Wan Azman bin Wan Omar

Pendaftar

Universiti Putra Malaysia

Merangkap Pengerusi Majlis Pendaftar

Universiti Awam

Auditorium AKEPT, 20 Ogos 2016

Konvensyen Pentadbir Universiti Awam

“MEMARTABATKAN PERANAN PENTADBIR DI

UNIVERSITI AWAM: PENGURUSAN KEJAT”

Evolusi Dunia Pendidikan

Worldviews

Source: Sohail Inayatullah, www.metafuture.org (modified)

HE Model

Modified from

Knowledge

Wealth

What purpose education?

1 2

3 4

© DAR 2006

Which

way?

Quality of Life

Fame/Name

What Is Our Focus?

modified

Universiti Malaya

(UM)

1949 Universiti Teknologi

MARA (UiTM)

1999

Universiti Sains Malaysia (USM)

1969 Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTEM)

2000

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

1970 Universiti Sains Islam Malaysia (USIM)

2000

Universiti Putra Malaysia (UPM)

1971 Universiti Malaysia Perlis (UNIMAP)

2001

Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

1975 Universiti Malaysia Pahang (UMP)

2002

Universiti Islam Antarabangsa (UIA)

1983 Universiti Malaysia Kelantan (UMK)

2006

Universiti Utara Malaysia (UUM)

1984 Universiti PertahananNasional Malaysia (UPNM)

2006

Universiti Malaysia Sarawak (UNIMAS)

1992 Universiti Malaysia Terengganu (UMT)

2007

Universiti Malaysia Sabah (UMS)

1994 Universiti Tun Hussien Onn

(UTHM)

2007

Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)

1997 Universiti Sultan Zainal Abidin (UniSZA)

2010

50

PREAMBLE

THE TRANSFORMATION OF THE HIGHER

EDUCATION SECTOR MUST BE DRIVEN BY

UNIVERSITIES AND NOT DIRECTLY BY THE

MINISTRY.

Every university is unique. The role, operating model, and

even composition of a academic community has to be

tailored to the university’s specific context – its history and

its current situation, and its priorities. EACH UNIVERSITY

TODAY WILL HAVE ITS OWN STRENGTHS,

WEAKNESSES, CHALLENGES AND ASPIRATIONS, AS

WELL AS DIFFERENT STARTING POINTS.

Consequently, any implementation needs to be

structured in a modular manner, so that universities

can adopt the elements that are best suited to their

situation and pace.

Accordingly, the UniTP has been developed as an

important initiative under the MEB (HE) to help

Malaysia's 20 public universities accelerate their

transformation journeys.

MALAYSIA EDUCATION BLUEPRINT (HIGHER EDUCATION)

THE UNIVERSITY TRANSFORMATION

PROGRAMME

STRENGTHENING CAREER PATHWAYS AND LEADERSHIP DEVELOPMENT

Source: Interviews; team analysis

Government

University leadership (e.g., president, board)College/department

To…From…Key decisions at Malaysian public universities

Evaluate performance of leaders (e.g., VC)

Approve university strategy (vision, mission. Focus)

Evaluation/promotion of staff; set pay scales/incentive

Change organization (e.g., establish, merge deps)

Approve university constitutions, statutes, and rules

Appoint inst. leaders/ set terms of office (VC, DVC)

Approve university budget

Set tuition fees

Management of allocated grants

Decide allocation of funds and research grants

Determine number and profile of students

Set student admissions criteria

Make admission decision

Approve academic program and curriculum

Student discipline and suspension

Appointment and dismissal of staff

Set pay schemes (salary designation)

Design staff development policies/programs

Manage endowment and income-generating assets

Minister appoints Chairman and approves Board members (as nominated by Nomination Committee). Board appoints VC, and VC appoints DVC. Performance should be systematically evaluated by a committee at University

Student discipline and suspension issues should be limited to the University

Board or department approves own strategy

Management of staff should be separate from Public Service control in order to attract best resources and control performance

Monitoring of HLI quality and reports

Treasury and Finance Division approve budget from the Government. Board and IPTA’s departments approve and manages funding from other sources.

Program and curriculum still needs to comply with MQA but no need for approval from Academic Division

Ministry continues to approve constitution but approval of statues and rules should be limited to University

Admini-stration and gover-

nance

Funding and financial autonomy

Admission, intake plans, curriculum

HR

Infrastructure development and management

Approve procurement decisions (facilities, services)

Infrastructure management and purchasing decision approvals should be made at the University or College/department levels

Monitoring through performance contract

Highlight #9: Transfer various decision rights

belonging to the government to IPTAs1

1 Similar approach for polytechnics and community colleges

4

Talent Excellence is one of the ten shifts defined in the Malaysia

Education Blueprint 2015-2025 (Higher Education), or MEB (HE)

Shift#2: Talent excellence focuses on achieving excellence through

an ecosystem that is able to attract, develop and retain talent. The

quality of Malaysia’s HLIs, and therefore the higher education

system, can only be good as the quality of academic community,

from educators, researchers, institutional leaders,

PRACTITIONERS, TO ACADEMIC SUPPORT STAFF.

MALAYSIA EDUCATION BLUEPRINT (HIGHER EDUCATION)

THE TEN SHIFTS

PREAMBLE

STRENGTHENING CAREER PATHWAYS AND LEADERSHIP DEVELOPMENT0

Experienced PractitionerInfluential in practical experience + application

over and above other roles and responsibilities

PENTADBIR UNIVERSITI: KEDUDUKAN KITA

PendaftarBursar

Ketua Pustakawan atau Penasihat Undang-

Undang

Gred 54, 52, 48 (Pengarah/Ketua

Pentadbiran/Bahagian)

Gred 44 (Ketua Seksyen/Unit)

Gred 41 (Ketua Seksyen/Unit)

Naib Canselor

Timbalan Naib Canselor

Dekan/Pengarah

Timbalan Dekan/Pengarah

Ketua Jabatan

PEN

GU

RU

SA

N

&

PR

OFESIO

NA

L

AK

AD

EM

IK

JAWATAN STRATEGIK

Berkemampuan untuk membawa perubahan

strategik kepada agensi

Berkemampuan untuk memimpin orang bawahan

Berkeupayaan untuk menjadi penggerak ke arah mencapai

visi dan misi agensi

Berkeupayaan membentuk jaringan dalam dan luar

agensi

Mempunyai kemahiran insaniah yang tinggi

KRITERIA PENTADBIR

PERANCANG

1. Ada Pengetahuan

2. Ada sumber

3. Ada pengalaman

4. Pengaruh luaran

PELAKSANA

1. Sumber yang mencukupi

2. Masa yang tepat

3. Sokongan

KEPUTUSAN

1. Menepati perancangan

2. Menganalisis jurang

3. Mengenalpasti isu

PEMANTAU

1. Sumber manusia

2. Analisis Semasa

3. Fokus

4. Masa

3P1K

PERANAN PENTADBIR

Memperkasa

Amalan Tadbir

Urus

Meningkatkan

Kepatuhan

Organisasi

Kejat

Melaksanakan

Pengurusan

Kewangan

yang Cekap

dan Berkesan

Meningkatkan

Infrastruktur,

Perkhidmatan

Teknologi

Maklumat dan

Komunikasi

Memperkasa Amalan Tadbir Urus

HASIL SEMAKAN SEMULA : Objektif 2 – Meningkatkan Kepatuhan Organisasi

Kejat dirangkumkan dalam Objektif 1 MEMPERKASA AMALAN TADBIR URUS

(a) Melaksanakan tadbir urus mengikut kriteria yang ditetapkan dalam Indeks Akauntabiliti (IA) dan IndeksTadbir Urus Universiti (UGGI)

(b) Memantapkan pengurusan kualiti secara berterusan(c) Mempertingkat profesionalisme staf akademik dan bukan akademik(d) Meningkatkan tahap keselamatan dalam kampus(e) Meningkatkan tahap kesedaran kesihatan warga kampus(f) Melaksanakan program keselamatan dan kesihatan pekerjaan secara berterusan(g) Memperkasakan penjenamaan universiti

(h) Melaksanakan tanggungjawab sosial korporat melalui penganjuran aktiviti kemasyarakatan yangberimpak tinggi

(i) Mentrampilkan UPM melalui pengukuhan aktiviti pemasaran dan komunikasi(j) Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan

(k) Melaksanakan program Inisiatif Hijau(l) Membuat penstrukturan semula sumber

(m) Melestarikan pengurusan bakat (memperkasa kelayakan dan kemahiran staf) iaitu pegawai akademikmempunyai kelayakan PhD dan setara, dan pegawai bukan akademik yang memiliki kebolehanmultitasking

Melaksanakan Pengurusan Kewangan yang Cekap dan

Berkesan

(a) Mengenakan kadar yuran kompetitif bagi pelajar antarabangsa(b)Mengkaji semula kadar yuran pelajar antarabangsa setiap lima tahun(c) Menambah bilangan Program Eksekutif di beberapa PTJ (program prasiswazah)(d) Meningkatkan fasiliti dan kemudahan untuk menarik pelajar antarabangsa

(e) Membuat bidaan secara strategik untuk mendapatkan dana R&D, aktiviti pelajar,Knowledge Transfer Programme/Kursi samada geran kerajaan, industri atauantarabangsa

(f) Mempergiat pelaburan hartanah dan aset dengan lebih intensif(g) Mendapatkan kadar pulangan atau simpanan yang lebih kompetitif

(h)Menyediakan polisi dan skim bayaran perkhidmatan yang lebih menarik untukperkhidmatan ikhtisas bagi mendapatkan sumbangan dalam bentuk dana, asetdan bidaan

(i) Menyediakan SOP selaras dengan penarafan universiti berautonomi.(j) Meluaskan skop niaga ladang kongsi/jualan hasil pertanian

(k) Membudayakan aktiviti penjanaan dan penjimatan di kalangan semua peringkatstaf universiti.

(l) Membudayakan institusi wakaf dalam kalangan staf dan pelajar

Meningkatkan Infrastruktur, Perkhidmatan Teknologi

Maklumat dan Komunikasi

(a)Mengenalpasti Projek Pembangunan Infrastruktur mengikut keutamaanstrategik

(b)Mendapatkan peruntukan untuk melaksanakan Projek PembangunanInfrastruktur

(c)Melaksanakan Projek Pembangunan Infrastruktur mengikut perancangan

(d)Melaksanakan penyelenggaraan kemudahan secara konsisten danterancang

(e)Melaksanakan audit ruang dan audit frekuensi penggunaan ruang(f) Menyediakan keperluan sumber dan kemahiran dalam ICT

(g)Membangunkan sistem baharu yang relevan dan membuat perubahankepada sistem sedia ada dalam ICT

(h)Mendapatkan lebih banyak bahan perpustakaan dalam bentuk hadiah(i) Meningkatkan perolehan pelbagai jenis koleksi di perpustakaan(j) Meningkatkan kerjasama dengan agensi berkaitan pertanian

DASAR

LATIHAN

SUMBER

MANUSIA

PP.6/05

1. Menyediakan anggota yang

berkelayakan, berkebolehan dan

berkompetensi

2. Mencapai hasil kerja berkualiti

3. Meningkatkan kompetensi &

produktiviti

4. Membentuk Nilai-nilai murni &

sikap-sikap positif

5. Mewujudkan nilai cipta & nilai

tambah

6. Menyediakan hala tuju kemajuan

kerjaya

PEMANTAPAN BAKAT PENTADBIR

STRUKTUR LATIHAN15

PERALIHAN

LANJUTAN

PERTENGAHAN

ASAS

PRA

PENEMPATAN

P

E

R

I

N

G

K

A

T

TEMPOH PERKHIDMATAN (TAHUN)

0 3 5 10 25 2 tahun

sebelum

bersara

PENDEDAHAN KOMPETENSI

PENERAPAN KOMPETENSI

PEMBANGUNAN

KOMPETENSI

PENINGKATAN KOMPETENSI

PENGUKUHAN

KOMPETENSI

PERALIHAN KERJAYA

PENGURUSAN BAKAT

Mengenalpasti dan menilai bakat bakal‐bakal

pegawai pentadbir yang berpotensi tinggi

Merapatkan jurang kompetensi dengan

membangunkan kualiti dan kompetensi

kepimpinan

Memastikan kesinambungan pemimpin

cemerlang UPM dan mengekalkan bakal

pemimpin yang berpotensi tinggi

Memastikan pertimbangan pencarian pegawai

untuk jawatan strategik dapat diberikan kepada

calon dalaman yang sesuai dan berkelayakan

Melahirkan pegawai pentadbir yang berbakat

bagi menerajui kepimpinan PTJ berorientasikan

perkhidmatan dan pengurusan

PROGRAM HIMPUNAN BAKAT

PELAN PENGGANTIAN

FASA IMPLEMENTASI PP UPM

2012

Latihan

Pembangunan Polisi

Kelulusan pihak universiti

2013

Pengenalpastian Bakat

Ujian Personaliti

Penyediaan Profil

Pembangunan Bakat (Latihan)

2014

Pembangunan Bakat (Latihan)

2015

Pembangunan Bakat (Latihan)

2016

Pembangunan Bakat (Latihan)

PEMANTAPAN BAKAT PENTADBIR

Integriti

Komunikasi

Analitikal

Kreatif & Inovatif

Membuat Keputusan

Pemikiran Strategik

Membangun Pasukan

Kekuatan Visi

Berkeyakinan

9 K

OM

PETE

NSI K

EP

IMPIN

AN

UPM

3 calon bagi setiap jawatan strategik oleh Fakulti

(Dekan, Timbalan Dekan, Ketua Jabatan)

Semua pegawai gred 48 dan ke atas dilantik automatik

Gred 41 & 44 berdasarkan cadangan wakil Skim Perkhidmatan

HIMPUNAN BAKAT & PELAN PENGGANTIAN

Pengenalpastian

Bakat

Pembangunan

Bakat

Himpunan Bakat

Akademik

Himpunan Bakat

B/Akademik

Integriti

Komunikasi

Analitikal

Kreatif & Inovatif

Membuat Keputusan

Pemikiran Strategik

Membangun Pasukan

Kekuatan Visi

Berkeyakinan

9 K

OM

PETE

NSI K

EPIM

PIN

AN

UPM

Umum

Gred

41/44

Gred

45/52/54

Akademik

Kursus Kepemimpinan

melalui kerjasama UPM

Education & Training

Wacana Profesional

Perkongsian Ilmu Pentadbir

(PINTAR)

Mentoring

UPMTOP & AGOP

Think Tank UPM

PR

OFIL K

EPIM

PIN

AN

(DIS

C)

PEN

ILAIA

N K

OM

PETE

NA

SI K

EPIM

PIN

AN

PENJAJARAN FUNGSI

UTAMA PERKHIDMATAN

Laksana tugas sesuai

dengan perkhidmatan

• Pengajaran

• Penyelidikan

• Perkhidmatan Profesional

KAWALAN SAIZ

Saiz yang sesuai

• Mansuh jawatan

kosong di gred lantikan

• Agih semula & tukar

ganti jawatan sedia

ada

• Beku pewujudan

jawatan baru/ pejabat

cawangan baru

SEMAKAN SKIM PERKHIDMATAN

multi-skilling & multi-tasking

• Gubal skim perkhidmatan baru

• Penambahbaikan :

Kenaikan taraf

Perubahan lapisan gred

Pindaan syarat lantikan

Multiple entry

Penjumudan

ALIH DAYA

Diserah urus kepada

pihak luar (cth :

syarikat swasta)

• Penyediaan

penyelenggaraan

• Kawalan keselamatan

(kawasan yang tidak

digazetkan)

KAJIAN PERTINDIHAN FUNGSI

Penstrukturan semula semua PTJ

• Penggabungan PTJ

PEREKAYASAAN

Perkemas proses kerja

• Pengurusan teknologi

maklumat & komunikasi

1

2

3

4

5

6TADBIR URUS/

GOVERNAN

• Garis Panduan Budaya

kerja

• Persekitaran

• Pengurusan dan

kepimpinan

• Nilai dan etika

7

MODEL PELAKSANAAN PROJEK LEAN UNIVERSITI

AWAM

Pelaksanaan lean merupakan satu intervensi sistematik yang akan melibatkanperubahan institusi secara holistik. Ia tidak boleh dianggap sebagai satu prosesmekanikal yang menggunakan kaedah dan alat yang tertentu dalampengoptimuman sumber untuk tujuan penjimatan kos atau pengurangantenagakerja semata-mata.

Teras kepada pemikiran lean adalah mengutamakan keperluan pelanggan(voice of customer), menghapuskan proses atau aktiviti kerja yang tidakmempunyai nilai tambah kepada pelanggan serta membebankan kakitangan.Perlaksanaan pengurusan lean memerlukan perubahan cara pemikiran,kaedah kepimpinan dan pandangan dalam perlaksanaan dan pencapaianhasil kerja serta memerlukan perubahan budaya kerja di universiti awam.

MODEL OF THE TOYOTA WAY

PRINSIP PEMIKIRAN LEAN

Text Text

Langkah 1

Kenal pasti Nilai

(Define Value)

Langkah 2

Kenal pasti Aliran Nilai

(Identify value stream)

Langkah 3

Wujudkan aliran

(Establish flow)

Langkah 4

Penghasilan output

berdasarkan keperluan

pelanggan

(Establish Pull)

Langkah 5

Mencari kesempurnaan

(Aim for Perfection)

Rajah : Lima prinsip pemikiran lean (Womack & Jones,

2003)

Pemikiran lean di universiti awam akan

dilaksanakan berteraskan kepada

falsafah lean dan prinsip lean yang diutarakan oleh

(Womack & Jones, 2003).

Perlaksanaan Projek Lean

Pendekatan 9-Langkah (Nine Steps Approach)

APA FUNGSI UTAMA IPTA? APAKAH PERKHIDMATAN IPTA?

SIAPA PELANGGAN DALAMAN/LUAR IPTA?APAKAH KEPERLUAN PELANGGAN IPTA?

(VOICE OF CUSTOMER)

Pembangunan

Modal InsanHalatuju Lean

HASIL PERLAKSANAAN LEAN

Str

ukt

ur

Le

an

TADBIR URUS

LEAN

TADBIR URUS

LEAN

TADBIR URUS

LEAN

Pe

mb

ud

aya

an

Pe

mik

ira

n L

ea

n

(P

en

gu

rusa

n/S

taf)

TADBIR URUS

LEAN

4

Pemetaan

Proses

1

Kenal pasti

Proses

5

Penambahbaikan

Proses

6

Pemetaan

Semula Proses

7

Perlaksanaan

8

Pemantauan

FTE9

Penyeragaman

CHECK

DO

PLAN

ACTION

Kepimpinan

3

Latihan

Pe

ma

tuh

an

da

n

pe

ng

uru

san

ris

iko

2

Perencanaan

Startegi Transformasi

Lean

MODEL PELAKSANAAN PENGURUSAN LEAN

DI UA

PENTADBIR IDEAL

Memiliki pengetahuan yang terkini

Mampu membuat keputusan dengan cepat dan tepat

Berupaya untuk memimpin

Boleh bekerja berpasukan

Berdaya tahan

Mampu membuat jangkaan

Sentiasa membuat nilai tambah dalam diri (berkelayakan profesional)

Berintegriti

SEKIAN

TERIMA KASIH