satu kajian teknik pengumpulan data analisis
TRANSCRIPT
SATU KAJIAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN DI KALANGAN
PENGURUS-PENGURUS SUMBER MANUSIA.
Oleh
SARIMAH BTE AMAN SHAH
Tesis ini dikemukakan bagi memenuhi sebahagian dari syarat untuk penganugerahan Ijazah Sarjana Sains
Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia Universiti Malaysia Sarawak
Julai 1999
PERAKUAN
Tidak terdapat bahagian di dalam kerja ini merujuk kepada tesis lain yang telah dikemukakan dalam menyokong permohonan kelayakan penganugerahan tesis ini atau daripada lain -lain universiti atau institusi pengajian tinggi yang lain.
ABSTRAK
Tujuan kajian ini adalah untuk mengkaji penggunaan teknik pengumpulan data Analisis Keperluan Latihan oleh Pengurusan Sumber Manusia. Sehanyak Lima teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan yang dikaji dalam kajian ini iaitu: Teknik Soalan Kaji Selidik. Teknik Temuduga dengan pekerja, Teknik Kumpulan Berfokus, Teknik Pemerhatian Di Tempat Kerja dan Teknik Penilaian Prestasi. Kajian ini telah dilakukan ke atas 40 responden yang terdiri daripada pengurus-pengurus sumber manusia dari 40 organisasi yang dipilih secara rawak di kawasan Bandaraya Kuching dan Lembah Kelang. Kajian dilakukan dengan menggunakan instrumen soalan kaji selidik. Kriteria pemilihan teknik analisis keperluan latihan adalah berpandukan kepada Model Kontingensi yang dibentuk oleh Newstrom dan Lilyquist yang terdiri dari penglibatan pekerja, penglibatan pihak pengurusan, keperlua* masa, data penting yang boleh dinyatakan kuantitinya dalam bentuk peratusan dan angka serta analisis kos. Hasil dapatan yang diperolehi ialah: penglibatan pekerja dan pengurusan adalah tinggi dalam teknik penilaian prestasi. Untuk kriteria keperluan masa, didapati bahawa teknik pengumpulan data yang popular adalah kaedah temuduga dengan pekerja. Soalan kaji selidik mempunyai data penting yang senang untuk dikira dalam bentuk peratusan dan angka. Teknik pemerhatian di tempat kerja melibatkan analisis kos yang paling murah bagi memperolehi maklumat mengenai keperluan pekerja. Teknik yang bersesuaian berdasarkan kepada klasifikasi kerja adalah teknik penilaian prestasi sesuai untuk semua klasifikasi kerja manual, teknikal, perkeranian, penyeliaan, dan pengurusan. Teknik Pemerhatian di Tempat Kerja sesuai digunakan untuk semua jenis klasifikasi kerja melainkan klasifikasi kerja pengurusan. Temuduga Dengan Pekerja sesuai untuk semua klasifikasi kerja kecuali dengan klasifikasi kerja manual. Soalan Kaji Selidik sesuai hanya untuk tiga klasifikasi kerja iaitu manual, teknikal dan perkeranian.dan Kumpulan Berfokus sesuai untuk dua teknik iaitu penyeliaan dan pengurusan.Terdapat perhubungan yang signifikan di antara penglibatan pekerja dengan data dan keperluan masa dalam teknik soalan kaji selidik. Dalam teknik temuduga dengan pekerja terdapat hubungan di antara penglibatan pekerja dan pengurusan. Tiada hubungan yang signifikan di antara semua kriteria pemilihan AKL dalam teknik kumpulan berfokus. Terdapat hubungan yang signifikan di antara keperluan masa dengan penglibatan pekerja dan pengurusan dalam teknik pemerhatian di tempat keqia. Terdapat perhuhungan yang signifikan di antara penglibatan pekerja dengan pengurusan dan analisis kos dalam teknik penilaian prestasi. Terdapat juga hubungan di antara keperluan masa dan penglibatan pihak pengurusan dalam teknik penilaian prestasi. Kesesuaian teknik pengumpulan data AKL berdasarkan matlamat pengurusan sumber manusia adalah kebanyakan organisasi memilih penilaian prestasi, soalan kaji selidik, pemerhatian di tempat kerja dan temuduga dengan pekerja. Pengurus sumber manusia berpendapat teknik AKL adalah pada tahap penting dan kritikal dan kurangnya kerjasama serta pengetahuan mendalam cara menjalankan AKL menyebabkan ianya agak sukar dikendalikan.
ABSTRACT
The aim of this study is tofTnd out the employee's training need analysis data collectiorr techniques by human resource personnel. There are five training needs analysis datrr collection techniques discussed in the study. Questionnaire, interview, focus group. observation at the work place and perjbrmance appraisal. The study was conducted on 40 human resource personnel located in Kuching and Klang Valley. The instrument used in the study are questionnaire a d t h e data is analyzed using statistic descriptive and inference The criteria on the selection method are taken from Contingency Model by Newstrom and Lilyquist: employee involvement, management involvement, time requirement, relevant quantifiable data and cost analysis. The findings are that employee involvement and management is high in the performance appraisal technique. For the time requirement, it is found that the data collection techniques through the interview are very popular and widely used by the human resource personnel. The data gathered through questionnaire is easily quantifiable compared to the others. While observation incurred minimum cost analysis to get the information about employees need. There are five kinds of job classification: manual, technical, clerical, supervisory and managerial. The study tries tofind out the best selection on each appropriate technique according to the job classification and thefindings are the following. Performance appraisal can be used to all the job class$cation. Observation best used for all the classification except managerial. The data collection techniques through interview are best use for all the. techniques except manual. While questionnaire only best use in manual, technical and clerical. The supervisory and managerial kind of job is best use in the focus group. There is a significant relationship between employee involvement and quantifiable data in the data collection technique through the questionnaire. There is a significant relationship between employee involvement and time requirement in the data collection technique through the questionnaire. There is a signrpcant relationship between employee involvement and management in the data collection technique thro~igh the interview. There is no significant relationship among TNA criteria selection method in the focus group data collection technique. There is a significant relationship between time requirement and employee involvement in the data collection technique through observation at the workplace. There is a significant relationship between employee involvement and management in the data collection technique through the perfbrmance appraisal. It is also found that there is a significant relationship between employee involvement and the cost analysis in the performance appraisal. There is also a significant relationship between time requirement and munagement involvement in the data collection technique through performance appraisal. Most of the human resource per.sonne1 like to use performance appraisul, questionnaire, observation and interview to collect data in order to determine the needs for the employees' training. Their opinions on the training need analysis are that it is very important and critical indeed. Lack of understanding and cooperation among the employees on haw to carry about TNA leads to the dificulty to handle it.
Biodata
Penulis kajian ini telah dilahirkan pada 20hb Oktober, 1968 di Kelang, Selangor. Beliau menerima pendidikan awal di Sek. Ren. Methodist, Pelabuhan Kelang pada tahun 1975- 1980. Beliau meneruskan pelajarannya ke tingkatan 1 hingga 3 di Sekolah Menengah Agama Maahad Hamidiah Kajang, dan memasuki Kolej Islam Kelang ke tingkatan 4 dan 5 pada tahun 1984-1985.
Beliau seterusnya melanjutkan pelajaran di Universiti Islam Antarabangsa pada tahun 1986 -1991 dan memperolehi B.Econs (Hons) IIU. Pada tahun 1993, beliau memperolehi Diploma Pendidikan di tempat yang sama.
Sebelum diberi peluang oleh Kementerian Pendidikan Malaysia melanjutkan pelajaran di peringkat Sarjana dalam Bidang Pembangunan Sumber Manusia program berkembar lnstitut Aminuddin Bakil Universiti Malaysia Sarawak, beliau telah berkhidmat di tiga buah sekolah sebagai guru Bahasa Inggeris di SM Palong 7(F), Gemas, N. Sembilan, (1993- 1995), SM Palong 11(F), Gemas, N.Sembilan, (1995-1996) dan SM Telok Panglima Garang, Selangor, (1996-1998).
Sekarang ini beliau berkhidmat di Politeknik Kuching Sarawak di Jabatan Perdagangan sebagai pensyarah ekonomi dan ekonomi Islam.
PENGHARGAAN
"Dengan Nama Allah Yang Maha Pcmurah Lagi Maha Penyayang"
Segala puji bagi Allah yang mentadbir sekalian alam. Selawat serta salam ke atas junjungan besar Nabi Muhammad S.A.W.
Saya panjatkan kesyukuran ke hadrat illahi dengan kurnia dan izinNYA, kajian ini dapat disempurnakan seperti yang dirancang.
Setinggi penghargaan ditujukan kepada rnereka yang berikut:
Jutaan terima kasih khusus buat Prof. Madya Dr. Ibrahim Mamat atas cadangan tajuk kajian dan selaku penyelia yang banyak memberikan nasibat membina bimbingan, dorongan dan bantuan tanpa mengira masa bagi menyiapkan kajian ini.
Rakaman terima kasih juga huat En.Philip Nuli Anding selaku penyelaras kohort 4 199811999 atas maklumat dan perkembangan kursus dari masa ke semasa.
Terima kasih juga kepada para pensyarah dari Institut Aminuddin Baki dan UNIMAS atas ilmu yang dicurahkan.
Terima kasih juga kepada empat puluh pengurus sumber manusia dari empat puluh organisasi sekitar Lembah Kelang dan Bandaraya Kuching yang begitu berkerjasama memberikan maklumbalas atas soalan kaji selidik yang diedarkan.
Tidak lupa rakan-rakan sekohort yang banyak meninggalkan kenangan suka duka dan menjadikan hidup ini lebih bermakna.
Tidak terhingga rakaman jutaan terima kasih khas teristimewa buat En.Abd Rashid, suami tercinta yang tanpa bantuan dan restunya tesis ini tidak seperti adanya sekarang.
Persembahan b u t emak dan abah, emak dan ayah mertua, hasil usaha ini adalah dari pengorbanan dan doa kalian.
Sayang untuk anak-anak mama, Nailul A'watif, Nawal Wafa, Nublan Zaki, Naqib Fuad, Nadia Husna dan Najah Fareeha sebagai sumber inspirasi dalam hidup.
Buat Talib, terima kasih atas pertolongan rnengedarkan soalan kaji selidik dan jadikan pengalaman kakak mu ini bahawa tidak ada jalan singkat menuju kejayaan .
Terima Kasih Semua
Hanya Allah sahaja yang dapat membalas jjaa kalian
Amiin.
KANDUNGAN
Ahslrak
Abstract
Biodata
Penghargaan
Kandungan
Senarai Rajah
Senarai Jadual
BAB SATU: PENDAHULUAN
1.0 Pengenalan
1 .I Latar Belakang Kajian
1.2 Kenyataan Masalah
1.3 Ohjektif Kajian
1.4 Kepeutingan Kajian
1.5 Model Kerangka Konseptual Kajian
1.6 Persoalan Kajian
1.7 Definisi Istilah Konseptual
1.7.1 Latihan
1.7.2 Keperluan Latihan
I .7.3 Mengenalpasti Keperluan Latihan
1.7.4 Analisis Keperluan Lac~han
1.7.5 Matlamat
1.7.6 Pengurusan Sumber Manusia
1.8 Skop dan Limitasi Kajian
1.9 Kesimpulan
HALAMAN
I1
. . . 111
iv
v
vi
X I
xii
BAB DUA: KAJIAN PENULISAN SEMULA
2.0 Pengenalan
2.1 Konsep Latihan Dalam Pembangunan Sumber Manusia
2.2 Kepentingan dan Kebaikan Latihan.
2.3 Pendekatan Latihan Yang Sistematik.
2.4 Mengenalpasti Keperluan Latihan.
2.5 Analisis Keperluan Latihan
2.6 Pendekatan Kepada Analisis Keperluan Latihan (AKL)
2.7 Model Kontingensi Penilaian Keperluan Newstrom dan Lilyquist
2.8 Teknik Pengumpulan Data Analisis Keperluan Latihan 16
2.8.1 Soalan Kaji Sefidik 18
2.8.2 Temuduga Dengan Pekerja 19
2.8.3 Kumpulan Berfokus 20
2.8.4 Pemerhatian Di Tempat Ketja 20
2.8.5 Penilaian Prestasi 22
2.9 Kajian-Kajian Mengenai Pendekatan Teknik Pengumpulan Data 23
2.10 Matlamat Pengumsan Sumber Manusia 24
2.11 Pihak Yang Be~tang~ungjawab Dalam Melakukan Analisis Keperluan Latihan 24
2.12 Penglibatan Pihak Pengurusan. 26
2.13 Kesimpulan 26
BAB TIGA: METODOLOGI KAJIAN
3.0 Pengenalan
3.1 Reka Bentuk Kajian
3.2 Pemilihan Sampel Kajian
3.3 Lokasi Kajian
3.4 Instrumentasi Kajian
3.5 Taburan Soalan
3.6 Kajian Rintis
3.7 Prosedur Pengumpulan Data
3.8 Analisis Data
3.8.1 Kaedah Statistik Deskriptif
3.8.2 Kaedah Statistik Inferensi
3.9 Kesimpulan
BAB EMPAT: ANALISIS DAPATAN
4.0 Pengenalan
4.1 Data Demografi Responden
4.1.1 Jantina 4.1.2 Pengalaman Bekerja 4.1.3 Pengalaman Sebagai Pengurus Sumber Manusia
4.2 Jumlah Pekerja Dalam Organisasi
4.3 Jenis Organisasi Yang Diwakili Oleh Responden
4.4 Kesesuaian Teknik Berdasarkan Kriteria Pemilihan Teknik Pengumpulan Data Analisis Keperluan Latihan.
4.5 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data AKL Berdasarkan Klasifikasi Kerja
4.6 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data Analisis Keperluan Latihan Berdasarkan Matlamat Pengurusan Sumber Manusia
4.7 Pendapat Pengurus Sumber Manusia Mengenai Teknik AKL
4.7.1 Pendapat Tentang Menjalankan Analisis Keperluan Latihan.
4.7.2 Jenis Teknik AKL Yang Selalu Organisasi Gunakan.
4.7.3 Alasan Menggunakan Teknik Pilihan
4.7.4 Pihak Yang Bertanggungiawab Dalam Menjalankan AKL di Organisasi.
4.7.5 Kegunaan Laporan AKL Untuk Organisasi . 57
4.7.6 Kekuatan Menggunakan Teknik Pilihan 5 8
4.7.7 Kelemahan Yang Dihadapi Dalam Menggunakan Teknik Pilihan 58
4.7.8 Komen dan Cadangan Berkenaan Teknik Pengumpulan Data AKL di Organisasi 59
4.8 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan Lima Teknik Pengumpulan Data
4.8.1 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 60 Teknik Pengumpulan Data Soalan Kaji Selidik
4.8.2 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 61 Teknik Pengumpulan Data Temuduga Dengan Pekerja
4.8.3 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 61 Teknik Pengumpulan Data Kumpulan Berfokus
4.8.4 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 62 Teknik Pengumpulan Data Pemerhatian Di Tempat Kerja
4.8.5 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 63 Teknik Pengumpulan Data Penilaian Prestasi
4.9 Rumusan Analisis Dapatan 64
4.9. L Data Demogrefi Responden dan Organisasi 64
4.9.2 Kesesuaian Teknik Berdasarkan Kriteria Pemilihan 64 Teknik Pengumpulan Data AKL
4.9.3 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data AKL Berdasarkan 66 Klasifikasi Kerja
4.9.4 Pemilihan Teknik Pengumpulan Data AKL Berdasarkan 67 Matlamat Pengurusan Sumber Manusia
4.9.5 Rumusan Pendapat Pengurus Sumber Manusia Mengenai Teknik AKL
4.9.6 Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan AKL Dengan 69 Lima Teknik Pengumpulan Data
4.10 Kesimpulan 7 1
BAB LIMA: RUMUSAN, PERBINCANGAN, KESIMPULAN DAN CADANGAN
5.0 Pengenalan. 72
5.1 Rumusan Bab I, I11 dan IV 72
5.2 Perbincangan 74
5.2.1 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data Berdasarkan Kriteria Pemilihan Teknik
5.2.2 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data AKL Berdasarkan Klasifikasi Kerja.
5.2.3 Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data 77 AKL Berdasarkan Matlamat Penguusan Sumber Manusia.
5.2.4 Pendapat Pengurus Sumber Manusia Mengenai Teknik AKL 7 8
5.2.5 Perhubungan Di antara Kriteria Pernilihan AKL Dengan Teknik Pengumpulan Data
5.3 Kesimpulan
5.4 Cadangan Kajian. '
5.4.1 Untuk Pengurus Sumber Manusia.
5.4.2 Cadangan Kajian Lanjutan
Bibliografi
Lampiran A - Soalan Kaji Selidik
Lampiran B - Permohonan Menjalankan Penyelidikan
Lampiran C - Surat Kebenaran Menjalankan Kajian
Senarai Rajah Muka Surat
Rajah 1.1:
Rajah 2.1:
Rajah 2.2 :
Rajah 2.3:
Rajah 2.4:
Rajah 2.5:
Rajah 2.6:
Rajalt4.1:
Model Kerangka Konseptual Kajian
Model Kitaran Pendekatan Sistematik Dalam Latihan
Persamaan Keperluan Latihan
Model Penilaian Keperluan Latihan
Model Analisis Keperluan Latihan
Peringkat Analisis Keperluan Latihan
Teknik Pemilihan Pengumpulan Data AKL
Perhubungan Di antara Kriteria Pemilihan dengan Teknik Pengumpulan Data.
SENARAI JADUAL
Jadual 3.1:
Jadua14.1:
Jadua14.2:
Jadua14.3:
Jadua14.4:
Jadua14.5:
Skor Pekali Korelasi Pearson 'r'
Taburan responden mengikut ciri-ciri demografi
Jumlah Pekerja dalam Organisasi.
Jenis Organisasi Yang Diwakili
Frekuensi dan % Penglibatan Pekerja
Min dan Susunan Keutamaan Berdasarkan Kriteria Penglibatan Pekerja
Frekuensi dan % Penglibatan Pihak Pengurusan.
Min dan Susunan Keutamaan Berdasarkan Kriteria Penglibatan Pihak Pengurusan
Frekuensi dan % Keperluan Masa
Min dan Susunan Keutamaan Keperluan Masa
Frekuensi dan % Data Penting Yang Boleh Dinyatakan Kuantitinya.
Min dan Susunan Keutamaan Data Penting Yang Boleh Dinyatakan Kuantitinya
Frekuensi dan % Analisis Kos
Min dan Susunan Keutamaan Analisis Kos
Frekuensi dan % di antara Teknik AKL dengan Klasifikasi Kerja.
Frekuensi dan % antara Teknik AKL dan Matlamat Pengumsan Sumber Manusia.
Pendapat Tentang Menjalankan Analisis Keperluan Latihan.
Jenis Teknik AKL Yang Selalu Organisasi Gunakan.
Alasan Menggunakan Teknik Pilihan.
Jadua14.20:
Jadual 4.21:
Jadual 4.22:
Jadua14.23:
Jadual 4.24:
Jadual 4.26:
Pihak Yang Bertanggungjawab Dalam Menjalankan AKL di Organisasi.
Kegunaan Laporan AKL Untuk Organisasi
Kekuatan Menggunakan Teknik Pilihan
Kelemahan Yang dihadapi Dalam Menggunakan Teknik Pilihan
Komen dan Cadangan Mengenai Teknik AKL di Organisasi
Perhubungan Kriteria Pemilihan Teknik Pengumpulan Data AKL -- Soalan Kaji Selidik
Perhubungan Kriteria Pemilihan Teknik Pengumpulan Data AKL -- Ternuduga Dengan Pekerja
Perhubungan Kriteria Pemilihan Teknik Pengumpulan Data AKL - Kumpulan Betfokus
Perhubungan Kriteria Pemilihan Teknik Pengumpulan Data AKL -- Pemerhatian Di tempat Kerja
Perhubungan Ktiteria Pemilihan Teknik Pengumpulan Data AKL -- Penilaian Prestasi.
Rumusan Kesesuaian Teknik Berdasarkan Kriteria Pemilihan Teknik
Rumusan Kesesuaian Teknik Pengumpulan Data AKL Mengikut Klasifikasi Kerja
Rumusan ~emil ihan Antara Teknik AKL dan Matlamat Pengurusan Sumber Manusia
BAB SATU
PENDAHULUAN
1.0 Pengenalan
Bab ini akan membincangkan latar belakang kajian yang sedang dijalankan, kenyataan kepada masalah yang sedang dikaji, tujuan kajian ini dilakukan dan kepentingan kajian. Ianya disusuli dengan rangka konseptual kajian yang menggambarkan keseluruhan kajian dan diikuti dengan persoalan kajian, definisi istilah operasi yang digunakan dalam kajian ini sena kepentingan kajian ini dan akhirnya diikuti dengan skop dan batasan kajian.
1.1 Latar Belakang Kajian
Setiap organisasi akan terpaksa mengbadapi masalah berkaitan dengan latihan dan kemajuan para pekerjanya. Jumlah serta kualiti latihan tidak sama dan berlainan dari satu organisasi ke satu organisasi yang lain. Skop atau bidang latihan dan kemajuan juga bergantung kepada polisi dan strategi organisasi itu sendiri. Latihan sangat penting untuk kejayaan setiap organisasi. Latihan membawa maksud untuk memajukan pekerja sebagai individu yang akan menjadi lebih yakin dan kompeten di dalam bidup dan kerjaya mereka. Proses pembelajaran adalah pusat kepada latihan dan cara pembelajaran adalah pelbagai dan berbeza-beza (Pont, 1990). Melatih pekerja di dalam organisasi walaubagaimanapun tidak membawa maksud bahawa pekerja itu belajar. Sheal (1994) telah mendefinisikan pembelajaran sebagai proses mental dan fizikal yang membawa ke arah perubahan di dalam tingkah laku seseorang pekerja itu.
Bidang latihan adalah satu sektor yang berkembang dengan pesat dan keperluan dalam latihan akan sentiasa wujud dalam setiap aspek kehidupan seseorang. Sikap majikan terhadap latihan telah berubah dan ramai majikan telab melihat bahawa latihan adalah pelaburan dan bukannya lagi kos kepada mereka. Begitu juga sikap individu terhadap kemajuan diri sendiri dan individu mula menyedari bahawa kemajuan dan latihan adalah satu proses sepanjang bayat. Pendekatan yang sistematik terhadap latihan adalah penting untuk latihan itu menjadi efektif. Sistem latihan telah mengalami evolusi dari masa ke semasa dan program latihan terbam muncul untuk memenuhi kehendak yang sentiasa wujud. Pasaran untuk latiban menjadi semakin besar dan sekarang latihan boleh didapati dari berhagai sumber. Bagi organisasi yang hesar, mereka menyediakan sendiri program latihan untuk para pekerja mereka dan sesetengahnya bergahung untuk membentuk konsortium dalam memberi latihan. Kesemua penyedia latihan ini menawarkan pendekatan yang pelbagai yang mana setiap pendekatan akan disesuaikan dengan keperluan individu dan organisasi. Di antara alasan-alasan untuk menyediakan dan memberi latihan adalah disebabkan perubahan dalam pasaran tenaga huruh, prestasi yang semakin merosot, perubahan dalam proses kerja, kemasukan pekerja baru dan juga untuk memenuhi keperluan perundangan. (Nadler dan Nadler, 1989). Latihan adalah satu cara untuk memenuhi matlamat organisasi. Faktor ini telah diterapkan di dalam fungsi Iatihan agar selari dengan fungsi generatif dalam sesebuah organisasi dan dianggap sebagai satu pelaburan. (Robinson, 1985).
Dua komponen penting dalam pembangunan sumber manusia adalah latihan dan kemajuan. Perbezaan di antara kedua-dua komponen itu adalah latihan merujuk kepada ski1 'hands-on' manakala kemajuan dimajukan ke arah interpersonal dan ski1 membuat keputusan. (Tan Kwang How, 1995). Latihan mengundungi aktiviti-aktiviti yang dibentuk untuk memperbaiki prestasi individu manakala kemajuan melibatkan aktiviti yang dibentuk untuk menolong individu berubah dan bergerak sama dengan pergerakan organisasi itu sendiri. Survei yang telah dilakukan di United Kingdom dan Amerika Syarikat menunjukkan hampir kesemua organisasi terlibat dengan berbagai bentuk aktiviti kemajuan untuk para pengurusan (Constable, 1988; Loo, 1991; Saari L. M., Johnson T.R., McLaughlin S.D., dan Fimmerle D.M. 1988). Walaupun 90% dari mereka telah menjalankan aktiviti untuk para pengumsan tetapi kebanyakan daripada latihan yang dijalankan berdasarkan daripada pendekatan tradisional dan mekanistik kepada pembelajaran dewasa yang dapat dikesan dari zaman Revolusi Industri (Anderson, 1994). Dalam pembentukan kurikulum, ahli pendidikan Amerika Raplh Tyler (1949, dalam Anderson, 1994) telah mencadangkan empat peringkat model yang mudah berpandukan kepada spesifikasi arahan objektif yang mana telah menjadi asas kepada apa yang dipanggil "pendekatan sistem" kepada latihan. Mengikut Buckley dan Caple (1995), keputusan untuk menggunakan pendekatan sistematik kepada latihan dibuat bila sudah diyakini bahawa latihan adalah satu cara untuk mengatasi prestasi semasa dan kemerosotan dalam prestasi. Di dalam kontek organisasi, salah satu daripada tujuan untuk menjalankan latihan ialah untuk mengatasi masalah kemerosotan prestasi. Oleh itu adalah satu langkah yang bersesuaian supaya pendekatan sistematik digunakan supaya latihan dapat dirancangkan berpandukan kepada keperluan yang sebenar, dan dijalankan dengan menggunakan kaedah yang paling tepat dan dinilai dari pembahan yang dijangka dapat dilakukan melalui latihan.
Bagi sesebuah organisasi yang berjaya, latihan merupakan aktiviti pengurusan yang utama kerana latihan yang cekap, sistematik dan terancang akan menggerakkan pekerja untuk melakukan perkara, cara, masa dan kos yang betul. Pekerja yang cekap dan bijak dari segi pengetahuan, kemahiran dan sikap adalah faktor utama kejayaan sesuatu pengurusan dalam sebuah organisasi. Untuk menguruskan sumber manusia, pendidikan, latihan dan pembangunan mesti dititikberatkan.
Latihan yang sistematik adalah knnci kepada kecekapan perkembangan perbelanjaan. Latihan adalah pendekatan jangkapendek yang kerap diambil perhatian oleh sesebuah organisasi bagi mempertingkatkan organisasi. Sering terjadi kos latihan lebih tinggi berbanding dengan hasil yang diharapkan. Terdapat empat peringkat latihan iaitu mengkaji keperluan latihan, merekabentuk latihan, melaksanakan latihan serta menilai keberkesanan latihan. Kebanyakan organisasi merencanakan program latihan atas kepercayaan bahawa Iatihan dapat mengubat segala penyakit dalam organisasi. Mengenalpasti keperluan latihan adalah langkah utama dan terpenting dan ianya sering diabaikan tetapi ianya adalah satu bentuk 'penilaian' awal bagi memastikan keberkesanan latihan. Analisis keperluan latihan merupakan pengenalpastian masalah untuk tindakan yang sewajarnya. Di sini, selain masalah sebenar dikenalpasti, siapa di antara pekerja yang benar-benar memerlukan latihan dan apakah jenis latihan yang diperlukan bagi merapatkan jurang sebenar dan sepatutnya.
Pendahuluan
Analisis keperluan latihan dalam organisasi menjurus kepada penambahbaikan tiga tahap terpenting iaitu tahap organisasi, kerja dan individu. Tahap individu mendedahkan keperluan seseorang pekerja tentang batasan dari segi pengetahuan, kemahiran dan sikap. Untuk mengenalpasti AKL seseorang pekerja, terdapat beberapa teknik bagi mendapatkan makluma tentang keperluan latihan seseorang pekerja. Kadangkala kesemua batasan AKL tadi boleh 'diubati' bukan dari segi latihan. Faktor persekitaran seperti pencemaran, kelemahan dari perancangan organisasi atau gaji yang rendah, cuti yang terhad atau bosan atau kurang motivasi boleh dilaksanakan dengan penguhahsuaian polisi. Beberapa teknik pengumpulan data untuk analisis keperluan latihan dikenalpasti dan di antara yang terpenting sering digunakan adalah soalan kaji selidik, temuduga lisan dengan pekerja, kumpulan berfokus, pemerhatian di tempat kerja, jawatankuasa penasihat, pusat penilaian, penilaian prestasi, ujian kemahiran, penilaian sikap dan teknik peristiwa yang kritis. (Frances dan Roland Bee, 1994; Kroehnert, 1995; Ibrahim, 1996; Maimunah Ismail, 1990.).
1.2 Kenyataan Masalah
Kepentingan latihan dalam sesebuah organisasi tidak boleh dinafikan. Latihan selalunya dikaitkan dengan permasalahan prestasi pekerja samada sekarang atau mempunyai potensi menghadapi permasalahan akan datang. Objektif yang paling utama dalam sesuatu latihan ialah untuk memperbaiki pencapaian oleh pekerja dan juga organisasi (Rummier, 1987). Adakalanya seseorang pekerja itu gagal memenuhi keperluan pencapaian dalam kerjanya. Terdapat berbagai teknik pengumpulan data untuk membuat analisis keperluan latihan. Kaedah yang sering digunakan untuk mengenalpasti keperluan Iatihan ialah: survei dan soalan kaji selidik, teknik kumpulan berfokus, teknik temuduga, pemerhatian di tempat kerja, teknik peritiwa yang kritis, analisis organisasi, analisis prestasi tugas, analisis keperluan jawatan, teknik kumpulan nominal, teknik DIF (Dzflcult, Important, Frequency) (Ibrahim, 1996) dan lain-lain. (Frances dan Roland Bee, 1994; Kroehnert, 1995; Maimunah Ismail, 1990). Kesemua teknik ini digunakan mengikut cara bagaimana sebuah organisasi menjalankan analisis keperluan latihan. Tidak semua organisasi menggunakan teknik dan cara yang seragam. Kajian ini cuba mengkaji teknik AKL yang digunakan untuk memperolehi data dan maklumat yang konsisten agar reka bentuk latihan selari dengan keperluan Iatihan organisasi, tugas dan individu. Oleh itu, kajian ini cuba untuk melihat lima teknik pengumpulan data yang akan dibincangkan iaitu: soalan kaji selidik, temuduga dengan pekerja, kumpulan berfokus, pemerhatian di tempat kerja dan penilaian prestasi. Kajian ini juga akan cuba untuk melihat teknik mana yang paling kerap dan popular digunakan oleh organisasi dalam mengenalpasti keperluan latihan pekerja. Dalam pada itu juga kajian ini cuba untuk melihat bagaimana pengurus sumber manusia melihat latihan sebagai herkepentingan dalam kemajuan sesebuah organisasi.
1.3 Objektif Kajian.
Objektif umum kajian ini adalah untuk mengkaji penggunaan teknik pengumpulan data Analisis Keperluan Latihan oleh pihak pengurusan sumber manusia.
Secara khususnya kajian ini adalah bertujuan untuk mengenalpasti:
I . penggunaan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan oleh pengurusan sumber manusia.
11. kesesuaian teknik pengu~npulnn data analisis keperlu;~n latihan berdasarkan kriteria pemilihan teknik AKL.
iii. kesesuaian teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan mengikut klasifikasi kerja.
iv. kesesuaian teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan berdasarkan matlamat pengurusan sumber manusia.
v. maklumat yang berkaitan dengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan.
1.4 Kepentingan Kajian
Keperluan latihan adalah sebahagian daripada perancangan untuk perkembangan staf (Horner, 1995). Ianya tidak berakhir hanya dengan melalui pengumpulan dan analisis data tetapi melewati sehingga ke fasa perancangan sesuatu program latihan dan memandu dala~n pemilihan penyelesaian ke arah keperluan perkembangan staf. Dari segi prestasi dan ski1 tugas, keperluan latihan akan mendedahkan jurang di antara apa yang pekerja lakukan dan apa yang majikan jangkakan dari pekerja-pekerja mereka. Dengan kata lain, keperluan latihan akan menghapuskan jurang di antara tahap prestasi dengan apa yang diharapkan oleh majikan. Walaupun analisis keperluan latihan sangat penting untuk dilakukan, namun masih terdapat banyak organisasi masih menganggap AKL sesuatu yang tidak perlu dan membazir waktu dan tenaga (Ibrahim Mamat, 1996). Menurut Ibrahim lagi, untuk mengelakkan pembaziran disebabkan program latihan yang disediakan tidak tepat dan sesuai, pihak pengutusan perlu terlebih dahulu membuat satu analisis keperluan latihan dengan cara sistematik dan tepat. OIeh itu hasil dapatan dari kajian ini diharapkan akan dapat memberikan satu pandangan dalalnan kepada para pengurus sumber manusia dalam sesebuah organisasi dalam melihat kepada teknik pengumpulan data manakah yang paling popular dan kerap digunakan dalam menentukan analisis keperluan latihan.
Di samping itu juga, daripada kajian ini, akan ada kajian susulan berkenaan teknik pengumpulan data di mana diharapkan agar Iatihan kepada para pekerja akan dilihat sebagai keutamaan utama dan latihan tidak lagi dianggap sebagai liabiliti kepada organisasi.
1.5 Model Kerangka Konseptual Kajian
Kajian ini cuba untuk melihat dan mengenalpasti penggunaan teknik pengumpulan data Analisis Keperluan Latihan oleh puhak pengurusan sumber manusia. Pembolehubah bersandar dalam kajian ini ialah teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan yang merangkumi lima teknik, iaitu soalan kaji selidik, temuduga dengan pekerja, kumpulan berfokus, pemerhatian di tempat kerja, dan penilaian prestasi. Pembolehubah bebas dalam kajian ini terdiri dari;
i. Demografi Responden dan Organisasi, ii. Kriteria Pemilihan AKL,
iii. Klasitikasi Kerja, iv. Matlamat Pengurusan Sumber Manusia, dan v. Matlumat Berkaitan AKL
Kerangka model kajian ini boleh digambarkan seperti rajah di bawah
2.Penglibntm Pengurusw
Z.Data Kuantitif Untuk Analisis 3.Maklumat Tevr inc i 4.Tnjuk Yang Kompleks d m Sensitif S.Reris~oncc dai Pekeja 6.Populasi yang disasakm 7.Pengumpulan Dokumentasi
2,Jenis Teknik yang DiGunakan 3.Alnsan Menggunakan T e h i k
Rerkaitan AKL 4.Pihak yang beRangguugjownb S.Kegunm Laporan 6,Kekuatan Teknik Pilihan 7.Kelemnhan Teknik Pilihan 8.Komen dun Cadangan
Rajah 1 . 1 : Model Kerangka Konseptual Kajian.
1.6 Persoalan Kajian
Secara khususnya, kajian ini cuba menjawab persoalan berikut:
I . Apakah teknik pengutnpulan data analisis keperluan latihan yang paling sesuai digunakan berdasarkan setiap kriteria pemilihan teknik AKL.
11. Apakah teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan yang paling sesuai digunakan berdasarkan setiap klasifikasi kerja.
iii. Apakah teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan yang paling sesuai digunakan berdasarkan setiap matlamat pengurusan sumber manusia.
iv. Apakah maklumat yang herkaitan dengan teknik pengumpulan data AKL.
v. Adakah teknik-teknik yang digunakan adalah secara amnya seragaln di antarn satu organisasi dengan organisasi yang lain.
vi. Adakah terdapat perhubungan yang signifikan di antara kriteria pemilihan teknik AKLdengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan secara soalan kaji selidik.
vii. Adakah terdapat perhubungan yang signifikan di antara kriteria pemilihan teknik AKL dengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan temuduga dengan pekerja.
viii. Adakah terdapat perhubungan yang signifikan di antara kriteria pemilihan teknik AKL dengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan melalui kumpulan berfokus.
ix. Adakah terdapat perhubungan yang signifikan di antara kriteria pemilihan teknik AKL dengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan pemerhatian tempat kerja.
x. Adakah terdapat perhubungan yang signitikan di antara kriteria pemilihan teknik AKL dengan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan melalui penilaian prestasi.
1.7 Definisi Istilah Konseptual
1.7.1 Latihan
Latihan, secara khusus, dapat didefinisi sebagai satu proses mengajar seseorang dalam sesuatu kemahiran yang khusus untuk kegunaan jangka pendek. Dalam konteks pengurusan kakitangan organisasi, latihan bermakna usaha-usaha yang dijalankan untuk memperbaiki kemahiran yang berkaitan dengan tugas seseorang pegawai supaya prestasi pegawai itu meningkat (Maimunah Ismail, 1990)
1.7.2 Keperluan Latihan
Keperluan latihan dapat didefinisikan sebagai satu kzperluan untuk penambahbaikan prestasi seseorang yang dapat dilakukan satu atau pelbagai bentuk latihan (Kroehnert, 1995)
Pendahuluan
1.7.3 Mengenalpasti Keperluan Latihan
Ia adalah satu proses yang diperlukan untuk mengesan dan menyatakan keperluan latihan di peringkat individu, tugas dan organisasi.
1.7.4 Analisis Keperluan Latihan
Analisis keperluan latihan ialah satu proses yang berterusan untuk mengenalpasti kakitangan yang memerlukan latihan serta bidang latihan yang diperlukan. Keperluan juga dapat diibaratkan sebagai keinginan yang belum dicapai. Keperluan merupakan satu jurang atau perbezaan yang wujud di antara apa yang sebenarnya dengan apa yang sepatutnya. (Ibrahim Mamat, 1996,ms 119)
1.7.5 Matlamat
Matlamat ialah pernyataan tentang keputusan yang mesti dicapai. Matlamat menerangkan: I. keadaan yang akan wujud apabila keputusan yang diingini itu tercapai; 11. suatu jangka masa ditetapkan untuk menyempurnakan hasil keputusan; dan . . . ni. sumber yang dapat digunakan oleh organisasi untuk mencapai keputusan yang
diingini.
Matlamat haruslah mencabar, tetapi dapat dicapai, dan ditentukan dengan penyertaan daripada mereka yang bertanggungjawab untuk memenuhinya. Apabila matlamat tersebut dicapai, matlamat baru dapat dibentuk supaya penekanan dapat diberikan untuk mencapai keputusan yang diingini seterusnya (Maddux,1993, ms 13)
1.7.6 Pengurusan Sumber Manusia
Pengurusan sumber manusia merupakan suatu aktiviti dalam sesebuah organisasi sama ada yang berorientasikan perniagaan atau perkhidmatan, besar atau kecil. Tujuan pengurusan sumber manusia ialah memastikan bahawa manusia yang diambil bekerja oleh sesebuah organisasi digunakan dengan cekap, dan mereka berupaya menjadi penyumbang kepada pencapaian matlamat organisasi (Maimunah Aminuddin, 1994).
1.8 Skop dan Limitasi Kajian
Sampel untuk kajian ini adalah kecil dan responden adalah terdiri daripada peringkat pengurusan sumber manusia. Populasi untuk kajian ini terdiri daripada sampel yang diambil dari sekitar bandaraya Kuching dan Lembah Kelang sahaja. Bandaraya Kuching dan Lembah Kelang dipilih sebagai sebahagian daripada sampel kajian adalah kerana di kedua- dua tempat ini terdapat banyak syarikat yang mempunyai jabatan sumber manusianya sendiri. Ini adalah disebabkan sifat kajian ini sendiri. Kajian ini hanya menfokuskan hanya kepada lima teknik utama yang biasa digunakan iaitu: soalan kaji selidik, temuduga dengan pekerja, kumpulan berfokus, pemerhatian di tempat kerja dan penilaian prestasi. Kajian ini memerlukan seorang responden dari satu organisasi. Masalah masa dan kewangan menghalang pengkaji untuk mendapatkan sampel yang lebih besar lagi. Kurangnya kerjasama dari responden menyebabkan sampel kajian ini kecil. Ini adalah kerana ada terdapat pengurus sumber manusia yang enggan menjawab soalan ini. Oleh yang demikian,
hasil dapatan yang diperolehi daripada kajian ini tidak boleh digenel-alisasikan untuk rneliputi keseluruhan Malaysia.
1.9 Kesimpulan
Di dalam bab ini perbincangan adalah ~neliputi pengenalan, kenyataan masalah, abjektif kajian, persoalan kajian, kepentingan kajian, kerangka konseptual kajian, definisi istilah operasional, skop dan limitasi kajian. D a h bab yang berikutnya, pengkaji akan mernbincangkan literatur berkenaan dengan analisis keperluan latihan, teknik-teknik pengumpulan data serta kajian-kajian yang berkaitan dengan latihan oleh pihak pengurusan sumber manusia.
Kajian Penulisan Semula
BAB DUA
KAJIAN PENULISAN SEMULA
2.0 Pengenalan
Bab ini akan membincang dan menghuraikan pendapat beberapa pengkaji lepas berkaitan dengan latihan dan kepentingan teknik pengumpulan data analisis keperluan latihan.
2.1 Konsep Latihan Dalam Pembangunan Sumber Manusia
Persekitaran kerja berubah seiring dengan perubahan teknologi, idea dan cara melakukan sesuatu perkara, Iatihan dilihat sebagai satu aspek dalaman sesebuah organisasi untuk terus herfungsi dalam suasana perniagaan yang begitu sengit. Kajian-kajian penulisan tentang latihan menunjukkan bahawa program latihan adalah sebahagian daripada penyelesaian kepada situasi bermasalah di dalam organisasi. Apabila sesebuah organisasi menghadapi masalah samada masalah dalam latihan ataupun masalah perancangan organisasi, masalah- masalah itu hanyalah sebagai satu petanda kepada masalah yang lebih besar lagi. Sehinggalah masalah ini dapat dikaji dengan lebih mendalam lagi, segala usaha untuk mencari penyelesaian adalah usaha yang mahal dan sia-sia. Penilaian keperluan latihan selalu terlepas dari pemerhatian sebagai langkah pertama dalam proses penambahbaikan pencapaian. Keperluan bukanlah kehendak ataupun keinginan. Keperluan adalah jurang di antara "apa" dan "apa yang sepatutnya" (Swist 1997, Ibrahim, 1996). Penilaian keperluan latihan adalah digunakan untuk mengenalpasti jurang dan memikirkan bahawa masalah itu dapat diselesaikan melalui latihan. Penilaian adalah sebahagian daripada proses perancangan yang memfokuskan kepada mengenalpasti dan menyelesaikan masalah prestasi dan pencapaian. Secara ringkasnya, Ibrahim (1998, m.s. 120) telah menyimpulkan bahawa
Keperluan Latihan = Jurang Prestasi Pekerja + Peluang (Rancangan Masa Depan)
Pembangunan sumber manusia boleh mengambil dalam berbagai-bagai bentuk. Nadler dan Nadler (1986) menerangkan bahawa pembangunan sumber manusia holeh ditafsirkan sebagai latihan apabila objektif utama pembangunan sumber manusia adalah untuk memperbaiki prestasi kerja semasa. Mengikut Brinkerhoff (19941, walau apa bentuk sekalipun samada latihan, pendidikan dan gabungan daripada kedua-duanya, semua sumber manusia adalah dalam bentuk yang sama di mana latihan dijalankan bukan hanya semata- mata untuk latihan sahaja tetapi demi untuk kebaikan organisasi itu sendiri. Objektif sumber lnanusia adalah jelas pada contoh program latihan di mana para pekerja akan disediakan dengan berbagai bentuk latihan dan melalui latihan tersebut, para pekerja akan mendapat pengetahuan, ski1 dan sikap yang baru. Apabila mereka kembali ke tempat kerja mereka, mereka menggunakan segala pengetahuan, ski1 dan sikap baru mereka itu demi untuk kemajuan dan kehaikan organisasi mereka
2.2 Kepentingan dan Kebaikan Latihan.
Latihan adalah salah satu fungsi organisasi dan wujud demi untuk mencapai tujuan dan objektif ol-ganisasi cersebut. Kepentingen latihall telah dikenalpasti sebagai penting kerana
sumbangannya yang menjadikan organisasi itu menjadi semakin cekap. Organisilsi kini telah mula menyedari kepentingan dan nilai pelaburan latihan yang mencukupi dan konsisten. Latihan bertujuan untuk menyediakan pengetahuan, skil, dan sikap yang diperlukan semasa menjalankan tugas-tugas yang spesifik (Buckley dan Caple, 1995). Perubahan yang dibawa oleh latihan hampir dengan segera dapat dilihat selepas para pekerja menjalani latihan
Latihan tidak hanya membuat seseorang itu produktif, tetapi memberi peluang kepada pekerja untuk menjadi lebih produktif. (Sibthrope, 1994). Dari pandangan organisasi, kebaikan latihan adalah lnembantu organisasi untuk mencapai objektifnya, meningkatkan produktiviti dengan pengurangan pembaziran, jumlah kemalangan yang menurun, jumlah ketidakhadiran herkerja yang menurun, kadar pemberhentian kerja yang rendah dan peningkatan kepuasan pengguna. (Buckley dan Caple, 1995. dan Brookes. 1995). Kebaikan latihan kepada individu pula, para pekerja memperolehi kepuasan kerja yang intrinsik atau ekstrinsik.(Buckley dan Caple, 1995) Ini adalah kerana latihan membuat para pekerja berasa lebih yakin dengan kebolehan yang mereka ada dan memberi kepuasan peribadi.
Selain daripada kebaikan kepada organisasi dan individu, kebaikan kepada kepada organisasi dapat dilihat pada tiga aspek: kebaikan kepada tugas (task), kepada kumpulan, dan kepada individu. Sibthrope (1994) menerangkan kebaikan Iatihan kepada tugas dengan cara latihan menyediakan skil kepada pekerja untuk melakukan tugas; membolehkan perniagaan berubah dengan perubahan keperluan dan keadaan; meninggikan produktiviti kerja. Kebaikan latihan kepada kumpulan pula, Sibthrope (1994) menegaskan bahawa latihan diperlukan untuk melatih pekerja baru dengan harapan pandangan dan maklumat dapat dikongsi sesama pekerja.
2.3 Pendekatan Latihan Yang Sistematik.
Langkah pertama dalam pendekatan sistematik ke arah latihan ialah dengan mengenalpasti keperluan latihan (Buckley dan Caple, 1995). Keperluan latihan dikatakan wujud pada suatu masa apabila keadaan sebenar berbew dnripada yang sepatutnya dari segi prestasi kerja anggota organisasi; atau lebih tepat lagi, apabila perubahan dari segi pengetahuan, kemahiran atau sikap yang ada sekarang dapat menghasilkan prestasi yang diingini (Raduwan, 1986). Mengikut pendapat Buckley dan Caple (1996), mengenalpasti keperluan latihan adalah untuk menunjukkan ketidaksesuaian di antara permintaan pekerja dan pemilikan pengetahuan, kemahiran sedia ada, sikap dan pengalaman seseorang bakal pekerja.
Untuk memastikan segala sumber digunakan, organisasi perlu merancang latihan mereka dengan sistematik (Bambrough, 1993). Pendekatan latihan yang sistematik dapat digambarkan sebagai perhubungan logikal di antara perhubungan yang berterusan di dalam pusingan latihan. (Buckley dan Caple, 1996; Brookes, 1995; Goldstein, 1993). Mengikut mereka, pendekatan tersebut mengandungi empat aktiviti penting yang asas yang diperlukan dalam proses latihan. Empat aktiviti penting yang asas adalah:
i. Mengenalpasti Keperluan Latihan iaitu jurang di antara apa yang diharapkan dengan apa yang dimiliki oleh oleh seseorang pekerja dalam pengetahuan, skil, sikap, dan pengalaman.