TAKLIMAT PROSEDUR

KEWANGAN BAGI

KUMPULAN WANG

PENYELIDIKAN UiTM

Oleh

ROSNANI ABDUL RAZAK

Penolong Bendahari Kanan

UKZ 17 (Penyelidikan)‏

Objektif

Menyediakan perkhidmatan kewangan yang cepat, cekap dan tepat bagi memastikan aktiviti Penyelidikan Universiti dapat dilaksanakan dengan cemerlang.

Piagam Pelanggan • Mengeluarkan resit penerimaan wang serta merta (resit

manual atau resit FAIS).

• Mengeluarkan Pesanan Jabatan (LO) kepada pembekal/syarikat dalam tempoh 5 hari dari tarikh permohonan diterima dengan lengkap.

• Menjelaskan pembayaran ke atas semua tuntutan pembayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen lengkap.

• Membantu dan bekerjasama dengan pusat tanggungjawab RMI / RMU dengan sebaik-baiknya.

* 5 / 7 hari di atas termasuk cuti umum dan cuti hujung minggu.

Aktiviti Utama

Pengurusan bayaran

Pengurusan perolehan bekalan & perkhidmatan

Pengurusan kutipan hasil

Pengurusan rekod kewangan yang lengkap

Memberi nasihat mengenai operasi/polisi Kumpulan Wang Penyelidikan.

Sumber Dana Penyelidikan

Pengurusan UiTM

Dana Kecemerlangan Pendidikan UiTM

Projek Penyelidikan MOSTI

Projek Penyelidikan KPT

(FRGS/ERGS/LRGS/PRGS/CoE,AKEPT,

DLL)

Agensi Lain: Dalam & Luar Negara, dll.

05/07/11 6

Legaliti Kewangan

1) Arahan Perbendaharaan (AP)‏

2) Pekeliling & Surat Pekeliling Perbendaharaan

3) Pekeliling & Surat Pekeliling Perkhidmatan Awam

4) Pekeliling Universiti (NC/Pendaftar /Bendahari)‏

5) Peraturan dan Garis Panduan Kewangan dan Perakaunan Pejabat Bendahari / Penaja

Semua Agensi Kerajaan diingatkan untuk mematuhi semua peraturan dalam Arahan Perbendaharan (AP) & SPP

yang masih berkuatkuasa.

Tindakan Surcaj/Tatatertib boleh diambil

ke atas mana-mana pegawai yang gagal mematuhi mana-mana peraturan yang masih berkuatkuasa.

Tidak mengetahui peraturan dalam AP & SPP yang masih berkuatkuasa tidak boleh dijadikan alasan untuk

mengelakkan tindakan surcaj / tatatertib berkenaan dikenakan.

Aktiviti Kewangan Penyelidikan

1. Gaji RA

2. Upah

3. Yuran

4. Sedia LO Bekalan

5. Sedia LO Perkhidmatan

6. Bayaran LO

7. Pendahuluan Pelbagai

8. Pelarasan Pelbagai.

9. Tuntutan Pelbagai

10.Pendahuluan Perjlnan Dalam Negeri

11.Pendahuluan Perjlnan Luar Negara

12.Tuntutan Perjlnan Dlm Negeri

13. Tuntutan Perjalanan Luar Negara

14. Pelaporan, dll.

05/07/11 9

“ TIADA APA-APA PEMBAYARAN BOLEH DIBUAT

DARI KUMPULAN WANG DISATUKAN KECUALI

APABILA DIPERUNTUKAN SEBANYAK JUMLAH

YANG DITETAPKAN BAGI MAKSUD-MAKSUD

YANG TERTENTU DAN TELAH DIBENARKAN OLEH

UNDANG-UNDANG. ”

SEK. 13/AP. 6 (i)‏

PRINSIP ASAS ( 1)‏

05/07/11 10

“ APA-APA WANG YANG DIPERUNTUKAN BAGI

SESUATU MAKSUD HENDAKLAH DISERAH BALIK

SEKIRANYA TIDAK DIBELANJAKAN DALAM

TEMPOH YANG DIBENARKAN BAGINYA.”

SEK. 13/AP. 6 (ii)‏

PRINSIP ASAS ( 2)‏

PROSES PEROLEHAN

Perancangan

Perolehan

Urusan

Perolehan

Penggantian

Penyediaan

Jadual

Penyediaan

Penentuan/Spesifikasi

Kajian

Pasaran (AP169.1)‏

Penyediaan

Peruntukan (AP168)‏

Mengenalpasti

Perolehan

Bayaran (AP 177.1)‏

Penggunaan

Penerimaan

Pemantauan

Pesanan AP 176.1

PEROLEHAN KERAJAAN PRINSIP / OBJEKTIF / DASAR

KONSEP ‘6 B’ – ( BETUL )

Kualiti - penentuan oleh pembeli / pembekal akur / semak, periksa dan ujian sebelum penghantaran atau selepas penerimaan

Kuantiti - mengikut keperluan – ikut pegangan stok, unjuran permintaan output / lat masa

Masa - bekalan terancang dan berterusan / bila perlu ada, tidak tercari-cari

Pembekal - berkebolehan, berkeupayaan dan berwibawa / komitmen menepati kehendak pembeli

Tempat - serahan/lokasi penghantaran betul / nyatakan dengan lengkap, tepat & jelas dalam tawaran

Harga - harga yang terbaik dan berpatutan / paling menguntungkan – alah membeli menang memakai

05/07/11 13

PEROLEHAN / PEMBELIAN

Tujuan: untuk mendapatkan nilai yang terbaik.

1. PEMBELIAN YANG PALING MENGUNTUNGKAN.

2. PASTIKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI.

3. KUASA PEMBELIAN DIPEROLEHI.

4. SPESIFIKASI BARANG DITENTUKAN.

5. NASIHAT TEKNIKAL DIPEROLEHI.

6. DASAR DAN PERATURAN PEMBELIAN DIPATUHI.

9/30/2012 14

Bil. Jenis Perolehan Nilai Perolehan

Bil SH

a Bekalan sehingga RM10,000 1

b Perkhidmatan sehingga RM20,000 1

c Bekalan melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 2

d Perkhidmatan melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 2

Bil Minimum Sebut Harga (SPPB 1/2010)

05/07/11 15

1. Kadar telah ditetapkan secara umum seperti kadar

letrik /air/ yuran kursus /bilik hotel.

1. Perkhidmatan kecil-kecilan seperti makanan

bermasak bagi tujuan mesyuarat, perasmian,

pembaikan alat yang setiap satu kurang dari

RM1,000.

SEBUT HARGA TIDAK DIWAJIBKAN JIKA

05/07/11 16

PENERIMAAN DAN PENGUATKUASAAN

• PTJ menerima bekalan/kerja/perkhidmatan mengikut

tarikh serahan dalam Pesanan Jabatan/Kerja

• Bagi bekalan: PTJ

-GRN disediakan oleh pemohon

-Ujilari disahkan oleh Pengerusi J/kuasa Teknikal

Peralatan pada GRN

-GRN disahkan oleh Ketua PTJ

-Menghantar dokumen kepada Unit Kewangan untuk

tujuan bayaran TIDAK LEBIH DARI 7 HARI dari tarikh

ujilari/terima barangan .

• Ketua PTJ mengesahkan salinan biru Pesanan

Jabatan/Perkhidmatan.

05/07/11 17

Kaedah Bayaran

Elektronic Fund Transfer (EFT)/

Inter Bank Giro (IBG).

Cek.

Telegrafic/Wire Transfer.

Bank Draft.

05/07/11 18

Dokumen Lengkap utk Bayaran

• Pendahuluan Perjalanan Dalam Negeri

– Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan

– Surat Arahan Bertugas

• Pendahuluan Perjalanan Ke Luar Negara

– Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan

– Surat Arahan Bertugas

– Surat Kelulusan Lawatan ke Luar Negara dari Naib Canselor

(mohon 60 hari sebelum pergi)-PNC Bil. 13/2004

** Jika perjalanan rasmi tidak dibuat (tanpa mengira sebab) sama ada dibatalkan atau

pemohon tidak pergi ke tempat yang diarahkan atau perjalanan ke luar negara tidak

diluluskan, jumlah pendahuluan perjalanan yang telah diambil, hendaklah diserahkan

sepenuhnya ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh tujuh (7) hari

dari tarikh perjalanan rasmi patut dibuat/tarikh pembatalan/keputusan diterima.

05/07/11 19

Dokumen Lengkap utk Bayaran

• Pendahuluan Pelbagai

– Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai

– Senarai Barang-barang yang hendak dibeli beserta dengan anggaran harga

– Jika program/projek/aktiviti dibatalkan selepas pendahuluan diambil, serahkan wang pendahuluan berkenaan sepenuhnya ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari mengikut kumpulan wang yang membiayai program/projek/aktiviti berkenaan, dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh pembatalan.

– Sekiranya gagal menghantar dokumen pelarasan yang lengkap dalam tempoh DUA (2) BULAN DARI BAYARAN PENDAHULUAN, pihak Bendahari adalah diberi kuasa untuk MEMOTONG GAJI TANPA NOTIS dengan JUMLAH PENUH SECARA SEKALI GUS (lump sum) sebagai bayaran wang pendahuluan yang telah diambil.

05/07/11 20

Dokumen Lengkap utk Bayaran • Tuntutan Perjalanan Kakitangan

– Borang Tuntutan Perjalanan

– Surat Arahan Bertugas

- Resit-resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua

Jabatan/Ketua Projek/RMI

• Borang Tuntutan Perjalanan dan resit-resit ASAL perjalanan hendaklah

disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari SEBELUM ATAU PADA 10 HB BULAN BERIKUTNYA.

• Sekiranya gagal mengemukakan tuntutan perjalanan sebelum atau pada 10 hb bulan berikutnya, diberi kuasa kepada Bendahari untuk membuat pemotongan gaji mengikut jumlah pendahuluan yang telah diambil, secara sekali gus (lump sum) tanpa notis dan jika melampaui bulan/tahun, perlu isi borang justifikasi kenapa lewat (Pekeliling Bendahari Bil 6/2009).

05/07/11 21

Dokumen Lengkap utk Bayaran

• Pembekalan Barang atau Peralatan (bukan Aset) / Bahan

• Bil / Tuntutan

• Pesanan Jabatan Universiti yang asal

• Borang Perakuan Terimaan Barang (GRN)

• Pembekalan Aset

• Bil / Tuntutan

• Pesanan Jabatan Universiti yang asal

• Borang Perakuan Terimaan Barang (GRN)

• Perakuan Semakan Fizikal Barang

05/07/11 22

Dokumen Lengkap utk Bayaran

• Perolehan Perkhidmatan (tidak melebihi RM20,000.00)‏

• Bil / Tuntutan

• Borang Pesanan Kerja

• Borang Pengesahan Kerja

• Gaji / Upah RA

• Borang Tuntutan

• Nombor Akaun Bank

• Maklumat sama ada telah mempunyai no KWSP, no SOCSO (jika berkenaan)

• Salinan Surat Perlantikan (untuk tuntutan kali pertama)

• Salinan Kad Perakam Waktu

JENIS / KATEGORI ASET (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991)‏

HARTA MODAL Bernilai RM3,000.00 atau lebih ke atas setiap satu semasa perolehan

INVENTORI Bernilai kurang RM 3,000.00

setiap satu semasa perolehan

(perabot, permaidani, langsir tanpa mengira kos)‏

BEKALAN PEJABAT Barang luak/tak luak bernilai rendah dan tidak ekonomi untuk dikesan

ITEM STOR Barang belum guna yang perlu disimpan bagi keperluan operasi, peyelenggaraan dan lain-lain.

TANAH & BANGUNAN

ASET

TAK ALEH

24

PENGURUSAN ASET / INVENTORI

TPA adalah tatacara / panduan bagi menguruskan HARTA MODAL dan INVENTORI meliputi:

BAB A PENERIMAAN

BAB B PENDAFTARAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN

PEMERIKSAAN

BAB D PENYELENGGARAAN

BAB E PELUPUSAN

BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA

KEHILANGAN

Secara umumnya kehilangan bererti rekod

sesuatu aset/wang awam masih wujud di

dalam dokumen tetapi secara fizikalnya

aset/wang awam berkenaan telah tiada

dalam pegangan atau dalam simpanan di

sesebuah stor/pejabat.

05/07/11 26

ISU-ISU KEWANGAN

Kuasa - siapa berhak tuntut

Peruntukan - ada bajet

Tempoh - dalam tempoh projek

Dokumen berkaitan – resit atau inbois

asal

Pembayaran yang dibenarkan - ada

dalam bajet/proposal/kelulusan khas

Pengesahan RMI

05/07/11 27

LAIN-LAIN ISU DAN CABARAN

1. Pemantauan berkesan untuk setiap

proses perolehan (penerimaan-pelupusan)

2. Kurang jelas mengenai peraturan semasa.

3. Memecahkecilkan perolehan.

4. Pembelian dari luar negara.

5. Tidak mendapat kelulusan.

6. Spesifikasi menjurus kpd sesuatu jenama.

7. Fokus kepada sesuatu pembekal.

05/07/11 28

LAIN-LAIN ISU DAN

CABARAN(samb)

8. Tidak membuat kajian pasaran.

9. Peruntukan tidak mencukupi.

10. Pengesahan penerimaan barangan vs tarikh tandatangani GRN

11. Kesediaan tempat untuk peralatan.

12. Justifikasi lewat membuat tuntutan.

13. Projek tamat tanpa tutup akaun.

14. Lain-lain teguran pihak Audit (Dalam/Luar)

Puan Rosnani Abdul Razak Penolong Bendahari Kanan

Tel: 03 - 55211386 / 019 - 2665311 / rosna818@salam.uitm.edu.my

Encik Hazamil Reza Abd Rahman & Cik Nazirah Abd Hamid

Penolong Akauntan

Tel: 03 - 5544 3440 / 3485

Encik Abdul Razak/ Pn. Dhalia

Pembantu Tadbir Kewangan

Tel: 03 - 5544 2089

Pn. Azuin/ Cik Hafizah /Cik Faezatul

Pembantu Tadbir Kewangan

Tel: 03 - 5544 3466

Terima kasih

Sebarang Pertanyaan ??