senarai semak pengurusan kumpulan wang sekolah (edisi2013)

SENARAI SEMAK

PENGURUSAN KUMPULAN WANG SEKOLAHJABATAN PELAJARAN MELAKAARAHAN KEPADA PEGAWAI PEMANTAU/URUSETIA: Sila pastikan Bahagian N (Ringkasan Laporan Pegawai Pemantau Bagi Penemuan Matan) atau Bahagian O (Ringkasan Laporan Pegawai Pemantau Bagi Tiada Penemuan Matan) diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar sekolah dalam tempoh 7 hari bekerja selepas pemantauan selesai dibuat.

BAHAGIAN A: MAKLUMAT SEKOLAHNama Sekolah / Kod Sekolah:

No. Telefon / No. Faks:

Alamat Sekolah:

BAHAGIAN B: MAKLUMAT PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB

JawatanNama dan No. Kad Pengenalan

Pegawai BertanggungjawabPenyandang Semasa

Pengurus Sekolah

Ketua Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir (Menguruskan Kewangan)

Penyelia Asrama

(Menguruskan Kewangan)

*Jika berlaku kekosongan perjawatan, sila nyatakan tarikh mula kekosongan berlaku.

BAHAGIAN C: MAKLUMAT AM PEMANTAUANNama dan Jawatan Pegawai Pemantau:1.

2.

3.

Tarikh Pemantauan:

Tempat Pemantauan:

BAHAGIAN D: SENARAI DAFTAR KEWANGAN DAN ASETArahan: Sila tandakan jika pihak sekolah mengemukakan kepada pegawai pemantau atau x jika dokumen tidak dikemukakan. Jika dokumen tidak dikemukakan (x), sila nyatakan sebabnya di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Daftar dan Rekod Kewangan

1.1Buku Tunai dan Akaun Subsidiari Kumpulan Wang Kerajaan

1.2Buku Tunai dan Akaun Subsidiari Kumpulan Wang Asrama

1.3Buku Tunai dan Akaun Subsidiari Kumpulan Wang SUWA

1.4Buku Tunai Panjar Wang Runcit

1.5Fail Baucar Bayaran Kumpulan Wang Kerajaan

1.6Fail Baucar Bayaran Kumpulan Wang Asrama

1.7Fail Baucar Bayaran Kumpulan Wang SUWA

1.8Buku Resit Rasmi Pejabat

1.9Buku Resit Rasmi Murid

1.10Buku Cek/Keratan CekSemakan di sekolah sahaja.

1.11Fail Penyata Penyesuaian Akaun Bank

1.12Fail Borang Serahan Guru Ke Pejabat

1.13Fail Surat Penurunan/Perwakilan Kuasa

1.14Fail Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

1.15Fail Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

1.16Daftar Bil.

1.17Daftar Stok Buku Resit.

1.18Daftar Stok Buku Cek.

1.19Daftar Sewaan.

1.20Daftar Akaun Belum Terima.

1.21Daftar Akaun Belum Bayar.

1.22Daftar Cek Tak Laku.

1.23Daftar Cek Batal

1.24Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos.

1.25Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah.

1.26Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am28)

2Daftar Aset dan Stor.

2.1Daftar Harta Modal (Kew.PA-2)

2.2Daftar Inventori (Kew.PA-3)

2.3Kad Petak (KEW-PS4)

3Daftar Murid dan Penghuni Asrama

3.1Jadual Kedatangan Murid.Semakan di sekolah sahaja.

3.2Daftar Penghuni Asrama.Semakan di sekolah sahaja.

BAHAGIAN E: PENURUNAN/PERWAKILAN KUASASila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Carta Organisasi ada difailkan dan dikemas kini.

2Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja ada difailkan dan dikemas kini.

3Surat Kebenaran dan Penurunan KuasaArahan Perbendaharaan (AP) 69, AP70, AP119 dan AP11. Para 2.2, TPPKWS (Edisi2012)

3.1Kuasa Tetap (AK52) bagi menandatangani cek sekolah ada difailkan dan dikemas kini.

3.2Surat Kebenaran Menjalankan Tugas Kewangan ada difailkan dan dikemas kini.

3.3Surat Kelulusan Pendaftar Bagi Kutipan Bayaran Tambahan/Yuran ada difailkan dan dikemas kini.

3.4Surat Kebenaran Menerima Wang Awam, Menulis dan Menandatangani Resit Rasmi Murid ada difailkan dan dikemas kini.

3.5Surat Kuasa Menyelenggara Panjar Wang Runcit (PWR) ada difailkan dan dikemas kini.

3.6Surat kuasa menjalankan tugas dari Pengurus Sekolah semasa ketiadaannya ada difailkan dan dikemas kini.

3.7Surat tanggung kerja dari Unit Sek. Rendah/Menengah bagi kes kekosongan jawatan Pengurus Sekolah ada difailkan.

4Juruaudit Dalam Para 2.5, TPPKWS (Edisi2012) m/s7.

4.1Surat lantikan Juruaudit Dalam ada difailkan dan dikemas kini.

4.2Adakah guru yang dilantik tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan sekolah?

5Pemeriksaan Mengejut Para 2.7, TPPKWS (Edisi2012) m/s9&10.

5.1Adakah hasil pemeriksaan direkod di dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am28)?Tarikh:

Nilai amaun:

5.2Adakah ia dilaksanakan oleh Pengurus Sekolah?

5.3Adakah ia dilaksanakan sekurang-kurangnya dalam tempoh 6 bulan sekali?

BAHAGIAN F: JAWATANKUASA PENGURUSANSila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)Para 2.6.1, TPPKWS (Edisi2012) m/s8.

1.1Surat lantikan Ahli Jawatankuasa ada disediakan, dikemaskini dan difailkan.

1.2Mesyuarat diadakan bagi setiap suku tahun (4 kali setahun).Suku Tahun

Tarikh Mesyuarat

Pertama

Kedua

Ketiga

Keempat

1.3Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah?

1.4Adakah mesyuarat membincangkan perkara berikut:

Pengurusan Bajet dan Perbelanjaan

Pengurusan Perakaunan dan Hasil

Pengurusan Aset dan Stor

Penyata Kewangan Sekolah

Laporan Audit

2Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)Bab 12, TPPKWS (Edisi2012) m/s173&174.

2.1Surat lantikan Ahli Jawatankuasa ada disediakan, dikemaskini dan difailkan.

2.2Mesyuarat diadakan bagi setiap suku tahun (4 kali setahun).Suku Tahun

Tarikh Mesyuarat

Pertama

Kedua

Ketiga

Keempat

2.3Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah?

2.4Adakah mesyuarat membincangkan perkara berikut:

Kedudukan semasa Aset Alih

Laporan Hasil Pemeriksaan Aset

Laporan Tindakan Pelupusan

Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib

Isu-isu berkaitan pengurusan aset

BAHAGIAN G: JAWATANKUASA SEBUTHARGA

tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1.Jawatankuasa SebuthargaPara 11.5.2, TPPKWS (Edisi2012) m/s140 hingga152

1.1Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga terdiri dari 2 orang dilantik secara bertulis. Pengerusi terdiri dari pegawai dalam kumpulan Pengurusan dan Profesional.

1.2Jawatankuasa Penilaian Teknikal Sebut Harga Bekalan/Perkhidmatan terdiri dari 3 orang dilantik secara bertulis. Pengerusi terdiri dari pegawai dalam kumpulan Pengurusan dan Profesional.

1.3Jawatankuasa Penilaian Harga Sebut Harga Bekalan/Perkhidmatan terdiri dari 3 orang dilantik secara bertulis. Pengerusi terdiri dari pegawai dalam kumpulan Pengurusan dan Profesional.

1.4Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga Kerja terdiri dari 3 orang dilantik secara bertulis. Pengerusi terdiri dari pegawai dalam kumpulan Pengurusan dan Profesional.

1.5Jawatankuasa Sebut Harga terdiri dari 3 orang dilantik secara bertulis. Pengerusi terdiri dari Pengurus Sekolah.

BAHAGIAN H: PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Surat lantikan Pegawai Aset dari Pegawai Pengawal ada difailkan dan dikemaskini?

2Surat lantikan 2 orang Pegawai Pemeriksa dari Pegawai Pengawal ada difailkan dan dikemaskini?

3Surat lantikan 2 orang Lembaga Pemeriksa dari Pegawai Pengawal ada difailkan dan dikemaskini?

4Adakah aset yang diterima dari orang awam/swasta (sumbangan) telah mendapat kelulusan Jabatan?

5Sila semak secara sampel KEW. PA 2 dan KE. PA 3 untuk pastikan perkara berikut:

5.1Bandingkan tarikh terima aset dengan tarikh daftar disediakan, adakah aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh aset diterima?

5.2Adakah aset dicatat nombor siri seperti yang tercatat didaftar?

5.3Adakah aset dilabel Hak Kerajaan Malaysia?Semakan di sekolah sahaja

6Sila semak KEW.PA 4 (Senarai Daftar Harta Modal) dan KEW.PA 5 (Senarai Daftar Inventori), adakah dokumen tersebut dikemaskini dengan lengkap?

7Sila semak secara sampel KEW.PA 6 (Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori), adakah dokumen tersebut dikemaskini dengan lengkap?

8Sila semak secara sampel KEW.PA 7 (Senarai Aset Di Lokasi), adakah dikemaskini dengan lengkap?Semakan di sekolah sahaja

9Sila semak KEW.PA 8 (Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori), adakah dokumen disediakan dan dikemukakan ke Jabatan.

10Adakah pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun terhadap semua aset/inventori?

11Adakah KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 disediakan dan dihantar ke Jabatan?

12Adakah maklumat pemeriksaan aset ada dicatat didalam daftar?

13Adakah aset yang usang dilupuskan mengikut peraturan?

Telah mendapat Sijil Pelupusan.

Dilupuskan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan.

17Adakah aset yang telah dilupuskan dicatat di dalam daftar?

BAHAGIAN I: BUKU TUNAI, AKAUN SUBSIDIARI DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK KUMPULAN WANG KERAJAANSila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan. Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan.Bab 6, TPPKWS (Edisi2012)

- m/s 69 hingga m/s 72.

1.1Catatan Terimaan dibuat mengikut turutan berdasarkan Resit Rasmi Pejabat.

1.2Catatan Bayaran dibuat mengikut turutan berdasarkan Baucar Bayaran.

1.3Lajur Peruntukan yang digunakan adalah betul. (rujuk para 6.4, TPPKWS m/s71)

1.4Lajur Masuk Bank di Bahagian Terimaan dilengkapkan.

1.5Setiap urusniaga terimaan dan bayaran disemak dan ditandatangan ringkas di lajur T.T oleh Pengurus Sekolah.

1.6Kesilapan tidak dipadam, tetapi dipotong dengan satu garisan dan catatan yang betul ditulis di bahagian atas catatan asal serta ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

1.7Ruangan kosong dibuat garisan lintang dari atas kanan ke bawah kiri di bahagian bayaran dan terimaan menggunakan dakwat kekal.

1.8Buku Tunai diimbang pada setiap akhir bulan tanpa menunggu penyata akaun bank.

1.9Jika catatan terimaan atau bayaran memerlukan lebih dari satu muka, terimaan dan bayaran dijumlahkan dalam setiap muka surat.

1.10Baki pada akhir bulan menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.

1.11Buku Tunai yang telah diimbang ditandatangani dengan tarikh oleh sekurang-kurangnya penyedia dan pengesah.

1.12Juruaudit Dalam ada membuat auditan berkala dan menurunkan tandatangan di Buku Tunai bulan auditan dibuat.

2Akaun Subsidiari Kumpulan Wang KerajaanPara 6.5, TPPKWS (Edisi2012)

m/s 73.

2.1Setiap peruntukan yang memerlukan Akaun Subsidiari ada diselenggarakan.(Rujuk surat edaran dari Bahagian Akaun, Kementerian dalam KP.AK.SEK/500-5(40) bertarikh 30 Mac 2012)

2.2Dikemaskini mengikut turutan urusniaga.


BAHAGIAN I: BUKU TUNAI, AKAUN SUBSIDIARI DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK KUMPULAN WANG KERAJAAN (SAMBUNGAN)

Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan. Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

3Penyata Penyesuaian Bank Kumpulan Wang KerajaanPara 6.7, TPPKWS (Edisi2012)Para 6.7.2(b), TPPKWS (Edisi2012): sekolah yang mempunyai 1 akaun bank hanya perlu menyediakan satu penyata penyesuaian bank.

3.1Penyata akaun bank dicop tarikh terima dan difailkan mengikut kumpulan wang.

3.2Penyata Penyesuaian Bank disediakan dalam tempoh 7 hari dari tarikh penyata diterima.

3.3Faedah bank dan caj bank bulan semasa dicatat dalam penyata penyesuaian bulan semasa tetapi direkod ke dalam buku tunai pada bulan berikutnya.

3.4Resit Rasmi Pejabat bagi faedah bank yang diterima dikeluarkan berdasarkan penyata akaun bank.

3.5Baucar Bayaran tanpa cek bagi caj bank disediakan berdasarkan penyata akaun bank.

3.6Caj bank direkod di Buku Tunai kumpulan yang berkenaan dan dicaj di bawah lajur LPBT bagi Kumpulan Wang Kerajaan/asrama atau Pelbagai/Sumbangan bagi Kumpulan Wang SUWA.

3.7Penyata Penyesuaian ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah serta difailkan dengan sempurna.

BAHAGIAN J: BUKU TUNAI, AKAUN SUBSIDIARI DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK KUMPULAN WANG ASRAMA

Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama.Bab 6, TPPKWS (Edisi2012)

- m/s 69 hinggam/s 72.

1.1Catatan terimaan dibuat mengikut turutan berdasarkan Resit Rasmi Pejabat.

1.2Catatan bayaran dibuat mengikut turutan berdasarkan Baucar Bayaran.


1.4Lajur Masuk Bank di bahagian terimaan dilengkapkan.


1.6Kesilapan tidak dipadam, tetapi dipotong dengan satu garisan dan catatan yang betul ditulis dibahagian atas catatan asal serta ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

1.7Ruangan kosong dibuat garisan lintang dari atas kanan ke bawah kiri di bahagian bayaran dan terimaan.






2Akaun Subsidiari Kumpulan Wang Asrama.Para 6.5, TPPKWS (Edisi2012)

m/s 73.

2.1Setiap peruntukan yang memerlukan Akaun Subsidiari ada diselenggarakan.

(Rujuk surat edaran dari Bahagian Akaun, Kementerian dalam KP.AK.SEK/500-5(40) bertarikh 30 Mac 2012)



BAHAGIAN J: BUKU TUNAI, AKAUN SUBSIDIARI DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK KUMPULAN WANG ASRAMA (SAMBUNGAN)Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

3Penyata Penyesuaian Bank Kumpulan Wang Asrama.Para 6.7, TPPKWS (Edisi2012)Para 6.7.2(b), TPPKWS (Edisi2012): sekolah yang mempunyai 1 akaun bank hanya perlu menyediakan satu penyata penyesuaian bank.




3.4Resit Rasmi Pejabat bagi faedah bank yang diterima dikeluarkan pada tarikh penyata akaun bank diterima.

3.5Baucar Bayaran tanpa cek bagi caj bank perlu disediakan berdasarkan salinan penyata akaun bank yang diakui sah.



BAHAGIAN K: BUKU TUNAI, AKAUN SUBSIDIARI DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK KUMPULAN WANG SUWASila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA.Bab 6, TPPKWS (Edisi2012)

- m/s 69 hinggam/s 72.

1.1Catatan terimaan dibuat mengikut turutan berdasarkan Resit Rasmi Pejabat.

1.2Catatan bayaran dibuat mengikut turutan berdasarkan Baucar Bayaran.


1.4Lajur Masuk Bank di bahagian terimaan dilengkapkan.


1.6Kesilapan tidak dipadam, tetapi dipotong dengan satu garisan dan catatan yang betul ditulis dibahagian atas catatan asal serta ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

1.7Ruangan kosong dibuat garisan lintang dari atas kanan ke bawah kiri di bahagian bayaran dan terimaan.






2Akaun Subsidiari Kumpulan Wang SUWA.Para 6.5, TPPKWS (Edisi2012)

m/s 73.

2.1Setiap peruntukan yang memerlukan Akaun Subsidiari ada diselenggarakan.

(Rujuk surat edaran dari Bahagian Akaun, Kementerian dalam KP.AK.SEK/500-5(40) bertarikh 30 Mac 2012)



BAHAGIAN K: BUKU TUNAI, AKAUN SUBSIDIARI DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK KUMPULAN WANG SUWA (SAMBUNGAN)Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan. Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

3Penyata Penyesuaian Bank Kumpulan Wang SUWA.Para 6.7, TPPKWS (Edisi2012)Para 6.7.2(b), TPPKWS (Edisi2012): sekolah yang mempunyai 1 akaun bank hanya perlu menyediakan satu penyata penyesuaian bank.




3.4Resit Rasmi Pejabat bagi faedah bank yang diterima dikeluarkan pada tarikh penyata akaun bank diterima.

3.5Baucar Bayaran tanpa cek bagi caj bank perlu disediakan berdasarkan salinan penyata akaun bank yang diakui sah.



BAHAGIAN L : KAWALAN TERIMAANSila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Perakuan semakan buku resit dibuat di helaian pertama salinan pejabat.

2Resit sementara tidak digunakan sebagai perakuan terima wang tunai.

3Tiada pindaan pada Resit Rasmi Pejabat/Murid.

4Resit asal dan salinan yang silap ditulis/rosak dibatalkan dan dikepilkan di dalam buku resit.

5Resit Rasmi hanya dibatalkan oleh pegawai yang menandatangani resit.

6Resit Rasmi Pejabat yang dibatalkan direkodkan dalam buku tunai pada hari yang sama.

7Pengeluaran Buku Resit

7.1Penerimaan dan pengeluaran stok buku resit direkod di dalam Daftar Stok Buku Resit.

7.2Buku resit hanya dikeluarkan kepada pegawai yang diberi kuasa menerima wang awam.

7.3Daftar Stok Buku Resit ditandatangani oleh pegawai yang menerima buku resit.

7.4Pengeluaran stok buku resit adalah mengikut susunan nombor siri.

7.5Baki helaian Resit Rasmi Murid yang digunakan semula pada tahun berikutnya direkod semula di dalam Daftar Stok Buku Resit.

8Kutipan Di Kelas/Asrama

8.1Resit Rasmi Murid ditulis dan ditandatangan oleh guru/pegawai yang diberi kuasa.

8.2Nombor dan nilai Resit Rasmi Murid yang dikeluarkan direkod di dalam Jadual Kedatangan Murid/Daftar Penghuni Asrama.

8.3Setiap jenis kutipan yang dibuat telah mendapat kelulusan pungutan dari Pendaftar.

9Serahan Kutipan Ke Pejabat

9.1Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat digunakan sebagai dokumen serahan kutipan ke pejabat.

9.2Kutipan diserahkan pada hari yang sama kutipan dibuat.

9.3Buku Resit Rasmi Murid diserahkan bersama wang tunai.

9.4Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan kepada Guru yang membuat serahan kutipan.

BAHAGIAN L : KAWALAN TERIMAAN (SAMBUNGAN)Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

10Terimaan Di Pejabat

10.1Resit Rasmi Pejabat ditulis dan ditandatangani oleh dua orang yang berbeza yang diberi kuasa.

10.2Terimaan melalui pos direkod di dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos.

10.3Resit Rasmi Pejabat direkod ke dalam Buku Tunai kumpulan wang yang berkenaan pada hari yang sama.

11Terimaan/Kutipan Melalui Cek

11.1Cek dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

11.2Pelarasan Buku Tunai (Bahagian bayaran kontrak cek tak laku) dibuat bagi cek yang ditolak oleh bank.

11.3Cek tak laku direkod ke dalam Daftar Cek Tak Laku

11.4Kutipan didapatkan balik bagi cek tak laku.

12Kemasukkan Terimaan Ke Akaun Bank

12.1Wang tunai melebihi RM500 dibankkan pada hari yang sama.

12.2Wang tunai + cek + lain-lain jenis terimaan melebihi RM2,000 dibankkan pada hari yang sama.

12.3Semua terimaan (tanpa mengira jumlah) dibankkan pada atau sebelum akhir bulan.

12.4Slip masuk bank (bank-in slip) disediakan mengikut akaun bank.

12.5Bank-in slip yang telah diakui terima oleh pihak bank disemak dan ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

12.6Bank-in slip yang telah disemak difailkan dengan sempurna.

12.7Resit kemasukkan wang melalui cash deposit machine (CDM) hendaklah dibuat salinan dan disemak serta ditandatangani oleh Pengurus Sekolah.

12.8Resit CDM asal dan salinan yang telah disemak difailkan dengan sempurna.

12.9Wang terimaan/kutipan tidak dibelanjakan sebelum wang tersebut dibankkan.

BAHAGIAN L : KAWALAN TERIMAAN (SAMBUNGAN)Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan.

Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

13Deposit DiterimaPara 4.4.3, TPPKWS (Edisi2012) m/s26&27.

13.1Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan kepada pembayar deposit.

13.2Deposit direkod di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (lajur Pelbagai) dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.

13.3Deposit dikembalikan kepada pembayar deposit dalam tempoh 7 hari dari tarikh tamat perjanjian.

13.4Bayaran balik deposit adalah berdasarkan Resit Rasmi Pejabat asal yang dikemukakan oleh pembayar deposit.

14Sewaan Para 4.4.4, TPPKWS (Edisi2012) m/s27.

14.1Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan kepada pembayar.

14.2Sewaan direkod di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (lajur caj/sewaan kantin atau lajur caj/sewaan lain).

14.3Daftar Sewaan bagi setiap jenis sewaan ada diselenggara dengan sempurna.

15Akaun Belum Terima (ABT)Bab 10, TPPKWS (Edisi2012) m/s125-128

15.1Semua terimaan/kutipan yang sepatutnya diterima telah diterima dalam tahun semasa.Bil. Kes ABT

:

Nilai ABT

:

RM

Tempoh ABT

:

15.2Daftar Akaun Belum Terima (Lampiran10-1) ada diselenggarakan.

15.3Tindakan mengutip ABT ada dibuat dan direkodkan/difailkan.

15.4ABT yang telah mencapai usia 6 tahun dikemukakan ke Bahagian Kewangan, Kementerian untuk hapus kira ABT.

16Kutipan Melalui BankPara 4.4., TPPKWS (Edisi2012) m/s24-26.

16.1Kelulusan Bahagian Akaun. Kementerian Pelajaran telah diperolehi.

16.2Resit Rasmi Murid dikeluarkan oleh guru kelas berdasarkan Bank-in slip yang telah diakui terima oleh pihak bank.

16.3Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat disediakan dan disertakan dengan bank-in slip dan buku resit.

16.4Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan kepada guru kelas berdasarkan tarikh serahan ke pejabat.

16.5Daftar Slip Bayar Masuk Bank diselenggara dengan baik.

BAHAGIAN M : KAWALAN PERBELANJAAN Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan. Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

1Nota Minta

1.1Borang Nota Minta digunakan bagi setiap perolehan, kecuali pembayaran melalui Panjar Wang Runcit, AP96(a) dan tuntutan pegawai/guru.

1.2Nota Minta disediakan oleh pemohon dan diluluskan oleh Pengurus Sekolah.

2Pesanan Sekolah

2.1Pesanan Sekolah digunakan bagi setiap perolehan, kecuali pembayaran melalui Panjar Wang Runcit, AP96(a) dan tuntutan pegawai/guru.

2.2Pesanan Sekolah didaftarkan di dalam Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah.

2.3Pesanan Sekolah ditandatangani oleh Pengurus Sekolah.

2.4Perakuan Mengenai Mutu dilengkapkan dengan tandatangan pembekal beserta tarikh.

2.5Perakuan mengenai penerimaan barangan/kerja yang dipesan dilengkapkan dengan tandatangan penerima (wakil sekolah) beserta tarikh. Daftar stok/harta modal ada dinyatakan, jika berkenaan.

3Bil/Inbois Pembekal

3.1Bil/Inbois dicop tarikh terima dan direkod ke dalam Daftar Bil.

3.2Bil/Inbois dicop lupus atas urusan rasmi kerajaan dan ditandatangani Pengurus Sekolah.

3.3Sijil Akuan Penyempurnaan/Delivery Order hendaklah dikemukakan oleh pembekal bagi perolehan barang/bekalan.

4Pembayaran

4.1Semua bil/inbois dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima.

4.2Baucar Bayaran bernilai kurang RM10,000 diperakukan oleh 2 orang pegawai yang diberi kuasa.

4.3Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas diperakukan oleh 3 orang pegawai yang diberi kuasa.

4.4Pembayaran dibuat berdasarkan dokumen yang lengkap.

4.5Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan telah dicop SUDAH/TELAH BAYAR.

4.6Salinan cek dikepilkan bersama baucar bayaran

4.7Pembayaran direkod ke dalam Buku Tunai dan akaun subsidiari kumpulan wang yang berkenaan pada hari yang sama.

4.8Baucar Bayaran difailkan dengan sempurna mengikut tahun kewangan dan kumpulan wang.

BAHAGIAN M : KAWALAN PERBELANJAAN (Sila nyatakan YA atau TIDAK atau T/B, dan nyatakan ulasan berkenaan penemuan, jika ada, di ruang catatan)Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

5Cek Sekolah

5.1Buku cek direkod ke dalam Daftar Stok Buku Cek.

5.2Perakuan semakan oleh Pengurus Sekolah dicatat di belakang keratan cek yang terakhir.

5.3Cek sekolah tidak dibuka palang, kecuali cek rekupmen PWR, AP96(a) dan bayaran kepada penerima tiada akaun bank.

5.4Cek atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar hanya dikeluarkan bagi rekupmen Panjar Wang Runcit dan AP96(a).

5.5Cek tamat tempoh laku/rosak yang telah direkod di dalam Buku Tunai dikeluarkan resit.

5.6Cek yang telah dibatalkan direkod ke dalam Daftar Cek Batal.

6Syarat Perolehan

6.1Perolehan bernilai melebihi RM20,000 bagi setiap jenis item setahun telah mendapat kelulusan KPTJ kecuali item yang telah diberi kelulusan khas oleh KPTJ.

6.2Perolehan harta modal melebihi had yang ditetapkan telah mendapat kelulusan KPTJ.

6.3Perolehan ICT tidak dibuat menggunakan peruntukan LPBT.

6.4Perolehan ICT telah mendapat kelulusan JKICT sebelum perolehan dibuat.

6.5Kelulusan kegunaan lain wang SUWA telah diperolehi kecuali bagi kegunaan yang telah diberi kelulusan khas oleh KPTJ

6.6Perolehan bekalan/perkhidmatan yang tersenarai di dalam kontrak bermasa Kementerian Pelajaran/Kontrak Pusat Kementerian Kewangan dibuat dari pembekal yang dilantik.

6.7Perolehan kerja bernilai RM20,000 dan keatas bagi satu kerja dibuat secara Sebut Harga.

6.8Perolehan bekalan/perkhidmatan bernilai RM50,000 dan keatas bagi setiap jenis item setahun dibuat secara Sebut Harga.

BAHAGIAN M : KAWALAN PERBELANJAAN (SAMBUNGAN)Sila tandakan (YA) atau (TIDAK) atau jika tidak berkenaan, sila catatkan T/B di ruangan catatan. Jika penemuan adalah (TIDAK), sila catatkan ulasan/penemuan di ruangan catatan. Bil.PerkaraPenemuan

Catatan

7Akaun Belum BayarBab 9, TPPKWS (Edisi2012)

7.1Semua perbelanjaan yang dibuat dalam tahun semasa dibayar sebelum 31 Disember tahun tersebut.Bil. Kes ABB

:

Nilai ABB

:

RM

Tempoh ABB

:

7.2Daftar Akaun Belum Bayar (Lampiran 9-1) ada diselenggarakan

7.3Tindakan/usaha untuk membayar ABB ada diambil dan difailkan.

7.4ABB yang mencapai usia 3 tahun dikemukakan ke Bahagian Akaun, Kementerian untuk permohonan pelarasan ABB.

8Panjar Wang Runcit (PWR)Bab 7, TPPKWS (Edisi201)

8.1Had dana PWR seperti yang diluluskan oleh KPTJ.

8.2Setiap pembayaran disokong dengan Baucar Kecil PWR dan dokumen sokongan lain (resit/bil tunai/perakuan mendahulukan wang).

8.3Setiap Baucar Kecil PWR diberi nombor siri berturutan.

8.4Setiap pembayaran tidak melebihi RM200 bagi satu bil/tuntutan.

8.5Bil/tuntutan yang melebihi RM200 tetapi tidak melebihi had dana PWR dinyatakan justifikasi dan diluluskan Pengurus Sekolah.

8.6Setiap Baucar Kecil PWR diluluskan oleh Pengurus Sekolah dan dokumen sokongan disahkan oleh Penolong Kanan/Panitia/K.Bidang.

8.7Buku Tunai PWR dikemaskini bagi setiap urusniaga terimaan dan bayaran.

8.8Lampiran Lajur Pelbagai diwujudkan (Lampiran 7-4A) bagi butiran bayaran melebihi lajur disediakan.

8.9Buku Tunai PWR dan Lampiran Lajur Pelbagai ditandatangan beserta tarikh oleh Penyedia dan Pengesah.

8.10Wang tunai PWR disimpan di dalam peti tunai dan disimpan di dalam peti besi/kabinet berkunci.

8.11Adakah tunai + bil tunai/resit + baucar kecil pendahuluan bersamaan dengan had dana PWR yang diluluskan? (Pemeriksaan wang tunai hanya boleh dibuat jika pemantauan dibuat di pejabat sekolah yang dipantau)Tunai

RM

Bil tunai

RM

Baucar kecil

RM

JUMLAH

RM

Dana PWR

RM

BAHAGIAN N : RINGKASAN LAPORAN PEGAWAI PEMANTAU BAGI PENEMUAN MATANKepada,

Pengetua/Guru Besar

Sekolah

Kod Sekolah :

Alamat :

No. Faks : Difaks pada : ..

1.Dimaklumkan bahawa, pihak kami telah membuat pemantauan ke atas pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah tuan pada bertempat di . dan, berikut adalah pegawai yang terlibat dalam pemantauan tersebut:

Nama

:

Jawatan:

Nama

:

Jawatan:

Nama

:

Jawatan:

2.Berdasarkan semakan yang dibuat ke atas dokumen-dokumen kewangan sekolah tuan, berikut adalah penemuan-penemuan yang dianggap matan yang boleh menyumbang kepada teguran audit ke atas pengurusan kewangan sekolah tuan.

2.1. Penemuan Yang Menyumbang Kepada Laporan Khas:(Jika sekolah tidak terlibat dengan penemuan matan, sila catatkan TIADA di ruangan catatan.)

Bil.Penemuan MatanCatatan

1Penyata Kewangan tidak dikemukakan pada atau sebelum 31 Mac Tarikh Serah:Sebab kelewatan:

2Rekod kewangan tidak diselenggara dan dikemas kini.Senarai dokumen yang terlibat:

3Kes penyelewengan dan kehilangan harta awam.Nilai dan jenis:

2.2 Penemuan Yang Menyumbang Kepada Teguran Audit Dalam Pengurusan Bayaran:(Jika sekolah tidak terlibat dengan penemuan matan, sila catatkan TIADA di ruangan catatan.)


1Pembayaran tanpa dokumen sokongan lengkap.Senarai no. baucar/cek:Contoh dokumen tidak lengkap:

2Mengeluarkan cek buka palang/cek tunai selain dari rekupmen PWR, AP96(a) dan penerima tiada akaun bank.Bil. kes :Nilai terlibat : RM

Senarai no. baucar:

3Tidak menggunakan Pesanan Sekolah bagi urusan perolehan kecuali bagi pembayaran PWR.Senarai no. baucar/cek:

4Tidak menggunakan Nota Minta bagi urusan perolehan yang menggunakan Pesanan Sekolah.Senarai no. baucar/cek:

5Pesanan Sekolah tidak dilengkapkan dengan sempurna.Senarai no. baucar/cek:

6Pembayaran melebihi tempoh 14 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima.Senarai no. baucar/cek:

7Mempunyai kes Akaun Belum Bayar (ABB)Bil. kes :

Nilai ABB: RM

8Akaun Belum Bayar dibayar tanpa kelulusan KPTJ.Bil. kes :

Nilai ABB: RM

9Perolehan/perbelanjaan tanpa kelulusan KPTJSenarai no. baucar/cek:

10Tidak mematuhi kontrak bermasa KPM/kontrak panel/pusat perolehan bagi item yang tersenarai di dalam kontrak bermasa KPM/kontrak panel/pusat.Senarai no. baucar/cek:

11Perolehan bagi setiap jenis item berjumlah RM20 ribu setahun dibuat tanpa kelulusan KPTJ.Senarai no. baucar/cek:

12Perolehan bekalan/perkhidmatan bagi setiap jenis item melebihi RM50 ribu setahun tidak dibuat melalui kaedah Sebut Harga.Senarai no. baucar/cek:

13Perolehan kerja bagi setiap kerja bernilai RM20 ribu ke atas bagi satu kerja tidak dibuat melalui kaedah Sebut Harga.Senarai no. baucar/cek:

14Perolehan peralatan ICT tanpa kelulusan JKICT.Senarai no. baucar/cek:

15Peratus Perbelanjaan yang rendah/baki kumpulan wang yang tinggi/defisit.Jumlah terimaan tahun semasa : RMJumlah perbelanjaan tahun semasa : RM

Perbezaan/Baki : RM

2.3. Penemuan Yang Menyumbang Kepada Teguran Audit Dalam Pengurusan Terimaan:

(Jika sekolah tidak terlibat dengan penemuan matan, sila catatkan TIADA di ruangan catatan.)


1Kutipan oleh guru/penyelia asrama lewat diserahkan ke pejabat.Nilai kutipan terlibat: RM

2Terimaan lewat dibankkan.Nilai terimaan terlibat: RM

Sebab berlaku:

3Terimaan tidak diperakaunkan.Nilai terimaan tidak diperakaunkan: RM

Sebab berlaku:

4Resit Rasmi tidak dikeluarkan sebagai perakuan terimaan.Nilai kutipan terlibat: RM

Sebab berlaku:

5Menggunakan resit tidak rasmi/sementara dalam memperakui terimaan/kutipan.Nilai kutipan terlibat: RM

Sebab berlaku:

6Kutipan dari pelajar tanpa kelulusan Pendaftar.Nilai kutipan terlibat: RM

Senarai kutipan terlibat:

7Mempunyai kes Akaun Belum Terima (ABT)Bil. kes :

Nilai ABT: RM

8Bantuan Per Kapita terlebih tuntut tidak dikembalikan.Bil. Murid 1 Okt :

Bil. Murid 1 Jun :

Perbezaan :

Jumlah sepatutnya dikembalikan : RM

3.Sehubungan dengan itu, pihak tuan diminta mengambil tindakan segera terhadap penemuan ini dan sila berikan maklum balas bertulis kepada kami pada atau sebelum . Maklumbalas tersebut hendaklah dikemukakan dengan cara berikut:

3.1. Melalui pos/serahan tangan ke alamat berikut:

..

..

...

...

3.2. dan, difakskan ke nombor untuk perhatian Encik/Puan .......................

Nombor telefon pegawai : ...

Sekian, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARASaya yang menurut perintah,

(Tandatangan dan cop rasmi Ketua Sektor / Pegawai

Pelajaran Daerah / Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah

/ Akauntan / Penolong Akauntan )

Tarikh:BAHAGIAN O : RINGKASAN LAPORAN PEGAWAI PEMANTAU BAGI TIADA PENEMUAN MATANKepada,

Pengetua/Guru Besar

Sekolah

Kod Sekolah :

Alamat :

No. Faks : Difaks pada : ..

1.Dimaklumkan bahawa, pihak kami telah membuat pemantauan ke atas pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah tuan pada bertempat di . dan, berikut adalah pegawai yang terlibat dalam pemantauan tersebut:

Nama

:

Jawatan:

Nama

:

Jawatan:

Nama

:

Jawatan:

2.Berdasarkan semakan yang dibuat ke atas dokumen-dokumen kewangan sekolah tuan, pihak kami tidak menemui apa-apa penemuan yang dianggap matan yang boleh menyumbang kepada teguran audit terhadap pengurusan kewangan sekolah tuan.

3.Walaubagaimana pun, pihak tuan diminta memberikan maklum balas berkenaan perkara berikut:

Bil.Penemuan

4.Sehubungan dengan itu, pihak tuan diminta memberikan maklum balas bertulis kepada kami pada atau sebelum . Maklumbalas tersebut hendaklah dikemukakan dengan cara berikut:

4.1. Melalui pos/serahan tangan ke alamat berikut:

..

..

...

...

4.2. dan, difakskan ke nombor untuk perhatian Encik/Puan .......................

Nombor telefon pegawai : ...

Sekian, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARASaya yang menurut perintah,

(Tandatangan dan cop rasmi Ketua Sektor / Pegawai

Pelajaran Daerah / Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah

/ Akauntan / Penolong Akauntan )

Tarikh:

s.k.:

Pengarah Pelajaran Melaka

Jabatan Pelajaran Melaka

Jalan Istana

Peti Surat No. 62

75450, Melaka.

Fail penyelaras

s.k.:

Pengarah Pelajaran Melaka

Jabatan Pelajaran Melaka

Jalan Istana

Peti Surat No. 62

75450, Melaka.

Fail penyelaras

16 | 23

senarai semak pengurusan kumpulan wang sekolah (edisi2013)

Documents