salinan tidak terkawal - jupem.gov.my · definisi 4.1 peta luarguna peta-peta yang tidak lagi...

283

Typewritten Text

SALINAN TIDAK TERKAWAL

MS ISO 9001:2008

PK.09.BPK Penyimpanan dan Pengendalian Peta

Muka 1/12

1. OBJEKTIF

Menyimpan, mengeluar dan melupus peta di Stor Peta Negara mengikut peraturan yang ditetapkan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai di Stor Peta Negara dan Seksyen Pengurusan Korporat, Bahagian Perancangan dan Korporat.

3. RUJUKAN

3.1 MK.JUPEM - Manual Kualiti JUPEM.

3.2 Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2007 - Pekeliling Arahan Keselamatan Terhadap Dokumen Geospatial Terperingkat.

3.3 Pekeliling Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan.

3.4 Tatacara Pengurusan Stor.

3.5 Manual Mesin Pengira UCHIDA.

3.6 Pelan Lokasi Kedudukan Peta.

4. DEFINISI

4.1 Peta Luarguna Peta-peta yang tidak lagi diedarkan setelah terbitan edisi terbaru yang seterusnya perlu dilupuskan.

4.2 Lembaga Pemeriksa Lembaga yang dilantik terdiri daripada 2 orang ahli bagi mengendalikan urusan pelupusan peta di Stor Peta Negara.

5. SINGKATAN

5.1 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan

5.2 KPKK Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

5.3 PUB (DPP) Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan Pemetaan)

5.4 PB (GSP) Pengarah Bahagian (Geospatial Pertahanan)

5.5 PUB (KGIS) Pengarah Ukur Bahagian (Kartografi dan GIS)

MS ISO 9001:2008


Muka 2/12

5.6 PUB (PK) Pengarah Ukur Bahagian (Perancangan dan Korporat)

5.7 PUS (PK) Pengarah Ukur Seksyen (Pengurusan Korporat)

5.8 KU (SPN) Ketua Unit (Stor Peta Negara)

5.9 PT (S) Pembantu Tadbir (Stor)

5.10 SC Seksyen Percetakan

5.11 BPT Bahagian Pemetaan Topografi

5.12 PS (C) Pengarah Seksyen (Percetakan)

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

6.1 Penerimaan dan Penyimpanan Peta

KU (SPN) a. Terima Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak dan peta

daripada PS (C).

b. Teliti minit dan minitkan kepada PT (S) untuk uruskan

pengiraan dan rekod penerimaan peta ke dalam Daftar

Penerimaan Peta.

PT (S) c. Jalankan kerja pengiraan peta yang telah diterima dari

SC. Sekiranya bilangan peta tidak menepati jumlah

seperti tercatat dalam Surat Akuan Penerimaan Kerja

Cetak, catatkan jumlah sebenar yang dikira.

d. Sahkan jumlah peta yang diterima dan buat catatan

kerja siap atas salinan Surat Akuan Penerimaan Kerja

Cetak.

e. Rekod jumlah peta yang diterima ke dalam Daftar

Penerimaan Peta dan Kad Kawalan Stok.

f. Bungkus peta dengan setiap bungkusan mengandungi

250 helai peta dan labelkan jumlah helai, nombor

lembar, nombor edisi dan nama lembar pada

bungkusan berkenaan.

g. Simpan bungkusan peta di atas rak mengikut lokasi

yang ditetapkan.

MS ISO 9001:2008


Muka 3/12


h. Bagi peta edisi baharu, sediakan Borang PPN 50 untuk agihan seperti berikut:

i. Perpustakaan Peta Negara - 3 helai.

ii. Perpustakaan Negara Malaysia - 5 helai.

iii. Pusat Jualan Peta - 30 helai.

iv. JUPEM Negeri/BPT (Sabah dan Sarawak) - 50 helai peta negeri berkenaan.

v. Jabatan Tanah dan Ukur Sabah - 100 helai peta Negeri Sabah.

vi. Jabatan Tanah dan Survei Sarawak - 100 helai peta Negeri Sarawak.

KU (SPN)

i. Serahkan Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak kepada KU (SPN).

j. Terima Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak dan minitkan kerja siap pemetaan dan serahkan kepada PUB (PK).

PUB (PK) k. Maklum kerja siap pemetaan kepada PUB (DPP).

6.2 Pengeluaran Peta Dari Stor Peta Negara

KU (SPN) a. Terima empat (4) keping Borang PPN 50 (BAUCER PERMINTAAN, PENGELUARAN DAN PENERIMAAN PETA) dari pemohon dan serahkan kepada PT (S) untuk tindakan.

PT (S) b. Terima empat (4) keping Borang PPN 50 dan daftarkan ke dalam Daftar Pengeluaran Peta.

c. PT (S) keluarkan peta dari rak peta mengikut permohonan.

d. Cop di muka belakang peta berkenaan dan berikan

nombor siri permintaan/pengeluaran serta bungkus peta tersebut. Serahkan bungkusan peta dan PPN 50 kepada KU (SPN) untuk semakan.

MS ISO 9001:2008


Muka 4/12


KU (SPN) e. Periksa bungkusan dan pastikan nombor siri permintaan/pengeluaran dicatat di bahagian luar bungkusan peta.

f. KU (SPN) tandatangan di ruang semak pada Borang PPN 50.

g. Serah bungkusan dan Borang PPN 50 kepada pemohon.

PT (S) h. Kemaskini Kad Kawalan Stok dan rekod-rekod lain yang berkaitan.

6.3 Pelupusan Peta Luarguna

PUB (PK) a. Kenalpasti peta luarguna dan bilangannya serta senaraikan.

b. Dapatkan kelulusan pelupusan peta luarguna daripada KPUP.

c. Dapatkan kelulusan pelupusan dari Arkib Negara Malaysia.

d. Kemukakan Kew. PA 17 (Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan) yang telah dilengkapkan beserta kelulusan Arkib Negara Malaysia dan Surat Kelulusan KPUP kepada Bahagian Khidmat Pengurusan bagi tujuan lantikan Lembaga Pemeriksa.

KU (SPN) e. Setelah kelulusan diterima, jalankan kerja pelupusan peta luarguna berkenaan mengikut kaedah yang disyorkan.

f. Kemaskini rekod setelah selesai pelupusan dijalankan.

PUB (PK) g. Kemukakan Kew. PA 18 dan Kew. PA 19 kepada Pegawai Pengawal dan kemukakan juga Borang Arkib kepada Arkib Negara Malaysia.

MS ISO 9001:2008


Muka 5/12

Mula

Tamat

Terima Peta Daripada Bahagian Kartografi & GIS

Daftar Ke Dalam Daftar Penerimaan dan Kira Jumlahnya

Bilangan Peta Sama Dengan Jumlah Pada Surat Akuan

Buat Pembetulan Pada Surat Akuan Penerimaan Kerja Cetak

Daftar Ke Kad Kawalan Stok

Bungkus Setiap 250 Keping Dan Tulis Jumlah, Siri, Nombor, Nama Dan Edisi Lembar Peta Pada Setiap

Bungkusan

Simpan Peta Pada Rak Mengikut Lokasi Yang Ditetapkan

Tidak

Ya

7. CARTA ALIR

7.1 PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN PETA

MS ISO 9001:2008


Muka 6/12

7.2 PENGELUARAN PETA DARI STOR PETA NEGARA

Mula

Terima Permohonan

Cop Tanda Keselamatan Pada Muka Belakang Helaian Peta

Tamat

Bungkus Peta Dan Tulis Jumlah Helai, Nombor Lembar Dan Edisi Serta Nama Pelanggan Pada Bungkusan

Serah Kepada Pelanggan

Keluarkan Peta Dan Kemaskini Kad Kawalan Stok

Lengkap

Ya

Tidak

Lengkapkan Semak

MS ISO 9001:2008


Muka 7/12

7.3 PELUPUSAN PETA LUARGUNA

Mula

Kenalpasti dan Senaraikan Peta Luarguna Setelah Peta

Versi/Edisi Baharu Diterima

Kelulusan KPUP

Kelulusan Arkib Negara Malaysia

Mendapatkan Syor Dan Kelulusan Pelupusan Daripada

Pegawai Pengawal

Tindakan Pelupusan Seperti Syor Dalam Surat Kelulusan

Tamat

Kemaskini Rekod

MS ISO 9001:2008


Muka 8/12

8. REKOD

Jenis rekod Tempoh penyimpanan

Tempat simpanan

8.1 Kad Kawalan Stok Kekal Stor Peta Negara

8.2 Daftar Penerimaan Peta Kekal Stor Peta Negara

8.3 Daftar Permohonan Peta 10 Tahun Stor Peta Negara

8.4 Surat Kelulusan Pelupusan Peta Luarguna KPUP dan Arkib Negara Malaysia

10 Tahun Stor Peta Negara

8.5 Salinan Surat Keputusan Pelupusan

10 Tahun Stor Peta Negara

9. LAMPIRAN

9.1 Kad Kawalan Stok Lampiran A.

9.2 Contoh Buku Daftar Penerimaan Peta Lampiran B.

9.3 Contoh Daftar Permohonan Peta Lampiran C.

9.4 Contoh Daftar Kelulusan Permohonan Peta Lampiran D.

MS ISO 9001:2008


Muka 9/12

Lampiran A

KAD KAWALAN STOK

MS ISO 9001:2008


Muka 10/12

Lampiran B

MS ISO 9001:2008


Muka 11/12

Lampiran C

MS ISO 9001:2008


Muka 12/12

Lampiran D

salinan tidak terkawal - jupem.gov.my · definisi 4.1 peta luarguna peta-peta yang tidak lagi...

Documents