pelupusan 2013.pdf

Timb*lan Ketua Se*ganah Felaiaran(***ar dan Pen*banguft an Pe*dtdikan!Kementerian Peleiar*n M*tay$iaAras 3o Slck ESKompleks Feiakat K*rala*n Farcet EFusat Fentadbiren Keraiaan Per*dcutuan62S84 PUTEAJAYA

es-&884 614SFaks : *3-83$46146

Rul. Kami: Kp"BT.300-8972/HlffU;d. 1 7(e)

Tarikh: t9 Mac 2013

Semua Pengareh Pelajaran Negeri

Y.Bhg. DatuUDato'/Tuan

$URAT STAR.AN SKIifr PINJAilIAN BUKU TEKS {SFBT} :Pelakeanaail Tatacara Pelupusan Buku Teks

De*gan segala hormatnya saya meruiuk perkara diatas.

2. Surat $iaran ini bertujuan memaklumkan bahawa Bahagian Buku Teks(BBT) dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia (ANM) telah menyediakan JadualPelupusan Rekod (JPR) Fungsi** bagi tuju*n pelaksanaan pelupusan buku teks di

seluruh negara. JPR ini mengandungi maklumat judul dan butiran berkaiten buku

teks yang dibenarkan untuk dibuat pelupusan. Merujuk kepada peruntukan seksyen

25 - 29 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 6291 yang berkuat kuasa pada masa ini, buku

teks diktasifikasikan sebagai bahan bercetak iaitu rekod awarn yang perlu dilupuskanrnengikut prosedur yang telah ditetapkan,

...3. Selarae dengan ketetapan ini, sekotrah hendaklah melaksanakan prosespelupusan buku teks sebagairnana prosedur yang ditetapkan dalam JPR. Semuapermohonan pelupusan mestilah dihantar kepada pihak ANM terlebih dahulu nnelalui

Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk kelulusan ANM. Manakala prasedur dan

kaedah pemusnahan pelupusan selepas kelulusan permohonan diberikan oleh ANMpula adalah tedakluk di bawah peraturan dan bidang kuasa yang ditentukan olehpihak JPN masing-masing {sila rujuk Tatacare Pelupusan Oleh Sekolah di bawah

JPN - Lampiran 4 dan Proses Kerja Bagi Fengurusan Pelupusan Buku Teks oleh

Sekolah dibawah JPN - Larnpiran 5).

4. Untuk mernastikan tatacara pelupusan initerlaksana rnengikut prosedur, JPNperlu mematuhi langkahJangkah yang telah digariskan, termasuk menitikberatkantempoh simpanan buku teks di sekotah sebagaimana yang telah termaldub dalamJPR. Tempoh penyirnpanan buku teks (lupus) yang terlalu larna di sekolah selepasmendapat kelulusan akan menyebabkan pihak sekolah mengalami kesulitan. Berikutadalah tujuan JPR Fungsian ditraksanakan :

i. Menetapkan ternpoh sirnpanen buku teks di sekolah-sekolah seluruh

negara sebelum dilupuskan bagitujuan pernusnahan atau pemindahan

ke Arkib Negara.

" 1 ft&Altf$m r H&KYAT OIPAHULUKAT'I" PEi{CAPAIAI'| DIT TAMAKAH "

-2-

Memastikan pelupusan rekod dilaksanakan dengan mematuhi garispanduan ANM supaya rekod bernilai kekal dapat dipelihara denganselamat manakala rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.Membolehkan penggunaan ruang simpanan rekod secara lebihekonomik.

...5. Bersama-sama ini disertakan bahan rujukan yang berkaitan pengurusanpelupusan rekod awam sebagai panduan kepada sekolah yang melaksanakannya.

[.

llr.

Lampiran 1 -Lampiran 2Lampiran 2(a) -

Lampiran 312t08.Lampiran 3(a)Arkib

Lampiran 4Lampiran 5Di

Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks.Contoh Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08.Penerangan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib2t08Contoh Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib

- Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

12t08.

Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah JPNProses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah

di bawah JPN)

6. Sehubungan dengan itu, kerjasama pihak Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan adalahdiminta untuk memanjangkan perkara ini kepada semua sekolah di bawahpentadbiran Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan.

Sekian, terima kasih.

..BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut perintah,

C\-**--

-( DATUK DR. AMIN BtN SENTN )Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran(Dasar dan Pembangunan Pendidikan)Kementerian Pelajaran Malaysia

Buku Teks -Skim PinjamanBuku Teks (SpBT)

. Sekolah Rendah

. SekolahMenengah

Semua buku bagimatapelajaran yang diperakukanoleh Kementerian:

. Pendidikan Khas. Buku AktivitiTahap 1. Tahun t hingga 6o Peralihano Tingkatan t hingga 5. Buku Sijil TinggiAgama

Malaysia (STAM). Cakera Padat (CD)

Buku usang/rosak

Rekoddimusnahkanselepas tamattindakan dan

tempoh simpanansatu (1) tahun disekolah dipatuhi

Perubahansukatan


tempoh simpananenam (6) bulan disekolah dipatuhi

Ditarikpenggunaan


tempoh simpanantiga (3) butan disekolah dipatuhi

Habispenggunaan



2.' Buku Modul

. Sekolah Teknikdan Vokasional

Semua buku bagi matapelajaran yang diperakukanoleh Kementerian:

Tingkatan 4 dan 5

Buku usang/rosak



Perubahansukatan



Ditarikpenggunaan


tempoh simpanantiga (3) bulan disekolah dipatuhi

3. Buku PanduanGuru

Rekod mengandungi:

. Panduan pengajaran danpembelajaran

. Panduan guru untukmengendalikan aktivitiatau eksperimen denganlebih berkesan

. Cadangan aktiviti

. tambahan kepada guruuntuk dilaksanakan dalamkelas

. Bahan rujukan untuk gurur Contoh jawapan untuk

soalan dalam buku aktiviti

Buku rosak/usang



Perubahansukatan



BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan ArkibNegara

Tarikh Terima:( 1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebanqsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahaqian Penqurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2012

Bit.(5)

Tajuk Siri(6)

Tahun Diliputi(7)

TempohPengekalan

YangDitentukan

DalamJadual

(8)

Unit Rekod(e)

MeterPanjangRekod

(10)

Daripada Kepada

1. ( 1 ) Buku Teks -(Pendidikan Khas)

2004 2006 1 tahun 500 10 m.p

2. ( 1 ) Buku Teks - (Peralihan) 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p

3. (2)BukuModul 2005 2007 6 bulan 300 6 m.p

4. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100 3 m.pJumlahUnitRekod:241350

UkuranMeterPanjangRekod:28 m.p

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakanpermohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: Nur Atiqah Muslim Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: /4&il44

Jawatan: Pen. Tadbir Tarikh: 21 Disember 2012

Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM . ATKib 2/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi yangmemohon.

(2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatujabatan/agensi yang memohon.

Nama Jabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABCNama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod pika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yangmewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapifungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana Jumud' atau fungsinya telah diambilalih olehjabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yangmenyenaraikan rekod tersebut.

Gontoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpandan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu,Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakanpelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual PelupusanRekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

(5) Bil: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam dalamJadual Pelupusan Rekod Urusan Am.

Contoh: (2) Buku tt{odul

Kod Kumpulan Buku Modul

Tajuk Siri sepertidalam JPR - Buku Modul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siriyang disenaraikan.

(8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalamruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

(9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

(.__, Meter Panjang Rekod:

i. Jumlah Rekod - Bilangan unit buku dalam setiap siri.

ii. Meter Panjang - Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah

mengukur rekod seperti di Lampiran 6 - 8.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat

permohonan pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod(JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaktah mengambil kiragenap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.

CONTOH

PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

Lampiran 3

Arkib 12108

BUTIR.BUTIR JABATAN

(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebanqsaan ABC

(2) Bahag ian/Cawangan/Unit:Bahaqian Penqurusan

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) Surat Kebenaran Pemusnahan:

3.1 No. Ruiukan: ANM600-1 412412018 3.2 Tarikh: 31 Disember 2012

(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

(5) Meter Panianq Rekod Yanq Dimusnahkan: 28 m.p

(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka

(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):..

[_l oioat<ar [loirincirr [oiritarsemuta ! oipaoamkan I oijuar

(8) Tarikh Pemusnahan: 3, 1.2013 (9) Tempat Pemusnahan: Pejabat BahagianPentadbiran

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd SallehTa n d at a n g an:Voalaatgal

Jawatan: PT N17

(11) Nama Saksi: Norhamizah AliT a n d ata n g an:?lonlantSai

Jawatan:PT N22

PENENTUSAHAN12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut

Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]:

Nama Pegawai: Hasmah Zainol

Jawatan: Pen. Peg. Tadbir

Ta nd atan g a n d a n M ete ra i/C a p J abatan:* ao*ua,l,

Tarikh: 6.1.2013

Lampiran 3 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM - ATKib 12108

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yangmemohon. Contoh:

Nama Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Gawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalamsesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

(3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

(3.1) No. Rujukan : Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dariArkib Negara.

(3.2) Tarikh : Tarikh surat kebenaran pemusnahan dariArkib Negara.

(4) Perihat Rekod : Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isikandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan : Merujuk kepada ukuran meter panjang(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (Jabatan juga boleh menyatakan jumlahunit rekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen samaada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(7) Kaedah Pemusnahan : Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod atau sekiranya adakaedah lain yang digunakan sila nyatakan.

(8) Tarikh Pemusnahan : Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.

(9) Tempat Pemusnahan : Merujuk kepada lokasidi mana rekod dimusnahkan.

(10) & (11) PegawaiYang Menjalankan Pemusnahan : Merujuk kepada pengesahanpemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahanrekod.

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

Lampiran 4TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAH JABATAN

PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

l. ':,:.. .:a. : :.t,,:.; I :. :.:, :a.'.

le.tglgh m.enge-malkihi buku,9!gk ;' ;,: ;';;,,',

- | | N.mengiim pu J -da n ryehygmq k.bOrang pqrm6hon,q n,:., s,ega yi, beilaj o mpo t ya nc d iteri ma d a ri ph da, pihi,t-,i,' t,. seko !a h.;! B N ;b.o l-eh m e m b ua!' pe mq nta u -a h ke, s gk6

! a h:.

Lampiran 5

PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAHDI BAWAHJABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA

LANGKAH PROSES KERJA

1

Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga PemeriksaPelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan olehPengetua atau Guru Besar.

2Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemaskini data bukuteks SPBT tahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuatpengasingan semua buku teks yang akan dilupuskan.

3.

JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusanke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang PermohonanPemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepadaJPN.

4

JPN akan menyemak dan mengumpul semua borangpermohonan Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar keArkib Negara. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolahuntuk memastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul.

5

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negaramengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara.Proses kelulusan daripada Arkib Negara akan mengambil masasekurang-ku rang nya 1 4 hari bekerja.

6

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara danmenghantar surat kelulusan kepada sekolah yang memohon.Pihak sekolah akan merujuk kepada JPN untuk mengambiltindakan seterusnya.

7Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telahdiluluskan mengikut JPN masing-masing sehingga buku yangperlu dilupuskan dikeluarkan daripada simpanan sekolah.

8salinanArkib

Sekolah menghantar satu (1)Pemusnahan Rekod Awamdipanjangkan ke Arkib Negara.

Borang Penentusahan12108 ke JPN untuk

I Sekolah mengemas kini buku stok.

pelupusan 2013.pdf

Documents