salinan tidak terkawal - jupem.gov.my · 8.4 perkhidmatan kerja-kerja pembersihan lampiran d. 8.5...

283

Typewritten Text

SALINAN TIDAK TERKAWAL

Muka 1/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas

Perkhidmatan Yang Diswastakan

1. OBJEKTIF

Prosedur kualiti ini menjelaskan bagaimana urusan perlantikan perkhidmatan yang diswastakan dilaksanakan untuk memastikan pembekal yang dilantik dapat membekalkan perkhidmatan yang menepati spesifikasi yang ditetapkan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh:

2.1 Semua Bahagian berkenaan di Ibu Pejabat JUPEM dan JUPEM Negeri untuk melantik dan memantau pembekalan bagi perkhidmatan seperti berikut:

2.1.1 Perkhidmatan Penyelenggaraan Bangunan Pejabat.

2.1.2 Perkhidmatan Penyelenggaraan Mekanikal dan Eletrikal.

2.1.3 Perkhidmatan Katering.

2.1.4 Perkhidmatan Kerja-kerja Pembersihan.

2.1.5 Perkhidmatan Penyelenggaraan Kenderaan.

2.1.6 Perkhidmatan Penyewaan Pesawat Udara.

2.1.7 Perkhidmatan Kafeteria/Kantin.

2.1.8 Perkhidmatan Kawalan Keselamatan.

2.1.9 Perkhidmatan Perunding Latihan.

2.1.10 Perkhidmatan Pelbagai (Komputer, Mesin Fotostat, Siaraya).

3. RUJUKAN

3.1 MK.JUPEM. – Manual Kualiti JUPEM 3.2 Prosedur Kualiti:

Kawalan Terhadap Ketidakpatuhan Produk - PK.JUPEM.12

3.3 Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia dari semasa ke semasa

3.4 Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan oleh Kementerian 3.5 Tatacara Pengurusan Stor 3.6 Buku Panduan Perolehan Kerajaan daripada Kementerian Kewangan

Malaysia 3.7 Buku Belanjawan Tahunan JUPEM

Muka 2/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


4. DEFINISI

4.1 Kementerian Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar.

4.2 Ketua Bahagian Pengarah Ukur Bahagian/Pengarah Bahagian.

4.3 Bekalan Barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti atau program. Bekalan yang dimaksudkan adalah seperti kenderaan, kertas, komputer, bahan cetak, bahan kimia dan lain-lain kelengkapan pejabat.

4.4 Perkhidmatan Khidmat tenaga manusia atau kepakaran/ kemahiran yang diperolehi untuk melaksana dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Ianya meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyelengaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan, pengurusan bangunan dan lain-lain perkhidmatan yang diperlukan.

4.5 Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan pengawal keselamatan yang terlatih untuk mengawal dan menjaga keselamatan rumah, bangunan, pejabat, harta benda dan sebagainya.

4.6 Perkhidmatan Kebersihan Di Dalam dan Di Luar Premis

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan menjaga kebersihan di dalam dan luar premis JUPEM.

4.7 Perkhidmatan Kafeteria/Kantin

Syarikat yang dilantik bagi menyediakan perkhidmatan makan dan minum di dalam premis untuk kemudahan orang ramai.

4.9 Perkhidmatan Katering

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan katering atau pesanan makanan.

4.10 Perkhidmatan Penyelenggaraan Mekanikal dan Elektrikal

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan penyelenggaraan seperti alat penghawa dingin, pendawaian, pembentungan, sistem keselamatan dan pembekalan air dan juga bangunan sewaan.

4.11 Perkhidmatan Pelbagai (Komputer, Mesin fotostat, Siaraya)

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan sewaan peralatan seperti komputer, mesin fotostat, kawalan makhuk perosak dan siaraya.

4.12 Perkhidmatan Penyelenggaraan Kenderaan

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan menyelenggara kenderaan seperti bas, kereta, bot, lori dan van.

Muka 3/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


4.13 Perkhidmatan

Penyewaan Pesawat Udara

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan pengangkutan dan pengambaraan udara.

4.14 Ketua Bahagian Pengarah Ukur Bahagian/ Pengarah Bahagian

4.15 Urus Setia Urus Setia pelaksanaan MS ISO 9001:2008 JUPEM di Bahagian Perancangan dan Korporat, Ibu Pejabat JUPEM.

5. SINGKATAN

5.1 PB Pengarah Bahagian

5.2 PUB Pengarah Ukur Bahagian

5.3 PUPN Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri

5.4 PB (KP) Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan

5.5 PUB (PK) Bahagian Ukur Bahagian (Perancangan dan Korporat)

5.6 PUB (T) Pengarah Ukur Bahagian (Pemetaan Topografi)

Muka 4/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PUPN/PB (KP)

PUPN/PB (KP)

PUPN/PB (KP)

PUPN/PUB/PB

PUPN/PUB/PB

PROSES PELANTIKAN

1. Melantik pembekal perkhidmatan berdasarkan kepada kriteria berikut:

a. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

i. Berdaftar dengan Perbendaharaan. ii. Berdaftar dengan Jabatan Keselamatan. iii. Profil syarikat. iv. Rekod perkhidmatan syarikat yang baik. v. Spesifikasi perkhidmatan. vi. Harga yang ditawarkan.

b. Perkhidmatan Kebersihan Di Dalam dan Di Luar

Premis i. Berdaftar dengan Perbendaharaan. ii. Harga yang ditawarkan. iii. Profil syarikat. iv. Peralatan yang digunakan.

c. Perkhidmatan Kafeteria/Kantin

i. Berdaftar dengan Perbendaharaan. ii. Harga jualan. iii. Profil syarikat. iv. Pekerja: rekod kesihatan, bilangan pekerja. v. Pengalaman.

d. Perkhidmatan Katering

i. Menggunakan borang prestasi pembekal. ii. Ketepatan masa menghidang. iii. Kecukupan, kebersihan dan persembahan

hidangan. iv. Pekerja: kemahiran, kecekapan, kekemasan

dan kesopanan. v. Kebersihan selepas hidangan. vi. Kualiti makanan.

e. Perkhidmatan Penyelenggaraan Mekanikal dan

Elektrikal

i. Menggunakan borang prestasi pembekal. ii. Pemerhatian ke atas kerja-kerja yang dijalankan

Muka 5/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas



PUPN/PUB/PB

PUPN/PUB/PB

PUPN/PUB/PB

PUB (T)

sama ada mematuhi spesifikasi/ jadual kerja yang dipersetujui.

iii. Kualiti kerja yang dihasilkan sama ada memerlukan kerja ulangan atau tidak.

iv. Responsif terhadap khidmat susulan. v. Ketulenan alat ganti. vi. Ketahanan peralatan yang diselenggara.

f. Perkhidmatan Pelbagai (Komputer, Mesin Fotostat, Siaraya)

i. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan

mengikut pecahan kepala yang ditetapkan. ii. Bahan yang digunakan. iii. Kekerapan perkhidmatan.

g. Perkhidmatan Penyelenggaraan Kenderaan

i. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan mengikut pecahan kepala yang ditetapkan.

ii. Lokasi bengkel. iii. Harga.

h. Perkhidmatan Perunding Latihan

i. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan. ii. Profil Syarikat. iii. Pengalaman.

i. Perkhidmatan Penyewaan Pesawat Udara

i. Berdaftar dengan kementerian kewangan. ii. Berdaftar dengan Jabatan Penerbangan Awam

(DCA) dan mempunyai Sijil Layak Terbang. iii. Profil syarikat. iv. Jenis Pesawat yang sesuai dengan keperluan.

Muka 6/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas



PUPN/PUB/PB

PUPN/PUB/PB

PUPN/PUB/PB

PROSES PENILAIAN 2. Menilai prestasi perkhidmatan yang dibekalkan

berpandukan kriteria berikut: a. Perkhidmatan Penyelenggaraan Bangunan

Pejabat

i. Menggunakan borang penilaian prestasi pembekal seperti di Lampiran A.

ii. Pemerhatian ke atas kerja-kerja yang dijalankan. sama ada mematuhi spesifikasi/ jadual kerja yang dipersetujui.


iv. Responsif terhadap khidmat susulan. v. Ketulenan alat ganti.

b. Perkhidmatan Penyelengaraan Mekanikal dan

Elektrikal

i. Menggunakan borang penilaian prestasi pembekal seperti di Lampiran B.

ii. Pemerhatian ke atas kerja-kerja yang dijalankan sama ada mematuhi spesifikasi/ jadual kerja yang dipersetujui.


iv. Responsif terhadap khidmat susulan. v. Ketulenan alat ganti. vi. Ketahanan peralatan yang diselenggara.

c. Perkhidmatan Katering i. Menggunakan borang penilaian prestasi pembekal

seperti di Lampiran C. ii. Ketepatan masa menghidang. iii. Kecukupan, kebersihan dan persembahan

hidangan. iv. Pekerja: kemahiran, kecekapan, kekemasan dan

kesopanan. v. Kebersihan selepas hidangan. vi. Kualiti makanan.

Muka 7/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas



PUPN/PUB/PB

PUPN/PUB/PB

PUB(PT)

PUPN/PB (KP)

d. Perkhidmatan Kerja-kerja Pembersihan

i. Menggunakan borang penilaian prestasi pembekal seperti di Lampiran D.

ii. Pematuhan kepada kontrak. iii. Pemerhatian ke atas kerja pembersihan. iv. Peralatan dan bahan kimia yang digunakan. v. Pekerja: bilangan, kekemasan dan kecekapan.

e. Perkhidmatan Penyelenggaran Kenderaan

i. Menggunakan borang penilaian prestasi pembekal seperti di Lampiran E.

ii. Pematuhan kepada kontrak.

iii. Keberkesanan bahan yang digunakan.

iv. Responsif terhadap khidmat susulan.

v. Ketulenan alat ganti.

vi. Ketahanan peralatan yang diselenggara.

f. Perkhidmatan Penyewaan Pesawat Udara

i. Menggunakan borang penilaian prestasi pembekal

seperti di Lampiran F. ii. Ketetapan masa. iii. Pematuhan pada kontrak. iv. Juruterbang: Pengalaman, Kemahiran, Kesediaan

menerima arahan, mematuhi etika. v. Menggunakan borang penilaian seperti di

Lampiran F.

g. Perkhidmatan Kafeteria/ Kantin


seperti di Lampiran G. ii. Ketepatan masa menghidang. iii. Kecukupan, kebersihan dan persembahan

hidangan. iv. Pekerja: kemahiran, kecekapan, kekemasan dan

kesopanan. v. Kebersihan selepas hidangan. vi. Kualiti makanan.

Muka 8/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas



PUPN/PB (KP)

PUPN/PUB/PB

h. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

i. Mengunakan Borang penilaian prestasi pembekal seperti di Lampiran H.

ii. Ketetapan masa. iii. Pematuhan kepada jadual kerja. iv. Pekerja: kemahiran, kecekapan, kekemasan dan

kesopanan.

i. Perkhidmatan Perunding Latihan


seperti di Lampiran I. ii. Ketetapan masa. iii. Pematuhan kepada jadual kerja. iv. Pekerja: kemahiran, kecekapan, kekemasan dan

kesopanan.

PUPN/PUB/PB

3. Mengambil tindakan ke atas pembekal yang gagal

mematuhi standard yang ditetapkan seperti yang dinyatakan dalam Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Menepati Spesifikasi.

PUPN/PUB/PB

4. Menyediakan analisis dan prestasi tahunan

pembekal untuk dibentangkan ke Mesyuarat MKSP

7. REKOD

Jenis rekod Tempoh

penyimpanan Tempat simpanan

7.1 Dokumen

a. Sebutharga

b. Tender

5 Tahun JUPEM Negeri/ Bahagian Berkenaan

7.2 Pesanan Tempatan 5 Tahun JUPEM Negeri/ Bahagian Berkenaan

7.3 Borang Penilaian Prestasi Pembekal

3 Tahun JUPEM Negeri/ Bahagian Berkenaan

Muka 9/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


8. LAMPIRAN

8.1 Perkhidmatan Penyelenggaraan Bangunan Pejabat Lampiran A.

8.2 Perkhidmatan Penyelenggaraan Mekanikal dan Elektrikal Lampiran B.

8.3 Perkhidmatan Katering Lampiran C.

8.4 Perkhidmatan Kerja-kerja Pembersihan Lampiran D.

8.5 Perkhidmatan Penyelenggaraan Kenderaan Lampiran E.

8.6 Perkhidmatan Penyewaan Pesawat Udara Lampiran F.

8.7 Perkhidmatan Kafeteria/Kantin Lampiran G.

8.8 Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Lampiran H.

8.9 Perkhidmatan Perunding Latihan Lampiran I.

Muka 10/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran A

BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN PEJABAT (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

NAMA PEMBEKAL ________________________________________________________ JENIS PERKHIDMATAN ____________________________________________________ (penyelenggaraan bangunan, pembaikan kerosakan, naik taraf, ubah suai) LOKASI __________________________________________________________________ TARIKH PERKHIDMATAN ___________________________________________________ SKALA

1 2 3 4 5 Sangat tidak memuaskan

Tidak memuaskan

Memuaskan Baik Sangat baik

Bil. Perkara Dinilai 1 2 3 4 5

1. Perkhidmatan selepas kerja-kerja penyelenggaraan.

2. Pematuhan tempoh jaminan.

3. Pematuhan kepada jadual kerja.

4. Pematuhan kepada spesifikasi.

5. Kekemasan kawasan selepas kerja penyelenggaraan.

6. Pematuhan kepada Akta Keselamatan, Kesihatan dan Persekitaran Pekerjaan.

7. Kualiti bahan.

7.1 Ketulenan

7.2 Jenama

7.3 Alat yang diluluskan (piawaian).

ULASAN PENILAI : ______________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Disediakan: Nama : Jawatan : Tarikh :

Disahkan: Nama : Jawatan : Tarikh :

Muka 11/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran B


PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN MEKANIKAL DAN ELEKTRIKAL (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

NAMA PEMBEKAL _________________________________________________________ JENIS PERKHIDMATAN ____________________________________________________ TARIKH PERKHIDMATAN ___________________________________________________ SKALA


Tidak memuaskan




2. Alat ganti yang digunakan.

2.1 Ketulenan

2.2 Jenama


3. Pematuhan tempoh jaminan.


5. Kekemasan kawasan selepas kerja penyelenggaraan.

6. Pematuhan kepada Akta Keselamatan, Kesihatan dan Persekitaran Pekerjaan.

ULASAN PENILAI : ______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________



Muka 12/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran C


PERKHIDMATAN KATERING (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

NAMA PEMBEKAL ________________________________________________________ NAMA PROGRAM/AKTIVITI _________________________________________________ TARIKH PERKHIDMATAN __________________________________________________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Kualiti makanan/minuman

1.1 Kebersihan

1.2 Kesegaran

1.3 Keenakan

2. Peralatan

2.1 Kesesuaian

2.2 Bilangan

2.3 Kebersihan peralatan

3. Pekerja

3.1 Kekemasan

3.2 Kesopanan

3.3 Bilangan

3.4 Kecekapan

3.5 Layanan

4. Kebersihan selepas perkhidmatan

5. Ketepatan waktu

6. Pematuhan kepada tempahan

6.1 Menu

6.2 Kuantiti

6.3 Saiz

7. Hiasan

ULASAN PENILAI : ______________________________________________________________________________

____________________________________________________________________



Muka 13/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran D


PERKHIDMATAN KERJA-KERJA PEMBERSIHAN (Penilaian Bulanan)

NAMA PEMBEKAL ________________________________________________________ BULAN __________________________________________________________________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Pekerja

1.1 Bilangan pekerja

1.2 Kesopanan

1.3 Kekemasan

1.4 Disiplin (ketepatan waktu, pemakaian uniform, tanda nama)

2. Pematuhan kepada jadual

3. Bahan-bahan yang digunakan

3.1 Cucian karpet

3.2 Tandas

3.3 Jubin

3.4 Dinding

3.5 Cermin

4. Peralatan yang digunakan

4.1 Kecukupan

4.2 Kesesuaian

5. Kekemasan kerja

ULASAN PENILAI : ______________________________________________________________________________

____________________________________________________________________



Muka 14/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran E


PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN KENDERAAN (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

NAMA PEMBEKAL ________________________________________________________ TARIKH PERKHIDMATAN __________________________________________________ SKALA


Tidak memuaskan





3. Pematuhan kepada spesifikasi.

4. Kualiti alat ganti

4.1 Ketulenan

4.2 Jenama


4.4 Tempoh jaminan

ULASAN PENILAI : ______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_________________________________________________________________



Muka 15/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran F


PERKHIDMATAN PENYEWAAN PESAWAT UDARA

(SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

NAMA PEMBEKAL _________________________________________________________ TARIKH PERKHIDMATAN ___________________________________________________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Petugas

1.1 Bilangan mematuhi kontrak

1.2 Kesopanan

1.3 Ketepatan Masa

1.4 Kesediaan mengikut arahan

1.5 Kerjasama

2 Pesawat

2.1 Ciri Keselamatan pesawat

2.2 Kelengkapan pesawat

2.3 Kesesuaian pesawat

3 Kemudahan di hangar : bilik pebincangan dan stor

ULASAN PENILAI : ______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________



Muka 16/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran G

BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL PERKHIDMATAN KAFETERIA/KANTIN (SEBULAN SEKALI)

NAMA PEMBEKAL ________________________________________________________ TARIKH PERKHIDMATAN __________________________________________________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Peralatan

1.1 Kesesuaian

1.2 Bilangan

1.3 Kebersihan peralatan

2. Pekerja

2.1 Kekemasan

2.2 Kesopanan

2.3 Bilangan

2.4 Kecekapan

2.5 Layanan

2.6 Sijil kesihatan

3. Ketepatan waktu

4. Pematuhan kepada tempahan

4.1 Menu

4.2 Kuantiti

4.3 Saiz

5. Keceriaan ruang kafeteria/kantin

5.1 Hiasan

5.2 Susun atur kerusi meja

5.3 Kebersihan lantai

5.4 Kemudahan lain (TV, radio dan bahan bacaaan)

6. Kebersihan dapur

7. Bahan masak

7.1 Penyimpanan

7.2 Pengendalian

7.3 Kebersihan

7.4 Kualiti makanan/minuman

7.5 Keenakan

8. Pengendalian bahan sisa buangan

9. Harga

9.1 Tanda harga

9.2 Kawalan harga



Muka 17/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran H

BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN

(SEBULAN SEKALI) NAMA PEMBEKAL ________________________________________________________ BULAN __________________________________________________________________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Pematuhan kepada jadual kerja

1.1 Jadual rondaan

1.2 Pertukaran syif

2. Peralatan

2.1 Kesesuaian

2.2 Bilangan

2.3 Jenis peralatan

3. Pekerja

3.1 Kekemasan

3.2 Kesopanan

3.3 Bilangan

3.4 Kecekapan

3.5 Layanan kepada orang awam

3.6 Pemakaian pakaian seragam

3.7 Perhubungan dengan staf

3.8 Disiplin

4. Penyediaan buku laporan

5. Pemantauan oleh penyelia syarikat

ULASAN PENILAI : ______________________________________________________________________________

____________________________________________________________________



Muka 18/18

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.04

Kawalan Ke Atas


Lampiran I


PERKHIDMATAN PERUNDING LATIHAN (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

NAMA PEMBEKAL _________________________________________________________ TARIKH PERKHIDMATAN ___________________________________________________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Pematuhan kepada modul.

2. Kesesuaian bahan kursus.

3. Pencapaian objektif kursus.

4. Pematuhan kepada jadual kursus.

5. Penceramah.

5.1 Teknik persembahan

ULASAN PENILAI : ______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________



salinan tidak terkawal - jupem.gov.my · 8.4 perkhidmatan kerja-kerja pembersihan lampiran d. 8.5...

Documents