tatacara penyediaan deskripsi tugas...pelaksanaan deskripsi tugas sektor awam punca kuasa 2 p e n g...

TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS (JOB DESCRIPTION – JD)

BAHAGIAN PEMBANGUNAN KOMPETENSI KKM

2

PENGENALAN

JD

KONSEP PROSES

PENYEDIAAN KESILAPAN AM

DOKUMEN

RUJUKAN

TATACARA

PENYEDIAAN SOALAN LAZIM KUIZ MODUL

1

5

2

6

3

7

4

8

Sempadan Dan

Dimensi Tugas

Agihan

Beban Tugas

Penempatan Mengikut Bidang

Kesesuaian Pengalaman

Terhadap Sesuatu Bidang

Tahap Kompetensi Pegawai

3

Kesesuaian

Bidang Kursus/

Latihan

CABARAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Perincian skop

kerja

P

E

N

G

E

N

A

L

A

N

Pemilihan, Pengambilan &

Pelantikan

PERANCANGAN & PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN ORGANISASI

Penempatan, Pengisian, Pembangunan Latihan /Kompetensi & Pelan Penggantian/

Saraan dan Kemudahan

Penubuhan Agensi Baharu, Penstrukturan Semula, Pengukuhan

Jawatan, Audit Pembangunan

Organisasi

Penentuan Nisbah, Norma dan

Model Perjawatan

Pengukuran Produktiviti dan

Petunjuk Prestasi

RASIONAL

4 AUDIT PEMBANGUNAN ORGANISASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

P

E

N

G

E

N

A

L

A

N

JANGKAANKEBERHASILAN

Right Place

Right Job

Right Time

Right Cost

Right Skill

Right

People Right

Number

Hala Tuju

Perkhidmatan

Penjajaran Strategik Sumber

Manusia

PENCAPAIAN MATLAMAT PERKHIDMATAN AWAM

UPAH KADAR

UNTUK

KERJA 5

P

E

N

G

E

N

A

L

A

N

PELAKSANAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM

PUNCA KUASA

2

P

E

N

G

E

N

A

L

A

N

6

Melalui perenggan 7 dan 8 pekeliling ini,

Deskripsi Tugas (Job Description – JD)

diperkenalkan bagi menggantikan Senarai

Tugas. JD merupakan satu (1) elemen baharu

yang diperkenalkan dalam pekeliling ini

manakala sembilan (9) elemen utama yang lain

ditambah baik dan dimantapkan mengikut keperluan

semasa. (berkuat kuasa mulai 12 Julai 2018)

1 Perenggan 7.2.5 yang menyatakan

penguatkuasaan peraturan bahawa setiap

permohonan perjawatan baharu perlu

disertakan dengan Job Description

yang lengkap. (berkuat kuasa mulai 1 Januari

2019)

Perenggan 3. menyatakan Mesyuarat Khas Ketua

Setiausaha Kementerian dan Ketua Perkhi:lmatan

pada 16 Ogos 2018 bersetuju supaya salah satu

komponen myPortfolio iaitu carta alir ditambah baik

dengan meletakkan tempoh masa bagi setiap

langkah dalam sesuatu proses kerja. Langkah ini

diambil selaras dengan keputusan Mesyuarat Jemaah

Menteri bertarikh 10 Ogos 2018 supaya penyediaan

carta alir ditambah baik agar dapat mengesan

peringkat atau proses yang boleh menyebabkan

kelewatan sesuatu urusan.

2 3

PKPA BIL.4_2018-myportfolio Panduan Kerja Sektor Awam-JD-JOB DESCRIPTION.pdf



PB 1.3_Garis Panduan Bajet 2019 (1).pdf




Surat Pekeliling Tempoh Masa myPortfolio.pdf




KOMPONENMYPORTFOLIO

10

CARTA ALIR 1 6

SENARAI SEMAK 7

SENARAI UNDANG-

UNDANG, PERATURAN & PUNCA KUASA 8

SENARAI BORANG 9

CARTA ORGANISASI

CARTA FUNGSI 2

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI

FUNGSI 3

DESKRIPSI TUGAS 4

PROSES KERJA 5 SENARAI JAWATANKUASA

YANG DIANGGOTAI 10

KOMPONEN MYPORTFOLIO

P

E

N

G

E

N

A

L

A

N

7

DEFINISIDESKRIPSI TUGAS Deskripsi Tugas (Job Description – JD) merupakan dokumen yang

menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil

kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang

diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.

Ini selaras dengan objektif sesuatu jawatan yang secara prinsipnya

diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja (rate for the job).

Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang

menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan

yang diperuntukkan.

8

P

E

N

G

E

N

A

L

A

N

JD dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas

tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan

sesebuah agensi

01 PEWUJUDAN JAWATAN –

capai matlamat

organisasi

03 DESKRIPSI TUGAS –

merujuk kepada jawatan

bukan penyandang

04 jawatan – UNIT ASAS

dalam organisasi

02 AKAUNTABILITI JAWATAN –

selari dengan matlamat

organisasi

KONSEP

05 FAKTA bukan andaian

06 Merujuk kepada

ORGANISASI dan

berorientasikan HASIL

08 JELAS dan MUDAH

difahami, UNIK dan

DINAMIK

K

O

N

S

E

P

07 INPUT pengukuran

prestasi

09 DOKUMEN „HIDUP‟ –

dikemas kini setiap kali

perubahan fungsi

10 SEMPADAN TUGAS antara

rakan sekerja / penyelia

dapat dikenal pasti

9

12 SKOP FUNGSI jawatan

diperjelaskan –

tiada pertindihan tugas

11

JURANG antara

kompetensi jawatan

dengan kompetensi

pegawai dikenal pasti

Kumpul Maklumat

Penyediaan

Draf

Semakan

Draf

Pengesahan

Kemaskini

PROSESPENYEDIAAN SIAPA

01

02

03 04

05

YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIAKAN JD?

10

P

R

O

S

E

S

P

E

L

A

K

S

A

N

A

A

N PENYANDANG

PENYELIA PENGURUS

SUMBER MANUSIA

KESILAPAN

Deskripsi tugas luput / tidak lagi relevan

kerana perubahan tugas

Mengambil mudah dengan kelayakan

yang diperlukan untuk melaksanakan

tugas

Deskripsi Tugas tidak dikemas kini dan tidak selari dengan matlamat/hala tuju organisasi

Potensi menimbulkan masalah dalam

pengambilan / pelantikan & pengekalan

bakat 1

2

3

4

5

KESILAPAN AM PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS

11

K

E

S

I

L

A

P

A

N

A

M Tugas yang dilaksanakan tidak menepati

kehendak dan keperluan organisasi

Memperbesarkan atau meremehkan

kepentingan sesuatu tugas

Penyandang tidak mencapai

kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas

Tidak meletakkan kompetensi yang benar-benar diperlukan

Akauntabiliti di jawatan lain di bawah

seliaan tidak dapat disediakan

dengan baik

Meletakkan akauntabiliti yang terlalu banyak di gred tinggi supaya kelihatan banyak tugas

AKIBAT

DOKUMEN RUJUKAN

5 WARAN PERJAWATAN

RANCANGAN MALAYSIA 3

PELAN STRATEGIK 4

AKTA / ENAKMEN 1 2 DASAR /ARAHAN KERAJAAN

PKPA BIL.4/2018 6 12

D

O

K

U

M

E

N

R

U

J

U

K

A

N

T

A

T

A

C

A

R

A

P

E

N

Y

E

D

I

A

A

N

TUGAS UTAMA

AKAUNTABILITI

DIMENSI

KELAYAKAN AKADEMIK

KOMPETENSI

PENGALAMAN

TUJUAN PENGWUJUDAN JAWATAN

MAKLUMAT UMUM

4

2 7

1

3

8

5

6

8 KOMPONEN UTAMA

DESKRIPSI

TUGAS

1

3 4

5

6

7

JD merujuk kepada

sesuatu jawatan yang

diwujudkan selari

dengan objektif

penubuhan agensi

berlandaskan prinsip

rate for the job

8

JAWATAN

PENYANDANG Urusan penempatan

penyandang hendaklah

bersesuaian dengan JD sesuatu

jawatan

14

T

A

T

A

C

A

R

A

P

E

N

Y

E

D

I

A

A

N

MAKLUMAT UMUM

Gelaran Jawatan Ketua Penolong Setiausaha Disediakan Oleh Nama Pegawai / KPSU (IK)

Ringkasan Gelaran Jawatan KPSUK PK1 Disemak Oleh Nama Pegawai PPP / TSUB

Gred Jawatan

M48/DG48 Diluluskan Oleh Nama Pegawai PPK/ SUB PK

Status Jawatan Terbuka Tarikh Dokumen

Hirarki 1(Bahagian)

Bahagian Pembangunan Kompetensi

Bidang Utama

Pengurusan Sumber Manusia

Hirarki 2 (Cawangan/Sektor/Unit)

Inovasi dan Kualiiti (IK)

Skim Perkhidmatan

Pegawai Tadbir & Diplomatik

Sub-bidang Pengurusan Bakat Pembangunan Kepimpinan

Ketua Perkhidmatan

KPPA

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

Bekalan : B42 Program: 1.6 Butiran : 698

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

DIMENSI

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

KOMPETENSI

PENGALAMAN

2

MAKLUMAT UMUM

TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM

Panggilan atau nama yang

diberikan kepada jawatan yang

digunakan dalam sesebuah

agensi

Singkatan kepada tatanama

yang digunakan di sesebuah

agensi bagi membezakan

jawatan mengikut fungsi

Gred hakiki jawatan mengikut kedudukan yang ditetapkan

berdasarkan sesuatu skim

perkhidmatan

Gred jawatan yang merujuk

kepada penyediaan JD sesuatu

jawatan

Taraf sesuatu jawatan

Kedudukan jawatan di sesuatu

agensi mengikut struktur organisasi di hirarki pertama

Kedudukan jawatan di sesuatu

agensi mengikut struktur organisasi di hirarki kedua

Skim perkhidmatan bagi bagi sesuatu jawatan yang disandang

Jawatan pegawai yang

mengetuai sesuatu perkhidmatan

Sub-Bidang tugas jawatan

berkenaan yang selari dengan

bidang yang ditetapkan oleh

Ketua Perkhidmatan

Nama dan gelaran jawatan

pegawai yang menyediakan JD


pegawai yang menyemak JD

Bekalan, Program/Aktiviti/Sub-

aktiviti dan no. butiran jawatan 10 dalam Waran Perjawatan

Bidang tugas jawatan berkenaan

yang selari dengan bidang yang

ditetapkan oleh Ketua

Perkhidmatan


pegawai yang meluluskan JD 16

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

12

13

14

15

MAKLUMAT UMUM

Sekiranya JD disediakan melalui HRMIS,

beberapa Maklumat Umum telah sedia ada

wujud di dalam HRMIS kecuali maklumat di

kotak kuning perlu diisi secara manual.

Sekiranya JD disediakan secara manual,

maklumat ini perlu disediakan oleh PSM

CONTOH PENULISAN

Ketua Penolong Setiausaha

SEKSYEN SUMBER MANUSIA

MAKLUMAT UMUM

17

MAKLUMAT UMUM

Gelaran Jawatan Ketua Penolong Setiausaha Disediakan Oleh Khairy bin Jalaluddin/

KPSU (SM)

Ringkasan Gelaran Jawatan KPSU (SM) Disemak Oleh Burhanuddin bin Abdullah/

SUB (KP)

Gred Jawatan M48/M52 Diluluskan Oleh Norhaliza binti Junid/

SUBK Status Jawatan Fleksi Tarikh Dokumen 1 Julai 2018

Hirarki 1 (Bahagian) Bahagian Khidmat Pengurusan Bidang Utama Pengurusan Sumber Manusia

Hirarki 2 (Cawangan

/Sektor/Unit) Seksyen Sumber Manusia

Skim Perkhidmatan Pegawai Tadbir & Diplomatik

Ketua Perkhidmatan Ketua Pengarah Perkhidmatan

Awam

Sub-bidang Utama Pembangunan Organisasi

Kedudukan Di Waran

Perjawatan

Bekalan: B07 Program: 3.3.2

Butiran: 25

TUJUAN PEWUJUDAN

JAWATAN

TATACARA PENYEDIAAN


Untuk mencapai Kepada sesuatu Membuat sesuatu

HASIL

Keluaran atau Hasil (Output

atau Outcome) merujuk kepada

jangkaan penghasilan yang perlu

dicapai dalam melaksanakan sesuatu

tugas

OBJEK

Rangkaian perkataan selepas kata

kerja yang merujuk kepada siapa atau

apa. Objek menerangkan fungsi

jawatan/produk/perkhidmatan yang dilaksanakan oleh sesuatu jawatan

Kata yang digunakan untuk

menyatakan sesuatu perbuatan yang

boleh menentukan kompleksiti tugas

bagi sesuatu gred jawatan. Seorang

penyelia tidak seharusnya mempunyai

kata kerja yang sama dengan pegawai

di bawah seliaannya kerana setiap

gred mempunyai kompleksiti tugas

yang berbeza

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN Menerangkan keperluan / justifikasi sesuatu jawatan secara

umum dalam satu kenyataan yang merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Tujuan pewujudan jawatan juga

boleh dikenal pasti dengan merujuk kepada carta

organisasi dan carta fungsi sesebuah agensi.

Tujuan pewujudan jawatan terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu:

TAKRIFAN

Menjalankan kerja pembinaan bangunan bagi memastikan pembinaan dapat disiapkan mengikut tempoh yang ditetapkan Contoh

Merangkumi keseluruhan

AKAUNTABILITI

Jangkaan PENGHASILAN

19

KATA KERJA

PERINGKAT 1 PERINGKAT 2 PERINGKAT 3

(KETUA JAB/ UNIT/ BAHAGIAN) (PENYELIA/ PENGURUSAN PERTENGAHAN) (OPERASI)

Merancang

Merangka

Menetapkan

Memacu

Mentadbir

Memberi khidmat nasihat

Mengesahkan

Meluluskan

Memperakukan

Meneliti

Menganalisis

Mengesyorkan

Menyelaras

Menyemak

Memberi khidmat nasihat

Memantau

Menilai

Meluluskan

Melaksanakan

Memudah cara

Menyediakan

Memperakukan

Membimbing

Membangunkan

Membantu

Menganalisis

Mengemas kini

Menambah nilai

Mewakili

Memformulasikan

Mencipta

Membantu

Melaksanakan

Menyediakan

Mengumpul

Merekod

Menyunting

Menyusun

Menghantar

CADANGAN SENARAI KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT

20

Unit

Pentadbiran (II)

SETIAUSAHA BAHAGIAN

Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

CONTOH 1



Penolong Setiausaha

Penolong

Setiausaha

Unit

Pentadbiran (I)

Penolong

Setiausaha

Unit

Kewangan (I)

Penolong

Setiausaha

Unit

Kewangan (II)

Penolong Setiausaha

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun &

Kemudahan

Penolong Setiausaha

Unit Pembangunan

Organisasi

Penolong Setiausaha

Unit Penempatan,

Kenaikan Pangkat

& Tatatertib

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

HASIL

bagi membolehkan

agensi menjalankan

fungsi ditetapkan

dengan cekap dan

berkesan

OBJEK

hal ehwal pengurusan

sumber manusia dan

pembangunan

organisasi

KATA KERJA

Melaksanakan


Untuk mencapai Kepada sesuatu

Membuat sesuatu



CONTOH PENULISAN

22

Unit-unit yang berada di bawah Seksyen Sumber Manusia dijadikan

sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti

CONTOH 1

Unit

Logistik

23

SETIAUSAHA BAHAGIAN



CONTOH 2

Penolong Setiausaha

UNIT SUMBER MANUSIA

Penolong Setiausaha

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun &

Kemudahan

Penolong

Setiausaha Penolong

Setiausaha

Unit

Pentadbiran

Penolong

Setiausaha

Unit

Kewangan

Penolong

Setiausaha

Unit Aset & Perolehan

Penolong Setiausaha

Unit Pembangunan

Organisasi

Penolong Setiausaha

Unit Penempatan,

Kenaikan Pangkat

& Tatatertib



Penolong Setiausaha UNIT PENGESAHAN LANTIKAN, ELAUN & KEMUDAHAN

CONTOH PENULISAN

Nama Unit Pengesahan Lantikan, Elaun dan Kemudahan dijadikan

sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti

24

HASIL

bagi membolehkan

agensi menjalankan

fungsi ditetapkan

dengan cekap dan

berkesan

OBJEK

Urusan pengesahan

lantikan, elaun dan

kemudahan

KATA KERJA

Membantu

melaksanakan


Membuat sesuatu

CONTOH 2



25

CONTOH PENULISAN

CONTOH 1 & 2

1. Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia

2. Penolong Setiausaha, Unit Pengesahan Lantikan, Elaun &

Kemudahan

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong

Setiausaha, Seksyen

Sumber Manusia

Melaksanakan hal ehwal pengurusan

sumber manusia dan

organisasi

bagi membolehkan

agensi menjalankan

fungsi ditetapkan

dengan cekap dan

berkesan.

Penolong Setiausaha,

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun &

Kemudahan

Membantu

melaksanakan

urusan pengesahan

lantikan, elaun dan

kemudahan

bagi membolehkan

agensi menjalankan

fungsi ditetapkan

dengan cekap dan

berkesan.

CONTOH 3

PENGARAH

Bahagian Kewangan & Akaun

CONTOH PENULISAN

Ketua Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

BAHAGIAN KEWANGAN & AKAUN

Tujuan Pewujudan Jawatan

Ketua Penolong Pengarah

SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan

Akauntabiliti

26

HASIL

bagi memastikan

peruntukan diperoleh

mencukupi dan

dibelanjakan dengan

berhemah mengikut tatacaran kewangan

yang ditetapkan

OBJEK

hal ehwal kewangan dan bajet Jabatan

/Bahagian dan semua

PTJ

KATA KERJA

Menguruskan


Membuat sesuatu

Ketua Penolong Pengarah

SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN CONTOH 3

Penolong Pengarah

Unit Kewangan dan Akaun

CONTOH 4

PENGARAH


CONTOH PENULISAN



Tujuan Pewujudan Jawatan

Penolong Pengarah

SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti

27

HASIL

bagi memastikan peruntukan diperoleh

mencukupi dan

dibelanjakan dengan

berhemah mengikut tatacaran kewangan yang ditetapkan

OBJEK

hal ehwal kewangan dan bajet Jabatan

/Bahagian dan semua

PTJ

KATA KERJA

Membantu

menguruskan


Membuat sesuatu

Penolong Pengarah

UNIT KEWANGAN & AKAUN CONTOH 4

Penolong Pengarah

Unit Kewangan dan

Akaun

PENGARAH



28

CONTOH PENULISAN

CONTOH 3 & 4

1. Ketua Penolong Pengarah, Seksyen Kewangan & Akaun

2. Penolong Pengarah, Unit Kewangan dan Akaun


Penolong Pengarah

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong

Pengarah, Seksyen Kewangan &

Akaun

Menguruskan hal ehwal kewangan

dan bajet Jabatan

/Bahagian dan semua

PTJ

bagi memastikan


mencukupi dan

dibelanjakan dengan

berhemah mengikut

tatacaran kewangan

yang ditetapkan

Penolong Pengarah, Unit

Kewangan & Akaun

Membantu

menguruskan

hal ehwal kewangan

dan bajet Jabatan

/Bahagian dan semua

PTJ

bagi memastikan


mencukupi dan

dibelanjakan dengan

berhemah mengikut

tatacaran kewangan

yang ditetapkan Unit Kewangan dan

Akaun

AKAUNTABILITI

TATACARA PENYEDIAAN


Akauntabilti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu

tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan

TAKRIFAN Hasil akhir / Output sesuatu tugas

Bukan senarai tugas

dan aktiviti

Untuk mencapai Kepada sesuatu Apakah tanggungjawab

utama jawatan?

HASIL

Keluaran atau Hasil (Output atau

Outcome) merujuk kepada jangkaan

penghasilan yang perlu dicapai

dalam melaksanakan sesuatu tugas

OBJEK

Rangkaian perkataan selepas kata kerja yang merujuk kepada siapa atau

apa. Objek menerangkan

jawatan/produk/perkhidmatan

fungsi

yang dilaksanakan oleh sesuatu jawatan

Mentadbir urus organisasi pembinaan bagi memastikan perlaksanaan proje3k0berjalan

lancar mengikut syarat yang ditetapkan

Contoh

AKAUNTABILITI

Kata yang digunakan untuk

menyatakan sesuatu perbuatan

yang boleh menentukan kompleksiti tugas bagi gred

sesuatu jawatan. Seorang

penyelia tidak seharusnya

mempunyai kata kerja yang sama

dengan pegawai di bawah

seliaannya kerana setiap gred

mempunyai kompleksiti Tugas yang

berbeza.

KATA KERJA

A K A U N T A B I L I T I CIRI – CIRI

Mengenal pasti

semua output

utama bagi

sesuatu jawatan

(identifies all key

outputs);

4 Fokus kepada hasil

(focused on results)

2 Tidak terikat kepada

sesuatu tempoh

(timeless)

3

5 Beberapa jawatan

berkongsi

akauntabiliti yang

sama dan pada

masa yang sama

6 Dikategorikan

mengikut

keutamaan fungsi

tugas

1

31

Tugas yang

spesifik (job

specific)

32

SETIAUSAHA BAHAGIAN




CONTOH 1



Unit

Logistik

Penolong Setiausaha

Penolong

Setiausaha

Unit

Pentadbiran

Penolong

Setiausaha

Unit

Kewangan

Penolong

Setiausaha



Penolong Setiausaha

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun &

Kemudahan

Penolong Setiausaha

Unit Pembangunan

Organisasi

Penolong Setiausaha

Unit Penempatan,

Kenaikan Pangkat

& Tatatertib

HASIL

bagi membolehkan agensi

menjalankan fungsi

ditetapkan dengan cekap

dan berkesan.

OBJEK

urusan pengesahan lantikan,

elaun dan kemudahan

KATA KERJA

Melaksanakan

Untuk mencapai Kepada sesuatu Membuat sesuatu

CONTOH PENULISAN



HASIL

bagi membolehkan agensi

menjalankan fungsi

ditetapkan dengan cekap

dan berkesan.

OBJEK

urusan penempatan,

kenaikan pangkat dan

tatatertib

KATA KERJA

Melaksanakan

HASIL

bagi memastikan agensi

mempunyai struktur organisasi

yang efektif dan skim

perkhidmatan yang sesuai.

OBJEK

urusan pembangunan

organisasi

KATA KERJA

Melaksanakan

1

2

3

33

AKAUNTABILITI

TUGAS UTAMA

TATACARA PENYEDIAAN


Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang

dikenal pasti dapat mencapai akauntabiliti yang

ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan Akauntabiliti ditunjukkan seperti Jadual di bawah.

TAKRIFAN

Menghuraikan “Apa”

Tepat

Fokus

Kawalan kepada penghasilan/Output

Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan

mengikut keutamaan fungsi tugas

Menghuraikan “Bagaimana”

Menyenaraikan

Mungkin berubah

Input

Tidak semua tugas bagi sesuatu

jawatan perlu disenaraikan


35

TUGAS UTAMA

36

SETIAUSAHA BAHAGIAN




CONTOH 1



Unit

Logistik

Penolong Setiausaha

Penolong

Setiausaha

Unit

Pentadbiran

Penolong

Setiausaha

Unit

Kewangan

Penolong

Setiausaha



Penolong Setiausaha

Unit Pengesahan

Lantikan, Elaun &

Kemudahan

Penolong Setiausaha

Unit Pembangunan

Organisasi

Penolong Setiausaha

Unit Penempatan,

Kenaikan Pangkat

& Tatatertib

CONTOH PENULISAN



37


Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan

fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.


1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun

dan kemudahan bagi membolehkan agensi

menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan

berkesan.

1. Menyemak dan menganalisis data.

2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.

3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.

4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai

penyelia.

2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan

pangkat dan tatatertib bagi membolehkan agensi

menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap

dan berkesan.




4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai

penyelia.

3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi

bagi memastikan agensi mempunyai struktur

organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang

sesuai.

1. Menyediakan pelan perancangan.

2. Menyediakan kertas permohonan.

3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.

4. Menyediakan kertas pertimbangan.

DIMENSI

TATACARA PENYEDIAAN


DIMENSI Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan

skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Parameter/ skala

dan kuantiti spesifik kepada jawatan yang berkenaan

sahaja dan berdasarkan skala penentuan di bawah

seliaan jawatan berkaitan sahaja.

Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk

Prestasi Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).

TAKRIFAN Sempadan Tugas

Bukan KPI atau SKT

DIMENSI

SKT

KPI

39

Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT

Dimensi KPI SKT

Penentuan

Paramater/Skala

Ukuran impak

pencapaian SKT utama

Sasaran kerja yang

perlu dicapai

Cth: Kategori

Usahawan

- Usahawan di 3

negeri

- Usahawan

wanita

Cth:

10 daripada usahawan

bebas daripada bantuan

dana kerajaan

Cth: membantu

100 usahawan

CONTOH PENULISAN




Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan

cekap dan berkesan.


1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan

kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi

ditetapkan dengan cekap dan berkesan.




4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.

2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan

tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang

ditetapkan dengan cekap dan berkesan.





3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi

memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif

dan skim perkhidmatan yang sesuai.





DIMENSI

1. Bilangan Perjawatan: 320 perjawatan

2. Bilangan Pengisian: 300 pegawai 3. Bilangan Skim Perkhidmatan: 10 skim perkhidmatan 4. Bilangan Kes Tatatertib: 30 kes 5. Kertas Pertimbangan/ Kertas Makluman/ Laporan 40 6. Mesyuarat Bahagian/Mesyuarat Pengurusan

KELAYAKAN

AKADEMIK

TATACARA PENYEDIAAN


KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS Kelayakan akademik merujuk kepada kelayakan

minimum yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang

sesuatu jawatan seperti yang diperuntukkan dalam

syarat-syarat lantikan skim perkhidmatan.

Ikhtisas merujuk kepada kelayakan tambahan yang

diperuntukkan kepada skim-skim perkhidmatan

tertentu. (Cth: Akauntan – Malaysian Association of Certified Public

Accountants)

TAKRIFAN Diperuntukkan dalam

perbekalan skim

perkhidmatan

Bukan merujuk

kepada kelayakan

akademik

penyandang



CONTOH PENULISAN

KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

pengajian tinggi tempatan atau

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)

42

Kelayakan yang

bersesuaian dengan

jawatan adalah satu

kelebihan

KOMPETENSI

TATACARA PENYEDIAAN


KOMPETENSI Kemahiran/ Kriteria individu merujuk kepada kemahiran/ kriteria yang diperlukan

oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan.

Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka

dan peminjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan

sesuai oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman

dan kriteria individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang

mana-mana penyandang yang kurang memenuhi kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut.

Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan boleh

menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang

bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut.

TAKRIFAN

CONTOH PENULISAN



KOMPETENSI

44

1. Kemahiran Kepimpinan

2. Kemahiran Membuat Keputusan

1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft

Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point

3. Pemikiran Strategik

4. Pemikiran Analitikal

FUNGSIONAL GENERIK

PENGALAMAN

TATACARA PENYEDIAAN


PENGALAMAN Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi di jawatan tersebut. Tempoh pengalaman hendaklah

jawatan, bukan merujuk

penyandang sedia ada.

realistik

kepada

dengan gred sesuatu tempoh perkhidmatan

TAKRIFAN Realistik dengan gred

jawatan

Bukan merujuk

kepada tempoh

perkhidmatan

penyandang

CONTOH PENULISAN


PENGALAMAN

Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang

pengurusan sumber manusia

46

61

TERIMA

Jabatan Perkhidmatan Awam

Bahagian Pembangunan Organisasi

[email protected]

KASIH

mailto:[email protected]

C O N T O H

DOKUMEN

DESKRIPSI TUGAS

47

E:/JD Slide/JD Rujukan/Taklimat JD di IPKKM MOA/JD MOA/DESKRIPSI TUGAS - PPT PK1 Presentation.docx














CONTOH DOKUMEN DESKRIPSI TUGAS

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN

SUMBER MANUSIA


Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap

dan berkesan.

48

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KEDUDUKAN DI WARAN

PERJAWATAN

Bekalan: B07 Program: 3.3.2

Butiran: 25 RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber Manusia

GRED JAWATAN M48/M52 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi

HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin/

KPSU (SM)

HIRARKI 2 (CAWANGAN

/SEKTOR/UNIT)

Seksyen Sumber Manusia DISEMAK OLEH Burhanuddin bin Abdullah/

SUB (KP)

SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik DILULUSKAN OLEH Norhaliza binti Junid/

SUBK

KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan

Awam

TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018


1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan

bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan

cekap dan berkesan.





2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib

bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan

dengan cekap dan berkesan.





3. Melaksanakan urusan pembangunan

organisasi agensi mempunyai

struktur organisasi yang

perkhidmatan yang sesuai.

bagi memastikan

efektif dan skim





DIMENSI

1. Bilangan Perjawatan : 320 perjawatan

2. Bilangan Pengisian : 300 pegawai

3. Bilangan Skim Perkhidmatan : 10 skim perkhidmatan

4. Bilangan Kes Tatatertib : 30 kes 5. Kertas Pertimbangan/ Kertas Makluman/ Laporan 6. Mesyuarat Bahagian/Mesyuarat Pengurusan

KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf

setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)

KOMPETENSI

1. Kemahiran Kepimpinan

2. Kemahiran Membuat Keputusan

PENGALAMAN

Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia 49

1. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft

Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point

3. Pemikiran Strategik

4. Pemikiran Analitikal

FUNGSIONAL GENERIK

tatacara penyediaan deskripsi tugas...pelaksanaan deskripsi tugas sektor awam punca kuasa 2 p e n g...

Documents