salinan tidak terkawal 5/24 ms iso 9001:2015 pk.jupem.09 audit dalam tanggungjawab tindakan...

283

Text Box

SALINAN TIDAK TERKAWAL

Muka 1/24

MS ISO 9001:2015

PK.JUPEM.09 Audit Dalam

1. OBJEKTIF

Disediakan bagi menggariskan langkah-langkah pengendalian Audit Dalam untuk

memastikan penilaian ke atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

JUPEM dilaksanakan dengan sistematik dan berkesan serta memenuhi

keperluan MS ISO 9001:2015.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pasukan Audit Dalam.

3. RUJUKAN

3.1 Standard Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015.

3.2 ISO 19011:2011 Garis Panduan Audit Sistem Pengurusan Kualiti dan

Alam Sekitar.

3.3 Profil Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) JUPEM.

3.4 Prosedur Kualiti:

PK.JUPEM.05 - Tindakan Pembetulan.

PK.JUPEM.12 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

3.5 PR.JUPEM.01 hingga 03 - Pelan Pengurusan Risiko.

4. DEFINISI

4.1 Audit Dalam

Proses untuk menilai pencapaian dasar kualiti,

objektif-objektif kualiti, keperluan-keperluan

pelanggan serta peraturan dan undang-undang

berkaitan dengan mendapatkan bukti pematuhan

keperluan yang ditetapkan dan menilai

pencapaian prestasi Jabatan.

4.2 Ketakakuran Tidak mematuhi klausa dalam Standard

Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO

9001:2015 yang berkaitan atau prosedur yang

Muka 2/24

MS ISO 9001:2015


ditetapkan.

Major: Ketakakuran yang berlaku serta boleh

menjejas dan melumpuhkan pelaksanaan SPK

JUPEM.

Minor: Ketakakuran yang berlaku akibat tidak

memenuhi sebahagian keperluan kriteria audit.

4.3 Pemerhatian Merujuk kepada penemuan yang tidak

mempunyai bukti audit (objective evidence)

bahawa ianya satu ketakakuran, tetapi akan

menjadi ketakakuran jika tidak ditangani.

4.4 Pembetulan

(Correction)

Tindakan jangka pendek atau serta merta yang

diambil bagi memperbaiki ketakakuran.

4.5 Tindakan

Pembetulan

(Corrective Action)

Tindakan yang diambil bagi mengenalpasti punca

ketakakuran serta mengambil tindakan bagi

mencegahnya dari berulang.

4.6 Audit Susulan

Membuat verifikasi ke atas Tindakan Pembetulan

yang telah diambil dan melaporkan hasilnya

kepada pihak pengurusan.

4.7 Juruaudit Pegawai-pegawai yang telah menjalani latihan

serta dilantik sebagai Juruaudit Dalam oleh pihak

pengurusan.

4.8 Pasukan Audit

Dalam

Pasukan Juruaudit yang telah dilantik oleh pihak

pengurusan bagi menjalankan audit dalam.

Keanggotaan Pasukan Audit Dalam adalah terdiri

daripada Ketua Pasukan Audit Dalam dan

beberapa Juruaudit.

4.9 Laporan Audit

Dalam

Laporan analisis mengenai hasil penemuan audit

dalam yang disediakan oleh Pasukan Audit Dalam

untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian

Muka 3/24

MS ISO 9001:2015


Semula Pengurusan.

4.10 Urus Setia Urus Setia pelaksanaan MS ISO 9001:2015

JUPEM di Bahagian Perancangan dan Korporat,

Ibu Pejabat JUPEM.

5. SINGKATAN

5.1 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan, Malaysia

5.2 TKPUP I Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I

5.3 PUB (DPP) Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan

Penyelarasan Pemetaan)

5.4 PUB (PT) Pengarah Ukur Bahagian (Pemetaan Topografi

Semenanjung/Sabah/Sarawak)

5.5 PUPN Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri

5.6 PUS (PKor) Pengarah Ukur Seksyen (Pengurusan Korporat)

5.7 PS (C) Pengarah Seksyen (Percetakan)

5.8 KPAD Ketua Pasukan Audit Dalam

5.9 PAD Pasukan Audit Dalam

5.10 PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab

Muka 4/24

MS ISO 9001:2015


6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

TKPUP I

Urus Setia

KPAD/PAD

KPAD

Perancangan Audit

a. Kenalpasti personel yang berkelayakan untuk dilantik

sebagai Ketua Pasukan Audit Dalam dan ahli Pasukan

Audit Dalam. Ambil kira perkara-perkara berikut:

i) Bebas dari aktiviti yang hendak diaudit bagi

mengelakkan juruaudit mengaudit kerjanya

sendiri;

ii) Kesesuaian dari segi kelayakan akademik dan

tahap jawatan pegawai;

iii) Telah diberi latihan Audit Dalam, kefahaman

keperluan standard MS ISO 9001:2015 dan

Pengurusan Risiko;

iv) Tempoh perkhidmatan pegawai;

v) Personaliti pegawai;

vi) Komitmen dan minat pegawai terhadap

pelaksanaan SPK JUPEM; dan

vii) Kompleksiti sistem kualiti bagi menentukan

bilangan juruaudit yang perlu dilantik.

b. Tandatangan persetujuan pelantikan.

c. Keluarkan surat pelantikan kepada KPAD dan PAD.

d. Rancang dan sediakan Jadual Pelaksanaan Audit

Dalam (Lampiran A) bagi tahun semasa berdasarkan:

i) Kepentingan proses;

ii) Perubahan yang memberi kesan kepada

organisasi; dan

iii) Tindakan ke atas keputusan audit yang lepas.

e. Uruskan latihan audit dalam bagi KPAD dan PAD.

Muka 5/24

MS ISO 9001:2015



Pelaksanaan Audit

Sebelum Audit

KPAD

KPAD/PAD

a. Beri taklimat kepada juruaudit yang telah dilantik

mengenai perkara berikut:

i) SPK JUPEM;

ii) Skop audit;

iii) Kriteria audit;

iv) Kaedah pelaksanaan audit;

v) Jadual Pelaksanaan Audit Dalam;

vi) Prosedur Audit Dalam;

vii) Prosedur-prosedur yang digunapakai;

viii) Keperluan juruaudit; dan

ix) Tanggungjawab pasukan audit.

b. Hubungi PUB (DPP)/PUB (PT)/PUS (Pkor)/PS (C)/

PUPN yang hendak diaudit:

i) Maklumkan tarikh dan waktu audit;

ii) Juruaudit yang terlibat;

iii) Skop audit; dan

iv) Keperluan untuk audit (logistik, pegawai

penyelaras unit, rekod-rekod yang berkaitan).

c. Buat persediaan berikut:

i) Sediakan Senarai Semak Audit Dalam

(Lampiran B) secara pendekatan proses dan

audit berasaskan risiko berpandukan kepada

prosedur kualiti dan keperluan standard yang

berkaitan;

ii) Sediakan keperluan audit:-

Senarai semak Audit Dalam;

Borang Ketakakuran dan Borang

Pemerhatian (bilangan yang mencukupi);

Alat tulis yang mencukupi; dan

Muka 6/24

MS ISO 9001:2015



Rujukan yang berkaitan prosedur.

d. Fahami prosedur yang berkaitan dengan bahagian

yang hendak diaudit.

KPAD/PAD

Semasa Audit

a. Dalam mesyuarat pembukaan, terang dengan ringkas

kepada PUB (DPP)/PUB (PT)/PUS (Pkor)/PS (C)/

PUPN atau pegawai yang ditugaskan di

Bahagian/Seksyen/JUPEM Negeri yang diaudit

mengenai objektif, skop, kriteria dan kaedah audit

serta bagaimana ketakakuran akan dilaporkan.

b. Laksanakan audit mengikut kaedah berikut bagi

mengumpul bukti-bukti audit:

i) Semakan dokumen dan rekod pelaksanaan;

ii) Temubual kepada pemilik proses;

iii) Pemerhatian audit; dan

iv) Analisis.

c. Semak rekod/fail bagi menentukan amalan mematuhi

prosedur dan Standard MS ISO 9001:2015 yang

ditetapkan. Jika terdapat perbezaan, minta

penjelasan daripada pegawai yang diaudit.

d. Rekodkan semua penemuan audit sama ada bukti

kepatuhan atau ketakakuran dalam senarai semak

audit atau nota audit bersama maklumat bukti-bukti

audit.

e. Lakukan perbincangan antara juruaudit untuk

menyelaraskan penemuan audit bagi mengelakkan

pertindihan laporan.

Muka 7/24

MS ISO 9001:2015



f. Sediakan pelaporan audit dan laksanankan mesyuarat

penutup.

g. Keluarkan dua salinan Borang Ketakakuran

(Lampiran C) sekiranya dikenalpasti berlaku

ketakakuran ke atas proses kerja yang diaudit.

i) Asal - untuk Juruaudit.

ii) Salinan kedua - untuk pegawai yang diaudit.

h. Keluarkan dua salinan Borang Pemerhatian

(Lampiran D) yang dikenalpasti untuk tujuan

penambahbaikan SPK JUPEM.

i. Dapatkan pengakuan dan tempoh tindakan

pembetulan dari pegawai yang diaudit.

j. Maklumkan mengenai tarikh audit susulan kepada

pegawai yang diaudit.

Pelaksanaan Tindakan Pembetulan

PUB (DPP)/

PUB (PT)/

PUS (Pkor)/

PS (C)/PUPN

a. Terima dan semak maklum balas hasil auditan

daripada KPAD/PAD selepas sesi auditan.

b. Sekiranya terdapat ketakakuran, bincang dengan

pegawai masing-masing untuk pelaksanaan

pembetulan dan kenalpasti punca ketakakuran bagi

mengelakkan kelewatan tindakan pembetulan.

PYB c. Jalankan siasatan ke atas punca ketakakuran dan

ambil tindakan yang sesuai. (Rujuk PK.JUPEM.05 -

Tindakan Pembetulan).

Muka 8/24

MS ISO 9001:2015



PUB (DPP)/

PUB (PT)/

PUS (Pkor)/

PS (C)/PUPN

PYB

d. Pastikan Salinan Laporan Ketakakuran dan

Pemerhatian yang diterima daripada juruaudit telah

dikemaskini khususnya di bahagian tindakan

pembetulan.

e. Sediakan laporan tindakan pembetulan dan

kemukakan kepada PUB (DPP)/PUB (PT)/PUS (Pkor)/

PS (C)/PUPN. (Rujuk PK.JUPEM.05 - Tindakan

Pembetulan).

PUB (DPP)/

PUB (PT)/

PUS (Pkor)/

PS (C)/PUPN

f. Terima dan teliti laporan tindakan pembetulan dari

pegawai yang berkaitan.

g. Teliti punca ketakakuran yang berlaku dan tindakan

pembetulan seperti dilaporkan. Sahkan tindakan yang

telah diambil dalam laporan ketakakuran.

KPAD/PAD

h. Pastikan pegawai-pegawai di bahagian masing-masing

dimaklumkan mengenai ketakakuran dan pastikan

mereka memahami kepentingan untuk memastikan

ketakakuran tidak berulang.

i. Jalankan audit susulan ke atas tindakan pembetulan

yang dikenalpasti semasa audit awal.

j. Dapatkan penjelasan pegawai yang diaudit sekira

terdapat tindakan yang belum selesai.

k. Sekiranya tindakan pembetulan telah diambil, catatkan

pengesahan di ruang audit susulan seperti di Borang

Ketakakuran.

l. Jika terdapat ketakakuran atau pemerhatian yang jelas

memerlukan tindakan oleh pihak Pengurusan,

Muka 9/24

MS ISO 9001:2015



nasihatkan pegawai yang diaudit supaya

mengemukakan cadangan pembetulan kepada pihak

Pengurusan.

Penyediaan Laporan Keseluruhan Audit

PAD a. Sediakan laporan audit dalam seperti di Lampiran E.

b. Serahkan laporan kepada KPAD untuk penyelarasan

laporan audit.

KPAD

c. Kumpulkan laporan audit dari setiap pasukan dan

sediakan laporan terperinci untuk dikemukakan

kepada pihak Pengurusan seperti di Lampiran F

hingga J.

Pengurusan d. Semak laporan audit dengan mengambilkira perkara

berikut:

i) Semua tindakan pembetulan telah diambil;

ii) Adakah terdapat ketakakuran yang major dan

memerlukan tindakan pengurusan;

iii) Perkara-perkara yang perlu dibawa ke Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan; dan

iv) Adakah tindakan pembetulan yang melibatkan

perubahan kepada prosedur.

e. Sekiranya terdapat ketakakuran yang memerlukan

tindakan pihak Pengurusan, arahkan KPAD untuk

sediakan laporan Tindakan Pembetulan untuk

dibentangkan di Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan.

KPAD f. Sediakan Laporan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan yang berkaitan dengan audit dalaman

bagi perkara berikut:

i) Cadangan penambahbaikan;

Muka 10/24

MS ISO 9001:2015



ii) Laporan Audit Dalam; dan

iii) Laporan hasil audit pihak ketiga.

g. Kemaskini rekod Audit Dalam.

7. REKOD

Jenis Rekod Tempoh penyimpanan

Tempat simpanan

7.1 Jadual Pelaksanaan Audit Dalam 5 tahun Urus Setia

7.2 Senarai Semak Audit Dalam 5 tahun Urus Setia

7.3 Laporan Ketakakuran 5 tahun Urus Setia

7.4 Laporan Pemerhatian Audit 5 tahun Urus Setia

7.5 Laporan Audit Dalam 3 tahun Urus Setia

7.6 Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

3 tahun Urus Setia

8. LAMPIRAN

8.1 Program Audit Dalaman Lampiran A.

8.2 Senarai Semak Audit Dalam Lampiran B.

8.3 Laporan Ketakakuran Lampiran C.

8.4 Borang Pemerhatian Audit Lampiran D.

8.5 Laporan Audit Dalam Lampiran E.

8.6 Log Laporan Ketakakuran Lampiran F.

8.7 Ringkasan Penemuan Audit Lampiran G.

8.8 Ringkasan Pemerhatian Audit Lampiran H.

8.9 Perbandingan Pencapaian Tahunan Lampiran I.

8.10 Ulasan Keseluruhan Lampiran J.

Muka 11/24

MS ISO 9001:2015


PROGRAM AUDIT DALAMAN

1. Objektif Audit:

Menilai tahap pematuhan dan keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

JUPEM bagi tujuan penambahbaikan berterusan.

2. Skop Audit:

Pelaksanaan audit dalaman adalah meliputi pematuhan dan keberkesanan proses

kerja pemetaan dan kadaster, proses kerja sokongan dan kelulusan memenuhi

kriteria audit dan keperluan MS ISO 9001:2015.

3. Kriteria Audit:

Pelaksanaan audit berdasarkan kepada beberapa kriteria iaitu keperluan standard

MS ISO 9001:2015, prosedur-prosedur Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM dan

peraturan dan undang-undang serta keperluan pelanggan.

4. Kaedah Audit:

Penemuan audit dilaksanakan melalui kaedah-kaedah berikut iaitu semakan

dokumen dan rekod pelaksanaan, pemerhatian audit, temubual kepada pemilik

proses dan analisis.

5. Status Penemuan Audit:

Hasil penemuan audit dikelaskan kepada kategori penemuan beriktu:

Major - Ketakakuran yang menyebabkan keruntuhan kepada Sistem Pengurusan

Kualiti JUPEM

Minor - Kegagalan untuk mematuhi sebahagian daripada keperluan kriteria audit.

Pemerhatian - Penemuan audit yang tidak mempunyai bukti yang cukup dan

sebagai penambahbaikan.

6. Kemudahan-kemudahan Audit:

Kemudahan logistik

Kemudahan Bilik Mesyuarat

Pegawai Pengiring

7. Bahasa:

Bahasa Malaysia

Muka 12/24

MS ISO 9001:2015


8. Maklumat Kerahsiaan:

Hasil audit hendaklah tidak dibocorkan kepada mana-mana pihak luar yang boleh

menjejaskan integriti dan reputasi JUPEM.

Muka 13/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran A

JADUAL PELAKSANAAN AUDIT DALAM

TARIKH MASA AKTIVITI / PROSEDUR

DAN LOKASI JURUAUDIT

Muka 14/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran B

SENARAI SEMAK AUDIT DALAM

JURUAUDIT : TARIKH AUDIT :

JUPEM NEGERI/BAHAGIAN/SEKSYEN:

NO. PROSEDUR:

Perkara untuk Diteliti/Audit

Maklumat mengenai siapa, apa, di mana, dokumen, bukti, dan

lain-lain

No. Laporan Ketakakuran

Muka 15/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran C

BORANG KETAKAKURAN AUDIT

Maklumat Audit: (Diisi oleh Auditor)

Nama Auditor:

Bahagian/JUPEM Negeri: Tarikh Audit: No. Prosedur:

Nama Pegawai Diaudit: No. NCR: Status NCR:

Perincian Ketakakuran: (Diisi oleh Auditor)

Keperluan Audit: Penemuan Audit: Bukti Audit: Tandatangan Auditor: Tandatangan Auditee: Tarikh: Tarikh:

Punca Ketakakuran: (Diisi oleh Auditee)

MAJOR MINOR

Muka 16/24

MS ISO 9001:2015


Tindakan Pembetulan: (Diisi oleh Auditee)

Pembetulan (Correction): Tindakan Pembetulan (Corrective Action): Tempoh Siap Tindakan: Tandatangan Auditee: Tandatangan Auditor: Tarikh: Tarikh:

Audit Susulan: (Diisi oleh Auditor)

Pengesahan Bukti Tindakan: Penilaian Keberkesanan Tindakan: Status Tindakan: Selesai Tidak Selesai Tandatangan Auditor: Tarikh:

Muka 17/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran D

BORANG PEMERHATIAN AUDIT

Nama Bahagian/JUPEM Negeri:

Nama Auditee:

Proses:

Nama Prosedur:

No. Prosedur:

Tarikh:

Bil. No. Klausa ISO Pemerhatian Audit Pengesahan Tindakan (Selepas tindakan diambil)

Nama Auditor:

Tandantangan:

Tarikh Audit:

Muka 18/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran E

LAPORAN AUDIT DALAM

NO. LAPORAN: ……….. / ………… TARIKH :

(Bil. ……….. /……….. tahun)

BAHAGIAN/JUPEM NEGERI DIAUDIT: TARIKH AUDIT:

PERKARA/BIDANG DIAUDIT :

PASUKAN/JURUAUDIT :

RINGKASAN:

DISEDIAKAN OLEH: TARIKH:

KETUA PASUKAN AUDIT DALAM:

Muka 19/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran F LOG LAPORAN KETAKAKURAN

Bahagian/ Proses

DPP PTSM PTSBH PTSWK KGIS PK PERLIS KEDAH P.P. PERAK WPKL SEL. N.S. MELAKA JOHOR PAHANG T’GANU KEL LABUAN JUM. MAJOR

JUM. MINOR

JUM. PEMERHATIAN

Kadaster:

Permohonan Ukur (PU)

Ukuran Kerja Luar & Validasi

Semakan Kualiti

Pelan Berdigit

Pengesahan Produk

Pemetaan:

Perancangan Pemetaan

Penyediaan dan Pengurusan Geodata

Penyediaan Dataset Geospatial

Pengemaskinian Pangkalan Data Topografi dan Kartografi

Percetakan

Penyimpanan dan Pengendalian Peta

Pengurusan & Sokongan:

Kawalan Dokumen

Pengurusan Backup Data Berdigit

Muka 20/24

MS ISO 9001:2015


Bahagian/ Proses

DPP PTSM PTSBH PTSWK KGIS PK PERLIS KEDAH P.P. PERAK WPKL SEL. N.S. MELAKA JOHOR PAHANG T’GANU KEL LABUAN JUM. MAJOR

JUM. MINOR

JUM. PEMERHATIAN

Kawalan ke atas Perkhidmatan yan Diswastakan

Penyenggaraan dan Tentukuran Peralatan

Tindakan Pembetulan

Pengurusan Risiko

Maklum balas Pelanggan

Penyelenggaraan alat

Audit Dalam

Pengurusan Latihan Anggota

Ketidakpatuhan Produk

MKSP

Kawalan Perubahan

Pengurusan Pengetahuan

Jumlah Major NCR

Jumlah Minor NCR

Jumlah Pemerhatian

Petunjuk: MJ - Major NCR MN - Minor NCR P - Pemerhatian

Muka 21/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran G

RINGKASAN PENEMUAN AUDIT

Bil. Klausa ISO Ringkasan NCR Status Tindakan Catatan

Muka 22/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran H

RINGKASAN PEMERHATIAN AUDIT

Bil. Klausa ISO Ringkasan NCR Status Tindakan Catatan

Muka 23/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran I

PERBANDINGAN PENCAPAIAN TAHUNAN

Ketakakuran/Tahun 2015 2016 2017 2018 2019

NCR Major

NCR Minor

Pemerhatian

JUMLAH

Muka 24/24

MS ISO 9001:2015


Lampiran J

ULASAN KESELURUHAN

Perkara Ulasan Catatan

Kompetensi

Komitmen Pengurusan

Halangan semasa audit

Kecukupan sumber

Pencapaian SPK

Disediakan oleh: Tandatangan: Tarikh:

salinan tidak terkawal 5/24 ms iso 9001:2015 pk.jupem.09 audit dalam tanggungjawab tindakan...

Documents