ringkasan eksekutif - epsmg.jkr.gov.myepsmg.jkr.gov.my/images/b/b7/pll_qs.pdfhasil rumusan bengkel...

LESSON LEARNED REPORT Interim Payment

1/22

RINGKASAN EKSEKUTIF

Tujuan laporan ini disediakan adalah bagi membincangkan proses dan kaedah

yang telah dilaksanakan oleh JKR WP Putrajaya dalam menguruskan bayaran interim.

Melalui sesi bengkel ini ianya diharap dapat memperbaiki kaedah dan proses kerja sedia

ada dan seterusnya dapat berkongsi kaedah terbaik yang boleh djadikan panduan

supaya tidak berlaku kelewatan bayaran kepada kontraktor. Bayaran bagi kontrak

Penyenggaraan Fasiliti (FM) diperuntukan di dalam Syarat-syarat Kontrak PWD FMM

2016, Klausa 5 – Terms of Payment, dimana kontraktor dikehendaki mengemukakan

permohonan bayaran secara bulanan.

Melalui bengkel ini juga ianya diharap dapat memberikan kesan penambahbaikan

kepada proses dan amalan sedia ada disamping memperbaiki kekurangan di dalam

setiap peringkat kerja yang berlaku.

Hasil rumusan bengkel yang telah diadakan pada 18hb Oktober 2018 sehingga

20hb Oktober 2018 bagi tajuk ‘Bayaran Interim Bagi Kontrak Pengurusan Fasiliti, JKR

WP Putrajaya diharap dapat memberikan manfaat kepada semua pihak yang

menguruskan bayaran interim sesuatu kontrak.

Bengkel ini telah dihadiri oleh Bahagian Kontrak Dan Ukur Bahan, JKR WP

Putrajaya bersama-sama Bahagian Senggara Kuarters.


2/22

A. Maklumat Bengkel:-

a) Tajuk : ‘Project Lesson Learned’ JKR WP Putrajaya

‘Bayaran Interim Bagi Pengurusan Fasiliti,

Housekeeping dan Pest Control’

b) Tarikh : 18hb Oktober 2018 -20hb Oktober 2018

c) Tempat : Hotel Lexis Port Dickson, Negeri Sembilan

d) Peserta : JKR W.P. Putrajaya

1) Sr Thalasiah Binti Mohd Saad

2) Sr Mohd Naeem Bin Abu Bakar

3) Mohd Shahriman Bin Abd Latef

4) Md. Lazis Bin Md. Hussain

5) Fairahanum Binti Rashid

6) Liza Suryani Binti Jamaludin

7) Nik Mohd Ikhwan Bin Nik Yusoff

e) Fasilitator : ECKM, Ibu Pejabat KL

1) Sr. Dr. Khairil Hizar Bin Md Khuzaimah

2) Puan Nor Parzila Abdul Ghaffar

3) Puan Ir. Asrimayanti Binti Chi Ari


3/22

Sesi bengkel ini dilaksanakan bertujuan untuk mengumpul maklumat

berkenaan proses bayaran interim yang dilaksanakan di bahagian-

bahagian yang terlibat. Bayaran interim merupakan elemen yang penting di

dalam memastikan sesuatu kontrak berjalan dengan lancar dan membantu

melancarkan aliran tunai pihak kontraktor.

i. Terdapat beberapa faktor yang diberi penekanan di dalam bengkel Project

Lesson Learned (PLL) ini iaitu :

a. Isu berkaitan Bayaran Interim

b. What are consequences?

c. What are the key lesson?

d. Suggestion for action

e. Keperluan borang-borang

ii. Berdasarkan faktor-faktor yang telah dikenalpasti tersebut, maklumat akan

dikumpul melalui kaedah percambahan minda. Setiap ahli kumpulan telah

diminta untuk memberi pandangan masing-masing berkenaan perjalanan

bayaran interim berdasarkan kepada beberapa bahagian seperti berikut:

a. Isu

b. Pegawai terlibat

c. Kesan kelewatan pembayaran

d. Pematuhan arahan sedia ada

e. Borang-borang terlibat


4/22

ISU BERKAITAN BAYARAN INTERIM

i. Pihak yang menyediakan dokumen Bayaran Interim

Bayaran Interim disediakan oleh pegawai JKR berdasarkan kemajuan

kerja sebenar di tapak. Penyediaan dokumen adalah berdasarkan garis

panduan yang telah ditetapkan. Namun hasil semakan Ukur Bahan

mendapati agak kerap terdapat pindaan yang perlu dibuat oleh pegawai

JKR yang memantau dan mengawalselia kontrak berkenaan..

ii. Bayaran Interim tidak melalui semakan BKUB

Telah menjadi satu kebiasaan dimana bayaran interim tidak melalui

proses semakan Bahagian Kontrak dan Ukur Bahan (BKUB) pada

penghujung tahun. Hal ini berlaku bagi mempercepatkan proses

pembayaran dilakukan ke atas bayaran interim tersebut.

Jika terdapat sebarang teguran daripada Bahagian Kewangan ke atas

dokumen tersebut, maka dokumen bayaran interim tersebut akan

dikembalikan kepada bahagian yang terlibat untuk tindakan

pembetulan. Diantara proses yang terlibat adalah:-

1) Dokumen akan dikembalikan kepada bahagian yang

menyediakan dokumen bayaran.

2) Pindaan akan dilaksanakan oleh pihak yang terlibat

menyediakan dokumen tersebut.

3) Dokumen perlu dihantar kepada BKUB untuk semakan

selanjutnya.

4) Jika didapati teratur, dokumen bayaran akan diminitkan oleh

BKUB untuk tindakan selanjutnya.

5) Bahagian Kewangan akan membuat tindakan selanjutnya

berdasarkan semakan BKUB.


5/22

iii. Dokumen Bayaran Interim lewat diterima oleh BKUB

Bagi memastikan bayaran interim dapat disediakan dalam tempoh 14

hari dari tarikh penerimaan permohonan bayaran dari kontraktor, aspek

tarikh penilaian telah diberi penekanan. Terdapat beberapa isu yang

telah dibincangkan dimana tarikh-tarikh yang terlibat bagi proses

penyediaan perakuan bayaran interim sehingga kontraktor menerima

bayaran iaitu 30 hari dari tarikh pengeluaran sijil bayaran interim tidak

dapat dicapai.

Proses yang terlibat adalah daripada pihak Bahagian sehingga ke

peringkat pembayaran. Pemantauan bilangan hari yang terlibat di setiap

bahagian perlu dilakukan bagi memastikan bayaran diperakui dalam

tempoh yang telah ditetapkan.

Dengan adanya pemantauan ini, punca kelewatan dapat dikenalpasti

dan setiap bahagian boleh fokus kepada punca tersebut.

iv. Bayaran Interim dihantar serentak bagi 3 bulan

Pada asasnya, sesuatu bayaran interim akan dilaksanakan pada setiap

bulan, namun jika terdapat kegagalan penyediaan dokumen pada bulan

tersebut maka bayaran akan dilaksanakan pada bulan berikutnya.

Apabila hal ini berlaku, bayaran interim akan diproses pada bulan yang

terkini. Hal ini akan menyebabkan berlakunya semakan bagi dua atau

tiga bilangan interim akan disemak pada sesuatu masa. Jika terdapat

kesilapan pada interim pertama dan perlukan pindaan maka interim ke-

dua dan ke-tiga akan turut mengalami pindaan.

Faktor-faktor ini sekaligus memberi kesan kepada kelewatan

memproses bayaran interim di bahagian BKUB. Seharusnya kelewatan

penyediaan dokumen bayaran tidak berlaku di bahagian/zon yang

terlibat.


6/22

v. ‘Tracking of Payment’

Di dalam proses semakan dan audit teknik pentadbiran kontrak FM,

BKUB telah menyediakan Borang Piagam Pelanggan. Borang ini

merupakan borang yang digunakan sebagai ‘tools’ di dalam sesi

pemantauan dalaman BKUB dan ini termasuklah Semakan Bayaran

Interim.

Bagi proses bayaran interim ini, adalah ditetapkan tempoh semakan

bayaran interim lima (5) hari bekerja dari tarikh dokumen diterima

sehingga dokumen dihantar kepada Pegawai Penguasa Fasiliti untuk

tindakan selanjutnya. Semua pegawai adalah tertakluk kepada bilangan

hari yang telah ditetapkan ini.

Melalui borang piagam pelanggan ini, BKUB dapat mengenalpasti

bilangan hari yang terlibat di dalam proses semakan bayaran interim.

Biasanya kelewatan yang dikenalpasti di dalam BKUB adalah apabila

terdapat pegawai yang bercuti, maka proses semakan akan terhenti.

Dengan adanya borang ini, ia juga dapat merekod dengan baik

perjalanan di setiap peringkat bagi pegawai yang terlibat.

Jika terdapat sebarang kesilapan dan memerlukan pindaan ke atas

dokumen bayaran interim tersebut, maka memo akan dikeluarkan

kepada pihak zon/bahagian yang terlibat. Borang piagam ini akan

merekod bahawa tindakan pemulangan dokumen bayaran melalui

memo telah dikeluarkan. Memo dengan ulasan berhubung butiran

semakan akan dilampirkan di dalam fail bayaran bagi projek tersebut

bersama-sama borang piagam ini.

Borang piagam yang baharu akan dikeluarkan apabila pihak

bahagian/zon menghantar dokumen bayaran selepas pindaan

dilakukan. Tarikh penerimaan dokumen bayaran perlu direkod dengan

baik di dalam borang piagam ini.


7/22

C. WHY DID IT HAPPEN?

Melalui sesi perbincangan yang telah diadakan, terdapat beberapa perkara

yang menyebabkan perkara ini berlaku. Diantaranya adalah:-

i. Kewujudan Pelbagai Borang Semakan Sedia Ada Secara Turun

Temurun dan Penambahan Borang Semakan

Berdasarkan senarai semak yang dikemukakan, pegawai yang

menyediakan bayaran interim didapati kurang faham berhubung

keperluan-keperluan dokumen yang diperlukan. Ini kemungkinan

disebabkan oleh pelbagai Borang Semakan yang perlu dilengkapkan dan

telah digunapakai secara tradisi dan keberkesanan borang tidak dikaji,

malah digunapakai mengikut kebiasaan.

ii. Tiada Pegawai Yang Bertanggungjawab Ke atas Senarai Semak

Berdasarkan pemerhatian BKUB, Borang Semakan Interim yang

disediakan tidak memberi kesan dalam memastikan bayaran dapat

dibayar di dalam tempoh yang telah ditetapkan. Pegawai yang

menguruskan sesuatu dokumen bayaran tidak tahu peranan senarai

semak tersebut. Ini terbukti apabila maklumat yang dinyatakan di dalam

senarai semak tidak dikemukakan dengan lengkap dan terdapat senarai

semak yang tidak diisi dengan lengkap.

iii. Pegawai Yang Menyediakan Borang JKR 66 Kurang Kompetensi

Terdapat beberapa kes dimana kesilapan berlaku pada Borang JKR 66,

kesilapan yang biasa berlaku adalah nilai kumulatif APD tidak sama

sepertimana Lampiran A3, potongan WJP dibundarkan, bayaran

disyorkan dan bayaran diperakukan tidak sama dan lain-lain kesalahan.

iv. Kaedah Komunikasi dan Koordinasi Kurang Berkesan Diantara

Pegawai-pegawai di Bahagian/Zon

Berdasarkan semakan ke atas dokumen bayaran yang dikemukakan

oleh pihak bahagian, BKUB mendapati format dokumen adalah tidak

seragam dan disediakan mengikut kesesuaian pegawai yang


8/22

menyediakan dokumen tersebut. Walaupun di dalam bahagian yang

sama namun dokumen yang terlibat dan kaedah penyediaan tuntutan

adalah berbeza.

Sering berlaku teguran dan ulasan yang diberikan melalui semakan

BKUB adalah berhubung kesalahan berulang di dalam sesuatu

bahagian. Justeru itu, didapati faktor komunikasi yang kurang berkesan

diantara bahagian berhubung kaedah kerja dan kesilapan di dalam

penyediaan bayaran interim adalah menjadi punca ianya berterusan.

v. Tiada Borang Piagam Pelanggan Di Setiap Bahagian/Zon

Berhubung Borang Piagam Pelanggan, hanya BKUB sahaja dikehendaki

menwujudkan borang tersebut. Berdasarkan faktor komunikasi yang

kurang berkesan dan penyediaan dokumen bayaran yang tidak seragam

maka adalah wajar Borang Piagam Pelanggan diwujudkan di setiap

Bahagian/Zon.

Dengan adanya borang ini, ianya akan menjadi satu panduan kepada

pegawai yang menguruskan dokumen bayaran tersebut. Faktor

kelewatan masa dan siapa yang bertanggungjawab ke atas dokumen

bayaran tersebut seharusnya direkodkan di dalam borang ini.

D. WHAT ARE THE CONSEQUENCES?

Umum mengetahui kesan-kesan daripada bayaran interim tidak dapat

diuruskan dengan baik. Berdasarkan perbincangan yang telah dilakukan,

bersama-sama ini dikemukakan beberapa kesan-kesan yang terlibat.

Diantaranya ialah:-

i. Menjejaskan Aliran Tunai (cashflow) Kontraktor Kewangan pihak kontraktor banyak bergantung kepada bayaran interim yang dituntut. Terdapat beberapa kes dimana para pekerja tidak mendapat bayaran gaji disebabkan kelewatan pembayaran tuntutan interim.


9/22

ii. Peruntukan Tidak Dibelanjakan Sepertimana Dirancang Sepertimana sedia maklum, peruntukan yang dimohon bagi menjalankan sesuatu kontrak perlu dipohon dan dibelanjakan dengan sebaik-baiknya sehingga penghujung tahun semasa. Peruntukan yang gagal dibelanjakan pada tahun semasa perlu dipulangkan kepada pihak klien. Apabila hal ini berlaku, klien perlu mengembalikan waran yang tidak dapat dibelanjakan kepada pihak Kementerian Kewangan dan perlu menyatakan punca-punca tidak dapat dibelanjakan. Prestasi Key Performance Index (KPI) klien dan juga JKR turut terjejas disebabkan perkara ini.

iii. Peruntukan Terpaksa Dipulangkan (AP58) Rentetan daripada perkara (ii) diatas, ianya bukan sahaja melibatkan prestasi KPI pihak klien malah turut melibatkan prestasi KPI pihak JKR. Pihak JKR juga akan berdepan dengan tindakan AP58 kerana kegagalan menguruskan perkara ini dengan baik.

iv. Menjejaskan Prestasi dan Imej Jabatan Kesan berikutnya adalah melibatkan prestasi dan imej jabatan secara amnya. Walaupun secara amnya ianya hanya melibatkan nama jabatan namun yang lebih utama adalah tanggungjawab dan amanah yang dipegang dalam melaksanakan tugas tersebut. Hal ini perlu dipandang serius oleh semua pegawai yang terlibat kerana ianya bermula daripada diri pegawai tersebut. Tanpa disedari ianya membawa kesan prestasi dan imej ke atas individu atau pegawai tersebut.

v. Prestasi Kontraktor Terjejas dan Pihak Klien Merungut Faktor ini adalah berkaitan dengan perkara (i) di atas, selain daripada masalah kepada para pekerja ianya turut menyumbang kepada masalah kewangan kepada pihak pembekal dan sub kontraktor yang terlibat. Tanpa aliran tunai yang baik dan kemudahan kredit daripada pihak pembekal, kerja-kerja penyenggaraan akan terganggu keberkesanannya.


10/22

Kesan daripada kegagalan pihak kontraktor menjalankan kerja-kerja sepertimana dirancang sekaligus memberi kesan kepada pihak klien. Fungsi dan peranan klien turut terjejas apabila penyampaian perkhidmatan gagal dilaksanakan sepertimana objektif dan misi sesebuah organisasi.

vi. Bilangan Bayaran Interim Meningkat di Hujung Tahun Bagi mencapai sasaran KPI jabatan dan pihak klien, perbelanjaan perlu diuruskan dengan baik. Pada setiap penghujung tahun bilangan bayaran interim bertambah disebabkan faktor masa yang terhad. Dokumen bayaran interim tidak perlu melalui proses semakan di BKUB, hal ini adalah bagi mempercepatkan proses pembayaran. Bahagian yang menyediakan dokumen bayaran menghantar dokumen tersebut kepada pihak Pegawai Penguasa untuk menandatangani Borang JKR 66 dan seterusnya kepada Bahagian Kewangan untuk tindakan pembayaran.

vii. Bebanan Kerja Bertambah dan Tumpuan Kepada Tugasan Lain Terjejas Disebabkan faktor bayaran interim yang dihantar serentak pada masa yang sama dan perlu dibelanjakan pada masa tersebut, tumpuan tugasan kepada tugasan hakiki yang lain telah terjejas. Tumpuan adalah diutamakan kepada proses semakan bayaran interim dan ianya memberi kesan kepada kerja-kerja lain yang memerlukan perhatian sewajarnya. Setiap Bahagian/zon seharusnya mematuhi perancangan awal sesuatu kontrak. Kegagalan pematuhan ini secara langsung telah memberi kesan kepada pegawai-pegawai lain di penghujung tahun semasa. Seharusnya perkara ini menjadi pengajaran kepada semua agar ianya tidak lagi berulang pada masa akan datang.

viii. Penggunaan Akta CIPAA 2014 oleh Pihak Kontraktor Akta CIPAA 2014 merupakan satu akta dimana kontraktor berhak menuntut hak-hak yang termaktub di dalam kontrak. Kegagalan pihak JKR mematuhi tempoh dan jumlah bayaran interim boleh membuka peluang kepada kontraktor mengambil tindakan berdasarkan akta CIPAA 2014.


11/22

E. WHAT ARE THE KEY LESSON

Setelah meneliti punca dan kesan daripada kegagalan menguruskan bayaran

interim dengan baik, bengkel seterusnya melalui proses perbincangan

berhubung pengajaran dan penambahbaikan yang boleh dilakukan ke atas

faktor-faktor tersebut. Berdasarkan perbincangan, berikut adalah cadangan-

cadangan yang telah dicadangkan untuk diambil tindakan di peringkat

seterusnya.

i. Kajian semula ke atas Borang Semakan Berdasarkan borang-borang yang digunakan, BKUB mendapati terlalu banyak borang yang perlu dipatuhi sedangkan terdapat item yang berulang pada setiap borang yang terlibat. Adalah lebih baik agar hanya satu borang sahaja digunakan bagi tujuan ini. Borang yang dicadangkan ini perlulah melengkapi semua perkara wajib dan difahami oleh semua bahagian yang terlibat. Borang ini perlu dijadikan sebagai satu borang piawai JKR WP Putrajaya dan dijadikan satu dokumen wajib dalam menguruskan bayaran interim.

ii. Pegawai Penyedia dan Pegawai Penyemak (Bahagian) Perlu Bertanggungjawab Penuh Terhadap Dokumen Yang Disediakan Pegawai yang menyediakan dokumen bayaran dan pegawai yang menyemak dokumen bayaran tersebut mestilah bertanggungjawab ke atas kandungan dokumen. Adalah tidak wajar pegawai yang menyemak dokumen hanya menjadi perantaraan dan sebagai syarat sahaja bagi setiap kelulusan yang dibuat. Pegawai-pegawai ini mestilah mengetahui dan dapat menerangkan dengan baik sekiranya memerlukan penjelasan lanjut.

iii. Pematuhan SAKPKR Bil.26/2012 – Rekod Tindakan Kerja bagi Bayaran Interim Pematuhan dan penggunaan sepenuhnya garis panduan berhubung Bayaran Interim ke atas semua pegawai yang terlibat. Rekod Tindakan Kerja adalah slah satu alat untuk memantau kedudukan atau perjalanan sesuatu bayaran interim.


12/22

iv. Kesedaran terhadap penggunaan Rekod Tindakan Kerja bagi Bayaran Interim Penggunaan Rekod Tindakan Kerja mestilah diwajibkan dan pegawai perlulah memahami tindakan-tindakan yang perlu dilakukan. Kesedaran ke atas penggunaan rekod ini perlu ditingkatkan dari masa ke semasa oleh Ketua Bahagian.

v. Perlu Prihatin Terhadap Tempoh Penyediaan Pada Peringkat Penilaian Sehingga Kelulusan Pegawai Pengesyor Tempoh penyediaan dokumen bayaran interim sehingga kelulusan Pegawai Pengesyor dikawal dan dipantau oleh Ketua Bahagian. Kegagalan mematuhi tempoh masa yang telah ditetapkan akan menjejaskan proses keseluruhan bayaran interim.

vi. Mewujudkan Piagam Pelanggan di Setiap Bahagian/Zon

Mengadakan Borang Piagam Pelanggan ke atas setiap bahagian adalah merupakan satu langkah yang perlu dilakukan. Hal ini amat membantu dalam memberi pengetahuan dan mendidik pelaksanaan kerja yang baik. Ia juga dapat membina disiplin ke atas pegawai yang menguruskan dokumen bayaran interim tersebut.

vii. Kajian Semula Keperluan Dokumen Sokongan

Kajian perlu dilakukan ke atas keperluan dokumen sokongan yang kerapkali berulang di dalam sesuatu bayaran interim. Dokumen sokongan yang dilampirkan mestilah memberi input kepada dokumen yang terlibat. Dokumen sokongan juga mestilah membantu proses semakan selanjutnya bagi pihak yang terlibat. Setiap bahagian mestilah memainkan peranan dalam mengenalpasti dokumen yang terlibat. Dokumen-dokumen ini juga mestilah tepat semasa proses pembayaran dilaksanakan.

F. SUGGESTION FOR ACTION

Bagi mengatasi masalah dan isu-isu yang dibincangkan ini, beberapa cadangan penambahbaikan telah dikenalpasti. Diantara cadangan-cadangan tersebut adalah:-


13/22

i. Menyelaras borang semakan bayaran interim / proses kerja Tindakan: a) BKUB perlu menyemak berhubung tatacara kontrak

b) Bahagian/Zon perlu mengenalpasti keperluan teknikal

ii. Mengenalpasti dokumen sokongan

Tindakan:

a) Bahagian Kewangan

iii. Menghadiri kursus/ taklimat/ hands-on berkaitan bayaran interim kepada Pegawai Penyedia dan Pegawai Penyemak Tindakan: a) BKUB & PIC Bahagian-bahagian

iv. Tempoh dari penilaian sehingga kelulusan pegawai pengesyor disingkatkan

Tindakan:

a) Bahagian/Zon

v. Setiap Bahagian/zon perlu menyediakan 3 salinan Borang JKR 66

Tindakan:

a) Bahagian/Zon

vi. Edaran Dokumen Bayaran Interim

Tindakan:

a) Setiausaha Pejabat Pengarah: setelah Borang JKR 66

ditandatangani oleh Pegawai Penguasa Fasiliti, Setiausaha Pejabat

kepada Pegawai Penguasa Fasiliti akan menyerahkan 1 dokumen

Borang JKR 66 kepada Bahagian Kewangan dan 2 dokumen Borang

JKR 66 kepada BKUB


14/22

b) BKUB akan menguruskan 2 dokumen bayaran interim bagi rekod fail

kontrak dan serahan kepada bahagian/zon.

vii. Sistem ‘payment tracking’ ditambahbaik bagi menunjukkan ‘sense of urgency’

Tindakan: Semua Bahagian

viii. Bayaran Interim secara berkala (bulanan) dibuat berdasarkan jumlah unjuran perbelanjaan yang telah diluluskan

Tindakan: Semua Bahagian

G. KEPERLUAN BORANG/SENARAI SEMAKAN

Berikut disenaraikan borang/senarai semakan yang digunakan bagi proses

Bayaran Interim di JKR WP Putrajaya. Rujukan telah dibuat ke atas borang-

borang tersebut dalam menguruskan tuntutan pihak kontraktor. Diantara

borang-borang yang terlibat adalah:-

i. Senarai Semakan Penyediaan Bayaran Interim – Prosedur Pentadbiran

Kontrak (SPB)

ii. Rekod Tindakan Kerja Bayaran Interim (SA KPKR Bil 26/2012)

iii. Proses Kerja Bayaran Interim

iv. Senarai Semakan Dokumen Bayaran Interim Kontrak Penyenggaraan

v. Senarai Semak Penyediaan Bayaran Interim - Kewangan JKR WPP

vi. Nota Semakan Penyediaan Bayaran Interim

BKUB telah membuat edaran berhubung pemakluman perkara-perkara yang

disemak di dalam suatu dokumen bayaran interim yang dikemukakan oleh pihak

bahagian/zon. Berdasarkan pemakluman tersebut, pihak bahagian/zon mendapat

penjelasan ke atas dokumen dan perkara-perkara yang perlu disediakan serta

diambilkira di dalam proses penyediaan dokumen bayaran.


15/22

Pihak Bahagian/zon perlu sentiasa peka jika terdapat perubahan kerja yang

terlibat di dalam sesuatu kontrak. Perubahan yang berlaku semestinya melibatkan

tatacara jawatankuasa dan sekaligus melibatkan kos samada tambahan mahupun

kurangan.

Adalah menjadi tanggungjawab PIC di Bahagian/zon untuk sentiasa

mengemaskini maklumat dan butiran kontrak sejajar dengan perjalanan semasa

sesuatu kontrak.

H. LESSON LEARNED CONCLUSION

Cadangan Penambahbaikan Proses Flow Bayaran Interim Yang Melibatkan

Kontrak Penyelengaraan

i. Aktiviti 1 hingga 2c dicadangkan menjadi 10 hari (asal 7 hari)

Justifikasi :-

a) Bergantung pada Aduan

b) Bergantung pada Mesyuarat Ascertained Performance Deduction

(APD)

c) Bergantung kepada Bilangan & Skop Kerja Penyelengaraan

ii. Aktiviti 2b, penyediaan Borang JKR 66 disediakan sebanyak 3 salinan

(asal 1 salinan)

Justifikasi:-

a) Di peringkat aktiviti 3c, sebaik sahaja Pegawai Penguasa Fasiliti

(PPF) menandatangani Borang JKR 66, kebiasaannya borang

tersebut akan diedarkan kepada BKUB dan seterusnya

Bahagian/zon untuk membuat Salinan. Selepas itu barulah borang

tersebut diserahkan oleh Bahagian/zon kepada Bahagian

Kewangan (Aktiviti 4a). Ini menyebabkan berlakunya kelewatan dan

kesukaran memantau pergerakan dokumen


16/22

b) Dicadangkan supaya 3 salinan dokumen bayaran disediakan untuk

diedarkan oleh Setiausaha Pejabat Pengarah selaku Pegawai

Penguasa Fasiliti kepada pihak berikut :

Bahagian Kewangan (1 set dokumen JKR 66 untuk Proses

Bayaran)

BKUB ( 1 set dokumen JKR 66 untuk fail BKUB, 1 set

dokumen JKR 66 untuk diserahkan kepada Bahagian/Zon)

dan BKUB perlu membuat 1 salinan JKR66 sahaja untuk

diedarkan kepada pihak kontraktor)

c) Sebaik sahaja Borang JKR 66 ditandatangani oleh Pegawai

Penguasa Fasiliti (PPF) pihak BKUB akan memaklumkan

kepada ‘Group’ JKR Putrajaya melalui aplikasi Whatapps

iii. Dokumen Sokongan yang disertakan bersama-sama Borang JKR 66

(Aktiviti 2b):

a) Bagi BKUB, Bahagian Kewangan dan Bahagian/Zon salinan

lengkap yang merangkumi Salinan Surat Setuju Terima, Sijil-sijil

CIDB, Penyata Bank, Sijil MOF, Polisi Insuran-insurans kontrak,

dokumen Sales & Service Tax (SST) dan butiran Senarai Kuantiti.

iv. Proses bayaran Interim daripada aktiviti 1 hingga 6 mengambil masa 21

hari.

Proses Kerja Carta Alir Perincian Kerja Tempoh Pegawai

Bertanggungjawab


17/22

Terima permohonan kontraktor,

Penilaian Bersama (joint valuation)

Pengesahan kesempurnaan kerja

(pengesahan Pegawai Penilai oleh WPPF)

Penyediaan JKR66 – FM / melalui SKALA

(bukan FM)

Kelulusan Pegawai Pengesyor

Semakan audit Teknik

Kelulusan & Perakuan Bayaran oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa

Memperakukan

Tanggungan Kontrak & Kelulusan,

Penyediaan Baucer Bayaran oleh Pegawai Kewangan

Kelulusan Pegawai Yang Diberi Kuasa Melulus

Semakan Baucer

Hantar kepada Pihak Pembayar

Proses bayaran/Pindah masuk Akaun Penerima

1

9

10

5

2

17

4

21Hari

PPF/WPPF

Pegawai Penilai/ WPPF

Pegawai Penilai

Pegawai Pengesyor

dari Tarikh Penilaian

Bhg Kontrak & Ukur

Bahan (BKUB)

Pegawai Yang Diberi Kuasa

Memperakukan


Pegawai Kewangan (Peraku 1) & Pejabat

Perakaunan (KKR)

Pegawai Yang Diberi

Kuasa Melulus (Peraku 2)

Peraku 2

Peraku 2

Pejabat Perakaunan (KKR)


Carta Alir Penyediaan Bayaran Interim JKR WP Putrajaya

(2) Penyediaan

Borang

JKR66

1

2a

3a

6

2b

2c

3b

4a

4b

4c

5a

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Ya

(1)

Penilaian

Kerja

(3) Kelulusan Borang

JKR66

(4) Penyediaan

Baucer Bayaran-

1GFMAS

(5) Pihak

Pembayar


18/22

Disediakan Oleh,

………………………………….

Bahagian Kontrak Dan Ukur Bahan JKR Wilayah Persekutuan Putrajaya.

Disemak Oleh,

…………………………………….

ECKM, JKR Ibu Pejabat,

Disahkan Oleh,

……………………………………

YBhg. DATO’ IR HJ HABBALI BIN IBRAHIM Pengarah, JKR Wilayah Persekutuan Putrajaya.

ringkasan eksekutif - epsmg.jkr.gov.myepsmg.jkr.gov.my/images/b/b7/pll_qs.pdfhasil rumusan bengkel...

Documents