NO TARIKH

1 13 APRIL 2011 (RABU)

2 18 - 29 APRIL 2011

3 2 - 6 MEI 2011

4 11 MEI 2011 (RABU)

5 13 MEI 2011 (JUMAAT)

6 16 - 20 MEI 2011

7 23 - 27 MEI 2011

** Mohon kerjasama Ketua Sektor dan PPD untuk memastikan pegawai bertanggungjawab (auditee) tidak bercuti semasa audit dalam berlangsung.

Disediakan Oleh :

HAIRUNIZAD HARONKetua Juruaudit MS ISO 9001:2008

Jabatan Pelajaran Johor

JADUAL PRA-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008JABATAN PELAJARAN JOHOR TAHUN 2011

AKTIVITI

PERSEDIAAN AUDITEE UNTUK PRA-AUDIT DALAM

PERLAKSANAAN PRA-AUDIT DALAM JPN JOHOR DAN PPD (DALAMAN)

PENGUMPULAN DAPATAN DAN LAPORAN PRA-AUDIT DALAM JPN JOHOR/PPD

** Mohon kerjasama Ketua Sektor dan PPD untuk memastikan pegawai bertanggungjawab (auditee) tidak bercuti semasa audit dalam berlangsung.

JADUAL PRA-AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008JABATAN PELAJARAN JOHOR TAHUN 2011

TAKLIMAT PRA-AUDIT DALAM & AUDIT DALAMa. Pagi - Taklimat kepada warga Jabatan Pelajaran Johorb. Petang - Taklimat Juruaudit MS ISO 9001:2008, Jabatan Pelajaran Johor

PEMBENTANGAN LAPORAN PRA-AUDIT DALAM PADA MESYUARAT PAGI JPN JOHOR

TINDAKAN PEMBETULAN (DIPANTAU OLEH PENGURUS KUALITI JPN DAN PPD MASING-MASING)

AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008 JABATAN PELAJARAN JOHORAUDITOR - JURUAUDIT JPN MELAKA **

CATATAN

Sektor dan Unit

Pengurus Kualiti JPN Johor

Pengurus Kualiti JPN/PPD

JPN dan PPD

** Mohon kerjasama Ketua Sektor dan PPD untuk memastikan pegawai bertanggungjawab (auditee) tidak bercuti semasa audit dalam berlangsung.

Disemak Oleh :

ABD RAHIM ABD RAHMANPengurus Kualiti MS ISO 9001:2008

Jabatan Pelajaran Johor

Ketua JuruauditSemua AuditeeSemua Juruaudit

Mengikut Lokasi oleh Juruaudit

Pengurus Kualiti /Ketua Juruaudit JPN Johor

PK 01 - PENGURUSAN PENEMPATAN GURU STATUS

1

A. PENGUMPULAN DATA KEPERLUAN GURU2 Menerima, mengumpul dan membuat verifikasi data dari sekolah JPN/PPD Surat Siaran

3 Menyedia analisis data dan menghantar ke JPN. (PPD) PPD

4 Menyedia dan mengesahkan rumusan data peringkat negeri untuk dikemukakan ke BPSH. JPN

B. PENEMPATAN GURU

5 JPN

6 PPD

7 JPN

C. GURU YANG TIDAK MELAPOR DIRI8 Mengesahkan guru yang melapor dan tidak melaporkan diri secara on-line. JPN Borang MPG-1

9 JPN/PPD

D. MAKLUM BALAS PENEMPATAN

10 Mendapatkan maklum balas program orientasi penempatan daripada guru. JPN

11 JPN

Proses Penempatan Guru di JPN, PPD dan PPW diselesaikan dalam masa 14 hari bekerja. (OBJEKTIF)

Analisis Data (BSKG-M/ Lampiran A, A1, A2, A3)

Menerima senarai penempatan guru dari BPSH dan mengambil tindakan berikut :a. mengadakan Mesyuarat / Perbincangan Penempatan Guru Peringkat Negeri b. membuat agihan mengikut daerah.

Minit Mesyuarat/Nota Perbincangan Senarai cadangan penempatan

Menerima senarai guru dari JPN dan mengadakan Mesyuarat/Perbincangan cadangan Penempatan Guru Peringkat Daerah untuk dihantar ke JPN

Senarai guru Minit Mesyuarat/Nota Perbincangan Senarai Cadangan

Menerima senarai cadangan penempatan guru dari PPD dan menyediakan surat penempatan rasmi untuk dihantar kepada guru

Senarai Cadangan Surat Penempatan

Menyediakan senarai nama guru tajaan /bukan tajaan Kementerian Pelajaran yang tidak melapor diri untuk dihantar kepada Bahagian Tajaan.

Senarai Guru Bukan Tajaan Tidak Lapor Diri.

PK01-1 Instrumen Penilaian Program Orientasi Penempatan Guru

Menyediakan analisis maklum balas program orientasi penempatan guru dan menyerahkan kepada BPSH.

PK01-2 Rumusan Penilaian Program Orientasi Penempatan Guru

PK 02 - PENGURUSAN PERTUKARAN GURU STATUS

1

A. PERTUKARAN GURU ANTARA NEGERI SECARA ON-LINE(e-GTukar)

2 Menyemak dan mengesahkan permohonan pertukaran secara on-line (e-GTukar). JPN

3 Menerima senarai permohonan yang diluluskan dari BPSH. JPN Senarai kelulusan pertukaran4 Mesyuarat/ perbincangan penempatan pertukaran ke sekolah. JPN Minit mesyuarat5 Mengeluarkan surat penempatan pertukaran kepada guru. JPN Surat /Memo penempatan

B. PEMBATALAN KELULUSAN PERTUKARAN GURU ANTARA NEGERI

** Diuruskan oleh BPSH**

C. PERTUKARAN GURU DALAM NEGERI

6 Mengedarkan surat siaran selaras dengan dasar-dasar baru. JPN Surat siaran

7 Menyemak dan mengesahkan permohonan pertukaran secara on-line (e-GTukar). PPD

8 Menyediakan analisis permohonan pertukaran setiap daerah. JPN Analisis ikut daerah

9 JPN

10 Menyedia dan menghantar surat kelulusan pertukaran. JPN Arahan Pertukaran

D. PERTUKARAN GURU DALAM DAERAH

11 Mengedar surat siaran selaras dengan dasar-dasar baru. PPD Surat Siaran

12 Menyediakan analisis permohonan pertukaran guru dalam daerah melalui e-GTukar. PPD Analisis permohonan pertukaran

13 Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pertukaran Guru Dalam Daerah. PPD Minit Mesyuarat14 Menyedia dan menghantar surat kelulusan kepada pemohon. PPD Surat kelulusan

(OBJEKTIF)Proses pertukaran guru diurus 2 kali setahun bagi pertukaran Januari dan Jun seperti berikut:A. JPN : 30 hari bekerja daripada tarikh tutup permohonan sehingga tarikh surat penempatan pertukaran ke sekolah (pertukaran dalam negeri) B. PPD: 30 hari bekerja daripada tarikh tutup permohonan sehingga tarikh surat kelulusan pertukaran dalam daerah.

Pengesahan on-line/ Analisis Permohonan Pertukaran

Pengesahan on-line/ Analisis Permohonan Pertukaran

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pertukaran Guru Dalam Negeri dan cadangan penempatan pertukaran.

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pertukaran Guru

PK 03 - PENGURUSAN PEMANTAUAN STATUS1

A. PEMANTAUAN KE SEKOLAH

2 Mengeluar arahan melaksanakan pemantauan. JPN/PPD Surat/Memo/Minit Mesyuarat/ e-mail

3 Menentukan kriteria pemilihan lokasi pemantauan JPN/PPD Senarai lokasi/ kriteria

4 Menentukan spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/kerja bagi lokasi yang dipantau. JPN/PPD

5 Menyediakan takwim pemantauan. JPN/PPD

6 Menyedia dan menentukan instrumen berdasarkan objektif pemantauan JPN/PPD Instrumen Pemantauan7 Mengeluarkan arahan tugas sebelum pemantauan dilaksanakan. JPN/PPD Arahan Tugas8 Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen yang telah disediakan. JPN/PPD Instrumen Pemantauan

9 JPN/PPD

10 JPN/PPD

11 JPN/PPD Laporan tindakan susulan

12 Menyediakan laporan penuh pemantauan untuk diserahkan kepada Ketua Jabatan. JPN/PPD Laporan Penuh

13 Membentangkan laporan pemantauan dalam mesyuarat pengurusan JPN/PPD Minit mesyuarat

B. PEMANTAUAN PROGRAM DAN AKTIVITI

14 Arahan perlaksanaan program/aktiviti JPN/PPD Surat/Memo/Minit Mesyuarat/ e-mail

15 MESYUARAT/PERBINCANGAN PERANCANGAN PROGRAM/AKTIVITI JPN/PPD

16 TAKWIM PERLAKSANAAN PROGRAM BAHAGIAN/SEKTOR/UNIT JPN/PPD Perancangan atau Takwim

17 PERLAKSANAAN PROGRAM/AKTIVITI JPN/PPD

18 Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen yang telah disediakan. JPN/PPD

19 MAKLUM BALAS PROGRAM/AKTIVITI JPN/PPD

20 TINDAKAN SUSULAN JPN/PPD

Proses pemantauan dilaksanakan secara terancang dan berkesan. (OBJEKTIF)

Senarai spesifikasi dan prestasi yang ditetapkan

Memo/minit mesyuarat /Perancangan atau Takwim

Menyedia dan menyerahkan dapatan pemantauan kepada lokasi pada hari pemantauan.

Dapatan pemantauan (Lampirkan PK03-1)

Mendapatkan maklum balas dari lokasi dalam tempoh 14 hari bekerja bagi :i. teguran atau dapatan pemantauan yang tidak memenuhi spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/kerja yang ditetapkan; ATAUii. cadangan penambahbaikan bagi lokasi yang mencapai spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/kerja yang telah ditetapkan.

PK03-1 Borang Maklum Balas Pemantauan

Melaksanakan pemantauan susulan kepada lokasi yang tidak mencapai spesifikasi dan prestasi perkhidmatan/kerja yang ditetapkan.

Memo/minit mesyuarat /Perancangan atau Takwim

Rekod Laporan Aktiviti (Bergambar jika ada)/ Tarikh serahan laporan aktiviti

Instrumen Pemantauan (Lampirkan PK03-1 untuk diisi oleh urusetia)

Borang penilaian program oleh peserta / penceramah (Jika ada)

Berdasarkan Maklum Balas Program/Aktiviti (Jika ada)

** Bagi program/aktiviti yang melibatkan makan dan minum, cross check boleh dilakukan ke atas LO.** Maklumbalas peserta dan penilaian penceramah juga perlu disediakan sekiranya berkaitan.

PK 04 - PENGURUSAN ADUAN STATUS

1

2 Menerima dan merekod aduan. JPN/PPD

3 JPN/PPD Surat Akuan Terima

4 JPN/PPD Surat Arahan/ Memo

5 JPN/PPD Maklum balas awal

6 JPN/PPD

7 Menerima dan merekodkan hasil laporan siasatan dalam rekod aduan. JPN/PPD PK 04-2: Rekod Aduan Pelanggan

8 JPN/PPD

9 JPN/PPD

10 JPN/PPD Surat / Memo peringatan

11 JPN/PPD PK 04-5: Analisis Aduan

Proses pengurusan aduan dilaksanakan dengan cekap dan teratur dalam tempoh 15 hari bekerja (OBJEKTIF)

PK 04-1:Borang Aduan PelangganPK 04-2:Rekod Aduan Pelanggan

Mengeluarkan Surat Akuan Terima kepada pengadu yang memberi butiran lengkap dalam tempoh 1 hari.

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan dalam tempoh 3 hari dan menjalankan siasatan.

Menyerahkan maklum balas awal aduan kepada PPA dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh aduan diterima

Menyediakan laporan hasil siasatan kepada PPA untuk mendapatkan ulasan Ketua Jabatan.

PK 04-3: Laporan Penyiasatan AduanPK 04-4: Catatan/ Ulasan Ketua Jabatan

Memaklumkan keputusan siasatan aduan kepada pengadu dalam tempoh 14 hari bekerja.

Surat maklumanPK 04-4: Catatan/ Ulasan Ketua Jabatan

Mendapatkan maklum balas dan penilaian tahap kepuasan penyelesaian masalah daripada pengadu yang memberi butiran lengkap.

PK04-6 : Borang Maklum Balas Kepuasan Pengadu

Mengeluarkan surat peringatan kepada pihak berkaitan yang gagal mengemukakan keputusan siasatan aduan dalam tempoh 14 hari bekerja.

Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan untuk tindakan penambahbaikan.

PK 05 - PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN STATUS

1

A. MAKLUMBALAS PELANGGAN

2 Menyediakan borang maklum balas pelanggan. JPN/PPD

3 JPN/PPD Peti Cadangan

4 Menyemak dan menganalisis maklum balas pelanggan setiap bulan. JPN/PPD Analisis Maklum Balas

5 Membentangkan analisis dalam mesyuarat pengurusan untuk tindakan susulan. JPN/PPD Minit mesyuarat

6 JPN/PPD

7 JPN/PPD Surat iringan/ Memo

B. TAHAP KEPUASAN PEGAWAI DAN STAF

8 Menyedia dan mengedar Borang Tahap Kepuasan Pegawai dan Staf 2 kali setahun. JPN/PPD

9 JPN/PPD

10 JPN/PPD

11 JPN/PPD Surat iringan/ Memo

(OBJEKTIF)Analisis KEPUASAN PELANGGAN dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan:5.1.1 Maklum balas pelanggan sekurang-kurangnya 4 kali setahun. 5.1.2 Tahap kepuasan pegawai dan staf sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

PKU 02-1 Borang Maklum Balas Pelanggan KPM

Menyediakan Peti Cadangan/ Maklum Balas Pelanggan di tempat yang sesuai dan berkunci.

Membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan.

Laporan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan

Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan

PK 05-2: Borang Tahap Kepuasan Pegawai/ Staf

Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan pegawai dan staf untuk dibentang dalam mesyuarat pengurusan

Analisis Tahap Kepuasan Pegawai dan Staf

Membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan.

Laporan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan

Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan.

PK 06 - PENGURUSAN LATIHAN PERSONEL STATUS

1

2 JPN/PPD

3 Mengambil tindakan, membuat analisis dan rumusan keperluan latihan. JPN/PPD Analisis dan rumusan 4 Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisis Keperluan Latihan. JPN/PPD Analisis Keperluan Latihan 5 Menyediakan Pelan Operasi Latihan JPN/PPD Pelan Operasi Latihan

6 JPN/PPD

7 Menguruskan pelaksanaan program latihan. JPN/PPD

8 Membuat penilaian program latihan dan penceramah. JPN/PPD

9 JPN/PPD

10 Menyediakan rumusan dan laporan JPN/PPD Rumusan dan Laporan

Program pembangunan manusia yang terancang berteraskan pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan. Latihan kepada personel dilaksanakan sekurang-kurangnya 7 hari setahun. (OBJEKTIF)

Mengarahkan pengedaran Matriks Kompetensi Pegawai Dan Anggota Kumpulan Sokongan.

PK06-1: Matriks Kompetensi PegawaiPK 06-5 : Matriks Kompetensi Staf Sokongan

Menyedia dan menyerahkan perancangan latihan kepada Pihak Pengurusan untuk kelulusan

Perancangan Latihan, Jadual Perancangan Latihan

Senarai calon Senarai nama kepada agensi luar yang menganjurkan kursus Surat panggilan Salinan sijilSumber kewangan

PK 06-2 Instrumen Penilaian KursusInstrumen Penilaian PK06-3 Instrumen Penilaian Penceramah

Menilai keberkesanan kompetensi penjawat awam yang mengikuti kursus selepas 3 bulan dari tarikh kursus dijalankan.

PK06-4 Instrumen Keberkesanan Program

PK 07 - PENGURUSAN PEROLEHAN STATUS

1

A. PEROLEHAN MELALUI PEMBELIAN TERUS ATAU KONTRAK PUSAT

2 Membuat permohonan perolehan berdasarkan permintaan atau keperluan stok. KU/PP

3 Meluluskan permohonan perolehan jika peruntukan mencukupi.

4 Memilih pembekal yang berdaftar dengan organisasi. KU/PP Borang PK07-15 Mengeluarkan Pesanan Tempatan / Inden PEK/KPT Pesanan Tempatan/ Inden

6 Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja. KU/PP

7 Memproses pembayaran. PT Invois

8 Merekod aset alih kerajaan/Inventori. PT

9 Penilaian prestasi pembekal. KU/PP Borang PK07-2

10 Menyediakan analisis prestasi pembekal KU/PP Analisis Penilaian Prestasi Pembekal

11 Melaporkan laporan prestasi pembekal kepada pihak pengurusan KU/PP Memo/ Minit mesyuarat

B. PEROLEHAN MELALUI SEBUT HARGA

12 Menyediakan dokumen sebut harga.KU/PP/PEK/KPT

Dokumen Sebut Harga13 Membuat pelawaan sebut harga. Surat tawaran14 Menerima tawaran sebut harga. Dokumen Sebut Harga

15 Mesyuarat pembukaan sebut harga.

16

17 Bagi Perolehan Kerja, hanya satu penilaian sahaja dibuat. JK Penilaian Kerja Minit Mesyuarat JK Penilaian18 Membuat pemilihan dan pengesahan keputusan sebut harga. JK Sebut Harga Minit Mesyuarat JK Sebut Harga

19 KU/PP Surat Tawaran

20 Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/Dokumen Kontrak

21 Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja. KU/PP

22 Mengurus pembayaran. KU/PP Baucer Bayaran

23 Membuat penilaian prestasi pembekal. KU/PP Penilaian Prestasi Pembekal (PK07-2)

24 Menyediakan analisis prestasi pembekal KU/PP Analisis Penilaian Prestasi Pembekal

25 Melaporkan laporan prestasi pembekal kepada pihak pengurusan KU/PP Memo/ Minit mesyuarat

Perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja dibuat secara cekap, berkesan dan mematuhi peraturan-peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa. (OBJEKTIF)

Rekod Pendaftaran Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat /Kad Petak

TP/KS (JPN)TPPD (PPD)

Nota MintaBuku VotPesanan Tempatan

Nota PenghantaranInvois/ Bil

KEW PA 2, KEW PA 3, KEW PA 4, KEW PA 5,KEW PS 1, Kad Petak

JK Pembuka Sebut Harga

Minit Mesyuarat JK Pembuka Sebut Harga

Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan, penilaian berikut dibuat : a) penilaian teknikal b) penilaian harga

JK Penilaian Teknikal atau JK Penilaian Harga

Minit Mesyuarat JK Teknikal /Minit Mesyuarat JK Penilaian Harga

Memaklumkan keputusan sebut harga kepada pembuat/ pembekal/ kontraktor yang berjaya.

TP/KS (JPN)TPPD (PPD)

Pesanan Tempatan/ Inden/Dokumen Kontrak

Pesanan Tempatan atau Dokumen Kontrak

PK 08 - PENGURUSAN PENYELENGGARAAN STATUS

1

A. PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN2 Menyenaraikan aset yang memerlukan penyelenggaraan. PEK/KPT KEW.PA – 13

3 KU/PP Jadual Penyelenggaraan

4 Memohon dan menerima jadual penyelenggaraan daripada syarikat yang dilantik. KU/PP Jadual Penyelenggaraan

5 KU/PP KEW.PA -14

6 PEK/KPT KEW.PA -14

B. PENYELENGGARAAN PEMULIHAN7 Menerima laporan kerosakan aset alih kerajaan. PEK/KPT KEW. PA-9

8 Memeriksa kerosakan yang dilaporkan dan mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan. PEK/KPT Kelulusan Ketua Jabatan

9 Mendapatkan sebut harga daripada pembekal. PEK/KPT Sebut Harga10 Mengurus pengeluaran pesanan tempatan (LO). PEK/KPT Pesanan Tempatan

11 Mengesahkan penyelenggaraan aset alih kerajaan. KU/PP

12 Memproses pembayaran. PEK/KPT Invois

13 Membuat penilaian prestasi pembekal. PEK/KPT Penilaian Prestasi Pembekal PK07-2

14 Menyediakan analisis prestasi pembekal PEK/KPT Analisis Prestasi Pembekal15 Merekodkan penyelenggaraan yang telah dijalankan. PEK/KPT KEW. PA-1416 Melaporkan laporan prestasi pembekal kepada pihak pengurusan PEK/KPT Memo/ Minit mesyuarat

Mematuhi tatacara penyelenggaraan aset kerajaan bagi memastikan aset berfungsi dengan baik secara berterusan dan selamat digunakan. (OBJEKTIF)

Menyediakan jadual penyelenggaraan aset kerajaan berdasarkan manual/buku panduan pengguna.

Mengesahkan penyelenggaraan tersebut telah disempurnakan mengikut jadual dan spesifikasi yang ditetapkan.

Merekodkan penyelenggaraan yang telah dijalankan ke dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal.

Nota PenghantaranInvois/ Bil

PK 09 - PENGURUSAN AUDIT DALAM STATUS

1

2 Melantik Ketua Audit Dalam dan Pasukan Audit Dalam. WP Sijil Perlantikan Juru Audit Dalam

3 Menyediakan Jadual Audit Dalam peringkat BPSH dan peringkat JPN. PK JPN

4 PAD

5 Menyediakan Analisis Audit Dalam peringkat JPN. PK JPN Analisis Audit Dalam Peringkat JPN

6 Menyediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalam JPN dan PPD. PK JPN Laporan Keseluruhan Audit Dalam

7 WP Surat/memo arahan

8 TWP

9 PK JPN Laporan Audit Susulan

10 Membentangkan Laporan Audit Dalam semasa Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. WP / TWP

Dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam tahun semasa di peringkat negeri melibatkan JPN dan PPD yang diuruskan oleh JPN. (OBJEKTIF)

PK09-1 Jadual Pelaksanaan Audit Dalam

Menjalankan Audit Dalam berdasarkan Manual dan Prosedur Kualiti serta menyediakan laporan mengikut lokasi.

PK09-2 Catatan AuditPK09-3 Laporan KetakakuranPK09-4 Laporan PenambahbaikanPK09-5 Senarai Semak AuditorPK09-6 Laporan Keseluruhan

Mengesahkan laporan keseluruhan Audit Dalam BPSH, JPN, PPD dan PPW yang telah diselaraskan dan mengarahkan tindakan susulan diambil oleh lokasi yang diaudit.

Menerima dan mengedarkan Laporan Keseluruhan Audit Dalam ke lokasi yang diaudit untuk tindakan berikut :a) Memastikan pembetulan dan tindakan pembetulan diuruskan dengan betul.b) Mengenal pasti tindakan pencegahan yang perlu diambil.c) Mengenalpasti cadangan penambahbaikan yang perlu diambil.

PK11-1 Tindakan PembetulanPK11-2 Tindakan PencegahanPK11-3 Borang Cadangan PenambahbaikanPK 11-4 Kertas Kerja Program/ Aktiviti Penambahbaikan

Menyelaras dan melaksanakan Audit Susulan jika lokasi memperolehi ketidakakuran (NCR)

Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PK 10 - PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN STATUS1 Mendaftar semua Dokumen Kualiti dengan memberi nombor kawalan. PK JPN PK 10-2 Rekod Kawalan2 Menyimpan Dokumen Kualiti dengan kaedah yang sesuai. PK JPN Sistem penyimpanan

3 Dokumen Kualiti yang lama diberi identifikasi penutupan/pembatalan. PK JPN

4 PK JPN Rekod Pelupusan

Identifikasi penutupan/pembatalan

Melaksanakan pelupusan Dokumen Kualiti mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 .

PK 11 - TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN STATUSA. TINDAKAN PEMBETULAN

1 KPP/KS/PPD/PPasukan Kerja

2 Dokumen berkaitan

3 WP Maklumat Ketakakuran

4 KPAD Laporan Ketidakpatuhan

5 Laporan Audit Verifikasi

6 Laporan Keberkesanan

B. TINDAKAN PENCEGAHAN

7 “Improvement team”

8TWP

Laporan penilaian dan perbandingan

Mengarahkan KPP/KS/PPD/PP membentuk pasukan kerja untuk mengenal pasti punca-punca ketakakuran dan membuat cadangan penambahbaikan.

Membentuk pasukan kerja dengan melaksanakan perkara-perkara berikut :

a) Maklumat ketakakuran, aduan dan maklum balas pelanggan, Laporan Audit Dalam, Rekod-rekod ketakakuran dan cadangan penambahbaikan.b) Cadangan penambahbaikan melalui mesyuarat atau yang diterima dari pegawai yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem kualiti.c) Hasil Kajian Semula Pengurusan.

Pasukan kerjaKSPS/KSPPP/KPP

Menerima, meneliti dan menganalisis maklumat ketakakuran dan cadangan penambahbaikan mengikut keutamaan tindakan serta menyerahkan kepada KPP/KS/PPD/PP untuk menyediakan laporan.

Kaji maklumat ketakakuran/ketidakpatuhan yang berlaku di sektor/unit masing-masing

Melaksanakan audit verifikasi bagi mengesahkan tindakan pembetulan telah diambil mengikut tempoh yang dipersetujui, serta keberkesanan tindakan berkesan.

WP dan KPAD

Sediakan Laporan Keberkesanan Tindakan Pembetulan dan kemukakan satu salinan kepada WP untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

WP dan KPAD

Meneliti dan membincang cadangan penambahbaikan, membuat keputusan dan mengesahkan pelaksanaannya. Sekiranya perlu tubuhkan pasukan penambahbaikan (improvement team) untuk merancang dan melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang telah dikenal pasti (sekiranya ada).

KSPS/KSPP/KPP/PPD

Membuat penilaian dan membandingkannya dengan situasi sebelum penambahbaikan dilaksanakan. dan serahkan kepada TWP (sekiranya ada)

PK 12 - KAWALAN KE ATAS KETIDAKAKURAN PRODUK/ PERKHIDMATAN STATUS

1 Laporan Tindakan Pembetulan

2 Laporan Berkaitan

3

Laporan Kawalan

I. Peringkat Input:

Dipinda atau diperbetulkan untuk diteruskan proses.

Dimusnahkan, ditangguhkan, ditolak atau diluluskan dengan bersyarat.

4 Laporan Tindakan Susulan

5 Minit Mesyuarat

6 Rekod tindakan kawalan disimpan dan disenggarakan dari masa ke semasa. Rekod

Mengkaji dan mengenalpasti punca-punca perkhidmatan tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan bagi melaksanakan kawalan yang sesuai.

KPP/KS/PPD/PP

Memastikan tindakan yang diambil terhadap perkhidmatan tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenal pasti melalui :I. Aduan yang dilaporkan oleh pegawai, kakitangan dan pelangganII. Laporan Bulanan III. Laporan Jawatankuasa Pengurusan JPN IV. Laporan Audit Dalam.

Melaksana tindakan kawalan berdasarkan aduan pelanggan, Laporan Bulanan Kawalan, Laporan Jawatankuasa Pengurusan dan Laporan Audit Dalam yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan :

Kembalikan kepada pelanggan untuk ditambah atau dikemukakan semula sebagai Input baru.II. Peringkat Proses:

III. Peringkat Output:

Membuat tindakan susulan ke atas setiap tindakan kawalan yang diambil terhadap perkhidmatan tidak mematuhi keperluan yang ditetapkan seperti yang diputuskan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan / Mesyuarat Pengurusan.

Laporan analisis tindakan kawalan yang telah diambil akan dibincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan/Mesyuarat Pengurusan.

PK 13 - PENGURUSAN REKOD KUALITI STATUS

1 Mendaftar dan memberikan nombor rujukan untuk setiap rekod kualiti. Senarai Daftar Fail

2 Fail Rekod

3 Menyediakan kaedah yang sesuai bagi mengesan pergerakan rekod kualiti. Rekod Pergerakan Fail

4 Mengenal pasti dan menyenaraikan rekod-rekod kualiti yang perlu dilupuskan. Senarai Pelupusan

5 Rekod Pelupusan

Pegawai Rekod

JPN/PPD

Menyimpan rekod-rekod kualiti mengikut fail yang selaras dengan Akta Arkib Negara Malaysia 2003

Melaksanakan pelupusan Rekod Kualiti mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003.

PK 14 - PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN STATUS1 Melantik Pegawai Aset dan Pegawai Pemeriksa Aset. KSU Surat Lantikan2 Menerima aset bersama dokumen. KEW.PA-2/KEW.PA-33 Menyediakan daftar Aset/Inventori. KEW.PA-4/KEW.PA-54 Mengemaskini penempatan Aset. KEW.PA-75 Membuat label nombor siri pada harta modal dan ‘Harta Hak Milik Kerajaan’. Label/Kod turus (Bar code)6 Menempatkan Aset. Peg. Aset KEW.PA-7

7 Mengawal pergerakan aset. KEW.PA-7

8 Mengemaskini senarai aset. Peg. Aset KEW.PA-109 Menyimpan rekod. Peg. Aset SPA-online/Rekod Aset

10 KEW.PA-10

11 Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset sekurang-kurangnya 4 kali setahun. KPP/KU/PP Laporan/ Minit Mesyuarat

Peg. Aset/AKS

Peg. Aset / Pengguna

Memeriksa Harta Modal (Fizikal, Rekod, Penempatan) sekurang-kurangnya sekali dalam setahun dan menyediakan laporan.

Pegawai Pemeriksa