template fail meja

of 25 /25
FAIL MEJA EDISI PERTAMA TARIKH DI SEDIAKAN: 26 MAC 2005 POLITEKNIK KOTA, MELAKA FAIL MEJA ORGANISASI : POLITEKNIK KOTA MELAKA, MELAKA BAHAGIAN/UNIT : UNIT PENTADBIRAN JAWATAN : PENOLONG AKAUNTAN GRED W 27 Nama Agensi : Politeknik Kota , Melaka (Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia) Alamat : No. 2, Jalan PPM10, Plaza Pandan Malim MASUKKAN ALAMAT POLITEKNIK MASUKKAN LOGO POLITEKNIKLOAO POLITEKNIKgov.myPan dan Malim,

Author: zailek

Post on 25-Nov-2015

91 views

Category:

Documents


7 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

FALASAFAH LATIHAN INTAN

FAIL MEJA EDISI PERTAMA TARIKH DI SEDIAKAN: 26 MAC 2005

POLITEKNIK KOTA,

MELAKA

FAIL MEJA

ORGANISASI

:POLITEKNIK KOTA MELAKA,

MELAKA

BAHAGIAN/UNIT:UNIT PENTADBIRAN

JAWATAN

:PENOLONG AKAUNTAN

GRED W 27

Nama Agensi:Politeknik Kota , Melaka

(Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia)

Alamat

:No. 2, Jalan PPM10, Plaza Pandan Malim

75250 Balai Panjang

Melaka

No. Telefon:606-3376000

No. Fax

:606-3376007Email

:

Homepej

:www.pkm.gov.my1. OBJEKTIF POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA Memberi pendidikan dan latihan separa profesional kepada lulusan SPM dan SPM(V) dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan bagi memenuhi tenaga kerja terlatih negara.

2. PIAGAM PELANGGAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA

1. Proses pendaftaran pelajar dalam keadaan biasa diselesaikan pada hari yang sama pelajar sampai untuk mendaftar.2. Kad pelajar disediakan selewat-lewatnya seminggu selepas pelajar mendaftar. 3. Proses PLSP dilaksanakan secara sistematik, terancang dan berkesan.4. Status tindakan terhadap aduan pelanggan dimaklumkan kepada pengadu dalam masa 2 minggu selepas aduan diterima.5. Keputusan peperiksaan akhir diproses dalam masa 2 minggu selepas semester pengajian berakhir.

3. OBJEKTIF UNIT

4.CARTA ORGANISASI POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA

5.CARTA ORGANISASI UNIT PENTADBIRAN

6. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Unit

:Pentadbiran

Jawatan:Penolong Akauntan7. PROSES KERJA

a)Urusan Proses Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ dirujuk

Undang-undang/ Peraturan

CARTA ALIRAN KERJA (FM)

8. SENARAI SEMAK

SENARAI SEMAK MENYEDIAKAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS ( ABM )

TindakanTandakan

Catatan

9. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

10. SENARAI UNDANG-UNDANG/PEKELILING DAN LAIN-LAIN RUJUKAN

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6 Tahun 2002 Peraturan Perakaunan Semasa Penutupan Akaun Tahun 2002.

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 7 Tahun 2001 Tarikh Penyerahan Penyata-Penyata Kewangan bagi Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah Dan Akaun Deposit Untuk Tahun Berakhir 31 Dis 2001

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1990

Arahan Perbendaharaan 316 ( c ).

Arahan Perbendaharaan 317 ( a ).

Arahan Perbendaharaan 317 ( b ).

Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 1995 - Kadar dan syarat tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran bagi pegawai-pegawai perkhidmatan awam kerana bertukar atau berpindah rumah.

Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Bil.1 Tahun 2003 - Garis panduan pelaksanaan bayaran intensif subjek pendidikan bagi pegawai perkhidmatan pendidikan bidang Sains, Matematik Dan Bahasa Inggeris.

Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2003 - Kadar dan syarat tuntutan elaun kemudahan dan bayaran kepada pegawai perkhidmatan awam kerana menjalankan tugas rasmi.

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 2002 - Bayaran Perumahan Khas Untuk Politeknik Kementerian Pendidkan Malaysia.

Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2002 - Garis panduan bagi penyediaan cadangan perbelanjaan tahun 2004 2005.

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 1996 - Garis panduan mengenai penubuhan jawatan kuasa pengurusan di kementerian, jabatan dan badan-badan berkanun persekutuan.

Tawaran opsyen skim Kumpulan Wang Simpanan pekerja mengikut pekeliling perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2001 bagi urusan pengesahan dalam jawatan.

Pekeliling Majikan Bil 4/2002 - Pembayaran elaun bulanan perantis dibawah skim perantisan pembangunan sumber manusia berhad tahun 2002.

Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 1995 - Peraturan mengenai kadar-kadar dan syarat-syarat bayaran saguhati kepada pensyarah/penceramah sambilan.

Surat pekeliling kewangan Bil.6 Tahun 1997 - Garis panduan bagi permohonan penyediaan kemudahan secara Pakej )

Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1999 - Pembekalan perkakasan dan perisian komputer asas kepada semua Kementerian , Jabatan dan Badan Berkanun dan Kerajaan Tempatan di Malaysia secara sewaan.

Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 tahun 1999 - Garis panduan untuk mengawal perbelanjaan awam.

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2001 - Tatacara pengurusan akaun amanah yang ditubuhkan dibawah seksyen 9 akta tatacara kewangan 1957.

Pekeliling Perbendaharaan Bil.7 tahun1986 - Menyelenggara dan melapor akaun belum terima (dasar dan tatacara).

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 tahun 2001 - Had perolehan kuasa tanggungjawab lembaga perolehan dan jawatankuasa sebut harga.

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 1995 - Prosedur pelupusan komputer.

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 tahun 1991 - Pelupusan aset Kerajaan.

Surat Pekeliling Kewangan Kementerian Pendidikan Malaysia Bil.4/2003 - Perwakilan Kuasa Untuk Meluluskan Permohonan Pelupusan dan Hapuskira Harta Benda Kerajaan.

Pekeliling Ketua Setiausaha KPM Bil. 5/2003 - Penurunan Kuasa Oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia Berhubung Rundingan Kontrak.

Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor

11. SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

A) U(KEW)1 : URUSAN PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS ( ABM ).

Waran Peruntukan (Kew. 308)

Laporan Prestasi Belanja Mengurus Sehingga Akhir Bulan.

Borang Permohonan Untuk Mengeluarkan Pesanan Kerajaan.

Borang Penyata Baki Peruntukan BPP.

Borang Permohonan Kelulusan Penggunaan Kenderaan Jabatan.

Borang Kenyataan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam Negeri.

Borang Permohonan Untuk Mendapatkan Kemudahan Perkhidmatan Telefon Bimbit Bagi Pegawai Awam.

B) U (KEW) 2 : URUSAN12. NORMA KERJA

Bil.

Jenis KerjaMasaYang Diambil

(minit)

Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

1

--

2

--

3

--

4--

5--

13. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

14. SENARAI TUGAS HARIAN

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

Bil.Butir-butir tugasCatatan

Catatan:Sila letakkan senarai ini diatas meja anda

MASUKKAN LOGO POLITEKNIKLOAO POLITEKNIKgov.myPandan Malim,

Menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa:

Nama Jabatan/Pejabat dan Bahagian/Unit.

Jawatan yang disandang.

Tugas dan tanggungjawab.

Kuasa yang diberikan bagi memudahkan pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had kuasa yang dibenarkan.

Hubungan dengan Pegawai Atasan, Pegawai Bawahan, Rakan Sejawat dan Pegawai dari Agensi Luar.

Carta Alir (FM) adalah merupakan tambahan untuk menerangkan dengan lebih jelas pelaksanaan proses kerja berbanding dengan Carta Alir (MPK) yang menunjukkan pelaksanaan proses kerja dari mula hingga akhir secara umum. Manakala proses kerja (FM) adalah penerangan pelaksanaan proses kerja yang lebih terperinci.

Carta Alir (FM) juga hendaklah dilorekkan tetapi tidak dinyatakan nama jawatan yang dilorekkan di bahagian tepi kecuali untuk bahagian pegawai lain yang mungkin dilukiskan pada carta alir berkenaan supaya ada kesinambungan proses kerja tidak perlu dilorek tetapi perlu dinyatakan jawatan pegawai berkenaan.

Kadangkala Carta Alir (FM) mungkin akan sama dengan Carta Alir (MPK) jika proses yang dinyatakan telah pun terperinci.

Kenyataan Piagam Pelanggan ini adalah maklumat tambahan dari 14 elemen yang perlu ada dalam Fail Meja.

Petikan arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk bagi membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah.

Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang ada kaitan dengan tugas jawatan berkenaan.

Catatkan bilangan, tahun, tarikh serta tajuk peraturan berkenaan.

Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan tersebut.

Mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.

Memudahkan pegawai mengambil tindakan-tindakan penting lebih awal.

Boleh disediakan pada sebelah petang atau sebelah pagi.

Tandakan tindakan yang telah selesai atau catatkan alasan bagi yang memerlukan tindakan susulan.

Boleh diselaraskan atau disediakan secara mingguan/bulanan.

Terdapat juga jenis jawatan yang hanya memerlukan checklist.

Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan yang perlu diambil.

Berbentuk rangkaikata, soalan dan jawapan atau pun pernyataan peringatan dan disusun mengikut tertib urutan tindakan.

Memberi peringatan.

Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja.

Kawalan keselamatan (aktiviti teknikal).

Menjadi alat pengawasan.

Semakan terhadap perkara-perkara penting sebelum diteliti dan diluluskan.

Senaraikan semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan. Jawatankuasa itu hendaklah wujud sekurang-kurangnya untuk tempoh 6 bulan.

Memberi pengetahuan kepada pegawai berkenaan mengenai jawatankuasa dianggotainya.

Membolehkan pegawai membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa itu.

Catitan yang perlu ialah Nama, Kekerapan Mesyuarat dan Jenis Keanggotaan.

Jangkamasa/pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.

Menjadi panduan kepada pekerja melaksanakan tugasnya.

Menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti sesuatu kerja.

Membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi mengurangkan pembaziran dan kesilapan.

Formula untuk dapatkan jumlah unit dalam 1 minggu:

Jumlah Minit Bekerja Dalam Satu Minggu

Isnin Khamis = 6 Jam X 4 hari = 24

Jumaat Sabtu= 5 Jam X 2 hari = 10

34 Jam

Jumlah Unit Dalam Satu Minggu

Jumlah Minit Dalam Satu Minggu

=Jumlah Unit Boleh Dibuat Dalam Satu Minggu

Jumlah Minit Dalam Satu Tugas

*Andaian : Hanya satu tugas yang sama dalam satu minggu & kiraan tidak termasuk

gangguan/rehat.

Senaraikan dan sertakan contoh borang-borang yang digunakan tugas jawatan itu dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Ianya dapat membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang ada kaitan dengan tugasnya.

Peraturan-peraturan yang mesti dan perlu dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti.

Contohnya Buku Panduan Pengambilan Pelajar yang mana ianya merupakan panduan atau peraturan yang dikeluarkan oleh BPP untuk urusan pengambilan pelajar sebagai arahan tambahan dan hanya digunakan oleh Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia sahaja.

Carta Bahagian/Unit yang berkaitan dengan individu. Kedudukan individu itu perlu ditandakan.

Carta ini perlu menjelaskan:

Aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian/Unit.

Rakan-rakan sejawat yang boleh mengambil-alih tugas.

Pegawai atasan yang boleh dirujuk.

Di mana dirinya/jawatannya ditempatkan.

Objektif jangka pendek yang perlu dicapai oleh Bahagian/Unit. Aktiviti-aktiviti yang dijalankan haruslah menyumbangkan ke arah pencapaian objektif Jabatan/Pejabat. Kenyataan itu hendaklah tepat, jelas boleh dicapai dan boleh diukur.

Tuju arah yang jelas.

Asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti.

Asas bagi penilaian keberkesanan bagi meningkatkan lagi prestasi Bahagian/Unit.

TIMBALAN PENGARAH

PENGARAH

K&D- KEBAJIKAN & DISIPLIN

P&D - PENGAMBILAN & DATA

PENSYARAH

PENSYARAH

PENSYARAH

KETUA JABATAN

REKABENTUK

KETUA JABATAN

HOSPITALITI & FESYEN

KETUA JABATAN

TEKNOLOGI MAKANAN

PENSYARAH

PENSYARAH

PENSYARAH

PENSYARAH

KETUA JABATAN

M, S & K

KETUA JABATAN

PENGAJIAN AM

BAHAGIAN

PENTADBIRAN

BAHAGIAN

AKADEMIK

M, S, & K - MATEMATIK, SAINS DAN KOMPUTER

KEJ. - KEJURUTERAAN

PENSYARAH

PENSYARAH

CARTA ALIR (MPK)

Proses Kerja : Urusan Proses Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

PENSYARAH

KETUA JABATAN

KEJ. AWAM

KETUA JABATAN

KEJ. MEKANIKAL

KETUA JABATAN

KEJ. PERKAPALAN

KETUA JABATAN

KEJ. ELEKTRIK

KETUA JABATAN

PERDAGANGAN

STAF SOKONGAN

PEGAWAI MULTIMEDIA & SUMBER

STAF SOKONGAN

PEGAWAI HAL-HAL

PELAJAR (P&D)

STAF SOKONGAN

CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus ( ABM )

KPP(II)/PP(W)

PP(W)/PPL(W)

PP(W)/PPL(W)

S/U Kew

PP(W)/PPL(W)

PPL(W)

idikan Malaysia.

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

MASUKKAN ALAMAT POLITEKNIK

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT

PEGAWAI SUKAN &

KOKURIKULUM

PEGAWAI EKSEKUTIF KANAN

PEGAWAI PEPERIKSAAN

PEGAWAI PERHUBUNGAN &

LATIHAN INDUSTRI

PEGAWAI KAUNSELING

PEGAWAI LATIHAN &

PENDIDIKAN LANJUTAN

PEGAWAI PERPUSTAKAAN

PEGAWAI HAL-HAL

PELAJAR (K&D)

PAGE