tatakelakuan upm setiap pilihan penting...rakan sekerja yang dihormati, kita perlu melakukan perkara...

TATAKELAKUAN UPM

SETIAP PILIHAN PENTING

TATAKELAKUAN INI MILIK

KOMITMEN KITA1. Komitmen kita terhadap integriti 4

WARGA DAN OPERASI KITA 2. Menghormati orang lain dan hak asasi manusia 63. Mengambil berat akan kesan terhadap alam sekitar dan keselamatan produk 8

INTEGRITI PERNIAGAAN 4. Toleransi sifar terhadap amalan rasuah dan sogokan 105. Elakkan konflik kepentingan 126. Pematuhan undang-undang persaingan 147. Melindungi aset dan maklumat 16

PEMEGANG KEPENTINGAN KITA 8. Ketahui orang yang berurusan dengan anda 189. Melibatkan diri dengan pemegang kepentingan kita dan masyarakat 20

SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA10. Pematuhan melibatkan semua orang 22

Jadual Kandungan

SIMBOL PAYUNG menandakan terdapat lebih banyak peraturan terperinci tersedia dalam Intranet kita.

TATAKELAKUAN UPM2

https://intranet.upm.com/AboutUPM/UPM-Code-of-Conduct/CodeEN/GroupPolicy/Pages/default.aspx

Rakan sekerja yang dihormati,

Kita perlu melakukan perkara yang betul, tanpa mengira lokasi kita, orang yang berurusan dengan kita atau dalam apa-apa jua situasi. Kita tidak menjejaskan piawai integriti kita dalam sebarang keadaan. Tatakelakuan kita dan nilai kita menyokong persekitaran kerja yang menarik dan membantu kita menerokai landskap perniagaan yang berubah-ubah. Ini membentuk asas bagi kejayaan jangka masa panjang kita.

Bahagian yang penting dalam budaya integriti kita ialah pekerja berasa selesa untuk menyuarakan apa-apa kebimbangan yang dihadapi oleh mereka dan mereka boleh mempercayai bahawa UPM akan mengambil tindakan yang sewajarnya. Jika kita bimbang akan sesuatu perkara, kita mestilah menyuarakan kebimbangan kita dan mengambil tindakan.

Kita semua bertanggungjawab untuk membentuk budaya integriti ini, dalam semua tindakan yang kita ambil dan setiap pilihan yang kita buat. Inilah sebab setiap daripada kita semua perlu memahami Tatakelakuan kita dan menggunakannya sebagai pedoman untuk membimbing kerja kita. Pilihan yang kita buat adalah penting!

Yang ikhlas,

Jussi Pesonen Presiden & CEO

TATAKELAKUAN UPM 3

NILAI-NILAI UPM

Percaya dan

dipercayai

Capai bersama-

sama

Pemba- haruan dengan

keberanian

TATAKELAKUAN UPM4

Kita percaya integriti penting untuk semua operasi perniagaan kita dan menjadi asas kepada kejayaan dan perkembangan kita yang berterusan.

Kita mematuhi undang-undang dan peraturan yang terpakai dalam semua operasi kita. Namun, bagi kita, integriti bermula dengan nilai kita dan cara kita beroperasi setiap hari. Tatakelakuan kita menetapkan prinsip yang membantu kita membuat keputusan yang wajar. Kita semua bertanggungjawab untuk mengetahui Tatakelakuan, mengetahui cara bertindak dengan wajar dan memahami kepentingannya.

Dengan membuat pilihan yang betul, kita melindungi nilai yang dicipta di UPM setiap hari. Bertindak dengan integriti dapat membina reputasi kita sebagai rakan kongsi, pembekal, pelanggan dan majikan yang boleh dipercayai.

Di UPM, kita mengiktiraf dan mempromosikan Matlamat Pembangunan Lestari Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu secara aktif, yang membimbing tugas kita dalam pembangunan lestari dan pembaikan berterusan operasi kita. Sebagai ahli United Nations Global Compact, kita menghargai sepuluh prinsipnya yang berkaitan dengan hak asasi manusia, buruh, alam sekitar dan anti-rasuah.

Komitmen kita terhadap integriti

1.

INTEGRITI PERNIAGAAN

WARGA DAN OPERASI KITA

KOMITMEN KITA SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA

PEMEGANG KEPENTINGAN KITA

Integriti bermakna membuat perkara

yang betul

Sebagai pekerja UPM, kita diharapkan untuk:• Membaca, memahami dan mematuhi Tatakelakuan kita• Membangkitkan dan menyuarakan kebimbangan kita jika kita

mengesyaki berlakunya sebarang salah laku• Meminta nasihat daripada pengurus kita atau pegawai Pematuhan

UPM apabila tidak pasti tentang perkara yang wajar untuk dilakukan

Selain itu, pengurus UPM diharapkan untuk:• Memimpin melalui teladan• Menyampaikan dasar dan tatacara korporat kita kepada pasukan

mereka dan meluangkan masa untuk membincangkan cara dasar dan tatacara diguna pakai terhadap pasukan

• Memupuk suasana yang membuatkan ahli pasukan berasa bahawa mereka boleh menyuarakan kebimbangan mereka

• Mendengar kebimbangan ahli pasukan dan membangkitkan sebarang salah laku yang disyaki oleh mereka

• Menyelia dan menyokong pasukan mereka dalam memenuhi harapan di atas

Apabila anda tidak pasti tentang tindakan seterusnya

Fikirkan tentang tindakan yang dirancang dan tanya diri anda:• Adakah tindakan itu sejajar dengan

Tatakelakuan kita?• Adakah tindakan itu sah di sisi

undang-undang?• Adakah tindakan itu beretika?• Adakah saya mahu membacanya

dalam media sosial atau dalam akhbar?

Jika jawapannya tidak untuk mana-mana soalan ini, sila berhenti dan minta bantuan untuk penyelesaian yang sewajarnya.

KETAHUI LEBIH LANJUTPrinsip Panduan Bangsa-Bangsa Bersatu tentang Perniagaan dan Hak Asasi ManusiaSepuluh Prinsip United Nations Global CompactMatlamat Pembangunan Lestari Bangsa-Bangsa BersatuPanduan OECD untuk Perusahaan Multinasional

TALIAN BANTUAN TATAKELAKUAN

Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan berkenaan Tatakelakuan, anda boleh menghubungi: [email protected]

Dapatkan maklumat lanjut berkenaan nilai, integriti dan dasar- dasar pada Intranet UPM (untuk warga UPM) pada codeofconduct.upm.com atau laman web korporat UPM pada upm.com/codeofconduct

TATAKELAKUAN UPM 5

SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA




KOMITMEN KITA


mailto:[email protected]

https://codeofconduct.upm.com

https://www.upm.com/investors/governance/governance-guidelines/code-of-conduct/

UPM komited dalam menghormati hak asasi manusia sejajar dengan Prinsip Panduan Bangsa-bangsa Bersatu tentang Perniagaan dan Hak Asasi Manusia. Kita menggalakkan suasana bekerja yang baik. Kita tidak membenarkan penggunaan buruh paksa atau kanak-kanak dalam apa-apa syarat. Kita bermatlamat untuk memperkasa dan melibatkan diri dengan para pekerja pada semua tahap organisasi melalui kepimpinan yang bertanggungjawab.

Para pekerja kita harus menghormati hak asasi setiap manusia seperti kebebasan berfikir, meluahkan pendapat, ungkapan, agama dan hak untuk berhimpun secara aman serta

kebebasan daripada sebarang diskriminasi berdasarkan bangsa, umur, kewarganegaraan, jantina atau orientasi seksual. Kita tidak membenarkan

gangguan seksual atau sebarang bentuk gangguan yang lain.

Kita semua berperanan untuk menjadikan tempat kerja kita sebagai sumber inspirasi, pelbagai dan inklusif. Para pekerja digalakkan untuk menjadi aktif dalam perkembangan dan pertumbuhan peribadi dan profesional mereka.

Kesejahteraan, kesihatan dan keselamatan

Kesejahteraan dan kesihatan para pekerja amat penting kepada UPM. Kita tidak bertolak ansur berkenaan keselamatan dan hanya bekerjasama

dengan rakan kongsi perniagaan yang berkongsi komitmen kita berkaitan kesihatan dan keselamatan. Kita semua bertanggungjawab untuk bekerja dengan

selamat pada setiap masa dan mesti mematuhi undang-undang kesihatan dan keselamatan pekerjaan yang berkaitan serta peraturan dan standard keselamatan

korporat kita. Semua pengurus mesti mengarah, menyelia dan menyokong pasukan mereka agar mereka dapat bekerja dengan selamat.

Menghormati orang lain dan hak asasi manusia

2.

TATAKELAKUAN UPM6




KOMITMEN KITA WARGA DAN OPERASI KITA


TATAKELAKUAN UPM 7

• Berusaha untuk mempromosikan kepelbagaian, termasuk orang yang mempunyai kecekapan berbeza, pengalaman dan latar belakang dalam pasukan kita, dan tidak memberikan layanan yang berbeza disebabkan bangsa, umur, kewarganegaraan, jantina atau orientasi seksual mereka.

• Membina dan menggalakkan budaya dimana orang boleh memberikan pelbagai pandangan dan peluang yang berbeza untuk disumbangkan.

• Pertimbangkan cara anda boleh menambah baik suasana tempat kerja anda dan memberikan inspirasi kepada orang lain.

• Bersuara jika anda mengesan gangguan atau kelakuan lain yang tidak wajar, sama ada disasarkan kepada anda atau orang lain.

• Pikul tanggungjawab bagi pembangunan diri dan kerjaya profesional anda.• Pastikan prestasi kerja anda tidak terjejas oleh, contohnya, alkohol atau dadah.• Letakkan harapan dan galakkan pekerja lain untuk mematuhi keperluan keselamatan

UPM. Jika anda melihat amalan kerja yang tidak selamat, anda mesti bersuara. Laporkan sebarang kemalangan dan keadaan yang tidak selamat dengan segera. Jangan beranggapan bahawa orang lain telah melaporkan risiko atau kebimbangan.

• Menjadi model peranan untuk kesihatan dan keselamatan dan pimpin melalui teladan. Pastikan anda mengambil berat diri sendiri dan rakan sekerja anda dan jaga kesejahteraan peribadi anda.

APAKAH PERKARA YANG WAJAR DILAKUKAN?

Berikan sumbangan dan libatkan

orang lain

KETAHUI LEBIH LANJUTDeklarasi Universal Hak Asasi Manusia PBBDeklarasi ILO berkenaan Prinsip dan Hak Asasi di Tempat Kerja





TATAKELAKUAN UPM8

Kita mematuhi undang-undang alam sekitar yang berkaitan dan memantau dengan teliti cara operasi kita memberikan kesan kepada udara, cuaca, air, tanah dan kepelbagaian hayat. Kita bermatlamat untuk meminimumkan kesan buruk kita termasuk cara kita menggunakan tanah. Kita mengukur dan menilai secara berterusan beban alam sekitar langsung dan tidak langsung dan kesan daripada operasi kita dan mempromosikan penggunaan teknologi maju.

Kita mahu para pekerja kita menyedari isu alam sekitar dalam tugas seharian mereka. Oleh sebab itu, kita semua diharapkan untuk bertindak dengan rasa tanggungjawab dan berkongsi amalan terbaik. Sebarang tindakan yang memberikan kesan negatif kepada manusia dan alam sekitar mesti dipertimbangkan dengan teliti.

Para pekerja kita mesti mengurus beban alam sekitar UPM secara sistematik dengan menyematkan dalam fikiran prinsip pembaikan berterusan kita. Bahan kimia mesti dikendalikan dengan selamat mengikut sistem pengurusan yang diiktiraf antarabangsa.

Kita berusaha ke arah pengawasan produk yang mengambil kira kitaran hayat produk secara keseluruhan. Kita semua bertanggungjawab untuk memastikan produk UPM selamat digunakan mengikut tujuannya dan memenuhi keperluan kawal selia mereka.

Mengambil berat akan kesan terhadap alam sekitar dan keselamatan produk

3.

Kurangkan, guna semula, kitar semula!


INTEGRITIPERNIAGAAN




• Sedari kesan terhadap alam sekitar dan keperluan undang-undang dalam tugas dan tempat kerja anda.

• Elakkan risiko yang tidak perlu dan bertindak sebelum masalah berlaku.

• Kongsikan amalan terbaik anda dengan orang lain.• Lakukan semua ukuran, analisis dan pelaporan dengan

jujur dan tepat.• Jangan membazirkan sumber (air, tenaga, bahan mentah)

dan gunakannya secara cekap.• Kendalikan bahan kimia dan semua bahan sisa dengan

berhati-hati dan mengikut arahan.• Laporkan sebarang aktiviti yang mungkin akan

mengakibatkan risiko kepada alam sekitar.• Pastikan bahawa produk memenuhi keperluan mereka

(contohnya, kriteria REACH dan Ecolabel).


TATAKELAKUAN UPM 9


INTEGRITIPERNIAGAAN

KOMITMEN KITA PEMEGANG KEPENTINGAN KITA


Toleransi sifar terhadap amalan rasuah dan sogokan

4.

Prinsip panduan UPM adalah jelas: Kita tidak bertoleransi dengan amalan rasuah atau sogokan dalam apa-apa bentuk sekalipun. Kita tidak akan sesekali menawarkan atau membayar sogokan atau membenarkan sogokan kepada pegawai kerajaan atau orang perseorangan dan kita tidak akan sesekali meminta atau menerima sogokan.

Secara khususnya, kita tidak boleh memberikan atau menawarkan sesuatu yang berharga untuk mempengaruhi keputusan perniagaan secara tidak wajar demi mendapatkan perniagaan, mengekalkan perniagaan atau mendapatkan kelebihan perniagaan yang tidak wajar. Kita tidak boleh melakukannya secara langsung atau tidak langsung melalui pihak ketiga yang bertindak bagi pihak UPM. Begitu juga, kita tidak boleh secara langsung atau tidak langsung meminta atau menerima sesuatu yang berharga yang mungkin mempengaruhi atau kelihatan mempengaruhi keupayaan kita dalam membuat keputusan perniagaan kita. “Sesuatu yang berharga” mestilah difahami secara meluas dan termasuk sebarang bayaran, pinjaman, diskaun, sumbangan politik atau amal, pembayaran balik, hadiah, kad hadiah, makanan, hiburan, perjalanan, penggajian atau latihan amali, peluang perniagaan, perkhidmatan atau manfaat lain.

Hadiah atau hospitaliti yang diberikan atau diterima mesti mempunyai tujuan perniagaan yang sah dan sentiasa munasabah dari segi jenis dan saiznya. Kita mesti mendapatkan kelulusan dahulu untuk sebarang perbelanjaan hadiah, hospitaliti dan perjalanan mengikut dasar korporat kita.

Semua permintaan dan tawaran sebarang bayaran, manfaat, hadiah atau hospitaliti yang tidak wajar mesti ditolak dan dilaporkan dengan segera kepada Jabatan Undang- Undang UPM.

Tiada kompromi, tiada alasan,

tiada pengecualian!

TATAKELAKUAN UPM10


KOMITMEN KITA INTEGRITI PERNIAGAAN




Interaksi dengan kerajaan• Jangan memberikan, menawarkan atau

menerima sesuatu yang berharga apabila berurusan dengan pegawai kerajaan tanpa mendapatkan nasihat daripada Jabatan Undang-Undang UPM dahulu.

• Fahami bahawa istilah “pegawai kerajaan” mempunyai makna yang meluas di bawah pelbagai undang-undang anti-rasuah. Istilah ini termasuk mana-mana pegawai, pekerja atau wakil atau calon mana-mana jabatan kerajaan, agensi, perusahaan dimiliki atau dikawal kerajaan negeri, pihak berkuasa tempatan, kariah, parti politik atau organisasi antarabangsa awam.

• Jangan membuat bayaran pemudahan, iaitu bayaran kepada pegawai kerajaan untuk mempercepatkan tindakan rutin, seperti memproses kertas kerja atau mendapatkan permit.

Rakan kongsi perniagaan• Ingatlah bahawa memberi, menawarkan

atau menerima sogokan, suapan atau bayaran lain kepada atau daripada rakan kongsi perniagaan persendirian atau pihak lain yang bertujuan untuk mempengaruhi keputusan perniagaan atau mendapatkan layanan istimewa adalah melanggar pelbagai undang-undang dan dasar syarikat.


Pihak ketiga• Sila ingat bahawa anda dan UPM boleh

dipertanggungjawabkan atas tingkah laku tidak wajar pihak ketiga, seperti ejen, perunding, penasihat, rakan kongsi usaha sama, rakan kongsi setempat, pengedar atau pembekal yang bertindak bagi pihak UPM.

• Lakukan penilaian risiko dan usaha wajar yang sesuai mengikut dasar dan prosedur korporat. Apabila menandatangani atau memperbaharui kontrak dengan mana-mana pihak ketiga, pastikan terma kontrak dimasukkan seperti yang dinyatakan dalam dasar dan prosedur korporat.

• Hanya membayar komisen dan yuran yang munasabah dan berjustifikasi kepada pihak ketiga berdasarkan perkhidmatan yang diberikan dan kontrak antara UPM dengan pihak ketiga.

Perbelanjaan untuk hadiah, hospitaliti, perjalanan dan hiburan• Jangan tawarkan, berikan atau terima

sebarang hadiah atau hospitaliti, makanan, perjalanan atau hiburan yang keterlaluan atau yang digunakan untuk mempengaruhi keputusan perniagaan secara tidak wajar atau mendapatkan layanan istimewa atau yang boleh menimbulkan pandangan yang tidak elok.

• Jangan berikan atau terima hadiah wang tunai atau kesamaan tunai iaitu barangan yang mudah ditukar kepada tunai. Kesamaan tunai termasuk tetapi tidak terhad kepada kad tunai, kad hadiah prabayar dan sijil hadiah.

• Laporkan perbelanjaan yang berkaitan dengan semua hadiah dan hospitaliti, makanan, perjalanan atau hiburan, termasuk nama dan jawatan orang yang hadir, tarikh dan jumlah perbelanjaan mengikut dasar dan prosedur korporat kita. UPM membayar balik perbelanjaan berkaitan kerja yang munasabah kepada para pekerja kita. Bayaran yang meliputi perbelanjaan rakan kongsi perniagaan kita dibuat mengikut prosedur dalaman.

TATAKELAKUAN UPM 11





5.

Kita semua diharapkan untuk bertindak demi kepentingan UPM. Ini bermakna kita semua mesti mengelakkan konflik kepentingan, antara perkara lain. Konflik kepentingan timbul apabila kepentingan peribadi anda berkonflik dengan kepentingan UPM. Malah, tanggapan berlakunya konflik kepentingan boleh menjejaskan syarikat dan reputasi kita.

Kepentingan peribadi

Kepentingan peribadi, contohnya, memegang saham atau mempunyai hubungan dengan pembekal, pelanggan atau pesaing kita boleh menimbulkan konflik kepentingan. Apabila anda mempunyai kepentingan peribadi, anda tidak boleh terlibat dalam sebarang proses membuat keputusan yang berkaitan dengan rakan kongsi perniagaan yang bertanggungjawab. Pegangan saham kecil dalam syarikat yang tersenarai di bursa saham tidak menimbulkan konflik kepentingan.

Anda tidak boleh bekerja dengan syarikat yang bersaing dengan UPM atau terlibat dalam aktiviti profesional yang lain. Anda tidak boleh terlibat dalam sebarang aktiviti profesional yang boleh memberikan kesan negatif pada prestasi tugas anda kerana terlalu banyak masa diambil atau bercanggah dengan tugas anda di UPM. Menjadi ahli lembaga, pengarah, pegawai atau ahli penasihat atau jawatan yang serupa di organisasi lain boleh juga mengganggu kewajipan anda di UPM dan menimbulkan konflik kepentingan.

Elakkan konflik kepentingan

Hubungan peribadi

Kita semua mungkin mempunyai saudara-mara atau rakan yang bekerja untuk atau mempunyai kepentingan kewangan dalam pelanggan, pembekal atau pesaing UPM atau sebarang anak syarikatnya. Hubungan jenis ini boleh menimbulkan konflik kepentingan yang mungkin berlaku: Orang lain mungkin berfikir bahawa anda memberikan layanan istimewa kepada rakan kongsi perniagaan tersebut atau mereka mungkin mempengaruhi tindakan yang anda ambil bagi pihak UPM. Konflik kepentingan timbul jika anda berkuasa atau berpengaruh dalam membuat keputusan semasa berurusan dengan rakan kongsi perniagaan itu.

Harap maklum bahawa konflik kepentingan juga wujud jika anda menyelia atau diselia oleh ahli keluarga atau orang yang bersamaan atau jika anda mempertimbangkan untuk melantik orang itu bekerja. Penyeliaan secara langsung atau dilantik bekerja oleh orang itu tidak dibenarkan.

Dedahkan dan bincangkan

Kita mesti memaklumkan kepada pengurus kita tentang sebarang konflik kepentingan yang sebenar atau yang mungkin berlaku dan mendapatkan keizinan, jika perlu. Setiap situasi dinilai mengikut kes dan tindakan akan diambil untuk memastikan bahawa budaya integriti kita tidak terjejas.

TATAKELAKUAN UPM12





• Jangan peroleh manfaat peribadi yang tidak adil daripada peluang yang wujud melalui jawatan anda dalam syarikat atau melalui penggunaan maklumat atau aset yang boleh diakses oleh anda semasa bekerja.

• Sila tolak semua proses membuat keputusan yang menimbulkan sebarang konflik kepentingan yang sebenar atau yang mungkin berlaku atau yang dianggap boleh menimbulkan konflik kepentingan.

• Pastikan semua keputusan anda berkenaan tugas adalah objektif dan dibuat dengan kepentingan perniagaan UPM dalam fikiran.

• Sila maklumkan kepada pengurus anda jika anda mempertimbangkan sebarang tugas atau jawatan luar untuk membincangkan konflik kepentingan yang berkemungkinan. Dapatkan keizinan bertulis, jika perlu.

• Catatkan dan maklumkan semua konflik kepentingan yang berpotensi dan nyata kepada pengurus anda, walaupun jika anda berpendapat perkara itu mempengaruhi keputusan anda.


Setiap pilihan memang

bermakna!

Adakah kepentingan atau hubungan

peribadi saya mempengaruhi

keputusan yang bakal saya buat atau

mengganggu kepentingan UPM?

Jika anda tidak pasti, sila bincangkannya dengan pengurus anda

Jika tidak, adakah orang lain akan menganggap berlakunya konflik kepentingan?

Jika ya, sila bincangkannya dengan pengurus anda

Jika ya, sila bincangkannya dengan pengurus anda

Jika tidak, mungkin tiada konflik kepentingan yang berlaku

Adakah konflik kepentingan berlaku? Tanya diri anda:

TATAKELAKUAN UPM 13





Undang-undang persaingan melindungi dan mempromosikan persaingan yang berkesan dan adil. Undang-undang ini memerlukan setiap syarikat bertindak secara bebas dalam pasaran tanpa terlibat dalam amalan yang boleh menghalang persaingan antara syarikat.

Undang-undang persaingan melarang perjanjian dan amalan lain yang mempunyai matlamat atau memberikan kesan menyekat atau mengganggu persaingan. Undang-undang ini juga menyelia tingkah laku syarikat yang mempunyai kedudukan pasaran yang dominan. Maka, tindakan kita mestilah sentiasa mematuhi semua undang-undang yang terpakai yang mengawal atur persaingan.

Pematuhan undang-undang persaingan

6.

Berurusan dengan pesaing• Elakkan semua hubungan yang tidak perlu

dengan pesaing. Semua hubungan dengan pesaing mestilah mempunyai tujuan yang jelas dan mengikut undang-undang.

• Minta keizinan dahulu untuk berhubung dengan pesaing berdasarkan dasar dan prosedur korporat kita.

• Jangan bincangkan atau berikan sebarang maklumat sensitif kepada pesaing. Contoh maklumat sensitif termasuk harga, kos, jumlah pengeluaran, diskaun, kadar pengendalian, peruntukan pasaran dan penutupan kilang. Maklumat sensitif ini diguna pakai pada perbincangan dengan semua pesaing UPM dalam semua majlis termasuk majlis tidak rasmi (sosial) dan perjumpaan tidak dirancang.

• Tidak menjawab atau memberikan ulasan jika pesaing membuka perbincangan tentang sebarang perkara sensitif yang disebutkan di atas dan hubungi Jabatan Undang-Undang UPM.

Pertukaran maklumat• Jangan kongsikan maklumat komersial untuk tujuan

statistik dengan pesaing tanpa mendapatkan nasihat daripada Jabatan Undang-Undang UPM dahulu. Anda tidak boleh melakukannya secara langsung


Apabila diamalkan, ini bermakna:• Jangan terlibat dalam penetapan harga, peruntukan pelanggan,

pembahagian produk atau pasaran geografi, penipuan bida, pemulauan atau pengehadan, pengurangan atau penstabilan pengeluaran atau perjanjian berkenaan sumber daya dengan pesaing.

• Jangan bincangkan atau bertukar-tukar maklumat sensitif dengan pesaing yang melanggar undang-undang persaingan yang terpakai.

• Patuhi dasar dan prosedur korporat UPM apabila berhubung dengan pesaing.

• Patuhi dasar dan prosedur korporat UPM apabila menghadiri sebarang perjumpaan kesatuan sekerja dan kesatuan profesional yang lain.

• Pastikan sebarang perjanjian komersial dengan pesaing, pelanggan, pengedar, pembekal atau rakan kongsi perniagaan yang lain mematuhi undang-undang persaingan.

• Pastikan kita tidak menyalahgunakan kedudukan pasaran yang dominan, jika kita berada dalam kedudukan tersebut.

TATAKELAKUAN UPM14






atau tidak langsung melalui pihak ketiga, contohnya, kesatuan sekerja.

• Pastikan kerahsiaan dipelihara dan jangan berkongsi sebarang maklumat lain dengan rakan kongsi perniagaan anda selain perkara yang perlu untuk urus niaga terancang. Situasi ini penting untuk diingati, contohnya, jika anda berurusan dengan pelanggan atau pembekal yang merupakan pesaing di kawasan perniagaan UPM yang lain. Anda tidak dibenarkan untuk mendedahkan sebarang maklumat sensitif berkenaan kawasan perniagaan UPM yang lain kepada pelanggan atau pembekal yang bersaing dan anda tidak boleh berkongsi maklumat sensitif berkenaan pelanggan atau pembekal dengan kawasan perniagaan UPM yang bersaing.

Pengumuman harga• Jangan umumkan maklumat tentang kenaikan

harga sebelum mendapatkan nasihat Jabatan Undang-Undang UPM.

Penglibatan dalam kesatuan sekerja• Jangan ambil bahagian dalam sebarang

kesatuan sekerja yang tidak direkodkan dalam

pangkalan data kita mengikut dasar dan prosedur korporat yang terpakai.

• Jangan ambil bahagian dalam mesyuarat tanpa agenda.

• Semak agenda mesyuarat dahulu untuk memastikan tajuknya sah. Jika ragu-ragu, dapatkan nasihat Jabatan Undang-Undang UPM.

• Jangan berkongsi maklumat sensitif dalam mesyuarat kesatuan sekerja.

• Bantah dengan serta-merta jika mana-mana peserta lain mendedahkan maklumat tersebut atau bertindak hingga menyalahi undang-undang persaingan. Jika ini tidak berkesan, tinggalkan mesyuarat serta-merta dan beritahu pihak Undang-Undang UPM dengan segera. Apabila berpeluang, pastikan bahawa bantahan dan/atau maklumat anda keluar dari mesyuarat itu dicatat dalam minit mesyuarat tersebut.

• Periksa sama ada minit mesyuarat mencerminkan dengan betul perbincangan dalam mesyuarat. Minta perubahan dan pindaan, jika perlu.

• Sila ingat bahawa undang-undang persaingan

juga terpakai pada semua mesyuarat sampingan dan tidak rasmi.

Perhubungan dengan pengedar, pelanggan dan pembekal• Jangan sekat kebebasan pelanggan kita dalam

menetapkan harga jualan semula mereka.• Hubungi Jabatan Undang-Undang UPM

sebelum menandatangani sebarang perjanjian yang menyekat (seperti sifat eksklusif atau tidak bersaing) dengan pembekal atau pelanggan.

Penyalahgunaan kedudukan pasaran yang dominan• Hubungi Jabatan Undang-Undang UPM jika

anda rasa bahawa kita mungkin mempunyai kedudukan pasaran yang dominan untuk produk tertentu dalam kawasan geografi tertentu.

Penyiasatan• Hubungi Jabatan Undang-Undang UPM

dengan segera dan ikuti arahan mereka dalam kes siasatan yang tidak diumumkan– serbuan – oleh mana-mana pihak berkuasa persaingan.


Kejayaan perniagaan dibina

atas pematuhan

TATAKELAKUAN UPM 15





Aset ketara dan tidak ketara

Dalam tugas harian kita, kita bertanggungjawab atas aset UPM dan rakan kongsi perniagaan seperti jentera, peralatan, bahan mentah, kenderaan, IT dan peranti mudah alih, dana, harta intelektual dan maklumat. Kita diharapkan agar mengendalikannya dengan berhati-hati dan melindunginya daripada rosak, hilang, dicuri dan disalahgunakan.

Para pekerja kita mesti mengambil langkah yang bersesuaian untuk melindungi maklumat sulit kita dan rakan kongsi perniagaan. Kita mengendalikan maklumat sulit dengan berhati-hati dan berkongsi maklumat sulit hanya dengan mereka yang berhak untuk mengakses maklumat itu dan memerlukannya untuk menjalankan tugas mereka. Kita melindungi harta intelektual UPM – reka cipta, paten, hak cipta, tanda dagangan dan rahsia perdagangan – dengan wajar.

Kita mematuhi dasar dan prosedur korporat kita untuk melindungi data daripada ancaman dan penggunaan tanpa kebenaran dan menyalahi undang-undang. UPM berhak untuk mengakses dan menggunakan data yang dicipta atau dikongsi oleh para pekerja kita dalam sistem syarikat dan memantau serta menyiasat maklumat dan penggunaan sistem setakat yang diizinkan oleh undang-undang. Kita menghormati privasi rakan sekerja kita, pemegang kepentingan dan wakil mereka dengan mengendalikan data peribadi dengan mematuhi undang-undang dan dasar dan prosedur syarikat yang berkaitan. Kita menggunakan teknologi dengan penuh etika dan tanggungjawab.

Melindungi aset dan maklumat7.

Cegah, lindungi,

perhatikan!

Pendedahan dan maklumat dalaman

Sebagai syarikat tersenarai awam, kita mesti mematuhi undang-undang dan peraturan bursa saham yang terpakai apabila mendedahkan maklumat UPM kepada orang awam. Hanya para pekerja UPM yang dikhususkan boleh membuat kenyataan awam kepada media bagi pihak UPM. Kita komited untuk mematuhi undang-undang dan peraturan

yang berkaitan dengan penyalahgunaan pasaran dan maklumat dalaman seperti sekatan ke atas perdagangan dan pendedahan.

Proses membuat keputusan dan rujukan dokumen

Keputusan kita mesti dibuat dengan memikirkan kepentingan UPM dan berdasarkan penilaian risiko yang bersesuaian. Prosedur kelulusan undang-undang dan kewangan digunakan dalam organisasi kita dan kita komited untuk

mematuhinya. Prosedur ini termasuk amalan pengurangan risiko, seperti menentukan orang yang diberikan kuasa, had kewangan dan pengasingan tugas.

Semua transaksi perniagaan mesti direkodkan dalam buku dan akaun kita dengan tepat dan adil. Penyimpanan rekod dan pelaporan yang tepat membantu kita memenuhi keperluan undang-undang dan peraturan, contohnya, berkenaan percukaian. Para pekerja kita mesti tahu dan patuh pada dasar korporat yang berkaitan dengan penyelenggaraan, penyimpanan dan pelupusan rekod.

TATAKELAKUAN UPM16






Aset• Tidak menyalahgunakan aset atau maklumat

syarikat, contohnya, untuk perniagaan peribadi atau bukan perniagaan UPM atau aktiviti yang menyalahi undang-undang atau tidak beretika.

• Tidak menggunakan perkhidmatan atau masa rakan sekerja anda untuk manfaat peribadi.

Maklumat• Gunakan alatan IT yang bersesuaian dan patuhi

dasar-dasar korporat berkenaan keselamatan maklumat untuk melindungi kerahsiaan data dan untuk melindungi data daripada risiko siber. Apabila berurusan dengan data peribadi, sila ingat untuk merancang dahulu, mengehadkan penggunaan, menjaganya agar selamat dan memadamkannya apabila sudah lapuk.

• Tidak membincangkan hal sulit di tempat awam atau dalam media sosial atau dengan saudara-mara atau rakan.

• Tidak berkongsi maklumat sulit daripada bekas majikan atau meminta orang lain melakukannya. Jika anda meninggalkan UPM, jangan berkongsi maklumat sulit kita dengan orang lain.

• Mengarahkan semua hubungan media kepada Hubungan Pemegang Kepentingan UPM untuk semua komen berkenaan hal syarikat.

• Sila berhati-hati jika pihak ketiga meminta maklumat berkenaan syarikat daripada anda,


contohnya, sebagai sebahagian daripada prosedur mereka “Kenali Pelanggan Anda”. Pastikan peminta maklumat itu mempunyai tujuan yang sah, jangan berikan sebarang maklumat sulit tanpa perjanjian atau kewajipan kerahsiaan yang bersesuaian dan lindungi data peribadi.

• Lindungi harta intelektual UPM dengan mengekalkan perlindungan undang-undang dan kerahsiaan yang mencukupi dan menghormati harta intelektual pihak ketiga.

• Pastikan anda mendapat maklumat terkini berkenaan dasar dan prosedur korporat berkaitan dengan isu orang dalaman. Hubungi Jabatan Undang-Undang UPM jika anda mempunyai pertanyaan.

Buku kira-kira dan rekod• Patuhi prosedur kelulusan UPM dan rangka kerja

pentadbiran anak syarikat apabila membuat keputusan dalam syarikat kumpulan UPM.

• Tidak memalsukan buku kira-kira, rekod atau akaun syarikat.

• Tidak merekodkan perbelanjaan tanpa dokumen sokongan atau justifikasi yang diperlukan oleh dasar dan prosedur korporat.

• Laporkan transaksi, bayaran atau perbelanjaan yang mencurigakan kepada wakil Audit Dalaman UPM atau Undang-Undang UPM.

TATAKELAKUAN UPM 17





Adakah anda mengenali rakan

niaga anda?

Dengan mengetahui pelanggan, pembekal dan rakan kongsi perniagaan kita yang lain dan mengembangkan hubungan perniagaan dengan mereka, kita dapat memperbaiki prestasi perniagaan, keselamatan bekalan dan keberterusan perniagaan. Pada masa yang sama, kita boleh mengurangkan risiko terlibat dalam aktiviti perniagaan yang menyalahi undang-undang dan mengalami kerugian atau reputasi terjejas disebabkan hubungan tersebut. Maka, kita mesti memilih rakan kongsi perniagaan dengan teliti menggunakan kriteria objektif seperti mengehendaki mereka menjalankan perniagaan dengan mematuhi undang-undang yang terpakai. Selain itu, kita mengharapkan pembekal dan rakan kongsi perniagaan kita yang bertindak bagi pihak kita, termasuk ejen dan orang tengah, dapat mematuhi Kod Pembekal dan Pihak Ketiga UPM.

Kita ingin mengenal pasti dan menangani risiko yang berkaitan dengan rakan kongsi perniagaan kita sebelum menjalankan sebarang hubungan perniagaan dengan mereka. Kita juga memantau rakan kongsi perniagaan kita melalui hubungan perniagaan kita. Kita memberikan tumpuan pada cara mengurus risiko yang berkaitan dengan pematuhan perdagangan, sogokan dan rasuah (lihat bahagian 4), hak asasi manusia (lihat bahagian 1), pengubahan wang

Ketahui orang yang berurusan dengan anda8.

haram, penipuan dan pelbagai isu kewangan. Tambahan pula, risiko sosial, alam sekitar dan ketersediaan diuruskan dengan teliti dalam rantaian bekalan kita.

Patuhi undang-undang pematuhan perdagangan dan anti-pengubahan wang haram

Seperti mana-mana syarikat global yang lain, kita mesti mematuhi semua undang-undang pematuhan perdagangan kebangsaan dan antarabangsa yang terpakai. Pematuhan perdagangan termasuk undang-undang yang mentadbir urusan perdagangan barangan import, eksport dan domestik, serta sekatan antarabangsa dan amalan perdagangan yang disekat.

Pengubahan wang haram ialah proses dana yang dijana melalui aktiviti jenayah – seperti penipuan, pengelakan cukai,

pemerdagangan manusia dan sogokan – dipindahkan melalui perniagaan yang sah untuk menyembunyikan aktiviti jenayah mereka. Kita tidak menjalankan perniagaan yang melanggar undang-undang anti-pengubahan wang haram, anti-keganasan dan jenayah kewangan yang terpakai.

Tanggungjawab terhadap sumber

Kita komited terhadap amalan penyumberan yang bertanggungjawab. Kita menetapkan keperluan untuk pembekal kita dan mengharapkan mereka akan melanjutkan keperluan ini dalam rantaian bekalan mereka. Selain syarat yang ditetapkan dalam Kod Pembekal dan Pihak Ketiga UPM, keperluan ini mementingkan, contohnya, asal-usul bahan mentah, suasana bekerja yang baik dan larangan buruh kanak-kanak dan buruh paksa.

TATAKELAKUAN UPM18






Ketahui rakan kongsi perniagaan anda• Ketahui pelanggan, pembekal dan rakan kongsi perniagaan anda

yang lain. Dapatkan dan kendalikan maklumat yang relevan dan dikemas kini tentang mereka dengan menjalankan usaha wajar berasaskan risiko, semakan kredit atau kewangan yang lain mengikut dasar dan prosedur korporat kita.

• Jangan berikan komitmen jika anda bimbang tentang tingkah laku etika rakan kongsi perniagaan.

• Capai matlamat untuk mengembangkan hubungan perniagaan secara berterusan, pantau aktiviti rakan kongsi perniagaan dan ambil tindakan jika anda mengesan risiko yang boleh menjejaskan UPM.

Pembekal• Sampaikan dengan jelas keperluan UPM, termasuk Kod Pembekal

dan Pihak Ketiga UPM.• Pilih pembekal berdasarkan kriteria yang ditakrifkan dahulu dan

penilaian risiko yang komprehensif sahaja.• Lindungi maklumat sulit dan kongsi maklumat tentang prestasi

atau harga produk berdasarkan perkara yang perlu sahaja.


Transaksi• Menyimpan rekod yang lengkap dan tepat tentang semua transaksi

perniagaan.• Jangan terima bayaran dalam bentuk tunai atau kesamaan tunai tanpa

mengikuti prosedur dalaman yang terpakai.• Buat pembayaran kepada rakan kongsi perniagaan, seperti pembekal

dan ejen dengan berhati-hati. Pastikan bayaran dibuat kepada orang atau syarikat yang menyediakan barangan atau perkhidmatan dan bukan kepada mana-mana pihak yang tidak berkaitan. Begitu juga, pastikan bayaran dibuat ke negara tempat rakan kongsi menjalankan perniagaan atau menjual barangan atau menyediakan perkhidmatan kepada UPM. Hubungi Jabatan Undang-Undang UPM jika anda mengesan sesuatu yang tidak kena.

• Jangan abaikan bendera merah seperti struktur pembayaran yang rumit atau luar biasa, bayaran berbilang daripada atau kepada pelbagai pihak, permintaan bayaran kepada akaun tidak berkaitan, atau untuk pelanggan, peningkatan besar dalam jumlah pesanan yang tidak konsisten dengan pola pesanan biasa dan tujuan perniagaan yang kurang jelas.

• Hubungi Jabatan Undang-Undang UPM jika anda mempunyai sebarang pertanyaan tentang transaksi.

TATAKELAKUAN UPM 19





Matlamat kita adalah untuk menjadi rakan kongsi yang dipercayai. Kita bermatlamat untuk memahami jangkaan khusus pemegang kepentingan dan melibatkan diri dalam dialog dengan pelbagai pemegang kepentingan untuk membincangkan sasaran UPM, prinsip operasi dan cabaran yang kita hadapi. Kita menghormati hak untuk memiliki pendapat berbeza kerana kita ingin menggalakkan dialog dengan pemegang kepentingan dan masyarakat kita.

Kita mengiktiraf kesan sosial yang signifikan pada masyarakat sekeliling kita. Matlamat kita adalah untuk menyumbang secara positif kepada pembangunan ekonomi, alam sekitar dan sosial mereka dan meminimumkan sebarang kesan negatif operasi kita.

Kita mengambil bahagian dalam pembangunan masyarakat setempat kita melalui pelbagai projek dan inisiatif dan mendedahkan aktiviti kita secara terbuka. Apabila UPM bekerjasama dengan pihak berkuasa setempat dalam projek dan inisiatif seumpamanya, kita memastikan integriti tindakan kita dan mematuhi sepenuhnya undang-undang anti-rasuah dan dasar syarikat yang terpakai.

Melibatkan diri dengan pemegang kepentingan kita dan masyarakat

9.

TATAKELAKUAN UPM20






Dialog pemegang kepentingan bermula

dengan amanah

• Hubungi Jabatan Undang-Undang UPM sebelum bekerjasama dengan mana-mana pihak berkuasa setempat dalam suatu pelaburan atau projek pembangunan yang berkaitan dalam masyarakat setempat.

• Jangan buat sumbangan politik ataupun menyokong calon, parti atau kumpulan politik bagi pihak UPM. Pastikan aktiviti politik anda diasingkan daripada tugas anda.

• Pastikan sumbangan dan tajaan diluluskan mengikut dasar dan prosedur korporat kita berkenaan tajaan, sumbangan dan pekerja sukarela.

• Terbuka untuk mengadakan dialog membina dengan semua pemegang kepentingan mengikut dasar-dasar UPM berkenaan pendedahan.

• Mendengar dan mengalu-alukan pendapat yang berbeza dan menyatakan pandangan anda secara membina.

TATAKELAKUAN UPM 21






Kita semua bertanggungjawab untuk mengekalkan piawai integriti dan etika UPM. Jika kita mengesyaki salah laku, kita semua wajib membangkitkan dan melaporkannya, serta mendengar kebimbangan yang dibangkitkan oleh orang lain. Kita tidak boleh menganggap bahawa orang lain telah melaporkan sesuatu risiko atau kebimbangan.

Tatakelakuan ini menjadi asas kepada pelbagai program pematuhan, dasar dan prosedur kita yang menangani topik yang dibincangkan dengan lebih terperinci. Kita juga mengekalkan sistem yang menetapkan cara mengesan risiko kepatuhan, cara memberikan tindak balas terhadap risiko ini dan cara mengawal serta memantaunya. Kita secara berterusan menyampaikan kepentingan pematuhan kepada para pekerja kita dan orang lain yang mewakili UPM.

Suarakan kebimbangan anda

Para pekerja mestilah melaporkan dengan segera sebarang pelanggaran undang-undang, Tatakelakuan ini atau dasar UPM lain yang dicurigai atau diperhatikan • kepada pengurus mereka atau • wakil Undang-Undang UPM, Sumber Manusia UPM atau Audit Dalaman

UPM atau • gunakan saluran Laporan Salah Laku UPM.

Tindakan ini membolehkan kita menangani isu-isu dan memperbetulkannya dengan tepat pada masanya dan mencegahnya daripada berlaku semula di tempat yang sama atau di tempat lain dalam organisasi.

Kita menyemak laporan salah laku dengan teliti, mengendalikan data peribadi dengan wajar dan mengekalkan kerahsiaan laporan sehingga takat yang boleh.

Kita tidak boleh membenarkan tindakan balas terhadap mana-mana orang yang, secara jujur, melaporkan salah laku yang disyaki atau terlibat dalam penyiasatan untuk menyelesaikan salah laku yang disyaki. Contoh tindakan balas termasuk penurunan pangkat, pemecatan, tidak membenarkan kenaikan pangkat, pengurangan gaji dan sebarang jenis ancaman, pembulian atau gangguan.

Pematuhan melibatkan semua orang

10.

TATAKELAKUAN UPM22

INTEGRITIPERNIAGAAN




Para pekerja yang melanggar undang-undang, Tatakelakuan UPM atau dasar UPM yang lain boleh dikenakan tindakan disiplin sehingga dan termasuk pemberhentian kerja. Tindakan disiplin lain termasuklah teguran, amaran dan kehilangan insentif.

Contoh salah laku yang boleh membawa kepada tindakan disipli:• Melanggar dasar-dasar UPM• Meminta orang lain untuk melanggar

dasar-dasar UPM• Kegagalan untuk mengemukakan aduan

pelanggaran dasar UPM yang diketahuiatau disyaki

• Memberikan laporan palsu ataumemberikan maklumat palsu dalampenyiasatan dengan sengaja

• Kegagalan untuk bekerjasama dalamsiasatan UPM terhadap kemungkinanpelanggaran dasar

• Melakukan tindakan balas ataumembenarkan tindakan balas terhadappekerja kerana melaporkan salah lakuyang disyaki

Akibat salah laku lain yang mungkin termasuklah sekatan sivil (contohnya ganti rugi, pelanggaran kontrak) dan sekatan jenayah (contohnya denda dan penjara).

Web: upm.com/reportmisconduct

Kiriman mel: UPM-Kymmene CorporationHead of Internal Audit/Compliance

PO Box 380FI-00101 Helsinki, Finland

AK

IBA

T SA

LAH

LA

KU

SALURAN PELAPORAN SALAH LAKU

Berdiam diri bukan satu pilihan.

Lakukan perkara yang betul!

TATAKELAKUAN UPM 23

INTEGRITIPERNIAGAAN




https://upm.com/reportmisconduct

mailto:[email protected]

www.upm.com Cov

er: U

PM F

ine

250

g/m

2 , in

side

page

s: U

PM F

ine

120

g/m

2 . P

rinte

d 05

/20

19. C

opyr

ight

: UPM

-Kym

men

e C

orpo

ratio

n. T

echn

ical

upd

ate

11/

2020

. Th

e C

ode

of C

ondu

ct is

ava

ilabl

e in

seve

ral l

angu

ages

. In

case

of c

onfli

ct b

etw

een

the

lang

uage

ver

sions

, the

Eng

lish

lang

uage

ver

sion

prev

ails.

tatakelakuan upm setiap pilihan penting...rakan sekerja yang dihormati, kita perlu melakukan perkara...

Documents