1. PENILAIANKEPERLUANBSMH3033KOLEJ PERNIAGAAN UUM

2. PENGENALAN (1 drp. 2) Amalan latihan yang berkesan melibatkanpenggunaan proses reka bentuk sistemarahan (instructional systems designprocess) Proses ini bermula dengan menjalankanpenilaian keperluan atau analisiskeperluan latihan (training needsanalysis)2 3. PENGENALAN (2 drp. 2) Sebelum memilih kaedahlatihan, adalah penting untukmenentukan: apakah jenis latihan yang diperlukan sama ada pelatih sanggupmempelajarinya 3 4. PENILAIAN KEPERLUAN Merujuk kepada proses yang digunakan untukmenentukan sama ada latihan diperlukan atautidak Penilaian keperluan latihan juga boleh dikatakansebagai proses untuk mengenal pasti apa yangperlu dipelajari oleh para pekerja Untuk berjaya dalam menjalankan kerja mereka Untuk meningkatkan kerjaya mereka Untuk membolehkan organisasi melaksanakan rancangan dan mencapai matlamatnya Disebabkan penilaian keperluan merupakanlangkah pertama dalam proses reka bentuksistem arahan maka: Sekiranya ia dilakukan dengan tidak sempurna, maka latihan tidak akan mendatangkan apa-apa hasil 5. SEBAB-SEBAB DAN HASILPENILAIAN KEPERLUANPenyebab atau Faktor TekananHasil PerundanganKonteks Apa? Apa yang perludipelajari oleh para Kurang kemahiran asas pelatih Analisis Prestasi kurang baikOrganisasiSiapa yang menerimaLatihan apa Teknologi Baharulatihan Analisis yang Kehendak PelangganTugas diperlukan? Jenis latihan Barangan BaharuAnalisis Kekerapan latihanOrang Peningkatan PiawaianKeputusan sama adamembeli atau membina Kerja BaharuSiapa yangsendiri latihanperlu dilatih?Sama ada latihan ataulain-lain pilihan sepertipemilihan atau rekabentuk semulapekerjaanBagaimana latihan 5dinilai 6. PENILAIAN KEPERLUANMELIBATKAN (1 drp. 3) Analisis Organisasi melibatkanpenentuan: kesesuaian latihan berdasarkan kepadastrategi perniagaan yang digunakan sumber-sumber yang ada untuk latihan sokongan daripada pengurus dan rakansekerja6 7. PENILAIAN KEPERLUANMELIBATKAN (2 drp. 3) Analisis Tugas melibatkan: Mengenal pasti kepentingan tugas danpengetahuan, kemahiran dan tingkahlaku yang perlu diberi penekanan dalamlatihan untuk membolehkan para pekerjamenyiapkan tugas mereka 7 8. PENILAIAN KEPERLUAN MELIBATKAN (3 drp. 3) Analisis Orang melibatkan: menentukan sama ada kurangnya prestasi disebabkan oleh kurangnya pengetahuan, kemahiran dan kebolehan (isu latihan), atau disebabkan oleh faktor motivasi atau masalah reka bentuk pekerjaan mengenal pasti siapa yang perlukan latihan menentukan kesediaan para pekerja untuk mengikuti latihan 8 9. TEKNIK-TEKNIK PENILAIAN KEPERLUANPemerhatian Soal-selidikKumpulan DokumentasiTemu dugaFokus 9 10. KEBAIKAN DAN KEBURUKAN TEKNIK-TEKNIK PENILAIAN KEPERLUAN (1 drp. 3)TeknikKebaikanKeburukanPemerhatianMenghasilkan data yangMemerlukan pemerhati mempunyai kaitan dengan yang berkemahiran persekitaran kerjaMemberi kesan terhadap Mengurangkan gangguan tingkah laku pekerja yang di tempat kerja diperhatikanSoal selidik Murah Memakan masa Berupaya mengumpulBerkemungkinan kadar data daripada bilanganpulangan yang rendah, orang yang ramaitindak balas yang kurang Data mudah diringkaskan sesuai Kurang perincian Maklumat yang diberi hanya berkaitan dengan soalan yang ditanya10 11. KEBAIKAN DAN KEBURUKAN TEKNIK-TEKNIK PENILAIAN KEPERLUAN (2 drp. 3)Teknik KebaikanKeburukanTemu dugaBaik untuk mendapatkanBanyak masa digunakan butiran lanjut mengenai Sukar untuk di analisa keperluan latihan Memerlukan penemu duga Baik untuk mengetahui yang berkemahiran sebab berlakunya danSukar dijadualkan cara mengatasi sesuatu masalah Mendedahkan maklumat tertentu sahaja Boleh menerokai isu-isu yang di luar jangkaan Soalan boleh diubahsuaiKumpulan Fokus Berguna untuk isu-isu Banyak masa digunakan yang kompleks dan Maklumat yang hanya kontrovasi yang tidak mampu dikaji secara sedap didengar perseorangandidedahkan Soalan boleh diubah bagiStatus atau kedudukan menangani isu-isu di luar yang berlainan akan jangkaanmengehadkan penyertaan 12. KEBAIKAN DAN KEBURUKAN TEKNIK-TEKNIKPENILAIAN KEPERLUAN (3 drp. 3)TeknikKebaikan KeburukanDokumentasiSumber maklumatTidak faham bahasa(Manual Teknikal dan yang baik mengenai yang terlalu teknikalRekod) tatacara Sumber maklumat Objektif yang telah lupus Sumber maklumat yang baik mengenai kerja baharu dan kerja dalam proses12 13. PROSES PENILAIAN KEPERLUANAnalisis OrangCiri-ciri orang Input Output Kesan Maklum balasAnalisis Organisasi Hala tuju strategikAdakah kita mahu meluangkan masa dan Sokongan pengurus danmemberi peruntukan kepadarakan sekerja terhadap latihan?aktiviti latihan Sumber-sumber latihan Analisis Tugas atauBangunkan ModelKecekapan Aktiviti kerja (Tugas) KSAs Keadaan kerja13 14. SOALAN-SOALAN UNTUK ANALISIS ORGANISASI (1 drp. 3) Bagaimana kandungan latihan dapatmemberi kesan terhadap perhubunganpekerja kita dengan pelanggan kita? Apa yang perlu diketahui olehpembekal, pelanggan atau rakan kongsimengenai program latihan? Bagaimana program ini bersesuaiandengan keperluan strategik perniagaan? Patutkah sumber-sumber organisasidikerahkan kepada program ini?14 15. SOALAN-SOALAN UNTUK ANALISIS ORGANISASI (2 drp. 3) Apakah yang diperlukan daripadapengurus dan rakan sekerja supayalatihan akan berjaya? Apakah ciri-ciri persekitaran kerja yangmungkin akan mengganggu latihan? Adalah kita mempunyai kepakaran yangboleh membantu kita membangunkankandungan program dan memastikankita faham keperluan perniagaansemasa kita membangunkan program? 16. SOALAN-SOALAN UNTUK ANALISIS ORGANISASI (3 drp. 3) Adalah pekerja menganggapprogram latihan sebagai: peluang? ganjaran? hukuman? membuang masa?16 17. Ciri-ciri Orang Kemahiran asas Kecekapan diri Kesedaran terhadap keperluan latihan, minat kerjaya, matlamat+Input Faham apa, bagaimana, bila untuk melakukan sesuatuProses untuk Kekangan-kekangan situasi menganalisis Sokongan sosial Peluang untuk melakukan sesuatu faktor-faktorOutput+ yang mem- Pengharapan terhadap pembelajaran dan prestasipengaruhiKesan+ pembelajaran Norma dan prestasi Faedahpekerja Ganjaran+Maklum balas KekerapanMotivasi untuk belajar Pengkhususan Prestasi pembelajaran Perincian17 18. ANALISIS ORANG: KESEDIAANUNTUK LATIHAN Para pekerja mempunyai ciri-ciripersonal yang diperlukan untukmempelajari kandungan program danmenggunakannya di tempat kerja. Persekitaran kerja akan memudahkanpembelajaran dan tidak menggugatprestasi. 18 19. FAKTOR-FAKTOR MEMPENGARUHIPEMBELAJARAN DAN PRESTASI (1 drp. 2) Ciri-ciri Orang Kebolehan dan kemahiran Sikap dan motivasi Input Memahami keperluan untuk melakukansesuatu Sumber-sumber yang perlu (peralatan dll.) Gangguan daripada desakan kerja yang lain Peluang untuk melakukan sesuatu 20. FAKTOR-FAKTOR MEMPENGARUHIPEMBELAJARAN DAN PRESTASI (2 drp. 2) Output Piawaian untuk mengadili prestasi yangberjaya Kesan Kesan positif/insentif untuk melakukansesuatu Beberapa kesan negatif untuk melakukansesuatu Maklum balas Kekerapan dan pengkhususan maklumbalas mengenai prestasi kerja 20 21. ANALISIS ORANG:KECEKAPAN DIRI Kecekapan diri kepercayaan pekerjabahawa mereka boleh melakukan kerjamereka atau boleh mempelajarikandungan latihan dengan jayanya Persekitaran kerja boleh mengancamramai pekerja yang kurang berjaya padamasa dahulu Persekitaran latihan juga bolehmenakutkan mereka yang sudah lama tidakmengikuti latihan atau pendidikan formal21 22. KAEDAH MENINGKATKANKECEKAPAN DIRI (1 drp. 2) Memberitahu para pekerja bahawatujuan latihan ialah untuk memperbaikiprestasi, bukannya untuk mengenalpasti kelemahan pekerja Menyediakan maklumat sebanyakmungkin mengenai program latihan dantujuan latihan sebelum latihansebenarnya berlaku 22 23. KAEDAH MENINGKATKANKECEKAPAN DIRI (2 drp. 2) Tunjukkan kejayaan yang telah dicapai olehrakan sebaya melalui latihan Memberi maklum balas kepada para pekerjadengan menekankan bahawa pembelajaranadalah di bawah kawalan pekerja itu sendiri dimana mereka mempunyai keupayaan untukmenyelesaikan sebarang masalahpembelajaran yang mereka hadapi semasamenjalani latihan 23 24. PERSEKITARAN KERJA DAN MOTIVASI PELATIH (1 drp. 2) Sebelum menghadiri program latihan, sediakanbahan, masa, maklumat berkaitan kerja dan lain-lain alatbantuan kerja yang diperlukan oleh pekerja untukmenggunakan kemahiran atau tingkah laku baharu Beritahu perkara-perkara yang positif mengenai programlatihan syarikat kepada para pekerja Maklumkan kepada para pekerja bahawa adalah menjadiamalan yang baik sekiranya mereka menggunakan ilmuyang dipelajari semasa latihan di tempat kerja 24 25. PERSEKITARAN KERJA DANMOTIVASI PELATIH (2 drp. 2) Menggalakkan ahli-ahli kumpulan kerja agarsaling membantu semasa cuba menggunakankemahiran yang baru dipelajari secara salingmemberi maklum balas dan berkongsipengalaman dan situasi semasa latihan dimana dirasakan perlu dan berguna Beri masa dan peluang kepada para pekerjauntuk mempraktik dan menggunakankemahiran atau tingkah laku yang barudipelajari dalam pekerjaan mereka25 26. ADAKAH LATIHAN MERUPAKAN PENYELESAIAN TERBAIK? (1 drp. 3) Masalah prestasi adalah penting danberupaya meningkatkan kos syarikatdisebabkan oleh penurunan produktivitidan kehilangan pelanggan Para pekerja tidak tahu untukmenjalankan kerja dengan cekap Mungkin disebabkan kurangnya latihan atautidak pernah langsung menghadiri latihanatau latihan tidak berkesan (Masalah ini berkaitan ciri-ciri orang) 26 27. ADAKAH LATIHAN MERUPAKAN PENYELESAIAN TERBAIK? (2 drp. 3) Para pekerja tidak menunjukkan pengetahuanatau tingkah laku yang betul Pekerja telah dilatih tetapi mereka kurang atau tidak menggunakan langsung kandungan latihan (Ini merupakan masalah input) Piawaian prestasi (input) adalah jelas dan tidakterdapat sebarang halangan terhadap prestasiseperti peralatan dan perkakasan yang rosak 27 28. ADAKAH LATIHAN MERUPAKAN PENYELESAIAN TERBAIK? (3 drp. 3) Terdapat kesan positif untuk prestasiyang baik, manakala prestasi yangkurang baik tidak diberi ganjaran Para pekerja menerima maklum balasmengikutmasa, bersesuaian, tepat, membina dankhusus mengenai prestasi mereka (isumaklum balas) Lain-lain penyelesaian seperti rekabentuk semula kerja atau penukaranpekerja kepada pekerjaan lain adalahterlalu mahal dan tidak munasabah 28 29. ANALISIS ORANG: ADAKAH LATIHAN PENYELESAIAN TERBAIK? Sekiranya pekerja kurang pengetahuandan kemahiran untuk melakukan kerjatetapi faktor-faktor lain adalahmemuaskan, maka latihan adalah perlu Sekiranya pekerja mempunyaipengetahuan dan kecekapan untukmelakukan kerja tetapiinput, output, kesan atau maklum balastidak mencukupi, maka latihan bukanlahmerupakan penyelesaian yang terbaik29 30. ANALISIS TUGAS Analisis Tugas menghasilkan peneranganmengenai aktiviti kerja, termasuk tugas-tugasyang dijalankan oleh pekerja sertapengetahuan, kemahiran dan kebolehan yangdiperlukan untuk menyiapkan tugas mereka Hanya boleh dilakukan selepas analisisorganisasi di mana dari analisis tersebutdidapati organisasi sanggup memberiperuntukan masa dan wang untuk latihan30 31. LANGKAH-LANGKAHDALAM ANALISIS TUGAS1. Pilih kerja yang akan dianalisis2. Bangunkan senarai tugas yang perlu dilakukan dalam kerja tersebut3. Sahkan senarai tugas4. Kenal pasti pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang diperlukan bagi menjalankan seriap tugas tersebut31 32. IDENTIFIKASI TUGAS Fokus kepada tingkah laku yangditunjukkan dalam sesuatu kerja. Maklumat-maklumat berikut perludidapatkan dan dijelaskan dengansejelas-jelasnya: Tugas utama dalam sesuatu kerja Bagaimana sesuatu kerja perlu dilakukan(piawaian prestasi) Keberubahan kerja yang dilakukan(bagaimana kerja sebenarnya dilakukandalam operasi harian)32 33. KAEDAH-KAEDAH UNTUK IDENTIFIKASI KERJA Rangsangantindak balasmaklum balas(stimulusresponsefeedback) Pensampelan masa(time sampling) Teknik peristiwa kritikal(critical incident technique) Inventori kerja(job inventories) Kaedah kerjakewajipantugas(jobdutytask method) 33 34. KAEDAH KERJA-KEWAJIPAN-TUGASTajuk kerja: Kewajipan khusus:TugasSub-tugas Pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan1.2.3.34 35. PERKARA-PERKARA PENTINGDALAM ANALISIS TUGAS (1 drp. 3) Analisis tugas sepatutnya mengenal pasti apayang dilakukan oleh pekerja dan apa yangsepatutnya dilakukan oleh pekerja Analisis tugas boleh dimulakan denganmemecahkan kerja kepada tugas dankewajipan Gunakan lebih daripada dua kaedah untukmengumpul maklumat mengenai kerja bagimeningkatkan kesahan dalam membuatanalisis35 36. PERKARA-PERKARA PENTINGDALAM ANALISIS TUGAS (2 drp. 3) Untuk membuatkan analisis tugasmenjadi lebih bererti, maklumat perludidapati daripada pakar mengenaiperkara tersebut (subject matterexperts, SMEs) SMEs termasuklah: penjawat jawatan pengurus pekerja yang biasa dengan kerja tersebut36 37. PERKARA-PERKARA PENTINGDALAM ANALISIS TUGAS (3 drp. 3) Dalam menentukan tugas apa yangpatut dinilai, tumpuan sepatutnyadiberikan kepada tugas-tugas yangpenting bagi mencapai matlamatdan objektif syarikat Tugas tersebut tidak semestinyamerupakan tugas paling sukar atautugas yang memakan masa palinglama37 38. KECEKAPAN(COMPETENCY) Kecekapan merujuk kepada bidangkeupayaan personal yangmembolehkan para pekerjamenjalankan kerja mereka denganjayanya agar mencapai hasil dankerja disiapkan dengan sempurna Kecekapan boleh jadi pengetahuan,kemahiran, sikap, nilai atau ciri-ciripersonal 38 39. MODEL KECEKAPAN Model kecekapan mengenal pastikecekapan-kecekapan yangdiperlukan untuk setiap kerjatermasuklahpengetahuan, kemahiran, tingkahlaku dan ciri-ciri personal yangperlu ada pada setiap kecekapan 39 40. Kluster Teknikal Pengkadaran Kecekapan 0 Tidak berupaya menjalankan tugas asasSistem Arkitek 1 Memahami prinsip asas, boleh menjalankan tugas dengan bantuan dan arahanKebolehan untuk mereka bentuk2 Menjalankan tugas rutin dengan keputusan yang boleh dipercayai, kerja dengan penyeliaan yan minimaperisian yang kompleks, menubuhkan 3 Menjalankan tugas yang kompleks dan pelbagai, boleh membimbing atau memberi tunjuk ajar kepada pekerja lainprotokol dan menghasilkan prototype 4 Boleh dianggap pakar dalam tugas, boleh menerangkan, mengajar dan memimpin pekerja lain 0 Tidak berupaya menjalankan tugas asasPerpindahan Data 1 Memahami prinsip asas, boleh menjalankan tugas dengan bantuan dan arahanKebolehan untuk menubuhkan 2 Menjalankan tugas rutin dengan keputusan yang boleh dipercayai, kerja dengan penyeliaan yan minimakehendak penting platform bagi 3 Menjalankan tugas yang kompleks dan pelbagai, boleh membimbing atau memberi tunjuk ajar kepada pekerja lainmembantu perpindahan data dengan 4 Boleh dianggap pakar dalam tugas, boleh menerangkan, mengajar dan memimpin pekerja lainberkesan dan sempurna 0 Tidak berupaya menjalankan tugas asasDokumentasi1 Memahami prinsip asas, boleh menjalankan tugas dengan bantuan dan arahanKebolehan untuk menyediakan2 Menjalankan tugas rutin dengan keputusan yang boleh dipercayai, kerja dengan penyeliaan yan minimadokumentasi yang menyeluruh dan 3 Menjalankan tugas yang kompleks dan pelbagai, boleh membimbing atau memberi tunjuk ajar kepada pekerja lainsempurna termasuk spesifikasi, rajah 4 Boleh dianggap pakar dalam tugas, boleh menerangkan, mengajar dan memimpin pekerja lainaliran, proses kawalan danperuntukan perbelanjaan 40 41. Model KecekapanAnalisis KerjaFokus utama terhadap pekerja Fokus utama terhadap kerja tugas(bagaimana objektif dicapai atau (apa yang dicapai?)bagaimana kerja disiapkan)Bagaimana? Apa?Menyediakan penerangan Menerangkan perbezaan di antaramengenai kecekapan yang umum kerja, di antara kumpulan kerja atau diuntuk keseluruhan kumpulan antara pekerjaan di tahap organisasikerja, peringkat kerja ataukeseluruhan organisasiKecekapan yang disenaraikanMenghasilkan pengetahuan,adalah lebih umum dankemahiran dan kebolehan yangpenggunaannya lebih meluas khusus untuk sesuatu kerja tertentu 41 42. Menyediakan kerangka kerja untukbimbingan dan maklum balas bagimembangunkan pekerja untukmemenuhi peranan masa kini dan masahadapan Bertindak sebagai peta perjalanan(roadmap) untuk mengenal pasti danmembangunkan calon pekerja yangsesuai untuk jawatan42 43. Kekangan masa boleh menghadkan perincianyang didapati dari penilaian keperluan Ruang lingkup penilaian keperluan bergantungkepada penyebab yang terdapat dalam faktortekanan Boleh agak keperluan latihan sekiranya sudahmembiasakan diri dengan: Masalah perniagaan Pembangunan teknologi Lain-lain isu yang dihadapi oleh organisasi43