercayaan pimpinan, sekretaris juga dituntut
professional, kreatif dan inisiatif dalam menyelesaikan tugas yang
dilaksanakannya.Supaya semua tugas yang dilaksanakan dapat terlaksana dengan
baik dan lancar sehingga dapat tercapai tujuan yang diharapkan oleh
perusahaan.Jadi tugas sekretaris yaitu membantu pekerjaan pimpinan agar semua
tugas dapat berjalan dengan efektif. Untuk itu dapat dilihat sebagai berikut apa
saja jenis-jenis dari sekretaris.
b. Jenis-Jenis Sekretaris
Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris harus mengetahui dengan jelas
bagaimana kedudukan serta perannya dalam organisasi. Kedudukan seorang
sekretaris sangat menentukan fungsinya sebagai seseorang yang dipercaya oleh
pimpinan dalam mengatur dan membantu pimpinan dalam melaksanakan
tugasnya.
Adapun jenis-jenis sekretaris menurut Yatimah (2009:35) adalah sebagai
berikut :
1. Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab
a. Sekretaris organisasi (executive secretary)
Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang memimpin suatu
sekretariat dari suatu perusahaan dengan fungsi utama yaitu
mengkoordinasi seluruh pelayan administrasi yang menunjang
kegiatan operasional perusahaan.
11
Seorang sekretaris organisasi, disamping bekerja atas instruksi, kadang-
kadang juga bertugas dan mempunyai kedudukan sebagai pemimpin pelaksana
yang memiliki wewenang untuk ikut membuat keputusan, pengarahan dan
melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan serta
melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja.Contoh sekretaris jendral,
sekretaris wilayah, sekretaris yayasan dan sekretaris perusahaan.
Berdasarkan uraian mengenai jenis-jenis sekretaris menurut Yatimah
(2009:35) sekretaris organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Memimpin unit kerja (sekretariat) atau pimpinan sekretariat instansi
atau perusahaan
2. Memiliki wewenang untuk membuat kebijakan (policy)
3. Bertugas untuk membantu melakukan fungsi manajemen (POAC)
Planning, Organizing, Actuating, Controling yaitu ikut membuat
pengarahan, koordinator pelayanan administrasi, serta melakukan
pengawasan dan penyempurnaan organisasi
4. Bertanggung jawab langsung pada pimpinan puncak
b. Sekretaris pribadi (private secretary) dan sekretaris pimpinan
Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai
mediator (perantara) pimpinan.Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan
tidak mempunyai anak buah.Contoh sekretaris pribadi artis, sekretaris
direktur, sekretaris manajer dan sekretaris rektor.
Ciri-ciri sekretaris pribadi diantaranya :
a. Seorang pelaksana, bukan seorang pimpinan
b. Tidak memiliki wewenang menetukan kebijakan (policy)
12
c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan
perkantoran
d. Bertanggung jawab pada pimpinan tertentu
Jenis sekretaris organisasi memiliki wewenang yang lebih luas,
mempunyai bawahan dan ruang lingkup kerjanya yang luas sedangkan
sekretaris pribadi maupun pimpinan tidak mempunyai bawahan dan
bekerja khusus untuk pimpinan saja.
2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
a. Sekretaris Junior
Sekretaris yang baru memulai karirnya sebagai seorang sekretaris dan
belum memiliki banyak pengalaman kerja sebagai sekretaris sehingga
masih harus banyak belajar dan mendapat bimbingan dari sekretaris
yang sudah berpengalaman atau sudah lebih dahulu ada.
b. Sekretaris Senior
Sekretaris yang sudah memiliki kemampuan kerja dan memiliki
banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris atau memiliki
profesionaslisme yang mantap, dapat berdiri sendiri, dan mengatasi
masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
c. Spesialisasi Bidang Keahlian
Sekretaris jenis ini selain harus memiliki kemampuan dan
keterampilan kerja sebagai seorang sekretaris dia juga harus terampil
dan memiliki pengetahuan khusus sesuai bidang keahlian yang
dimilikinya.Contohnya sekretaris bidang hukum dan sekretaris bidang
farmasi.
13
Perbedaan antara sekretaris junior dan sekretaris senior yaitu, sekretaris
junior merupakan sekretaris yang baru memulai karirnya dalam bidang sekretaris
jadi masih perlu belajar dan menggali potensi yang ia miliki, sedangkan sekretaris
senior merupakan sekretaris yang sudah syarat akan pengalaman dan pengetahuan
kerja yang sudah dijalani. Oleh karena itu sekretaris junior harus lebih banyak
belajar kepada sekretaris senior agar sekretaris junior dapat bekerja dengan
baik.Untuk mendapatkan sekretaris yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan
maka perlu diperhatikan syarat-syarat yang harus diperhatikan.
2.3 Persyaratan Menjadi sekretaris
Sekretaris merupakan seseorang yang sangat berperan penting bagi
perusahaan khususnya dalam membantu tugas pimpinan. Oleh karena itu
sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar sekretaris sesuai dengan
kriteria yang diinginkan oleh perusahaan. Menjadi sekretaris bukan hal yang
mudah, selain memiliki tanggung jawab yang besar atas pimpinan melainkan juga
untuk perusahaan, tidak semua sekretaris mampu menjadi sekretaris professional
hanya sekretaris yang giat dan terampil yang benar-benar dibutuhkan dan akan
dipertahankan perusahaan.
Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris
menurut Waworuntu (1991:59) adalah sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian
Sekretaris merupakan orang yang berperan penting dalam
perusahaan.
14
Tidak banyak orang yang memiliki bakat untuk menjadi sekretaris
yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bila tidak tahu
kepribadian yang bagaimana harus kita miliki untuk menjadi
seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki ialah sebagai berikut :
a. Harus belajar mawas diri, sekretaris harus memiliki sikap
menghormati dan menghargai orang lain serta menjaga sikap
agar tidak diremehkan orang lain.
b. Bersikap ramah tama, sekretaris harus bersikap ramah agar
menciptakan citra yang baik terhadap perusahaan.
c. Sabar, dalam kondisi apapun sekretaris dituntut untuk lebih
sabar, terutama kepada tamu karena setiap tamu memiliki
karakter masing-masing.
d. Simpatik, sekretaris yang baik akan menimbulkan simpatik
yang baik untuk semua tamu dan karyawan lain.
e. Penampilan diri yang baik, penampilan akan berpengaruh pada
citra diri seorang sekretaris
f. Pandai bergaul, sekretaris harus fleksibel, mampu bergaul
dengan siapapun tanpa membeda-bedakan karyawan maupun
tamu.
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, sekretaris
dituntut mampu menyimpan rahasia dan tidak boleh
membocorkan rahasia perusahaan.
15
h. Memiliki ingatan yang baik, salah satu fungsi sekretaris adalah
mengingatkan pimpinan, baik itu mengingatkan janji atau rapat
pimpinan.
i. Dapat bersikap bijaksana terhadap orang lain, jika pimpinan
tidak bisa menerima tamu maka sekretaris harus bisa bersikap
bijaksana terhadap tamu tersebut.
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya
2. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan
dan kebudayaan yang dapat mengangkat gengsi dari organisasi,
misalnya menguasai Bahasa Indonesia dan salah satu atau beberapa
bahasa asing dengan baik secara lisan ataupun tulisan, memiliki
pengetahuan sastra dan sebagainya.
3. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan yang khusus ini, maksudnya sekretaris mengetahui
atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja.
Apabila sekretaris bekerja pada perusahaan dagang maka ia harus
mempunyai pengetahuan yang cukup pula tentang ilmu marketing
dan ilmu organisasi serta ilmu perdagangan. Begitu pula misalnya
seorang sekretaris bekerja pada biro teknik maka ia harus
menguasai ilmu matematika dan yang bekerja pada perusahaan
industry kimia harus menguasai banyak tentang ilmu kimia dan
teknologi kimia dan lain sebagainya.
16
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan
Unsur dari ilmu dan teknik kesekretariatan modern ini cukup
banyak juga dan masing-masing harus dipelajari satu persatu atau
melalui suatu program kursus lengkap atau kursus bertahap, seperti
mengetik, stenografi, ilmu kearsipan, berkorespodensi, dan
pekerjaan kantor lainnya.
5. Syarat praktek
Sebelum seseorang diangkat menjadi sekretaris, orang tersebut
harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagi pekerjaan dan
tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba
menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas,
misalnya satu bulan sebagai receptionist, beberapa minggu sebagai
teleponist, beberapa bulan dibagaian korespodensi, dan lain-
lain.Semuanya sangat diperlukan untuk menjalani pekerjaan
sekretaris yang lebih sukses.
Kepribadian sekretaris menurut Yatimah (2009:62) memiliki
beberapa karateristik sebagai berikut :
a. Loyalitas
Loyalitas merupakan perasaan yang berwujud kesetiaan
terhadap organisasi dan pekerjaan sehingga merasa
memiliki dan menjaga nama baik organisasi.
b. Ketekunan dan kerajinan
Seorang sekretaris harus tekun dan rajin dalam
melaksanakan pekerjaannya karena biasanya pekerjaan
17
berangkai. Bila tidak tekun atau tidak rajin, penyelesaian
tugas berikutnya akan menghambatnya. Akibatnya dapat
menimbulkan kerugian bagi organisasi.
c. Kesabaran
Tugas sekretaris banyak berhubungan pelayanan terhadap
hubungan operasional yang selalu membutuhkan bantuan
informasi dan administrasi lainnya maka ia harus memiliki
sifat sabar.
d. Kerapian
Setiap pekerjaan menuntut kerapian karena pekerjaan yang
rapi menunjukan bahwa pekerjaan tersebut ditata dengan
baik.
e. Dapat menyimpan rahasia
Fungsi sekretaris selain membantu pimpinan, adalah
menyimpan rahasia. Sebagai tangan kanan pimpinan ia
dituntut untuk menyimpan rahasia karenakalau terjadi
kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan
dan organisasi.
18
Jadi untuk menjadi seorang sekretaris tidaklah mudah. Sekretaris harus
memiliki kriteria dan syarat yang telah ditentukan oleh masing-masing perushaan,
selain itu sekretaris juga dituntut memiliki kemampuan yang diinginkan oleh
perusahaan agar perusahaan dapat memiliki sumber daya manusia yang
berkualitas dan memiliki kemampuan yang ahli pada bidangnya masing-masing,
demikian juga halnya dengan sekretaris. Adapun fungsi dan tugas sekretaris
adalah :
2.4 Fungsi Sekretaris
Seorang sekretaris harus memahami dengan jelas fungsi dari tugas dan
pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Sehingga semua tugas dan pekerjaan
dapat diselesaikan dengan baik. Adapun fungsi sekretaris menurut Yatimah
(2009:34) adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan
administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasi atau
perusahaan melalui keterampilan, penanganan telepon, pengelolaan surat
dan arsip lainnya, penanganan agenda, penggandaan dan lain-lain.
Contoh tugas sekretaris adalah: mengetik laporan yang dibuat oleh atasan,
menerima telepon, memproses surat masuk, menyimpan atau mengambil
kembali arsip yang dibutuhkan oleh atasan, dan mengatur kerja atasan.
b. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan
organisasi atau perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin
19
kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis
perusahaan, perbankan, statistik, dan keuangan hubungan antar manusia,
komunikasi, teknik persiapan rapat dan lain-lain.
Contoh tugas: sekretaris memberikan informasi tentang produk yang
dihasilkan kepada seseorang yang membutuhkan informasi tersebut
melalui telepon, membantu atasan untuk mengurus hal-hal tertentu yang
berkaitan dengan bank dan membina hubungan baik dengan rekan
sepekerjaan.
Fungsi sekretaris terbagi dua, yaitu: fungsi primer dan fungsi sekunder.
Pada fungsi primer sekretaris harus memberikan jasa atau pelayanan administratif
yang menunjang kegiatan operasional organisasi atau perusahaan dan pada fungsi
sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi atau
perusahaan untuk itu perlu dilihat kedudukan sekretaris dalam proses administrasi.
2.5 Tugas dan Pekerjaan Sekretaris
Sekretaris sebagai pembantu pimpinan memiliki tugas dan pekerjaan
sebagaimana tanggung jawab yang dipegangnya. Agar semua pekerjaan pimpinan
dapat berjalan dengan lancar maka sekretaris berperan penting untuk membantu
tugas dan pekerjaan tersebut agar terlaksana dengan baik.
2.5.1 Tugas Sekretaris
Sekretaris harus mampu membedakan tugas-tugas apa saja yang harus
dilakukan dan tidak boleh ia lakukan, termasuk tugas yang dianggap penting dan
yang lebih diutamakan.
20
a. Menurut Waworuntu (1991:61) tugas-tugas sekretaris adalah sebagai
berikut :
1. menerima dikte dan mengerjakannya untuk diproses
2. menyelenggarakan arsip (general file), personal file (folders), kartu-
kartu, cek list (daftar indeks)
3. membaca dan mensortir surat
4. menyimpan arsip-arsip dari pimpinan (keeping the record of the boos)
5. membuat perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya
6. mengatur telepon keluar masuk local dan interlokal
7. mengatur perjalanan, hotel, reception, ticket, airlines, bis dan lain-lain
8. mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama
pembesar, serta keluarga pimpinan
9. mencatat hari ulang tahun para relasi dan tokoh-tokoh penting,
perkawinan, pelantikan
10. menyiapkan uang tunai untuk keperluan pimpinan dan mengatur keluar
masuk rekening bank
11. mempergunakan berbagai mesin teleks
12. mengatur korespondensi pimpinan
13. mengolah bahan-bahan dikte untuk menyusun laporan-laporan
14. menyusun serta menyelenggarakan data-data statistik secara terbatas
15. menerima langganan, nasabah, relasi, dan tamu lainnya agar
mempunyai kesan-kesan yang menyenangkan tentang organisasi
tersebut
16. mempersiapkan berbagai bahan untuk penerangan
21
17. mengatur pembelian-pembelian kecil untuk keperluan kantor atau
pimpinan
18. bertindak sebagai perantara antara pimpinan dengan pegawai bawahan
atau para anggota lainnya
19. menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan
20. berlaku sebagai officer manager untuk pimpinan
21. mengatur rapat dan menyusun notulen rapat
22. mengikuti surat kabar dan mengutip berita-berita penting
23. membantu pimpinan pada urusan pajak pribadi
24. harus bisa mengikuti jalannya organisasi seminar yang dilakukan oleh
perusahaan yang ada kaitannya dengan jalannya organisasi
25. mengatur istirahat serta hooby pimpinannya.
Apapun tugas lainnya dari seorang sekretaris yang sama pentingnya,
yaitu bertindak sebagai perantara untuk pimpinan dengan pihak lain
diluar kantor. Sikap ramah kepada tamu dan relasi perusahaan dituntut
dari seorang sekretaris, demikian juga dapat menerima tamu dengan
cara bijaksana.
b. Sedangkan menurut Yatimah (2009:39) tugas sekretaris dapat
dikelompokan menjadi (empat) 4 kelompok besar adalah sebagai
berikut :
1. Tugas rutin
Tugas ini merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari
dihadapi tanpa menunggu instruktur khusus dari pimpinan atau
22
tanpa menunggu waktu harus dilaksanakan sesuai aturan yang
diterapkan dalam uraian tugasnya.
Contoh tugas rutin adalah mengurus dan mengendalikan surat,
menangani tamu dan bertamu, menelpon dan menerima telepon,
mengatur jadwal kegiatan pimpinan, dan membuat laporan serta
membuat notulen rapat.
2. Tugas instruksi
Merupakan tugas yang tidak selalu tiap hari dilaksanakan oleh
sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada
instruksi khusus dari pimpinan. Contoh yang termasuk kedalam
tugas instruksi adalah mempersiapkan rapat, membuat konsep surat
keluar, mempersiapkan perjalanan dinas, dan mengurus hal-hal
tertentu di bank.
3. Tugas kreatif
Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas prakarsa
sekretaris sendiri.Seorang sekretaris yang berdaya guna dan
berhasil guna harus penuh inisiatif dan dinamis. Contoh tugas
kreatif adalah membuat rencana kerja sekretaris, mempelajari
pengetahuan penunjang pekerjaannya; membuat kliping koran dari
perusahaan pesaing, mengusahakan pengembangan kepribadian
seperti mengetahui ruang kerja, mempelajari pengetahuan tentang
perbankan, menyiapkan perabotan kantor dan lain-lain.
4. Tugas koordinatif
23
Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-
kegiatan secara teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan
arah yang tepat dalam pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-
tindakan yang seragam dan serasi untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Tujuan dari tugas koordinatif seorang sekretaris
adalah melakukan koordinasi dengan orang lain agar tugas
terlaksana dengan baik dan menjaga arus komunikasi dengan orang
lain guna menumbuhkan hubungan baik.
c. Berdasarkan pendapat para pakar ahli dalam buku (Drs. Sutarto, 1992,
80-83) mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi
perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris.
Hal-hal yang dimaksud adalah:
1. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat
dari mesin dikte.
2. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip
khusus.
3. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang
diminati, dan lain-lain.
b. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat
dikelompokkan sebagai berikut:
24
1. merencanakan pekerjaan
2. menerima tamu
3. mengurus surat masuk dan surat keluar
4. menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.
2.5.2 Pekerjaan Sekretaris
Pekerjaan sekretaris merupakan pekerjaan yang beraneka ragam. Dengan
kata lain pekerjaan sekretaris adalah pekerjaan yang dikendalikan oleh sumber
daya yang bertingkat-tingkat sesuai dengan jabatan yaitu mulai dari pesuruh
hingga manajer dan dipimpin oleh direktur sebagai pimpinan sesuai dengan
tanggung jawab dan tugasnya masing-masing.
Menurut Waworuntu (1991:62) adapun pengelompokan pekerjaan
sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Pekerjaan Keterampilan
Pekerjaan yang tergolong keterampilan antara lain:
a. Menerima dikte dengan stenografi
Sekretaris harus bisa mendengarkan dengan baik dan memindahkan
apa yang didengarkannya kedalam bentuk tulisan, agar bisa menulis
dengan cepat sekretaris harus bisa menulis dengan tulisan steno.
b. Pekerjaan mengetik
c. Memindahkan steno kedalam bentuk tulisan, gunakan ketelitian yang
dalam saat menulis surat. Setelah steno dipindahkan kedalam bentuk
tulisan maka periksa kembali agar tidak terjadi kesalahan nantinya.
d. Mengerjakan pembukuan ringan.
25
e. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan, arsip-arsip perusahaan harus
disimpan dengan baik, apabila nanti diperlukan bisa ditemukan dengan
mudah.
f. Membuat surat-surat, ketelitian sangat diperlukan dalam pelaksankan
pekerjaan ini.
g. Menerima tamu, penerimaan tamu hampir setiap hari ditemui. Kantor
akan terkesan baik apabila tamunya mendapat kenyamanan dalam
menunggu.
h. Mengatur perjalanan, hotel, tickets, airlines, dan sebagainya.
2. Pekerjaan Keahlian
Pekerjaan yang tergolong keahlian antara lain:
a. melaksanakan fungsi-fungsi manajemen
b. membuat konsep keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-
tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya
c. mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan
yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d. mengolah data-data untuk penyusunan laporan
e. mengatur rapat dan menyusun laporan rapat.
Pekerjaan sekretaris dapat terbagi atas pekerjaan keterampilan dan
pekerjaan keahlian.Oleh karena itu sekretaris dituntut harus paham dengan
pekerjaan tersebut agar tugas dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan tugas
sekretaris.
26
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah ringkas Sekretariat DPRD Kota Padang
Sejarah singkat DPRD Kota padang dan perkembangannya tidak dapat
terlepas dari atau merupakan bagian integral dari pemberlakuan berbagai
ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang Pemerintahan
Daerah sejak diproklamasikannya Kemerdekaan Republik Indonesia tanggal 17
Agustus 1945 dengan periodesasi sebagai berikut :
1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1945
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 1 tahun 1945 dan ditindaklanjuti
dengan Keputusan Gubernur Sumatera Tengah Nomor 203 Tahun 1946
ditetapkanlah Padang sebagai Kota Besar. Sejalan dengan penetapan ini
diangkatlah Mr. Abubakar Jaar sebagai Walikotamadya Padang yang pertama
untuk mengepalai Badan Eksekutif dan sekaligus juga memimpin Komite
Nasional Daerah (KND) Padang yang berkedudukan sebagai Badan Perwakilan
Rakyat Daerah (BPRD) mempunyai tugas untuk menjalankan pekerjaan mengatur
rumah tangga daerahnya asal tidak bertentangan dengan Peraturan Pemerintah
Pusat dan Pemerintah Daerah yang lebih luas dari padanya.
Mr. Abubakar Jaar hanya beberapa bulan menjabat Walikotamadya dan
dipromosikan sebagai residen di Sumatera Timur.Sebagai Penggantinya
diangkatlah Bgd. Aziz Chan (dikenal sebagai Walikotamadya Perjuangan) yang
27
kemudian gugur akibat pengkhianatan Belanda tanggal 19 Juli 1947 di Simpang
Kandis Nanggalo. Selanjutnya, belanda melakukan Agresi Militer I di Sumatera
Tengah dan secara de facto, Padang dikuasai sepenuhnya oleh Belanda.
2. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1948
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1948, Pemerintahan
Daerah terdiri atas Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) dan Dewan
Pemerintah Daerah (DPD). Undang-Undang ini belum sempat dilaksanakan
karena berlanjutnya Agresi Militer Belanda II.
3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1957
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1957, Pemerintah Daerah
terdiri dari Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) dan Dewan Pemerintah
Daerah (DPD). Undang-Undang ini belum sempat diberlakukan di Kota Padang
karena terjadinya peristiwa PRRI tanggal 15 Februari 1958.
4. Penetapan Presiden RI Nomor 6 Tahun 1959 dan Nomor 5 Tahun 1960
Berdasarkan Penetapan Presiden RI Nomor 6 tahun 1959 dan Nomor 5
Tahun 1960 (Penyempurnaannya), Pemerintahan Daerah terdiri dari Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Gotong Royong (DPRD-GR) dan Walikota Kepala
Daerah. DPRD-GR anggotanya terdiri dari wakil-wakil golongan politik dan
golongan karya dengan komponennya, yaitu : utusan ABRI, Veteran, Alim
Ulama, golongan pembangunan spiritual dan pembangunan material. Dalam hal
ini Walikota Kepala Daerah merangkap sebagai Ketua DPRD-GR. Sebagai tindak
28
lanjut Penetapan Presiden Nomor 6 Tahun 1959, maka ditetapkanlah Keputusan
Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah Nomor : UP/15/1/46411 tentang
penetapan Z. A. St. Pangeran sebagai Pejabat Walikota Padang, Sekaligus juga
Ketua DPRD-GR.
5. Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1965
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1965, Pada dasarnya
susunan pemerintahan Daerah sama dengan ketentuan Penetapan Presiden RI
Nomor 6 Tahun 1959 dan Nomor 5 Tahun 1960 yaitu Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Gotong Royong (DPRD-GR) dan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat
II. Akan tetapi Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II tidak lagi sekaligus
merangkap Ketua DPRD-GR. Keanggotaan DPRD-GR diisi dan merupakan wakil
rakyat dengan ketentuan tiap-tiap 10.000 penduduk mempunyai seorang wakil di
DPRD-GR, maksimal 40 orang. Instruksi pertama untuk pelaksanaan Undang-
Undang ini keluar/diterbitkan sehari sebelum meletusnya G.30.S/PKI. Inilah yang
mengakibatkan keterlambatan dan baru dibentuknya DPRD-GR Kota Padang
tahun 1996 yang dipimpin oleh Prof. Burma Burhan. Selanjutnya pada tahun 1972
digantikan oleh Soemardi Mardi Koesomo.
6. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974
Tentang pokok-pokok Pemerintahan di Daerah, Pemerintahan Daerah
terdiri atas Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)
Tingkat II. Disamping itu juga dibentuk Badan Pertimbangan Daerah (BPD) yang
anggotanya terdiri dari Pimpinan DPRD dan unsur Fraksi yang belum terwakili
dalam pimpinan DPRD. Keanggotaan DPRD Tingkat II sebanyak 22 Orang yang
terdiri dari 19 Wakil Partai Politik yang terpilih dari hasil Pemilihan Umum
29
Tahun 1977 (9 PPP dan 10 Partai Golkar) dan 3 utusan ABRI bersifat
pengangkatan/penunjukan. DPRD Tingkat II Padang Periode 1972-1977 dan
1977-1982 masih tetap dipimpin oleh Soemardi Mardi Koesomo.
Selanjutnya, DPRD periode 1982-1987 dengan keanggotaan sebanyak 40
orang yang terdiri dari 32 orang hasil Pemilu 2 Mei 1982 ( 16 PPP dan 16 Partai
Golkar ), 6 utusan ABRI yang dikaryabhaktikan dan 2 non ABRI yang dipimpin
oleh Letkol. Inf. Tata Suparta. Pada tanggal 29 Desember 1984 dengan Surat
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 171.23.1985, Letkol. Inf. Tata Suparta
diberhentikan dengan hoormat sebagai Ketua DPRD Tingkat II Padang dan
diangkat sebagai Bupati Kepala Daerah Tingkat II Indra Giri Hulu-
Rengat.Sebagai penggantinya diangkat Letkol. Art. Usep Suhamijaya sampai
habis masa jabatan DPRD Tingkat II Padang Periode 1982-1987.
Selanjutnya, Letkol. Art. Usep Suhamijaya terpilih lagi sebagai Ketua
DPRD Tingkat II padang untuk Periode 1987-1992. Kepimimpinan atau Ketua
DPRD Tingkat Padang periode 1992-1997.Selanjutnya beralih kepada Letkol Inf.
Fihir Abdullah.Kemudian DPRD Periode 1997-1999 dilanjutkan
kepemimpinannya oleh Letkol Inf. H. Bahar Adam Sori.
Pada tahun 1999 ini yang diprakarsai oleh Badan Eksekutif Mahasiswa
(BEM) se-Indonesia timbul tuntutan kepada Pemerintah Orde Baru untuk
melakukan Reformasi di berbagai bidang. Titik kulminasi gerakan reformasi ini
bermuara pada pernyataan mundurnya Jendral Soeharto sebagai Presiden RI.
Pasca reformasi, telah diselenggarakan percepatan pelaksanaan Pemilu
Pada Bulan Mei 1999 dan dilakukannya revisi terhadap Undang-Undang Nomor 5
30
Tahun 1974 yang dinilai sarat muatan sentralistik. Inilah yang mendasari lahirnya
Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah.
7. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang
Pemerintahan Daerah terdiri dari atas DPRD sebagai Badan Legislatif Daerah dan
Pemerintahan sebagai Badan Eksekutif Daerah. Sesuai ketentuan Undang-Undang
ini, keanggotaan DPRD Kota padang Periode 1999-2004 berjumlah 45 Orang
dengan komposisi hasil Pemilu bulan Mei 1999 sebanyak 40 orang (terdiri dari :
14 PAN, 7 Parati Golkar, 6 PPP, 6 PDIP, 2 PKS, 2 PBB, 1 PUI, 1 Partai KAMI
dan 1 PKP) ditambah 5 utusan TNI/POLRI. DPRD Kota Padang Periode 1999-
2004 ini dipimpin oleh H. Maigus Nasir, S.Pd dari Fraksi PAN.
8. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah, ditegaskan bahwa Unsur Penyelenggaraan Pemerintah
Daerah terdiri atas DPRD sebagai Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah dan
Kepala Daerah. Sesuai ketentuan Undang-Undang ini, keanggotaan DPRD Kota
Padang periode 2004-2009 berjumlah 45 orang dengan komposisi sesuai hasil
Pemilu bulan Juni 2004 terdiri dari : 11 PKS, 9 PAN, 8 Partai Golkar, 5 PPP, 5
Partai Demokrat, 3 PBB, 2 PKPI dan 2 PDIP. DPRD Kota Padang Periode 2004-
2009 ini dipimpin oleh Hadison, SSi. Apt dari Fraksi PKS.
31
Logo DPRD Kota Padang
Berdasarkan Perda Kota Padang No. 03 Tahun 1981
Gambar 3.1 : Logo DPRD Kota PadangSumber: Sekretariat DPRD Kota Padang
Adapun makna dari pada warna Logo DPRD Kota Padang ialah :
a. Kalimat “Padang Kota Tercinta” sebagai motto yang berwarna biru muda
dengan huruf kuning.
b. Bentuk dasar trapesium sama kaki dengan dasar merah bertendens Kepala
Kerbau yang telah distilir (digayakan) melambangkan keutuhan dan
lambang umum Minangkabau
c. Lumbung beratap hitam melambangkan gudang segala-galanya (moril dan
materi) dan keutuhan budaya Minangkabau
d. Gunung Padang dengan air berwarna biru muda sebagai keindahan alam
dan kebanggaan masyarakat Kota Padang melambangkan Kota Padang 5
(lima) gelombang berarti Pancasila.
32
e. Pengada berwarna kuning melambangkan senjata asli rakyat
Minangkabau, alat pembela yang kuat.
f. Keris berwarna kuning melambangkan kehormatan dan pembelanya
pusaka turun temurun yang di pelihara menurut keadaan zaman yang
dihubungkan dengan pepatah “Tak lapuak dek hujan, tak lekang dek
Paneh”
Pengertian Warna dari pada lambang DPRD Kota Padang :
a. Putih melambangkan kesucian santri keagamaan
b. Merah melambangkan semangat yang menyala-nyala di dada
masyarakat
c. Hitam melambangkan keagungan atau keutuhan
d. Biru muda diartikan keharmonisan (perpaduan rasa dan pikiran
kenetralan)
Visi dan Misi DPRD Kota Padang
DPRD Kota Padang memantapkan Visi pelayanannya terhadap
masyarakat Kota Padang dengan Visi
“Terwujudnya pelayanan prima guna mendukung kelancaran tri fungsi,
tugas dan wewenang serta kewajiban DPRD”
33
Adapun Misi DPRD Kota Padang yang merupakan penyelenggaraan dari
Visi DPRD Kota Padang ialah:
1. Meningkatkan pelayanan administrasi, sarana dan prasarana yang
memadai.
2. Meningkatkan kapasitas sumber daya aparatur sesuai tuntutan perubahan
kebijakan serta perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Memfasilitasi peningkatan kapasitas DPRD dan penyedian Tenaga ahli.
3.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Padang
Untuk melaksanakan kegiatannya secara efisien dalam mencapai tujuan
yang telah ditetapkan, maka diperlukan suatu bagan yang menggambarkan
hubungan antara masing-masing kegiatan fungsi yang disebut struktur organisasi,
agar seluruh kegiatannya dapat terorganisir dengan baik. Dengan adanya struktur
organisasi akan terlihat pembagian-pembagian kerja dan menunjukan bagaimana
fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda tersebut diintegrasikan.
Bentuk-bentuk struktur organisasi menurut Swastha dan Sukotjo (2002)
adalah:
a. Organisasi garis, yaitu kekuasaan mengalir secara langsung dari direktur
ke kepala bagian dan kemudian terus ke bawahannya. Masing-masing
bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan Kepala Bagian
menjalankan semua fungsi pengawasan dan bagiannya. Organisasi Garis
ini banyak dipakai dalam perusahaan-perusahaan kecil.
b. Organisasi garis dan staf, merupakan kombinasi yang diambil dari
keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan
34
spesialisasi dalam perusahaan. Organisasi Garis dan Staf ini banyak
dipakai dalam perusahaan sedang dan besar.
c. Organisasi fungsional, dalam Organisasi Fungsional ini masing-masing
manajer adalah seorang spesialis atau ahli, dan masing-masing
bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Jadi bentuk ini lebih
menekankan pada pembagian fungsi.
d. Organisai komite, komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat
tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan, komite ini dapat dibentuk
disemua bagian dalam organisasi.
e. Organisasi matrik, organisasi ini disebut juga dengan Organisasi
Manajemen Proyek dimana dalam struktur ini terdapat para spesialis dari
bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
Berdasarkan pembagian struktur organisasi di atas yang mana DPRD Kota
Padang menggunakan struktur organisasi garis dimana kekuasaan mengalir secara
langsung dari Pimpinan kepada Kepala Bagian dan kemudian terus kepada
bawahannya atau kekuasaan secara vertikal dari tingkat paling atas dan sampai
tingkat bawah. Adapun struktur organisasi DPRD Kota Padang dapat dilihat pada
Lampiran 1
35
Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Padang terdiri dari :
1. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
2. Bagian Administrasi, terdiri dari :
a. Sub Bagian Umum
b. Sub Bagian Perlengkapan
c. Sub bagian Hukum dan Perundang-Undangan
3. Bagian Persidangan dan Risalah, terdiri dari :
a. Sub Bagian Persidangan
b. Sub Bagian Risalah
4. Bagian Keuangan, terdiri dari :
a. Sub Bagian Anggaran
b. Sub Bagian Verifikasi
5. Bagian Humas dan Protokol, terdiri dari :
a. Sub Bagian Humas Dokumentasi
b. Sub Bagian Protokol dan Pengaduan
Kantor DPRD Kota Padang merupakan kantor pemerintahan yang
melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitas didalam kantor maupun luar
kantornya untuk semata-mata untuk kepentingan negara dan masyarakat banyak
khususnya warga Kota Padang.
36
3.3 Kegiatan Umum Sekretariat DPRD Kota Padang
Adapun bentuk kegiatan umum yang dilaksanakan DPRD Kota Padang
tercakup dalam peraturan tata tertib DPRD Kota Padang pasal 22 ayat (1)
DPRD diberikan tugas dan wewenang sebagai berikut :
1. Membentuk PERDA yang dibahas dengan Kepala Daerah untuk
mendapatkan persetujuan bersama.
2. Membahas dan menyetujui rancangan PERDA tentang APBD bersama
dengan Kepala Daerah.
3. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan PERDA dan Peraturan
Perundang-undangan lainnya, Peraturan Kepala Daerah, APBD, Kebijakan
Pemerintah Daerah dalam melaksanakan program pembangunan Daerah
dan kerjasama internasional di Daerah.
4. Mengusulkan pengangkatan dan pemberhentian Kepala Daerah/Wakil
Kepala Daerah kepada Presiden melalui Menteri dalam Negeri bagi DPRD
Provinsi dan kepada Menteri Dalam Negeri melalui Gubernur bagi DPRD
Kabupaten/Kota.
5. Memilih Wakil Kepala Daerah dalam hal terjadi kekosongan jabatan-
jabatan Wakil Kepala Daerah.
6. Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada Pemerintah Daerah
terhadap rencana perjanjian di Daerah.
7. Memberikan persetujuan terhadap rencana kerjasama internasional yang
dilakukan oleh Pemerintah Daerah.
37
8. Meminta laporan keterangan pertanggungjawaban Kepala Daerah dalam
penyelenggaraan Pemerintah Daerah.
9. Membentuk Panitia Pengawas Pemilihan Kepala Daerah.
10. Melakukan pengawasan dan meminta laporan KPUD dalam
penyelenggaraan pemilihan Kepala Daerah.
11. Memberikan persetujuan terhadap rencana kerjasama antar daerah dan
dengan pihak ketiga yang membebani masyarakat dan Daerah.
Disamping melaksanakan tugas dan wewenang DPRD seperti yang
dimaksud diatas, maka berdasarkan Peraturan Tata Tertib DPRD Kota Padang
pasal 23, DPRD secara kelembagaan juga mempunyai Hak, yaitu:
a. Interpelasi
Meminta keterangan kepada Kepala Daerah mengenai kebijakan
Pemerintah Daerah yang penting dan strategis
b. Angket
Penyelidikan terhadap kebijakan tertentu Kepala Daerah yang penting dan
strategis yang diduga bertentangan dengan peraturan perundang-undangan,
kesusilaan dan kepatutan
c. Menyatakan pendapat
Pernyataan sikap atas kebijakan tertentu Kepala Daerah atau kejadian luar
biasa disertai rekomendasi penyelesaiannya
Sesuai pasal 30, secara perorangan/individual anggota DPRD juga
mempunyai hak sebagai berikut:
a. Mengajukan rancangan Peraturan Daerah
b. Mengajukan pertanyaan
38
c. Menyampaikan usul dan pendapat
d. Membela diri
e. Imunitas/kekebalan
f. Protokoler
g. Keuangan dan administrasi
Selain hak yang dimiliki tiap anggota DPRD sebagaimana keterangan
diatas, maka berdasarkan pasal 38 secara perorangan/individual, Anggota DPRD
mempunyai kewajiban sebagai berikut:
a. Mengamalkan pancasila
b. Melaksanakan Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945 dan menaati segala peraturan perundang-undangan
c. Melaksanakan kehidupan demokrasi dalam penyelenggaraan Pemerintah
Daerah
d. Mempertahankan dan memelihara kerukunan nasionalserta keutuhan
Negara Kesatuan Republik Indonesia
e. Memperjuangkan peningkatan kesejahteraan rakyat di Daerah
f. Menyerap, menampung, menghimpun dan menindaklanjuti aspirasi
masyarakat
g. Mendahulukan kepentingan Negara diatas kepentingan pribadi, kelompok
dan golongan
h. Memberikan pertanggung jawaban atas tugas dan kinerjanya selaku
Anggota DPRD sebagai wujud tanggung jawab moral dan politis terhadap
Daerah pemilihannya.
39
i. Menaati Peraturan Tata Tertib, Kode etik dan Sumpah/Janji Anggota
DPRD
40
BAB IV
PEMBAHASAN
Sekretaris dewan merupakan pegawai daerah Kota Padang yang ditunjuk
oleh Walikota Padang untuk membantu melaksanakan semua tugas yang
berhubungan dengan pimpinan DPRD Kota Padang dan anggota Dewan DPRD.
Sekretaris dewan memiliki seorang sekretaris pribadi untuk membantu
menyelesaikan pekerjaannya.Sekretaris DPRD tidak terlibat untuk politik, semua
kebijakan politik yang keluar pada Sekretariat DPRD itu tidak ada hubungannya
dengan sekretaris DPRD.
Melihat begitu pentingnya peranan sekretaris dewan maka tidak semua
anggota dewan dilayani oleh sekretaris dewan. Sehingga sekretaris dewan dibantu
oleh para Kabag, Kasubag serta staf dan pegawai yang ditempatkan pada masing-
masing alat kelengkapan DPRD. Sekretaris dewan juga sebagai pemimpin
terhadap bawahannya yang berjumlah kurang lebih 68 orang untuk membantu
menyelesaikan semua pekerjaan.
4.1 Fungsi Sekretaris Dewan pada Sekretariat DPRD Kota Padang
Sekretaris dewan pada sekretariat DPRD berfungsi memberikan pelayanan
pada pimpinan DPRD dan anggota dewan dalam melaksanakan trifungsi
DPRD.Yaitu: Fungsi legislasi, Fungsi fungsi bagan (menyusun anggaran) dan
Fungsi pengawasan. Namun tidak semua anggota dewan dilayani oleh sekretaris
41
dewan. Karena sekretaris dewan dibantu oleh kabag, kasubag dan staf sesuai
dengan fungsinya masing-masing.
Trifungsi DPRD memerlukan sumber daya diantaranya:
1. Sumber daya manusia
Sumber daya manusia disini maksudnya merupakan tenaga kerja yang
ahli pada bidangnya, mampu memberikan kotribusi yang baik untuk
kelangsungan perusahaan tempat dimana SDM (Sumber Daya
Manusia) ini melaksanakan fungsi dan tugasnya masing-masing.
2. Sumber daya keuangan
Sumber daya keuangan merupakan salah satu faktor yang sangat
penting, karena sumber daya manusia yang berkualitas akan
mendapatkan balasan yang setara dengan kualitas yang ia miliki. Jadi
sumber daya manusia tidak akan lepas hubungannya dengan sumber
daya keuangan karena keduanya ini sama-sama dibutuhkan dan
memiliki peranan yang penting pada fungsinya masing-masing.
3. Sumber daya prasarana, asset dan lain-lain
Sumber daya prasarana, asset dan semua kebutuhan lainnya
merupakan faktor yang tidak kalah penting dari sumber yang ada.
Selain sebagai sarana pendukung sumber daya prasarana, asset dan lain
sebagainya juga merupakan sarana penunjang untuk membantu
menyelesaikan tugas dan pekerjaan terkait dengan perusahaan.
42
4.2 Tugas Sekretaris Dewan pada Sekretariat DPRD Kota Padang
Peran sekretaris dewan pada sekretariat DPRD Kota Padang yaitu
membantu menyelesaikan semua pekerjaan pimpinan. Pada sekretariat DPRD
Kota Padang sekretaris dewan memiliki seorang sekretaris pribadi dan beberapa
orang sekretaris partai yang ditempat pada masing-masing fraksi. Sekretaris
tersebut merupakan bawahan dari pada sekretaris dewan yang membantu
menyelesaikan pekerjaan sekretaris dewan.
Sekretaris pribadi yang merupakan tangan kanan dari sekretaris dewan
bertugas membantu sekretaris dewan dalam pengelolaan surat menyurat dan
jadwal-jadwal yang ada hubungannya dengan sekretaris dewan. Sedangkan
sekretaris partai bertugas pada masing-masing partai sesuai dengan fraksi yang
telah ditetapkan sehingga nantinya masing-masing sekretaris ini memberikan
laporan pada sekretaris dewan mengenai pekerjaan yang dilakukan yang mana
akan menjadi tanggung jawab sekretaris dewan untuk disampaikan pada pimpinan
DPRD.
Tugas sekretaris dewan dapat dikelompokan menjadi 2 (dua) macam yaitu:
tugas yang bersifat umum dan tugas yang bersifat khusus. Disamping
melaksanakan tugas umum dan tugas rutin sekretaris juga bertugas sebagai
pengelola seluruh staf dan bawahannya untuk membantu menyelesaikan seluruh
tugas-tugas dan pekerjaan baik dalam kantor maupun luar kantor.
43
4.2.1 Tugas yang Bersifat Umum atau Rutin
Tugas atau pekerjaan yang bersifat umum atau rutin adalah tugas yang
tidak perlu pengawasan atau perintah khusus dari pimpinan. Tugas rutin
biasanya dilakukan setiap hari oleh sekretaris dewan, diantaranya meliputi:
1. Sekretaris datang lebih awal dari pada pimpinan
Sebelum pimpinan datang biasanya sekretaris dewan memberikan
arahan terlebih dahulu pada kabag, kasubag dan staf lainnya mengenai
hal-hal penting yang harus disampaikan. Setelah itu baru sekretaris
dewan memerintahkan sekretaris pribadi untuk memeriksa ruangan
pimpinan dan wakil pimpinan.
2. Melayani tamu pimpinan dan anggota dewan
Sekretaris dewan melayani setiap tamu yang berkunjung pada
seketariat DPRD Kota Padang dengan baik. Sekretaris juga harus
memperhatikan kesibukan pimpinan dalam menerima tamu, karena
pimpinan tidak selalu berada diruangannya. Demikian juga dengan
tamu yang berkunjung, tidak boleh seenaknya saja langsung
menghadap dengan pimpinan karena harus mengikuti prosedur yang
telah ada yaitu melapor terlebih dahulu pada sekretaris. Selanjutnya
sekretaris berhak menentukan apakah pimpinan bisa menerima tamu
atau tidak berdasarkan keputusan pimpinan.
3. Menandatangani semua berkas-berkas terkait dengan keperluan kantor
dan pekerjaan yang membutuhkan tanda tangan sekretaris dewan.
Pada tugas ini sekretaris memiliki peranan yang sangat penting pada
posisinya. Sebagai sekretaris dewan beliau memiliki tugas diantaranya
44
menandatangani semua berkas-berkas yang berhubungan dengan
semua kegiatan kantor seperti; penandatanganan surat keluar, surat
pertanggungjawaban, penandatanganan cek, gaji karyawan, absensi
kehadiran dan lain sebagainya. Contoh surat yang ditanda tangani oleh
sekretaris dewan terdapat pada lampiran 2 dan agenda surat masuk-
keluar pada lampiran 3.
4.2.2 Tugas yang Bersifat Khusus
Tugas yang bersifat khusus diperintahkan oleh pimpinan kepada
sekretaris. Dalam tugas ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap
kepada sekretaris, maka disinilah dituntut profesionalisme seorang sekretaris itu
melaksanakan tugas yang menjadi kewajibannya. Adapun tugas yang bersifat
khusus diantaranya adalah:
1. Mempersiapkan dan menghadiri rapat
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dengan
bawahan maupun dengan relasi atau rekan kerja. Dalam pelaksanaannya rapat
memerlukan seorang sekretaris yang cekatan dan terampil untuk merekam dan
menyimak segala bentuk pembicaraan yang terjadi selama rapat berlangsung.
Pada sekretariat DPRD Kota Padang rapat bertujuan untuk membahas mengenai
permasalahan yang terjadi terkait keadaan kantor dan hal-hal yang berhubungan
dengan jalinan kerjasama demi kepentingan bersama.
Jenis rapat pada sekretariat DPRD Kota Padang:
45
a. Rapat resmi
Rapat resmi merupakan rapat yang diselenggarakan untuk membahas
masalah yang penting yang sifatnya sudah direncanakan dengan persiapan yang
matang. Peserta yang mengikuti rapat biasanya telah diberikan undangan sebagai
pemberitahuan untuk persiapan menghadiri rapat.
Contoh rapat resmi pada Sekretariat DPRD Kota Padang seperti Rapat
Paripurna, dan Rapat Kunjungan Kerja (RAKUNKER). Rapat ini biasanya
diselenggarakan pada ruangan sidang khusus untuk menghadiri rapat paripurna
sesuai dengan kebutuhan dan kapasitasnya, atau pada lantai 2 gedung baru
sekretariat DPRD Kota Padang.
Pada rapat resmi ini sekretaris bertugas sebagai notulen rapat, mencatat
semua hasil rapat dan hal-hal penting yang berhubungan dengan hasil rapat pada
saat itu. Sekretaris juga bertugas sebagai koordinator dalam pelaksanaan rapat
seperti mengurusi keperluan rapat, mempersiapkan bahan-bahan dan dokumen
penting yang dibutuhkan oleh pimpinan.
b. Rapat Tidak Resmi
Rapat tidak resmi merupakan rapat yang dilaksanakan antara pimpinan
atau sekretaris dewan dengan staf dan pegawai. Rapat ini biasanya terjadi secara
mendadak atau tiba-tiba tanpa ada persiapan terlebih dahulu sehingga bisa
kapanpun dan sewaktu-waktu pasti terjadi. Rapat ini biasanya juga sebagai wadah
antara bawahan dan atasan untuk saling introspeksi dan bertukar informasi untuk
kebaikan kepentingan bersama.
Dalam rapat ini sekretaris dewan tidak terlalu sibuk dengan segala
persiapan karena bertindak sebagai pimpinan yang diamanatkan oleh ketua DPRD
46
sebagai pemimpin dalam mewakili rapat karena tidak selalu ketua DPRD berada
ditempat apabila sewaktu-waktu terjadi rapat secara tiba-tiba. Biasanya rapat
tersebut membahas mengenai masalah operasional kantor yang bersifat internal
dalam sekretariat DPRD Kota Padang.
2. Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan dan Anggota Dewan
Perjalanan dinas pada sekretariat DPRD Kota Padang semuanya
ditentukan oleh ketua DPRD sebagai pimpinan. Jadwal keberangkatan dan
tujuan kebrangkatan semua ditentukan oleh ketua DPRD. Disini sekretaris dewan
hanya mempersiapkan hal-hal sebagai berikut;
a. Membuat internarary perjalanan dinas, sebagaimana terlampir pada
lampiran 3
b. Mengatur akomodasi untuk persiapan keberangkatan
c. Mempersiapkan paspor atau transportasi untuk seluruh anggota yang
mengikuti perjalanan dinas.
d. Mempersiapkan dokumen-dokumen penting yang akan dibawa selama
perjalanan dinas
Apabila terjadi masalah dengan anggota dewan mengenai perjalanan
dinas mengenai kapan dan mengapa beliau tidak diikut sertakan maka sekretaris
dewan tidak berhak untuk dituntut mengenai hal itu melainkan itu merupakan
tanggung jawab ketua DPRD sepenuhnya. Namun apabila ada anggota dewan
yang sudah dicantumkan namanya untuk mengikuti perjalan dinas, lalu beliau
tidak menghadiri maka sekretaris berhak meminta semua biaya dan akomodasi
yang telah dipersiapkan karena itu akan diselidiki oleh pihak terkait.
47
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
1. Fungsi dari sekretaris dewan DPRD Kota Padang ialah memberikan
pelayanan pada pimpinan dan seluruh anggota dewan, namun selain
melayani pimpinan dan anggota dewan, sekretaris dewan juga
berfungsi sebagai pemimpin terhadap seluruh bawahannya yaitu
berupa kabag, kasubag dan staf atau pegawai.
2. Tugas sekretaris dewan pada sekretariat DPRD Kota Padang dapat
dikelompokan atas dua, yaitu: tugas yang bersifat umum atau rutin
dan tugas yang bersifat khusus antara lain: mengikuti apel pagi, senam
pagi, mengikuti wirid rutinan baik dalam kantor maupun dengan
pemerintah kota, melayani dan menerima tamu pimpinan,
menandatangani semua berkas kantor,sedangkan tugas yang bersifat
khusus ialah mempersiapkan dan menghadiri rapat serta mengatur
perjalanan dinas pimpinan dan anggota dewan.
48
5.2 Saran
Melihat sekretaris DPRD memiliki fungsi dan tugas yang sangat penting,
maka untuk menunjang dan mendapatkan hasil pekerjaan yang sesuai dengan apa
yang diinginkan pula maka penulis menyarankan berdasarkan kendala dan
masalah yang dihadapi oleh sekretaris dewan sebaiknya tugas khusus dari pada
seorang sekretaris dewan ini sedikit lebih dikurangi atau dapat dilimpahkan pada
sekretaris pribadi agar tugas rutin dapat terlaksana dan pengelolaan surat-
menyurat akan lebih efektif dengan berkurang atau bahkan tidak adanya
penumpukan surat-surat yang harus ditandatangani.
49
DAFTAR PUSTAKA
http://mengerjakantugas.blogspot.com/2009/07/tugas-sekretaris.html diakses pada
Kamis, 20 September 2012 pukul 20.35 WIB
Kuncoro, Mudrajad. 2003. Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi, Jakarta: PT
Erlangga
Lyse, R. Ana. 1989. Bagaimana Menjadi Sekretaris Profesional, Jakarta: PT
Gramedia
Rose, La. 2003. Top Secretary. Jakarta: PT Erlangga
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,
Surabaya: PT Erlangga
Tugas Akhir Senior th 2008
Waworuntu, Tony. 1991. Manajemen Untuk Sekretaris. Jakarta: PT Gramedia
Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia
DAFTAR PUSTAKA
http://mengerjakantugas.blogspot.com/2009/07tugas-sekretaris.html.
Diakses pada kamis, 20 September 2012 pukul 20.35 WIB
Kuncoro, Mudrajad.2003. Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi, Jakarta: PT
Erlangga
Lyse, R. Ana, 1989. Bagaimana Menjadi Sekretaris Profesional, Jakarta: PT. Gramedia
Rose, la. 2003. Top Secretary. Jakarta: PT. Erlangga
Sukoco, Badri Munir. 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Srabaya:
PT Erlangga
Tugas Akhir Senior Th 2008
Waworuntu, Tony. 1991. Manajemen Untuk Sekretaris. Jakarta: PT. Gramedia
Yatimah, durotul 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.
Bandung: Pustaka Setia