proses baucar bayaran manual dan elektronik

Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta

3 - Proses Baucar Bayaran Manual dan Elektronik page 3 - 1

PROSES BAUCAR BAYARAN (BB) MANUAL DAN ELEKTRONIK

DAFTAR(ZRAP004)

KEMASKINI(ZRAP007)

SEMAK(ZRAP008)

(ZRAP004)

LULUS(ZRAP009)

SEMAK & LULUS(ZRAP009)

< RM20K

>= RM20K

PAYMENT RUNF110 / F110S / F-53

ALIRAN PROSES BAUCAR BAYARAN MANUAL



LATIHAN 3A: PROSES BAUCAR BAYARAN MANUAL

Lakukan proses baucar bayaran manual berdasarkan aliran proses diatas bermuladaripada daftar sehingga baucar bayaran berjaya dipost.

L3A.1. Daftar BB Manual Kod transaksi : ZRAP004

1. Daftar baucar bayaran manual ke dalam GFMAS. Hanya maklumat pada tabData Asas sahaja yang perlu diisi.

2. Pastikan kod pejabat perakaunan betul. Sistem akan terima semua kodpejabat perakaunan yang valid walaupun bukan kod AO sendiri.

3. Pastikan semua maklumat berkaitan di medan bertanda diisi.4. Masukkan kod panjar di medan Kod Penerima bagi jenis dokumen KY (Panjar

Apungan) dan K5 (Panjar Rekupmen). Rujuk kod transaksi FK03 bagimemastikan kod vendor panjar tersebut telah diwujudkan atau maklumat kodjab/ ptj pembayar adalah betul.

5. Maklumat perihal baucar bayaran hendaklah tepat seperti yang diperlukanoleh penerima bayaran. Contoh: Bayaran Kepada Pembekal - no invois/bulan& tahun invois dikeluarkan (Maksima 20 aksara) (Rujuk Surat ANM (OC) 07/7Jld. 6 (24) bertarikh 10 Julai 2007).

1

23

5

4



L3A.2. Kemaskini BB Manual Kod Transaksi : ZRAP007

1. Kunci masuk maklumat terperinci BB seperti cajline, maklumat invois,maklumat penerima bayaran (single / berganda) dan jenis bayaran.

2. Bagi BB Manual yang melibatkan kod amanah subsidiari, wajib mengisi 3medan iaitu medan kad pengenalan (tanpa -), id peminjam, dan kodamanah/hasil yang betul.

Semak data –Semakansekiranyaterdapat ralat.

Simpan - Simpansahaja di skrinyang sama bagimengelakkandata yang telahdikuncimasukhilang.

Simpan Lengkap- Simpan dandihantar ke skrinSemak/Post BBManual.



3. Jika BB Manual yang melibatkan pembayaran dikenakan cukai, pastikanmasukkan no gaji di medan no gaji. Jika tidak melibatkan pendapatanbercukai, jangan masukkan no gaji.

4. Pastikan salah satu maklumat penerima di medan faks, emel dan alamatpenerima dikuncimasuk. Makluman pembayaran juga akan dihantar melaluiSMS sekiranya no telefon bimbit dikuncimasuk.

3

4



L3A.3. Semak BB Manual Kod Transaksi : ZRAP008

1. Proses ini hanya dilakukan bagi baucar bayaran >= RM20,000 sahaja.2. Pengawai Penyemak dan Pelulus BB adalah berbeza.

3. Semak BB Manual. Penyemak juga perlu memastikan perihal dibuatmengikut arahan BPOPP.

4. Sekiranya terdapat ralat semasa disemak, hantar ke Tidak Tepat atau Kuiri.5. Penyemak perlu melihat samada salah satu maklumat penerima di medan

faks, emel atau alamat penerima dikuncimasuk. Sekiranya tidak dimasukkan,sila klik tidak tepat untuk dikemaskini kembali atau kuiri baucar bayarantersebut.

3

Semak betul(Lengkap) –maklumat BB adalahtepat.

Kuiri – akandimasukkan ke dalamskrin Kuiri BB ManualKod TransaksiZRAP010 untukdipastikan samadaperlu dikemaskinikembali di GFMASatau dihantar ke PTJ.

Tidak Tepat – BBManual akan dihantarke skrin KemaskiniBB Manual KodTransaksi ZRAP007untuk diperbaiki.

4



L3A.4. Semak dan Lulus BB Manual Kod Transaksi : ZRAP009

1. Paparan Semak dan lulus BB Manual yang < RM 20,000.

2. Paparan Lulus bagi BB Manual yang >=RM20,000.

3. Klik butang Maklumat Peruntukan untuk melihat samada baki peruntukanmencukupi atau tidak.



4. Pelulus boleh menukar jenis bayaran C / T / D / M sebelum klik butang Post.Pastikan jenis bayaran bukan S / P / E.

5. Pastikan kod bank yang dimasukkan adalah betul.

6. Setelah semakan lengkap, BB boleh dipost. Nombor dokumen GFMAS akandiberikan. Peruntukan akan ditolak. Semak dokumen yang telah dipost diFBL1N.

Sila ambil maklum nombordokumen yang dipaparkan

untuk digunakan dalam latihanseterusnya



L3A.5. Kuiri BB Manual Kod Transaksi : ZRAP010

1. Pastikan setiap hari tiada BB Manual berstatus 5 (kuiri) bagi mengelakkan BBmanual lambat diproses.

2. Sekiranya BB Manual mempunyai ralat, klik pada tab Catatan untuk melihatsebab dikuiri sebelum membuat sebarang tindakan.

3. Boleh dihantar ke kemasukan data @ dihantar ke PTJ (BATAL).

Kemasukan Data –BB akan dihantar keskrin Kemaskini BBManual di ZRAP007untuk diperbaiki.

Hantar ke PTJ – BBManual akan dihantarke PTJ (Status:BATAL)



BB diterima darieSPKB

(WEB METHOD)

SEMAK(ZRAP015)

(ZRAP004)

LULUS(ZRAP016)

SEMAK & LULUS(ZRAP016)

< RM20K>= RM20K

PAYMENT RUNF110 / F110S / F-53

POST(ZRAP017)

ALIRAN PROSES BAUCAR BAYARAN ELEKTRONIK



1. Setelah perakuan 2 dibuat di peringkat eSPKB, BB akan terus dihantar ke GFMASmelalui Web Method. Rujuk Web Method setiap hari bagi melihat samada BBdihantar delivered atau failure.

2. Semakan boleh dilakukan melalui Path : Management JANM GFMAS AO System eSPKB Reports Transaction Type : Incoming Message

Delivered = ESPKB Status 4 (Telah diterima oleh GFMAS)Failure = ESPKB Status 6 (Ditolak oleh GFMAS)

LATIHAN 3B: PROSES BAUCAR BAYARAN ELEKTRONIK

Lakukan proses baucar bayaran elektronik berdasarkan aliran proses diatasbermula daripada BB diterima dari eSPKB sehingga baucar bayaran berjayadipost.

L3B.1. Semak Baucar Bayaran Elektronik Kod Transaksi : ZRAP015

1. Proses ini hanya dilakukan bagi baucar bayaran >= RM20,000 sahaja.2. Semak BB Elektronik yang dihantar daripada eSPKB ke GFMAS samada

lengkap/ tepat atau tidak. iSign – diklik untuk

kelulusan prosessemak.

Kuiri - BB eSPKBakan dibatalkan diGFMAS dan statuspembatalan akandihantar ke eSPKBpada sebelahmalam (scheduledjob).



3. Semak kandungan senarai semak samada lengkap atau tidak. Klik butang.

4. Pastikan kod pejabat perakaunan betul. Sistem akan terima semua kod pejabatperakaunan yang valid walaupun bukan kod AO sendiri.

5. Pengesahan dibuat menggunakan tandatangan digital (Isign).



L3B.2. Semak dan Lulus Baucar Bayaran Elektronik Kod Transaksi :ZRAP016

1. Semak dan lulus BB Elektronik yang < RM 20,000.

2. Lulus bagi BB Elektronik yang >=RM20,000.

3. Klik butang untuk melihat samada baki peruntukanmencukupi atau tidak.



4. Sekiranya terdapat ralat pada peruntukan, klik pada untuk ralat sebenar.

5. Pelulus boleh menukar jenis bayaran C / T / D / M sebelum post baucar bayaranelektronik. Pastikan jenis bayaran bukan S / P / E.

6. Kelulusan dibuat menggunakan tandatangan digital (Isign).

L3B.3. Post Baucar Bayaran Kod Transaksi : ZRAP017

1. Bagi Baucar Bayaran >=RM 20,000, pegawai yang mengepos mestilah berbezadengan Pegawai Penyemak dan Pelulus.

2. Klik pada butang Select All untuk post semua BB yang terdapat di skrin ini.



3. Klik sahaja butang post dan proses post dokumen akan dijalankan.

4. Setelah selesai,satu senarai jumlah rekod, jumlah rekod telah diproses danjumlah rekod tidak diproses akan dipaparkan. Rujuk mesej ralat di sebelah kanansenarai bagi setiap BB.

5. Setelah dipost, satu no dokumen GFMAS akan diberikan. Peruntukan akanditolak.

L3B.4. SEMAKAN OPEN ITEM KOD TRANSAKSI: FBL1N

1. Dokumen yang telah dipost akan menjadi open item di FBL1N dan bersediauntuk proses bayaran.

2. FBL1N memaparkan maklumat-maklumat item (line items) penerima bayaran.3. Semak open item dengan pilihan berikut:

Sila ambil maklum nombordokumen yang dipaparkan

untuk digunakan dalam latihanseterusnya



4. Klik execute dan line item berstatus open item akan dipaparkan

Vendor Selection:Vendor account: 1 to Z999999999<kod agensi/ kod penerima>Company code: FGOM

Line Item Selection > Status:Open item (untuk item yang masihbelum dibayar)Open at key date: <tarikhsemasa>

Cleared item (untuk item yangtelah dibayar)Clearing date: <tarikhpembayaran dibuat>Open at key date: <tarikhsebelum pembayaran dibuat>

All item (untuk memaparkan openitem dan cleared item)Posting date: <tarikh dokumendipost>

Untuk carian lebih spesifikklik pada ikon dan isikanpilihan pada skrin.

Masukkan No Dokumenbagi baucar bayaranmanual dan elektronik yangtelah diproses sebelum inidan semak sama ada telahmenjadi open item.



RALAT SEMASA PROSES BAUCAR BAYARAN

Bil Masalah Tindakan

1 Status BB Elektronik adalah 0,sepatutnya status BB Elektronik diterima : status 1 (Baucar >=RM20K)

atau status 2 (Baucar<=RM20K)

Semak BB di eSPKB samada masihberstatus 4 atau 6.

Jika berstatus 4, log ke SOLMANdan helpdesk akan membantumemproses baucar ini ke status 1 @2 di GFMAS.

Jika berstatus 6, log ke SOLMANdan helpdesk akan membantu untukkuiri baucar ini ke status 7 diGFMAS.

2 No dokumen telah diwujudkan tetapistatus masih tidak berubah ke 3.

Log ke SOLMAN dan helpdesk akanmengambil tindakan.

3 Status baucar tidak berubah daripada 3ke 8 (Telah dikemaskini oleh GFMAS).

Log ke SOLMAN dan helpdesk akanmembantu.



4. Ralat semasa BB disemak:

a) ’Kod penerima bukan dari JabatanXXX’

b) Baris 001 Jab/PTJ tiada

c) ’Code bank XXXXXX has beenmarked for deletion’

Sila rujuk kod transaksi FK03 ’DisplayVendor’ di mana kod penerima tersebuttelah wujud tetapi bukan kepunyaan jabptj tersebut. Kebiasaannya ralat iniberlaku pada kod penerima panjar.

Sila rujuk profil pengkodan jabatan Kodtransaksi ZRFM026 samada mengikutprofil atau tidak;

ATAUSemak kod jab ptj di kod transaksi KS03samada valid atau tidak.

Semak ketepatan kod bank yangdimasukkan

5. Ralat peruntukan/ semasa BB dipost:

a) ’No dokumen tidak dapat diwujudkan’

b) ’Annual Budget exceeded’

c) ‘FM Account assignment <postingaddress>* cannot be posted inposting ledger’

ATAU‘The budget structure settings do not

allow posting to the FM accountAssignment <posting address>’

ATAU‘Funded Program <kod jab/ptj> in FMarea FGOM is not valid at set datedd.mm.yyyy’

d) ‘Field BSEC-NAME4 input value islonger than screen field’

Pengguna perlu post di dalam BB.Mesej ralat yang sebenar akandipaparkan.

Baki peruntukan bagi meluluskanbaucar ini tidak mencukupi. Hanyasuper user sahaja yang bolehmeluluskan baucar yang melebihiperuntukan.

Sila rujuk waran peruntukan samadatelah disediakan atau tidak. Bolehmerujuk di Laporan TerperinciPerbelanjaan Vot T,B,P kod transaksiZRFM038 ataupun FMRP_RW_BUDCON. AO boleh menyediakanwaran kosong F0 sekiranyamemerlukan pembayaran segeramelibatkan gaji/pukal. Jika tidak, semakwaran peruntukan dengan kementerian.

Semak alamat emel yang dimasukkansamada betul atau tidak.

proses baucar bayaran manual dan elektronik

Documents