senarai semak pengurusan kewangan berasaskan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN BERASASKAN INDEKS AKAUNTABILITI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

2016

ISI KANDUNGAN

Pendahuluan

1

Senarai Semak Pengurusan Kewangan

A Kawalan Pengurusan 2 – 5

B Kawalan Bajet 5 – 8

C Kawalan Terimaan 8 – 13

D Pengurusan Perolehan 13 – 17

E Kawalan Perbelanjaan 17 – 21

F Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang

Amanah Dan Deposit

21 – 26

G Pengurusan Aset Dan Stor 26 – 34

F Pengurusan Kenderaan Kerajaan 34 – 37

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEWANGAN

M/S 1

PENDAHULUAN Senarai Semak Pengurusan Kewangan Berasaskan Indeks Akauntabiliti ini disediakan

bertujuan memberi panduan umum khususnya kepada semua Ketua Jabatan di

Kementerian Kesihatan Malaysia yang bertanggungjawab terhadap pengurusan

kewangan di Pusat Tanggungjawab masing-masing supaya dapat melaksanakan

tugas dengan cekap, berkesan dan teratur. Senarai semak ini disediakan berdasarkan

kepada undang-undang dan peraturan kewangan yang berkuat kuasa pada masa ini.

Bagi memantapkan pengurusan kewangan di Pusat Tanggungjawab masing-masing,

Ketua Jabatan yang berkenaan perlu mengemaskinikannya dari semasa ke

semasa selaras dengan undang-undang dan peraturan yang terkini.

Adalah diharapkan supaya panduan ini dapat membantu semua Pusat

Tanggungjawab di Kementerian Kesihatan Malaysia mengekalkan prestasi

pengurusan kewangan di tahap yang CEMERLANG setiap tahun.

Cawangan Audit Dalam

Kementerian Kesihatan Malaysia

JULAI 2016


M/S 2

BIL. SENARAI SEMAK YA TIDAK TB

A Kawalan Pengurusan

A1 Struktur Organisasi

A1.1 Carta Organisasi

1. Carta Organisasi disediakan (softcopy diterima).

2. Carta Organisasi lengkap (softcopy diterima).

3. Carta Organisasi dikemas kini (softcopy diterima).

4. Carta Organisasi dipamerkan.

5. Carta Organisasi dipamerkan dengan lengkap dan kemas kini.

A1.2 Penurunan Kuasa / Surat Lantikan

1.

Semua pegawai terlibat dengan pengurusan kewangan diberikan kuasa/dilantik secara bertulis (atas nama jawatan) oleh KSU (di mana berkenaan).

(bajet, terimaan, perbelanjaan, perolehan, amanah serta aset & stor).

2. Penurunan kuasa secara khusus oleh Ketua Jabatan diberikan kepada pegawai yang terlibat dalam kutipan (kutipan secara manual dan elektronik).

3. Penurunan kuasa secara khusus oleh Ketua Jabatan diberikan kepada pegawai yang terlibat dalam bayaran (mengesah dan memperakui baucar).

A2 Sistem Dan Prosedur

A2.1 Manual Prosedur Kerja

1. Manual Prosedur Kerja disediakan dengan lengkap.

(mengandungi 8 perkara utama).

2. Manual Prosedur Kerja dikemas kini.

A2.2 Fail Meja

1. Fail Meja disediakan bagi setiap individu dan bagi setiap jawatan.

2. Fail Meja disediakan dengan lengkap (mengandungi 14 perkara utama).

3. Fail Meja sentiasa dikemas kini.

A2.3 Proses Kerja Kewangan

1. Proses kerja berkaitan pengurusan kewangan disediakan.

2. Proses kerja berkaitan pengurusan kewangan dikemas kini.


M/S 3


A2.4 Pemeriksaan Dalaman / Mengejut

1. Pemeriksaan dalaman (AP308) dijalankan oleh Ketua Jabatan atau wakil yang dilantik.

2. Pemeriksaan dalaman dijalankan terhadap sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan termasuk perakaunan aset awam.

3. Direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut dengan lengkap.

4. Pemeriksaan mengejut (AP309) dijalankan oleh Ketua Jabatan.

(tidak boleh diwakilkan kepada pegawai lain).

5. Pemeriksaan mengejut meliputi peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga.

6. Dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh enam bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan dijalankan.

7. Direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut dengan lengkap.

A3 Jawatankuasa dan Audit Dalam

A3.1 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

- Pelaksanaan di peringkat PTJ1 dan PTJ 2 sahaja

1. JPKA ditubuhkan.

2. Keahlian JPKA adalah seperti yang ditetapkan oleh pekeliling.

3. JPKA bermesyuarat 3 bulan sekali.

4. Minit mesyuarat disediakan.

5. Bincang perkara ditetapkan mengikut pekeliling.

6. Laporan Suku Tahun disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Bahagian Kewangan, IPKKM dalam tempoh ditetapkan.

- Tindakan PTJ 1 dan PTJ 2 sahaja

7. Laporan Suku Tahun disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh ditetapkan.

- Tindakan Bahagian Kewangan, IPKKM sahaja

8. Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas.

A3.2 Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian (JTPK)

- Pelaksanaan di peringkat Kementerian sahaja

1. JTPK ditubuhkan.


M/S 4


2. Keahlian JTPK adalah seperti yang ditetapkan oleh pekeliling.

3. Takwim mesyuarat disediakan.

4. JTPK bermesyuarat sekurang-kurangnya sebulan sekali atau seperti yang ditetapkan oleh Pengerusi.

5. Bincang perkara ditetapkan mengikut pekeliling.



A3.3 Jawatankuasa Audit (JKA)


1. Keahlian Jawatankuasa Audit adalah seperti yang ditetapkan.

2. Bermesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali setahun.

3. Rancangan Audit Tahunan, Cawangan Audit Dalam dibincang oleh JKA.

4. Laporan Audit Dalam atau Jabatan Audit Negara dibentang/dibincang dalam Mesyuarat JKA.

5. Salinan minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh yang ditetapkan.


A3.4 Unit Audit Dalam


1. Rancangan Tahunan Audit Dalam disediakan.

2. Rancangan Tahunan Audit Dalam diluluskan oleh KSU.

3. Rancangan Tahunan Audit Dalam dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia.

4. Rancangan Tahunan Audit Dalam dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh yang ditetapkan.

5. Laporan Tahunan Audit Dalam disediakan.

6. Laporan Tahunan Audit Dalam diluluskan oleh KSU.

7. Laporan Tahunan Audit Dalam dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia.


M/S 5


8. Laporan Tahunan Audit Dalam dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh yang ditetapkan.

A3.5 Jawatankuasa Integriti Dan Tadbir Urus (JITU)


1. JITU ditubuhkan.

2. Pengerusi/ahli dilantik mengikut arahan.

3. Bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 4 bulan dan diadakan dalam bulan Januari, Mei dan September setiap tahun.

4. Bincang perkara yang ditetapkan oleh pekeliling.


6. Laporan dihantar kepada Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK)/Suruhanjaya Pencegah Rasuah Malaysia (SPRM) setiap 4 bulan sekali.

A4 Pengurusan Sumber Manusia

A4.1 Pusingan Tugas

1. Pusingan tugas ditetapkan/dirancang.

2. Pusingan tugas dilaksanakan.

A4.2 Latihan

1. Latihan berkaitan pengurusan kewangan dirancang.

2. Latihan pengurusan kewangan yang dirancang, dilaksanakan.

3. Setiap pegawai dilatih sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun (ditangguhkan).

4. Latihan diberi berkaitan dengan tugas yang dilaksanakan.

B Kawalan Bajet

B1 Penyediaan Bajet

1. Kerangka Pengurusan Prestasi Aktiviti (APMF) disediakan dan disahkan oleh Ketua Aktiviti melalui aplikasi MyResult.

- Tindakan Ketua Aktiviti sahaja

2. Kerangka Pengurusan Prestasi Program (PPMF) disemak dan disahkan oleh Ketua Program melalui aplikasi MyResult.

- Tindakan Ketua Program sahaja


M/S 6


3. Ringkasan Eksekutif Kementerian (MES) disemak dan disahkan oleh KSU.


4.

Ringkasan Eksekutif Kementerian (MES) Tahun Kewangan 20XX (tahun berikut) dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia melalui aplikasi MyResult sebelum 5 April tahun kewangan semasa.


5.

Laporan Bajet Program Dan Prestasi Tahun Kewangan 20XX (tahun berikut) dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara, Perbendaharaan Malaysia sebelum 30 Jun tahun kewangan semasa.


B2 Pengagihan Peruntukan

1.

Waran Peruntukan Kecil bagi Perbelanjaan Mengurus dikeluarkan dengan kadar segera kepada PTJ dan Agensi Pelaksana tidak lewat daripada 31 Januari tahun kewangan semasa.

- Tindakan Bahagian Kewangan IPKKM dan Jabatan/Program/ Bahagian yang mempunyai PTJ di bawah seliaan sahaja

B3 Kelulusan Pindah Peruntukan

B3.1 Perbelanjaan Mengurus

1.

Waran pindah peruntukan bagi perkara berikut ditandatangani oleh KSU atau wakil yang diberi kuasa secara bertulis:

i) Di Antara Objek Am Di Dalam Aktiviti Yang Sama. ii) Di Antara Aktiviti Di Dalam Program Yang Sama. iii) Di Antara Program.

2.

Kelulusan Perbendaharaan telah diperoleh sebelum waran pindah peruntukan bagi perkara-perkara berikut ditandatangani:

i) Daripada Objek 10000 Kepada Objek Am Lain. ii) Yang Melibatkan Dasar Baru Atau One Off. iii) Yang Melibatkan Peruntukan Badan Berkanun.

3.

Semua salinan waran pindah peruntukan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember tahun kewangan berkenaan.


4. Pindah peruntukan direkodkan dengan tepat dan lengkap dalam buku vot.

B3.2 Perbelanjaan Pembangunan

1. Waran pindah peruntukan hanya ditandatangani oleh KSU sahaja.

2. Pindah peruntukan melebihi 50% daripada peruntukan tahunan asal telah mendapat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.


M/S 7


3. Tiada pindah peruntukan melebihi siling rancangan pembangunan lima tahun semasa bagi sesuatu butiran.

4.

Kelulusan Perbendaharaan telah diperoleh sebelum pindah peruntukan bagi perkara-perkara berikut dibuat:

i) Tambahan Kepada Butiran Yang Telah Dikurangkan Melalui Pindah Peruntukan.

ii) Pengurangan Kepada Butiran Yang Telah Ditambah Melalui Pindah Peruntukan.

iii) Pindah Peruntukan Ke Atas Butiran Yang Disediakan Peruntukan Tetapi Pelaksanaannya Ditangguhkan.

iv) Pindah Peruntukan Ke Atas Butiran Yang Tidak Disediakan Sebarang Peruntukan.

5.

Semua waran pindah peruntukan dan salinannya dikemukakan kepada pihak-pihak yang berkenaan tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh waran ditandatangani.

- Tindakan Jabatan/Program/Bahagian yang mempunyai PTJ di bawah seliaan sahaja

6.

Semua salinan waran pindah peruntukan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia tidak lewat daripada 31 Disember tahun kewangan berkenaan.


7. Pindah peruntukan direkodkan dengan tepat dan lengkap dalam buku vot.

B4 Pemantauan Kemajuan Projek

1.

Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai Bulanan yang disahkan oleh KSU dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 hari bulan setiap permulaan suku tahun (Januari, April, Julai dan Oktober).


2.

Unjuran Keperluan Aliran Tunai Perbelanjaan Mengurus Dan Pembangunan Tahun Kewangan 20XX (tahun berikut) dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia sebelum 30 Disember tahun semasa.


B5 Pelaporan (Pegawai Pengawal Sahaja)

1.

Laporan Pengecualian disediakan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia melalui aplikasi MyResult bagi perbelanjaan yang tidak mencapai tahap varian bagi tahun sebelumnya dalam tempoh 2 bulan dari tarikh tamat sesuatu tahun kewangan.



M/S 8


B6 Analisis Bajet


B6.1 Perbelanjaan Mengurus

1. Perbelanjaan mempunyai peruntukan.

2. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.

3. Peruntukan diterima dibelanjakan.

4. Peruntukan tambahan/khas/luar jangka/viremen dibelanjakan.

5. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan keseluruhan.

B6.2 Perbelanjaan Pembangunan

1. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.

2. Perbelanjaan mempunyai peruntukan.

3. Peruntukan dibelanjakan lebih daripada 50%.

4. Peruntukan tambahan/khas/luar jangka/viremen dibelanjakan.

5. Peruntukan diterima dibelanjakan.

6. Perbelanjaan sebenar RMK semasa mempunyai anggaran kos projek dan anggaran RMK semasa.

7. Perbelanjaan RMK semasa tidak melebihi harga projek.

8. Perbelanjaan RMK semasa tidak melebihi anggaran RMK semasa.

C Kawalan Terimaan

C1 Kawalan Borang Hasil

C1.1 Penggunaan Borang Hasil

1. Borang hasil direkodkan dengan kemas kini dalam Daftar Borang Hasil (KEW. 67).

2. Borang hasil dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul.

3. Baki stok borang hasil di Daftar bersamaan dengan baki sebenar.

4. Borang hasil yang belum dan sedang digunakan disimpan dengan selamat.

5. Borang hasil yang diterima, disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di belakang helaian pertama salinan pejabat buku resit.


M/S 9


6. Stok borang hasil disemak oleh kedua-dua pegawai yang menyerah dan mengambil alih serta disenaraikan dalam Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (KEW.68) [Lampiran N] semasa pertukaran pemungut.

7. Borang hasil yang dikeluarkan daripada stok, disemak sekurang-kurangnya setiap minggu oleh pemungut atau wakilnya untuk memastikan borang hasil yang belum digunakan masih utuh.

8. Semua borang hasil yang digunakan dalam bulan berkenaan serta baki siri yang belum guna direkodkan dalam Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (KEW.68).

9. Nombor siri akhir borang hasil bulan sebelumnya berturutan dengan nombor siri awal bulan berikutnya.

10. Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (KEW.68) dikemukakan kepada Bahagian Akaun, IPKKM pada akhir setiap bulan.


C2 Penerimaan Wang

C2.1 Pengasingan tugas

1. Pengasingan tugas untuk terimaan diwujudkan.

C2.2 Kebenaran / Kelulusan Menerima Wang

1. Hasil yang dikutip adalah mengikut kadar yang dibenarkan.

2. Semua terimaan sewaan diakaunkan sebagai hasil Kerajaan dan dimasukkan dalam Kumpulan Wang Disatukan.

3.

Penyewaan premis demis mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus berikut:

i) Jawatankuasa Khas di peringkat JKN - permohonan penyewaan di Jabatan Kesihatan/Hospital/Pejabat Kesihatan/Klinik.

ii) Jawatankuasa Khas di peringkat HKL/IKN/PPKK/KLP - permohonan penyewaan di HKL/IKN/PPKK/KLP.

iii) Jawatankuasa Khas di peringkat Bahagian Pengurusan Latihan - permohonan penyewaan di institut-institut latihan KKM.

iv) Jawatankuasa Khas di peringkat Kementerian - permohonan penyewaan di PTJ selain di (i) hingga (iii).

4. Pemohon yang berjaya telah membuat bayaran deposit bersamaan 3 bulan sewaan semasa mengemukakan Surat Setuju Terima.

5. Perjanjian penyewaan dibuat antara penyewa dengan Pesuruhjaya Tanah Persekutuan.

6. Bayaran sewa bulanan termasuk deposit dibayar atas gelaran jawatan Ketua PTJ yang berkenaan.


M/S 10


7. Laporan Bulanan Penyewaan Ruang Bangunan Milik Persekutuan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini serta dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan, IPKKM. [KKM-BPP.UT/200-1/18/17 Jld.2 (42)]

8. Bil Hospital dikeluarkan apabila pesakit discaj.

- Tindakan di peringkat Hospital sahaja

9. Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil Hospital dihantar ke Bahagian Akaun, IPKKM sebelum 14hb bulan berikutnya.


10. Maklumat pesakit direkod dengan lengkap dan kemas kini dalam Daftar Caj (DCH) mengikut siri Nombor Pendaftaran Pesakit (RN).


11. Surat Peringatan dikeluarkan mengikut tempoh ditetapkan.


C2.3 Keselamatan Semasa Kutipan

1. Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat kasyer membuat kutipan hasil.

2. Notis pemberitahuan kepada orang awam untuk meminta resit dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.

3. Ciri-ciri keselamatan wujud bagi kutipan yang dibuat secara mesin beresit/ secara elektronik.

4. Peti Besi: 2 kunci yang berlainan dipegang oleh 2 pegawai yang berlainan.

5. Peti Besi: Hanya wang awam disimpan kecuali dengan kebenaran Perbendaharaan Malaysia.

C2.4 Penerimaan Melalui Mel

1. Daftar Mel/Laporan Mel [bagi sistem e-Terimaan (TK120)] diselenggara oleh pegawai selain daripada juruwang/pegawai yang menyediakan resit.

2. Daftar Mel/Laporan Mel diselenggara dengan lengkap.

3. Daftar Mel/Laporan Mel dikemas kini.

4. Resit dikeluarkan pada hari yang sama.

5. Daftar Mel/Laporan Mel disemak dengan Buku Tunai/Buku Tunai Elektronik (TK100) oleh Pegawai Penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas.

C2.5 Perakuan Penerimaan Wang

1. Resit Rasmi dikeluarkan dengan segera bagi semua kutipan.


M/S 11


2. Resit Rasmi yang dipinda (amaun) dibatalkan.

3. Resit Rasmi yang dibatalkan berserta salinannya dikemukakan untuk diaudit.

4. Resit Rasmi dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis.

C2.6 Perekodan Borang Hasil

1. Setiap Resit Rasmi yang dikeluarkan, direkodkan dalam Buku Tunai pada hari yang sama.

2. Pegawai yang bertanggungjawab, menyemak Buku Tunai dengan Resit Rasmi setiap hari.

3. Semua kutipan direkodkan dengan betul dan tepat dalam sistem e-Terimaan.

4. Semua borang hasil yang hilang, direkodkan dan dilaporkan dengan segera.

5. Buku Tunai KEW.249 berserta borang hasil dan wang kutipan, disemak (dengan menandatangan ringkas di ruangan jumlah kutipan harian) serta dihantar kepada Pemungut Utama.

6.

Resit yang dikeluarkan oleh Pemungut Utama ditampalkan di Buku Tunai KEW.249. Ruangan “Banyaknya diserah kepada Bank/Perbendaharaan, No. Resit Perbendaharaan serta tarikh” diisi.


C2.7 Daftar Kompaun (Unit Inspektorat PKD/PKB/PKK)

- Tindakan di peringkat PKD/PKB/PKK sahaja

1. Daftar Kompaun (Unit Inspektorat) di PKD/PKB/PKK disediakan dengan lengkap dan kemas kini.

2. Kompaun/permit dikutip mengikut kadar yang ditetapkan.

3. Notis kompaun/permit yang dikeluarkan adalah bersiri.

4. Notis kompaun/permit direkodkan dalam Daftar Kompaun.

5. Rayuan pengurangan nilai kompaun diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus.

C3 Kemasukan Pungutan Ke Bank

1. Pungutan telah dimasukkan dengan segera dan diakui terima oleh bank.

2. Penyata Pemungut disediakan tanpa kelewatan.

3. Penyata Pemungut diluluskan dengan segera oleh Pelulus II.


M/S 12


4.

Pengesahan kutipan dimasukkan ke dalam bank (cetakan bank di Penyata Pemungut) diperoleh. Seorang pegawai bertanggungjawab menyemak Penyata Pemungut selepas kutipan dimasukkan ke dalam bank bagi menentukan jumlah sebenar telah dibankkan.

5. Pungutan yang tidak sempat dibankkan, disimpan di tempat berkunci dengan selamat.

6. Semua prosedur pungutan secara online dipatuhi.

7. Sesalinan perjanjian antara Kerajaan dengan service provider ada disimpan.

8. Semua terimaan dipindahkan oleh bank ke dalam akaun Kerajaan mengikut perjanjian dalam tempoh yang ditetapkan.

C4 Perakaunan Terimaan/Hasil

C4.1 Penyata Penyesuaian Hasil

1. Akaun Tunai Bulanan diserahkan kepada Bahagian Akaun, IPKKM dalam tempoh yang ditetapkan.

2.

Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) yang diterima dari Bahagian Akaun, IPKKM disesuaikan dengan Buku Tunai manual/elektronik untuk menentukan segala pungutan yang diserah ke bank telah diambil kira oleh Bahagian Akaun, IPKKM.

3. Penyata Penyesuaian Hasil diserahkan kepada Bahagian Akaun, IPKKM dalam tempoh yang ditetapkan.

4. Penyata Penyesuaian Hasil disediakan dengan tepat.

5. Pelarasan dibuat terhadap item yang tidak dapat disesuaikan.

6. Tindakan diambil untuk menyelesaikan item yang tidak dikenal pasti dan berlarutan dalam Penyata Penyesuaian Hasil.

C4.2 Cek Tak Laku

1. Daftar Cek Tak Laku diselenggara dengan lengkap.

2. Daftar Cek Tak Laku dikemas kini.

3. Pelarasan cek tak laku dibuat di dalam Buku Tunai/Buku Tunai Elektronik.

4. Cek tak laku diganti atau diambil tindakan untuk mendapatkan amaun gantian cek dengan segera.

5. Senarai Cek Tak Laku disediakan dan dilaporkan ke Bahagian Akaun, IPKKM pada akhir tahun. [SPANM Bil. 13 Tahun 2014]


M/S 13


C5 Akaun Belum Terima

1. Penyata Akaun Belum Terima dikemukakan kepada Bahagian Akaun, IPKKM dalam tempoh ditetapkan.

2.

Penyata Akaun Belum Terima dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia dalam tempoh ditetapkan (sebelum 31 Ogos tahun semasa dan 31 Januari tahun berikutnya).

- Tindakan Bahagian Akaun, IPKKM sahaja

3. Akaun Belum Terima dilaporkan dengan tepat.

4. Hapus kira dilaporkan dengan tepat.

5. Jumlah bersih Akaun Belum Terima tidak meningkat melebihi RM10 juta atau 50% berbanding tahun sebelumnya.

6. Jumlah Akaun Belum Terima melebihi 6 tahun tidak meningkat melebihi RM10 juta atau 50% berbanding tahun sebelumnya.

7. Tindakan susulan telah diambil terhadap Akaun Belum Terima.

8. Perakuan hapus kira disediakan bagi bil hospital yang tertunggak mengikut format yang ditetapkan.


9. Hapus kira hasil dibuat sekurang-kurangnya 1 tahun sekali bagi tunggakan melebih 6 tahun.

D Kawalan Perolehan

D1 Kawalan Am Perolehan

D1.1 Perancangan Perolehan

1. Perancangan Perolehan Tahunan dibuat mengikut format dan dikemukakan kepada Bahagian Perolehan dan Penswastaan, IPKKM dalam tempoh yang ditetapkan.

2. Jadual Umum disediakan untuk semua urusan Tender/Sebut Harga yang hendak dilaksanakan.

3. Jadual Pelaksanaan khusus untuk setiap tender disediakan.

- Tindakan Bahagian Perolehan dan Penswastaan, IPKKM sahaja

4.

Perancangan Perolehan Tahunan secara tender dibuat mengikut format dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh yang ditetapkan.



M/S 14


D1.2 Kawalan Am Perolehan : GPIS

1. GPIS dilaksanakan.

2. Semua kategori perolehan, didaftarkan di dalam GPIS.

3. Penyelia dilantik untuk memantau GPIS.

4. Laporan perolehan dikemukakan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JPKA.

D1.3 Kawalan Am Perolehan : e-Perolehan

1. Pasukan Petugas Kementerian/Pasukan Pelaksana Agensi ditubuhkan.

- Pelaksanaan di peringkat Kementerian & JKN sahaja

2. Mesyuarat Pasukan Petugas Kementerian/Pasukan Pelaksana Agensi diadakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

- Pelaksanaan di peringkat Kementerian & JKN sahaja

3. Penggunaan dan pelaksanaan sistem e-Perolehan di peringkat Kementerian dilaporkan kepada Perbendaharaan Malaysia.


4. Prestasi pelaksanaan e-Perolehan di peringkat Jabatan/Agensi dilaporkan kepada Mesyuarat Pasukan Petugas Kementerian.

- Tindakan PTJ 1 sahaja

5. Kementerian telah mencapai 75% daripada jumlah perbelanjaan tahunan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui e-Perolehan.


D2 Pengurusan Perolehan

D2.1 Pembelian Terus

1.

Pembelian terus dibuat bagi bekalan setiap jenis item/perkhidmatan tidak melebihi RM20,000 setahun (pengecualian bagi item dalam perenggan 5 (iv) PK 2.1 dan yang telah mendapat kelulusan khas daripada Perbendaharaan Malaysia).

2. Pembelian terus dibuat bagi kerja requisition yang menggunakan Jadual Kadar Harga tidak melebihi RM50,000 setahun.

3. Pesanan Kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu sebelum bekalan/perkhidmatan diterima.

4. Pesanan Kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

5. Pesanan Kerajaan dicatat dengan lengkap.


M/S 15


6. Satu rekod mengenai Pembelian Terus dikemukakan setiap 3 bulan kepada Bahagian Perolehan Dan Penswastaan, IPKKM.

7. Kajian pasaran dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya 3 tawaran harga daripada pembekal tempatan.

8. Perolehan perkhidmatan pengendalian kursus dan latihan adalah teratur.

D2.2 Kawalan Am Sebut Harga/Tender

1. Peti tawaran Sebut Harga/Tender mempunyai 2 kunci berbeza yang dipegang oleh 2 orang pegawai kanan.

(Hanya melibatkan perolehan melebihi RM50,000 dan ke atas).

2.

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan yang terdiri daripada sekurang-kurangnya 2 pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Kumpulan P&P.

(Hanya melibatkan perolehan melebihi RM50,000 ke atas).

3. Borang Jadual Sebut Harga/Tender diisi dengan lengkap.

4. Pelaksanaan Integrity Pact dipatuhi.

5. Keputusan muktamad Sebut Harga/Tender dipamerkan di dalam laman web/ papan kenyataan PTJ.

D2.3 Pengurusan Sebut Harga

1. Perolehan setiap jenis item yang melibatkan perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000 sehingga *RM1,000,000 dibuat dengan mempelawa Sebut Harga.

2.

Perolehan perkhidmatan percetakan, perkhidmatan agen pengembaraan, bekalan buku cetakan luar negara dan perkhidmatan Multimodal Transport Operator (MTO) sehingga RM50,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

3.

Sebut Harga dibuat dengan mempelawa sekurang-kurangnya:

i. 3 pembekal bagi perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000.

ii. 5 pembekal bagi perolehan melebihi RM50,000 hingga *RM1,000,000.

4.

Pelaksanaannya dibuat oleh Jawatankuasa Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh:

i. Ketua Jabatan bagi perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000.

ii. KSU bagi perolehan melebihi RM50,000 hingga *RM1,000,000.


M/S 16


5. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga.

6. Maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebut harga disimpan oleh Urusetia Sebut Harga.

7. Minit mesyuarat keputusan sebut harga disediakan dan difailkan.

8.

Notis sebut harga ditampal di papan kenyataan PTJ, pejabat Kerajaan lain, Pusat Khidmat Kontraktor selain mempelawa kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti dalam tempoh:

i. 3 hari bagi perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000.

ii. 7 hari bagi perolehan melebihi RM50,000 hingga *RM1,000,000.

9. Lampiran Q diberi nombor siri sebelum diedarkan.

10. Daftar Edaran Sebut Harga disediakan untuk menyenaraikan Lampiran Q yang diedarkan.

11.

Senarai Semakan (PK 2.1 Lampiran 2.9) disedia dan disertakan bersama dokumen sebut harga serta disemak oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga bagi memastikan penyebut harga telah mengemukakan semua dokumen.


12. Bagi sebut harga melebihi RM20,000 hingga RM50,000, dokumen sebut harga dan Senarai Semakan (PK 2.1 Lampiran 2.9) disemak oleh Urusetia Sebut Harga.

13. Kertas taklimat sebut harga disediakan dengan lengkap dan kemas kini.

14. Anggaran harga Jabatan dilakukan oleh pegawai yang menguruskan perolehan. Anggaran harga Jabatan bagi perolehan barangan/kerja secara teknikal dilakukan oleh Jabatan Teknikal berdasarkan kepada harga pasaran.

15. Pesanan Kerajaan/Inden Kerja dikeluarkan dengan segera setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga.

16. Perolehan melalui Sebut Harga/Tender tidak dipecah kecil.

17. Perolehan Kerajaan secara eBidding adalah teratur.


D2.4 Pengurusan Tender


1. Perolehan yang nilainya melebihi *RM1,000,000 setahun bagi setiap jenis item dibuat secara tender.

2. Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan tender adalah teratur.


M/S 17


3. Minit mesyuarat keputusan tender disediakan dengan teratur.

4. Surat Setuju Terima dikeluarkan mengikut tempoh yang ditetapkan di dalam Jadual Pelaksanaan Tender.

D2.5 Pengurusan Kontrak

1. Semua kontrak didaftarkan.

2. Daftar/rekod pembayaran kontrak, diselenggara untuk rujukan dan pemantauan bayaran.

3. Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973).

4. Syarat perjanjian kontrak disemak dan diluluskan oleh Penasihat Undang–undang KKM.

5. Klausa Pencegahan Rasuah dimasukkan dalam kontrak.

6. Bon Pelaksanaan dikenakan/Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) dipotong mengikut kadar yang sepatutnya.

7. Kontrak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Surat Setuju Terima.

8. Tiada perolehan/bekalan melebihi nilai kontrak yang ditetapkan dalam dokumen kontrak terlibat.

9. Tindakan diambil terhadap kontraktor yang tidak mematuhi syarat mengenai tempoh bekalan perjanjian kontrak.

D2.6 Pengurusan Perolehan Secara Kontrak Pusat

1. Perolehan secara Kontrak Pusat dibuat melalui pembekal yang ditetapkan.

2. Kebenaran Perbendaharaan Malaysia diperoleh terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari Kontrak Pusat.

3. Tindakan susulan diambil terhadap pembekal Kontrak Pusat yang lambat membekalkan barangan/pesanan.

D2.7 Pengurusan Perolehan Secara Kontrak Pusat Sistem Panel

1. Perolehan melalui Kontrak Pusat Sistem Panel mematuhi kaedah perolehan yang ditetapkan.

2. Kebenaran Perbendaharaan Malaysia diperoleh terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari Panel Pembekal.


M/S 18


3. Tindakan susulan diambil terhadap Panel Pembekal yang lambat membekalkan barangan/pesanan.

4. Kajian pasaran dijalankan.

5. Kontrak formal ditandatangani bagi kontrak bernilai melebihi RM50,000. (tiada had nilai jika perolehan bermasa).

E Kawalan Perbelanjaan

E1 Perakaunan

1. Bayaran bagi invois tanpa PT dibuat hanya untuk jenis perbelanjaan yang dibenarkan.

2. Buku Vot diperiksa sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas.

3. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan disediakan.

4. Pelarasan dibuat terhadap item penyesuaian.

5. Tindakan telah diambil bagi kes transaksi yang berlarutan dan tidak dikenal pasti.

6. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan dikemukakan kepada Bahagian Akaun, IPKKM.

7. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan dikemukakan kepada Bahagian Akaun, IPKKM dalam tempoh yang ditetapkan.

E2 Pengurusan Bayaran

E2.1 Had Kuasa

1. Had Kuasa Berbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan perwakilan kuasa menandatangani baucar yang diluluskan.

2. Capaian dalam sistem telah dibatalkan bagi pegawai yang bertukar/berhenti/ bersara atau tidak aktif (cuti bersalin/cuti tanpa gaji/cuti separuh gaji/cuti belajar/keluar negeri dsb).

3. Kad pintar/token (pen drive) tidak digunakan semasa ketiadaan pegawai/pegawai tidak bertugas.

4. Perolehan harta modal di bawah kod OS 35000 hanya diluluskan oleh KSU.

E2.2 Pengasingan Tugas

1. Pengasingan tugas untuk bayaran diwujudkan.


M/S 19


E2.3 Daftar Bil

1. Daftar Bil dikemas kini.

2. Daftar Bil dicetak dan disemak oleh pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya sekali sebulan dan ditandatangani ringkas.

E2.4 Kawalan Dalaman Proses Bayaran

1. Bayaran disokong dengan baucar bayaran.

2. Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna.

3. Peraturan kewangan dipatuhi.

4. Pembayaran adalah wajar.

5. Pembayaran dibuat dengan betul.

6. Penjenisan pembayaran direkod dengan betul.

7. Pembayaran telah diperaku dengan betul.

8. Pembayaran dibuat dalam tempoh yang ditetapkan.

9. Bayaran dibuat kepada penerima yang sah.

10. Pemeriksaan dalaman dilaksanakan oleh Pejabat Pembayar (baucar manual sahaja).

- Tindakan PTJ1 dan PTJ 2 sahaja

11. Baucar bayaran dan dokumen sokongan ditebuk/dicop “Telah Bayar”.

12. Semua baucar disimpan selamat.

E2.5 Pembayaran Dibuat Dengan Betul dan Tepat (Pemeriksaan Fizikal)

1. Bekalan/Perkhidmatan/Kerja diterima mengikut kuantiti dan spesifikasi yang ditetapkan.

2. Bekalan/Perkhidmatan/Kerja diterima dalam tempoh yang ditetapkan.

3. Bekalan/Perkhidmatan/Kerja yang diterima, disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa.

E2.6 Pengurusan Bayaran Pukal

1. Terdapat bukti Laporan BP21 disemak dengan bil asal.

2. Tindakan pembetulan diambil ke atas kesilapan/perbezaan antara Laporan BP21 dengan bil.


M/S 20


3. Semua Bil Pukal dibayar melalui Sistem Bayaran Pukal.

E2.7 Pengurusan Panjar Wang Runcit

1. Wang Panjar digunakan untuk tujuan pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit kecuali tuntutan perjalanan.

2. Wang Panjar disimpan di tempat yang selamat.

3. Baki wang tunai di tangan sama dengan baki pada Buku Wang Runcit.

4. Surat Kelulusan mengadakan Panjar Wang Runcit disimpan selamat.

5. Rekupmen Panjar Wang Runcit dibuat mengikut keperluan.

6. Semua Baucar Kecil (KEW.50A) dinomborkan dan dicatat dalam Buku Wang Runcit pada hari ia dibayar.

7. Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit disedia setiap tahun dan dihantar ke Bahagian Akaun, IPKKM/Pejabat Bendahari Negeri.

8. Penyata Penyerahan Panjar Wang Runcit disediakan jika ada pertukaran pegawai.

E2.8 Pembayaran Di Bawah AP 58 (a)

1. Pembayaran di bawah AP 58(a) adalah untuk Perbelanjaan Mengurus.

2. Kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia diperoleh bagi pembayaran di bawah AP 58(a).


3. Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan diperoleh sekiranya Akauntan Negara tidak berpuas hati ke atas pembayaran di bawah AP 58(a).


4.

Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan diperoleh sekiranya baki peruntukan pada tahun-tahun bekalan/perkhidmatan diterima tidak mencukupi.


E2.9 Pembayaran Di Bawah AP 59

1. Tiada pembayaran di bawah AP 59.

2. Baki pembayaran di bawah AP 59 tahun semasa menurun berbanding tahun sebelumnya.

3.

Permohonan Pendahuluan Diri dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh 30 hari setelah mendapat perakuan pembayaran di bawah AP 59.



M/S 21


4. Buku Daftar AP 59 diselenggarakan dengan lengkap.

5. Buku Daftar AP 59 diperiksa setiap bulan dan ditandatangani oleh KSU/Ketua Jabatan atau pegawai diberi kuasa.

6. Pembayaran kepada pembekal tidak melebihi 14 hari daripada tarikh kelulusan Pendahuluan Diri diterima daripada Perbendaharaan Malaysia.

7. Laporan siasatan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh 60 hari daripada tarikh Pendahuluan Diri diluluskan.


8. Tindakan pelarasan dibuat dalam tempoh 60 hari selepas mendapat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.

9.

Memaklumkan Perbendaharaan Malaysia mengenai keputusan dan tindakan surcaj dan/atau tatatertib ke atas pegawai yang bertanggungjawab dalam tempoh 90 hari dari tarikh kelulusan pelarasan dikeluarkan.


F Pengurusan Akaun Amanah / Kumpulan Wang Amanah Dan Deposit

F1 Pengurusan Akaun Amanah / Kumpulan Wang Amanah

F1.1 Akaun Amanah / Kumpulan Wang Amanah

1. Buku Akaun Amanah dan Buku Daftar Pelaburan (jika ada) diselenggara dengan lengkap.

2. Surat Arahan Amanah/Surat Ikatan Amanah disediakan bagi setiap akaun amanah yang diwujudkan.

3. Penyata Penyesuaian Amanah disediakan.

4. Pengendalian operasi Akaun Amanah adalah tertakluk kepada Arahan Amanah.

5. Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) dikemukakan kepada Bahagian Akaun, IPKKM dalam tempoh yang ditetapkan.

- Tindakan PTJ yang mengendalikan Akaun Amanah sahaja

6.

Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara mengikut Surat Arahan Amanah/Surat Ikatan Amanah sebelum atau pada 31 Mac tahun kewangan berikutnya.


7. Sijil Audit Tanpa Teguran diberikan beserta Pemerhatian Audit.

8. Sijil Audit Tanpa Teguran diberikan tanpa Pemerhatian Audit.

9. Tindakan diambil terhadap Pemerhatian Audit.


M/S 22


10. Akaun tidak aktif/tidak diperlukan/mencapai objektif/mencapai tempoh ditetapkan ditutup.

11. Tindakan penutupan akaun dilaksanakan dengan mengikut prosedur.

F1.2 Laporan Perubatan

- Pelaksanaan di peringkat PTJ terlibat sahaja

1. Buku Akaun Amanah disediakan dan dikemas kini.

2. Daftar Laporan Perubatan disediakan serta diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.

3. Semua tuntutan bagi penyediaan laporan ringkasan oleh pegawai perubatan yang tidak melebihi RM40.00 dibayar 100% dan pembayaran diproses di tempat pegawai perubatan berkenaan bertugas.

4. Bayaran perkhidmatan penyediaan laporan perubatan oleh pegawai/pakar perubatan yang berjumlah RM80.00 ke atas, diberi kelulusan 50% daripada jumlah tuntutan dan tuntutan dibuat melalui Bahagian Kewangan, IPKKM.

5. Surat Arahan Amanah/Surat Ikatan Amanah disimpan.

F2 Pengurusan Kumpulan Wang Pinjaman/Pendahuluan

F2.1 Pinjaman Kenderaan

- Pelaksanaan di peringkat PTJ 1 sahaja

1. Salinan resit pembelian, Kad Pendaftaran Kenderaan (geran) dan Sijil Insurans Komprehensif disimpan dalam Fail Peribadi peminjam.

2. Kad Pendaftaran Kenderaan dicop ‘Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan’.

3. Daftar pinjaman kenderaan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.

4. Kelulusan pinjaman direkodkan dalam Buku Perkhidmatan peminjam.

5. Bayaran balik pinjaman adalah teratur.

F2.2 Pembiayaan Komputer


1. Daftar pembiayaan komputer diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.

2. Salinan invois dan resit pembelian komputer disimpan dalam Fail Peribadi peminjam.

3. Kelulusan pembiayaan direkodkan dalam Buku Perkhidmatan peminjam.

4. Bayaran balik pembiayaan melalui arahan potongan gaji adalah teratur.


M/S 23


F2.3 Pinjaman Perumahan


1. Daftar disediakan dengan lengkap.

2. Daftar dikemas kini.

3. Maklumat pembiayaan direkodkan dalam Buku Perkhidmatan peminjam.

4. Salinan surat kelulusan pembiayaan disimpan dalam Fail Peribadi peminjam bagi permohonan baru.

F2.4 Pendahuluan Diri


1. Daftar Pendahuluan Diri diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

2. Syarat-syarat melulus dan had minimum pendahuluan diri dipatuhi.

3. Pegawai yang belum menjelaskan pendahuluan diri yang terdahulu tidak diberi pendahuluan diri yang baru.

4. Surat perwakilan kuasa secara bertulis dikeluarkan kepada pegawai yang meluluskan Pendahuluan Diri.

5. PTJ mengambil tindakan yang sewajarnya untuk memastikan bayaran balik dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan.

6. Penalti dikenakan kepada pegawai yang gagal membayar balik mengikut tempoh yang ditetapkan.

7. Penyesuaian dengan rekod Jabatan Akauntan Negara Malaysia dilakukan setiap bulan.

8. Penyata Mengenai Kedudukan Pendahuluan Diri dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia setiap 6 bulan.


9. Daftar disemak oleh Pegawai Penyelia.

F2.5 Pendahuluan Pelbagai


1. Kelulusan daripada KSU diperoleh.

(Bagi permohonan sehingga RM20,000 setiap aktiviti/program).

2. Kelulusan daripada Perbendaharaan Malaysia diperoleh.

(Bagi permohonan melebihi RM20,000 setiap aktiviti/program).

3. Daftar diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.


M/S 24


4. Bayaran balik dan pelarasan dibuat mengikut tempoh ditetapkan.

5. Denda/surcaj dikenakan kepada pegawai yang bertanggungjawab.

6.

Penyata Mengenai Kedudukan Pendahuluan Pelbagai dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan salinan kepada Jabatan Audit Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia serta Bahagian Akaun, IPKKM setiap suku tahun.


F3 Pengurusan Akaun Deposit

F3.1 Deposit Am

1. Akaun Utama Deposit diselenggara.

2. Deposit diakaunkan mengikut jenis deposit yang diterima.

3. Daftar/rekod kecil diselenggara sekiranya bilangan deposit yang sama jenis adalah banyak.

4. Baki dalam daftar/rekod kecil bersamaan dengan baki dalam Akaun Utama Deposit setiap bulan.

5. Akaun deposit individu berbaki kredit.

6. Bayaran balik deposit mengikut peraturan yang ditetapkan.

7. Deposit yang tidak dituntut melebihi 12 bulan daripada tarikh deposit boleh dikembalikan (serta tidak diperlukan), diwartakan.

8. Deposit yang tidak dituntut 3 bulan selepas diwartakan, dikredit ke akaun hasil.

9. Penyata Penyesuaian Deposit disediakan dengan tepat setiap bulan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh terima flimsi/tarikh buletin Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

10. Perbezaan dalam penyata penyesuaian disiasat dan pelarasan dibuat (jika perlu).

11. Penyata Penyesuaian Deposit dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan salinan kepada Bahagian Akaun, IPKKM.

12.

Senarai baki pendeposit bagi tahun berakhir 31 Disember dikemuka kepada Jabatan Audit Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Bahagian Akaun, IPKKM pada atau sebelum 31 Mac tahun kewangan berikutnya.



M/S 25


13.

Jurnal Pelarasan Deposit Hospital disediakan dengan betul bagi tempoh bulan Mac, Jun, September dan Disember tahun semasa (jika kod deposit berbaki kredit).


F3.2 Akaun Panjar Khas Hospital

- Pelaksanaan di peringkat Hospital sahaja

1. Buku Tunai Akaun Panjar Hospital dikemas kini.

2. Baki di tangan bersamaan baki di Buku Tunai.

3. Sijil Perakuan Bulanan Panjar Khas disediakan setiap bulan.

4. Sijil Perakuan Bulanan Panjar Khas disediakan dengan betul.

5. Satu salinan Sijil Perakuan Bulanan Panjar Khas dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Bahagian Akaun, IPKKM.

6. Semua tuntutan yang dibuat menggunakan resit asal.

G Kawalan Pengurusan Aset & Stor

G1 Kawalan Umum

G1.1 Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

- Pelaksanaan di peringkat PTJ 1 dan PTJ 2 sahaja

1. JKPAK ditubuhkan.

2. Keanggotaan JKPAK dipatuhi.

3. Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali.

4. Mesyuarat dipengerusikan oleh pengerusi yang dilantik mengikut pekeliling.

5. Bincang agenda mesyuarat yang ditetapkan.

6. Laporan mesyuarat dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun.


G1.2 Unit Pengurusan Aset

1. Unit Pengurusan Aset diwujudkan.

2. Struktur organisasi Pengurusan Aset Kerajaan hendaklah mempunyai 2 fungsi berasingan iaitu Pengurusan Aset dan Pengurusan Stor.

3. Unit Pengurusan Aset menjadi urus setia JKPAK.


M/S 26


4. Unit Pengurusan Aset menyelaras Laporan Suku Tahun untuk dibentang dalam Mesyuarat JKPAK.

5.

Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup, Stor Dan Aset Tak Ketara Kerajaan disediakan oleh Unit Pengurusan Aset dan dikemukakan kepada PTJ 1 mengikut tempoh yang ditetapkan.

- Tindakan di peringkat PTJ 2 dan PTJ 3 sahaja

6.

Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup, Stor Dan Aset Tak Ketara Kerajaan bagi PTJ 1 serta semua PTJ 2 dan PTJ 3 di bawah seliaan, disenaraikan oleh Unit Pengurusan Aset serta dikemukakan kepada Bahagian Perolehan Dan Penswastaan, IPKKM sebelum 15 Februari tahun kewangan berikutnya.

- Tindakan di peringkat PTJ 1 sahaja

7.

Unit Pengurusan Aset Kementerian menyediakan Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan Tahunan yang mengandungi:

- Tindakan Bahagian Perolehan Dan Penswastaan, IPKKM sahaja

i. Perakuan Pegawai Pengawal yang ditandatangani oleh KSU.

ii. Laporan Eksekutif.

iii. Ringkasan Laporan Tahunan Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup, Stor Dan Aset Tak Ketara Kerajaan yang ditandatangani oleh KSU/Pegawai Aset Kementerian.

8.

Laporan Eksekutif Pengurusan Aset Kerajaan Tahunan Kementerian dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun kewangan berikutnya.


9. Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS) diguna pakai selaras dengan Pelaksanaan Sistem Perakaunan Akruan.

G1.3 Pegawai Aset Dan Stor

1. Aset diuruskan oleh pegawai yang dilantik.

2. Setiap PTJ mempunyai Pegawai Aset.

3. Pegawai Stor diberi tanggungjawab untuk menguruskan stor secara khusus dan sepenuh masa (Stor Pusat dan Stor Utama).

G2 Penerimaan

G2.1 Peraturan Penerimaan

1. Setiap PTJ mempunyai Pegawai Penerima yang dilantik oleh Ketua Jabatan serta diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset/barang-barang stor yang diterima.


M/S 27


2. Penerimaan dan pemeriksaan aset/barang-barang stor teknikal dilakukan oleh pegawai Kerajaan yang mempunyai kepakaran dalam bidang berkaitan.

3. Borang Terimaan Barang-barang (BTB) KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Teknikal (jika perlu) bagi penerimaan barang-barang daripada pembekal di Stor Pusat/Utama.

4. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika aset yang diterima rosak/perselisihan kuantiti/tidak memenuhi spesifikasi.

5.

Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika barang-barang stor yang diterima rosak/perselisihan kuantiti/tidak memenuhi spesifikasi.

6. Pegawai Penerima di Cawangan/Negeri/Daerah dibekalkan dokumen sokongan yang lengkap untuk tujuan pengesahan aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat/perolehan secara berpusat.

G3 Pendaftaran

G3.1 Urusan Pendaftaran

1. Semua harta modal dan Aset Alih Bernilai Rendah didaftarkan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh pengesahan penerimaan.

2. Semua harta modal dan Aset Alih Bernilai Rendah didaftarkan dengan lengkap.

3. Aset yang dibekalkan bersekali dengan bangunan didaftarkan.

4. Aset yang disewa beli didaftarkan semasa penerimaan/penyerahan atau selepas tamat tempoh perjanjian sewa beli.

5. Satu senarai aset yang disewa, disediakan untuk tujuan rekod.

6. Penggunaan Aset Lucut Hak diluluskan oleh Perbendaharaan Malaysia dan didaftarkan.

7. Aset baharu yang dibeli bagi tujuan pindahan ke PTJ lain, didaftarkan oleh PTJ penerima.

8.

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)/Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3) bagi aset yang dipindahkan, dibatalkan dan salinannya diserahkan kepada PTJ penerima. PTJ penerima mendaftar semula aset tersebut mengikut tarikh perolehan asal.

9. Butiran maklumat di dalam Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)/Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3) diisi dengan lengkap dan tepat.


M/S 28


10. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-5) disediakan dalam tahun semasa dan dikemas kini apabila terdapat aset baharu, aset dilupus atau aset dihapus kira.

11. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)/Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3) disimpan selamat.

12. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) asal disimpan oleh Pegawai Aset.

13. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) diselenggara dengan lengkap.

14. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) dikemas kini.

15. Penggunaan warna Kad Petak bagi stok tidak bertarikh luput adalah hijau dan bagi stok bertarikh luput adalah merah jambu.

16. Kad Petak ditempatkan bersama dengan stok.

17. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) diselenggara.

18. Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) dan Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) dicetak.

G3.2 Pelabelan Aset

1. Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia.

2. Semua aset ditandakan dengan nombor siri pendaftaran yang betul.

G4 Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset

G4.1 Penggunaan (Tidak Termasuk Kenderaan)

1. Aset yang dibeli digunakan.

2. Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara direkod dalam Rekod Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6) dan disimpan selamat.

3. Aset yang dibawa keluar dari pejabat mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan/Pegawai Aset/pegawai-pegawai lain yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan dan hendaklah dipulangkan sebaik selesai penggunaannya.

4. Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) disediakan oleh Pegawai Aset dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan dipamerkan di lokasi.

5. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-9).


M/S 29


6. Tindakan susulan diambil terhadap aset yang rosak.

7. Pengeluaran barang-barang stor adalah teratur.

G4.2 Penyimpanan

1. Aset dan barang-barang stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai.

2. Aset dan barang-barang stor yang sangat menarik/bernilai tinggi disimpan di tempat yang berasingan.

3. Tempat menyimpan aset dan barang-barang stor yang sangat menarik/bernilai tinggi mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat.

G4.3 Pemeriksaan Aset Dan Stor

1. Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17 dan ke atas dilantik secara bertulis atas nama jawatan oleh KSU/TKSU(K) bagi tempoh tidak melebihi 2 tahun.

2. Pegawai Aset/Pegawai Stor boleh dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Aset dengan syarat pemeriksaan yang dijalankan bukan di PTJ dimana pegawai tersebut dipertanggungjawabkan.

3. Semua aset alih Kerajaan diperiksa sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

4. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) disediakan dengan lengkap oleh Pegawai Pemeriksa.

5.

Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) dikemukakan kepada Ketua Jabatan di mana pemeriksaan tersebut dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pemeriksaan.

6.

Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-12) disediakan dan dikemukakan bersama-sama Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) kepada Unit Pengurusan Aset, PTJ 1 mengikut tempoh yang ditetapkan.


7.

Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10), Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) serta Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-12) bagi PTJ 1 serta semua PTJ 2 dan PTJ 3 di bawah seliaan, disenaraikan serta dikemukakan kepada Bahagian Perolehan Dan Penswastaan, IPKKM sebelum 15 Februari tahun kewangan berikutnya.



M/S 30


8.

Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan disediakan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun kewangan berikutnya.


9. Pengiraan stok dijalankan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara berperingkat mengikut suku tahun serta dilaksanakan seratus peratus (100%).

10. Pegawai Stor melaksanakan pengiraan stok dengan mengemas kini Kad Petak (KEW.PS-4) serta membuat pengesahan dengan mencatatkan nama dan tarikh pada akhir transaksi di Kad Petak.

11. Baki fizikal barang-barang stor adalah sama dengan baki terakhir di kad petak.

12. Pelarasan Stok dilaksanakan apabila terdapat perbezaan disebabkan oleh silap pengiraan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17).

13. Perbezaan baki stok dikemas kini dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan.

14. Pemeriksaan stok dilaksanakan oleh pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis.

15. Pegawai yang dilantik, tidak terlibat secara langsung dengan stor yang diperiksa.

16. Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama sekali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa.

17. Pegawai Pemeriksa membuat pengesahan dengan mencatatkan nama dan tarikh pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok setelah pemeriksaan dilaksanakan.

18. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) disediakan oleh Pegawai Pemeriksa Stok.

19. Verifikasi stor dilaksanakan oleh pegawai yang dilantik oleh KSU/TKSU(K).

20. Verifikasi stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya setahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember.

21. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) disemak dan disahkan oleh Pemverifikasi Stor.

22. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) disediakan oleh Pemverifikasi Stor.


M/S 31


G5 Penyenggaraan

G5.1 Peraturan Penyenggaraan

1. Manual Penyelenggaraan berkaitan aset hendaklah disimpan untuk tujuan penyelenggaraan.

2. Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan dikenal pasti dan disenaraikan dalam Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual (KEW.PA-13).

3. Program penyelenggaraan disediakan (Penyelenggaraan Pencegahan).

4. Penyelenggaraan dilaksanakan mengikut program penyelenggaraan yang dijadualkan.

5. Penyelenggaraan yang dilaksanakan (Penyelenggaraan Pencegahan dan Pembaikan) direkodkan dalam Rekod Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-14).

G6 Pelupusan

G6.1 Pelupusan Aset Dan Stok Bernilai Rendah

1. Unit Pengurusan Aset PTJ bertanggungjawab dan berperanan sebagai Urus Setia Pelupusan.

2. Fail Pelupusan diselenggara dengan lengkap.

3. Fail Pelupusan dikemas kini.

4. PTJ mempunyai perancangan melupuskan aset sama ada secara tahunan/bulanan atau dari semasa ke semasa.

5. Pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan teratur.

6. Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan memaklumkan tarikh pemeriksaan kepada PTJ.

7. Stok yang hendak dilupuskan, diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan yang dilantik.

8.

Perakuan Pelupusan [PEP] (KEW.PA-16) disediakan oleh pegawai yang berkelayakan seperti pegawai dari Jabatan Kerja Raya/Jabatan Teknikal lain/Jabatan yang mempunyai workshop atau bengkel kejuruteraan sendiri atau pegawai yang mempunyai kepakaran khusus dalam peralatan tertentu. Perakuan Pelupusan [PEP] daripada pihak swasta hanya boleh didapatkan sekiranya tiada agensi Kerajaan yang dapat mengeluarkan Perakuan Pelupusan [PEP].


M/S 32


9. Perakuan Pelupusan [PEP] disediakan bagi aset mekanikal, teknikal, elektrik dan elektronik yang nilai perolehan asal lebih daripada RM5,000.

10. Perakuan Pelupusan [PEP] disediakan bagi perkakasan komputer yang nilai perolehan asal lebih daripada RM1,000.

11. PTJ menyenaraikan aset yang perlu dilupuskan dalam Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17).

12. Pemeriksaan aset dijalankan dalam tempoh 1 bulan daripada tarikh diarahkan oleh PTJ.

13. Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17) dilengkapkan, ditandatangani dan dikemukakan kepada PTJ oleh Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan.

14. Kelulusan pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus diperoleh.

15. Pelupusan dijalankan dalam tempoh 6 bulan selepas mendapat kelulusan.

16. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus, 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan.

17. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)/Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3) dikemas kini dan disimpan dalam Fail Pelupusan.

18. Bagi pelupusan kenderaan, Kad JPJK2 (Kad Pendaftaran Kenderaan) dibatalkan dan dimaklumkan kepada pihak Jabatan Pengangkutan Jalan.

19. Kad JPJK2 (Kad Pendaftaran Kenderaan) diserahkan kepada kontraktor/ pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa.

20. Kuasa Melulus pelupusan stok tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956.

21. Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19) digunakan untuk memeriksa stok yang hendak dilupuskan.

22. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW. PS-4) dikemas kini selepas Sijil Pelupusan dikeluarkan.

G7 Kehilangan Dan Hapus Kira (Termasuk Wang Awam)

G7.1 Pengurusan Kehilangan

1. Unit Pengurusan Aset PTJ bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira (bagi aset dan stok).

2. Tiada kehilangan aset/wang awam/stok tahun sebelum yang belum selesai pada tahun kewangan yang diaudit.


M/S 33


3. Pegawai yang mengetahui kehilangan, melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

4. Laporan Polis dibuat dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui oleh Ketua Jabatan/pegawai bertanggungjawab.

5. Laporan Awal (KEW.PA-28) disediakan bagi kehilangan di PTJ.

- Tindakan di peringkat Ketua Jabatan PTJ sahaja

6. Laporan Awal (KEW.PA-28) disediakan bagi kehilangan yang melibatkan Ketua Jabatan.

- Tindakan di peringkat Pegawai Atasan di IPKKM/JKN sahaja

7. Laporan Awal bersama salinan Laporan Polis dikemukakan kepada KSU dan Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh 2 hari bekerja (aset dan stok)/tidak lewat daripada 5 hari bekerja (wang awam) selepas Laporan Polis dibuat.

8. Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara.

G7.2 Pengurusan Hapus Kira

1. Unit Pengurusan Aset PTJ bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira (bagi aset dan stok).

2. Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis oleh KSU dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal (KEW.PA-28) ditandatangani.

3. Laporan Akhir (KEW.PA-30) disediakan serta dikemukakan kepada Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira dalam tempoh 1 bulan dari tarikh perlantikan.

4. Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-21) disahkan oleh Ketua Jabatan dan diluluskan oleh Kuasa Melulus.

5. Pihak Melulus Hapus Kira adalah Kuasa Melulus yang ditetapkan.

6.

Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22) disediakan dan dikemukakan kepada Unit Pengurusan Aset, PTJ 1 mengikut tempoh yang ditetapkan.


7.

Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22) bagi PTJ 1 serta semua PTJ 2 dan PTJ 3 di bawah seliaan, disenaraikan serta dikemukakan kepada Bahagian Perolehan Dan Penswastaan, IPKKM sebelum 15 Februari tahun kewangan berikutnya.



M/S 34


8.

Ringkasan Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok disediakan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun kewangan berikutnya.


9. Tindakan selepas kelulusan adalah teratur.

10.

Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira, Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-32) disediakan dan dikemukakan kepada Unit Pengurusan Aset, PTJ 1 mengikut tempoh yang ditetapkan.


11.

Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira, Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-32) bagi PTJ 1 serta semua PTJ 2 dan PTJ 3 di bawah seliaan, disenaraikan serta dikemukakan kepada Bahagian Perolehan Dan Penswastaan, IPKKM sebelum 15 Februari tahun kewangan berikutnya.


12.

Ringkasan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan disediakan dan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun kewangan berikutnya.


H Pengurusan Kenderaan Kerajaan

H1 Penggunaan Kenderaan

H1.1 Pegawai Kenderaan

1. Seorang pegawai dilantik oleh Ketua Jabatan bagi mengurus kenderaan Kerajaan (Pegawai Kenderaan).

2. Pegawai Kenderaan sepenuh masa dilantik bagi PTJ yang mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan Kerajaan.

3. Penerimaan kenderaan baru adalah teratur. Ketua Jabatan telah pastikan kenderaan tersebut diperiksa dengan teliti supaya mematuhi spesifikasi dan peraturan yang ditetapkan.

4. Nama/logo Kementerian/Jabatan/PTJ dipamerkan pada semua kenderaan Kerajaan kecuali Kereta Rasmi Jawatan.

5. Kenderaan penyamaran dilabel di tempat yang tidak mudah dilihat dan kebenaran dari Perbendaharaan Malaysia telah diperoleh.

6. Fail Kenderaan diselenggara bagi setiap kenderaan.

7. Semua set kunci disimpan oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa semasa kenderaan tidak digunakan kecuali Kereta Rasmi Jawatan.


M/S 35


H1.2 Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kawalan Penggunaan Kenderaan)

1. Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan.

2. Buku Log diselenggara untuk semua kenderaan kecuali Kereta Rasmi Jawatan.

3. Buku Log diselenggara dengan lengkap.

4. Buku Log dikemas kini.

5. Helaian Buku Log difailkan berasingan. Salinan asal butir-butir Penggunaan Kenderaan disimpan di pejabat.

6. Buku Log diperiksa secara bulanan.

7. Buku Log direkod bermula muka surat baru setiap bulan.

8. Kenderaan dipandu oleh pemandu atau pegawai yang diberi kuasa.

9. Pengesahan pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan dilakukan selewat – lewatnya sebelum 10 hari bulan berikutnya.

10. Pemeriksaan mengejut ke atas penggunaan Buku Log dilakukan sekurang – kurangnya sekali setahun oleh Ketua Jabatan/wakil yang dilantik (selain daripada Pegawai Kenderaan).

11. Pegawai Kenderaan merekod notis kesalahan lalu lintas/saman dalam Buku Log.

12. Peringatan bertulis dikeluarkan oleh Ketua Jabatan untuk menyelesaikan saman tertunggak.

H1.3 Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kereta Rasmi Jawatan)

1. Kelulusan bertulis diperoleh daripada Perbendaharaan Malaysia ke atas jumlah penggunaan bahan api bagi sebulan.

- Bagi Ketua Setiausaha KKM sahaja

2. Kelulusan bertulis diperoleh daripada Ketua Jabatan ke atas jumlah penggunaan bahan api bagi sebulan.

- Bagi pegawai-pegawai lain selain KSU

3. Kelulusan had penggunaan minyak adalah betul .

4. Pemantauan terhadap penggunaan minyak dilaksanakan.

5. Jumlah minyak yang terlebih guna setiap hujung tahun dibayar oleh pegawai bertanggungjawab.


M/S 36


6. Surat tuntutan dikeluarkan kepada pegawai yang jumlah penggunaan bahan api bagi tahun kewangan semasa (tahun kewangan yang diaudit) melebihi had yang diluluskan.

H1.4 Kawalan Kad Inden Minyak

1. Kad Inden (Kad Kenderaan) disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan mengisi minyak.

2. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diselenggara dengan lengkap.

3. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden dikemas kini.

4. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa ke semasa.

5. Penyata Pembelian (Penyata Kad) disemak kepada salinan resit dan disahkan oleh pemegang kad sebelum bayaran dilakukan.

6. Pembayaran yang dibuat adalah bagi Kad Inden yang dimiliki oleh PTJ.

7. Setiap pengisian minyak tidak melebihi kapasiti tangki bahan api.

8. Ulasan terhadap Analisis Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan dibuat setiap 6 bulan.

H1.5 Kawalan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit

1. Senarai perolehan dan pengagihan KSBTTR & SmartTAG disediakan.

2. SmartTAG direkodkan sebagai Aset Alih Bernilai Rendah Kerajaan.

3. KSBTTR diguna pakai untuk tujuan rasmi.

4. KSBTTR & SmartTAG bagi kenderaan Jabatan disimpan selamat oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan menggunakannya.

5. Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan KSBTTR bagi kenderaan Jabatan diselenggara oleh Pegawai Kenderaan serta pemandu dengan lengkap.

6. Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan KSBTTR bagi kenderaan Jabatan disimpan selamat oleh pegawai kenderaan.

7. Salinan penyata penggunaan KSBTTR bagi kenderaan Jabatan yang diperoleh daripada syarikat pembekal KSBTTR, disemak oleh Pegawai Kenderaan.

8. Kemudahan KSBTTR diberi kepada pegawai yang diperuntukkan Kereta Rasmi Jawatan sahaja. KSBTTR dikembalikan kepada PTJ apabila pegawai tidak lagi berkhidmat di PTJ berkenaan.


M/S 37


9.

Nilai maksimum kemudahan bayaran tol bagi pegawai yang diperuntukkan Kereta Rasmi Jawatan adalah mengikut kadar yang ditetapkan. Penggunaan KSBTTR melebihi had kelayakan ditanggung sendiri oleh pegawai berkenaan.

H2 Penyenggaraan

H2.1 Penyenggaraan Kenderaan Kerajaan Selain Kereta Konsesi

1. Semua kenderaan Kerajaan disenggara secara berjadual mengikut manual pengguna.

2. Penyenggaraan pencegahan dan pembaikan yang dilaksanakan, direkod dalam Buku Log serta Rekod Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-14).

3. Kos penyenggaraan dan pembaikan yang melebihi had dirujuk kepada Jabatan Kerja Raya.

H2.2 Peraturan Kemalangan Kenderaan

1. Kemalangan dilaporkan ke Balai Polis yang berhampiran dalam tempoh 24 jam dari masa kejadian.

2. Kemalangan dilaporkan oleh pegawai Kerajaan yang ditetapkan (pemandu/pegawai terkanan/Ketua Jabatan).

3. Borang Laporan Kemalangan Am 362A diisi dengan segera dan diserahkan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 48 jam kemalangan berlaku.

4. Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diberi Kuasa memastikan kenderaan yang rosak diperiksa oleh pihak yang berkuasa menilai kerosakan.

5. Borang Laporan Kerosakan Am 362B diisi oleh pihak Polis dan pihak yang memeriksa kenderaan.

6. Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diberi Kuasa mendapatkan nilaian harta benda yang rosak akibat kemalangan.

senarai semak pengurusan kewangan berasaskan

Documents