taklimat peranan pegawai penilai ... - · pdf filemenyelaras, memantau dan membuat kajian ......

TAKLIMAT PERANAN PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP)

DAN

PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK) BAGI PELAKSANAAN LAPORAN

NILAIAN PRESTASI TAHUNAN (LNPT)

03 NOVEMBER 2017

DEWAN KULIAH 6, KPP 3

PENYAMPAI:

PUAN NOR AISHAH HAJI HUSAIN

TIMBALAN PENDAFTAR KANAN

UiTM CAWANGAN MELAKA

DEFINISI

Pengurusan Penilaian Prestasi Tahunan

• Penilaian prestasi merupakan sebahagian

daripada sistem pengurusan personel yang

penting dan boleh digunakan untuk membantu

setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja

masing-masing.

1. Dilaksanakan secara objektif, adil dan

telus.

2. Diasaskan kepada penghasilan kerja

dan tingkahlaku yang dipamer oleh

PYD ke arah pencapaian objektif

organisasi yang ditetapkan.

3. Persaingan positif sesama pegawai

untuk meningkatkan kualiti dan

produktiviti.

PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SISTEM PENILAIAN PRESTASI (SPP)

SPP digubal untuk:

• Prestasi kerja dinilai dengan lebih

sistematik dan meyakinkan

• Ketua melaksanakan penilaian prestasi

mengikut kesesuaian perkhidmatan

tertentu

• SPP diguna dalam pelbagai fungsi sumber

manusia seperti kemajuan kerjaya,

penempatan dan latihan

• Tingkatkan penglibatan Ketua Jabatan dan

semua pegawai penyelia dalam proses

penilaian prestasi.

1. Penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan kajiansemula pertengahan tahun

2. Penilaian prestasi yang objektif, adil dan telus

3. Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugasrasmi

4. Penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaianprestasi yang bersesuaian dengan peranan setiapkumpulan pegawai

5. Pemakaian 5 jenis borang Laporan Penilaian PrestasiTahunan mengikut Kumpulan Pegawai (tambahanborang di Fakulti Perubatan)

6. Peranan Panel Pembangunan Sumber Manusia sebagaipihak yang memastikan penilaian dibuat denganobjektif, adil dan telus.

Ciri-Ciri Sistem Penilaian Prestasi

melibatkan :

1. Dibuat secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja sebenar PYD sepanjang tahun yang dinilai.

2. Tidak dibuat secara tergesa-gesa/ di saat-saat akhir.

3. Dibuat tanpa dipengaruhi oleh prestasi tahun-tahun sebelumnya.

4. Yakin PYD sebagai aset terpenting dan boleh dimajukan.

5. Tidak dipengaruhi oleh faktor pilih kasih.

6. Pegawai Penilai tidak bersifat terlalu murah hati (lenient) atau sebaliknya.

7. Pegawai Penilai tidak ambil jalan mudah dengan memberi markah dalam lingkungan pertengahan sahaja.

8. Tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara yang baru berlaku, sama ada bersifat positif atau negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian keseluruhan seseorang pegawai.

Penilaian

Yang Objektif, Adil dan Telus

• Penempatan/bidang kerjaya yang sesuai dgn potensi,kebolehan, keistimewaan serta kemajuan staf;

• Kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat,pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara;

• Kelayakan dan kesesuaian untuk pergerakan gaji

• Penganugerahan khidmat cemerlang (APC) ,pingat/bintang kebesaran (PPC) dan surat penghargaan;

• Mengenalpasti dan merancang keperluan latihan staf;dan

• Pemberian kaunseling untuk perbaiki/tingkatkan prestasidan motivasi staf

Penilaian Prestasi Asas Penentuan

1. Tentukan arah haluan, matlamat dan sasaran

kerja jabatan.

2. Pastikan sistem kerja berkesan untuk capai SKT

yang ditetapkan

3. Dapatkan komitmen dari staf melalui gaya

pengurusan penyertaan (participative

management)

4. Beri penekanan kepada pembangunan kerjaya

staf

Tanggungjawab Ketua Jabatan

5. Rangka rancangan kerja tahunan Jabatan

6. Tetapkan petunjuk prestasi yang boleh dicapai

dan diukur untuk setiap aktiviti/projek Jabatan

7. Menyelaras, memantau dan membuat kajian

semula ke atas kerja agar ikut jadual

8. Pastikan Pegawai Penilai sediakan penilaian

prestasi mengikut peraturan dan

jadual/tempoh yang telah ditetapkan


9. Arahkan Pegawai Penilai yang akan bertukar ke

jabatan lain/bersara/letak jawatan, sediakan

penilaian prestasi serta merta bagi Pegawai Yang

Dinilai (PYD), jika tempoh penyeliaan tidak

kurang 6 bulan

10.Arahkan PYD yang akan bersara/dilantik jawatan

lain lengkapkan penilaian prestasi, jika tempoh

perkhidmatan dalam tahun penilaian tidak kurang

6 bulan


11.Pastikan penilaian prestasi staf yang dilantik pada

penghujung tahun (selepas 1 Julai) disediakan

apabila tempoh sebenar perkhidmatan mereka

genap 6 bulan

12.Pastikan penilaian prestasi bagi staf di dalam

pinjaman/tukar sementara disediakan oleh penilai di

Jabatan yang meminjam

13.Ambil tindakan sewajarnya terhadap komen/

cadangan penilai/yang dinilai


BAGAIMANA MENENTUKAN PEGAWAI PENILAI -------

PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP) DAN

PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)?

Pegawai Penilai Pertama (PPP) :

Pegawai atasan atau penyelia terdekat

kepada PYD dan mempunyai hubungan kerja

secara langsung atau mengawasi kerjanya.

Pegawai Penilai Kedua (PPK) :

Pegawai atasan yang terdekat kepada PPP

dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD.

Jika ada satu peringkat penyeliaan,

penilaian boleh dibuat oleh PPP.

Definisi PPP/PPK

1. PYD dan PPP mestilah mempunyai hubungankerja dan penyeliaan secara langsung

2. Gred PPP dan PPK hendaklah lebih tinggidaripada gred PYD

3. Tiada hubungan kekeluargaan terdekat di antaraPYD dan PPP/PPK (pertalian darah/perkahwinan)

4. Tempoh penyeliaan seelok-eloknya tidak kurangdari 6 bulan dalam sesuatu tahun penilaian. PYDberkhidmat di 2 jabatan berbeza dengan tempohpenyeliaan yang sama, PPP sedia penilaian.

Syarat-SyaratPenentuan PPP/PPK

5. PYD yang diselia oleh lebih dari seorang PPP

dalam tempoh masa yang berbeza-beza dan

tiada pegawai kanan lain yang layak membuat

penilaian, maka PPP yang paling lama tempoh

penyeliaannya boleh menilai

6. Jika tiada PPP yang layak menilai kerana

tempoh penyeliaannya kurang dari 6 bulan dalam

tahun yang dinilai, pegawai yang lebih tinggi

yang terdekat dan mempunyai hubungan kerja

dengan PYD boleh menilai

Syarat-Syarat

Penentuan PPP/PPK

7. Dalam kes tertentu yang mendesak, tempoh

penyeliaan minimum bagi PPP/PPK untuk tujuan

penilaian prestasi ialah 3 bulan.

8. Jika penilaian prestasi tidak disediakan oleh

PPP yang telah bersara/letak jawatan dan tidak

dapat dikesan, penilaian prestasi boleh

disediakan oleh PPK yang berkenaan

Syarat-Syarat

Penentuan PPP/PPK

PENILAIAN PROFESOR

• Profesor Gred C dan B yang tidak memegang

jawatan pentadbiran utama

- dinilai oleh Dekan/Rektor/Ketua Bahagian tempat

bertugas

- mempunyai hubungan kerja secara langsung atau

mengawasi kerja walaupun di gred jawatan hakiki

lebih rendah.

(Rujukan : Surat TNC (A&A) bil.500-BPD (PPPK. 3/2, 10.3.2010) : Pelaksanaan

Penilaian Prestasi Tahunan Bagi Staf Akademik Berjawatan Profesor (Gred Khas C& B) Tanpa Memegang Jawatan Pentadbiran UiTM.

APAKAH PERANAN SERTA TUGAS

PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP) DAN

PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)?

1. PPP tetap dan tentukan program tindakan danrancangan kerja Jabatan di bawahtanggungjawabnya

2. PPK pastikan PPP berbincang dengan PYDsemasa menetapkan SKT

3. PPP dan PPK tetapkan petunjuk prestasi (samaada dari segi kuantiti, kualiti, masa atau kos) bagisetiap aktiviti/projek.

4. SKT perlu realistik, spesifik dan boleh diukur.

5. PPP selia kerja PYD melalui pengawasan danbimbingan berterusan

Peranan dan Tugas PPP/PPK

5. PPP bincang dengan PYD mengenai kemajuankerja di pertengahan tahun dan akhir tahun(kenalpasti masalah, tindakan pembetulan danpengubahsuai strategi SKT)

6. PPP bertanggungjawab memastikan semua PYDlengkapkan borang LNPT;a) Bhg I : Maklumat Pegawaib) Bhg. II : Kegiatan dan Sumbangan di Luar TugasRasmi/Latihan)c) Tandatangan borang

5. PPP dikehendaki membuat penilaian dan ulasanmengenai prestasi PYD setelah berbincang denganPYD serta membuat perakuan.


8. PPP hantar borang prestasi yang telah siap dinilaikepada PPK melalui Urusetia Jabatan

9. PPK dikehendaki membuat penilaian prestasi PYDselepas PPP membuat penilaiannya

10. Sekiranya terdapat perbezaan penilaian PPK yangketara, khususnya yang menyebabkan markahkeseluruhan (purata) jatuh ke tahap tidakmemuaskan, PPK hendaklah menyatakan alasanperbezaan tersebut dan memaklumkannya kepadaPYD


CONTOH SUSUNAN

PPP, PPK DAN PYD

UNTUK KAMPUS CAWANGAN

CONTOH SUSUNAN PPP, PPK DAN PYD

Bil PYD PPP PPK

1 Rektor

Kampus

Naib Canselor Tiada

2 TRK (HEA) Rektor Kampus TNC (HEA)

3 TRK (HEP) Rektor Kampus TNC (HEP)

4 Pensyarah Koordinator (PPP)/ TRK (PPK)

5 Timbalan

Pendaftar/

Kanan

Rektor Kampus Tiada

6 Penolong

Pendaftar/

Kanan

TRK (HEA/HEP) Rektor Kampus

CONTOH SUSUNAN PPP, PPK DAN PYD

Bil PYD PPP PPK

7 Pegawai

Eksekutif/

Kanan

TPK / Penolong

Pendaftar

(HEP/HEA)

Rektor Kampus /

TRK (HEP/HEA)

8 Jurutaip/

Kanan

Penolong

Pendaftar

(HEP/HEA)

TRK (HEP/HEA) /

Timbalan

Pendaftar

9 Pemandu/

Kanan

Penolong

Pendaftar /

Pegawai Eksekutif

Rektor Kampus /

Timbalan

Pendaftar

10 Pekerja

Rendah Awam

/ Kanan

Juruteknik Pembantu Teknik

1. Rujukan tidak boleh dibuat kepada prestasi, kebolehandan penilaian staf di tahun-tahun yang lalu keranaberkemungkinan dalam tahun yang dinilai staf tersebuttelah berubah.

2. PPP hendaklah jangan tergesa-gesa membuat LaporanNilaian Prestasi Tahunan.

3. PPP dan PPK tidak boleh teragak-agak memberipenilaian yang tinggi atau rendah untuk menggambarkansifat dan prestasi kerja PYD yang sebenar.

4. PPP dan PPK juga perlu memberi nilaian yang tepat danadil terhadap prestasi PYD dengan menggunakannombor bulat (round figure)

Panduan pelaksanaan urusan penilaian prestasi kepada Pegawai

Penilai

4. Bagi PPP yang mempunyai ramai staf di bawah seliaannyaadalah dinasihatkan supaya penilaian prestasidilaksanakan secara serentak.

5. Tanggungjawab PPP dan PPK untuk berbincang denganPYD tentang penilaian prestasi dan apa-apa kekuranganatau kelemahannya dan seterusnya memberi nasihat danbimbingan supaya PYD boleh memperbaiki prestasi kerja,kelakuan serta lain-lain kelemahan.

6. Memastikan bahawa kelebihan dan kelemahan dalamsesuatu aspek penilaian seseorang PYD itu tidakmempengaruhi penilaian dalam aspek yang lain


Penilai

7. Mempunyai fikiran dan pemahaman yang jelas mengenaisesuatu ciri yang dinilaikan dan hubungannya denganPYD.

8. Menyediakan LNPT di dalam tempoh yang ditetapkan.Laporan yang lewat - mungkin tidak akan dapat dibuatdengan baik, menimbulkan masalah-masalah lain sepertiberlaku pertukaran Pegawai Penilai dan sebagainya

9. LNPT perlulah mencerminkan prestasi kerja sebenar PYDdi mana PPP dan PPK telah melaksanakan pemantauanberterusan bagi sepanjang tahun penilaian.


Penilai

10. Berdasarkan kepada pemantauan berterusan tersebut,sebarang pelarasan penilaian prestasi (penyemakansemula atau perubahan markah) hanya bolehdilaksanakan sebelum laporan terakhir dikemukakankepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)Induk UiTM oleh pihak Urus Setia. Sehubungan itu, pihakPPP, PPK dan PPSM peringkat Bahagian/KampusCawangan/Fakulti/Pusat/Unit perlu memastikan bahawapenilaian dibuat dengan teliti.


Penilai

PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN PENILAIAN PRESTASI

Penyediaan Carta Aliran Proses Prestasi

Staf setiap tahun

Surat penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Staf

UiTM pada sesuatu tahun bagi pergerakan gaji

tahun berikutnya, diedarkan oleh Bahagian

Pengurusan Perkhidmatan, Pejabat Pendaftar

pada setiap bulan Oktober tahun berkenaan)(500-BPD (PKH. 13/5), 10.10.2017 – Penyediaan Laporan Nilaian

Prestasi Tahunan (LNPT) Staf UiTM Tahun 2017 Bagi Tujuan

Pergerakan Gaji Tahun 2018)

Proses dan Jadual Penyediaan

Borang Laporan Penilaian Prestasi

Borang Kumpulan Staf

UiTM (Prestasi) 1/2002

Pindaan 2010

Pengurusan Tertinggi

(Jawatan Utama Sektor Awam – JUSA)


Pindaan 2010

Pengurusan Tertinggi

(Gred Khas)


Pindaan 2010

Pengurusan dan Profesional

(Kumpulan A)

(Gred 41 – 54)


Pindaan 2010

Sokongan I

(Kumpulan B dan C)

(Gred 17 – 40)

* Staf yang kelayakan masuk dalam skim perkhidmatannya

ialah Diploma/STPM/SPM atau yang setaraf dengannya.


Pindaan 2010

Sokongan II

(Kumpulan D)

(Gred 1 – 16)

* Staf yang kelayakan masuk dalam skim perkhidmatannya

ialah SRP/PMR dan ke bawah atau yang setaraf dengannya

Borang ini juga digunakan bagi staf akademik yang menjalani cuti sabatikal, post doctoral

dan latihan profesional (kecuali staf akademik Fakulti Perubatan).

Borang Laporan Penilaian Prestasi :

http://medicine.uitm.edu.my vs sistem Online Performance

Appraisal (OPAL)/http://opal.uitm.edu.my

(FAKULTI PERUBATAN)BORANG TAJUK TUJUAN

A Annual Task Projection (ATP)

Dilengkapkan oleh Pegawai Yang Dinilai (PYD) untukmenerangkan perancangan dan pencapaian tahunan(termasuk staf akademik yang mengikuti Cuti Sabatikal& Latihan Profesional)

B Performance Appraisal Report (Lecturer)

Borang dilengkapkan oleh Pegawai Penilai Pertama(PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) di atas prestasisebenar PYD berdasarkan ATP (termasuk staf akademikyang mengikuti Cuti Sabatikal & Latihan Profesional)

- Progress Report ProfesionalMasters/MSc/PhD

Borang yang dilengkapkan oleh staf akademik Fakultiyang bercuti belajar dan kemajuan dinilai olehpenyelia.

- Performance Appraisal on Officer Attending Course for Academic Year/semester/quarter

Borang yang dilengkapkan oleh Pegawai PenilaiPertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) berdasarkan laporan kemajuan staf akademik Fakultiyang bercuti belajar

http://medicine.uitm.edu.my/

KATEGORI MARKAH LAPORAN NILAIAN

PRESTASI TAHUNAN

(Pindaan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 2

Tahun 2009)

KATEGORI MARKAH

LAPORAN NILAIAN PRESTASI TAHUNAN

(Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009)

Kategori Markah (%) Penjelasan Kategori Pencapaian

Cemerlang 90- 100 • Memiliki kualiti kepimpinan yang cemerlang dalam

memastikan fungsi dan objektif organisasi tercapai.

• Penghasilan kerja yang cemerlang dan sentiasa melebihi

standard yang ditetapkan

• Mempunyai pengetahuan / kemahiran/ kepakaran yang

tinggi dalam bidang tugas dan diakui serta sentiasa menjadi

pakar rujuk.

• Memiliki kualiti peribadi yang cemerlang dan dijadikan

contoh ikutan.

Baik 80-89.99 • Berupaya mentadbir/ menyelia dengan baik dalam

memastikan fungsi dan objektif organisasi dipenuhi.

• Penghasilan kerja yang baik dan sentiasa menepati

standard maksima yang ditetapkan.

• Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi

dalam bidang tugas dan menjadi sumber rujukan.

• Memiliki kualiti peribadi yang baik

Sederhana 60-79.99 • Berupaya mentadbir/ menyelia organisasi dengan

sederhana.

• Penghasilan kerja yang sederhana dan menepati standard

yang ditetapkan.

• Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang

sederhana dalam bidang tugas dan boleh memberi nasihat

dalam bidang-bidang tertentu.

• Memiliki kualiti peribadi yang sederhana.

Kurang

Memuaskan

50-59.99

(< 60% - exit

policy)

• Penghasilan kerja yang kurang memuaskan dan sering

kali tidak mencapai standard minima yang ditetapkan.

• Mempunyai pengetahuan/ kemahiran yang kurang

memuaskan untuk melaksanakan tugas.

• Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin yang kurang

memuaskan.

Lemah 49.99 ke

bawah

(Pergerakan

gaji statik)

• Penghasilan kerja yang lemah dan tidak mencapai

standard yang ditetapkan.

• Kurang berpengetahuan dan kurang mahir dalam

melaksanakan tugas.

• Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin di bawah tahap

yang di harapkan

Penjelasan Pemberian Markah Prestasi

90% dan Ke Atas

• PPP/PPK beri markah penilaian 90% dan ke atas : -

hendaklah menyatakan dalam ulasan mereka terhadap

penghasilan nilai yang dihasilkan oleh PYD yang

melayakkan pegawai berkenaan menerima penilaian

cemerlang 90% dan ke atas.

Cth. penambahbaikan atau pembaharuan, aktivti yang

beri faedah (sumbangan/penglibatan yang diiktiraf)

• Jika perlu, PPP/PPK boleh menyediakan penjelasan

atau senarai aktiviti penghasilan nilai oleh PYD dalam

lampiran yang berasingan dan disertakan bersama

Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

SKALA PENILAIAN PRESTASI - CONTOH• SKALA ASPEK PENGHASILAN KERJA:

TAHAP SKALA PENJELASAN

SangatTinggi

10 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah ditentukan

9 Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah ditentukan

Tinggi 8 Hasil kerja kerapkali menemui tahap maksimum yang telah ditentukan

7 Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah ditentukan

Seder-hana

6 Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah ditentukan

5 Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang telah ditentukan

Rendah 4 Hasil kerja kerapkali menemui tahap minimum yang telah ditentukan

3 Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah ditentukan

SangatRendah

2 Hasil kerja kerapkali di bawah tahap minimum yang telah ditentukan

1 Hasil kerja sentiasa dibawah tahap minimum yang telah ditentukan

PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN

(SKT)

1. Melibatkan Ketua Jabatan, PYD, PPP dan PPK.

2. Proses penyediaan SKT :

(i) Perancangan Tahunan Jabatan

(ii) Penetapan Rancangan Kerja Jabatan

(iii) Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi,

(iv) Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan

(v) Kajian Semula Pertengahan Tahun

(vi) Penilaian Pencapaian Kerja Sebenar

Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan

(SKT) – Lampiran A3 (PP 4/2002)

1. Perbincangan di antara PYD dengan PPP dengan

mengambilkira Perancangan Tahunan Jabatan dan

Rancangan Kerja Bhg/Caw/Fakulti/Unit.

2. Aktiviti/Projek boleh diukur sama ada dari segi kuantiti,

kualiti, masa dan kos.

3. Berasaskan peranan dan bidang tugas jawatan PYD.

4. Realistik dan boleh dicapai setelah mengambilkira

pengetahuan dan kemahiran PYD serta sumber di

bawah kawalan.

Asas Penetapan SKT

PETUNJUK PRESTASI

• Merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa dan kos.

Setiap satu projek/aktiviti perlu sekurang-

kurangnya satu petunjuk prestasi.

• Petunjuk prestasi yang boleh digunakan –

bilangan, tempoh/masa, jumlah kos

aktiviti/projek, peratus, purata atau piawaian

ditetapkan dalam sesuatu spesifikasi projek

Borang Penetapan Sasaran Kerja Tahunan

SPP BIL 2 /2009 :

Penambahan Ruang Kotak Pencapaian

1. Dengan tujuan memastikan PYD menyediakan

SKT dan Laporan Pencapaian lebih seragam

serta membantu Pegawai Penilai membuat

penilaian yang lebih menggambarkan

pencapaian sebenar PYD.

2. Penambahan ruangan tersebut adalah seperti

berikut :-

BIL AKTIVITI/

PROJEK/

KETERANGAN

(senaraikan

aktiviti/projek)

PETUNJUK

PRESTASI

(Kuantiti/Kualiti/

Masa/Kos)

SASARAN

KERJA

(Berdasarkan

petunjuk

prestasi)

PENCAPAIAN

SEBENAR

(Diisi pada

akhir tahun

mana yang

berkaitan)

ULASAN

Pekeliling Perkhidmatan

Bil 4 Tahun 2002

Surat Pekeliling

Perkhidmatan

Bil 2 Tahun 2009

(Penambahan Ruangan Pencapaian)

1. Disediakan oleh PYD selewat-lewatnya sebelum akhir

Januari tahun penilaian (perbincangan dengan PPP).

2. Dikaji semula pada pertengahan tahun untuk mengetahui

pelaksanaannya (perbincangan dengan PPP dan PYD).

3. Aktiviti/projek ditambah atau digugur hendaklah dicatit/

disenaraikan.

4. SKT yang tidak realistik, diubahsuai setelah perbincangan

bersama PPP dan PYD.

5. PYD menyediakan laporan/ulasan pencapaian kerja

dibandingkan dengan SKT yang ditetapkan. Nyatakan

sebab SKT tidak tercapai.

6. PPP juga sediakan laporan/ulasan pencapaian kerja PYD

berbanding dengan SKT yang ditetapkan.

Pelaksanaan SKT

CONTOH PENYEDIAAN

SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT)

BIL AKTIVITI/ PROJEK/ KETERANGAN(Senarai aktiviti/projek)

PETUNJUK PRESTASI

(Kuantiti/ Kualiti/ Masa/ Kos)

SASARAN

KERJA(berdasarkan

petunjuk

prestasi)

PENCAPAIAN

SEBENAR

(Diisi pada akhir

tahun penilaian)

ULASAN

1. Merekodkan surat-suratmasuk dan keluarberkaitan urusanpenempatan pegawai

Kuantiti500 surat setahun

MasaDalam tempoh 1 haridari tarikh surat diterima

KualitiMengikut proseduryang ditetapkan

500 surat

Jan-Dis

-

700 surat

400 selesai dalamtempoh masa

300 tidakselesaidalamtempohmasa (nyatakansebab, jikaperlu, bagipenambah-baikanberterusan )

PENGURUSAN STAF CUTI BELAJAR

• Borang Performance on Officer Attending Course

• Dilaksanakan oleh Bahagian KemajuanKerjaya, Pejabat Pendaftar

• Siapa laksanakan penilaian ?

Cuti Belajar mulai Januari – Jun : Penyelia/ Universititempat pengajian.

Cuti Belajar selepas Julai : Dilaksanakan oleh KetuaJabatan

Nota : PTJ bantu BKK dalam menentukan penilaian prestasidilaksanakan. Jabatan hakiki staf di PTJ)

PENGURUSAN STAF CUTI BELAJAR

• Keperluan pemantauan:

(Nota : PTJ perlu bantu BKK kerana jabatan hakiki stafdi PTJ)

1. Staf tidak mengikuti pengajian (missing in action)

2. Membantu staf dalam pelbagai permohonanseperti pengesahan jawatan, kenaikan pangkat danlain-lain

3. Membantu staf menamatkan pengajian dalamtempoh yang ditetapkan (graduate on time)

IMPLIKASI PEMARKAHAN

PENILAIAN PRESTASI

1. Pengesahan Ke Dalam Perkhidmatan

(Ketetapan JKK – Pekeliling Pendaftar Tahun

2004)

1.2 Staf yang dilantik selepas 1 Nov 2002:

(i) Markah minimum 85% bagi staf

berkhidmat 1 tahun tetapi kurang 2 tahun;

(ii) Markah minimum 80% bagi staf

berkhidmat 2 tahun tetapi kurang 3 tahun;

(iii) Markah minimum 75% bagi staf

berkhidmat 3 tahun atau lebih.

Di antara Implikasi Pemarkahan Penilaian

Prestasi

2. Permohonan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) dan Anjakan Gaji

Markah prestasi 80% dan ke atas (dimansuh 1.1.2011)

3. Pertimbangan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)

Markah prestasi 85% dan ke atas

4. Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC mulai tahun 2013)

Markah prestasi 85% dan ke atas, tiga tahun berturut-turut

Bahagian VI – Kegiatan dan Sumbangan di Luar Tugas Rasmi (5%),

skala 10 bagi tiga (3) tahun berturut-turut.

5. Permohonan Kenaikan Pangkat (secara umum)

Markah prestasi 80% dan ke atas

6. Lain-lain urusan sumber manusia seperti permohonan biasiswa,

permohonan ke jawatan kontrak, pelanjutan kontrak dan lain-lain.

Implikasi Pemarkahan Penilaian Prestasi

TANGGUNGJAWAB :

PANEL PEMBANGUNAN

SUMBER MANUSIA (PPSM)

Panel Pembangunan Sumber

Manusia

Fungsi;

1. Sahkan markah penilaian prestasi staf

2. Syor atau tentukan penempatan dan

pembangunan kerjaya pegawai

3. Syor bimbingan dan kaunseling untuk

mempertingkatkan prestasi dan motivasi

pegawai

4. Kenalpasti dan merancang keperluan latihan

pegawai.

BIDANG KUASA, TANGGUNGJAWAB DAN PROSEDUR OPERASI PPSM

1. Urusan penilaian prestasi staf

2. Kenalpasti keperluan latihan staf

3. Syor bimbingan dan kaunseling bagi tujuan memperbaiki dan

mempertingkatkan prestasi dan motivasi staf

4. Syor kelayakan atau kesesuaian untuk pencalonan anugerah

pingat/bintang kebesaran dan pemberian surat penghargaan

5. Syor penempatan dan pembangunan kerjaya staf.

TINDAKAN TERHADAP STAF YANG TIDAK

MELAKSANAKAN LNPT

• Lulus LPU 132, 19.3.2013, kuat kuasa 1.1.2013:1. Staf tidak laksana LNPT mengikut tempoh yang ditetapkan tidak

akan dipertimbangkan untuk PGT. Cth: staf yang tidak laksana LNPT

tahun 2012 bagi tempoh Jan. – Dis. 2013 tidak akan diberi

pertimbangan PGT tahun 2013.

2. Staf tidak laksana LNPT bagi tempoh minimum 2 tahun mulai tahun

2012, sama ada berturut-turut atau tidak berturut-berturut tanpa

alasan yang difikirkan munasabah, boleh dicadangkan untuk

dikenakan tindakan tatatertib.

3. Staf tiada LNPT tahun 2011 dan sebelumnya, pergerakan gaji

tahunan akan kekal statik. Urusan LNPT tidak perlu dilaksana kecuali

ada alasan difikirkan munasabah.

TINDAKAN TERHADAP STAF YANG TIDAK

MELAKSANAKAN LNPT

4. Staf tiada LNPT tidak layak untuk mendapat apa-apa kemudahan,

imbuhan dan faedah berkaitan pengurusan dan pembangunan

sumber manusia seperti kenaikan pangkat, pemberian biasiswa,

APC, anjakan gaji dan sebagainya.

Nota : Pekeliling dikeluarkan/edar pada 07.05.2013

Pekeliling Naib Canselor Bil. 3 Tahun 2013 – tindakan boleh diambil

terhadap staf yang tidak melaksanakan LNPT. Kegagalan

melaksanakan LNPT juga menyebabkan Ketua Jabatan dan

moderator dikenakan tindakan kerana cuai dan kurang cekap di

bawah Akta Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta

605)

DASAR PEMISAH (EXIT POLICY)Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti ke 152 (24.5.2016) telah

bersetuju menerima pakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015: Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) Bagi

Pegawai yang Berprestasi Rendah Dalam Perkhidmatan Awam (Dengan Pindaan).

Implikasi:

Staf berprestasi rendah (LNPT < 60% ) berdasarkan LNPT tahun 2017 akan melalui

proses Dasar Pemisah seperti yang ditetapkan oleh pihak UiTM.

Rujukan: Surat TP, BPK (500-BPD (PKH, 13/5), 10.10.2016: Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)Staf UiTM Tahun 2017 bagi Tujuan Pergerakan Gaji Tahun 2018.

DASAR PEMISAH (EXIT POLICY)

• Latar Belakang:

1) Tindakan untuk mengeluarkan pegawai berprestasi rendahbagi memastikan penyampaian perkhidmatan perkhidmatanawam tidak terjejas.

2) Penamatan perkhidmatan dibuat setelah mengambil kiraprestasi, kelakuan, nilai-nilai kebergunaan pegawai dalamperkhidmatan, kegagalan pegawai untuk memenuhi apa-apasyarat perkhidmatan dan segala hal keadaan lain yang

ditentukan oleh kerajaan.

3) Pertimbangan perlu dibuat, sama ada tindakan tatatertiblebih wajar diambil terlebih dahulu ke atas pegawaiberdasarkan salah laku yang berbangkit.

RUJUKAN UTAMA:

• Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002: Pelaksanaan Sistem

Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan

Lampiran A2 – Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi

Lampiran A3 – Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan

(SKT)

• Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009 :

Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai

Perkhidmatan Awam

• Pekeliling Pendaftar Bil. 04/2013 bertarikh 22 Februari 2013 -

Manual Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

Bagi Staf UiTM

• Pekeliling Naib Canselor Bil. 3/2013 bertarikh 7 Mei 2013 –

Tindakan Terhadap Staf Yang Tidak Melaksanakan Laporan

Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

RUJUKAN UTAMA:

• Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2012 : Penganugerahan Pingat Perkhidmatan Cemerlang danPemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

• Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015: PelaksanaanDasar Pemisah (Exit Policy) Bagi Pegawai yang BerprestasiRendah Dalam Perkhidmatan Awam (Dengan Pindaan).

• Perintah Am dan Arahan Pentadbiran

BERSAMA-SAMA KITA MELAKSANAKAN

TANGGUNGJAWAB DAN MEMAHAMI TUGAS

YANG DIAMANAHKAN BERRDASARKAN

PERATURAN YANG BERKUATKUASA

TERIMA KASIH…

SESI PERKONGSIAN MINDA DAN SOAL

JAWAB

taklimat peranan pegawai penilai ... - · pdf filemenyelaras, memantau dan membuat kajian ......

Documents