15

Panduan terkait makanisme koordinasi hibah luar negeri dalam pengelolaan program/kegiatan pengembangan demokrasi di Indonesia demi trcapainya sinergi, efektifitas, dan akuntabilitas hibah luar negeri

Kementrian/Lembaga (KL)

Pemerintah Daerah

Pemberi Hibah

Lembaga/Organisasi non-pemerintah

PP No. 2 Tahun 2006 tentang Tatacara Pengadaan Pinjaman dan/atau Penerimaan Hibah serta Penerusan Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri

Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. 40 Tahun 2009 tentang Sistem Akuntansi Hibah

Pemendagri No. 38 Tahun 2008 tentang Penerimaan dan Pemberian Bantuan Organisasi Kemasyarakatan Dari dan Kepada Pihak Asing

Rancangan Peraturan Pemerintah (ROO) tentang Tatacara Pengadaan Pinjaman Luar Negeri dan Penerimaan Hibah

Mekanisme Penerimaan Hibah Luar Negeri

Tim Koordinasi Hibah Luar Negeri

Mekanisme Koordinasi Hibah Luar Negeri

Akuntabilitas Hibah Luar Negeri

Pengelolaan dan Pengalihan Barang

Mekanisme Penyelesaian Masalah

RUJUKAN MATERI

RUANG LINGKUP

PEDOMAN KERJA

MEKANISME KOORDINASI HIBAH LUAR NEGERI

Untuk Pengembangan Demokrasi di Indonesia 2010

SASARANTUJUAN

15

MEKANISME PENERIMAAN HIBAH

HIBAH

HIBAH YANG DIRENCANAKAN

(melalui mekanisme perencanaan hibah)

HIBAH LANGSUNG

(tidak melalui mekanisme perencanaan hibah)

Hibah yg telah masuk dalam dokumen perencanaan atau dokumen yg dipersamakan yg disepakati bersama antara pemerintah dqan pemberi hibah

Hibah yg memerlukan dana pendamping

Hibah yg dilaksanakan oleh lembaga/organisasi non-pemerintah melalui pemerintah

Hibah dalam rangka kerjasama antar instansi dengan mitranya di luar negeri

Hibah dalam rangka kerjasama teknik antara KL dengan pemberi hibah luar negeri (seperti loka karya, pelatrihan, seminar), hibah bersaing (seperti riset dosen, riset peneliti)

Hibah sebagai bagian dari proyek lintas Negara

Hibah yang durasi pelaksanaannya kurang dari 12 bulan atau yang diterima daqn selesai dalam tahun anggaran berjalan

15

MEKANISME HIBAH YANG DIRENCANAKAN

1. Tahap Perencanaan

2. Tahap Pengajuan Usulan

3. Tahap Penilaian Usulan

Menteri/ Pimpinaan Lembaga/ Kepala

Daerah/KPU/BawasluUsulan Program/kegiatan dgn persyatan umum :Daftar Isian Pengusulan KegiatanDokuman Perencanaan Kegiatan

Penyampaian rencana penyusunan RPHMenteri

Perencanaan

Menyusun :

Rencana Kegiatan Hibah Jangka Menengah & Tahunan berpedoman pada RPJMN yang mencakup :

Rencana Pemanfaatan Hibah (RPH) paling lambat 6 bulan setelh RPJMN ditetapkan

Daftar Rencana Kegiatan Hibah (DRKH) paling lambat bulan November setiap tahun

Menteri

Perencanaan

Instansi pengusul, Kementrian Keuangan,& instansi Lain yg Terkait

Usulan KegiatanMenteri

Perencanaan

Penilaian Usulan Kegiatan

RPH

Menteri KeuanganKoordinasi

Menteri pada Kementerian/pimpinan lambaga/kepala daerah yg kegiatannya dalam RPH & Calon Pemberi Hibah

15

Salinan

4. Tahap Sinkronisasi dengan Program Calon Pemberi Hibah

5. Tahap Penilaian Kesiapan Pelaksanaan Kegiatan

6. Tahap Negosiasi & Penendatanganan Perjanjian Hibah

koordinasiRencana Kegiatan Rinci

Menteri

Perencanaan

Penilaian Kesiapan Pelaksanaan

Kegiatan & Kinerja Kegiatan

DRKH

Menteri Keuangan

Menteri pada Kementerian/pimpinan lembaga/kepala daerah yg kegiatannya dalam RPH & Calon Pemberi Hibah

Rancangan Naskah Perjanjian

Penerushibahan Luar Negeri

DRKH Menteri Keuangan

Calon Pemberi Hibahnegosiasi

PenandatangananPerjanjian Hibah

Menteri Perencanaan, Menteri/ pimpinan lembaga, kepala daerah, Kepala BPK, pimpinan instansi terkait

MenteriPerencanaan

Calon Pemberi Hibah

Mentri Keuangan

Menteri Luar Negeri

Instansi Terkait

SINKRONISASi

Kesepakatan Kegiatan RPH

Instansi Pengusul untuk rencana

pelaksanaan kegiatan

koordinasi

RencanaPelaksanaan

Kegiatan

Rencana Pelaksanaan

Hibah

Menteri Perencanaan

15

MEKANISME PENERIMAAN HIBAH LANGSUNG

Calon Pemberi Hibah Kementerian/Lembaga Menteri Perencanaan Menteri Keuangan

Program Hibah Langsung

Meneliti maksud & Kesesuaian dgn Prinsip

Penerimaan Hibah

Melihat Kesesuaian

dengan RPJM

Rencana Penerimaanhibah langsung Tanggapan Atas

Penerimaan Hibah Langsung

MenandatanganiPerjanjian Hibah

Langsung

Salinan PerjanjianHibah Langsung

Nomor RegistrasiHibah Langsung

Tanggapan AtasPenerimaan Hibah

Langsung

15

MEAKNISME PENERUSAN HIBAH PEMERINTAH KEPADA PEMERINTAH DAERAH dan/atau LEMBAGA LAIN DI DAERAH

PemerintahDaerah

Menteri KeuanganMenteri Perencana

an

K/L

Konfirmasi Indikasi Kemampuan Keuangan Pemda

RPHRencanaPenerushibahan

Penilaian

Penyusunan Kegiatan RinciPersetujuanPenerusan

Hibah

PermintaanPenyaluran Dana

PemindahbukuanPembayaran LangsungRekening KhususPembiayaan Pendahuluan

PerjanjianPenerusan

HibahSalinan PerjanjianPenerusan Hibah

Salinan PerjanjianPenerusan Hibah

Salinan PerjanjianPenerusan Hibah

15

MEKANISME PENYALURAN HIBAH PEMERINTAH/PEMERINTAH DAERAH

KEPADA LEMBAGA/ORGANISASI non-PEMERINTAH

Mengajukan concept note

Mengajukan proposal lengkap

Mengumumkan Program/Kegiatan Hibah yang akan disalurkan dan meminta usulan program dalam

bentuk concept note

Seleksi concept note : Jenis dan kriteria program, Jumlah dana yang

diajukan, Adminstrasi organisasi

Mengumumkan hasil seleksi concept note dan meminta proposal lengkap

Seleksi proposal lengkap

Mengumumkan hasil seleksi proposal lengkap (proposal terpilih)

Termasuk menginformasikan kelemahan/kekurangan proposal Lembaga/Ormop yang tidak lolos seleksi

PenandatangananPerjanjian Hibah

Kementrian/Lembaga/Pemda Lembaga/Organisasi non-Pemerintah

15

MEKANISME PENYALURAN HIBAH non-NEGARA KEPADA LEMBAGA/ORGANISASI non-PEMERINTAH

Pemberi HibahNon-Negara

Lenbaga/Organisasinon-pemerintahHibah Langsung

Pengiriman Uang Melalui Rekening bankPemberian Uang/Barang Kepada Peneima HibahPenerusan dari lembaga/Organisasi nono-pemerintah afiliasi internasional

(Pemendagri No. 38 Thn 2008)

Pemerintah

TimKoordinasi

Informasi Kegiatan

15

MEKANISME PENCATATAN DALAM DIPA DAN PEMBUKAAN REKENING

Tahapan Kementerian/LembagaKementrian Keuangan

Pengelolaan Utang Anggaran Perbendaharaan

Penandatanganan Prodoc dan Perjanjian HibahRegistrasi Hibah

Pencantuman di DPA

Pembukaan Rekening : Mekanisme Multilateral

Mekanisme Bilateral

Project Document

Naskah Perjanjian

Permohonan Pencatatan dalam aplikasi RKA-KL dan aplikasi DIPA

Surat Tanda Registrasi

Permohonan

Pengalokasian Dana hibah dalam RKA-KL

Surat Tanda Pencatatan Nomor Register di aplikasi DIPA

Menerima Laporan pembukaan rekening dari donor

Rekening dibuka dengan menggunakan Rekening

Pemerintah Lainnya

DIPA

Proses Registrasi

Proses penertiban DIPA

Proses Penetapan SP SAP SK

Proses Pencatatan hibah di Aplikasi DIPA

Proses Pencatatan hibah di aplikasi RKA-KL

Laporan

Laporan

15

TIM KOORDINASI HIBAH

TIMKOORDINASI

TIMKOORDINASI PUSAT

TIMKOORDINASI DAERAH

ANGGOTATIDAK TETAP

ANGGOTA

TETAP

TIM PENGARAH(Pejabat Eselon I)

TIM TEKNIS(Pejabat Eselon II)

TIM PENDUKUNGKelompok KerjaTim Sekretariat

Kementerian PerencanaanKementerian Dalam NegeriKementerian Luar NegeriKementerian Keuangan

Kementerian Koor PolhukamKementerian KomInfo

Kementerian Sekretariat NegaraKPU serta BaWasLu

Pengambil keputusan dalam tim koordinasi pusat, baik dalam perencanaan, pelaksanaan,

monitoring, dan evaluasi

Membantu Tim Pengarah dalam proses pengambilan keputusan terjadap usulan

program/kegiatan dar KL dan calon pemberi hibah

Membantu Tim Teknis mempersiapkan & melaksanakan hal-

hal terkait dengan tugas tim teknis

Bersifat PermanenMemiliki Fungsi, Tugas dan

Wewenang dalam tahap Perencanaan & Pelaksanaan

program/Kegiatan

Mendukung Pemerintah dalam pengelolaan hibah

secara sinergis, efektif, dan akuntabel

Bersifat ad hoc (sesuai kebutuhan)Berbentuk kelompok kerja/sekretariat bersamaPengambilan keputusan melalui rapat dgn musyawarah mufakat.

Keanggotaan :Bappeda (Sbg Ketua)Badan KesbangpolBiro HukumBiro PemerintahanSKPD TerkaitKPU (atau yg setingkat(Perguruan TinggiMedia MassaTokoh agama/tokoh adatOrganisasi Masy. Sipil (OMS)

Pemberi HibahOMS

Media MassaPerguruan Tinggi

(Bersifat sewaktu-waktu jika diperlukan)

15

HUBUNGAN ANTARA TIM KOORDINASI PUSAT DAN DAERAH

TIM KOORDINASI DAERAH

Menginformasikan program/kegiatan yang akan sedang berlangsung di daerahMemberi masukan prioritas dan lokasi program/kegiatan yang sesuai kebutuhan daerahMenyampaikan hasil monitoring untuk bahan masukan dalam rapat koordinasi di tingkat pusat

TIM KOORDINASI DAERAH

Menginformasikan program/kegiatan yang akan sedang berlangsung di daerahMemberi masukan prioritas dan lokasi program/kegiatan yang sesuai kebutuhan daerahMenyampaikan hasil monitoring untuk bahan masukan dalam rapat koordinasi di tingkat pusat

TIM KOORDINASI PUSAT

Menginformasikan program/kegiatan yang akan dilaksanakan di daerah yang telah disetujui di tingkat pusatMeminta masukan tentang prioritas dan lokasi program/kegiatan yang diusulkan K/L dan calon Pemberi HibahMelakukan supervise dan asistensi untuk memperkuat tim koordinasi daerah

TIM KOORDINASI PUSAT

Menginformasikan program/kegiatan yang akan dilaksanakan di daerah yang telah disetujui di tingkat pusatMeminta masukan tentang prioritas dan lokasi program/kegiatan yang diusulkan K/L dan calon Pemberi HibahMelakukan supervise dan asistensi untuk memperkuat tim koordinasi daerah

15

MEKANISME KOORDINASI HIBAH PENGEMBANGAN DEMOKRASI

DTF(Democracy Trust Fund)

KementerianPerencanaan(Bappenas)

KementerianKeuangan

PENERI

MA

HIBAH

PENERI

MA

HIBAH

Non-PemerintahOMSUniversitasMedia MassaSwasta Nasional/Asing

Pemda

PemerintahKementerianLembaga

PEMBERI

HIBAH

PEMBERI

HIBAH

Lembaga Keuangan AsingLembaga Keuangan

non-AsingLembaga Keuangan Nasional

di Luar negeriPerorangan

Lembaga Keuangan AsingLembaga Keuangan

non-AsingLembaga Keuangan Nasional

di Luar negeriPerorangan

Negara AsingLembaga PBBLembga Multilateral

Negara AsingLembaga PBBLembga Multilateral

Tim Koordinasi

TimKoordinasi

Pusat

TimKoordinasi

Daerah

Aliran Dana

Aliran Informasi

Koordinasi

Usulan & Laporan

15

AKUNTABILITAS HIBAH

PenatausahaanHibah

AdministrasiPencatatan

Hibah

AkuntansiHibah

Pemantauan &Evaluasi

Menteri Perencanaan melalui Tim Koordinasi

Evaluasi :

Menteri Perencanaan laporan kinerja pelaksanaan hibah triwulanan

Menteri Keuangan Laporan triwulanan perkembangan realisasi penyerapan

Pemantauan :KL/Pemerintah kemajuan pelaksanaan & realisasi Penyerapan Hibah Menteri Keuangan & Menteri Perencanaan triwulanan pelaksanaan/kemajuan kegiatan

Langkah Penyelesaian /Hasil Penilaian

Evaluasi Akhir(Paling Lambat 6 bulan setelah Perjanjian Hibah Berakhir) oleh Mneteri/Pimpinan

Lembaga/Kepala Daerah Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Hibah

Perencanaan Tahap Selanjutnya

Pelaporan(Laporan Manajerial)

PEMBERI HIBAH

KEMENTERIANKEUANGAN(REALISASI

PENYERAPAN)

KEMENTRIANPERENCANAAN

(KINERJA PELAKSANAAN)

EXECUTING AGENCY

PEMDALEMBAGAKEMENTERIAN

IMPLEMENTING AGENCY

15

PENGELOLAAN & PENGALIHAN BARANG

PemberiHibah

Berita Acara Serah Terima (BAST) KL/Pemda

Daftar Barang Milik Negara (BMN)

Tanggung Jawab

Berakhir Kegiatan

Seluruh Barang di catat dalam Daftar Inventaris Kekeayaan

Milik Negara (IKMN)

15

MEKANISME PENYELESAIAN MASALAH

Langkah Peneyelesaianyang Ditempuh

KL/PemdaDan/atau

Pemberi Hibah

Masalah

Hibah yang Direncanakan

Menteri Keuangan+

Usulan Menteri Perencanaan

RapatTim

Pengarah

Hibah Langsung

KL yang Menandatangani Dalam Perjanjian Hibah

KlarifikasiJika dirasa keberatan akan

keputusan yang diambil