tatacara pengurusan aset alih

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia 1

Perbandingan Peraturan Aset Alih KerajaanPerbandingan Peraturan Aset Alih Kerajaan

PERATURAN LAMA PERATURAN

BARU

• 14 dokumen

• AP,PP,PP-TPS, SPP & Surat

• Keliru

• Bertindih

• Terlalu lama

• Tidak jelas

•1 Dokumen rujukan1 Dokumen rujukan

• MudahMudah

• TeraturTeratur

• SeragamSeragam

• TerkiniTerkini

• JelasJelas

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

Memperkemas dan memantapkan peraturan pengurusan aset alih Kerajaan

Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira (KEW.PA-33)

Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32)

Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20)

Laporan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12)

Laporan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8)

Kemuka Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac iaitu:-

Tubuh Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

Jawatankuasa Penyiasat

Lembaga Pemeriksa

Pegawai Pemeriksa Aset₪

Pegawai Aset

Melantik:-

Tubuh Unit Pengurusan Aset

PERANAN dan

TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

Aset Alih diurus

cekap

teratur

berkesan

*SAP 12 Mac 2010 - Laporan Tahunan Pengurusan Aset Kerajaan

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan diKementerian/ Jabatan meliputi:

• Penerimaan• Pendaftaran• Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan• Penyelenggaraan• Pelupusan• Kehilangan dan Hapus Kira

4

(b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.

(c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.

(e) Mengurus Kehilangan dan Hapus Kira.

sambungan…

5

(f) Menyelaras penyediaan ringkasan laporan berikut:

(i) Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-8);

(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-12);

(iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; (KEW. PA-20);

(iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib (KEW. PA-32); dan

(v) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira (KEW. PA-33).

sambungan…

6

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT

• Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Bil Mesyuarat Tarikh Laporan Tempoh

Bil 1/ 2011 Jan 2011 Suku Tahun Keempat Tahun sebelumnya Okt - Dis 2010

Bil 2/ 2011 Apr 2011 Suku Tahun Pertama Tahun Semasa Jan - Mac 2011

Bil 3/ 2011 Jul 2011 Suku Tahun Kedua Tahun Semasa Apr - Jun 2011

Bil 4/ 2011 Okt 2011 Suku Tahun Ketiga Tahun Semasa Jul - Sept 2011

7

JAWATANKUASA PENGURUSAN

ASET ALIH KERAJAAN

(JKPAK)

LaporanTindakan

Pelupusan

LaporanTindakan

SurcajTatatertib

Isu BerbangkitMengenai

PengurusanAset Alih

Hasil LaporanPemeriksaan

Aset Alih

KedudukanSemasa

AsetAlih

AgendaMesyuarat

JKPAK

Pengerusi

TKSU@

TKP@

Pengarah

Setiausaha

PegawaiAset

SUBKU Audit Dalam

Pegawai Lain

3 bulan sekali

Hasil mesyuarat

dilapor dalam JPKA

sambungan…

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai

Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiapKementerian/ Jabatan di bawah kawalannya menguruskanaset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

9

PELAKSANAAN

Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/ Jabatansebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai DaftarInventori KEW. PA-5.

Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314)hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300-J3)dan Kad Petak (KEW. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

10

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasamasing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada Semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan

Pihak Berkuasa Tempatan.

13

PENDAHULUAN

BAB A – PENERIMAAN

BAB E – PELUPUSAN

BAB D –PENYELENGGARAAN

BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN

BAB B – PENDAFTARAN

BAB F – KEHILANGAN &

HAPUS KIRA

KANDUNGAN TPA

14

PENDAHULUAN


KITARAN HAYAT ASET

16

KLASIFIKASI DAN JENIS ASET

17

HARTA INTELEK

ASET ALIH

Harta Modal

Inventori

ASET TAK ALIH

Bangunan

InfrastrukturTana

h

>RM1,000 @

Ada Penyelenggaraan Berjadual

Loji @

Jentera

Berat

Kenderaan

Kelengkapan @

Peralatan

<RM1,000 & Tiada Penyelenggaraan

Berjadual Kelengkapan @ Peralatan

Tanpa Kira Nilai Perolehan Asal

DEFINISI ASET

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

DEFINISI ASET ALIH

19

KUMPULAN ASET ALIH

20

HARTA MODAL

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

RM1,000.00 dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

(Penyelenggaraan berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan di dalam manual/ buku panduan pengguna)

21

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/ Jentera Berat

(ii) Kenderaan

(iii) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

22

CONTOH HARTA MODAL

23

INVENTORI

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya

kurang daripada RM1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan

24

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:

(i) Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/Bengkel/ Dapur/ Sukan

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

(ii) Perabot(iii) Hamparan, hiasan dan langsir(iv) Pinggan mangkuk

25

CONTOH INVENTORI

26

Kod Klasifikasi Asetsambungan…

http://spa.treasury.gov.my/knowledgebase27

BAB A :PENERIMAAN


BAB A - PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

29

Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap aset diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.

sambungan…

30

PERATURAN PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.

(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah (bila perlu)

(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerimaaset:

• Semak butiran dalam dokumen.• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta

sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.

31

(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan KEW. PA-1jika terdapat kerosakan/ perselisihan.

(e) Borang KEW.PA-1 yang ditandatangani oleh KetuaJabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

(f) Pegawai Penerima pastikan aset alih diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.

(g) Pegawai Penerima pastikan aset alih diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

sambungan…

32

BAB B :PENDAFTARAN


PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR

PUNCA MAKLUMAT

OBJEKTIF

PENDAFTARAN ASET HADIAH

DOKUMEN PENDAFTARAN

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

BUTIRAN MAKLUMAT

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL &

INVENTORI

PENGESAHAN PENDAFTARAN

SKOP

35

OBJEKTIF PENDAFTARAN

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

36

TEMPOH MENDAFTAR

dari tarikh pengesahan penerimaan.

37

• Aset Hadiah

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuanpembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan.Satu senarai daftar aset berkenaan diwujudkan bagi tujuan rekod.

• Aset Lucuthak

(a) Didaftarkan jika Kementerian/ Jabatan bercadang menggunakannya.

(b) Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.

38

PUNCA MAKLUMAT

• Aset Yang Dibeli:

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan(b) Nota Serahan(c) Invois(d) Dokumen Kontrak(e) Kad Jaminan(f) Manual Pengguna(g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

• Aset yang disewa beli:

(a) Surat Ikatan Perjanjian(b) Dokumen lain yang berkaitan

39

PUNCA MAKLUMAT

• Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

(a) Salinan Daftar jika diterima secara pindahan(b) Salinan surat kelulusan menerima hadiah(c) Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

• Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaranberasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

40

PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran dibuat dan dicoppada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut:

“Telah direkodkan pada ………..(tarikh). No. siri pendaftaran aset ………….. seperti nombor padadaftar.

41

URUSAN PENDAFTARAN

(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/ PTJ menggunakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3).

(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5)disediakan.

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(a) Format yang sama diguna pakai.(b) Daftar hendaklah dicetak.(c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

42

URUSAN PENDAFTARAN

Mendaftar peralatan ICT:

Komputer DELL, Model L 1506 Buatan Malaysia No Siri Pembuat: N0726 Harga Perolehan Asal: RM 6,000.00 Tarikh Diterima: 13 April 2007 No. Pesanan Rasmi Kerajaan: LO A5624

Nama pembekal: Computer System Sdn Bhd, No. 15, Plaza

Yatt, Jalan Imbi, 55100 KL.

Penempatan kali pertama : Di bilik komputer. 15/4/2007

Penempatan kali kedua : Di tempat tuan/ puan sekarang. 26/07/2010

Satu pemeriksaan dibuat pada 2 Ogos 2010 oleh Cik Tina

Pada 1 Disember 2010 – komputer dilupus secara jualan sisa

dengan rujukan kelulusan BPPA/BPSM/CKP/011220

43

KEW. PA-2(No. Siri Pendafataran: KPM/BPSM/10/H/07/1

DAFTAR HARTA MODALKementerian/Jabatan: KPM

Bahagian: BPSM BAHAGIAN A

Kod Nasional

Kategori Peralatan ICT

Sub Kategori Komputer

Jenis/Jenama/Model DELL/L1506

Buatan Malaysia

Jenis dan No. Enjin Harga Perolehan Asal RM6,000

No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007

No. Pendaftaran (Bagi kenderaan) No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624

KOMPONEN/AKSESORI

CPU Papan KekunciMonitor Tetikus Speaker

Tempoh Jaminan 1 Tahun

Nama Pembekal Dan Alamat

Computer System Sdn. Bhd

No. 15, Plaza Low Yatt, Jalan Embi

KUALA LUMPUR

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Norrizan bt. ShafieJawatan Setiausaha Bahagian Cop

Tarikh 17 April 2007PENEMPATAN

Lokasi Makmal Komputer

PSU (CP) 2

Tarikh 15 April 2007 26 Julai 2010

Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin

Shazana

Tandatangan ƒ Shazana PEMERIKSAAN

Tarikh 2 Ogos 2010

Status Aset Baik

Nama Pemeriksa Tina Abdullah

Tandatangan Tina

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh Rujukan Kelulusan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

1 Disember 2010 KPM/BPPA-BPSM/10/H/1 Jualan Sisa 1 PSU (CP) 2 Tan

44

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan

Kos (RM) Nama danTandatangan

1. 21.6.2007

Penggantian CPU 1 tahun 1,000

45

KEW. PA-3

(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )

DAFTAR INVENTORIKementerian/Jabatan: Perbendahraan

Bahagian: Kawalan dan PemantauanKod Nasional

Kategori Perabot

Sub Kategori Almari

Jenis Almari Buku Bercermin

Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007

Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456

Nama Pembekal dan AlamatSyarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.Lot 50, Jalan Tuanku Abdul RahmanKuala Lumpur

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorizan bt. ShafieJawatan; Setiausaha BahagianTarikh: 22 Mei 2007

CopPENEMPATAN

Kuantiti 1 1 1 1 1

No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5

Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)

Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007

Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong

Tandatangan Ñ Ť H A H

PEMERIKSAAN

Tarikh 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007 22.6.2007

Status Aset Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Sedang digunakan Rosak

Nama Pemeriksa

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Hisham & Ahmad

Tandatangan & ¥ & ¥ & ¥ & ¥ & ¥PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

3.7.2007 KK/BDSWP 10/767/2(81) Buang 1 PPT(P) §

46

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan

(ii) Pemeriksaan aset

(iii) Pelupusan

(iv) Hapus kira

URUSAN PENDAFTARAN

47

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda

Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/ risikan ditanda di tempatyang tidak mudah dilihat.

48

PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET

PELABELAN ASET

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:

Kod Kementerian (Singkatan Kementerian)

Kod Jabatan (Singkatan Jabatan/Bahagian) dan Kod Fail (MAMPU)

Kod Tambahan (Jika Perlu)

Kod Pengkelasan Aset

Tahun

No. Siri

KPM/BPPA12/J-JB-01-01/H/08/1234

49

Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKEW. PA-6. Tambahan di KPM - Borang BPPA-20.

Penyimpanan Daftar• KEW. PA-2 dan KEW. PA-3 disimpan dalam fail kulit

keras dalam kabinet berkunci.• Buku KEW. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

simpan di lokasi.

URUSAN PENDAFTARAN

50

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW. PA-7 dalam 2 salinan.

• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.

51

KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN: KAWALAN DAN PEMANTAUAN

LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

1. Kerusi Mesyuarat (Pengerusi)

1

2. Kerusi Mesyuarat 60

3. White Board 1

4. Skrin Putih 1

(a) Disediakan oleh:

Tandatangan:

Nama: Ahmad Hishamuddin

Jawatan: PKP(P)

Tarikh: 15 Mac 2007

(b) Disahkan oleh:

Tandatangan

Nama : Henry Chong

Jawatan:PPT(P)

Tarikh :15 Mac 2007

52

URUSAN PENDAFTARAN

(c) Salinan KEW. PA-4 dan KEW. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut:

(i) Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

53

URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian

mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

54

CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4) DAN

SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

KEMENTERIAN Bahagian-bahagian

IBU PEJABAT

PTJ

Jabatan Jabatan Jabatan

PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ

Jabatan

PTJ PTJ

PERBENDAHARAANKEW. PA-8

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

55

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba Dell/L1506

13 April 2007 RM8,500

2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500


17 April 2007 RM2,500


17 April 2007 RM2,500

5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba Dell/L1506

24 Mei 2007 RM8,500

JUMLAH RM24,500

56

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007




1. KK/BKP 2004-KD/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

21/12/2004 RM2,500

2. KK/BKP 2004-KD/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

21/12/2004 RM2,500

3. KK/BKP 2004-FAX/1 Mesin Fax Canon L250

17 /4/ 2005 RM2,500

4. KK/BKP 2005-MT/1 Mesin Taip Elektronik

15 /4/2006 RM1,900

5. KK/BKP 2006-TV/1 Televisyen Sony 21’ Model F229

15 /4/ 2006 RM1,350

JUMLAH RM10,750

57

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007

BIL

NOMBOR SIRIPENDAFTARAN



1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku Bercermin

2 Mei 2007 RM1,750

2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200

3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750

JUMLAH RM3,700

58

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007




1. KK/BKP 2004-AB/1-3

Almari Buku Bercermin

02 Mei 2004 RM1,750

2. KK/BKP 2005/MP/1-5

Meja Pegawai 15 April 2005 RM1,200

3. KK/BKP 2006/KP/1-5 Kerusi Pegawai 15 Jun 2006 RM750

JUMLAH RM3,700

59

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

60

BAB C :PENGGUNAAN, PENYIMPANAN

DAN PEMERIKSAAN


OBJEKTIF PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:

(a) Mengurangkan pembaziran(b) Menjimatkan kos(c) Mencapai jangkahayat(d) Mencegah penyalahgunaan(e) Mengelakkan kehilangan

63

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW. PA-9.

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan, mana lebih awal.

PENGGUNAAN

64

Peraturan mengenai Penggunaan,Pengurusan dan Penyelenggaraan

Kenderaan adalah mengikut peraturansemasa yang berkuatkuasa.

(PP Bil.2 Tahun 1980 dan PP Bil. 7 Tahun 1985)

PENGGUNAAN

65

• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN

66

• Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan

• Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;

(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN

67

• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.

• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN

68

KEW.PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

Bil No. SiriPendaftaran

Jenis Harta Modal

Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal

Catatan

Mengikut Rekod

Sebenar

Lengkap Kemaskini

Ya Tidak Ya Tidak

1. NRE/JAS/JH25/07/1

Komputer Riba Dell N520

Sharifah Azlina

Sharifah Azlina

Sedang digunakan

2. NRE/JAS/JH25/072

Set PC HP Pavillion DC 345

Hashim Ahmad

Hashim Ahmad

Sedang digunakan

Tandatangan : Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh

Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)

Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

KEW.PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Tandatangan: Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Bil Jenis Inventori

Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori

Catatan

Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod

Sebenar Mengikut Rekod

Sebenar

Ya Tidak Ya Tidak

1. Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama


40 38 Digunakan

2 di Bilik Bincang

Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

Bahagian : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia

Bahagian: Jabatan Kastam Diraja Malayia

Bil No. SiriPendaftaran

Jenis Harta Modal

Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal

Catatan

Mengikut Rekod

Sebenar

Lengkap Kemaskini

Ya Tidak Ya Tidak

1. KK/KDRM 115/H/07/1

Komputer Riba Dell N520

Sharifah Azlina

Sharifah Azlina

Sedang digunakan

2.KK/KDRM115/07/2

Set PC HP Pavillion DC 345

Hashim Ahmad

Hashim Ahmad

Sedang digunakan

Tandatangan : Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh

Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)

Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

71

KEW. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Tandatangan: Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan)

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Bil Jenis Inventori

Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori

Catatan

Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod

Sebenar Mengikut Rekod

Sebenar

Ya Tidak Ya Tidak

1. Kerusi Mesyuarat



40 38 Digunakan

2 di Bilik Bincang

Kementerian/Jabatan: Kementerian Kewangan Malaysia

Bahagian : Jabatan Kastam Diraja Malaysia

72

• Ketua Jabatan kemuka KEW. PA-10 dan KEW. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan KEW. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

PEMERIKSAAN

73

KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN 2007

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Kementerian Kewangan Malaysia telah diperiksa seperti berikut:

Bil Jab/Bhgn/PTJ Tarikh

1 B. PEMBANGUNAN 27.9.2009-29.11.2009

2. BPPA 12.2.2009-8.1.2010

3. BPSM 29.1.2010

4. BKew 31.12.2009

Tandatangan : ……………………….

Nama Pegawai Pengawal : Y. Bhg. Tan Sri Dr Zulkurnain bin Haji Awang

Tarikh : 1 Mac 2010

Cop Kem/Jab :

74

BAB D :PENYELENGGARAAN


OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

• Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.

• Memelihara dan memanjangkan jangkahayat • Meningkatkan keupayaan• Mengurangkan kerosakan• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan• Menjamin keselamatan pengguna• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta

produktif• Memelihara imej Kerajaan

76

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

JENIS PENYELENGGARAAN

77

MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/ buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk

tindakan penyelenggaraan.

PENYELENGGARAAN

78

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/Jabatan:

(a) Menyedia Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW. PA-13).

(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksana program penyelenggaraan(d) Merekod penyelenggaraan dalam Daftar Penyelenggaraan

Harta Modal (KEW. PA-14)(e) Menilai program penyelenggaraan(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

pihak swasta.

79

KEW. PA-13

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset)

KEMENTERIAN : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

Jabatan/Bahagian :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR

Bil No. Siri Pendaftaran Jenis/Jenama/Model

Lokasi Aset Catatan

1. NRE/JAS/JH25/H/07/6 Split Air Conditioner Philip

Bilik Mesyuarat 1 6 bulan sekali

2. NRE/JAS/JH25/H/07/7 Split Air Conditioner Philip

Bilik Mesyuarat 2 6 bulan sekali

3. NRE/JAS/JH25/H/07/8 Pacuan 4 Roda Perodua Kembara

Pentadbiran 3 bulan sekali

KEW. PA-14

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL


Sub Kategori: Kereta No. Siri Pendaftaran:NRE/JAS/JH25/H/07/08

Jenis : Perodua Kembara Lokasi : Pentadbiran

(a)Tarikh

(b)(Butir-butir Kerja)

(c)No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh

(d)Nama Syarikat/Jabatan YangMenyelenggara

(e)Kos

(f)Nama danTandatangan

16 Jun 2007

Pembaikan/Penyelenggaraan hawa dingin dan compress air clucth booster.

AA 982615 MS Cooling Sdn. Bhd.

RM1,150.00 Masri bin Jamil

BAB E:PELUPUSAN


PELUPUSAN

DEFINISI OBJEKTIF

URUSETIA PELUPUSAN

KUASA MELULUS

KAEDAH PELUPUSAN

A) PERAKUAN PELUPUSAN

E) TINDAKAN SEMASA

PELUPUSAN

B) LAPORAN LEMBAGA

PEMERIKSA

C) TINDAKAN SELEPAS

KELULUSAN

SKOP

JUSTIFIKASI

PROSES PELUPUSAN

PINDA KAEDAH

LANJUT TEMPOH

83

Pelupusan ialah satu proses untuk

mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah yang

ditetapkan.

DEFINISI PELUPUSAN

84

Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan

aset yang tidak diguna atau tidak diperlukan;

Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat;

Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan

Membolehkan aset milik Kementerian/ Jabatan

dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain atas

sebab-sebab tertentu

OBJEKTIF PELUPUSAN

85

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi

khidmat sokongan Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan

aset Rosak dan tidak boleh

digunakan

Tiada alat ganti

Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi

Keupayaan aset tidak lagi

di peringkat optimum

Melebihi keperluan

Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan

86

KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

87

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya

lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

88

Kementerian

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset kurang RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya

kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

Kuasa Melulus:

Ketua Setiausaha/ Timbalan KSU/ Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset)

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

89

JabatanPeringkat Ibu Pejabat:


kurang RM500,000.00 bagi semua kaedah pelupusan

Kuasa Melulus: Ketua Pengarah (Jab. Persekutuan Peringkat Ibu Pejabat)

90

KUASA MELULUS JABATAN

JabatanPeringkat Bahagian:



Kuasa Melulus: • Timbalan Ketua Pengarah (Jab. Persekutuan

Peringkat Ibu Pejabat)• Pengarah Bahagian (Pengurusan Aset)

sambungan…

91

JabatanPeringkat Negeri:



Kuasa Melulus: Pengarah Negeri/ Timbalan Pengarah Negeri(Jabatan Persekutuan Peringkat Negeri)

sambungan…

92

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956

P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009

NEGERI

BAHAGIAN

IBU PEJABAT

KEMENTERIANPERBENDAHARAAN

KUASA MELULUS

(i)Pegawai

(ii)Kementerian/Jabatan

Ketua Setiausaha Negara Jabatan Perdana Menteri

Timbalan Ketua Setiausaha (K)

Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset)

Ketua Setiausaha Semua Kementerian

Timbalan Ketua Setiausaha

Setiausaha Bahagian (Pengurusan Aset)

Ketua PengarahSemua Jabatan Persekutuan di

peringkat Ibu Pejabat Timbalan Ketua Pengarah

Pengarah Bahagian (Pengurusan Aset)

Peguam NegaraJabatan Peguam NegaraPeguam Cara Negara

Ketua Pegawai Pentadbir

94

PEGAWAI-PEGAWAI YANG DIWAKILKAN KUASA DI BAWAH P.U.(B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009 - JADUAL A

(i)Pegawai


Ketua Perangkawan Jabatan Perangkaan Malaysia


Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

Jabatan Perkhidmatan AwamTimbalan Ketua Pengarah

Pengarah Bahagian (Pengurusan Aset)

Ketua Polis NegaraJabatan Polis Diraja MalaysiaTimbalan Ketua Polis Negara

Pengarah Logistik

Ketua Polis Negeri Pejabat Ketua Polis Semua Negeri

Penguasa Polis (Pembangunan) PDRM

Setiausaha bagi Parlimen MalaysiaParlimen MalaysiaTimbalan Setiausaha bagi Parlimen

Malaysia

Setiausaha bagi Dewan Negara95

sambungan…

(i)Pegawai


Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja Pej. Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja

Penolong Setiausaha Majlis Raja-Raja

Ketua Audit Negara Pejabat Ketua Audit Negara


Akauntan Negara Pejabat Akauntan Negara

Timbalan Akauntan Negara

Setiausaha Semua Suruhanjaya Perkhidmatan Persekutuan

Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan

Pendaftar Mahkamah Rayuan, Mahkamah Tinggi dan Mahkamah Rendah

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah

Pendaftar Mahkamah Syariah Negeri

Datuk Pengelola Bijaya Diraja Istana Negara96

sambungan…

(i)Pegawai


Setiausaha Sulit Kepada Seri Paduka Baginda Yang di Pertuan Agong

Istana Negara

Ketua Jabatan Semua Ketua Jabatan Persekutuan di Peringkat Ibu Pejabat, Negeri dan Zon

atau Wilayah

Pegawai Kewangan Persekutuan Pejabat Kewangan Persekutuan Sarawak dan Sabah

97

sambungan…

UNIT PENGURUSANASET KEMENTERIAN/JABATAN

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksamengikut KEW. PA-15

Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW. PA-16

Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17

Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur

Mengemukakan permohonan pelupusan kepadaKuasa Melulus

URUSETIA PELUPUSAN

Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan

LEMBAGA PEMERIKSA

Pelantikan Lembaga Pemeriksa

Dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan dan

tempoh pelantikan tidak lebih dua (2) tahun

Keanggotaan Lembaga Pemeriksa terdiri daripada:

i. Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset;

ii. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset;iii. Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan

Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf; daniv. Pegawai dari Kementerian/ Jabatan lain boleh dilantik, jika

perlu.

99

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal danElektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakarkhusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan olehPegawai Teknologi Maklumat Kementerian/ Jabatan.

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah untuk tempoh 1 tahun.

101

TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

Sedia dan kemuka jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan

Periksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan

Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan

Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)

Syorkan kaedah pelupusan yang sesuai

Tandatangani KEW.PA-17 dan kemuka kepada Urusetia Pelupusan

103

KEMENTERIAN/JABATAN: KEM. KESIHATAN/HOSPITAL KUALA LUMPUR (HKL)

SEUNIT J UMLAH SEUNIT J UMLAH(RM) (RM) (RM) (RM)

1 Pentadbiran Kenderaan buah 1 15.9.1997 7 tahun 65,000 65,000 15,000 15,000 masih boleh sebuthargadigunakan

2 Mesin X-Ray buah 1 11.6.1985 18 tahun 150,000 150,000 - - rosak sisa besi

J UMLAH 215,000 215,000 15,000 15,000

KESELURUHAN

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa Tandatangan ………………………………..(Pengerusi)Nama dan J awatan ………………………………………………

Tarikh pemeriksaan:………………………………….Tandatangan ………………………………………(Ahli)

Tempoh pemeriksaan………………………………………………………… Nama dan J awatan ………………………………………………

Tandatangan ………………………………………(Ahli)

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN

TEMPOH DIGUNAKAN/SIMPANAN

KETERANGAN ASET

SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN JUSTIFIKASI

UNIT KUANTITIBILJABATAN/BA

HAGIAN

KEW. PA-17

TEMPOH DIGUNAKAN

HARGA PEMBELIAN ASAL

NILAI SEMASA NYATAKAN KEADAAN ASET DENGAN J ELAS

104

Dokumen sokongan:

(i) Surat permohonan Kementerian/ Jabatan bagi

pelupusan secara pindahan,

(ii) Surat permohonan organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan yang dianjurkan dan

diiktiraf oleh Kerajaan bagi pelupusan secara hadiah

(iii) Justifikasi tukar beli (trade in) dan tukar barang

(barter trade).

105

sambungan…

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

• Tempoh Tindakan Pelupusan

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.

• Pelanjutan Tempoh Pelupusan

(a) Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja.

(b) Jika tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan dalam tempoh pelanjutan, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

106

KAEDAH PELUPUSAN

Jualan Tender Tukar Beli (Trade In)

Jualan Sebutharga Tukar Ganti (Cannibalize)

Jualan Lelong Pindahan

Jualan Sisa Hadiah

Tukar Barang (Barter Trade)

Musnah (tanam/ bakar/ buang/ tenggelam)

Kaedah lain yang difikirkan sesuai

107

PERLAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

TENDER• Gunakan KEW.PA-21

• Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (KEW.PA-22)

• Maklumat seperti dalam KEW.PA-21 diiklankan melaluisekurang-kurangnya 1 akhbar utama

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17

• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM10,000

• Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan dimasukkan dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan

• Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender

108

• Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan

• Tawaran disenaraikan dalam KEW.PA-23

• Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada KetuaJabatan.

• Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinaniklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain

• Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang, rujuk Perbendahraan

• Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklahmemastikan bahawa beliau atau pegawai-pegawai yang mengurus tender tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak

• Pegawai dari Kementerian/ Jabatan yang melupuskan asettidak dibenarkan menyertai tender

sambungan…

109

• Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran, deposit tender tidak akan dikembalikan

• Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untukmembolehkannya menimbang tawaran lain

• Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semulaatau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan

• Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawasemula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus

sambungan…

110

SEBUT HARGA

• Dipelawa sekurang-kurangnya 10 syarikat/ orang perseorangan

• Kenyataan Tawaran Sebut Harga menggunakan KEW.PA-24

• Tawaran sebut harga menggunakan KEW.PA-25

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17

• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk maksima RM5,000

• Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan dalam peti sebut harga Jabatan sebelum tarikh dan waktu tutupyang ditetapkan

• Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan

• Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal

111

• Jawatankuasa Pembuka Sebutharga menyenaraikan tawaran menggunakan Borang KEW.PA-26

• Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan Jadual Sebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan untuk pertimbangan dan keputusan

• Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklahmemastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau terletakhak

• Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, deposit tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga menimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut harga semula.

• Pegawai Kementerian/ Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenar menyertai sebut harga

sambungan…

112

LELONG• Dilaksanakan ke atas aset berikut:

Mempunyai nilai pasaran Kuantiti yang banyak Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya

• Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di KEW.PA-27

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di KEW.PA-17 dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong

• Urusan lelong diadakan di ruang terbuka atau di dewan

• Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar. Bayaran deposit 5% dari harga simpanan atau maksima RM1,000

• Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan

• Jika harga tawaran tertinggi kurang 70% daripadaharga simpanan, rujuk kepada Perbendaharaan

113

JUALAN SISA

• Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam(besi, tembaga, dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yangmempunyai nilai jualan

• Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:- Tender;- Sebut harga; dan- Dipelawa kepada Syarikat Bumiputera berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlu permit)

• Kenderaan yang telah dilupus secara jualan sisa tidak boleh didaftar semula

114

TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

• Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad

• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

(a) Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan(b) Aset yang mempunyai unsur keselamatan

• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

(c) Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik(d) Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar (e) Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai lesen dan kemahiran(f) Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas

jualan115

TUKAR BELI (TRADE-IN)

Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan dan tiada Kementerian/ Jabatan yang berminat melainkan pembekal

asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan

116

117

• Dilaksanakan berasaskan:

(a) Aset yang sama jenis(b) Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang(c) Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal(d) Harga jualan dirunding antara Kementerian/ Jabatan dengan pembekal (e) Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.(f) Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti(g) Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli(h) Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan tender/ sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan

sambungan…

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

• Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/ kenderaan/ perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/ komponen ganti bagi kenderaan/ perkakasan komputer yang lain

• Dilaksanakan berasaskan:

(a) Aset yang sama jenis dan kegunaannya;(b) Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh Pegawai

Teknikal; dan(c) Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan penjimatan.

• Alat/ komponen tukar ganti yang dipasang kepadaaset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian BKEW.PA-2

118

PINDAHAN

• Dilaksanakan antara Kementerian/ Jabatan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:

(a) Melebihi keperluan

(b) Tidak diperlukan selepas projek siap

(c) Obsolete/ obsolescent

• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

(a) Permohonan atau keperluan Kementerian/ Jabatan

(b) Tidak dikenakan apa-apa bayaran

(c) Kos pengendalian ditanggung oleh penerima

119

PINDAHAN

• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

(a) Daftar aset diserah kepada Kementerian/ Jabatan penerima

(b) Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupus oleh

Kementerian/ Jabatan

(c) Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus

120

sambungan…

HADIAH

Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah:

• Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asaltetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/ Jabatan; atau

• Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pameran

Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

• Antara Kementerian/ Jabatan Kerajaan bagi tujuanlatihan atau pemeran

• Dari Kementerian/ Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan

121

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

• Permohonan atau keperluan penerima• Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh

penerima• Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan

surat permohonan Kementerian/ Jabatan, organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain

• Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19)

• Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan atau pameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja

sambungan…

122

MUSNAH

Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/ nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara:

•Ditanam•Dibakar•Dibuang•Ditenggelam

123

BAHAN BUANGAN TERJADUAL

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24 September 2010

124

Pelupusan aset yang dikategorikan sebagai buangan terjadual (peralatan ICT dan bahan kimia) tidak boleh dimusnahkan atau secara jualan sisa kerana tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual 2005)

Aset perlu dilupuskan kepada premis pemerolehan kembali yang dilesenkan oleh Jabatan Alam Sekitar (www.doe.gov.my)

MUSNAH

Langkah-langkah yang perlu diambil:

• Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut, dll.

• Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa berkenaan

• Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/ dikeluarkan terlebih dahulu

• Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya

• Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) hendaklah disediakan

125

sambungan…

KAEDAH-KAEDAH LAIN PELUPUSAN

Kaedah lain yang tidak dinyatakan perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa

mengira nilai perolehan asal

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan

peraturan berkenaan

126

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

•Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan•JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan•Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa•Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

131

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat

tempoh kelulusan.

Jika tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

132

• Kemas kini Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori

• Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19) disediakan dan kemukakan kepada Kuasa Melulus bersama:

- Resit jualan

- Surat Akuan Terima

- Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-18)

TINDAKAN SELEPAS PELUPUSAN SELESAI

133

UNIT PENGURUSANASET KEMENTERIAN/JABATAN

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan pinda kaedah pelupusan

Memperoleh Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan

Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus; dan

Kemuka Laporan Tahunan Pelupusan Aset (KEW.PA-20) ke Perbendaharaan

URUSETIA PELUPUSAN

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

KEW. PA-20 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

137

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANTAHUN : 2007

KEMENTERIAN/JABATAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

KEW.PA-20

BIL KEMENTERIAN/JABATAN

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL(RM)

HASILPELUPUSAN(RM)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA(RM)

1. JABATAN ALAM SEKITAR

2,000,000 100,000

JUALAN PINDAHAN

MUSNAH KAEDAH LAIN

1,500,000

400,000 RM100,000

2. JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN

5,000,000 200,000 4,000,000

900,000 100,000

Tandatangan Pegawai Pengawal Cop Jabatan:

Nama:

Jawatan: KETUA SETIAUSAHA

Tarikh:10 Mac 2008

BAB F:KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA


HAPUSKIRA

DEFINISI OBJEKTIF

URUSETIA KEHILANGAN &

HAPUSKIRA

KUASA MELULUS

PROSES HAPUSKIRA

A) MELAPORKAN KEHILANGAN

D) LAPORAN AKHIR

E) TINDAKAN SELEPAS

KELULUSAN

B) LAPORAN AWAL

C) JAWATANKUASA

PENYIASAT

SKOP

140

DEFINISI

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

KEHILANGAN

HAPUSKIRA

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan,

kebakaran, bencana alam,kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

141

Ketua Jabatan termasuk Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah

PEGAWAI PENGAWAL

KETUA JABATAN

Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian

142

sambungan…

KUASA MELULUS

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

143

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

Nilai Perolehan Asal (NPA) satu aset lebih RM200,000.00 atau jumlah keseluruhannya

lebih RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset

kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai

awam

144

Kementerian


kurang RM1,000,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus:

Ketua Setiausaha (KSU)

KUASA MELULUS KEMENTERIAN

145

JabatanPeringkat Ibu Pejabat:


kurang RM500,000.00 bagi semua kaedah hapus kira untuk semua jenis aset kecuali kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan dan kecuaian pegawai awam

Kuasa Melulus:

Ketua Pengarah (Jab. Persekutuan Peringkat Ibu Pejabat)146

KUASA MELULUS JABATAN

JabatanPeringkat Bahagian:



Kuasa Melulus:

• Timbalan Ketua Pengarah (Jab. Persekutuan Peringkat Ibu Pejabat)

• Pengarah Bahagian (Pengurusan Aset)

sambungan…

147

JabatanPeringkat Negeri:



Kuasa Melulus:

Pengarah Negeri (Jabatan Persekutuan Peringkat Negeri)

sambungan…

148

KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN

Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956

P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009

NEGERI

BAHAGIAN

IBU PEJABAT

KEMENTERIAN

PERBENDAHARAAN

KUASA MELULUS

Peringkat Kementerian

(i)Pegawai


Ketua Setiausaha Negara Jabatan Perdana Menteri

Timbalan Ketua Setiausaha (K)

Ketua Setiausaha Semua Kementerian

Peguam NegaraJabatan Peguam NegaraPeguam Cara Negara

Ketua Perangkawan Jabatan Perangkaan Malaysia

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam

Ketua Polis Negara Jabatan Polis Diraja Malaysia

Timbalan Ketua Polis Negara

Setiausaha bagi Parlimen Malaysia Parlimen Malaysia

Setiausaha bagi Dewan Negara

150

PEGAWAI-PEGAWAI YANG DIWAKILKAN KUASA DI BAWAH P.U.(B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009 - JADUAL B

(i)Pegawai


Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja Pej. Penyimpan Mohor Besar Raja-Raja

Ketua Audit Negara Pejabat Ketua Audit Negara

Akauntan Negara Pejabat Akauntan Negara

Setiausaha Semua Suruhanjaya Perkhidmatan Persekutuan

Ketua Pendaftar Mahkamah Persekutuan

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah

Datuk Pengelola Bijaya Diraja Istana Negara

sambungan…

151

Peringkat Negeri

(i)Pegawai


Ketua Pengarah Semua Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu Pejabat Timbalan Ketua Pengarah

Pengarah Negeri Semua Jabatan Persekutuan di peringkat Negeri

152

PEGAWAI-PEGAWAI YANG DIWAKILKAN KUASA DI BAWAH P.U.(B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009 - JADUAL B

Kehilangan sebuah notebook bernilai RM5950.00 kerana kecuaian meninggalkan notebook di bilik mesyuarat hotel kerana mengandaikan pihak hotel akan menjaga keselamatan bilik tersebut

Kehilangan 474 unit peralatan pejabat yang hendak dilupuskan bernilai RM902,679.80 kerana telah dicuri

Kehilangan tiga unit tengkorak (peralatan makmal) dan disedari semasa pemeriksaan aset dilakukan

Kehilangan sebuah notebook HP dan sebuah LCD Projektor bernilai RM16,200.00 kerana rumah dipecah masuk

CONTOH KES HAPUS KIRA

Kehilangan sebuah notebook Mimos Tetra bernilai RM6840.00 kerana kecuaian meninggalkan aset di dalam boot kereta

Kehilangan sebuah notebook Compaq NX9000 kerana kecuaian meninggalkan aset di atas meja untuk keluar rehat tengah hari

Kehilangan sebuah notebook Dell Latitude C640 bernilai RM5,800.00 di Bilik Guru sesi akibat diletak di atas meja di bilik guru kerana pergi mengajar.

Kehilangan notebook Dell bernilai RM5,100.00 di tempat letak kereta sekolah kerana kecuaian meninggalkan notebook tersebut di dalam kereta tanpa mengunci dan mematikan enjin.

Kehilangan sebuah notebook Acer Travelmate bernilai RM3988.00 kecuaian meninggalkan aset di atas kerusi di ruang makan hotel. Beg Laptop telah ditukar dengan beg yang kosong

sambungan…

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/ Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

TUGAS

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan

Daftar Inventori KEW. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal (KEW.PA-28) daripada Ketua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat menggunakan contoh format KEW.PA-29.

156

TUGAS

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir (KEW.PA-30) daripadaJawatankuasa Penyiasat.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum

diperolehi.

sambungan…

157

PROSES HAPUS KIRA

1. MELAPORKAN KEHILANGAN

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawabke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

158

2. LAPORAN AWAL (KEW.PA-28)

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

159

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada Bahagian/ Unit yang sama;

ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan

sebagai Pengerusi.

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yangtidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

3. JAWATANKUASA PENYIASAT

160

KEW. PA-29

No. Rujukan Fail: SULIT.KE.HG.(80)347/02(4)

Tarikh:01 Jun 2007

Kepada:

Encik Muhamad Azmi bin Bakar

Penolong Pengarah Kanan Kastam

Cawangan Penilaian dan Pasca Import

Ibu Pejabat

(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

KEHILANGAN SATU (1) UNIT KOMPUTER RIBA

Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik tuan sebagai Pengerusi Jawatankuasa Penyiasat

untuk menyiasat kehilangan satu (1) unit Komputer Riba di Bahagian Perancangan Korporat, Ibu Pejabat Kastam

Di Raja mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal SULIT.KE.JHG.(80)347/02(3))

2. Tuan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.

3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum 30 Jun 2007.

Tandatangan :…………………………………….

Nama Pegawai Pengawal :Dato’ Dr. Wan Abd. Aziz bin Abdullah

Kementerian/Jabatan :Perbendaharaan Malaysia

4. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENYIASAT

a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

b) Memeriksa sendiri tempat kejadian

c) Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

d) Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang

e) Memastikan sama ada TPA dan Arahan Keselamatan dipatuhi

f) Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

g) Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak

berulangnya kejadian kehilangan.

h) Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

162

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

5. LAPORAN AKHIR (KEW.PA-30)

163

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

sambungan…

164

(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan

kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

sambungan…

165

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Nyatakan:

1. Keterangan Aset Yang Hilang(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Dell Latitude C640 (c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 18.11.2002(e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800

2. Perihal Kehilangan

(a) Tarikh diketahui18.6.2007

(b) Tarikh Sebenar berlaku18.6.2007 (1.40 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)

(c) Tempat KejadianBilik Guru SMK Tok Janggut Lumut

(d) Bagaimana kehilangan diketahui Apabila hendak mengambilnya untuk dibawa balik ke rumah di

dapati aset tiada.

(e) Bagaimana kehilangan berlaku Dicuri semasa ketiadaan guru-guru di Bilik Guru.

KEW. PA-30

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.Belum diterima.

4. Nama pegawai yang:(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.

Encik Asri bin Ali(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia

Puan Azura bt. Jamal(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.

Encik Asri bin Ali

(b) Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29(ii) Tugasnya serta senarai tugas(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

Tetap dan berpencen(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan

peraturan atau arahan tertentu.Tiada

sambungan…

(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan27.10.2020

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)Tiada

(vii) Maklumat lain, jika ada.

5. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikan kepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA Bab C.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.Semua guru diingatkan supaya menjaga aset yang dibekalkan pada tahap maksimum dan menyimpan ditempat yang berkunci dan tidak terdedah pada pandangan umum.

sambungan…

7. Rumusan Siasatan

Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas

note book berkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya

memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum

meninggalkannya. Beliau sepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang

di bawa dan tidak meninggalkan begitu sahaja dan perlu sentiasa melihat

aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset

Kerajaan.

8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Encik Asri bin Ali untuk memastikan note book disimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : AhliNama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :

sambungan…

9. Syor dan Ulasan

SyorNote Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Encik Asri bin Ali.

UlasanTindakan surcaj dikenakan kepada Encik Asri bin Ali di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.

Tandatangan :

Nama :

Jawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

Tarikh :

Cop Kemeterian :

sambungan…

KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANG

melalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH

5 FEBRUARI 2009

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

Bagi menambah baik sistem penyampaian, Perbendaharaanbersetuju supaya kehilangan peralatan elektronik,

telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihimelebihi RM5,000.00 diberi pengecualian daripadatindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik

mengikut nilai semasa

Kaedah ini berkuatkuasa kepada permohonan yang dikemukakan

pada atau selepas 5 Februari 2009pada atau selepas 5 Februari 2009

sambungan…

S.A.P 5 FEBRUARI 2009S.A.P 5 FEBRUARI 2009

SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009SYARAT S.A.P 5 FEBRUARI 2009

i. Bayaran balik terhad untuk:

“walkie-talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, personel digital assistant (PDA), pemain CD/DVD dan smartphone”

iii. Nilai semasa • Adalah nilai semasa berlaku kehilangan aset• Berdasarkan anggaran susut nilai yang dibuat oleh pegawai yang mahir dalam nilaian aset• Diperakukan oleh JKPAK peringkat Kementerian atau Jabatan

ii. Kuasa melulus: (a) Ketua Setiausaha Kementerian atau (b) Ketua Pengarah Jabatan

sambungan…

iv. Pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan perlu melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan


v. Ketua Jabatan perlu menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 sebagaimana keperluan TPA

vi. Laporan Polis dan Laporan Awal perlu dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan untuk pertimbangan dan kelulusan bayaran balik dan hapus kira.

Sebelum meluluskan sebarang bayaran balik dan hapus kira, pegawai yang diberi kuasa hendaklah berpuas hati dengan Laporan Awal yang disediakan oleh Ketua Jabatan

sambungan…

vii. Bayaran balik yang diterima hendaklah dikreditkan dalam kod hasil 76106 (Denda Pegawai Awam)


viii. Bayaran balik hendaklah direkodkan dalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan

ix. Tindakan hapus kira hendaklah direkodkan dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) Daftar Inventori

x. Setelah tindakan bayaran balik dan hapus kira telah selesai, satu laporan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan

sambungan…

PENAMBAHBAIKAN KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI

HARTA MUDAH ALIH (ELEKTRONIK) YANG HILANGmelalui

SURAT ARAHAN PERBENDAHARAAN BERTARIKH

31 Julai 2009

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset Kementerian Pelajaran Malaysia

i. Semua kes kehilangan peralatan elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM5,000 belum diputuskan oleh PBTtermasuk kes-kes sebelum SAP bertarikh 5 Februari 2009 dikeluarkanadalah dibenarkan mengguna pakai kaedah bayaran balik

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

ii. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawaiatau beberapa orang pegawai yang bertanggungjawab atas kehilanganitu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian, penipuan atau kecuaian;dan

sambungan…

iii. Skop pemakaian kaedah bayaran balik diperluaskan meliputi semua aset alih lain dengan nilai semasa tidak melebihi RM5,000.00 kecualiaset-aset yang melibatkan peralatan keselamatan seperti senjata apiatau aset yang sukar diperoleh, peralatan/ komponen strategik atau aset yang digunakan bagi maksud kepentingan negara. Kehilangan aset-aset tersebut perlu disiasat dengan teliti dan kecuaian berkaitandengannya boleh dikenakan kedua-dua tindakan surcaj dan tatatertib.

sambungan…

PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009PENAMBAHBAIKAN S.A.P 31 JULAI 2009

6. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN

(c) Syor Surcaj/ Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-31) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Daftar Inventori.

180

KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN


Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil. KK/BKP 12/291/20 Jld. 3 (sk. 29).bertarikh 6 Julai 2007

Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/ Inventori berkenaan telah dikemaskini.

Tandatangan Ketua Jabatan :

Nama :Jawatan : Pengetua Tarikh : 23 Julai 2007Kementerian/Jabatan :

Bil Jenis Aset No. Pendaftaran

1. Note Book Acer Travel Mate KKM/SMKT 12/H/07/01

181

LAPORAN TAHUNAN

KEW. PA-32 dan KEW. PA-33 hendaklah dikemukakan ke

Perbendaharaan sebelum 15 Mac Tahunberikutnya.

182

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN 2007

KEMENTERIAN: PELAJARAN MALAYSIA

KEW. PA-32

Bil Ruj.Kelulusan Perbendaha-raan

Kem/Jab

Jenis Aset

PuncaKehila-ngan

NilaiPerolehanAsal(RM)

NilaiSema-sa(RM)

Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib

AmaunSurcaj(RM)

Tarikhdikenakan

JenisHukuman

TarikhDikenakan

1. KK/BKP 10 /291/20Jld. 3(sk. 29)Tarikh: 6 Julai 2007

SMK Tawau Sabah

Note Book Acer Travel Mate

Dicuri 6,840 6,840 6,840 4 Sept 2007

Tiada Tiada

JUMLAH 6,840 6,840 6,840

Tandatangan Pegawai Pengawal:

Nama : Tan Sri Dr. Zulkurnain Hj Awang

Jawatan: Ketua Setiausaha KPM

Tarikh: 10 Mac 2008183

Terima AsetTerima Aset

Tentukan Kumpulan Aset

Tentukan Kumpulan Aset

Daftar AsetDaftar Aset

Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5

Kemaskini KEW.PA-4 atau KEW.PA-5

CetakKEW.PA-2 atau

KEW.PA-3

CetakKEW.PA-2 atau

KEW.PA-3

CetakLabel Aset

CetakLabel Aset

Kemaskini KEW.PA-7Kemaskini KEW.PA-7

Tempatkan AsetTempatkan Aset

Simpan Daftar Aset

Simpan Daftar Aset

Terima Aset bersama punca maklumat

Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis aset)

Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal (KEW.PA-2)/ Inventori (KEW.PA-3)

Kemaskini senarai daftar aset(Mengikut tahun semasa)

Cetak dan kemaskini KEW.PA-7 (Senarai aset mengikut lokasi)

Simpan kad untuk tujuan kemaskini

Pengesahan Pegawai

Pengesahan Pegawai

Rekod Pergerakan

Rekod Pergerakan

Rekod Penempatan

Rekod Penempatan

Rekod Pemeriksaan

Rekod Pemeriksaan

Rekod Penyelenggaraan

Rekod Penyelenggaraan

Proses Kehilangan

Proses Kehilangan

Proses Pelupusan

Proses Pelupusan

Kawalan dan Pem

antauan

Database

RUMUSAN

184

185

PERTANYAAN

03-8884 9400/ 6834/

9214/ 6838

03-8884 6894 / 6800

Unit Pengurusan Aset Alih, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Kementerian Pelajaran MalaysiaAras 5, Blok E2, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya

[email protected]@moe.gov.my

[email protected]

186

SEKIAN, TERIMA KASIHhttp://www.moe.gov.my/bppa

tatacara pengurusan aset alih

Documents