Mukasurat 1/14

TATACARA MENGISI MAKLUMAT GAJI, BONUS DAN BKK

OFFCYCLE/PULANGAN BALIK GAJI/CUKAI PENDAPATAN/KWSP UNTUK

DITUNJUKKAN DI DALAM PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN (EC FORM)

1.0 TUJUAN TATACARA

1.1 Tatacara ini disediakan untuk memberi panduan kepada Pejabat Perakaunan (AO)

bagi menyelesaikan perkara-perkara berikut yang tidak diambil kira secara auto di

dalam mengemaskini Penyata Pendapatan Tahunan:

1.1.1 Gaji/bonus/BKK yang dibayar kepada pegawai melalui larian secara off cycle;

1.1.2 Pulangan balik potongan cukai pendapatan yang dibuat oleh LHDN kepada

pegawai akibat pelarasan gaji (contoh: kes pelarasan gaji kumpulan

Premier); dan

1.1.3 Pulangan balik gaji pegawai melalui potongan gaji atau melalui kaunter

(selain dari sistem GFMAS-Payroll)

2.0 PEMAKAIAN TATACARA

2.1 Kaedah dalam tatacara ini dibahagi kepada tiga (3) kaedah. Pemakaian kaedah ini

tertakluk kepada keadaan yang memerlukan Penyata Pendapatan Tahunan

dikemaskini bagi :

i) proses off cycle (rujuk para 3.1)

ii) proses pulangan balik cukai pendapatan dan KWSP (rujuk para 3.2)

iii) proses pulangan gaji (rujuk para 3.3)

2.2 Kekerapan mengemaskini penyata perlu dibuat bergantung pada keadaan berikut

iaitu :

i) dikemaskini oleh AO sebaik sahaja ada membuat proses off cycle

ii) AO mengemaskini maklumat pulangan balik potongan cukai pendapatan dan

pulangan balik gaji berdasarkan permohonan pegawai (melalui pusat pembayar)

Mukasurat 2/14

3.0 Para seterusnya menyediakan langkah mengemaskini maklumat off cycle,

pulangan cukai dan pulangan gaji dalam sistem GFMAS-Payroll.

3.1 Langkah mengemaskini maklumat off cycle

a) Kenal pasti senarai nombor gaji yang dibayar secara off cycle melalui wagetype

reporter (PC00_M99_CWTR). Proses ini dilaksanakan setiap kali selepas off cycle

dibuat atau dibuat sekali gus pada hujung tahun.

Payroll Interval = 01.02.2012 hingga 31.12.2012 kerana SBPA yang dibayar pada bulan 31.01.2012 tidak perlu diambil kira

Payroll Type = A untuk ambil kira off cycle sahaja

Wagetype yang terlibat dalam off cycle adalah 0003, 1070,1071, 1072, /411 dan /43A

Klik pada Object Selection

Mukasurat 3/14

Pada Object Selection pilih Wagetype dan Personnel number sahaja.

b) Larikan secara Background.

*Sekiranya pegawai yang terlibat terlalu ramai dan melibatkan beberapa wagetype untuk

setiap pegawai (lebih dari 1 wagetype), dicadangkan agar larian dilakukan mengikut

jenis wagetype iaitu wagetype 0003 satu larian, 1070 satu larian dan seterusnya*.

c) Langkah seterusnya ialah mengemaskini maklumat dalam Infotype 0547 berdasarkan

senarai nombor gaji. Proses boleh dibuat secara satu persatu (rujuk item d) atau secara

batch (rujuk item g).

d) Jika AO memilih untuk mengemaskini secara satu persatu melalui t-kod PA30,

masukkan amaun gaji/bonus/BKK mengikut senarai nombor gaji.

Mukasurat 4/14

e) Pilih Infotype 0547 dan klik ikon Create (di sudut kiri atas)

Mukasurat 5/14

f) Masukkan amaun bagi bonus/gaji/BKK yang dibayar, amaun caruman KWSP

dan amaun cukai seperti dalam wagetype reporter dan klik ikon Save.

g) Sekiranya melibatkan ramai pegawai, kemaskini boleh dilakukan secara batch

dengan mengikut format excel seperti berikut bagi setiap kod. Contoh: 2 jenis

kod (dalam 2 fail berasingan)

Pers.No. Kod Amount

00151068 800 xxxx.xx

02007646 800 xxxx.xx

04698148 800 xxx.xx

04717534 800 xxxx.xx

04717575 800 xxx.xx

Fail 1

Pers.No. Kod Amount

00151068 801 xxxx.xx

02007646 801 xxxx.xx

04698148 801 xxx.xx

04717534 801 xxxx.xx

04717575 801 xxx.xx

Fail 2

Nota : sila rujuk jadual 1 di bawah untuk senarai kod penuh.

Jadual 1 : Senarai Wagetype Untuk Kegunaan Dalam Kod BIK

Bil Wagetype Kod BIK (IT0547) Perkara

1 1070 dan 1071 800 Off-cycle Bonus

2 /411 801 Off-cycle EPF

3 /43A 802 Off-cycle PCB

4 - 803 Kutipan Balik PCB

*5 4017 804 Pulangan Balik Emolumen

6 0003 805 Gaji Off cycle

7 1072 806 BKK

8 - 807 Kutipan EPF

Mukasurat 6/14

*Nota : Bagi item nombor 5 dalam Jadual 1 di atas akan dikemaskini secara auto

ke dalam IT0547 sekiranya membuat potongan melalui gaji menggunakan kod

4017

h) Simpan fail sebagai format excel.

i) Larikan program ZRPY068 untuk upload secara batch ke dalam sistem

GFMAS seperti skrin berikut:

j) Execute untuk larian ujian dan sebenar. Digalakkan untuk buat secara

foreground.

k) Ulangi langkah g hingga j bagi kod seterusnya iaitu kod 801, 802, 805, 806 dan

807 (jika ada).

l) Berikut adalah contoh Penyata Pendapatan Tahunan sebelum dan selepas

kemas kini maklumat off cycle. Penyata boleh dijana melalui t-kod ZRPY024.

Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir (untuk bulan di mana mendapat bayaran sahaja). Contoh: Jika bonus off cycle dibayar pada bulan 07, masukkan 01.07.2012 to 31.07.2012.

Masukkan fail yang disimpan di langkah h di atas.

Mukasurat 7/14

EC Form Sebelum Kemaskini Bayaran Off Cycle

Mukasurat 8/14

EC Form Selepas Kemaskini Bayaran Gaji/Bonus/BKK Off Cycle Termasuk Amaun PCB

dan KWSP

Mukasurat 9/14

3.2 Langkah mengemaskini maklumat pulangan balik cukai pendapatan/KWSP

a) Daripada salinan dokumen yang disahkan (resit/penyata pemungut) kunci

masuk maklumat dalam PA30. Klik Infotype 0547 dan klik ikon Create seperti di

bawah:

Mukasurat 10/14

b) Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir (untuk bulan berkenaan sahaja).

c) Pilih kod 803/807 dan masukkan amaun. Simpan.

d) Amaun pulangan balik ini akan ditunjukkan di dalam EC Form seperti berikut:

Sebelum kunci masuk kod 803

Selepas kunci masuk kod 803

Amaun sebanyak

RM45.60 akan ditolak

kerana pulangan balik

PCB telah dibuat oleh

LHDN

Mukasurat 11/14

3.3 Langkah mengemaskini maklumat pulangan balik gaji pegawai melalui

potongan gaji atau kaunter yang tidak diambil kira di dalam Penyata Pendapatan

Tahunan:

a) Senario 1: Pegawai yang membuat pulangan balik emolumen melalui potongan

gaji

i) Kod yang perlu digunakan adalah 4017 (Pulangan Balik Gaji Tahun Semasa)

yang disimpan di dalam infotype 0014.

ii) Proses gaji akan dilakukan seperti biasa.

iii) Amaun potongan tersebut akan diambil kira di dalam IT0547 kod 804.

b) Senario 2: Pegawai yang membuat pulangan balik emolumen melalui kaunter

i) Resit akan dikeluarkan oleh PTJ kepada pegawai

ii) PTJ perlu mengemukakan salinan resit serta dokumen sokongan kepada AO

untuk mengunci masuk maklumat ke dalam GFMAS.

iii) AO kunci masuk maklumat melalui skrin PA30 berikut:

Mukasurat 12/14

Mukasurat 13/14

iv) Masukkan tarikh mula dan tarikh akhir (untuk bulan berkenaan sahaja).

v) Pilih kod 804 dan masukkan amaun. Simpan.

vi) Amaun pulangan balik ini akan ditunjukkan di dalam EC Form seperti

berikut:

Mukasurat 14/14

Nota : Sekiranya melibatkan ramai bilangan pegawai bagi semua kod 800 hingga 807,

kemas kini boleh dilakukan secara batch seperti perkara g hingga j di atas.

4.0 Pematuhan Tatacara

4.1 Pejabat Perakaunan perlu memastikan pejabat pembayar dimaklumkan mengenai

keperluan tatacara ini.

4.2 Penggunaan borang input dan senarai semak boleh diperkenalkan oleh Pejabat

Perakaunan bagi memudahkan proses kemas kini maklumat dalam Penyata

Pendapatan tahunan (keprluan ini adalah untuk kes pulangan balik gaji, cukai dan

potongan KWSP).

4.3 Kegagalan melaksanakan tatacara ini akan menyebabkan maklumat yang berkaitan

tidak dikemaskini secara tepat dalam Penyata Pendapatan Tahunan pegawai.

Disediakan oleh:

Unit HRPAY

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

JANM, Putrajaya