SISTEM ADUAN KEROSAKAN ICT UNTUK

PENGURUSAN KEMUDAHAN DI FKA

MOHD SHAHROM BIN ZAKARIA

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

PSZ 19:16 (Pind. 1/97)

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS ♦

JUDUL : SISTEM ADUAN KEROSAKAN ICT UNTUK PENGURUSAN KEMUDAHAN

DI FKA

SESI PENGAJIAN : 2005/2006

Saya MOHD SHAHROM BIN ZAKARIA (HURUF BESAR)

mengaku membenarkan tesis (PSM/Sarjana/Doktor Falsafah)* ini disimpan di Perpustakaan Universiti Teknologi Malaysia dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut: 1. Tesis adalah hakmilik Universiti Teknologi Malaysia. 2. Perpustakaan Universiti Teknologi Malaysia dibenarkan membuat salinan untuk tujuan pengajian sahaja. 3. Perpustakaan dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara institusi pengajian tinggi. 4. **Sila tandakan ( √ ) SULIT (Mengandungi maklumat yang berdarjah keselamatan atau kepentingan Malaysia seperti yang termaktub di dalam AKTA RAHSIA RASMI 1972) TERHAD (Mengandungi maklumat TERHAD yang telah ditentukan oleh organisasi/badan di mana penyelidikan dijalankan) √ TIDAK TERHAD Disahkan oleh (TANDATANGAN PENULIS) (TANDATANGAN PENYELIA) Alamat Tetap: KAMPUNG HUTAN PASIR, En. BAHARIN BIN MESIR 17030, TENDONG,PASIR MAS Nama Penyelia KELANTAN DARUL NAIM Tarikh: 25 APRIL 2006 Tarikh: 25 APRIL 2006

CATATAN: * Potong yang tidak berkenaan.

** Jika tesis ini SULIT atau TERHAD, sila lampirkan surat daripada pihak berkuasa/organisasi berkenaan dengan menyatakan sekali sebab dan tempoh tesis ini perlu dikelaskan sebagai SULIT atau TERHAD.

♦ Tesis dimaksudkan sebagai tesis bagi Ijazah Doktor Falsafah dan Sarjana secara penyelidikan, atau disertai bagi pengajian secara kerja kursus dan penyelidikan, atau Laporan Projek Sarjana Muda (PSM).

“Saya akui bahawa saya telah membaca karya ini dan pada pandangan saya karya ini

adalah memadai dari segi skop dan kualiti untuk tujuan penganugerahan ijazah

Sarjana Muda/Sarjana/Doktor Falsafah

Kejuruteraan Awam”

Tandatangan : ………………………………

Nama Penyelia : En. Baharin bin Mesir

Tarikh : 25 APRIL 2006

SISTEM ADUAN KEROSAKAN ICT UNTUK PENGURUSAN

KEMUDAHAN DI FKA

MOHD SHAHROM BIN ZAKARIA

Laporan projek ini dikemukakan

sebagai memenuhi sebahagian daripada syarat

penganugerahan ijazah Sarjana Muda Kejuruteraan Awam

Fakulti Kejuruteraan Awam

Universiti Teknologi Malaysia

APRIL, 2006

“Saya mengaku bahawa Projek Sarjana Muda ini adalah hasil kerja saya

sendiri kecuali nukilan-nukilan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah

saya jelaskan sumbernya”

Tandatangan : ………………………

Nama : Mohd Shahrom bin Zakaria

No K/P : 830722-03-5161

Tarikh : 25 April 2006

Ikhlas buat insan-insan yang paling istimewa, diingati dan disayangi selalu..

Ayah, Ibu dan semua ahli keluargaku…..

Terimalah ‘hadiah’ yang tidak seberapa ini untuk sebuah pengorbanan dan kasih sayang yang tidak ternilai dari kalian……

Juga kepada teman-teman sejati yang sentiasa memberi semangat, tunjuk ajar dan setia bersama-sama tidak kira suka duka sepanjang tempoh pengajian ini..

Mariam terutamanya, Eddy, Wani, Faizal, Zaimah, Ariff, Jedi dan semuanya..

Tidak lupa kepada En. Baharin bin Mesir di atas segala jasa baik, tolak ansur dan tunjuk ajar yang tidak ternilai itu…

Wassalam

Shahrom, 25.04.2006

PENGHARGAAN

“Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah Lagi Maha Penyayang”

Alhamdullilah… bersyukur kehadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia-Nya

Projek Sarjana Muda ini berjaya disiapkan.

Di sini saya ingin merakamkan ribuan terima kasih dan setinggi penghargaan

kepada penyelia projek, En Baharin bin Mesir di atas segala tunjuk ajar serta

dorongan yang diberikan dalam melaksana dan menyiapkan projek ini.

Tidak lupa juga ucapan penghargaan ini ditujukan kepada ayah, ibu, keluarga

dan sahabat seperjuangan sekalian yang telah memberi dorongan dan sokongan yang

tidak ternilai. Juga ucapan terima kasih kepada mereka yang terlibat secara langsung

dan tidak langsung dalam perlaksanaan projek ini. Segala kerjasama yang diberikan

adalah amat dihargai.

Semoga jasa dan pengorbanan kalian tidak akan dilupai dan diberkati oleh

Allah S.W.T. selalu. Insya-Allah.

ABSTRAK

Pengurusan kemudahan merangkumi tanggungjawab terhadap koordinasi,

merancang, merekabentuk dan mengawal bertujuan untuk menjadikan sesuatu yang

diurus dapat digunakan pada tahap maksimum serta menjadikan ia lebih berguna

dalam kehidupan manusia. Terdapat banyak faedah bila kemudahan diuruskan

dengan baik contohnya, pengurusan kemudahan yang efektif dapat menjimatkan kos,

masa dan menjadikan kemudahan yang diurus boleh dipercayai dalam

penggunaannya. Dalam dunia hari ini, pengurusan kemudahan banyak diaplikasikan

di dalam bidang kehidupan sebagai contoh sektor pembinaan yang diuruskan dengan

sempurna dari segi kemudahannya dapat meningkatkan kualiti pembinaan dan

mengurangkan kos pembinaan. Selain itu pusat pengajian tinggi juga tidak terkecuali

mengaplikasikan teknologi pengurusan kemudahan ini dalam organisasi mereka. Di

UTM, Fakulti Kejuruteraan Awam juga mengaplikasi teknologi ini dalam

menguruskan kemudahan ICT. Tujuan utama teknologi ini dipraktikkan bertujuan

memastikan kerja dan operasi di FKA termasuk proses pembelajaran, makmal,

pentadbiran serta kerja lain yang menggunakan aplikasi ICT berjalan dengan lancar.

Sistem pengurusan yang dibina ialah sistem aduan kerosakan menggunakan

Microsoft Access sebagai pangkalan data dan Macromedia Dreamweaver sebagai

antaramuka serta ASP(active server pages) sebagai bahasa atau coding.

ABSTRACT

Facility Management including responsible in coordinating, planning,

designing and managing the goods, furniture, and other things to make sure them to

be use in maximum performance and get them to be more effective for human. There

are many benefits when the facility to be manage for example the effective

management can reduce the cost, time and upgrading the facility to be more reliable

to use. Nowadays the management was applied in many fields to convince the users

or customers for using the facility that had been served by. Construction sectors as

example using the effective management to make sure all the construction progress

going on and reduce waste. Besides that’s the educational institution also applied the

facility management in their work progress. Faculty of civil engineering of UTM also

applied the facility management in manage the ICT goods. The main purposed this

management applied to ICT goods to make sure all the operation in FKA including

learning and teaching, laboratory progress and any done under computerized system

is going on. The system will develop is breakdown system of ICT, by using

Microsoft access to create database, macromedia dreamweaver to create interface

and active server pages (ASP) as coding.

.

ISI KANDUNGAN

BAB PERKARA MUKASURAT

HALAMAN JUDUL i

HALAMAN PENGAKUAN ii

DEDIKASI iii

PENGHARGAAN iv

ABSTRAK v

ABSTRACT vi

KANDUNGAN vii

SENARAI RAJAH xii

SENARAI JADUAL xiv

SENARAI ISTILAH xv

SANARAI SINGKATAN xvi

BAB 1 PENDAHULUAN 1

1.1 Pengenalan 1

1.2 Latarbelakang Kajian 3

1.3 Objektif Kajian 4

1.4 Skop Kajian 4

BAB 2 KAJIAN LITERATUR 6

2.1 Definisi Pengurusan 6

2.2 Definisi Pengurusan Kemudahan 7

2.3 Fungsi Pengurusan Kemudahan 7

2.4 Aplikasi Dalam Pengurusan Kemudahan 9

2.5 Bidang Pengurusan Kemudahan 10

2.6 Kelebihan Pengurusan Kemudahan 12

2.7 Pengurusan Kemudahan Di Pusat Pengajian Tinggi 13

2.8 Pengurusan Data 15

2.8.1 Data Dan Maklumat 16

2.8.2 Pangkalan Data 16

2.9 Pengawalan Dan Keselamatan Data 18

2.9.1 Kawalan Pemulihan 18

2.9.2 Keselamatan Pangkalan Data 19

2.10 Sistem Pengurusan Pangkalan Data 20

2.10.1 Kelebihan Sistem Pangkalan Data 22

2.10.2 Kekurangan Sistem Pengurusan Pangkalan Data 22

2.11 Sistem 23

2.11.1 Ciri-ciri Sistem 23

2.11.2 Jenis-jenis Sistem 25

2.12 Dicision Support System 25

2.13 Expert System 26

2.14 Executive Information System 27

2.15 Kerosakan Peralatan ICT 28

2.15.1 Peralatan ICT Yang Biasa Digunakan 28

2.16 Anggaran Peralatan ICT Di FKA 29

2.17 Masalah Kerosakan 30

2.18 Memelihara Sistem 31

2.19 Kerugian Akibat Kerosakan ICT 32

2.19.1 Kerugian Akibat Kerosakan ICT Kepada FKA 33

2.19.2 Kerugian Jangkamasa Pendek 33

2.19.3 Kerugian Jangkamasa Panjang 34

2.20 Menguruskan Kerosakan 35

2.20.1 Menguruskan Kerosakan Secara Terancang 35

2.20.2 Pengurusan Kerosakan Bersifat Mencegah 35

2.20.3 Mengurus Kerosakan Bersifat Membaik Pulih 36

2.20.4 Mengurus Kerosakan Secara Tidak Terancang 36

2.21 Teknologi Yang Digunakan 37

2.22 Pengenalan Kepada Microsoft Access 37

2.23 Macromedia Dreamweaver 39

2.24 Kesimpulan 40

BAB 3 METODOLOGI 41

3.1 Kajian Awal 41

3.2 Kajian Literatur 41

3.3 Pembangunan Sistem 42

3.3.1 Siasatan Awal 43

3.3.2 Menganalisa Sistem 43

3.3.3 Merekabentuk Sistem 44

3.3.4 Membangunkan Sistem 45

3.3.5 Melaksanakan Sistem 46

3.3.6 Memelihara Sistem 46

3.4 Laporan Kajian 47

3.5 Kesimpulan 47

BAB 4 ANALISIS DAN REKABENTUK 48

4.1 Rekabentuk Pangkalan Data 49

4.1.1 Analisis Keperluan 49

4.1.2 Rekabentuk Berkonsep 50

4.1.3 Rekabentuk Logikal 50

4.1.4 Rekabentuk Fizikal 51

4.2 Penstrukturan Pangkalan Data 51

4.2.1 Data Flow Diagram 51

4.2.2 Entity Relationship Diagram 54

4.3 Hubungan Pangkalan Data 55

4.4 Pemetaan Sistem (Mapping) 58

4.5 Lakaran (Paper Prototyping) 58

4.6 Rekabentuk Sistem Projek 63

4.6.1 Rekabentuk Laman Web 63

4.6.2 Rekabentuk Antaramuka 64

4.7 Kesimpulan 65

BAB 5 PEMBANGUNAN SISTEM 66

5.1 Server Dan Internet 66

5.2 Persekitaran Pembangunan 67

5.2.1 Perhubungan Dengan Pangkalan Data 67

5.2.2 Pengkodan 68

5.3 Perjalanan Sistem (Manual User) 68

5.3.1 Pengguna 69

5.3.2 Admin 72

5.3.3 Juruteknik 76

5.4 Menguji Sistem (Testing) 78

5.5 Kesimpulan 79

BAB 6 PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN 80

6.1 Hasil Dan Pencapaian 80

6.2 Masalah-Masalah Semasa Kajian 81

6.3 Cadangan 82

6.4 Kesimpulan 83

RUJUKAN 84

SENARAI RAJAH

NO RAJAH TAJUK MUKASURAT

Rajah 2.1 Konsep sistem pengurusan pangkalan data 23

Rajah 2.2 Elemen-elemen asas bagi suatu sistem 26

Rajah 4.1 Gambarajah Konteks bagi sistem 56

Rajah 4.2 Gambarajah aliran data bagi pengguna 56

Rajah 4.3 Gambarajah aliran data bagi Admin 57

Rajah 4.4 Gambarajah aliran data untuk jurteknik 58

Rajah 4.5 Entity Relationship Diagram 60

Rajah 4.6 Hubungan Pangkalan Data bagi sistem yang direkabentuk. 61

Rajah 4.7 Gambarajah Mapping Bagi Sistem 63

Rajah 4.8 Lakaran muka hadapan bagi sistem yang direkabentuk 63

Rajah 4.9 Lakaran paparan untuk Admin dalam system 63

Rajah 4.10 Lakaran borang untuk Admin menugaskan juruteknik untuk 64

pembaikian

Rajah 4.11 Lakaran untuk pengguna memasukkan data berkenaan

kerosakan ICT 65

Rajah 4.12 Lakaran untuk paparan kepada pengguna,Admin dan juruteknik 66

melihat aduan yang dibuat.

Rajah 4.13 Lakaran untuk Admin mengedit atau menambah lokasi baru. 67

Rajah 5.1 Halaman log in untuk pengguna 73

Rajah 5.2 Borang pendaftaran bagi pengguna 74

Rajah 5.3 Pengguna memasukkan maklumat diri untuk pendaftaran. 74

Rajah 5.4 ID dan katalaluan diberi kepada pengguna. 75

Rajah 5.5 Pengguna mengisi borang aduan 75

Rajah 5.6 Aduan yang diterima dari pengguna. 76

Rajah 5.7 Halaman Admin menugaskan juruteknik. 77

Rajah 5.8 Halaman menunjukkan tugas yang dilakukan oleh Admin. 77

Rajah 5.9 Borang pendaftaran juruteknik 78

Rajah 5.10 Borang pendaftaran pengguna 78

Rajah 5.11 Halaman admin memadam pengguna lama. 78

Rajah 5.12 Halaman pemadaman juruteknik lama oleh admin 79

Rajah 5.13 Halaman pemadaman aduan lama oleh admin. 79

Rajah 5.14 Borang untuk admin menambah lokasi. 80

Rajah 5.15 Halaman juruteknik menerima melihat aduan yang diterima. 80

Rajah 5.16 Halaman memaparkan kerosakan yang perlu dibaiki oleh 81

Juruteknik

Rajah 5.17 Halaman mengemaskini status aduan oleh juruteknik. 82

Rajah 5.18 Halaman pengguna melihat status laporan aduan yang dibuat. 82

SENARAI JADUAL

NO JADUAL TAJUK MUKASURAT

Jadual 2.1 Anggaran peralatan ICT di FKA 31

Jadual 2.2 Masalah kerosakan ICT di FKA 33

SENARAI ISTILAH

Alamat - Address

Antaramuka - Interface

Aplikasi Web - Web Interface

Atribut - Attribute

Entiti - Entity

Gambarajah Hubungan Entity - Entity Relationships Diagram

Halaman Pelayaran Aktif - Active Server Pages

Pelayan - Server

Gambarajah Aliran Data - Data Flow Diagram

SENARAI SINGKATAN

ASP - Active Server Pages

DBMS - Database Management System

DFD - Data Flow Diagram

DSN - Data Source Name

ERD - Entity Relationships Diagram

GHE - Gambarajah Hubungan Entiti

HTML - Hypertext Markup Language

IIS - Internet Information System

ODBC - Open Database Connectivity

SPPD - Sistem Pengurusan Pangkalan Data

WWW - World WideWeb

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan

Di dalam dunia atau era globalisasi hari ini penggunaan sistem teknologi

maklumat adalah merupakan satu faktor ke arah kejayaan sesuatu organisasi, malah

ia juga merupakan satu sistem yang paling efektif dalam menyelesaikan hal-hal yang

berkaitan dengan bidang pengurusan contohnya pengurusan data atau fail-fail

penting di dalam sesebuah organisasi syarikat.

Komputer merupakan pokok utama dalam merealisasikan sistem pengurusan

maklumat, seperti yang telah kita sedia maklum bahawa penyimpanan data secara

sistematik menyebabkan penggunaan tenaga manusia dapat dikurangkan sekaligus

meringankan beban manusia, contohnya jika dahulu manusia menganalisa data

secara manual tetapi dengan adanya perisian-perisian (software), analisa data

menjadi lebih cepat dan sistematik.

Sistem penyimpanan data secara manual bagaimanapun masih lagi digunakan

dengan meluas di negara-negara sedang membangun, walaupun dunia sekarang

telahpun melangkah ke dunia IT, fenomena ini berlaku mungkin disebabkan oleh

kurangnya pendedahan dan kesedaran IT dalam masyarakat. Penyimpanan data

secara sistem fail juga dipanggil sebagai kaedah konvensional. Terdapat banyak

masalah yang dikenalpasti menggunakan sistem penyimpanan data secara fail

contohnya sering berlaku masalah kebocoran data, dan jika ia tidak diuruskan dengan

baik kehilangan data juga mungkin berlaku.

Pengunaan sistem pengurusan data pengkomputeran juga memberi banyak

faedah, antaranya ialah sistem ini boleh di ‘online ’ kan, dengan itu semua

kakitangan dalam sesebuah organisasi contohnya dapat menjalankan tugas mereka

dengan cepat jika dahulunya untuk melihat data di dalam bahagian (department) lain

mereka terpaksa menunggu proses yang lama, namun dengan adanya kemudahan

internet mereka cuma perlu melayari laman web organisasi tempat mereka bekerja

untuk dapatkan maklumat atau data dari bahagian lain. Selain itu orang ramai juga

boleh melayari laman web organisasi untuk mengetahui perkhidmatan yang

disediakan oleh organisasi terbabit. Selain itu juga sistem ini boleh di ‘update’ kan

jika berlaku sebarang perubahan dari masa ke semasa. Sistem ini juga senang untuk

dikemaskinikan jika berlaku sebarang kesilapan.

Kesimpulannya kaedah pengurusan data dan maklumat amat penting bagi

menjamin kelancaran perjalanan sesebuah organisasi, kaedah ini juga dapat

mengelakkan penyelewengan yang akan timbul. Di sini dapatlah kita lihat bahawa

dengan adanya sistem pengurusan pangkalan data secara pengkomputeran yang

sistematik kita dapat menjimatkan masa, kos dan meningkatkan lagi kualiti

perkhidmatan bagi organisasi tertentu.

1.2 Latarbelakang Kajian

Kajian ini melibatkan masalah-masalah kerosakan ICT yang biasa berlaku

dalam persekitaran dunia hari ini. Seperti yang kita sedia maklum peralatan ICT

merupakan peralatan yang sangat mudah untuk rosak jika penjagaannya tidak

dilakukan dengan baik. Kerosakan yang berlaku mendatangkan banyak masalah

kepada pengguna terutamanya menyebabkan kerugian dan memakan kos yang besar

untuk membaiki peralatan ini. Kerosakan ini juga memberi kesan kepada organisasi

yang menguruskan data secara pengkomputeran, antara kesan yang akan dialami oleh

sesebuah organisasi ialah kerja-kerja tidak dapat diteruskan dan disiapkan.

Begitu juga dengan masalah yang berlaku di fakulti kejuruteraan awam,

kerosakan peralatan ICT seperti overhead projector dan LCD menyebabkan proses

pembelajaran dan pengajaran terganggu. Di makmal-makmal pula kerja-kerja

kejuruteraan awam yang menggunakan teknologi komputer akan tergendala.

Bahagian pentadbiran pula mungkin mengalami masalah mengurusakan data-data

pelajar dan kerja- kerja tidak dapat dibuat jika berlakunya masalah kepada sistem

(system down).

Setelah banyak masalah yang berlaku disebabkan oleh kerosakan ICT maka

satu sistem telah dibangunkan bagi mengatasi masalah tersebut . Sistem aduan

kerosakan peralatan ICT adalah cara terbaik dalam menangani masalah ini kerana

aduan kerosakan diuruskan dengan menggunakan satu sistem sistematik secara

pengkomputeran. Sistem pengurusan adalah penting kerana dengan adanya sistem

penyimpanan data menjadi lebih efektif dan aduan kerosakan yang dibuat disusun

dan dikemaskini dengan baik bagi menjamin proses penyenggaraan berjalan dengan

lancar.

Sistem yang yang akan dibangunkan melibatkan proses membuat aduan

kerosakan peralatan ICT di fakulti oleh pengguna dengan menyatakan jenis

kerosakan dan lokasi kerosakan dan seterusnya hantar kepada pihak pentadbir

(admin). Bahagian yang bertanggungjawab akan mengambil dan membuat tindakan

seterusnya setelah menerima laporan daripada pengguna. Secara umumnya sistem ini

jauh lebih sistematik kerana aduan kerosakan boleh terus dibuat melalui laman web

berbanding dahulu kerosakan perlu dilaporkan ke bahagian pentadbiran dan

menunggu proses yang lama dan berperingkat.

1.3 Objektif Kajian

i Menyediakan satu sistem aduan kerosakan ICT di FKA bagi menangani

masalah kerosakan ICT yang berlaku di FKA.

ii Mengnalpasti masalah-masalah kerosakan ICT yang biasa berlaku di FKA.

iii Membina satu sistem pangkalan data bagi mempercepatkan proses

laporan kerosakan ICT di FKA.

1.4 Skop Kajian

i Sistem ini merangkumi aspek kerosakan ICT di FKA

ii Maklumat yang terlibat dalam sistem ini:

semua data pengguna termasuk pekerja yang terdiri daripada

pensyarah dan staf sokongan, data-data ‘admin’, dan data-data mereka

yang mengambil tindakan ke atas kerosakan yang berlaku.

Semua alatan ICT termasuk komputer, OHP, ‘projector’, pencetak,

‘scanner’ dan lain-lain alatan ICT di FKA.

Tempat kerosakan termasuk bilik pensyarah, makmal, pejabat dan

pusat sumber di FKA.

Jenis kerosakan termasuk kesilapan sistem (system error), cakera

keras, monitor, gangguan internet (virus), masalah rangkaian.

BAB 2

KAJIAN LITERATUR

2.1 Definisi Pengurusan

Pengurusan adalah merupakan satu seni dan merupakan salah satu teknologi.

Pengurusan melibatkan arahan dan kawalan di dalam sesebuah organisasi dalam

mencapai objektif organisasi. Pengurusan menekankan kepada pengetahuan,

pengalaman, dan pemahaman terhadap kelakuan manusia dan organisasi.

Dalam pengurusan maksud arahan (directing) adalah menyediakan satu

laluan sistematik yang mana merupakan perjalanan sesebuah organisasi dalam

mencapai misi yang telah ditetapkan. Arahan (directing) menyediakan satu carta

aliran informasi yang mana menekankan perkataan ‘kawalan’ (controlling) dalam

mendefinisikan pengurusan. Kawalan (controlling) menyediakan maklumbalas

daripada sistem kepada agen kawalan untuk diambil tindakan dan memastikan sistem

berada pada landasan yang betul. Kawalan pengurusan merupakan perkara penting

dalam memastikan perjalanan sesebuah organisasi sentiasa lancar dan mengelakkan

dari berlakunya masalah.

Pengurusan dalam sesebuah organisasi termasuk merancang, mengorganisasi,

mengurus pekerja, motivasi dan mengawal aktiviti-aktiviti dalam organisasi.

Pengurusan juga merupakan satu lapangan yang mempunyai asas pengetahuan dan

prinsip. (Frederick Taylor, 1976).

2.2 Definisi Pengurusan Kemudahan

Pengurusan Kemudahan ialah tanggungjawab kepada usaha menyelaras

perkara yang berkaitan dengan merancang, merekabentuk, dan mengurus sesuatu

binaan beserta sistem binaan tersebut, peralatan, dan perabot untuk menambah

keupayaan sesebuah organisasi bersaing secara cemerlang dalam dunia yang serba

mencabar hari ini. (Franklin Becker, 1986)

2.3 Fungsi Pengurusan Kemudahan

Pengurusan kemudahan sangat penting dalam memastikan sesuatu organisasi

yang diterajui berjalan dengan lancar. Fungsi utama pengurusan kemudahan adalah

bertujuan mengurangkan kos di samping menjana keuntungan yang optima.

Pengurusan kemudahan juga berfungsi dalam meningkatkan lagi produktiviti

syarikat dan membantu sesebuah organisasi menjadi lebih kompetitif dalam menuju

alaf yang semakin mencabar pada hari ini. Sebagai contoh ialah pengurusan fasiliti di

jalan raya yang berkaitan dengan kesesakan. Proses melebarkan jalanraya adalah satu

langkah bijak bagi mengatasi kesesakan yang berlaku, namun demikian pembinaan

jalanraya akan memakan kos yang besar sehingga berjuta ringgit.

Alternatif lain yang boleh diambil bagi mengelakkan kesesakan serius

berlaku di jalanraya ialah dengan menguruskan semula fasiliti yang terdapat di

jalanraya tersebut sebagai contoh memasang lampu isyarat dan menguruskan

kemudahan lampu isyarat tadi dengan berkesan. Kesesakan jalanraya akan

berkurangan dengan adanya lampu isyarat tadi sedangkan fungsinya sama dengan

melebarkan jalanraya namun di sini dapat dibuat perbandingan kos di mana

pemasangan lampu isyarat jauh lebih murah dan menjimatkan. Di sini dapat kita lihat

bahawa pengurusan kemudahan jalanraya yang efektif dapat mengurangkan kos dan

tenaga (M.J Bruton 1970).

Pengurusan kemudahan juga berfungsi dalam menolong pengurus atau pihak

pentadbiran dalam membuat keputusan yang tepat. Sebagai contoh dalam bidang

pentadbiran sebuah organisasi pembinaan, pengurus projek boleh memberi arahan

dan membuat keputusan yang tepat berkenaan dengan perancangan kerja yang akan

dilaksanakan pada hari berkenaan selepas menyemak segala kemudahan yang sedia

ada di tapak bina sebaliknya jika segala kemudahan berada dalam keadaan yang

tidak diuruskan dan berselerak kerja pembinaan akan menjadi tidak teratur dan

menyebabkan sukar bagi seseorang membuat perancangan projek pada sesuatu masa.

Dalam sesebuah organisasi yang mempunyai pekerja yang ramai pengurusan

kemudahan adalah merupakan aspek terpenting bagi memastikan keperluan dan juga

kepuasan pekerja dapat dipenuhi, ini penting bagi menjamin produktiviti organisasi

sentiasa di dalam tahap yang menberangsangkan. Dengan menguruskan kemudahan

di tempat kerja seperti menyusun atur kelengkapan peralatan seperti mesin dapat

mengurangkan kemalangan yang berlaku dalam organisasi.

Pengurusan kemudahan juga berfungsi dalam memastikan segala

perancangan kerja-kerja di tapak pembinaan berjalan dengan lancar. Pengurusan

kemudahan seperti utiliti iaitu air dan elektrik menjadikan kerja dapat dilakukan

dengan sempurna di samping menjadi keperluan kepada para buruh untuk kegunaan

seharian. Kemudahan yang lain seperti loji dan alat pembinaan jika diuruskan dengan

sempurna akan menjimatkan masa dan tenaga pekerja sekaligus dapat mengurangkan

kos pembinaan.

Dengan pengurusan kemudahan yang efektif kerja-kerja penyenggaraan dapat

dilakukan dengan lebih berkesan. Kerja-kerja penyenggaraan menjadi lebih mudah

kerana kemudahan yang disediakan diuruskan dengan sempurna dengan ini segala

kerosakan yang berlaku dapat dikesan dengan mudah. Penyenggaraan dapat

diuruskan secara berjadual bagi memastikan kemudahan yang disediakan berada

dalam keadaan yang selamat.

2.4 Aplikasi Dalam Pengurusan Kemudahan

Terdapat banyak teknologi atau aplikasi yang lahir melalui pengurusan

kemudahan yang diuruskan secara efektif antaranya ialah CAFM. CAFM (Computer

Aided Facility Management) merupakan satu program yang direkabentuk bagi

memenuhi keperluan individu. Dalam membangunkan CAFM, satu pangkalan data

direkabentuk dan ia dilengkapi dengan IS (Information System) dan telekomunikasi.

Pangkalan data ini boleh dihubungkan terus kepada pelan bangunan dan secara

teknikalnya menjadikan pengurusan dalam bangunan tersebut dapat diuruskan

dengan efektif.

ISMA juga merupakan satu lagi teknologi yang digunakan dalam pengurusan

kemudahan. Dalam pengurusan kemudahan ISMA menawarkan servis kepada

pengurusan bangunan secara dalaman dan luaran. Servis bangunan secara luaran dan

dalaman merangkumi pengurusan projek, penyenggaraan, analisis utiliti,

perancangan ruang dan banyak lagi. ISMA juga menawarkan servis kepada personal

dan organisasi yang mana melibatkan perkhidmatan catering, surat-menyurat,

telekomunikasi, pengumpulan sisa pejal dan lain-lain lagi.

Dalam sesebuah organisasi yang mempunyai sistem pengurusan atau

pentadbiran yang menggunakan komputer kemungkinan besar akan mempunyai

masalah dalam penyenggaraan bila berlaku kerosakan pada sistem yang mungkin

disebabkan virus. CMMS adalah satu cara penyelesaian yang lahir dari pengurusan

fasiliti dalam bidang teknologi maklumat. CMMS ialah satu perisian komputer yang

berfungsi mencegah kerosakan pada sistem di samping menjalankan penyenggaraan

kepada sesebuah sistem organisasi secara berjadual, dengan ini dapat mngurangkan

kos penyanggaraan secara tiba-tiba. Teknologi ini mampu menjadikan sesebuah

organisasi menjadi lebih efektif dalam menguruskan urusan seharian.

Pengurusan kemudahan yang teliti telah melahirkan satu lagi teknologi dan

diaplikasikan dalam pengurusan fasiliti yang bertujuan menjadikan pengurusan lebih

efektif dan berkesan. Teknologi yang dibangunkan itu adalah seperti menerima

laporan pelanggan melalui internet atau secara online, kaedah ini ternyata mampu

menjadikan pengurusan fasiliti lebih berkesan apabila pelanggan tidak lagi perlu

bersusah payah ke pejabat kerajaan untuk membuat aduan kerosakan. Kaedah ini

juga telah mempercepatkan proses penyenggaraan dapat dibuat dengan kadar segera

dan sekaligus mengurangkan karenah birokrasi.

2.5 Bidang Pengurusan Kemudahan

Pengurusan kemudahan boleh dikatakan terlibat dalam semua bidang

kehidupan kerana kemudahan terdapat di dalam semua aspek kehidupan masa kini

bertujuan memenuhi keperluan manusia kerana keperluan asas sahaja tidak

mencukupi dalam trend kehidupan sekarang maka kemudahan adalah satu penggenap

bagi kehidupan hari ini.

Pembinaan adalah merupakan suatu bidang yang amat penting kepada

pertumbuhan ekonomi negara. Kemajuan sesebuah negara dapat diukur melalui

pembangunan pesat yang berlaku di dalam negara tertentu. Dalam memastikan

sektor ini berjalan dengan lancar pengurusan fasiliti perlu wujud dan perlu diuruskan

dengan baik. Banyak kemudahan yang terlibat dalam bidang pembinaan seprti loji

atau jentera, utiliti (bekalan air dan elektrik), peralatan pembinaan, dan pelbagai lagi

kemudahan yang terlibat dalam sektor pembinaan. Pengurusan kemudahan dalam

sektor ini biasanya melibatkan perancangan dan penyelarasan kemudahan tadi

supaya proses merekabentuk dapat dilakukan dengan lancar (Hazariah, 2000).

Dalam bidang sukan contohnya pengurusan kemudahan adalah menjadi suatu

aspek penting bagi memastikan segala kegiatan sukan dapat dijalankan dengan

sempurna. Pengurusan kemudahan dalam sukan adalah berkaitan dengan merancang

dan menyediakan peralatan sukan serta memastikan segala peralatan tadi berada

dalam keadaan sempurna. Jika pengurusan ini dilakukan dengan betul peralatan

sukan akan mempunyai hayat yang panjang dan ini akan menjimatkan kos peralatan

bagi sesebuah organisasi seperti sekolah.

Pusat pengajian tinggi juga memerlukan pengurusan kemudahan secara

berkesan bagi memastikan segala proses pembelajaran dan pengajaran berjalan

dengan lancar dan mampu menghasilkan pelajar yang berkualiti sekaligus

meningkatkan imej sesebuah negara dari sudut intelektual. Pengurusan kemudahan di

pusat pengajian tinggi adalah berkaitan dengan penjagaan alat pembelajaran seperti

overhead projector, kelengkapan bilik kuliah dan lain-lain lagi. Pengurusan

kemudahan juga melibatkan proses penyenggaraan peralatan tadi.

Selain bidang yang dibincangkan di atas terdapat banyak lagi bidang yang

memerlukan pengurusan kemudahan seperti pengangkutan dan lalulintas yang

menguruskan kemudahan di atas jalanraya seperti papan tanda, sektor perkhidmatan

yang menguruskan hal-hal berkaitan dengan keperluan pelanggan. Kesimpulannya

pengurusan kemudahan yang berkesan dapat memberi impak yang besar terhadap

sesebuah organisasi.

2.6 Kelebihan Pengurusan Kemudahan

Dunia yang semakin canggih pada hari ini telah menyebabkan kerja-kerja

semakin bertambah dan jika pengurusan tidak wujud dalam sesuatu organisasi maka

pekerja yang ramai dan masa yang panjang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu

pekerjaan. Maka dengan itu lahir satu sistem yang dipanggil pengurusan yang

bertujuan memastikan organisasi dapat bersaing dengan maju dan menepati objektif

di samping mengikuti trend masa kini.

Banyak faedah yang diperolehi apabila menguruskan kemudahan dengan

efektif, antaranya ialah dapat mengurangkan kos. Seperti yang telah dibincangkan

sebelum ini pengurusan fasiliti yang efektif menyebabkan kuantiti pekerja yang

sedikit mampu melakukan kerja alam kuantiti yang banyak sekaligus menjimatkan

tenaga pekerja dan kos upah pekerja yang ramai. Produktiviti syarikat juga akan

bertambah kerana masa dapat dijimatkan berbanding sebelum sistem pengurusan

yang efektif ini wujud yang sememangnya memerlukan masa yang lama dalam

menghasilkan sesuatu produk, fenomena ini mungkin berlaku kerana peralatan yang

ada tidak digunakan secara optima. Di samping itu pengurusan kemudahan juga

membantu sesebuah organisasi supaya dapat berdaya saing dalam dunia yang

semakin mencabar pada hari ini.

Kemudahan yang diuruskan dengan sempurna dapat menaikkan imej

sesebuah negara sebagai contoh kemudahan tandas awam, jika ianya dijaga dengan

baik akan menimbulkan rasa hormat pelancong asing kepada negara. Pengguna juga

akan merasa diri mereka dilayan dengan baik bila kemudahan-kemudahan yang

disediakan oleh sesebuah organisasi atau kerajaan diurus dan berada dalam keadaan

yang memuaskan hati pengguna.

Di samping itu juga pengurusan kemudahan banyak membantu pengurus

projek dalam membuat keputusan yang tepat di samping membantu dalam

menghasilkan perancangan kerja, rekabentuk dan operasi yang sempurna. Ini terbukti

kerana apabila pengurusan fasiliti dibuat di tapak bina suasana kerja yang harmoni

dapat dilahirkan dengan segala peralatan dan mesin berada dalam keadaan yang

terurus.

Penyenggaraan juga menjadi lebih mudah sekiranya segala kemudahan yang

ada dalam sesebuah organisasi atau negara diuruskan dengan baik. Kerosakan akan

lebih mudah dikesan kerana pengurusan dalam kemudahan akan melibatkan

pemantauan sepanjang masa bagi memastikan segala peralatan dan operasi berjalan

lancar dan berada dalam keadaan yang baik. Pengurusan kemudahan juga telah

melahirkan banyak teknologi yang canggih dan berguna contohnya seperti yang

dibincangkan sebelum ini CAFM, CMMS, ISMA dan lain lagi. Teknologi ini pula

banyak membantu dalam menjadikan pengurusan fasiliti menjadi lebih efektif dan

kompetitif.

2.7 Pengurusan Kemudahan Di Pusat Pengajian Tinggi

Seperti yang telah dibincangkan di atas, pusat pengajian tinggi juga

merupakan salah satu pengukur dalam menentukan kemajuan sesebuah negara. Di

institusi pengajian tinggi juga tidak ketinggalan dalam usaha menguruskan

kemudahan supaya proses pengajaran dan pembelajaran dapat dilakukan dengan

sempurna.

Terdapat banyak kemudahan yang disediakan kepada para pelajar dan tenaga

pengajar bagi menjamin keselesaan dan memastikan proses menimba ilmu dapat

dilakukan dengan sempurna. Antaranya ialah masjid, perpustakaan, padang

permainan, gelanggang, asrama, bilik kuliah dan peralatan-peralatan pembelajaran

lain lagi seperti overhead projector dan LCD. Bahagian hal ehwal pelajar juga

merupakan suatu kemudahan di dalam pusat pengajian tinggi kerana di sinilah para

pelajar mendapatkan segala keperluan seperti khidmat nasihat, soalan peperiksaan,

koperasi universiti dan lain-lain kemudahan lagi.

Dalam perpustakaan pula menyediakan banyak bahan rujukan seperti buku,

jurnal, rencana dan pelbagai lagi untuk kemudahan setiap pelajar mengulangkaji

pelajaran. Pencarian buku di perpustakaan juga menjadi semakin mudah dengan

adanya sistem seperti infolan yang disediakan di dalam perpustakaan. Kebanyakan

pusat pengajian tinggi mempunyai sebuah pusat komputer yang berperanan memberi

servis kepada pelajar berkaitan dengan khidmat internet. Dengan adanya

perkhidmatan seperti ini para pelajar lebih mudah medapatkan maklumat dalam

menyiapkan kertas kerja di samping dapat mengetahui perkembangan luar negara.

Perkhidmatan awam di dalam kampus juga disediakan seperti asrama dan

bas. Bas yang sentiasa bergerak di dalam kampus memudahkan para pelajar untuk

perjalanan dari satu destinasi ke destinasi yang lain di dalam kampus. Namun ada

juga yang menawarkan perkhidmatan bas sehingga ke luar kampus kawasan

berhampiran. Asrama yang disediakan juga dilengkapi dengan pelbagai kemudahan

seperti air dan elektrik. Di dalam kampus juga disediakan tempat makan seperti kafe

dan dewan makan.

Dalam tesis ini akan dibincangkan mengenai pengurusan kemudahan di

sebuah pusat pengajian tinggi Universiti Teknologi Malaysia dan skop akan

difokuskan kepada pengurusan kemudahan ICT di fakulti kejuruteraan awam.

Pengurusan kemudahan ICT di fakulti kejuruteraan awam melibatkan pengurusan

peralatan bantuan pengajaran dan pembelajaran seperti komputer, overhead

projector, LCD dan lain-lain lagi.

Pengurusan kemudahan ICT adalah sangat penting bagi memastikan proses

pengajaran dan pembelajaran berjalan dengan lancar. Dalam kajian ini akan di

bangunkan sebuah sistem bagi memudahkan pengurusan kemudahan ICT di fakulti

dapat diuruskan dengan sistematik. Bentuk sistem yang akan dibangunkan ialah

sistem aduan kerosakan ICT di fakulti kejuruteraan awam. Melalui sistem ini

pelanggan dapat membuat sebarang aduan berkenaan dengan kerosakan peralatan

ICT di Fakulti Kejuruteraan Awam untuk diambil tindakan sepatutnya. Dengan

adanya sistem pengurusan kemudahan yang sebegini dapat menjimatkan masa dan

tenaga seterusnya memudahkan lagi pihak fakulti untuk menguruskan kemudahan di

FKA.

2.8 Pengurusan Data

Data merupakan asas yang penting dalam sesebuah organisasi. Data-data ini

pula perlulah disimpan, disusun, diurus, dilindungi dan juga dimanipulasi. Operasi

data pula ialah penyusunan atau pengurusan data yang digunakan oleh jabatan-

jabatan di dalam sesebuah organisasi. Pengurusan data mungkin memakan belanja

yang besar dalam mendapatkan atau melindungi data kerana sesebuah organisasi

tidak mahu data-data penting dalam syarikat jatuh ke tangan orang lain lebih-lebih

lagi kepada syarikat yang bersaing dengannya.

Maklumat merupakan suatu yang penting dalam sesebuah organisasi dan

ianya mestilah diuruskan dengan bijak dan tersusun. Program pangkalan data

membenarkan pengguna-pengguna menyimpan maklumat yang berkenaan dan

memperolehi semula maklumat-maklumat yang disimpan dengan cepat.

2.8.1 Data & Maklumat

Mengikut teks (Civil Engineering Information System, 2005) data adalah

merujuk kepada fakta-fakta mentah. Fakta-fakta ini mungkin manusia, tempat,

peristiwa atau konsep. Sebagai contoh “manusia”, ini tidak akan memberi sebarang

makna melainkan diterangkan ianya lelaki atau perempuan.

Manakala maklumat atau informasi pula ialah data yang telah diproses

kepada satu bentuk yang boleh digunakan untuk membuat keputusan. Maklumat atau

informasi diperolehi daripada stor data melalui penyusunan, pengabungan, ringkasan

operasi ke atas data.

2.8.2 Pangkalan Data

Rekod merupakan satu set data berhubung kepada perkara-perkara yang yang

diigini. Setiap rekod mengubah pelbagai lapangan, satu koleksi ciri-ciri pula

menghuraikan satu jenis data tunggal. Sebagai contoh setiap rekod kontraktor

mengandungi kelas kontraktor, nombor telefon yang boleh dihubungi dan projek

yang dijalankan.Koleksi rekod-rekod yang berhubung ini dinamakan fail. Seterusnya

koleksi fail-fail berkenaan dengan kontraktor ini dinamakan pengkalan data

(database).

Terminologi kepada pangkalan data adalah seperti senarai di bawah:

i Dunia Sebenar (kenyataan)

• Organisasi kepada pengkalan data, contohnya universiti, kontraktor,

fakulti dan lain-lain.

ii Entiti

• Perkara berkenaan data-data yang hendak dikumpul contohnya

manusia, buku, bahan dan lain-lain. Pemilihan entiti adalah penting

dalam memahami sesuatu masalah dan memikirkan cara penyelesaian.

iii Sifat (attributes)

• Ciri-ciri yang menghuraikan entiti;

• Sifat Nama: Nama Penuh, Alamat, Umur

iv Rekod

• Koleksi sifat kepada entiti

v Fail

• Satu koleksi semua rekod kepada entiti

vi Pengkalan Data

• Satu koleksi semua fail kepada dunia sebenar (real world)

Bagi menerangkan lagi konsep pangkalan data ini dengan lebih lanjut cuba

kita pertimbangkan satu contoh berkenaan dengan persekitaran pelajar.Sekolah

adalah merupakan ‘Dunia Sebenar’, manakala pelajar, kursus, dan pendaftaran pula

merupakan entiti. ‘Sifat’ pula ialah berkenaan dengan nama pelajar, alamat, umur

dan lain lain. ‘Rekod’ pula ialah koleksi ‘Sifat’ iaitu (Ahmad, Johor Bharu, 22, Kej

Awam).Fail pula merupakan fail pelajar, dan akhir sekali pengkalan data pula ialah

himpunan semua fail berkaitan persekitaran pelajar.

2.9 Pengawalan dan keselamatan data

Pengawalan dan keselamatan pangkalan data pula membincangkan tentang

kawalan pemulihan dan keselamatan pangkalan data dan bagaimana kaedah yang

digunakan bagi memastikan data yang ada sentiasa selamat.

2.9.1 Kawalan Pemulihan

Data-data yang disimpan di dalam pangkalan data biasanya berisiko untuk

mengalami kegagalan seperti data hilang atau rosak. Perkara ini perlu dielakkan

maka kawalan pemulihan sangat perlu untuk mengembalikan pangkalan data

disebabkan kegagalan kepada keadaan yang betul. Punca-punca kegagalan pula

mungkin disebabkan oleh daripada kerosakan sistem, kesilapan perisian aplikasi

seperti kerosakan logik dalam aturcara yang mencapai pangkalan data, kegagalan

media seperti kerosakan kepala media, kegagalan media biasanya menyebabkan

kerosakan kepada sebahagian daripada storan sekunder. Kadang kala kerosakan

berpunca daripada sikap pengguna itu sendiri yang sengaja sabotaj sistem ataupun

kecuaian pengguna. Bencana alam seperti banjir, gempa bumi atau gangguan bekalan

kuasa juga menyebabkan kegagalan berlaku pada sistem.

Penyimpanan data secara umumnya melibatkan empat media berlainan iaitu,

ingatan utama, pita magnetik, cakera magnetik dan cakera optik. Ingatan utama

merupakan tempat penyimpanan yang mudah ubah dan mudah musnah apabila

berlaku kerosakan sistem. Cakera magnetik menyediakan tempat penyimpanan

secara atas talian yang tidak mudah ubah. Cakera magnetik lebih dipercayai dan

lebih murah berbanding dengan ingatan utama. Pita magnetik pula merupakan

medium penyimpanan secara tidak atas talian dan tidak mudah ubah. Jika

dibandingkan dengan cakera magnetik, pita magnetik lebih dipercayai dan harganya

sama murah dengan cakera magnetik. Storan yang paling dipercayai ialah cakera

optik. Cakera optik lebih murah dan lebih pantas berbanding pita magnetik. Bagi

sesebuah sistem pengkalan data, ingatan utama adalah storan utama manakala cakera

dan pita magnetik sebagai storan sekunder.

Sistem pengurusan pangkalan data yang bagus mestilah mempunyai

kemampuan dalam melindungi data yang disimpan dari hilang akibat dari kegagalan

supaya data yang disimpan dapat dipelihara. Kemudahan yang perlu ada untuk

pemulihan pangkalan data ialah:

i Kemudahan ‘checkpoint’ iaitu membenarkan operasi kemaskini terhadap

pangkalan data yang sedang dilaksanakan untuk disimpan sebagai data dalam

pangkalan data.

ii Mekanisma ‘backup’ iaitu membuat salinan pendua bagi pangkalan data

secara manual.

iii Kemudahan ‘logging’ iaitu sentiasa menjejaki status semasa transaksi dan

segala perubahan yang dilakukan ke atas pengkalan data.

iv Pengurusan pemulihan iaitu membenarkan sistem untuk mengembalikan

pangkalan data kepada keadaan yang konsisten berikutan kegagalan.

2.9.2 Keselamatan pengkalan data.

Terdapat empat jenis ancaman yang berlaku ke atas sistem pangkalan data

iaitu, gangguan, pemintasan atau halangan, pengubahsuaian dan pemalsuan.

Keselamatan pangkalan data merupakan perlindungan ke atas ancaman-ancaman ini,

ancaman ini mungkin berlaku secara tidak sengaja tetapi adakalanya ianya dilakukan

dengan sengaja atau sabotaj.

Pendedahan merupakan punca utama kehilangan atau kerosakan pada sistem

komputer. Sebagai contoh pendedahan data yang tidak dibenarkan, pengubahsuaian

data atau penafian pencapaian komputer yang sah. Satu lagi punca yang boleh

mengakibatkan kehilangan dan kerosakan ialah sifat sistem itu sendiri iaitu bersifat

‘vulneralibility’ atau dalam bahasa melayu senang dilukai. Bagi menjamin

keselamatan data-data di dalam sistem, maka kawalan keselamatan perlulah diambil,

antara kawalan yang perlu diambil ialah:

i Membuat penyulitan data supaya sukar untuk diceroboh

ii Memaparkan data-data tertentu

iii Membuat salinan dan pemulihan

iv Memberi kebenaran capaian

2.10 Sistem pengurusan pangkalan data

Pangkalan data yang dikawal oleh satu perisian dipanggil sistem pengurusan

pangkalan data (SPPD). SPPD adalah satu koleksi program yang membolehkan kita

menyimpan, mengubah, dan mendapat informasi daripada pangkalan data. SPPD

juga merupakan program yang membolehkan data disimpan, data dikeluarkan,

menerima permintaan dari pengguna, membolehkan pengguna mendapatkan data

yang diperlukan, memperbaharui data, prosidur backup and recovery secara

automatik, antaramuka yang menyokong untuk di ‘online’ kan dan lain-lain lagi.

Terdapat banyak jenis SPPD, dari sistem yang kecil yang mana aplikasi

dalam komputer peribadi kepada sistem yang besar yang mana aplikasi dalam

kerangka utama (mainframes). Contoh SPPD yang terdapat di pasaran ialah Visual

dBase, Visual FoxPro, Oracle dan Microsoft Access. Antara aplikasi pengkalan data

yang digunakan seharian adalah:

i Sistem perpustakaan yang dikawal oleh komputer.

ii Mesin ATM.

iii Senarai inventori yang dikawal oleh komputer.

Bagi tujuan untuk memahami lagi sistem pengurusan pangkalan data sila rujuk rajah

2.1 di bawah yang menerangkan secara grafik dan mudah untuk difahami.

Pangkalan SPPD Data

Aplikasi Program 2 ` Data Dictionary

Aplikasi Program 3 Rajah 2.1: Konsep sistem pengurusan pangkalan data.

2.10.1 Kelebihan Sistem Pengurusan Pengkalan Data

elebihan menggunakan pangkalan data di dalam persekitaran pengkomputeran hari

Lebih mudah untuk dilaksanakan dan digunakan kepada sistem-sistem baru.

Memelihara data-data yang penting

i Senang dalam membuat perubahan kepada sistem kerana data atau program

Pengurusan data dengan lebih baik

Mengurangkan masa membangunkan aplikasi kerana pembangunan perisian

i Keselamatan dan kebolehpercayaan data.

.10.2 Kekurangan Sistem Pengurusan Pengkalan Data

Walaupun kita tahu dan terbukti sistem pengurusan pangkalan data

mempu terdapat

Prosidur data ‘backup’ dan data ‘recovery’ adalah kompleks dan rumit.

Komponen-komponen (hardware) yang menyokong DBMS mungkin

K

ialah:

i

ii

ii

adalah bebas (independent)

iv

v

ditumpukan pada antaramuka tahap tinggi dengan ini masa membangunkan

sistem dapat dikurangkan.

v

2

nyai banyak kebaikan dalam membantu sesebuah organisasi namun

juga kekurangan pada sistem ini antaranya:

i

ii

memerlukan pembaharuan ke peringkat yang lebih tinggi (upgrade).

iii Harga sistem yang tinggi menyebabkan organisasi sukar membeli sistem

Saiz storan yang besar memerlukan storan yang mampu menampung saiz

n

.11 Sistem

Merupakan satu siri aktiviti, prosedur, dan peristiwa secara logiknya

berkait

Sistem Kejuruteraan : Merupakan himpunan-himpunan komponen yang

Sistem Semulajadi : Merupakan himpunan komponen yang berkaitan yang

.11.1 Ciri-ciri sistem

Seperti mana yang kita semua telah sedia maklum bahawa kegunaan sistem di

dalam k

yang lengkap.

iv

sistem dan perisian-perisian lain supaya sistem berfungsi dengan pantas da

boleh digunakan secara optimum.

2

an di antara satu sama lain dalam mencapai sesuatu objektif. Di dalam

lapangan kejuruteraan awam sebagai jurutera mestilah memahami sistem

kejuruteraan dan sistem semulajadi (natural system).

i

berkaitan yang direkabentuk oleh manusia untuk memenuhi objektif tertentu.

ii

terbentuk secara semulajadi bagi mencapai objektif tertentu.

2

ehidupan banyak menyokong dan menambahkan kualiti kehidupan manusia.

Namun begitu adakah kita faham apakah itu ciri-ciri yang ada pada sistem, di sini

akan diterangkan asas atau ciri-ciri yang ada pada sistem, antaranya ialah :

i Sempadan : Memisahkan sistem dengan persekitaran

ii Input : Bahan-bahan yang mengalir masuk ke dalam system

iii Output : Bahan-bahan yang keluar dari sistem ke persekitaran

iv Komponen : Bahagian-bahagian operasi system

v Persekitaran : Sebarang yang wujud di luar sempadan sistem.

Elemen-elemen asas sesebuah sistem dapat diterangkan secara grafik pada rajah 2.2

di bawah.

Environment

OutputInput

Boundary Interrelated

Rajah 2.2: Elemen-elemen asas bagi suatu sistem.

2.11.2 Jenis-jenis sistem

Kerja-kerja pejabat secara jelasnya bukan sekadar memanipulasi dokumen

dan penghasilan produk, tetapi lebih kepada usaha dalam mengautomasi atau

menyokong aspek intelek dan pengurusan yang secara umumnya diketahui bahawa

aspek intelek dan pengurusan ini kurang berjaya di dalam organisasi. Sungguhpun

banyak usaha penyelidikan yang dibuat ke atas sistem untuk kegunaan membuat

keputusan, namun hanya sedikit manfaat yang diperolehi darinya, namun begitu

daripada penyelidikan yang kurang berjaya inilah telah membuka minda dalam

teknologi maklumat maka terbentuklah system-sistem seperti ‘Decision Support

System (DSS)’, ‘Executive Information System (EIS)’, ‘Expert System’.

2.12 Decision Support System (Sistem Sokongan Keputusan)

‘Decision Support System’ pada awalnya diperkenalkan pada pertengahan

tahun 1970, dari pelbagai sudut sistem ini mendapat reaksi sihat seawal

diperkenalkan. Dengan kelengkapan yang disediakan seolah-olah seperti perisian

komputer sistem ini secara jelas bertujuan:

i DSS merupakan satu sistem asas komputer (computer based) yang interaktif

ataupun dipanggil juga subsistem.

ii DSS bertujuan menolong dalam membuat keputusan (decision making)

menggunakan teknologi komunikasi, data, dokumen, pengetahuan atau model

untuk mengenalpasti dan seterusnya menyelesaikan masalah.

iii Sistem ini juga menjalankan kerja-kerja pemprosesan dalam membuat

keputusan

iv Keputusan yang dibuat adalah lebih tepat.

v Bersifat mesra (user-friendly), mod interaksi, membolehkan pengguna

mendekati secara senang dalam menerokai sistem dan mencari penyelesaian

alternatif.

vi Secara amnya DSS merupakan satu sistem komunikasi secara berkomputer

yang menyokong aktiviti-aktiviti dalam proses membuat keputusan.

2.13 Expert Systems

Sistem ini bertujuan menolong pakar-pakar atau juruteknik dalam membuat

keputusan dan mendapatkan keputusan secara cepat. Sistem ini juga menolong

pengurus dan penyelia dalam membuat penilaian atau tafsiran dan juga membantu

dalam perancangan jangka panjang. Ia juga merupakan program komputer yang

berupaya secara luas dalam pengetahuan, sebab-sebab dan kemudian berupaya

menyediakan langkah-langkah dalam membuat keputusan.

Perbezaan antara ‘modern technologies expert system’ dengan ‘classical

algorithmic’ ialah ‘expert system’ dapat menyatakan jawapan yang lebih relevan

kepada masalah walaupun masalah itu kompleks dan mempunyai hanya sedikit

maklumat. Terdapat beberapa perkara penting yang ada di dalam sistem ini,

antaranya ialah:

i Explanation Portion (Bahagian Penerangan)

Sesetengah dari perisian pada sistem ini memaparkan gambarajah pokok

dalam membantu pengguna membuat dan menjalankan proses membuat

keputusan.

ii Knowledge Acquisition Portion (Bahagian Keperluan Pengetahuan)

Bila masalah ditanya kepada sistem, satu penyelesaian akan diandaikan dan

pengetahuan (knowledge) daripada sistem akan memberitahu masalah ini

perlu penyelesaian atau tidak. Hanya masalah yang relevan kepada peraturan

sahaja yang akan dijawab melainkan masalah itu betul-betul memerlukan

penyelesaian. Selepas itu ‘Fuzzy Logic’ digunakan dalam mencari

penyelesaian.

iii Database Portion (bahagian Pengkalan Data)

Di dalam pengkalan data terdapat abstrak dari buku dan artikel melibatkan

proses dalam membuat keputusan, pengurusan dan arahan. Pengguna boleh

menerokai secara mendalam kepada abstrak untuk mencari maklumat yang

diminati ataupun hanya mencari melalui kata kunci.

iv Report Portion (Bahagian Laporan)

Mengandungi teks editor dan fail komponen yang boleh dikawal. Laporan

disediakan adalah efisien kerana terdapat tambahan maklumat dan

pengubahsuaian dalam andaian yang secara tidak langsung mengubah dan

memperbaiki kepada tahap yang lebih baik dalam membuat kesimpulan dan

cadangan.

2.14 Executive Information Systems

Seperti perisian lain seperti ‘Comshare Commander’ dan ‘Metapraxs

Resolve’, EIS adalah secara spesifik digunakan di peringkat pengurusan yang lebih

tinggi yang mana secara khususnya berjaya mengelakkan daripada peraturan CBIS.

Sistem ini bertujuan memudahkan dan menyokong maklumat dan membuat

keputusan dengan menyediakan laluan mudah kepada kedua-dua relevan maklumat

dalaman dan luaran untuk mencapai objektif organisasi. Ia juga dilengkapi dengan

model daripada peralatan yang relevan kepada analisis berkaitan dengan data tadi.

Sistem ini merupakan satu bentuk sistem khusus daripada DSS. Penekanan

EIS adalah paparan grafikalnya dan senang digunakan. Laporan yang disediakan oleh

sistem ini adalah terbaik dan berkeupayaan menyelami secara mendalam pada setiap

masalah. Sistem ini adalah merupakan DSS yang canggih yang mencapai peringkat

tinggi dalam ‘analyze executive’, membuat perbandingan dan mengenalpasti

pembolehubah-pembolehubah membolehkan pengawasan operasi sistem dan

kenalpasti peluang-peluang dan masalah.

2.15 Kerosakan Peralatan ICT

ICT secara khususnya merujuk kepada ‘Information Communication

Technologies’, peralatan ICT pula ialah peralatan yang digunakan dalam menjadikan

teknologi informasi dan komunikasi ini lebih efektif. Di antara alat ICT yang paling

hebat era ini ialah teknologi komputer dan teknologi ini menjadi semakin canggih

dengan adanya internet yang dapat menghubungkan komputer-komputer seluruh

dunia dan menjadikan dunia sekarang tanpa sempadan dan semakin kecil secara

mayanya.

2.15.1 Peralatan ICT yang biasa digunakan

Selain teknologi komputer yang banyak membantu dalam teknologi informasi

dan komunikasi dunia hari ini, telefon mudah alih juga menjadi satu keperluan utama

dalam dunia hari ini kerana sistem yang digunakan pada telefon mudah alih juga

tidak kurang canggihnya dan hampir menyamai sistem komputer.

Di universiti-universiti kemudahan ICT menjadi suatu yang penting dalam

menjamin kecemerlangan sesebuah universiti. Peralatan ini membantu proses

pelajaran dan pengajaran selain membantu pihak pentadbiran universiti dan kolej.

Antara peralatan ICT yang digunakan ialah komputer, ‘notebook’, OHP, LCD serta

peralatan lain seperti pencetak, dan ‘scanner’. Peralatan yang dibincangkan dalam

kajian ini ini hanya tertumpu kepada perlatan ICT yang digunakan di fakulti

kejuruteraan awam sahaja.

2.16 Anggaran peralatan ICT di FKA

Jadual 2.1 di bawah menunjukkan anggaran peralatan ICT yang terdapat di

Fakulti Kejuruteraan Awam.

Jadual 2.1: Anggaran peralatan ICT di FKA Item Lokasi

Bilangan (Anggaran)

Komputer Makmal Komputer 200

Staf 200

Makmal Geoteknik 6

Makmal Struktur & Bahan 6

Makmal Hidraul 6

Makmal Alam Sekitar 6

Scanner 250

Printer 250

OverHead Projector Bilik Kuliah 35

LCD Pusat Sumber 15

Makmal Komputer 6

Speaker Staf 250

NoteBook Pensyarah 150

Namun begitu terdapat banyak lagi peralatan ICT yang tidak dinyatakan di

dalam jadual tetapi juga perlu diambil kira seperti alat sokongan computer iaitu hard

disk, ram, cd-rom, motherboard, dan lain-lain lagi peralatan ICT di FKA yang akan

dispesifikkan di dalam pembinaan pengkalan data nanti.

2.17 Masalah kerosakan

Kerosakan boleh dibahagikan kepada kerosakan serius dan kerosakan tidak

serius, secara umumnya kerosakan serius di kategorikan sebagai kerosakan yang

memakan belanja dan masa yang besar untuk membaikinya. Jadual 2.2 di bawah

menunjukkan antara kerosakan yang biasa dialami bagi peralatan ICT di fakulti

kejuruteraan awam ialah:

Jadual 2.2: Masalah kerosakan ICT di FKA Item Jenis Kerosakan

Komputer/Notebook Mouse

Keyboard

CD-Rom

Dusket Port

HardDisk

Power Supply

Mainboard

Processor

Monitor

Ram

Scanner

Printer Cartridge

Overhead Projector Mentol

LCD Pemancar Tidak Berfungsi

Speaker Tidak Ada Bunyi

Rangkaian Internet Cannot Access

Switch

System Down

Virus

Hub

Monitor Monitor Blank

Window Cannot Acces

Selain daripada kerosakan yang disenaraikan diatas terdapat juga masalah-masalah

yang mungkin tidak begitu kritikal dan penyenaraiannya akan dibuat di dalam

pembinaan pangkalan data nanti. Kerosakan yang dimaksudkan sebagai contoh,

perisian dalam komputer seperti Microsoft Work tidak dapat digunakan.

2.18 Memelihara sistem

Terdapat juga masalah dari sudut memelihara peralatan ICT, iaitu kurangnya

penjagaan dan pengawasan ke atas peralatan ini, masalah memelihara peralatan ICT

yang biasa berlaku di mana-mana organisasi ialah kekurangan sistem mencegah

serangan virus, sebagai contoh sistem pencegahan atau ‘norton antivirus’ yang tidak

di perbaharui (update), ini akan menyebabkan serangan virus-virus baru tidak dapat

dikenalpasti dan serangan ke atas sistem tidak dapat dihalang, jika situasi ini

dibiarkan berpanjangan akan memburukkan lagi keadaan dan memberi impak yang

besar kepada sistem contohnya kehilangan data-data penting di dalam sesebuah

pengkalan data.

Masalah lain dalam memelihara sistem supaya sentiasa pada tahap

perkhidmatan tertinggi ialah kurangnya masa dan mengambil mudah tentang hal-hal

berkaitan dengan penyusunan fail-fail di dalam komputer contohnya defragment fail,

sedangkan proses ini penting dalam memastikan penyusunan semula fail-fail yang

berselerak dan jika proses ini tidak dilakukan bimbang terbentuknya bad cluster di

dalam cakera keras (hard disk). Clean disk juga merupakan satu aspek penting dalam

dan fungsinya pula ialah memastikan fail-fail yang tidak diperlukan dibuang dari

sistem dan memastikan sistem bebas dari faul-fail yang rosak.

Peralatan ICT juga perlu diservis selepas mencapai tempoh yang ditetapkan

walaupun mungkin alat tersebut masih dalam keadaan yang bagus, ini bagi

memastikan peralatan sentiasa berada dalam keadaan yang elok. Dalam memelihara

sistem juga kita perlu membuat perubahan jika berlaku atau ada penambahan

maklumat baru pada sistem, jika pembaharuan dan perubahan tidak dibuat pada

sistem dikhuatiri akan menyebabakan perkhidmatan sesebuah organisasi menjadi

kurang efektif.

2.19 Kerugian akibat kerosakan ICT

Kerugian yang diakibatkan ICT seolah-olah merupakan kerugian besar

kepada sesebuah organisasi yang secara keseluruhan pengurusan dibuat

menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Serangan virus adalah satu

masalah besar kerana boleh merosakkan sistem dan menyebabkan kehilangan data di

pangkalan data.

2.19.1 Kerugian Akibat Kerosakan ICT Kepada Fak Kej Awam

Kerosakan ICT yang berlaku di Fakulti Kejuruteraan Awam telah

mendatangkan banyak masalah terutamanya proses pengajaran akan tergendala,

kerugian dapat dibahagikan kepada dua keadaan iaitu kerugian jangka pendek dan

kerugian jangka panjang.

2.19.2 Kerugian Jangka Masa Pendek

Antara kerugian jangka pendek yang dialami fakulti jika berlakunya kerosakan

peralatan ICT ialah:

i. Kerja-kerja kejuruteraan awam di makmal yang menggunakan teknologi ICT

akan tergendala.

ii. Proses pengajaran terganggu jika berlaku krosakan kepada overhead

projecter atau pun LCD dan mungkin juga masalah disebabkan masalah

laptop itu sendiri.

iii. Kerja-kerja yang perlu disiapkan dengan kadar segera tidak dapat

dilaksanakan contohnya perancangan mesyuarat.

iv. Pentadbiran dan pengurusan menjadi kurang efektif contohnya pelajar

terpaksa mendaftar secara manual jika sistem tidak dapat diakses pada hari

pendaftaran subjek.

2.19.3 Kerugian Jangka Masa Panjang

Antara kerugian jangka panjang yang dialami fakulti jika berlakunya kerosakan

peralatan ICT ialah:

i. Kerugian besar kepada fakulti jika peralatan yang rosak tidak terus diambil

tindakan dikhuatiri kerosakan menjadi lebih parah dan akhirnya memerlukan

kos yang tinggi untuk membaikinya.

ii. Begitu juga dengan sistem pentadbiran, jika berlaku serangan virus dan

tindakan yang sewajarnya tidak terus diambil maka lama kelamaan

kemungkinan besar berlaku kehilangan data-data penting dalam pangkalan

data dan seterusnya menyukarkan atau menganggu proses pentadbiran fakulti.

2.20 Menguruskan Kerosakan

Setelah menerima laporan atau aduan kerosakan peralatan ICT , langkah

seterusnya pula ialah menguruskan kerosakan tersebut. Terdapat pelbagai cara dalam

menguruskan kerosakan, antaranya ialah menguruskan kerosakan secara terancang

dan ini pula boleh dibahagikan kepada pengurusan kerosakan bersifat mencegah dan

bersifat membaikpulih. Akhir sekali mengurus kerosakan secara tidak terancang.

2.20.1 Menguruskan Kerosakan Secara Terancang

Mengurus kerosakan secara terancang boleh didefinisikan sebagai kerja yang

dilaksanakan setelah membuat ramalan ke atas masalah yang mungkin timbul atau

sebagai langkah kawalan. Data aktiviti yang lepas dijadikan rujukan dalam

perancangan aktiviti menguruskan kerosakan pada masa hadapan.

Melalui pengurusan kerosakan terancang, tugas-tugas penyelenggaraan

dirancang terlebih dahulu semasa penilaian pengurusan kerosakan untuk mencegah

kerosakan dan ada kalanya atas arahan pihak pentadbiran fakulti atau nasihat

daripada pembekal. Contoh pengurusan kerosakan secara terancang ialah

memperbaharui sistem Norton antivirus supaya dapat menghalang serangan virus-

virus baru yang disebarkan melalui internet.

2. 20.2 Pengurusan Kerosakan Bersifat Mencegah

Menguruskan kerosakan bersifat mencegah dilakukan secara berkala

mengikut masa yang telah ditetapkan semasa penilaian kerja penyenggaraan

peralatan ICT. Tujuan mengurus kerosakan secara mencegah adalah untuk mengawal

kmungkinan berlakunya kegagalan dan kemerosotan prestasi sesuatu peralatan ICT.

Kaedah ini juga berjaya mengurangkan kos pembaikian. Kaedah ini boleh

dibahagikan kepada dua iaitu:

i. Mengurus Kerosakan Secara Berjadual

Ia merupakan tugas yang dijalankan mengikut sela masa tertentu.

Jumlah operasi yang perlu dilakukan juga telah ditetapkan dan biasanya tidak

memerlukan alat-alat khas. Contoh aktiviti ini ialah pemeriksaan peralatan

berdasarkan kekerapan penggunaannya.

ii. Mengurus Kerosakan Berdasarkan Keadaan

Kaedah ini hanya dilakukan setiap kali selepas pemeriksaan berjadual

dilakukan iaitu pada tempoh yang tertentu dan juga selepas pemeriksaan yang

komprehensif dijalankan pada sesuatu peralatan ICT.

2. 20.3 Mengurus Kerosakan Yang Bersifat Membaik Pulih

Pengurusan kerosakan yang bersifat membaik pulih adalah apabila sesebuah

peralatan mengalami keroskan yang ketara. Kerosakan ini perlu diserahkan kepada

yang pakar supaya pembetulan dapat dilakukan dengan sempurna.

2. 20.4 Mengurus Kerosakan Secara Tidak Terancang

Mengurus kerosakan secara tidak terancang merupakan aktiviti yang

dilakukan tanpa perancangan awal iaitu tiada ramalan awal yang diambil kira.

Kaedah ini terpaksa dijalankan apabila berlaku kerosakan secara mendadak atau

akibat daripada kecemasan. Tahap pembaikian biasanya bergantung kepada kadar

kerosakan peralatan.

2.21 Teknologi Yang Digunakan

Terdapat banyak perisian yang boleh digunakan dalam membina pengkalan

data atau dipanggil juga pangkalan maklumat. Setiap perisian-perisian ini

mempunyai kelebihan dan kelemahannya tersendiri. Antaramuka (interface) mula

dibina dengan dengan menggunakan ‘Macromedia Dreamweaver MX’, tujuan utama

pemilihan perisian ini dipilih ialah kerana ia membolehkan sistem yang dibina boleh

didaftarkan di internet (online).

2.22 Pengenalan Kepada ‘Microsoft Access’

Dalam membangunkan sesuatu sistem banyak perisian yang boleh digunakan

dalam membina pangkalan maklumat antaranya ialah ‘Sybase’, ‘Orecle’, dan

‘Micrososft Access’ yang boleh didapati dalam mana-mana komputer peribadi

sekarang. Perisian ini bersifat mesra pengguna (user friendly) dan senang untuk

dipelajari. Setiap perisian yang digunakan dalam membentuk sistem mempunyai

kelebihan dan kelemahannya sendiri, dalam membangunkan sistem aduan ini saya

telah menggunakan ‘Microsoft Access’ ini untuk membina program pengkalan data.

Dengan menggunakan perisian ini ditunjukkan langkah satu persatu dalam

membina jadual, hubungan, borang kemasukan data dan menghasilkan laporan untuk

permohonan. Satu kelebihan perisian ini ialah ia biasanya didatangkan secara pakej

bersama perisian lain seperti ‘microsoft word’, ‘microsoft excell’ dan ‘microsoft

powerpoint’ yang sememangnya serasi dengan perisian-perisian ini dan amat baik

untuk digunakan bersama-sama dalam membangunkan program.

Kriteria yang dimbil kira dalam pemilihan perisian untuk membina pangkalan data

ialah:

i. Setiap komputer yang dibeli dilengkapi dengan perisian ini dan mudah

didapati dalam mana-mana komputer.

ii. Mudah digunakan keran ia bersifat ‘user friendly’ dan dibantu dengan ciri-

ciri ‘help’ yang mudah difahami.

iii. Berupaya menyimpan dan memaparkan maklumat serta mengolah data

dengan data dengan lebih cekap.

iv. Mudah digunakan keran beroperasi di atas ‘windows’ dengan butang arahan

(command button).

v. Berupaya import dan eksport data dalam pelbagai format yang biasa

digunakan untuk penyimpanan data.

vi. Memudahkan penyediaan laporan kerana butiran dari perisian yang lain boleh

dihubungkan terutamanya perisian yang berasaskan ‘windows’.

Selain kelebihan yang disenaraikan di atas, pengguna boleh menggunakan

‘Microsoft Access’ untuk membina pangkalan data dan membentuk jadual di dalam

pengkalan data. Ia juga boleh digunakan untuk memasukkan, menghapuskan serta

mengubah data sedia ada. Selain itu ia berkeupayaan untuk memaparkan data yang

diperlukan sahaja iaitu dengan menapis maklumat yang diperlukan sahaja daripada

semua maklumat yang ada. Data yang tersimpan juga boleh disaring dan disusun

menggunakan perisian ini. Ia juga boleh digunakan untuk membuat grafik yang

mudah di samping membina borang, laporan dan ‘macros’. Pengaturcaraan juga

boleh dilakukan ke atas data yang tersimpan di dalam pangkalan data.

2.23 Macromedia Dreamweaver MX

Perisian ini digunakan untuk membina antaramuka, antaramuka yang menarik

amat penting untuk menarik pengguna kepada sistem ini terutamanya dari pihak

pelanggan. Banyak perisian yang dapat digunakan dalam membentuk antara muka

antaranya ialah visual basic dan Microsoft FrontPage, namun dalam kajian ini

macromedia dreamweaver telah dipilih.

Namun sebelum adanya perisian-perisian yang canggih pada hari ini

kebanyakan paparan antaramuka dibina menggunakan Hypertext Markup Language

(HTML) yang mana merupakan asas kepada pembinaan paparan antaramuka pada

masa kini. Bahasa pengaturcaraan ditaip baris demi baris dan kemudian di ‘run’ dan

‘debug’ untuk mengesan kesalahan.

Pemilihan macromedia dreamweaver dalam membina paparan antaramuka

ialah berdasarkan kepada beberapa kriteria penting, antaranya:

i. Memudahkan pengguna merekabentuk paparan antaramuka dengan lebih

mudah.

ii. Pengguna tidak perlu mengambil masa yang lama untuk mempelajari perisian

ini.

iii. Mampu berinteraksi dengan bahasa pengaturcaraan lain seperti JavaScript,

XML dan lain-lain lagi.

iv. Boleh digunakan dalam Microsoft windows dan apple macintosh seperti juga

perisian lagi iaitu Microsoft Excel dan Word.

v. Dapat mengurangkan browser error serta senang dan cepat untuk disesuaikan

dengan teknologi baru.

vi. Masa dapat dijimatkan dengan penggunaan teknik ‘copy and paste’, kerja

berulang tidak perlu dibuat sekaligus dapat menjimatkan masa.

2.24 Kesimpulan

Kesimpulannya kajian literatur merupakan kajian ilmiah yang dibuat sebelum

proses seterusnya dalam membangunkan sistem. Dalam kajian literatur diterangkan

berkenaan dengan pangkalan data dan sistem pengurusan pangkalan data. Ciri-ciri

sistem juga ada diterangkan dan contoh-contoh sistem yang biasa dibangunkan juga

diberi penerangan.

Dalam kajian literatur juga diterangkan kerosakan peralatan ICT yang biasa

berlaku dan kerugian yang ditanggung kesan daripada kerosakan. Kaedah

menguruskan kerosakan juga diceritakan didalam kajian literatur. Akhir sekali ialah

menetapkan teknologi yang akan digunakan dalam membangunkan sistem.

Teknologi yang dipilih dalam membangunkan sistem ini ialah microsoft access untuk

membina pangkalan data dan micromedia dreamweaver untuk membina

antaramuka.

BAB 3

METODOLOGI

3.1 Kajian awal

Dalam kajian awal diterangkan tentang pengenalan kepada kajian iaitu

kepentingan teknologi informasi dan komunikasi dalam aplikasi kehidupan seharian.

Dalam kajian awal juga diterangkan masalah kerosakan ICT yang biasa berlaku dan

kepentingan sistem pengurusan data. Penerangan serba sedikit tentang sistem yang

hendak dibangunkan juga dibincangkan dan yang paling penting dalam kajian awal

ialah menetapkan objektif dan matlamat yang hendak dicapai setelah sistem ini

beroperasi nanti.

3.2 Kajian literatur

Kajian literatur pula adalah merupakan kajian ilmiah yang dibuat sebelum

proses seterusnya dalam membangunkan sistem diteruskan. Dalam kajian literatur

diterangkan berkenaan dengan pangkalan data dan sistem pengurusan pangkalan

data. Ciri-ciri sistem juga ada diterangkan dan contoh-contoh sistem yang biasa

dibangunkan juga diberi penerangan.

Dalam kajian literatur juga diterangkan kerosakan peralatan ICT yang biasa

berlaku dan kerugian yang ditanggung kesan daripada kerosakan. Kaedah

menguruskan kerosakan juga diceritakan didalam kajian literatur. Akhir sekali ialah

menetapkan teknologi yang akan digunakan dalam membangunkan sistem.

Teknologi yang dipilih dalam membangunkan sistem ini ialah microsoft access untuk

membina pangkalan data dan macromedia dreamweaver untuk membina

antaramuka.

3.3 Pembangunan sistem

Dalam membangunkan sesebuah sistem terdapat enam peringkat atau fasa

yang dikenali juga sebagai system development life cycle. Banyak organisasi

menggunakan langkah-langkah ini dalam membuat proses analisis dan rekabentuk

Setiap fasa dalam pembangunan sistem perlulah dirancang dengan teratur dan

mendalam supaya data tidak tercicir jika ada data-data yang hilang dikhuatiri akan

mendatangkan masalah dalam proses membangunkan sistem. Enam peringkat dalam

pembangunan sistem pengkalan maklumat ialah:

i. Siasatan Awal

ii. Menganalisa Sistem

iii. Merekabentuk Sistem

iv. Membangunkan Sistem

v. Melaksanakan Sistem

vi. Memelihara Sistem

3.3.1 Siasatan awal

Dalam fasa pertama membangunkan sistem, objektif yang jelas perlulah

ditentukan. Persekitaran dan skop kajian juga perlulah di nyatakan dengan jelas. Ini

bertujuan supaya sistem yang dibangunkan menepati objektif dan juga memastikan

ianya tidak melepasi sempadan skop kajian.

Sistem yang hendak dibangunkan juga perlulah difikirkan supaya ianya

menjadi satu sistem yang lebih efisen dari sistem asal ataupun membina satu sistem

yang baru berunsurkan teknologi dan perisian terbaru serta menepati setiap kehendak

pelanggan. Pada peringkat ini juga kos dan kelebihan-kelebihan pada sistem yang

akan dibina perlu dinilaikan, supaya kos yang dibelanjakan tidak terlalu mahal dan

faedah yang diperolehi dari sistem dapat menyumbangkan kepada kejayaan sesebuah

organisasi.

Laporan disediakan setelah penilaian secara terperinci di dalam peringkat

siasatan awal. Tujuan laporan di tulis untuk membentangkan keputusan dan

mendapatkan kebenaran untuk meneruskan fasa seterusnya.

3.3.2 Menganalisa sistem

Pada peringkat menganalisa sistem pula kita perlu dapatkan data, banyak

kaedah yang boleh digunakan dalam mendapatkan data antaranya ialah mengadakan

temuramah, mengedarkan borang kaji selidik dan melakukan pemerhatian.

Dalam kajian ini skop kajian tertumpu kpada Fakulti Kejuruteraan Awam.

Data-data peralatan ICT diperolehi dari pusat sumber dan makmal komputer FKA.

Kaedah yang dijalankan adalah dengan menemuramah setaf pusat sumber dan

makmal komputer. Data-data yang diperolehi adalah secara anggaran ini kerana data

yang tepat sukar untuk diperolehi kerana bilangan ICT sentiasa berubah-ubah dari

masa ke semasa.

Setelah semua data-data dikumpul, maka proses menganalisa data pula

dijalankan. Dalam proses menganalisa terdapat banyak kaedah yang boleh digunakan

antaranya ialah grid chart dan data flow diagrams (DFD). Setelah analisa data dibuat

seperti biasa laporan disediakan sebagai rujukan di masa akan datang.

3.3.3 Merekabentuk sistem

Dalam merekabentuk sistem terdapat dua aspek penting yang perlu diberi

perhatian. Pada peringkat permulaan rekabentuk awal perlulah dilakukan dengan

menggunakan kaedah-kaedah seperti prototyping tools, CASE tools dan project

management software.

Peringkat seterusnya pula ialah melakukan rekabentuk secara terperinci yang

mana perkara-perkara yang diperlukan seperti input, output, storage & processing

dan system controls and backup dikenalpasti.

3.3.4 Membangunkan sistem

Dalam fasa atau peringkat keempat pula sistem dibangunkan. Bagi tujuan

membangunkan sesebuah sistem software dan hardware diperlukan. Pemilihan

software dan hardware ini adalah amat penting bagi menjamin sistem dapat berfungsi

dengan baik.

Banyak perisisan yang boleh digunakan dalam membangunkan sesebuah

sistem. Antaranya ialah visual basic.net, oracle dan Microsoft access. Namun bagi

kajian ini Microsoft Access telah dipilih dalam membina pangkalan data. Perisian ini

dipilih kerana kebanyakan komputer menggunakan sistem pemprosesan berasaskan

windows milik Microsoft corp sekaligus kos membangunkan sistem dapat

dikurangkan. Bagi membina antaramuka pula Macromedia Dreamweaver MX

digunakan.

Komponen yang paling utama dalam merealisasikan sesebuah sistem ialah

komputer supaya sistem dapat berfungsi dengan lancar dan dapat menampung

perisian yang digunakan. Keperluan minimum untuk sistem ini ialah:

i. 800 MHz Intel Pentium 3 processor (dan setaraf)

ii. Windows 2000, Windows XP

iii. 256 MB RAM

iv. 650 MB hard disk

v. CD-ROM drive

vi. 256-color display with 1024 x 768, 16-bit display (32 recommended)

vii. Netscape Navigator or Internet Explorer 4.0 or later.

3.3.5 Melaksanakan sistem

Fasa seterusnya pula ialah melaksanakan sistem di mana dalam fasa ini

sistem diuji sebelum sesebuah sistem itu digunakan. Sistem dibiarkan berfungsi dan

segala kesilapan yang berlaku dikenalpasti dan diperbaiki. Setelah semua kesilapan

dan sistem yang diuji berjalan dengan sempurna maka semua fasa-fasa atau peringkat

di dalam pembangunan sistem didokumentasikan.

Pada peringkat ini juga latihan diberikan kepada pengguna, sebagai contoh

dalam sesebuah organisasi pekerja-pekerja akan dilatih untuk menggunakan sistem

ini. Kaedah ini dipraktikkan bertujuan memastikan kakitangan dalam organisasi

tersebut dapat membiasakan diri dengan sistem dan menjadikan pengurusan

maklumat semakin efektif dan cekap.

3.3.6 Memelihara sistem

Sistem yang telah siap dibangunkan digunakan oleh pihak-pihak yang tertentu

dengan fungsinya tersendiri berdasarkan objektif pembangunan sistem itu sendiri.

Namun begitu sistem ini juga perlu dibuat pengauditan dan perubahan berdasarkan

persekitaran dan keperluan masa kini.

3.4 Laporan kajian

Bahagian terakhir dalam metodologi bagi kajian ini ialah menyediakan

laporan kajian. Sebelum membuat laporan kajian dipastikan semua bab dalam kajian

ini telah disempurnakan dan setiap pembetulan telah dibuat juga dipastikan penulisan

adalah mengikut format yang dicadangkan. Setelah itu semua kertas kerja dari setiap

bab dikumpulkan dan dijilid mengikut format tesis. Panduan pengguna secara

manual juga disediakan bagi memudahkan pengguna mempelajari dan

mengaplikasikan sistem ini dengan cara yang betul.

3.5 Kesimpulan

Secara kesimpulannya di dalam metodologi membincangkan metodologi

kajian yang bermula dengan kajian awal yang membincangkan tentang objektif,

latarbelakang dan skop kajian, diikuti pula dengan kajian literatur iaitu merupakan

satu kajian ilmiah. Peringkat ketiga pula ialah membangunkan sistem. Dalam

membangunkan sistem terdapat 6 fasa iaitu, siasatan awal, menganalisa sistem,

merekabentuk sistem, membangunkan sistem, melaksanakan sistem dan memelihara

sistem. Selepas pembangunan sistem pula ialah fasa terakhir iaitu laporan kajian

yang mana laporan kajian dibuat sebagai rujukan di masa akan datang.

BAB 4

ANALISIS DAN REKABENTUK

Dalam bab ini pula akan membincangkan tentang proses dalam merekabentuk

pangkalan data. Rekabentuk pangkalan data diwakili melalui Data Flow Diagram

(DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). DFD dan ERD yang dibina

digunakan sebagai model dalam membangunkan pangkalan data bagi sistem ini.

Selain daripada DFD dan ERD yang akan digunakan dalam merekabentuk sistem,

dalam bab ini juga akan membincangkan perjalanan sistem melalui mapping dan

lakaran halaman (interface) yang akan dibina dalam bab 5 nanti.

Dalam Projek ini, perisian Microsoft Access telah digunakan untuk

membentuk sebuah pangkalan data. Pemilihan penggunaan perisian ini disokong

oleh kelebihan-kelebihan perisian berkenaan seperti yang diterangkan di dalam Bab

2 sebelum ini.

4.1 Rekabentuk Pangkalan Data

Dua pendekatan terdapat di dalam merekabentuk sebuah pangkalan data.

Pendekatan tersebut adalah pendekatan pemanduan-data (data-driven) dan

pendekatan pemanduan-berfungsi (function-driven). Pendekatan pemanduan-data

berfungsi untuk mencari data yang perlu disimpan dan dimanipulasikan ke dalam

sistem. Pendekatan pemanduan-berfungsi pula berfungsi meletakkan penekanan

kepada aplikasi di mana sistem perlu disokong (Heikki Manila dan Kari-Jouko

Räihä, 1992). Dalam projek ini, pendekatan pemanduan-data digunakan.

Proses merekabentuk pangkalan data melibat 4 peringkat iaitu analisis

keperluan, rekabentuk berkonsep, rekabentuk logikal dan rekabentuk fizikal.

4.1.1 Analisis Keperluan

Peringkat analisis keperluan dilaksanakan bagi memastikan pangkalan data

yang dibangunkan mengandungi data yang sesuai dengan fungsi dan aplikasi

pangkalan data yang diperlukan. Bagi menentukan keperluan pangkalan data dan

bagaimana ianya digunakan, maklumat yang diperlukan di dalam pangkalan data

perlu dikenal pasti. Dengan itu, pembangun sistem akan dapat menentukan

bagaimana subjek yang diperlukan untuk menyimpan data (jadual) dan jenis data

yang perlu disimpan mengenai setiap subjek (lapangan). Dengan itu, pembangun

sistem perlu berfikiran seolah-olah pembangun yang akan menggunakan pangkalan

data tersebut (pelayar), (Heikki Manila dan Kari-Jouko Räihä, 1992).

4.1.2 Rekabentuk Berkonsep

Penghasilan gambaran di peringkat rekabentuk berkonsep ialah pangkalan

data yang menggunakan model data berkonsep yang hanya memfokuskan kepada

hubungan logikal di antara data yang terlibat (Heikki Manila dan Kari-Jouko Räihä,

1992). Ianya berperanan untuk menentukan konsep asas daripada gambaran

pengoperasian yang telah dihasilkan dalam analisis keperluan. Di dalam peringkat

ini, ERD digunakan untuk bertindak sebagai model berkonsep yang mempunyai

entiti dan hubungan (relationships). Ia membenarkan pembangun sistem untuk

memahami kandungan pangkalan data dengan lebih baik dan juga membantu dalam

pencarian perwakilan yang sesuai dalam siri fasa rekabentuk (Heikki Manila dan

Kari-Jouko Räihä, 1992).

4.1.3 Rekabentuk Logikal

Keputusan daripada rekabentuk logikal adalah penghuraian penstrukturan

yang digunakan bagi penyimpanan pangkalan data. Penggunaan model data dalam

rekabentuk logikal boleh dikatakan berasaskan kepada konsep akstradisi struktur

fizikal pangkalan data dengan menggunakan model hubungan, di mana data di

simpan dalam bentuk jadual. Pencarian jadual yang betul dalam pencarian data

sangat penting memandangkan aplikasi queries akan diformulasi dan dilaksanakan

sepenuhnya berdasarkan jadual yang telah dibina. Perekabentuk juga perlu

menentukan setiap jenis data, berapa banyak bait penyimpanan diperlukan dan nilai

yang dibenarkan, kerana pembangun tidak hanya boleh bergantung sepenuhnya

terhadap transformasi mekanikal daripada model ERD. Rekabentuk ini tidak

semestinya dapat menghasilkan struktur yang optimal.

4.1.4 Rekabentuk Fizikal

Rekabentuk fizikal menghasilkan struktur fail yang diperlukan untuk

penyimpanan struktur pangkalan data yang diwujudkan semasa peringkat rekabentuk

logikal. Rekabentuk fizikal yang sesuai memerlukan maklumat bukan hanya query

yang tipikal, malahan juga frekuensi perlaksanaan jangkaan (Heikki Manila dan kari-

Jouko Räihä, 1992). Struktur fail yang baik adalah dengan percubaan untuk

mengoptima persembahan secara keseluruhan sistem, supaya query perlaksanaan

dapat diuruskan dengan pantas. Sebelum data bebas disediakan oleh data yang lebih

tinggi, perubahan struktur fail tidak seharusnya memberi kesan kepada pembetulan

aplikasi program yang dilakukan.

4.2 Penstrukturan Pangkalan Data

Dalam sistem ini penstrukturan pangkalan data dalam projek ini dibuat

berdasarkan kepada Data Flow Diagram (DFD), dan juga Entity Relationships

Diagram (ERD).

4.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau dalam bahasa melayu dipanggil gambarajah aliran

data menunjukkan perjalanan sesuatu sistem. Dari DFD juga boleh difahami

bagaimana sistem itu berfungsi dan sebagai rujukan dalam merekabentuk sistem

pangkalan data. Rajah 4.1 menunjukkan gambarajah konteks bagi sistem yang

dibangunkan. Bagi menerangkan perjalanan pengguna di dalam sistem yang

direkabentuk pula, DFD untuk pengguna dianalisis. Rajah 4.2 pula menunjukkan

data dan proses bagi pengguna.

0 ICT goods complaint

system

Technician

User

Admin

detail technician

Notice

Id & name

send complaint

Id & name

detail admin

New status

Id & name

detail user

Rajah 4.1: Gambarajah Konteks bagi sistem

3 Check Status

User Information Complaints

User

1 Log in

2 Registra-

tion

4 Make

Complaint

Send complaint

Complaint Information

Open

New status

Save

Complaint Information

Detail userId & name

Detail user

Detail user

Id & name

Admin

Rajah 4.2: Gambarajah aliran data bagi pengguna

Admin memainkan peranan yang besar dalam sistem yang akan dibangunkan,

analisis DFD pada rajah 4.3 menunjukkan data dan proses bagi admin di dalam

sistem yang akan dibangunkan.

6 Assign

Technician

5 Edit

Location

4 Check

Complaint

3 Register

Technician

2 Register

User

1 Log in

Technician

Admin

Technicians Information

User information Complaint

Location Information

Detail complaint

New Location

Form register Technician detail

Id Technician

Assign

Notice

Form register User detail

CheckAdd Location

Open

Technician detail

User detail Open

Rajah 4.3: Gambarajah aliran data bagi Admin

Bahagian terakhir ialah juruteknik, juruteknik juga mempunyai data dan

proses tertentu di dalam sistem. Analisis DFD dalam rajah 4.4 mewakili fungsi

juruteknik di dalam sistem.

Complaints

User

3 Update System

2 Take Task

1 Log In

Technician

Status

Take task

Open

Open

Detail technician

Id & name

Status

New status

Id & nameNotice

Rajah 4.4: Gambarajah aliran data untuk jurteknik

4.2.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram direkabentuk bertujuan mempamerkan secara

ringkas data-data kompleks dan data storage yang besar. Ia dibina secara grafik

menunjukkan keperluan data storage sesuatu organisasi. Rajah 4.5 menunjukkan

ERD bagi sistem yang akan dibina.

4.3 Hubungan Pangkalan Data

Hubungan pangkalan data merupakan kekuatan sebenar dalam Microsoft

Access. Hubungan pangkalan data ini perlu kerana di dalam sistem yang

dibangunkan menggunakan banyak jadual. Pembinaan hubungan pangkalan data

berdasarkan DFD dan ERD yang telah dianalisis sebelum ini. Rajah 4.6

menunjukkan hubungan pangkalan data yang telah direkabentuk untuk sistem ini di

dalam Microsoft Access.

Rangkaian

-Id Rangkaian -Model -Tahun -Lokasi

Pengguna

-Id Pengguna -Nama -No Kad Pengenalan -Fakulkti -Kata Laluan -No Telefon -Alamat -Email

Admin

-Id Pengguna -Nama -No Kad Pengenalan -Fakulkti -Kata Laluan -No Telefon -Alamat -Email

Lokasi

-Id Lokasi -Jenis -No Ruang -Muatan

Aduan

- Id Borang - Id Lokasi - Id Item - Id Kerosakan - Id Pngguna - Nama Pengguna - Id Admin - Id Juruteknik

Juruteknik Komputer

-Id Komputer -Model -Tahun -Lokasi

OHP

-Id OHP -Model -Tahun -Lokasi

Scanner

-Id Scanner -Model -Tahun -Lokasi

Notebook

-Id Notebook -Model -Tahun -Lokasi

Printer

-Id Printer -Model -Tahun -Lokasi

Monitor

-Id Monitor -Model -Tahun -Lokasi

Speaker

-Id Speaker -Model -Tahun -Lokasi

LCD

-Id LCD -Model -Tahun -Lokasi

-Id Pengguna -Nama -No Kad Pengenalan -Fakulkti -Kata Laluan -No Telefon -Alamat -Email

Rajah 4.5: Entity Relationship Diagram

Rajah 4.6: Hubungan Pangkalan Data bagi sistem yang direkabentuk.

4.4 Pemetaan Sistem (Mapping)

Mapping merupakan satu lagi pendekatan kepada perekabentuk sistem dalam

mendapatkan tindakbalas daripada pengguna. Dengan adanya mapping proses yang

ada dalam sistem dapat diterangkan dengan jelas secara gambarajah. Perbincangan

antara perekabentuk sistem dengan pelanggan juga dapat dibuat melalui kaedah ini.

Gambarajah 4.7 menunjukkan mapping bagi sistem dan menunjukkan proses penting

yang terlibat.

4.5 Lakaran (Paper Prototype)

Paper prototyping merupakan kaedah untuk menguji kebolehgunaan dan

sangat berguna untuk Web sites, web application, dan conventional software. Kaedah

ini juga berguna untuk mendapatkan data berkenaan masalah seperti konsep dan

terminologi, aliran kerja (navigation), kandungan, page layout, dan fungsi yang

terlibat.

Paper prototype tidak memerlukan peraturan spesifik untuk membinanya.

Paper prototype tidak memerlukan garisan yang lurus, gambar atau icon, tidak perlu

diwarnakan serta tidak mengikut saiz komponen yang akan direkabentuk. Rajah 4.8-

4.13 menunjukkan lakaran yang dibuat dalam merekabentuk page layout.

Papar * Lihat status aduan terbaru

Menu Juruteknik * Aduan * Papar

Menu Pengguna * Aduan * Papar

Kata Laluan Nama pengguna

Menu Admin * Hadapan * Aduan * Papar

Menu Aduan * Tugaskan juruteknik

Menu Papar * Lihat status aduan terbaru

Menu Hadapan * Daftar * Tambah * Padam

Papar * Lihat status aduan terbaru

Aduan * Buat aduan

Aduan * Terima tugasan * Kemaskini aduan

Daftar * Pengguna baru * Juruteknik baru

Tambah * Lokasi

Padam * Aduan lama * Pengguna lama * Juruteknik lama

Muka Hadapan * Pengguna * Admin * Juruteknik

Rajah 4.7: Gambarajah di atas menunjukkan mapping bagi sistem yang dibangunkan.

Rajah 4.8: Lakaran muka hadapan bagi sistem yang direkabentuk

Rajah 4.9: Lakaran paparan untuk Admin dalam sistem

Rajah 4.10: Lakaran borang untuk Admin menugaskan juruteknik untuk Pembaikian

Rajah 4

.11: Lakaran untuk pengguna memasukkan data berkenaan kerosakan ICT

R

Rajah 4.12: Lakaran untuk paparan kepada pengguna,Admin dan juruteknik melihat

aduan yang dibuat.

ajah 4.13: Lakaran untuk Admin mengedit atau menambah lokasi baru.

4.6 Rekabentuk Sistem Projek

Setelah pangkalan data sistem direkabentuk, peringkat seterusnya ialah

merekabentuk sistem projek. Dalam proses ini terdapat dua aspek penting yang perlu

dilakukan iaitu merekabentuk laman web dan merekabentuk antaramuka dan

halaman –halaman utama dalam sistem menggunakan macromedia dreamweaver.

4.6.1 Rekabentuk Laman Web

Seperti yang telah diterangkan, projek ini menggunakan Macromedia

Dreamweaver MX untuk mereka bentuk laman web sistem yang telah dibina. Di

dalam laman web ini terdapat beberapa halaman utama yang berperanan sebagai

antaramuka.

Di dalam halaman ini data-data yang dipamerkan diambil daripada pangkalan

data yang telah dibangunkan. Oleh itu, jika berlaku sebarang perubahan, maka data

di dalam laman web ini dan pangkalan data akan berubah secara serentak. Ini akan

memudahkan kerja mengemaskini data. Di samping itu ianya juga dapat

mengelakkan daripada berlakunya pengulangan data, dan data-data yang dipamerkan

adalah data yang terkini.

Laman web ini juga direkabentuk agar tidak menjadi terlalu kompleks. Ini

amat penting supaya pengguna dapat melayari laman web ini dengan mudahnya.

4.6.2 Rekabentuk Antaramuka / Halaman Utama

Antaramuka pengguna adalah rekabentuk yang sangat penting di dalam

pembangunan perisian. Halaman ini merupakan halaman yang pertama yang akan

dilihat oleh pengguna apabila mereka melayari laman web ini. Oleh itu, halaman

utama perlu direkabentuk dengan baik dan kreatif agar dapat menarik minat

pengguna.

Proses merekabentuk antaramuka dapat dilakukan selepas keperluan sistem

dihasilkan. Ini bagi memastikan antaramuka sistem memenuhi keperluan sistem.

Oleh itu, antaramuka sistem yang dibangunkan dapat menggambarkan sistem

lengkap yang akan menyediakan semua fungsi yang dikenalpasti. Langkah-langkah

penting di dalam rekabentuk ini ialah (Sharmila a/p Krishnan, 2003);

(i) Tajuk halaman utama yang bermakna dan bersesuaian dengan tujuan sistem.

(ii) Arahan-arahan yang digunakan adalah jelas dan boleh difahami.

(iii) Penggunaan warna yang konsisten. Gunakan warna asas yang dapat disokong

oleh kebanyakan pengguna. Ini bagi memastikan antaramuka sistem dapat

dipaparkan sama apabila pelayar melayari halaman ini walaupun

menggunakan pelbagai versi windows.

(iv) Menu pilihan ditanda dengan jelas.

(v) Penggunaan butang-butang yang sesuai dengan antramuka sedia ada.

4.7 Kesimpulan

Secara kesimpulan, dalam bab ini membincangkan proses analisis dan

rekabentuk sistem. Secara umumnya terdapat empat peringkat dalam merekabentuk

pangkalan data iaitu peringkat analisis keperluan, rekabentuk berkonsep, rekabentuk

logikal, dan rekabentuk fizikal. Dalam penstrukturan pangkalan data pula terdapat

analisis data flow diagram dan entity relationship diagram. Selepas itu rekabentuk

hubungan pangkalan data iaitu hubungan antara jadual di dalam pangkalan data.

Mapping dan sketching juga digunakan untuk menerangkan sistem pada peringkat

rekabentuk. Akhir sekali ialah rekabentuk sistem yang mana melibatkan rekabentuk

laman web dan antaramuka menggunakan macromedia dreamweaver.

BAB 5

PEMBANGUNAN SISTEM

Fasa ini pula merupakan fasa pembangunan sistem. Dalam fasa ini proses

mereka bentuk laman web sistem dijalankan. Ini melibatkan pengetahuan teknologi

maklumat seperti pembangunan web menggunakan macromedia dreamweaver bagi

sistem ini dan penggunaan bahasa seperti ASP (Active Server Pages), dan server

seperti IIS (Internet Information Servis).

5.1 Server Dan Internet

Dalam projek ini, pangkalan data yang ditaliankan (online) dengan internet

memerlukan server sebagai perantara. Terdapat dua jenis server iaitu server IIS

(Internet Information Services) dan server apache. Server jenis IIS digunakan dalam

persekitaran windows. Manakala server jenis apache sesuai digunakan dalam

persekitaran Linux. Memandangkan sistem ini dibina dalam persekitaran windows

maka server jenis IIS digunakan.

5.2 Persekitaran Pembangunan

Sebelum menggunakan sesuatu sistem, pembangun perlu mengenalpasti

kekangan persekitaran yang diperlukan bagi menggunakan sistem tersebut.

Kekangan persekitaran merujuk kepada perisian yang diperlukan bagi menggunakan

sistem tersebut.

Di dalam projek ini, antara perisian yang digunakan ialah Macromedia

Dreamweaver, sebagai perisian utama bagi merekabentuk antaramuka atau halaman

utama sistem. Selain itu perisian Microsoft Access digunakan untuk merekabentuk

pangkalan data sistem dan Active Server Pages digunakan sebagai bahasa kod dalam

pembangunan sistem ini.

5.2.1 Perhubungan Dengan Pangkalan Data

Proses menghubungkan pangkalan data dilakukan bagi mewujudkan

hubungan di antara aplikasi web yang dibangunkan dengan pangkalan data. Ini

bertujuan untuk menghasilkan satu aplikasi web yang dinamik. Seperti yang telah

diterangkan , projek ini menggunakan Microsoft Access. Pengisytiharaan pangkalan

data dalam Data Source Name (DSN) pada Open Database Connectivity (ODBC)

boleh dilakukan melalui perisian Macromedia Dreamweaver. Syntax hubungan

dengan pangkalan data ini akan diproses oleh Active Server Pages (ASP).

5.2.2 Pengekodan

Pengekodan merupakan satu proses yang menukarkan rekabentuk sistem

kepada bahasa atau kod-kod komputer tertentu. Setiap kod atau bahasa yang dijana,

perlulah berfungsi dan selari dengan hasil rekabentuk. Untuk itu, pengekodan yang

dilakukan perlu menepati hasil rekabentuk agar konsep dan objektif sebenar

pembangunan sistem dipenuhi.

Oleh itu, proses pengkodan untuk sistem ini adalah berdasarkan bahasa

pengaturcaraan Active Server Pages (ASP) dan Hypertext Markup Language

(HTML).

5.3 Perjalanan Sistem (Manual User)

Dalam bahagian ini akan dibincangkan berkenaan dengan turutan atau

perjalanan sistem yang dibangunkan, bermula daripada proses membuat aduan oleh

pengguna dan sehinggalah aduan yang dibuat oleh pengguna tadi selesai dibaiki.

Proses perjalanan sistem akan dimulai dengan pengguna yang membuat

aduan. Pengguna akan masuk ke dalam sistem selepas memasukkan nama dan kata

laluan pengguna dalam halaman seperti ditunjukkan di rajah 5.1.

5.3.1 Pengguna

Rajah 5.1: Halaman log in bagi pengguna.

Pengguna akan membuat aduan selepas memasukkan nama dan kata laluan

namun bagi pengguna baru pertama kali ingin membuat aduan, pengguna tadi

mestilah daftarkan diri terlebih dahulu, gambarajah 5.2 di bawah menunjukkan

borang pendaftaran bagi pengguna baru

Rajah 5.1: Halaman log in untuk pengguna

Pengguna akan membuat aduan selepas memasukkan nama dan kata laluan

namun bagi pengguna baru pertama kali ingin membuat aduan, pengguna tadi

mestilah daftarkan diri terlebih dahulu, gambarajah 5.2 di bawah menunjukkan

borang pendaftaran bagi pengguna baru

Rajah 5.2: Borang pendaftaran bagi pengguna

Pengguna baru akan mendaftarkan diri mereka sebagai pengguna sistem di dalam

borang pendaftaran seperti yang ditunjukkan dalam rajah 5.3.

Rajah 5.3: Pengguna memasukkan maklumat diri untuk pendaftaran.

Sistem akan memberikan Id dan kata laluan kepada pengguna sebagai pengenalan

diri untuk melayari system. Rajah 5.4 menunjukkan ID dan katalaluan diberikan

kepada pengguna oleh sistem.

Rajah 5.4: ID dan katalaluan diberi kepada pengguna.

Pengguna akan membuat aduan selepas membuka borang aduan dan memilih lokasi

dan item kerosakan serta memasukkan kriteria kerosakan pada kotak bahagian jenis

kerosakan dan dihantar kepada Admin melalui sistem seperti rajah 5.5 di bawah.

Rajah 5.5: Pengguna mengisi borang aduan

5.3.2 Admin

Admin akan memeriksa sistem setiap hari dan menyemak aduan diterima daripada

pengguna. Rajah 5.6 menunjukkan terdapat aduan baru yang diterima daripada

pengguna.

Rajah 5.6: Aduan yang diterima dari pengguna.

Selepas menyemak aduan, Admin akan menugaskan juruteknik untuk

membuat pembaikian. Rajah 5.7 menunjukkan juruteknik bernama shahrom

ditugaskan untuk pembaikian.

Rajah 5.7: Halaman Admin menugaskan juruteknik.

Selain daripada tugas di atas Admin juga mempunyai tugas seperti,

mendaftarkan pengguna dan juruteknik, memadam pengguna dan juruteknik lama,

memadam laporan lama dan menambah lokasi baru. Rajah 5.8 menunjukkan tugas

dilakukan oleh Admin.

Rajah 5.8: Halaman menunjukkan tugas yang dilakukan oleh Admin.

Dua rajah iaitu rajah 5.9 dan 5.10 di bawah menunjukkan Admin berkuasa

mendaftarkan pengguna dan juruteknik baru.

Rajah 5.9: Borang pendaftaran juruteknik Rajah 5.10: Borang pendaftaran

pengguna.

Admin juga berkuasa untuk memadam pengguna lama sekiranya pengguna

tidak lagi berada di fakulti kejuruteraan awam. Rajah 5.11 menunjukkan halaman di

mana admin melupuskan pengguna lama.

Rajah 5.11: Halaman admin memadam pengguna lama.

Admin juga berkuasa untuk memadam juruteknik lama sekiranya juruteknik

telah bertukar fakulti atau berhenti. Rajah 5.12 menunjukkan pemadaman juruteknik

oleh admin.

Rajah 5.12: Halaman pemadaman juruteknik lama oleh admin

Admin juga boleh memadam aduan jika aduan itu telah diambil tindakan supaya

sistem dapat dikemaskini dan tidak berserabut dengan fail-fail lama. Rajah 5.13

menunjukkan pemadaman aduan lama oleh admin.

Rajah 5.13: Halaman pemadaman aduan lama oleh admin.

Admin juga boleh menambah lokasi baru sekiranya ada pertambahan ruang atau

bangunan baru di FKA. Rajah 5.14 menunjukkan borang untuk menambah lokasi.

Rajah 5.14: Borang untuk admin menambah lokasi.

5.3.3 Juruteknik

Juruteknik akan menerima notis daripada Admin dan memasuki sistem untuk

mengambil tugasan yang diberikan. Rajah 5.15 menunjukkan terdapat satu aduan

yang perlu dibaiki oleh juruteknik berkenaan.

Rajah 5.15: Halaman juruteknik menerima melihat aduan yang diterima.

Juruteknik akan melihat tugasan yang diberikan dengan menekan pada butang edit

dan paparan tugasan akan ditunjukkan. Rajah 5.16 menunjukkan tugasan yang perlu

dibuat pembaikian.

Rajah 5.16: Halaman memaparkan kerosakan yang perlu dibaiki oleh juruteknik

Selepas membaiki item yang rosak juruteknik akan masuk ke dalam sistem sekali

lagi untuk mengemaskini status aduan terbaru item yang dibaiki. Rajah 5.17

menunjukkan status aduan telah diletakkan.

Rajah 5.17: Halaman mengemaskini status aduan oleh juruteknik.

Bahagian terakhir ialah pengguna menyemak status aduan yang telah dibuat,

jika di

an

.4 Menguji sistem (testing)

Setelah sistem dibangunkan, sistem perlu diuji untuk mengetahwi bahawa

istem

bahagian status tertulis ‘selesai’ bermakna kerosakan telah dibaiki dan jika

tertulis ‘baru’ bermakna kerosakan belum diambil tindakan. Rajah 5.18 menunjukk

status aduan yang boleh dilihat oleh pengguna.

Rajah 5.18: Halaman pengguna melihat status laporan aduan yang dibuat.

5

s yang dibina boleh berfungsi dengan jayanya dan mencapai objektif yang

ditetapkan. Bagi tujuan menguji sistem, kawan-kawan telah dipilih untuk meguji

sistem ini. Sebarang komen dan cadangan dari kawan-kawan dijadikan panduan

dalam pengubahsuaian sistem.

5.5 Kesimpulan

Dalam bab ini membincangkan tentang pembangunan sistem iaitu server

alan data

Selepas itu membincangkan pula bahasa atau kod yang digunakan dalam

istem

admin

yang digunakan iaitu IIS kerana sistem dibina dalam persekitaran windows.

Persekitaran pembangunan pula melihat bagaimana hubungan dengan pangk

dibuat menggunakan Data Sourse Name(DSN) untuk mengistihar pangkalan data

pada Open Database Connectivity (ODBC) dilakukan oleh perisian Macromedia

Dreamweaver.

s iaitu Active Server Pages (ASP). Bahagian terakhir ialah perjalanan sistem

atau user manual yang menunjukkan secara terperinci proses bermula dengan

pengguna membuat laporan dan dihantar serta disemak oleh admin, seterusnya

menugaskan juruteknik untuk pembaikian dan kemaskini sistem oleh juruteknik

setelah pembaikian siap dibuat.

BAB 6

PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN

.1 Hasil Dan Pencapaian

Pemilihan penggunaan Teknologi Maklumat di dalam bidang pengurusan

kemuda

lah

rojek ini melalui dua fasa perancangan pembinaan. Perkara-perkara penting

yang di

aedah kajian terhadap projek dilakukan melalui pengumpulan data

berkenaan dengan alatan ICT yang terdapat di FKA dan pengumpulan data ini

6

han pada abad ini adalah sangat sesuai dan praktikal. Keberkesanan dan

impak penggunaan teknologi ini bukan sahaja diperakui oleh negara kita malah te

lama digunakan oleh negara-negara luar terutamanya negara-negara Eropah.

P

masukkan di dalam kajian dan masalah-masalah yang bersangkutan dengan

tujuan projek dijalankan telah dianalisa. Metodologi projek ini telah dikenalpasti dan

kajian telah dijalankan.

K

dilakukan dengan cara menemuramah dan bertanyakan kepada juruteknik dan

mendapatkan data dari pejabat pentadbiran.

Hasil daripada pengumpulan data ini telah direkod dan dikemaskinikan ke

dalam s

.2 Masalah-Masalah Semasa Kajian

Dalam membangunkan sistem ini, pelbagai rintangan atau masalah telah

dihadap

Kekurangan maklumat yang boleh didapati dari juruteknik sehingga terpaksa

ii. Skop kajian ini adalah di dalam fakulti kejuruteraan sahaja dan tidak kesemua

iii. Pembinaan laman laman web menjadi rumit kerana perisian komputer seperti

ebuah pangkalan data yang direkabentuk menggunakan perisian Microsoft

Access. Seterusnya satu halaman web telah di bina untuk mempersembahkan sistem

yang dibangunkan.

6

i, di antara masalah-masalah tersebut adalah;

i.

mendapatkan maklumat di pejabat pentadbiran.

alat ICT terlibat dalam membangunkan sistem.

dreamweaver tidak pernah digunakan sebelum ini begitu juga dengan bahasa

yang digunakan iaitu kod ASP(active server pages).

6.3 Cadangan

Sistem ini boleh dikatakan berjaya memberikan banyak bantuan dan

kemuda

asti

ertamanya, pembangun akan terus mencari dan mendapatkan maklumat

daripad

edua, dari semasa ke semasa sistem akan terus dikemaskini supaya sistem

ini akan

agai

alam perancangan masa depan, dianggarkan sistem ini akan menjadi sebuah

sistem

han kepada pengguna umumnya dan kepada fakulti khasnya. Walau

bagaimanapun, sistem ini masih boleh diperbaiki dari semasa ke semasa bagi

meningkatkan keberkesanannya. Oleh itu terdapat dua cadangan yang dikenalp

dalam lebih mempertingkatkan penggunaan sistem ini.

P

a juruteknik dan juga bahagian pentadbiran berkenaan dengan maklumat

kerosakan dan maklumat ICT untuk ditambahkan ke dalam sistem supaya sistem ini

dapat menjadi suatu sistem yang penting di FKA dalam melaporkan aduan-aduan

kerosakan ICT yang berlaku di fakulti.

K

lebih menarik, informasi, mudah digunakan dan ramah pengguna. Pelbagai

informasi selain daripada maklumat kerosakan dan lokasi aduan, boleh juga

dimasukkan pada masa hadapan berkenaan dengan maklumat ruang dan pelb

informasi lagi bagi meningkatkan lagi kecekapan di fakulti kejuruteraan awam.

D

yang paling penting dan bermanfaat kepada semua pengguna khususnya FKA.

6.4 Kesimpulan

Teknologi Maklumat di dalam negara berkembang dengan meluasnya.

Contoh rajaan

Dengan terhasilnya sistem ini, pengguna akan secara mudah membuat aduan

berken

akan ke

esimpulannya sistem yang dbangunkan banyak memeberi faedah kepada

fakulti

nya pihak kerajaan telah mengarahkan supaya semua jabatan-jabatan ke

di dalam Malaysia, harus membina dan mempunyai laman web sendiri. Sehubungan

dengan ini, sistem yang akan dibangunkan ini bertujuan meningkatkan kecekapan di

FKA dalam menguruskan aduan sekaligus melancarkan proses pembelajaran di

fakulti.

aan dengan kerosakan ICT yang berlaku di fakulti tanpa menunggu masa yang

lama untuk sesuatu tindakan diambil, dengan ini proses pembelajaran akan menjadi

semakin efektif. Di samping itu juga dengan adanya laporan sebegini pihak

bertanggungjawab seperti pentadbiran dan admin akan terus mengambil tind

atas kerosakan yang berlaku tanpa membiarkan kerosakan menjadi semakin teruk

dan mungkin memerlukan belanja yang besar untuk membaikinya, dengan ini kos

dapat dijimatkan. Selain itu juga sistem ini berfungsi dalam memastikan perjalanan

kajian makmal dan pentadbiran berjalan lancar dengan melaporkan segala kerosakan

yang berlaku di bahagian tersebut.

K

dan pelajar selain dapat mengurangkan kos, masa dan tenaga di samping

mempertingkatkan kecekapan di fakulti kejuruteraan awam.

RUJUKAN:

ohd Zamri Ramli & Baharin b Mesir (2005). “Civil Engineering Information

Ian O. Angell and Steve Smithson. (1991). “Information System Management

y Campbell (1994). “The Microsoft Access Handbook”.

reg Buczek (2002). “ASP.NET developer’s guide”.

alimah Badioze Zaman & Norhayati Abdul Mukti, (2003). “Kemahiran Maklumat

zlinda binti Aziz. (2004). “Sistem Pengurusan Pangkalan Data Pembinaan

a.

avid Sawyer McFarland (2002).” Dreamweaver MX : The Missing Manual.”

eikki Manila dan Kari-Jouko Räihä, (1992). “The Design of Relational Database.”

azariah Zakaria (1003). “Pengurusan Bahan Binaan Di Tapak Bina.” Universiti

Hershey (1992). “Journal of Database Management.” California, United States of

M

System”. IT Unit of C.E, FKA,UTM,Skudai.

Opportunities and Risk”. The McMillan Press Ltd (London).

Mar

Berkeley: Osborne/McGraw (New York).

G

McGraw-Hill/Osborne (New York)

H

& Komunikasi Dalam Era Digital”. Prentice Hall, Pearson Malaysia Sdn. Bhd

(Kuala Lumpur).

A

Berasaskan Web.” Universiti Teknologi Malaysia : Tesis Sarjana Mud

D

United States of America : Pouge Press.

H

Great Britain : Addison-Wesley Publishing Company.

H

Teknologi Malaysia : Tesis Sarjana Muda.

America : Idea Group Publication.

Mike Morrison dan Joline Morrison (2000). “Database-Driven Websites.”

ohd Azmir Ismail (2003). “Sistem Pengurusan Projek JKR Johor Bahru Di Atas

ohd Hidayat Rabon (1999). “Pembinaan Pangkalan Data Bagi Perincian Penapak

ukiman bin Hamad (1998). “Sistem Maklumat Kontraktor Dan Bahan di Loji Dan

ranklin Becker (1981). “Creating environments in organisations”. Preager, New

reedick Taylor (1970). “Successful project management”. Bussiness Book, London

icheal Bruton (2004). “Managing the IT services process”. Butterworth

Cambridge, United Kingdom : Course Technology

M

Talian.” Universiti Teknologi Malaysia : Tesis Sarjana Muda.

M

Konkrit Bertetulang.” Universiti Teknologi Malaysia : Tesis Sarjana Muda.

S

Asphalt.” Universiti Teknologi Malaysia : Tesis Sarjana Muda.

F

York.

F

M

Heinemann, London.