majlis perbandaran jasin anugerah inovasi ket ua...

ANUGERAH INOVASI KETUA MENTERI MELAKA 2017 MAJLIS PERBANDARAN JASIN

m/s. 2 ANUGERAH INOVASI KETUAMENTERI MELAKA 2017 MAJLIS PERBANDARAN JASIN

Isi Kandungan

1. Pengenalan M/S 2

2. Tujuan Projek/Inovasi M/S 4

3. Objektif Projek/Inovasi M/S 5

4. Proses Perlaksanaan Inovasi M/S 5

5. Tempoh Perlaksanaan M/S 5

6. Peringkat Pelaksanaan M/S 5

7. Implikasi Kewangan M/S 6

8. Kaedah Pencetusan Idea M/S 7

9. Elemen Kolaborasi M/S 7

10. Kategori Inovasi M/S 7

11. Indikator/ Ciri-Ciri Utama Inovasi M/S 7

12. Input Pelanggan Diambil Kira Dalam Peringkat Penghasilan Inovasi

M/S 8

13. Impak Sebelum Dan Selepas Inovasi Dihasilkan M/S 9

14. Impak Inovasi M/S 9

15. Elemen Inovasi M/S10

16. Pengiktirafan Diterima M/S11

17. Penutup M/S10



LAPORAN ANUGERAH INOVASI KETUA MENTERI MELAKA TAHUN 2017

Nama Projek : GIS MPJ

(Geographic Information System, Majlis Perbandaran Jasin)

1. PENGENALAN

Penubuhan Majlis Daerah Luar Bandar Jasin (Jasin Rural District Council) telah diwartakan dibawah seksyen 399, Municipal Ordinan yang berkuatkuasa mulai 23 Ogos 1957.

Dengan berkuatkuasanya Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171), maka pada 1 Julai 1978, Majlis Daerah Luar Bandar Jasin telah disusun semula dan dinamakan sebagai Majlis Daerah Jasin.

Pada 1 Januari 2007, Majlis Daerah Jasin telah dinaiktaraf kepada Majlis Perbandaran Jasin melalui Warta Kerajaan yang disiarkan pada 28 Disember 2006. Majlis pengisytiharan rasmi telah disempurnakan oleh Tuan Yang Terutama, Yang Dipertua Negeri Melaka pada 17 Januari 2007 di Stadium Jasin.

Visi

Menjadikan Daerah Jasin sebagai sebuah Perbandaran dinamik yang mengutamakan pembangunan lestari dan bestari menjelang tahun 2020

Misi

Komited untuk memberikan perkhidmatan, perbandaran yang terbaik, berkualiti, telus, dan cekap melalui penggembelingan tenaga dan sumber secara optimum

Motto

‘JASIN DINAMIK’

Objektif

i. Mempertingkatkan keupayaan dan kapisiti Majlis;

ii. Memperkasa tadbir urus Majlis;

iii. Memperkukuhkan dan memantapkan sumber hasil Majlis;

iv. Mempertingkatkan kualiti hidup komuniti;

v. Memantapkan kolaborasi strategik.



Fungsi Dan Peranan

Berdasarkan peruntukan yang terdapat di dalam Akta 171, Akta 172 dan Akta 133, fungsi mpj dibahagikan kepada lima bidang:

i. Kebersihan Alam Sekitar

a. Pengindahan Kawasan Dan Jalan-Jalan Utama

b. Penyediaan Dan Penyelenggaraan Kawasan Rekreasi

c. Penyediaan Dan Penyelenggaraan Sistem Perparitan

d. Pemantauan Dan Penyelenggaraan Kawasan Lapang / Hijau

ii. Kesihatan Awam

a. Kawalan Pelesenan Premis Perniagaan

b. Kawalan Kebersihan Premis Makanan

c. Kawalan Kebersihan Ladang Ternakan

d. Kawalan Vektor Dan Rodensia

e. Kawalan Binatang Liar Dan Terbiar

iii. Pembangunan

a. Mengawal Pembangunan Melalui Rancangan Struktur Dan Rancangan Tempatan

b. Mengawal Dan Menguatkuasa Kelulusan Pelan Pembangunan

c. Mengawal Dan Menguatkuasa Pelan Kerja Tanah

d. Mengawal Dan Menguatkuasa Pelan Jalan Dan Parit

e. Mengawal Dan Menguatkuasa Pelan Lanskap

f. Mengawal Dan Menguatkuasa Pelan Lampu Awam

g. Mengawal Dan Meguatkuasa Permit Bangunan Sementara

iv. Kemudahan Awam & Infrastruktur

a. Menyediakan Dan Menyelanggara Kemudahan Awam

b. Menyediakan Dan Menyelenggara Infrastruktur Perbandaran

c. Menguruskan Tempat Letak Kereta



v. Sosial

a. Program Program Kemasyarakatan (Kebudayaan, Sosial, Agama, Belia, Sukan)

b. Program Bandar Mampan

c. Program Bandar Selamat

d. Program Local Agenda 21

e. Bantuan Bencana Alam

Carta Organisai Jabatan

(Rujuk Lampiran 1)

2. Tujuan Projek/Inovasi

GIS MPJ diwujudkan adalah bertujuan untuk menyelaras, memantau, mengemaskini dan mengumpul data geospatial bagi kegunaan pejabat MPJ. GIS MPJ adalah sebagai data centre bagi data geospatial.

Setelah wujudnya data centre geospatial ini, semua data-data yang dapat disemak ketepatannya. Ini penting bagi tujuan analisa sebelum sesuatu keputusan yang tepat dapat dibuat dengan kadar segera. Pengwujudan data centre geospatial ini memberi kelebihan kepada MPJ untuk mengeluarkan maklumat dengan cepat seterusnya membantu dalam mempercepatkan proses membuat keputusan.

GIS MPJ juga berperanan untuk melahirkan warga kerja MPJ khususnya pegawai ataupun kakitangan teknikal (kumpulan sasar) yang mahir di dalam bidang geospatial dan membudayakan geospatial di dalam norma kerja seharian mereka.

Secara rangka tujuan projek ini adalah seperti berikut:

1. Mewujudkan Data Centre Geospatial MPJ

2. Memastikan data geospatial MPJ tepat dan membolehkan keputusan yang tepat dapat dicapai

3. Membolehkan analisa dibuat dan membantu proses membuat keputusan

4. Mempercepatkan proses membuat keputusan

5. Melahirkan warga kerja yang mahir di dalam bidang geospatial



3. Objektif projek/Inovasi

Menangani cabaran sosial

Meningkatkan kecekapan dan kualiti perkhidmatan

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Memperbaiki keadaan kerja

Objektif Projek adalah untuk:-

1. Menyelaras, memantau dan membekal data geospatial kepada setiap jabatan bagi tujuan keperluan kegunaan jabatan dan juga untuk tujuan pengemaskinian;

2. Memberi pendedahan, latihan dan tunjuk ajar kepada kumpulan sasar bagi pengendalian data geospatial;

3. Memastikan setiap data geospatial yang dikemaskini dan yang digunakan tepat dan sentiasa relevan.

4. Membudayakan penggunaan GIS di dalam norma kerja seharian .

4. Proses perlaksanaan inovasi (Nyatakan samada in-house atau out-source)

Projek ini dilaksanakan secara dalaman (in house). Projek ini melibatkan semua pengarah jabatan dan juga pegawai teknikal yang dilantik menjadi pegawai yang dipertanggungjawabkan. Kejayaan projek ini bergantung kepada komitmen yang diberikan oleh semua anggota. Bagi tujuan ini, MPJ telah membentuk satu jawatankuasa yang akan memantau gerak kerja projek ini sehingga berjaya. (Rujuk lampiran 2)

5. Tempoh perlaksanaan

Idea untuk projek ini tercetus pada Julai 2011 dan pihak MPJ telah menjalankan beberapa siri penambahbaikan sehinggalah sekarang.

6. Peringkat pelaksanaan

Kajian –penekanan kepada keperluan inovasi sosial dan membuka peluang baru bagi menyelesaikan permasalahan tertunggak

Cadangan –idea dibangunkan secara fizikal bagi tujuan ujicuba dan di fasa pembangunan

Pengekalan – pembangunan idea inovasi dikekalkan dan dijadikan sebahagian daripada norma harian

Pengkomersialan – meluaskan potensi pengembangan idea inovasi

√

√

√



Perubahan teratur – mereka semula dan memperkenalkan perubahan secara menyeluruh untuk mendapatkan hasil idea terbaik

Projek GIS MPJ sekarang berada di peringkat pengekalan iaitu aktiviti penggunaan data geospatial telah menjadi rutin seharian dan juga budaya kerja MPJ. Projek ini juga telah memperkenalkan pelbagai kaedah dan cara bagi memudahkan kerja seharian kumpulan sasar.

Diantaranya ialah:

i. Pendaftaran permohonan menggunaan kaedah charting di dalam Mapinfo (perisian geospatial). Kaedah ini menggunakan 100% data geospatial. Dan proses charting ini telah dimasukkan di dalam prosedur kerja masing-masing; (Rujuk Lampiran 3)

ii. Carian lot menggunakan perisian Mapinfo dan juga Google Earth dalam mengenalpasti lokasi siasatan aduan dan sebagainya; (Rujuk Lampiran 4)

iii. Semakan awalan tapak sebelum lawatan tapak dilakukan.

7. Implikasi kewangan (Jika ada)

Dari segi implikasi kewangan, tiada implikasi kewangan yang besar memandangkan projek ini dijalankan secara in house. Kos-kos hanya melibatkan:-

i. Langganan lesen data kadestral JUPEM; ii. Penyelenggaraan peralatan / perkakasan computer. Kos ini diserap dalam

kos penyelenggaraan sediada / berkala jabatan; iii. Pembelian perisian Mapinfo;

Manakala bagi tujuan kemaskini data, anggota MPJ menggunakan kelebihan teknologi yang sedida iaitu telefon pintar untuk kenalpasti dan merekod maklumat melalui aplikasi GPS yang ada.

Oleh yang demikian, kos yang perlu ditanggung oleh MPJ telah dapat dikurangkan melalui:

i. Tiada lantikan kontraktor / vendor bagi pembangunan aplikasi khas. Projek ini menggunakan Google Earth yang boleh diperolehi secara muat turun percuma;

ii. Penggunaan kepakaran tenaga/pegawai dalaman MPJ. Latihan dan tunjuk ajar diberikan oleh pegawai MPJ yang telah dilantik;

iii. Tidak perlu penaiktarafan perkakasan komputer bagi pelaksanaan projek. Perisian yang digunakan boleh dicapai dengan perkakasan sediada.



8. Kaedah pencetusan idea

Pengurusan atasan

Pengurusan atasan dan warga /pelanggan

Idea pelaksanaan Projek GIS MPJ ini tercetus apabila Jabatan Perancang Bandar, MPJ dipertanggungjawabkan untuk menyelaras data-data MPJ yang ada kerana data-data sediada tidak tersusun, berselerak dan agak lambat untuk diperolehi apabila maklumat tersebut diperlukan.

Pihak pengurusan telah bersetuju untuk mewujudkan satu (1) data centre bagi memudahkan operasi MPJ. Dengan adanya projek ini, semua data berkaitan dengan operasi MPJ dapat dikumpulkan dan dikemaskini secara konsisten. Ini seterusnya dapat mempercepatkan proses membuat keputusan selain dapat mempertingkatkan sistem perkhidmatan MPJ sediada.

9. Elemen kolaborasi

Projek GIS MPJ ini dilaksanakan 100% kolaborasi diantara jabatan-jabatan dalaman MPJ. Ini secara tidak langsung dapat melatih pegawai teknikal berkaitan disamping maklumat dapat dikumpulkan dengan lebih cepat dan tepat. Konsep ini digunakan bagi memastikan pegawai-pegawai berkaitan akan mendapat latihan secara hands on dan secara tidak langsung maklumat juga dapat dikemaskini.

10. Kategori inovasi

Inovasi sosial Inovasi penyampaian perkhidmatan

Projek GIS MPJ ini adalah inovasi bagi penyampaian perkhidmatan. Ini adalah kerana :-

i. Memudahkan dan mempercepatkan pencarian maklumat untuk ketua jabatan dan orang awam.

ii. Dapat memberikan maklumat yang tepat di dalam tempoh masa yang cepat

iii. Membantu dalam proses membuat keputusan

11. Indikator/ ciri-ciri utama inovasi:

Memberi impak ketara kepada pelanggan

Memanfaatkan penggunaan teknologi

Meningkatkan kecekapan dan mengoptimumkan kos

Memperkenalkan pendekatan baru

√

√

√ √

√



Projek GIS MPJ menggunakan perisian Google Earth sebagai perisian utama. Sebelum ini perisian ini tidak digunakan secara menyeluruh di pejabat kerana kurang pendedahan mengenai kelebihan perisian ini. Selain itu juga perisian ini adalah percuma dan juga mudah dikendalikan.

Selain daripada latihan dan tunjuk ajar secara hands on, Projek GIS MPJ juga memperkenalkan Standard Operating Procedure (SOP) (Rujuk Lampiran 5) dan juga Manual Asas Mapinfo bagi tujuan rujukan dan panduan kepada anggota yang terlibat dengan pengendalian data geospatial.

Ini secara automatiknya melahirkan warga kerja yang serba boleh dan juga cekap mengendalikan data ataupun urusan yang melibatkan data geospatial. Projek ini juga mempraktikkan penggunaan data geospatial di dalam kerja seharian mereka. Apabila kemahiran ini telah diperolehi, secara tidak langsung segala kerja yang melibatkan geospatial akan menjadi lebih cepat dan berkesan.

Projek ini juga secara tidak langsung memberi peluang kepada anggota yang berminat untuk mempelajari dan mendalami ilmu geospatial. Dan dengan ilmu ini mereka dapat mempertingkatkan dan membudayakan aktiviti geospatial ini di dalam kerja seharian mereka.

12. Input pelanggan diambil kira dalam peringkat penghasilan inovasi

Peringkat akhir Permulaan

Peringkat pertengahan Semua peringkat

Bagi menjalankan projek ini segala input iaitu permasalahan mengenai penghasilan dan pengolahan data geospatial ini di ambil dari semua peringkat iaitu:-

i. Peringkat atasan – peringkat pembuat keputusan ii. Peringkat bawahan- peringkat pengemaskini data

5. Mekanisme maklum balas pelanggan (facebook, twitter, whatsapp, myspace,

flickr, e-mel, forum dan lain-lain)

Projek GIS MPJ menerima maklumbalas dari pelanggan iaitu kumpulan sasar melalui program whatsapp, keputusan mesyuarat, memo rasmi daripada jabatan dan juga secara lisan.

√



13. Impak Sebelum Dan Selepas Inovasi Dihasilkan

Perbandingan mengenai kaedah/sistem yang digunakan masalah-masalah yang dihadapi, carta alir kerja sebelum dan selepas inovasi dihasilkan dan maklumat-maklumat lain yang berkaitan.

i. Capaian data yang tepat dan pantas. - Pencarian nombor lot tanah.

Sebelum inovasi Pihak Jabatan perlu menghantar surat kepada pejabat tanah bagi mengetahui nombor lot. (mengambil masa minimum 7 hari). Selepas Inovasi Semakan menggunakan Data Geospatial (Mapinfo), (Cuma mengambil masa lima [5] minit.)

ii. Membuat analisa dan keputusan ( peringkat atasan). - Pemindahan dan pemilihan lokasi tapak yang baharu bagi gerai buah

Taman Maju.

Sebelum inovasi Proses pemindahan mengambil masa yang lama kerana factor pemilihan lokasi, pencarian tapak gerai sementara, penentuan nombor lot dan tanah serta proses pemindahan. Selepas Inovasi Proses pemindahan hanya mengambil masa 7 hari ( 1 hari untuk penentuan lokasi dan lot dan 6 hari untk proses pemindahan gerai sementara) (Rujuk lampiran 6)

14. Impak Inovasi

Agensi/Jabatan Rakyat/perniagaan

Perkhidmatan awam Kumpulan sasar

1. Dari segi agensi / jabatan, proses membuat keputusan dan tindakan berkaitan dengan isu-isu tanah dan pembangunan dapat dibuat dengan segera;

2. Sistem penyampaian maklumat kepada pelanggan lebih mudah dan cepat;

3. Daripada 40 staff teknikal yang ada, sebanyak 100% telah mengetahui asas GIS manakala 50% daripadanya berupaya mengendalikan sistem secara sendiri;

4. Dengan adanya projek ini, MPJ tidak perlu mengeluarkan kos yang besar untuk membina dan mengendalikan sistem GIS di jabatan dalaman MPJ;

√

√

√ √ √



5. Latihan secara in-house juga dapat memberi peluang kepada anggota bukan teknikal mendapat manfaat dengan menggunakan dan mengendalikan sistem ini. (contoh:- membuat carian lot);

6. Keputusan dan tindakan dapat dibuat dengan segera;

7. Melahirkan warga kerja yang mahir di dalam bidang geospatial.

15. Elemen Inovasi

a) Inovatif/kreativiti - Pihak JPBD, MPJ telah memanfaatkan Program Google Earth sediada dan

diintegrasikan dengan data-data lot kadestral sediada dan juga instant street view. Dengan adanya sistem ini maklumat / gambaran awal dapat diperolehi terlebih dahulu sebelum siasatan atau lawatan tapak dijalankan. Ini merupakan salah satu kaedah segera untuk pengguna membuat semakan awal dan membantu pembuat keputusan untuk membuat lawatan tapak secara maya bagi mendapatkan gambaran awal sesuatu kawasan. Kebaikannya dari segi penjimatan masa dan memudahkan pembuat keputusan serta kemaskini maklumat bagi data centre juga semakin mudah.

b) Keberkesanan - Projek ini dilihat sangat berkesan untuk digunakan oleh semua jabatan-

jabatan di dalam MPJ dalam proses membuat keputusan. Sistem ini turut digunakan dalam mesyuarat jawatankuasa teknikal yang ada di MPJ termasuklah Mesyuarat Jawatankuasa OSC, Mesyuarat Jawatankuasa Pelesenan, mesyuarat membincangkan projek-projek di dalam kawasan MPJ dan lain-lain yang berkaitan. Dengan adanya sistem ini, pengguna dan juga ahli jawatankuasa akan mendapat maklumat dan gambaran awal tentang lokasi / kawasan yang dibincangkan. Selain itu, data-data ini juga dijual di dalam bentuk pelan kepada pihak berkaitan. Ini sedikit sebanyak dapat meningkatkan hasil MPJ.

c) Signifikan - Projek GIS MPJ ini dilihat memberi impak positif kepada sistem penyampaian

dan perkhidmatan MPJ kerana menjimatkan masa, kos dan juga sumber. Dengan hanya menggunakan sumber yang ada, kami telah berusaha menambahbaik mutu perkhidmatan dan meningkatkan produktiviti kerja khususnya dalam bidang teknikal. Dengan adanya sistem ini, banyak faedah yang diperolehi antaranya, data yang dikemaskini, kemahiran / latihan kepada pegawai, maklumat yang cepat dan tepat dapat diperolehi. Ini semua menyumbang kepada peningkatan produktiviti kerja disamping menggurangkan kos yang perlu dikeluarkan untuk pembelian sistem daripada pihak luar.

d) Relevan - Projek ini juga dilihat menyumbang kepada agenda nasional iaitu dari segi

perkongsian data-data geospatial. Maklumat-maklumat ini turut dikongsi di peringkat negeri dan nasional melalui sistem My Geoportal, iPlan Malaysia



dan juga 1Map Melaka. Melalui perkongsian data ini, semua maklumat dapat dikumpulkan dalam satu pusat / data centre dan analisa akan dijalankan. Analisa-analisa tersebut termasuklah potensi pembangunan, unjuran-unjuran keperluan penduduk, analisa kependudukan, analisa pengurusan risiko dan sebagainya.

16. Pengiktirafan Diterima

Projek GIS MPJ telah menjadi rujukan beberapa agensi diantaranya Jabatan Perangkaan Negeri Melaka dan juga Majlis Daerah Segamat. Mereka menjadikan GIS MPJ sebagai salah satu tempat / platform untuk pembelajaran dan pertukaran idea. (Rujuk Lampiran 7)

Melalui projek ini juga, MPJ telah mendapat pengiktirafan dengan memenangi Anugerah Geospatial Kebangsaan 2016 bersempena Simposium Maklumat Geospatial Kebangsaan Ke-7 yang telah diadakan di Pusat Konvensyen Antarabangsa Putrajaya (PICC) pada 8 dan 9 Ogos 2016. Projek GIS MPJ telah menerima Anugerah MyGDI Kebangsaan di bawah kategori Pihak Berkuasa Tempatan. (Rujuk Lampiran 8)

17. Penutup

Projek GIS MPJ secara keseluruhannya memberi impak positif kepada sistem penyampaian dan perkhidmatan MPJ secara keseluruhannya. Disamping mengurangkan kos pengurusan, projek ini juga dilihat banyak membantu dalam proses membuat keputusan. Selain itu, produktiviti jabatan juga turut meningkat dengan kecekapan sistem yang ada. Kolaborasi antara jabatan dalaman MPJ mewujudkan semangat kerja secara berpasukan dan komitmen pegawai dari peringkat pengurusan sehinggalah ke peringkat bawahan. Ini secara tidak langsung dapat membentuk satu data centre yang lengkap tanpa perlu mengeluarkan kos yang tinggi untuk pembelian sesuatu sistem daripada pihak luar. Pihak MPJ akan terus berusaha untuk mengemaskini dan menaiktaraf sistem yang ada mengikut teknologi terkini dengan mewujudkan aplikasi dalam talian bagi projek ini di masa akan datang.

majlis perbandaran jasin anugerah inovasi ket ua...

Documents