sop kebendaharaan bem ft undip 2013 rev.27-04-2013.pdf

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

KEBENDAHARAAN LEMBAGA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS DIPONEGORO

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA

UNIVERSITAS DIPONEGORO

2013

Halaman ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulisan Standard Operational

Procedure (SOP) Kebendaharaan BEM FT KM UNDIP 2013 dapat terselesaikan

dengan baik.

SOP Kebendaharaan ini berisi informasi tentang jenis kegiatan yang

berhak mendapatkan dana fakultas, prosedur pengajuan dan alur pencairan dana

fakultas, serta format standar surat pertanggungjawaban (SPJ). SOP

Kebendaharaan ini merupakan penyempurnaan dari edisi tahun-tahun yang lalu

dengan perubahan dan/atau serta tambahan.

SOP Kebendaharaan ini mulai berlaku setelah disetujui oleh Pembantu

Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro hingga akhir kepengurusan

BEM FT KM UNDIP periode 2013. SOP Kebendaharaan ini juga dapat

mengalami perubahan sewaktu-waktu sesuai dengan perubahan sistem dari pihak

Fakultas Teknik. Perubahan tersebut akan disampaikan dalam Forum Lingkar

Bendahara BEM FT KM UNDIP 2013.

Penghujung kata kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak

yang telah membantu dalam penulisan SOP Kebendaharaan ini. Menyadari bahwa

SOP Kebendaharaan ini masih terdapat kekurangan, maka kritik dan saran yang

membangun sangat diharapkan untuk menjadikan SOP Kebendaharaan ini dan

SOP Kebendaharaan ke depan menjadi lebih baik.

Mohon maaf jika terdapat kesalahan, kami berharap SOP Kebendaharaan

ini dapat digunakan sebagai pedoman yang bermanfaat untuk semua pihak.

Semarang, Maret 2013

Bendahara

BEM FT KM UNDIP 2013

Halaman iii

LEMBAR PENGESAHAN


STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

LEMBAGA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK

KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO

2013

Bendahara I


Isti Qomariyah Kumala Dewi

NIM 21120110120048

Bendahara II


Risty Khoirunisa

NIM 21110111190088

Menyetujui,

Pembantu Dekan III

Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Prof. Dr. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.

NIP 195511231983031014

Ketua


Taufik Aulia Rahmat

NIM 21120110110017

Halaman iv

DAFTAR ISI

Halaman Cover................................................................................................. i

Kata Pengantar ................................................................................................. ii

Halaman Pengesahan ....................................................................................... iii

Daftar Isi........................................................................................................... iv

BAB I PENGAJUAN DAN PENCAIRAN DANA FAKULTAS .............. 1

BAB II FORMAT SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ) .............. 6

BAB III SOP INTERNAL BEM FT KM UNDIP 2013 ................................ 18

Penutup ............................................................................................................. 23

Lampiran I

- Contoh kuitansi dan lampiran

Lampiran II

- Buku kebendaharaan kegiatan Fakultas Teknik

Halaman 1

BAB I

PENGAJUAN DAN PENCAIRAN DANA FAKULTAS

1.1 Pengiriman Bantuan KKL

Pengajuan dana pengiriman delegasi dan bantuan KKL dapat dicairkan

melalui bagian PMUK jurusan masing-masing.

Prosedur :

Alur pengajuan dana KKL berdasarkan kebijakan masing-masing Jurusan.

1.2 Kegiatan HMJ, Biro, & SMFT

1.2.1. Alur Pengajuan Hingga Pencairan Kegiatan Delegasi & Non Delegasi

Kegiatan Delegasi : merupakan kegiatan HMJ, Biro, ataupun SMFT

yang mengirimkan beberapa orang untuk

mengikuti suatu kegiatan (contoh: seperti

perlombaan) di suatu acara tertentu. Kegiatan

tersebut mungkin diadakan di dalam

UNDIPmaupun di luar UNDIP, bahkan bisa di

luar negeri.

Catatan : Kegiatan delegasi yang dapat didanai

hanya kegiatan tingkat nasional.

Kegiatan Non-Delegasi : merupakan kegiatan internal yang

dilaksanakan oleh HMJ, Biro, ataupun

SMFT. Kegiatan non-delegasi adalah

kegiatan biasa, yang disebut dengan

program kerja.

Alur pengajuan kegiatan delegasi maupun non-delegasi pada tahun ini

adalah sama. Berikut ini merupakan alur pengajuan kegiatannya.

Halaman 2

Bendahara SMFT membantu mengecek kesiapan SK Dekan (SK

pencairan dana)

Jika proposal fix diacc oleh Kasubbag Kemahasiswaan Fakultas

Teknik, Kasubbag Kemahasiswaan Fakultas Teknik akan

membuatkan SK Dekan (SK pencairan dana) kegiatan tersebut.

Bendahara SMFT menyerahkan 2 proposal kepada Kasubbag

Kemahasiswaan Fakultas Teknik untuk acc ketiga.

Proposal yang sudah diacc & dibubuhi stempel fakultas, kemudian

2 proposal diserahkan ke bendahara SMFT,

1 proposal diserahkan ke bendahara BEM FT.

ACC dana fakultas oleh bend-eks HMJ-Biro/bend-int BEM FT :

Acc pertama ke supervisi Komisi D SMFT

Acc kedua ke PD III

Pembuatan proposal kegiatan sebanyak 5 rangkap, kemudian

diserahkan ke : bendahara eksternal untuk HMJ-Biro

bendahara internal untuk BEM FT

mulai

Halaman 3

selesai

Dana kegiatan yang cair dapat diambil di bendahara eksternal BEM

FT.

Bendahara SMFT menyerahkan dana kegiatan yang cair kepada

bendahara eksternal BEM FT

Pihak Fakultas menyerahkan dana kegiatan yang cair kepada

bendahara SMFT.

Setelah mendapatkan acc dari Universitas, dana kegiatan dapat

dicairkan dan diserahkan ke pihak Fakultas.

Pihak Keuangan Fakultas mengajukan proposal kegiatan beserta

SK Dekan (SK pencairan dana) dan/atau SPJ kegiatan (non-

delegasi) ke pihak Keuangan Universitas.

Bendahara SMFT menyerahkan proposal kegiatan beserta SK

Dekan (SK pencairan dana) dan/atau SPJ kegiatan (non-delegasi)

ke Bagian Keuangan Fakultas.

Halaman 4

Penjelasan lebih lanjut :

1. Pembuatan proposal kegiatan sebanyak 5 rangkap (1 rangkap, cetak

berwarna; 4 rangkap fotokopi) oleh panitia kegiatan/delegasi.

2. Panitia kegiatan/delegasi menyerahkan proposal tersebut kepada

bendahara eksternal untuk HMJ-Biro

bendahara internal untuk BEM FT

untuk mengajukan ACC dana ke fakultas.

3. Bendahara eksternal HMJ-Biro/bendahara internal BEM FT

meminta persetujuan pendelegasian serta ACC dana fakultas, yaitu

:

1. Senat Mahasiswa Fakultas Teknik (SMFT) melalui supervisi

komisi D

2. Pembantu Dekan III Fakultas Teknik

Pada tahap ini supervisi komisi D akan meminta 1 proposal untuk

arsip SMFT. Sebagai bukti ACC, pada rincian dana di proposal

harus terdapat tanda tangan/paraf ACC dana dari SMFT dan PD III.

4. Bendahara eksternal HMJ-Biro/ bendahara internal BEM FT

menyerahkan 2 rangkap proposal kepada bendahara SMFT, 1

rangkap kepada sekretaris BEM FT.

5. Bendahara SMFT menyerahkan 2 proposal kepada Kasubbag

Kemahasiswaan untuk ACC yang ketiga, serta memohon dibuatkan

SK Dekan (SK pencairan dana) kepada Kasubbag Kemahasiswaan

jika proposal tersebut fix diACC.

6. Bendahara SMFT membantu mengecek kesiapan SK Dekan (SK

pencairan dana).

7. Peserta kegiatan delegasi membuat LPJ + CD/DVD kegiatan

Panitia kegiatan non-delegasi membuat LPJ dan SPJ kegiatan

Kemudian menyerahkan LPJ dan/atau SPJ tersebut kepada

bendahara SMFT maksimal 2 minggu setelah tanggal kegiatan

di proposal.

Halaman 5

8. Jika SK Dekan (SK pencairan dana) selesai dibuat, bendahara

SMFT menyerahkan proposal kegiatan beserta SK Dekan (SK

pencairan dana) dan/atau SPJ kegiatan (non-delegasi) ke Bagian

Keuangan Fakultas.

9. Selanjutnya pihak Keuangan Fakultas akan mengajukan proposal

kegiatan beserta SK Dekan (SK pencairan dana) dan/atau SPJ

kegiatan (non-delegasi) ke pihak Keuangan Universitas.

10. Setelah mendapatkan ACC dari Universitas, dana kegiatan dapat

dicairkan dan diserahkan ke pihak Fakultas.

11. Pihak Fakultas menyerahkan dana kegiatan yang cair kepada

bendahara SMFT.

12. Bendahara SMFT menyerahkan dana kegiatan yang cair kepada

bendahara eksternal BEM FT.

13. Dana kegiatan yang cair selanjutnya dapat diambil oleh bendahara

eksternal HMJ-Biro di bendahara eksternal BEM FT dengan

syarat sudah menyerahkan LPJ kegiatan.

Penjelasan untuk peserta kegiatan delegasi :

Membuat LPJ + CD/DVD kegiatan

LPJ kegiatan : diharuskan melampirkan fotokopi sertifikat, semua

jenis ticketing, dan foto dokumentasi acara.

CD/DVD kegiatan : berisi dokumentasi acara/video kegiatan,

atau dapat berupa presentasi peserta saat

kegiatan.

1.2.2. Peran Bendahara Eksternal BEM FT

Peran BEM (dalam hal ini adalah bendahara eksternal BEM FT KM

UNDIP) adalah sebagai fasilitator, meliputi :

1. Mencatat setiap kegiatan (baik kegiatan delegasi maupun internal

BEM, HMJ, Biro, dan SMFT) yang mendapatkan ACC pihak

Fakultas agar semua kegiatan dapat terkoordinasi dengan baik.

Halaman 6

2. Memandu pembuatan SPJ kegiatan non-delegasi.

3. Memberi info kepada panitia kegiatan bersangkutan atau

bendahara eksternal HMJ-Biro-SMFT-internal BEM tentang

perkembangan pencairan dana.

4. Menyerahkan dana kegiatan yang cair (jika LPJ kegiatan sudah

diserahkan).

5. Bersama bendahara SMFT mengadakan evaluasi pendanaan

dengan pihak Fakultas Teknik, dan menyampaikan perkembangan

pendanaan tersebut kepada panitia kegiatan bersangkutan atau

bendahara eksternal HMJ-Biro-SMFT-internal BEM.

6. Mengadakan Forum Lingkar Bendahara Fakultas Teknik.

Halaman 7

BAB II

FORMAT SURAT PERTANGGUNGJAWABAN (SPJ)

KEGIATAN NON-DELEGASI

FAKULTAS TEKNIK

Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Fakultas merupakan suatu format bukti

belanja kegiatan yang dibuat oleh panitia kegiatan non-delegasi yang bertujuan

untuk pencairan dana di Birokrasi, yang terdiri dari kuitansi dan lampiran belanja.

Jika suatu kegiatan yang permohonan dana kepada Fakultas-nya telah

diACC oleh SMFT, Pembantu Dekan III, dan Kasubbag Kemahasiswaan, maka

panitia kegiatan harus membuat SPJ untuk mencairkan dana tersebut.

Waktu maksimal penyerahan SPJ kepada Bendahara SMFT adalah 2 (dua)

minggu setelah tanggal kegiatan di proposal. Jika panitia kegiatan tidak

memenuhi batas waktu tersebut, maka SPJ tidak akan diterima oleh pihak

Fakultas dan dana tidak bisa cair.

2.1. Alur pembuatan SPJ :

1. Bend-kegiatan membuat SPJ (kuitansi dan lampiran) di komputer/laptop.

2. Bend-kegiatan menyerahkan SPJ (soft) tersebut kepada Bend-HMJ-biro.

3. Bend-HMJ-biro mencetak SPJ tersebut di Dekanat Teknik (hubungi Mbak

Widi). Kemudian mengisi data (telah mencetak) SPJ, di komputer Mbak

Widi.

Catatan :

Saat mencetak SPJ, bendahara eksternal harus membawa hardcopy SPJ

tersebut (dicetak di kertas biasa) untuk meminimalisasi kesalahan dalam

pencetakan SPJ.

4. Bend-HMJ-biro menyerahkan SPJ (hard-kertas dotmatriks) kepada bend-

kegiatan untuk diselesaikan.

5. Bend-kegiatan menyerahkan SPJ yang sudah selesai kepada bend-HMJ-

Biro.

Halaman 8

6. Bend-HMJ-Biro menyerahkan SPJ tersebut kepada Bendahara SMFT.

Diagram Alir pembuatan SPJ :

2.2. Macam Anggaran

Macam anggaran yang dapat dijadikan SPJ merupakan barang yang habis

pakai, yaitu :

1. ATK

2. Konsumsi

3. Dokumentasi

4. Publikasi

5. Perlengkapan

6. Kesekretariatan

7. Dekorasi

selesai

SPJ diserahkan kepada Bendahara SMFT

SPJ yang sudah selesai diserahkan kepada bend-HMJ-Biro

SPJ (hard) diserahkan kepada bend-kegiatan untuk diselesaikan

Pencetakandan pengisian data SPJ di Dekanat Teknik

SPJ (soft) tersebut diserahkan kepada Bend-HMJ-biro

PembuatanSPJ (kuitansi dan lampiran) di komputer/laptop

mulai

Halaman 9

Format Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Fakultas terdiri dari kuitansi dan

lampiran belanja. Kertas yang digunakan untuk kuitansi adalah kertas khusus

(kertas dot matriks) yang disediakan oleh pihak Fakultas. Pencetakan kuitansi

dilakukan di Dekanat Teknik, karena menggunakan printer khusus (printer dot

matriks). Sedangkan untuk lampiran dicetak menggunakan kertas HVS seperti

biasa.

2.3. Format Kuitansi

Format kuitansi untuk semua macam anggaran adalah sama. Hanya berbeda

pada keterangan keperluan pembayaran saja.

Kuitansi dibuat 1 rangkap (1 kali cetak).

Halaman 10

2.3.1. Penjelasan Format Kuitansi

Nomor 1 = isian Jumlah Uang, Terbilang, dan Untuk Pembayaran

Diisi oleh bendahara kegiatan sesuai dengan jumlah nominal anggaran yang

di-SPJ-kan.

Penulisan keperluan pembayaran harus lengkap.

Contoh penulisan keperluan pembayaran :

Anggaran Penulisan

Konsumsi Pembelian konsumsi peserta sebanyak 100 dus x 2 hari x

@ Rp 5.000,- = Rp 1.000.000,- untuk kegiatan Rapat Kerja

Musyawarah Kerja BEM FT KM UNDIP 2013 pada

tanggal 28 & 29 Januari 2013 dengan perincian terlampir.

Kesekretariatan

Biaya Kesekretariatan sebesar Rp 205.000,- untuk kegiatan

Rapat Kerja Musyawarah Kerja BEM FT KM UNDIP 2013

pada tanggal 28 & 29 Januari 2013 dengan perincian

terlampir.

ATK Biaya Alat Tulis Kantor sebesar Rp 100.000,- untuk

kegiatan Rapat Kerja Musyawarah Kerja BEM FT KM

UNDIP 2013 pada tanggal 28 & 29 Januari 2013 dengan

perincian terlampir.

Dokumentasi

Biaya cuci cetak foto ukuran 4R sebanyak 50 lembar x @

Rp 2.000,- = Rp 100.000,- untuk kegiatan Rapat Kerja


tanggal 28 & 29 Januari 2013.

Publikasi

Pembuatan spanduk ukuran 4 m x 3 m sebanyak 2 buah x

@ Rp 75.000,- = Rp 150.000,- untuk kegiatan Rapat Kerja



Perlengkapan Biaya perlengkapanpembelian baterai ukuran A3 sebanyak

10 pasang x @ Rp 6.000,- = Rp 60.000,- untuk kegiatan

Rapat Kerja Musyawarah Kerja BEM FT KM UNDIP 2013

pada tanggal 28 & 29 Januari 2013.

Dekorasi Biaya dekorasisebesar Rp 100.000,- untuk kegiatan Rapat

Kerja Musyawarah Kerja BEM FT KM UNDIP 2013 pada


Halaman 11

Keterangan : Tanggal (28 & 29 Januari 2013) merupakan tanggal kegiatan di

proposal.

Nomor 2 = Tempat pembuatan SPJ, *Tanggal pembuatan SPJ dikosongkan

Nomor 3 = Nama Pemilik/Pelayan Toko *harus diketik

Nomor 4 = Nama dan NIM ketua panitia kegiatan

Selain yang ditandai di atas, tidak perlu diubah.

2.3.2. Penjelasan Tambahan

Pada proses penyelesaian SPJ oleh bend-kegiatan, di antara

nomor 2 dan 3 terdapat materai, tanda tangan pemilik/penjaga

toko, dan stempel toko. Di atas nomor 4 terdapat tanda tangan

ketua panitia.

Bukti Materai

Materai ditempel di sebelah kiri (di antara nomor 2 dan 3). Tanda

tangan harus menyentuh materai.

Catatan :

Materai dibubuhkan pada lembar pertama kuitansi.

Stempel

Stempel berada di sebelah kiri tanda tangan. Stempel harus jelas,

terbaca, dan menyentuh materai.

Jika pada stempel toko tidak tercantum alamat toko, maka alamat

diketikkan (atau juga bisa dituliskan manual) di bawah nama

pemilik toko.

Catatan :

Stempel dibubuhkan pada keempat lembar kuitansi.

Contoh pembubuhan materai dan tanda tangan :

Halaman 12

Contoh pembubuhan materai dan tanda tangan :

2.3.3. Penggunaan Materai

N < Rp 250.000,- : Tanpa Materai

Rp 250.000,- ≤ N < Rp 1.000.000,- : Materai 3000

N = Rp 1.000.000,- : Materai 6000

Jika N > Rp 1.000.000,- , kuitansi sebaiknya dipecah. Jika tidak maka

SPJ akan dikenakan pajak lebih besar oleh pihak Universitas, yaitu

11,5%.

2.4. Format Lampiran

Pembuatan lampiran menggunakan kertas biasa / HVS A4 .

Lampiran dibuat 4 rangkap.

Semua jenis lampiran juga disertakan tanda tangan pemilik/penjaga toko,

nama terang, dan stempel toko. Stempel harus jelas, terbaca, dan

menyentuh tanda tangan.

*Jika pada stempel toko tidak tercantum alamat toko, maka alamat toko

diketikkan (atau juga bisa dituliskan manual) di bawah nama pemilik

toko.

Contoh :

Halaman 13

2.4.1 Lampiran Konsumsi

Lampiran konsumsi adalah daftar perserta yang dibuat dengan format

tabel. Kolom yang harus ada adalah Nama-NIM-Tanda tangan.

Lampiran konsumsi dibuat dengan menggunakan daftar hadir

kegiatan yang asli, kemudian diperbanyak sebanyak 3 kali.

Pada akhir lampiran konsumsi disertakan tempat, tanggal kegiatan;

ruang tandatangan PD III dan ketua panitia kegiatan; dan tanda tangan

+ nama terang + stempel pemilik/penjaga toko.

Contoh lampiran konsumsi :

Halaman 14

Ket. :

Tanda tangan yang tercantum TIDAK BOLEH ATAS NAMA.

Jika kegiatan berlangsung lebih dari 1x pertemuan, maka lampiran

daftar peserta juga dibuat menyesuaikan dengan tanggal yang tertera

di proposal. (Misalnya pada contoh di atas, tanggal lampiran yang

kedua adalah 29 Januari 2013, dan seterusnya).

Syarat lampiran : jumlah peserta pada hari kedua dst. harus

sama seperti pada hari pertama.

Jika stempel konsumsi (di kuitansi) adalah berupa catering, maka

akan dipotong pajak 2 % dari bruto.

Halaman 15

2.4.2 Lampiran kesekretariatan

Lampiran kesekretariatan merupakan lampiran yang berhubungan

dengan belanja pengarsipan, misalnya pembuatan proposal, pembuatan

LPJ, surat undangan, dsb.

Penulisan lampiran alat tulis kantor harus memiliki satuan yang jelas

dan harga per-satuan yang jelas.

Di bawah lampiran kesekretariatan disertakan tanda tangan

pemilik/penjaga toko, nama terang, dan stempel toko. Stempel harus

jelas, terbaca, dan menyentuh tanda tangan.

Jika pada stempel toko tidak tercantum alamat toko, maka alamat toko


toko.

Contoh lampiran kesekretariatan :

Halaman 16

2.4.3 Lampiran ATK (alat tulis kantor)

Lampiran ATK merupakan lampiran yang berhubungan dengan belanja

alat-alat kantor.

Penulisan lampiran alat tulis kantor harus memiliki satuan yang jelas

dan harga per-satuan yang jelas.

Contoh lampiran ATK :

Seperti lampiran kesekretariatan, di bawah lampiran ATK juga

disertakan tanda tangan pemilik/penjaga toko, dan stempel toko.

Stempel harus jelas, terbaca, dan menyentuh tanda tangan.

Jika pada stempel toko tidak tercantum alamat toko, maka alamat toko


toko.

Catatan : ATK yang tidak diperbolehkan : materai, buku kuitansi.

2.4.4 Lampiran Dokumentasi (*tidak ada)

Berhubungan dengan dokumentasi kegiatan, seperti cetak foto, dsb.

Untuk anggaran dokumentasi tidak perlu dibuat lampiran, hanya

kuitansi saja.

Pada keterangan keperluan pembayaran di kuitansi dituliskan :

Biaya cuci cetak foto ukuran 4R sebanyak 50 lembar x @ Rp 2.000,-

= Rp 100.000,- untuk kegiatan Rapat Kerja Musyawarah Kerja BEM

FT KM UNDIP 2013 pada tanggal 28 & 29 Januari 2013.

Catatan : Stempel yang dibubuhkan di kuitansi harus studio foto.

Lampiran Alat Tulis Kantor Rapat Kerja Musyawarah Kerja BEM FT 2013

Guna membayar :

Kertas folio sebanyak 5 lembar x @ Rp 400,- = Rp 2.000,-

Spidol boardmarker sebanyak 4 buah x @ Rp 10.000,- = Rp 40.000,-

... dst

Total = Rp ...

Halaman 17

2.4.5 Lampiran Publikasi

Lampiran publikasi berhubungan dengan publikasi kegiatan, seperti

cetak MMT, cetak pamflet, pembuatan spanduk, dsb.

Lampiran publikasi merupakan lampiran yang berisi gambar

berupa desain, atau foto (MMT/pamflet) yang dibuat. Dicetak

berwarna dalam kertas HVS, 4 rangkap.

2.4.6 Lampiran Perlengkapan

Lampiran perlengkapan merupakan lampiran yang berhubungan dengan

belanja perlengkapan kegiatan, seperti baterai, CD/DVD, Flashdisk,

dsb.

Jika banyak perlengkapan yang dibeli, maka lebih baik dirinci

dalam lampiran. Jika perlengkapan hanya 1-2 jenis saja, maka tidak

perlu dibuat lampiran, langsung dituliskan pada kuitansi saja.

Format lampiran perlengkapan dibuat sama dengan lampiran

ATK/kesekretariatan yang sudah dibahas di atas.

Catatan : Perlengkapan yang tidak diperbolehkan : plakat, berbagai

macam souvenir.

2.4.7 Lampiran Dekorasi

Lampiran dekorasi merupakan lampiran yang berhubungan dengan

belanja dekorasi kegiatan, seperti kertas asturo, sterofoam, cat, lem

kertas, dsb.

Jika banyak kebutuhan dekorasi yang dibeli, maka lebih baik

dirinci dalam lampiran. Jika hanya 1-2 jenis saja, maka tidak perlu

dibuat lampiran, langsung dituliskan pada kuitansi saja.

Format lampiran perlengkapan dibuat sama dengan lampiran

ATK/kesekretariatan yang sudah dibahas di atas.

Halaman 18

2.5. Keterangan lain berkaitan SPJ

Untuk mengantisipasi terjadinya penggunaan dana talangan oleh panitia

kegiatan, maka sebaiknya proposal dan SPJ disusun dan dipersiapkan dua

hingga satu bulan sebelum kegiatan dilaksanakan.

Pengumpulan LPJ dan/atau SPJ ke Bendahara SMFT maksimal 2 minggu

setelah tanggal kegiatan di proposal.

Mohon diperhatikan :

Tutup buku Fakultas Teknik adalah Awal November.

Maka panitia kegiatan/delegasi yang akan melaksanakan kegiatan di bulan

November atau Desember diharuskan mengumpulkan proposal dan/atau

SPJ kepada Bendahara SMFT paling lambat akhir bulan Oktober (LPJ

dikumpulkan 1 minggu setelah kegiatan dilaksanakan). Jika tidak, maka

proposal dan SPJ tidak akan diterima oleh Fakultas dan kegiatan tidak

mendapat dana Fakultas.

Halaman 19

BAB III

SOP BENDAHARA INTERNAL


Bendahara 2 BEM Bendahara Internal

“Mengelola kas dan keuangan internal BEM FT KM UNDIP 2013, meliputi

pemantauan kas dan pendanaan program kerja setiap departemen BEM FT KM

UNDIP 2013.”

Tugas Bendahara 2 BEM FT :

Umum : “Membantu pengelolaan keuangan internal BEM FT.”

Khusus :

3.1 Pengelolaan kas BEM FT

Bentuk kegiatan : Mencatat setiap pemasukan, pengeluaran, dan peminjaman

dari kas BEM FT.

3.1.1. Pemasukan

a. Surplus kegiatan

Sumber : Laba tiap program kerja yang telah dijalankan tiap

departemen.

Mekanisme :

Seminggu setelah kegiatan dijalankan, bendahara kegiatan

wajib melaporkan (sejujur-jujurnya) mengenai penggunaan

dana secara keseluruhan sehingga dapat diketahui laba / rugi-

nya.

Departemen berhak mendapatkan seluruh hasil surplus jika

mendapat surplus ≤ Rp 200.000,- .

Jika hasil surplus > Rp 200.000,- . BEM berhak mendapatkan

50% dari jumlah surplus yang diperoleh.

Hal tersebut juga berlaku bila kegiatan tersebut mengalami

kerugian.

Halaman 20

Penarikan dana tersebut paling lambat tiga hari setelah dana

fakultas cair.

Syarat : LPJ dan rincian penggunaan dana (buku keuangan)

b. Surplus kas departemen

Sumber : Surplus dari batas maksimal kas departemen.

Mekanisme :

Departemen berhak memiliki kas departemen maksimal Rp

1.000.000,- yang berasal dari surplus kegiatan atau penarikan

uang kas pada anggotanya.

Departemen wajib memiliki bendahara departemen untuk

kepentingan pembukuan keuangan departemen.

Format pembuatan buku tamu kas departemen dapat

ditanyakan pada bendahara 2, dan mulai berlaku sejak bulan

Maret 2013.

Bendahara 2 berhak menarik surplus kas departemen jika kas

departemen melebihi batas maksimal.

Penarikan dana tersebut dilakukan bersamaan dengan

pemantauan buku keuangan departemen oleh bendahara 2

setiap bulan.

Departemen berhak memiliki kas departemen maksimal Rp

1.000.000,- di akhir kepengurusan.

c. Penyewaan LCD proyektor

Sumber : 50% dari pendapatan penyewaan LCD proyektor.

3.1.2. Pengeluaran

a. Dana operasional kegiatan

Sumber : kas BEM FT

Halaman 21

Mekanisme :

Berupa pemberian dana yang bersumber dari kas BEM FT

untuk melancarkan pelaksanaan program kerja setiap

departemen.

Besarnya dana disesuaikan dengan jumlah dana yang ada dan

besarnya kegiatan.

Maksimal dana yang dikeluarkan untuk satu program kerja

adalah Rp 200.000,-

Pengalokasian dana dilakukan sebelum kegiatan berlangsung

(maksimal satu bulan sebelum kegiatan dilaksanakan).

Alur pendanaan : Kadep Ketua BEM FT Bendahara 2

b. Dana operasional insidental

Sumber : kas BEM FT

Mekanisme :

Berupa pemberian dana yang bersumber dari kas BEM untuk

melancarkan pelaksanaan kegiatan yang bersifat mendesak.

Besarnya dana disesuaikan jumlah dana yang ada dan besarnya

kegiatan.

Maksimal dana yang dikeluarkan adalah Rp 100.000,-

Permohonan dana dilakukan maksimal tiga hari sebelum

kegiatan dilaksanakan.

Alur pendanaan : Ketua kegiatan Kadep Ketua BEM FT

Bendahara 2

3.1.3. Peminjaman

Sumber : kas BEM FT

Mekanisme :

Peminjaman dilakukan karena kebutuhan keuangan suatu program

kerja yang mendesak dikarenakan dana fakultas yang belum cair.

Halaman 22

Alur permohonan peminjaman dana : Ketua kegiatan Kadep

Ketua BEM FT Bendahara 2

Pelunasan pinjaman paling lambat tiga hari setelah dana fakultas

cair.

Syarat : rincian / anggaran dana kegiatan disahkan ketua BEM FT

dan bendahara.

3.2 Pengelolaan Dana Wisuda

Bentuk kegiatan : memonitoring jumlah wisudawan dan mengasumsikan

pemasukan yang mungkin diperoleh untuk keperluan

inventaris PKM Teknik.

Mekanisme :

Bendahara 2 mencari informasi tentang jumlah wisudawan Fakultas

Teknik dan mengasumsikan pemasukan dari para wisudawan.

Pembuatan proposal dan SPJ inventarisasi PKM dengan menggunakan

dana dari wisudawan.

Mengajukan pencairan dana dari wisudawan untuk keperluan inventaris

PKM Teknik.

3.3 Monitoring Pembuatan SPJ

Bentuk kegiatan : monitoring dan pembuatan SPJ Fakultas Teknik untuk

kegiatan BEM FT 2013.

Mekanisme :

Bendahara 2 memonitoring pembuatan SPJ dana Fakultas Teknik oleh

bendahara kegiatan / bendahara departemen untuk setiap program kerja

yang diadakan tiap departemen.

Pembuatan SPJ dilakukan setelah proposal disetujui oleh pihak fakultas.

Alur : Bendahara kegiatan/bendahara departemen Bendahara 2

Syarat : 2 rangkap proposal dengan ACC dana fakultas

Halaman 23

3.4 Pembuatan Buku Tamu

Bentuk kegiatan : Pembuatan buku tamu dan memonitoring setiap kegiatan

yang diadakan oleh departemen di BEM FT dalam

perihal pencairan dana fakultas.

Mekanisme :

Mencatat setiap dana di kuitansi SPJ untuk dana fakultas pada setiap

program kerja di tiap departemen.

Memantau perkembangan dana sudah cair/belum cair.

Setiap departemen harus melaporkan dana yang disetujui pihak fakultas

untuk setiap program kerja.

Departemen berhak mendapatkan informasi pencairan dana fakultas yang

sudah diajukan dan disetujui.

3.5 Forum Lingkar Bendahara Internal BEM FT

Bentuk kegiatan : Pertemuan rutin dan sharing dengan bendahara

departemen BEM FT setiap bulan untuk memantau

keuangan departemen.

Mekanisme :

Mengumpulkan setiap bendahara departemen dalam satu pertemuan rutin

setiap bulan.

Penyampaian informasi terbaru mengenai kebendaharaan.

Pemberitahuan apabila terjadi masalah dalam pencairan dana yang

diajukan.

Memantau keuangan departemen melalui buku keuangan dan dicocokkan

dengan rincian dana.

Setiap bendahara departemen diharuskan memiliki buku keuangan dengan

format yang ditentukan, dan melaporkan keuangan departemennya setiap

bulan dalam pertemuan rutin.

Setiap bendahara kegiatan maupun departemen harus melaporkan

keuangannya dengan sejujur-jujurnya.

Halaman 24

Bendahara departemen diwajibkan membawa bukti-bukti pembayaran

setiap bulan untuk dicocokkan dengan rincian dana dalam buku keuangan.

Bila terdapat surplus kas, diharapkan dibawa serta ketika pertemuan rutin.

Halaman 25

PENUTUP

Demikian Standard Operational Procedure (SOP) Kebendaharaan BEM

FT KM UNDIP 2013 disusun dan disetujui. SOP ini mulai berlaku sejak tanggal

disahkan hingga kepengurusan BEM FT KM UNDIP periode 2013 berakhir.

SOP ini dapat mengalami perubahan sesuai dengan perubahan sistem dari

pihak Universitas ataupun Fakultas. Perubahan tersebut akan disampaikan pada

Forum Lingkar Bendahara BEM FT KM UNDIP 2013.

Mohon maaf jika terdapat kesalahan, kami berharap SOP Kebendaharaan

ini dapat digunakan sebagai pedoman yang bermanfaat untuk semua pihak.


Lampiran SOP Kebendaharaan FT UNDIP 2013

LAMPIRAN I

CONTOH KUITANSI DAN LAMPIRAN


Contoh kuitansi :


Contoh lampiran kesekretariatan :

Satuan jelas Harga per

satuan jelas

Perhitungan

tepat


LAMPIRAN II

BUKU KEBENDAHARAAN KEGIATAN

FAKULTAS TEKNIK

Kebendaharaan Lembaga Fakultas Teknik 2013

No. Departemen

+ CP Nama Kegiatan & Tanggal kegiatan

Dana yang di-ACC di proposal

Diserahkan ke Birokrasi &/ Bendahara SMFT Keterangan

Proposal L P J S P J

0. Departemen I Dewi 085xxxxxx

Rapat Kerja Musyawarah Kerja BEM FT 2013 Tanggal 28 & 29 Januari 2013

ACC Jurusan : Rp ACC Fakultas : Rp ACC Universitas : Rp

Pada tanggal :

Pada tanggal :

Pada tanggal :

Rincian SPJ : Konsumsi : Rp Kesekre : Rp

................

................

Dana jurusan cair pada tanggal , sebesar

Dana fakultas cair pada tanggal , sebesar

Dana universitas cair pada tanggal , sebesar

Kebendaharaan Lembaga Fakultas Teknik 2013

No. Departemen

+ CP Nama Kegiatan & Tanggal kegiatan

Dana yang di-ACC di proposal

Diserahkan ke Birokrasi &/ Bendahara SMFT Keterangan

Proposal L P J S P J

sop kebendaharaan bem ft undip 2013 rev.27-04-2013.pdf

Documents