1 / 9

Sistem e-Visits IPTS Bahagian Pendaftaran dan Piawaian

Jabatan Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Tinggi

PENGENALAN e-Visits IPTS ialah sistem atas talian (online) bagi penilaian lawatan verifikasi Institusi

Pendidikan Tinggi Swasta (IPTS). Lawatan verifikasi ke IPTS dilaksanakan untuk mengukur

tahap pencapaian IPTS seperti yang telah ditetapkan di dalam kriteria dan spesifikasi bagi

memenuhi keperluan permohonan IPTS. Ini adalah asas kepada penilaian yang lebih telus

dan terbuka agar IPTS dan penilai dapat memahami kehendak sebenar penubuhan IPTS

seterusnya menepati AKTA 555.

Antara objektif utama lawatan verifikasi ialah :

1. Membuat penilaian ke atas IPTS secara holistik terhadap permohonan pendaftaran IPTS, pengambilan pelajar antarabangsa, pindah atau tambah premis IPTS;

2. Memberi penerangan mengenai cadangan penambahbaikan ke arah kelestarian IPTS

secara jelas dan terperinci.

3. Membantu pengurusan dalam membuat keputusan berdasarkan penilaian dan pemarkahan yang diperolehi semasa lawatan.

4. Mendapatkan data terkini secara berpusat mengenai hasil lawatan IPTS.

Bahagian Pendaftaran dan Piawaian (BPP) telah menubuhkan kumpulan inovasi iaitu

Kumpulan Zoomers dan kumpulan ini telah membangunkan Sistem e-Visits IPTS secara

dalaman pada April 2012 bagi mengatasi masalah penilaian lawatan verifikasi IPTS.

LAPORAN INOVASI (Nyatakan secara ringkas yang mana berkaitan) Tujuan Projek Inovasi

1. Mempercepat dan memudahkan proses penilaian melalui pemarkahan dan maklum balas dapat dihantar kepada IPTS dalam masa 7 hari.

2. Memudahkan proses membuat laporan hasil penilaian IPTS.

3. Mempunyai simpanan data penilaian IPTS secara berpusat.

2 / 9

Proses Pelaksanaan Inovasi

Sistem ini telah dibangunkan secara dalaman oleh pegawai BPP yang mempunyai latar belakang Sains Komputer dengan menggunakan format PHP, MYSQL.

PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

Sebelum sistem ini dibangunkan, penilaian dan pemarkahan lawatan verifikasi dilaksanakan secara manual dengan melibatkan proses kerja yang banyak dan rumit. Proses kerja penilaian termasuk mengisi borang mengikut kluster seperti berikut :

(i) Profiling (ii) Scoresheet (iii) Pre-Visit Institusi (iv) Pre-Visit Pelajar (v) Pre-Visit Kursus (vi) Pre-Visit Ketua Eksekutif (vii) Pre-Visit Tenaga Pengajar (viii) Pre-Pusat Wilayah

Penilaian dan hasil maklum balas didapati tidak seragam kerana pemberian markah tidak dilakukan secara langsung semasa lawatan dan laporan pemarkahan IPTS tidak dapat dijana secara automatik.

Purata kelewatan surat maklum balas yang diterima oleh IPTS adalah 12 hari bekerja. kelewatan maklum balas ini menyebabkan kekangan pada IPTS dalam melakukan penambahbaikan dari segi tadbir urus dan prasarana. Selepas sistem ini dibangunkan, proses penilaian lawatan verifikasi telah diringkaskan dan dijalankan secara atas talian di URL, app2.mohe.gov.my/bpp. Terdapat empat (4) skop sistem yang terlibat iaitu:

Platform e-scoresheet; Laporan lawatan; dan Template surat maklum balas ke IPTS

3 / 9

Carta alir sistem e-Visits IPTS adalah seperti di dalam Gambarajah 1 di bawah :

Gambarajah 1: Carta Alir Sistem

Elemen penurunan kuasa (jika ada) :

Tiada

MULA

LOGIN

DAFTAR LAWATAN

PENDAFTARAN

LAWATAN PILIH LAWATAN UNTUK

DINILAI

MENGISI SCORESHEET

PANGKALAN DATA

JANA LAPORAN

PENILAIAN

JANA RUMUSAN

MARKAH

TAMAT

4 / 9

Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/ jabatan/agensi/Negara:

Elemen Inovatif/Kreativiti

Kreatif dan inovatif dalam usaha menambah baik proses penilaian IPTS di BPP daripada rumit kepada lebih ringkas, manual kepada atas talian (online) dan data tidak berpusat kepada sistematik. Hasilnya, pemarkahan dapat dijana lebih mudah, secara automatik dan cepat.

Elemen Keberkesanan

Peningkatan produktiviti dan kualiti pengurusan dicapai, di mana surat maklum balas berjaya dihantar kurang daripada tujuh (7) hari, pemarkahan tepat serta penyediaan laporan analisis data dengan kadar segera terlaksana.

Elemen Signifikan

Penambahan elemen signifikan termasuk penjimatan masa mengeluarkan surat maklum balas ke IPTS dari 12 hari kepada satu hari bekerja sahaja. Selain itu, penjimatan kos melalui verifikasi IPTS di Semenanjung, Sabah dan Sarawak sebanyak RM 127,764 atau 50.14% dapat dikurangkan melalui ketiadaan pertindihan lawatan, kos tuntutan perjalanan serta kos cetakan.

Elemen Relevan Penilaian pemarkahan menggunakan e-Visits IPTS menjimatkan kos kepada BPP sebanyak RM127,764.00 Pengiktirafan diterima

(i) Konvensyen Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2012 (Penyertaan) anjuran KPT pada 17-18 Oktober 2012

(ii) Anugerah Emas Mini Convention On Team Excellence (ICC) Wilayah Pantai Timur 2013 Anjuran MPC pada 28 Mac 2013

(iii) Anugerah Emas Convention On Team Excellence (ICC) Wilayah Pantai Timur 2013 Anjuran MPC pada 25-26 Jun 2013

5 / 9

Gambar-gambar berkaitan :

Login Sistem e-Visits IPTS

Pilihan Menu

6 / 9

Pendaftaran IPTS

Input Pendaftaran IPTS

7 / 9

Input Bahagian 1 : Pendaftaran, Pindahan & Verifikasi

Input Bahagian 1 : Pendaftaran, Pindahan & Verifikasi

8 / 9

Input Lampiran Skor

Jana Laporan Penilaian

9 / 9

Implikasi Kewangan (jika ada) RM2,160.00 berdasarkan 40% daripada 2 bulan emolumen pegawai BPP iaitu pembangun sistem ini. PENUTUP Sistem e-Visits IPTS telah memberikan faedah ketara dan tidak ketara. Hasil kajian keberkesanan e-Visits IPTS melalui edaran borang maklum balas menunjukkan ia memberi manfaat positif kepada pegawai BPP. Pengurusan tertinggi JPT telah menyatakan usaha inovasi ini telah meningkatkan imej Jabatan dan PPTS dalam aspek pengurusan yang lebih ke hadapan. Selain itu, Pengarah BPP juga memberi penghargaan ke atas hasil inovasi tersebut kerana ia adalah usaha yang kreatif dengan elemen penambahbaikan, kejayaan dalam penjimatan kos BPP serta berupaya menjadikan IPTS berdaya saing dan lestari. Disediakan oleh: Nama Pegawai/Unit Terlibat : Cik Fadzilah Binti Hashim Tel. : 03 – 8870 6663 Emel : dzilah@mohe.gov.my