topic 10 mengurus pasukan

22
PENGENALAN Sejak 20 tahun yang lalu, organisasi seperti Volvo dan Toyota telah memperkenalkan konsep pasukan dalam proses pengeluaran mereka. Pada ketika itu, keadaan ini dianggap sebagai suatu yang baharu memandangkan tiada syarikat lain yang sanggup melakukan sedemikian. Kini, organisasi yang tidak melaksanakan konsep pasukan boleh dianggap sebagai ketinggalan zaman. Pada masa kini, teknik pasukan dilaksanakan kerana telah terbukti bahawa pasukan lebih cekap dalam menjalankan tugas berbanding individu apabila melibatkan kerja yang memerlukan pelbagai kemahiran, pertimbangan dan pengalaman. Banyak organisasi telah mengubah struktur mereka untuk membentuk pasukan serta menggunakan bakat pekerja mereka secara optimum. Selain itu, beberapa pengurusan telah mendapati bahawa pasukan lebih fleksibel dan responsif kepada perubahan dalam persekitaran berbanding dengan struktur pentadbiran tradisional. Pasukan boleh dibentuk serta-merta, bergerak dan dibubarkan sekiranya perlu. Dalam perbincangan ini, kita akan cuba untuk Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat: 1. Melihat perbezaan antara kumpulan dengan pasukan; 2. Mengenal pasti kelebihan dan kelemahan pasukan; 3. Menilai masa terbaik untuk membentuk pasukan; 4. Membezakan antara jenis-jenis pasukan dalam persekitaran masa kini; 5. Menilai ciri-ciri pasukan; dan 6. Membincangkan faktor-faktor yang terlibat dalam membina pasukan berprestasi tinggi. HASIL PEMBELAJARAN T T o o p p i i k k 1 1 0 0 Mengurus Pasukan

Upload: ellina-james

Post on 14-Apr-2016

113 views

Category:

Documents


3 download

DESCRIPTION

Mengurus Pasukan

TRANSCRIPT

Page 1: Topic 10 Mengurus Pasukan

� PENGENALAN

Sejak 20 tahun yang lalu, organisasi seperti Volvo dan Toyota telah memperkenalkan konsep pasukan dalam proses pengeluaran mereka. Pada ketika itu, keadaan ini dianggap sebagai suatu yang baharu memandangkan tiada syarikat lain yang sanggup melakukan sedemikian. Kini, organisasi yang tidak melaksanakan konsep pasukan boleh dianggap sebagai ketinggalan zaman. Pada masa kini, teknik pasukan dilaksanakan kerana telah terbukti bahawa pasukan lebih cekap dalam menjalankan tugas berbanding individu apabila melibatkan kerja yang memerlukan pelbagai kemahiran, pertimbangan dan pengalaman. Banyak organisasi telah mengubah struktur mereka untuk membentuk pasukan serta menggunakan bakat pekerja mereka secara optimum. Selain itu, beberapa pengurusan telah mendapati bahawa pasukan lebih fleksibel dan responsif kepada perubahan dalam persekitaran berbanding dengan struktur pentadbiran tradisional. Pasukan boleh dibentuk serta-merta, bergerak dan dibubarkan sekiranya perlu. Dalam perbincangan ini, kita akan cuba untuk

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Melihat perbezaan antara kumpulan dengan pasukan;

2. Mengenal pasti kelebihan dan kelemahan pasukan;

3. Menilai masa terbaik untuk membentuk pasukan;

4. Membezakan antara jenis-jenis pasukan dalam persekitaran masa kini;

5. Menilai ciri-ciri pasukan; dan

6. Membincangkan faktor-faktor yang terlibat dalam membina pasukan berprestasi tinggi.

HASIL PEMBELAJARAN

TTooppiikk

1100 � Mengurus

Pasukan

Page 2: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

186

memberi kefahaman dan menjelaskan perkara-perkara berkaitan dengan pasukan.

PERBEZAAN ANTARA PASUKAN DENGAN KUMPULAN

Pasukan dan kumpulan adalah entiti yang berlainan. Bahagian ini akan menjelaskan perbezaan antara pasukan dengan kumpulan dan perbezaan antara kerja kumpulan dengan kerja berpasukan.

Satu kumpulan ditakrifkan sebagai dua atau lebih individu yang berinteraksi dan tidak saling bergantung antara satu sama lain untuk mencapai objektif tertentu.

Satu kumpulan kerja secara umumnya adalah satu kumpulan yang berkongsi maklumat dan membuat keputusan untuk membantu ahli-ahlinya menjalankan tugas mereka dengan baik dalam bidang yang berkaitan. Kumpulan kerja tidak perlu atau tidak mempunyai peluang untuk terlibat dalam koleksi tugas yang melibatkan penggabungan dan penyepaduan usaha. Prestasi akan dinilai berdasarkan sumbangan individu kepada kumpulan. Dalam erti kata lain, prestasi kumpulan adalah berdasarkan jumlah sumbangan yang dapat dikumpul daripada setiap ahli kumpulan.

Satu pasukan adalah suatu entiti yang saling bergantung dan melengkapi dalam semua aspek di kalangan anggotanya, dengan komitmen bersama ke arah mencapai matlamat yang sama. Tambahan pula, kerja berpasukan menghasilkan sinergi positif melalui usaha penyelarasan. Oleh itu, pasukan adalah satu entiti yang lebih daripada sekadar satu kumpulan. Prestasi bukan berdasarkan sumbangan setiap individu tetapi sebaliknya ia bergantung kepada prestasi pasukan. Definisi di atas menjelaskan bahawa kejayaan pasukan bergantung kepada hubungan saling bergantung dan usaha sama di kalangan ahli pasukan. Oleh itu, anggota pasukan saling mempunyai pengaruh dan impak yang besar ke atas satu sama lain apabila mereka bekerja bersama.

10.1

Dalam sesebuah organisasi, tugas tertentu akan dilaksanakan oleh satu kumpulan atau pasukan. Pada pendapat anda, apakah perbezaan di antara kumpulan dengan pasukan?

SEMAK KENDIRI 10.1

Page 3: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

187

KELEBIHAN PASUKAN

Organisasi hari ini lebih cenderung kepada konsep pasukan kerana pasukan mampu meningkatkan kepuasan pelanggan, kualiti produk dan perkhidmatan, kelajuan dan efisien dalam pembangunan produk, kepuasan kerja oleh para pekerja dan dalam membuat keputusan yang berkualiti. Salah satu cara mmeningkatkan kepuasan pelanggan terhadap organisasi ialah dengan membentuk satu pasukan yang dilatih khas untuk memenuhi keperluan tertentu pelanggan. Melalui kaedah ini, pelanggan secara langsung mempunyai kaitan dengan pasukan dalam memenuhi keperluan mereka. Selain itu organisasi juga membentuk pasukan untuk menyelesaikan masalah pelanggan dan juga pasukan yang terdiri daripada kalangan pekerja bagi menjalankan penyelidikan serta mencadangkan cara-cara untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pasukan ini biasanya mengadakan mesyuarat setiap minggu atau setiap bulan. Pasukan juga membantu organisasi dalam mmeningkatkan kualiti produk dan perkhidmatan. Ia berbeza daripada organisasi dengan struktur tradisional, di mana pihak pengurusan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap keputusan dan prestasi kerja, manakala pasukan bertanggungjawab sepenuhnya mengenai kualiti produk dan perkhidmatan yang dikeluarkan.

10.2

Berdasarkan apa yang telah diterangkan kepada anda sebelum ini, gunakan pemahaman anda dalam mengenal pasti perbezaan antara kumpulan dengan pasukan dalam bentuk jadual. Bincangkan jawapan anda dengan rakan anda.

AKTIVITI 10.1

Terangkan dengan ringkas perbezaan antara kerja berpasukan dengan kerja berkumpulan.

LATIHAN 10.1

Page 4: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

188

Satu perkara yang membuat konsep pasukan popular pada masa kini adalah keperluan untuk kecepatan dan efisien dalam mereka bentuk dan menghasilkan produk. Dalam persekitaran perniagaan yang ada sekarang, perubahan pesat dalam keutamaan pelanggan menuntut agar sesebuah organisasi bertindak cepat dan efisien. Dalam struktur organisasi tradisional, pembangunan produk dan pengeluaran mengambil masa yang lama. Oleh kerana pasukan terdiri daripada anggota dari pelbagai fungsi dan latar belakang, kecepatan dan efisien dalam mereka bentuk dan menghasilkan produk dapat dicapai. Pelaksanaan pasukan juga dapat mmeningkatkan tahap kepuasan kerja. Ia memberi peluang kepada pekerja untuk meningkatkan kemahiran mereka. Ini dilakukan menerusi latihan silang iaitu satu latihan di mana anggota pasukan dilatih untuk melaksanakan semua atau sebahagian besar daripada kerja yang dilakukan oleh pekerja lain. Latihan ini membolehkan pasukan berfungsi dengan lancar tanpa gangguan walaupun dengan ketidakhadiran anggota atau perletakan jawatan ahli pasukan. Pekerja akan mempunyai kelebihan kerana mereka mampu meluaskan kemahiran dan menjadi lebih cekap serta yakin dalam melaksanakan tugas mereka. Ahli pasukan sentiasa menikmati kepuasan kerja kerana tanggungjawab kepimpinan yang tidak boleh diperoleh daripada organisasi tradisional. Pasukan dibenarkan menentukan cara kerja mereka, penjadualan, penyelenggaraan, peralatan, jadual cuti, kawalan kualiti dan lain-lain. Kebebasan ini sangat bermakna kepada para pekerja. Selain itu, oleh kerana tanggungjawab kepimpinan bersilih ganti di kalangan anggota pasukan, setiap ahli mempunyai peluang membangunkan kemahiran kepimpinan mereka. Pelbagai kelebihan dikongsi oleh pasukan terutamanya dalam aspek membuat keputusan. Masalah dapat dilihat dari pelbagai perspektif kerana sebuah pasukan itu terdiri daripada beberapa individu yang mempunyai pengetahuan, kemahiran, kebolehan dan pengalaman yang berbeza. Kepelbagaian dari sudut ini dapat meningkatkan kebarangkalian masalah sebenar dapat diselesaikan. Pasukan lebih mudah menghasilkan pelbagai pilihan penyelesaian berkualiti kerana wujud peningkatan dalam pengetahuan dan maklumat. Oleh kerana setiap anggota terlibat dalam proses membuat keputusan, mereka dianggap lebih komited mencapai penyelesaian untuk masalah tertentu. Dalam kebanyakan kes, satu pasukan dapat mencapai prestasi yang lebih baik berbanding dengan pekerja individu.

Page 5: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

189

KELEMAHAN PASUKAN

Pelaksanaan pasukan sememangnya membawa banyak manfaat kepada sebuah organisasi, namun demikian pasukan mempunyai kelemahannya yang tersendiri. Antara kelemahannya adalah kadar pusing ganti yang tinggi pada peringkat awal, gejala melepak dan tingkah laku sekatan diri. Jadual 10.1 mendedahkan beberapa kelemahan pasukan.

Jadual 10.1: Kelemahan Pasukan

Kelemahan Pasukan

Kelemahan PPenerangan

Kadar pusing ganti yang tinggi

Kadar pusing ganti adalah tinggi terutamanya pada peringkat awal pembentukan pasukan. Sesuatu pasukan tidak semestinya diterima oleh semua orang. Ketidakupayaan untuk menyesuaikan diri dengan anggota lain dan persekitaran dalaman pasukan adalah faktor utama yang menyebabkan kadar pusing ganti yang tinggi di peringkat awal pembentukan pasukan. Selain itu, ketidakupayaan untuk memikul tanggungjawab, ketidakupayaan untuk menyumbang usaha dan kurang pengalaman merupakan beberapa faktor lain yang menyumbang kepada kelemahan ini.

Lepak sosial Fenomena ini berlaku apabila pekerja gagal menyumbang ke arah perkongsian kerja. Melepak di sini bermaksud seseorang itu seolah-olah menjadi „rakan kongsi tidur‰ dalam pasukan. Gejala melepak biasanya berlaku dalam kumpulan yang besar di mana sukar mengenal pasti dan memantau usaha-usaha setiap anggota pasukan. Dalam erti kata lain, anggota pasukan yang melepak akan bersungguh-sungguh menyembunyikan aktiviti mereka dan ini menyebabkan fenomena melepak sukar dikesan.

Tingkah laku sekatan diri

Kelakuan sekatan diri berlaku apabila terdapat anggota pasukan yang tidak mempunyai pendapat sendiri atau tidak mengambil bahagian dalam perbincangan. Ini boleh mengurangkan tahap prestasi pasukan. Perkara ini dilihat sebagai menyerupai dengan keadaan pekerja yang melepak tetapi sebenarnya tidak. Pekerja yang melepak memastikan anggota lain tidak tahu aktiviti mereka tetapi pekerja yang melakukan sekatan diri tidak.

10.3

Page 6: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

190

BILAKAH PASUKAN DIPERLUKAN?

Dalam bahagian ini, kita akan membincangkan masa dan syarat-syarat bila pasukan boleh digunakan untuk memaksimumkan manfaatnya. Pertama, pasukan boleh digunakan apabila matlamat atau maksud penggunaannya adalah jelas. Banyak organisasi melaksanakan konsep pasukan kerana ia popular atau terdapat andaian bahawa pasukan mampu menyelesaikan pelbagai masalah. Walau bagaimanapun, satu pasukan hanya akan berjaya apabila anggotanya mengetahui sebab pasukan itu dibentuk dan apa yang perlu mereka dilakukan. Kedua, pasukan diperlukan untuk tugas-tugas yang tidak boleh dijalankan secara individu tetapi melalui penggabungan individu-individu ini. Ini bermakna bahawa satu pasukan diperlukan apabila sesuatu tugas adalah kompleks, memerlukan kepelbagaian perspektif atau memerlukan interaksi berulang dengan orang lain. Namun begitu, jika tugas itu mudah dan tidak memerlukan kepelbagaian perspektif atau interaksi yang berulang dengan orang lain, maka pasukan tidak diperlukan.

10.4

Anda telah faham tentang kelebihan dan kelemahan mengamalkan kerja berpasukan dalam organisasi. Berdasarkan kefahaman anda, kenal pasti lima kelebihan kerja berpasukan dan berikan jawapan anda dalam bentuk jadual. Bincangkan jawapan anda dengan rakan-rakan.

AKTIVITI 10.2

Senaraikan kelebihan dan kelemahan pasukan yang anda tahu.

LATIHAN 10.2

Pada pandangan anda, sejauhmanakah pasukan penting dalam organisasi? Mengapakah sesuatu tugas itu tidak boleh dilaksanakan oleh seorang individu sahaja?

AKTIVITI 10.3

Page 7: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

191

Ketiga, pasukan boleh digunakan apabila ganjaran akan disediakan untuk kerja atau prestasi pasukan. Ganjaran bergantung kepada prestasi pasukan berbanding dengan prestasi individu. Ini adalah faktor utama dalam menyediakan ganjaran untuk tingkah laku atau usaha pasukan. Jika tahap ganjaran tidak selaras dengan tahap prestasi, pasukan itu tidak akan dapat berfungsi seperti yang dikehendaki. Jika tugas tertentu lebih condong ke arah kerja individu dan bukannya kerja berpasukan, masalah-masalah berikut akan timbul. Pekerja yang cepat akan memberi tekanan kepada mereka yang lambat untuk meningkatkan kelajuan pengeluaran. Oleh kerana pembayaran ditentukan oleh prestasi pasukan, pekerja yang cepat akan mendapati bayaran mereka menurun berbanding sebelumnya, manakala pekerja yang perlahan pula akan mendapat kenaikan dalam pembayaran mereka. Keadaan ini boleh menyebabkan pengurangan produktiviti secara keseluruhan. Keempat, pasukan boleh digunakan apabila terdapat banyak sumber yang sedia ada. Sumber-sumber yang diperlukan oleh pasukan termasuk latihan, masa, tempat dan teknik bekerjasama, peralatan dan maklumat dan maklum balas yang konsisten mengenai proses kerja berpasukan dan prestasi kerja. Kegagalan dalam mendapatkan sumber-sumber ini, seperti kekurangan latihan untuk menyokong peralihan dari kerja individu ke kerja berpasukan, dan masa yang tidak mencukupi untuk mempelajari kaedah mesin beroperasi, akan menyebabkan kegagalan pelaksanaan pasukan. Masalah yang paling utama ialah kesukaran yang dihadapi oleh pihak pengurusan dalam membantu atau memindahkan sumber kepada pasukan yang tidak boleh berfungsi seperti yang dikehendaki disebabkan oleh kekurangan sumber. Akhir sekali, pasukan diperlukan apabila ia mempunyai kuasa yang jelas dalam mengurus dan mengubahsuai kaedah kerja. Ini bermakna pasukan itu diberikan kebebasan untuk menentukan kaedah kerja, membuat jadual kerja, latihan dan penyelenggaraan atau cara-cara menyelesaikan masalah pelanggan. Pasukan dengan autoriti yang jelas akan dapat mengurus dan melaksanakan tugas dengan lebih baik berbanding pasukan yang tidak mempunyai kuasa. Jadual 10.2 menunjukkan bila pasukan boleh atau tidak boleh digunakan.

Page 8: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

192

Jadual 10.2: Bila Pasukan Boleh atau Tidak Boleh Digunakan

Pasukan digunakan apabila � PPasukan tidak digunakan apabila �

� Objektif-objektif dan sebab-sebab pembentukannya adalah jelas

� Objektif-objektif dan sebab-sebab pembentukannya adalah kabur

� Kerja tidak boleh dilakukan secara berseorangan

� Kerja boleh dilakukan secara berseorangan

� Ganjaran boleh diberi berdasarkan pada kerja berkumpulan

� Ganjaran hanya diberi berdasarkan pada usaha dan prestasi kerja seseorang pekerja

� Terdapat banyak sumber sedia ada � Sumber yang diperlukan tidak ada

� Pasukan mempunyai kuasa untuk mengurus dan mengubah kaedah pekerjaan itu dilaksanakan

� Pengurusan masih memantau dan mempengaruhi kaedah kerja yang dilaksanakan

JENIS-JENIS PASUKAN

Sesebuah organisasi boleh memilih jenis pasukan yang akan dibentuk. Apa yang anda perlu pertimbangkan ialah mengapa pasukan itu perlu dibentuk. Jenis pasukan mesti sesuai dengan sebab dan jenis kerja yang perlu dilaksanakan. Rajah 10.1 menggambarkan tujuh jenis pasukan yang wujud pada hari ini.

10.5

Berdasarkan pemahaman anda, terangkan keadaan di mana penggunaan pasukan tidak diperlukan.

LATIHAN 10.3

Page 9: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

193

Rajah 10.1: Jenis-jenis pasukan dalam organisasi tertentu

(a) PPasukan Penglibatan Pekerja Merupakan sebuah pasukan yang memberikan nasihat dan cadangan

kepada pihak pengurusan yang berkaitan dengan perkara-perkara tertentu. Mesyuarat di kalangan anggota pasukan diadakan pada waktu bekerja dan dilakukan secara berkala. Isu-isu seperti keselamatan di tempat kerja, hubungan pelanggan atau kualiti produk yang sering dibangkitkan oleh pasukan ini. Pasukan ini hanya boleh memberi nasihat dan cadangan tetapi tidak mempunyai kuasa untuk membuat keputusan. Keanggotaan dalam pasukan ini adalah secara sukarela tetapi pemilihan adalah dari kalangan pakar. Idea membentuk pasukan jenis ini adalah kerana orang yang paling dekat dengan masalah tertentu atau situasi kerja yang sebenar adalah orang yang terbaik untuk memberi nasihat dan cadangan. Nasihat dan cadangan akan dikemukakan kepada pihak pengurusan dan terpulang kepada pihak pengurusan untuk membuat keputusan.

(b) PPasukan Separa-Autonomi Pasukan yang mempunyai kuasa untuk membuat keputusan dan

menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan tugas-tugas utama pengeluaran produk dan perkhidmatan dikenali sebagai satu pasukan separa-autonomi. Pasukan ini menerima maklumat mengenai belanjawan, kualiti kerja, prestasi dan juga maklumat mengenai produk yang dihasilkan oleh pesaing. Ahli pasukan dilatih dalam pelbagai kemahiran dan tugas. Pasukan ini mempunyai kuasa untuk membuat keputusan sama seperti penyelia atau pengurus tetapi kuasa yang diterima tidak lengkap. Pengurusan masih memainkan peranan tetapi kurang berbanding dengan kumpulan kerja tradisional.

Page 10: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

194

(c) PPasukan Diuruskan Sendiri Pasukan yang diuruskan sendiri berbeza daripada pasukan yang separa-

autonomi. Pasukan yang diuruskan sendiri merupakan satu pasukan yang mengurus dan mengawal keseluruhan tugas utama dalam pengeluaran produk dan perkhidmatan. Pasukan ini boleh melakukan apa jua yang berkaitan dengan pengeluaran tanpa merujuk kepada atau menunggu arahan daripada pihak pengurusan. Ini termasuk perkara-perkara dalam mengurus dan mengawal peruntukan bahan-bahan, membuat produk, menyediakan perkhidmatan, memastikan ketepatan penghantaran dan lain-lain.

(d) PPasukan Reka Bentuk Sendiri Ini adalah sebuah pasukan yang memiliki ciri-ciri pasukan yang diuruskan

sendiri tetapi juga mengawal reka bentuk pasukan, aktiviti kerja dan keanggotaan pasukan. Pasukan ini memainkan peranan yang lebih banyak daripada pasukan yang diuruskan sendiri dari segi operasi dalam pasukan. Antara lain, pasukan ini juga mempunyai kuasa untuk menentukan jadual kerja, cuti, bagaimana dan bila tugas yang harus dilakukan, selain menentukan keanggotaan dalam pasukan dengan mengadakan temu duga dan lain-lain aktiviti.

(e) PPasukan Silang Fungsi Pasukan ini terdiri daripada pekerja-pekerja dari bidang atau fungsi

berbeza dalam organisasi. Oleh kerana anggota pasukan mempunyai fungsi, pengetahuan dan pengalaman yang berbeza, pasukan silang fungsi dapat mengenal pasti masalah sebenar dan melihatnya melalui pelbagai perspektif. Ia mampu menjana lebih banyak idea dan alternatif. Pasukan jenis ini boleh digunakan dalam mana-mana organisasi dan boleh dibentuk sama ada secara sambilan, sementara atau selama-lamanya.

(f) PPasukan Maya Pasukan maya mempunyai anggota-anggota di kawasan geografi atau

organisasi yang berbeza dan menggunakan telekomunikasi dan teknologi maklumat untuk menjalankan aktiviti-aktiviti organisasi. Mesyuarat di kalangan ahli pasukan tidak dijalankan secara bersemuka tetapi sebaliknya menggunakan kombinasi teknologi komunikasi dan maklumat. Pasukan jenis ini masih baru dan boleh direalisasikan dengan adanya teknologi komunikasi seperti e-mel, Internet, sidang video dan banyak lagi. Memandangkan anggotanya tidak bertemu di satu lokasi fizikal, kemasukan pembekal, pelanggan dan kumpulan berpengaruh boleh menyertai pasukan ini.

Page 11: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

195

Kelebihan pasukan ini adalah ianya fleksibel. Anggota pasukan boleh bekerjasama dengan satu sama lain tanpa bertemu secara bersemuka dan juag tanpa mengira batas masa atau organisasi. Kelemahan pasukan ini adalah anggota pasukan perlu belajar bagaimana untuk menyuarakan pendekatan baru memandangkan mesyuarat fizikal dalam kumpulan ini tidak lagi wujud.

(g) Pasukan Projek Pasukan projek adalah satu pasukan yang dibentuk untuk menjalankan

tugas atau projek dalam tempoh masa tertentu. Pasukan jenis ini biasanya ditubuhkan bagi tujuan memajukan keluaran baru, menaik taraf produk sedia ada, membangunkan sistem maklumat baru atau bangunan pejabat dan kilang-kilang baru. Satu pasukan projek selalunya diketuai oleh pengurus projek yang mempunyai tanggungjawab sepenuhnya dalam perancangan, keanggotaan dan pengurusan pasukan.

Pasukan projek terdiri daripada anggota-anggota yang berlainan fungsi

dan melibatkan juga anggota-anggota dari kalangan pembekal dan pelanggan. Kelebihan pasukan ini adalah ia mampu menghapuskan halangan komunikasi antara bidang fungsi yang berlainan kerana anggotanya terdiri daripada ahli-ahli bidang fungsi yang berbeza. Selain itu, pasukan ini juga fleksibel di mana ia boleh dibubarkan atau dipindahkan ke projek baru selepas projek tersebut disiapkan.

Daripada penerangan di bawah, nyatakan jenis pasukan berdasarkan ciri-ciri yang diberi: (a) Pasukan yang berkuasa untuk menentukan anggotanya. (b) Pasukan di mana anggotanya adalah dari kawasan geografi atau

organisasi yang berlainan.

LATIHAN 10.4

Page 12: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

196

CIRI-CIRI PASUKAN

Adalah penting bagi anda untuk memahami ciri-ciri pasukan untuk memastikan kejayaan pembentukan pasukan tertentu dalam sesebuah organisasi. Empat ciri-ciri yang anda perlu tahu adalah norma pasukan, perpaduan pasukan, konflik pasukan dan fasa pembangunan pasukan.

10.6.1 Norma Pasukan

Norma pasukan adalah peraturan tidak formal atau standard yang dipersetujui untuk mengawal tingkah laku anggota pasukan. Norma pasukan mempunyai pengaruh yang kuat ke atas kelakuan kerja. Satu pasukan kerja yang berkesan akan membangunkan norma-norma yang berkaitan dengan kualiti dan ketepatan kerja, kehadiran, keselamatan dan keikhlasan dalam memberi pendapat atau idea. Selain itu, ia juga mampu membangunkan komitmen ke arah kerja berpasukan, percaya pada pengurusan dan kepuasan kerja. Lazimnya, norma pasukan adalah berkaitan dengan keputusan positif tetapi norma pasukan juga boleh membawa pengaruh yang negatif terhadap pasukan. Pasukan yang mempunyai norma negatif boleh mempengaruhi anggota pasukan menjadi lebih cenderung ke arah berkelakuan negatif.

10.6.2 Perpaduan Pasukan

Perpaduan pasukan merujuk kepada sejauh manakah anggota pasukan tertarik untuk menjadi anggota dan bermotivasi untuk terus bersama dengan pasukan tersebut. Perpaduan pasukan mampu untuk mengekalkan dan mengurangkan kadar pusing ganti anggota pasukan. Apabila pasukan mempunyai tahap perpaduan yang tinggi, setiap anggota lebih bermotivasi untuk menyumbang kepada pasukan dan mengharapkan jaminan daripada anggota pasukan yang lain. Ini akan mempercepatkan pencapaian prestasi yang tinggi.

10.6

Untuk memastikan tugas-tugas berjalan lancar dan tahap motivasi anggota pasukan berterusan, anggota pasukan mesti bersatu dan bekerjasama antara satu sama lain. Pada pandangan anda, bagaimanakah perpaduan boleh dipupuk dalam satu pasukan?

SEMAK KENDIRI 10.2

Page 13: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

197

Dalam usaha membangunkan perpaduan dalam pasukan, organisasi perlu memastikan penglibatan setiap anggota dalam aktiviti pasukan atau mesyuarat. Kedua, organisasi perlu mewujudkan peluang supaya anggota pasukan boleh bekerjasama antara satu sama lain dengan mengubah jadual kerja atau susun atur tempat kerja. Ketiga, memastikan anggota pasukan terlibat dalam aktiviti kerja luar.

10.6.3 Konflik Pasukan

Konflik dan salah faham sememangnya wujud dalam mana-mana pasukan. Apa yang menyebabkan konflik itu timbul? Konflik boleh disebabkan oleh pergaduhan disebabkan oleh sumber yang terhad, perbalahan mengenai isu-isu tertentu, percanggahan pendapat dan lain-lain. Biasanya, konflik dilihat sebagai perkara yang negatif. Perlu diingatkan di sini, daripada mengelakkan konflik berlaku dalam satu pasukan, adalah lebih baik untuk memastikan satu pasukan itu menghadapi konflik yang sesuai.

10.6.4 Fasa-fasa dalam Pembangunan Pasukan

Pembangunan dan pertumbuhan satu pasukan akan melalui empat fasa. Fasa-fasa tersebut terdiri daripada pembentukan, penyesuaian, pembentukan norma dan pelaksanaan seperti yang digambarkan dalam Rajah 10.2. Walau bagaimanapun, tidak semua pasukan yang melalui keempat-empat fasa ini mampu mencapai tahap prestasi yang tinggi. Jika pasukan tidak diuruskan dengan sempurna, ia akan berhadapan dengan masalah penurunan dan akan melalui fasa pembentukan semula norma, penyesuaian semula dan pembentukan semula.

Rajah 10.2: Fasa-fasa pembangunan pasukan

Sumber: Williams, C. (2000). Management. Ohio: SouthWestern-Thomson Learning

Page 14: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

198

(a) PPembentukan merupakan fasa pertama dalam proses pembangunan pasukan. Ini adalah permulaan mesyuarat pertama di kalangan anggota pasukan, disini mereka membentuk persepsi pertama dan cuba memahami perasaan dan keadaan jika mereka terus menjadi anggota pasukan. Fasa ini juga membentuk beberapa norma pasukan yang mana anggota pasukan mula membincangkan tingkah laku yang akan diterima atau ditolak oleh pasukan.

Ketua pasukan mesti memberikan jangka masa bagi anggota pasukan

mengenali antara satu sama lain dan juga menetapkan syarat asas dan struktur pasukan.

(b) PPenyesuaian merupakan fasa pembangunan kedua yang mempunyai ciri-

ciri konflik dan percanggahan pendapat di mana ahli pasukan mempunyai pendapat yang berlainan mengenai apa dan bagaimana tugas perlu dijalankan.

Keadaan ini berlaku apabila anggota pasukan mula bekerja bersama-sama,

mengakibatkan pertembungan personaliti dan gaya kerja. Selain itu, sebagai anggota pasukan, mereka perlu mengorbankan banyak keperluan peribadi mereka. Dalam fasa ini, anggota pasukan akan mula menyuarakan pendapat dan keperluan mereka di samping cuba membina kedudukan atau peranan yang mereka inginkan dalam pasukan. Selain itu mereka akan mula menunjukkan keresahan terhadap apa yang perlu dilakukan oleh pasukan dan bagaimana ia perlu dilakukan. Prestasi pasukan di peringkat ini adalah rendah dan terdapat beberapa anggota yang sama sekali tidak efektif. Pada masa ini, peranan ketua pasukan amat diperlukan bagi memastikan tumpuan adalah ke arah mencapai matlamat dan tahap prestasi pasukan. Anggota pasukan perlu lebih sabar dan lebih bertolak-ansur terhadap satu sama lain.

(c) PPembentukan Norma ialah fasa ketiga dalam pembangunan pasukan.

Setiap anggota akan mula menyelesaikan sebarang konflik atau salah faham sebagai salah satu peranan mereka dalam pasukan. Norma-norma positif akan mula berkembang dan setiap anggota harus tahu apa yang diharapkan sebagai anggota pasukan. Salah faham semakin berkurangan, sementara semangat pasukan dan perpaduan mula menjadi semakin kuat. Pada tahap ini, anggota-anggota akan mula menerima matlamat-matlamat pasukan, bergerak bersama sebagai satu unit dan mula menunjukkan peningkatan dalam prestasi dan bekerja bersama secara berkesan. Ada ketikanya pasukan akan menghadapi pengulangan fasa-fasa penyesuaian dan pembentukan norma sehingga mereka benar-benar mendapat norma yang sesuai dan mula beralih ke fasa seterusnya.

Page 15: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

199

(d) PPelaksanaan adalah fasa terakhir dalam proses pembangunan pasukan. Semasa fasa ini, prestasi akan mula meningkat memandangkan pasukan telah menjadi lebih matang dan berfungsi dengan sepenuhnya. Pada peringkat ini, anggota mestilah komited sepenuhnya dan mula berfikir sebagai anggota pasukan. Anggota-anggota menjadi setia kepada satu sama lain dan mula rasa bertanggungjawab ke arah kejayaan dan kegagalan pasukan. Pada fasa ini, anggota-anggota sudah mula merasa seronok menjadi sebahagian daripada pasukan.

Dalam jangka masa tertentu, jika pasukan itu tidak diurus dengan betul, prestasi kerja akan merosot dan pasukan akan melalui fasa-fasa pembentukan semula norma, penyesuaian semula dan pembentukan semula. (a) Dalam fasa ppembentukan semula norma, yang merupakan pengulangan

fasa pembentukan semula, prestasi pasukan mula menurun dari segi masa, saiz, skop, matlamat dan keahlian. Sebagai contoh, apabila terdapat ahli baru yang menyertai pasukan itu, anggota yang sedia ada akan menjadi defensif apabila kaedah pelaksanaan tugas tertentu dipersoalkan oleh ahli baru. Perkongsian idea dan pendapat tidak lagi terbuka. Ini ditambah pula dengan keadaan ahli baru yang secara aktif atau pasif menolak peranan dan tingkah laku pasukan yang telah dibentuk sebelum ini.

(b) Penyesuaian semula adalah keadaan di mana keselesaan pasukan mula

merosot. Perpaduan pasukan menjadi lemah apabila anggota pasukan enggan mengikuti norma-norma pasukan dan tidak mengambil bahagian dalam aktiviti pasukan. Perasaan marah akan meningkat apabila pasukan itu mengalami konflik dan pasukan akan mula bergerak ke peringkat akhir yang dikenali sebagai pembentukan semula.

(c) Dalam fasa ppembentukan semula, anggota pasukan akan meletakkan

dirinya untuk mengawal perpecahan dalam pasukan tersebut. Puak-puak akan mula terbentuk dalam pasukan itu. Anggota-anggota akan mengelak daripada berjumpa antara satu sama lain dan juga ketua pasukan. Prestasi pasukan merosot ke tahap yang maksimum apabila anggota tidak lagi berfikir mengenai prestasi pasukan.

Jika pasukan diurus sebaik yang mungkin, pembangunan pasukan ini tidak akan merosot. Seorang pengurus perlu mengenal pasti faktor-faktor yang boleh mempengaruhi kejatuhan sesuatu pasukan. Dia boleh mengambil langkah awal untuk mengelakkan pengaruh negatif daripada berlarutan yang akan mengancam pasukan tersebut.

Page 16: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

200

KE ARAH MEMBINA PASUKAN BERPRESTASI TINGGI

Terdapat tujuh isu berkaitan dengan pasukan yang anda perlu tahu dengan terperinci. Isu-isu ini boleh mempengaruhi tahap prestasi kerja berpasukan. Ini boleh dilihat dalam Rajah 10.3 berikut.

Rajah 10.3: Tujuh isu yang mempengaruhi tahap prestasi pasukan

10.7

Berdasarkan pemahaman anda, nyatakan fasa-fasa yang terlibat dalam pembangunan sebuah pasukan.

LATIHAN 10.5

Kita telah mengenal pasti fasa-fasa pembentukan dan kejatuhan satu pasukan. Berdasarkan pemahaman anda dari apa yang telah anda pelajari setakat ini, apakah faktor-faktor yang mempengaruhi tahap prestasi dalam kerja berpasukan?

SEMAK KENDIRI 10.3

Page 17: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

201

(a) Saiz Pasukan Pasukan terbaik seharusnya terdiri daripada bilangan anggota yang sedikit.

Apabila bilangan anggota melebihi 10 atau 12 orang, ia adalah sukar untuk melaksanakan tugas dengan jayanya. Ini adalah kerana pasukan itu akan menghadapi masalah interaksi mengenai isu-isu berkaitan dengan pekerjaan. Bilangan anggota yang ramai juga mungkin akan gagal dalam mewujudkan perpaduan, komitmen dan akauntabiliti yang diperlukan untuk mencapai tahap prestasi yang tinggi. Oleh itu, dalam membentuk satu pasukan, pengurus perlu memastikan bilangan anggota pasukan tidak melebihi 12 orang.

(b) Kemampuan Anggota Pasukan Dalam melaksanakan tugas dengan cekap, satu pasukan memerlukan tiga

jenis kemahiran yang berbeza. JJenis pertama terdiri daripada kemahiran teknikal yang berkaitan dengan pekerjaan. JJenis kedua terdiri daripada kemahiran dalam menyelesaikan masalah dan membuat keputusan yang boleh dikenal pasti dari masalah sebenar dengan menjana pelbagai alternatif, menilai setiap alternatif dan memilih alternatif yang terbaik. JJenis ketiga pula melibatkan kemahiran mendengar yang baik, kemampuan untuk menyelesaikan konflik dan kemahiran interpersonal yang lain. Pasukan tidak boleh mencapai potensi sebenar tanpa membangunkan ketiga-tiga kemahiran ini.

(c) Menyediakan Contoh Terbaik dan Menggalakkan Kepelbagaian Satu pasukan mempunyai keperluan yang berbeza-beza dan anggota

pasukan mesti dipilih berdasarkan personaliti dan keutamaan. Pasukan yang berprestasi tinggi adalah sebuah pasukan yang mampu memadankan anggota pasukan dengan peranan yang sesuai. Memadan anggota dengan jawatan yang sesuai berdasarkan pengalaman mereka memberi peluang kepada anggota untuk menyumbang yang terbaik kepada prestasi keseluruhan pasukan. Oleh itu, pasukan memerlukan kemahiran yang pelbagai dan ini boleh dicapai dengan mempelbagaikan anggota-anggota pasukan tanpa ada sebarang bentuk diskriminasi.

(d) MMempunyai Komitmen ke Arah Tujuan yang Sama Pasukan yang berjaya akan memberikan petunjuk, momentum dan

komitmen kepada anggotanya. Anggota yang mengetahui peranan, hala tuju dan panduan mereka akan menyumbang usaha ke arah tujuan yang dipersetujui bersama-sama.

Page 18: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

202

(e) MMembina Matlamat yang Khusus Pasukan yang berjaya mampu untuk menukar tujuan kepada matlamat

tertentu yang boleh diukur dan dicapai. Matlamat yang khusus akan memberikan komunikasi yang jelas dan membantu pasukan dalam mengekalkan tumpuan mereka.

(f) PPenilaian Prestasi yang Sesuai dan Sistem Ganjaran Secara tradisi, penilaian prestasi dan pemberian ganjaran diberikan kepada

individu sahaja tetapi apabila pasukan ditubuhkan, sistem penilaian prestasi dan skim ganjaran perlu diubah suai. Sistem penilaian prestasi yang sesuai dan skim ganjaran yang berasaskan kerja berpasukan dan bukannya individu akan menjana usaha dan komitmen di kalangan anggota pasukan.

(g) MMembangunkan Kepercayaan yang Mutlak Pasukan yang berjaya adalah pasukan yang mempunyai kepercayaan yang

mutlak terhadap anggotanya. Anggota pasukan percaya kepada integriti, watak dan keupayaan ahli-ahli lain. Kepercayaan yang wujud ini akan membantu ahli-ahli menjalankan kerja mereka dengan lebih baik. Ini adalah kerana setiap ahli yakin ahli-ahli lain mempunyai kebolehan dan keupayaan dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Hasil gabungan kepercayaan dan sumbangan ini akan membantu pasukan mencapai kejayaan.

Page 19: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

203

Soalan-soalan Esei

1. Terangkan dengan ringkas mengapa bilangan anggota dalam pasukan perlu dikekalkan kecil.

2. Huraikan maksud kerja berpasukan dan beri komen anda mengapa konsep ini semakin popular pada hari ini.

Soalan-soalan Aneka Pilihan

1. Proses yang manakah merujuk kepada latihan kepada anggota pasukan tentang cara untuk melaksanakan semua atau sebahagian daripada tugas yang dilaksanakan oleh anggota-anggota lain?

A. Latihan silang B. Perluasan kerja C. Latihan mendatar D. Pengayaan kerja

2. Yang manaka antara berikut BBENAR mengenai ciri-ciri pasukan berkualiti tinggi?

A. Mempunyai anggota dengan kemahiran teknikal yang berkaitan dengan kerja.

B. Mempunyai bilangan anggota yang besar. C. Mempunyai anggota yang mampu melakukan kerja secara

individu. D. Mempunyai anggota yang suka melepak.

3. Mana antara berikut TTIDAK boleh diguna pakai untuk pasukan?

A. Satu pasukan dengan bilangan anggota yang besar tidak akan dapat menunjukkan prestasi yang baik.

B. Strategi organisasi mesti digubal menurut syarat-syarat pasukan.

C. Pasukan diperlukan apabila matlamatnya jelas. D. Satu pasukan akan menjadi lemah jika anggotanya menyekat

diri sendiri daripada mengambil bahagian dalam aktiviti pasukan.

LATIHAN 10.6

Page 20: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

204

4. Apakah yang BBENAR mengenai pasukan?

A. Satu pasukan adalah entiti yang sama dengan kumpulan. B. Pasukan tidak boleh digunakan sekiranya sumber adalah terhad. C. Pasukan separa autonomi memiliki lebih banyak kuasa

berbanding pasukan yang diuruskan sendiri. D. Pasukan projek adalah sejenis pasukan yang paling sukar untuk

dibubarkan.

5. Dalam fasa pembangunan pasukan manakah berlakunya kadar pusing ganti yang tinggi?

A. Pembentukan B. Penyesuaian C. Pembentukan Norma D. Pelaksanaan

Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P)

1. Pasukan boleh membantu organisasi dalam meningkatkan kualiti produk dan perkhidmatan yang diberikan oleh organisasi.

2. Anggota pasukan dengan tingkah laku sekatan diri akan cuba memastikan anggota lain tidak tahu tentang aktiviti mereka tetapi ini tidak berlaku bagi mereka yang suka melepak.

3. Pasukan yang hanya boleh memberi nasihat dan cadangan tetapi tidak berkuasa membuat keputusan dikenali sebagai pasukan penglibatan pekerja.

4. Perpaduan pasukan dianggap tidak formal dari segi syarat atau standard yang dipersetujui yang mengawal tingkah laku ahli pasukan.

5. Satu pasukan besar terdiri daripada 15 hingga 20 orang anggota dianggap pasukan yang baik kerana ia boleh menjana pelbagai jenis pandangan dan pendapat.

Page 21: Topic 10 Mengurus Pasukan

TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN �

205

� Sebuah pasukan adalah satu entiti yang mampu untuk memberikan sinergi ke arah pembangunan sesuatu organisasi.

� Pasukan mempunyai kelebihan dan kelemahan yang tersendiri. Jika sebuah pasukan itu dibentuk pada masa yang betul, kelebihannya mungkin melangkaui kelemahannya.

� Pembentukan pasukan mesti dilaksanakan dengan perancangan yang betul untuk memaksimakan kelebihannya.

� Pengetahuan tentang jenis-jenis pasukan dan memahami ciri-ciri pasukan adalah sangat mustahak untuk tujuan ini.

� Selain itu, organisasi juga perlu mempunyai pengetahuan berkenaan isu-isu yang akan membantu ke arah pembentukan pasukan berprestasi tinggi.

Soalan Kes: Pengurusan Pasukan

1. Apakan masalah bagi senario di atas?

2. Apakah nasihat anda kepada ketua pasukannya?

Page 22: Topic 10 Mengurus Pasukan

� TOPIK 10 MENGURUS PASUKAN

206

Gejala melepak

Kerjasama berpasukan

Norma pasukan

Pembentukan

Pembentukan norma

Pembentukan norma semula

Penyesuaian

Penyesuaian semula

Perpaduan pasukan