fail meja - norlia (update) (1)

BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASIPEJABAT PENDAFTAR

ISI KANDUNGAN FAIL MEJA 1. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT 2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT 3. CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT 4. CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 5. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN 6. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 7. PROSES KERJA 8. CARTA ALIRAN KERJA 9. SENARAI SEMAK 10. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN 11. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 12. SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 13. NORMA KERJA 14. SENARAI TUGAS HARIAN

2

1.0 VISI, MISI, PERANAN DAN OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

VISI

Peneraju kecemerlangan pentadbiran dan pengurusan yang bercirikan keusahawanan selaras dengan aspirasi Universiti.

MISI

Untuk menjadi sebuah pusat yang cekap dalam Pentadbiran, Sumber Manusia dan Pengurusan Maklumat untuk memenuhi keprluan pelanggan.

PERANAN

a. Menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia, akademik dan pentadbiran umum di Universiti.

b. Bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pelantikan, kuasa, kewajipan, saraan dan skim perkhidmatan pekerja Universiti.

c. Bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan sumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am di Universiti dengan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran berkaitan.

d. Bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yang melibatkan universiti dan kepentingan universiti.

e. Melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah dan Peraturan.

f. Bertindak sebagai pusat pengurusan maklumat bagi mengumpul dan menganalisa semua maklumat berkaitan dengan kakitangan dalam membantu Universiti membuat keputusan terhadap sesuatu dasar.

g. Mengurus dan memastikan segala aspek kebajikan staf dititikberatkan.

3

OBJEKTIF KUALITI

i. Meningkatkan prestasi pentadbiran Universiti melalui budaya korporat untuk menyediakan penyelesaian pentadbiran yang cekap, berkesan dan professional.

ii. Menjamin maklumat dan rekod sentiasa bersepadu, lengkap, tepat dan selamat.

iii. Memastikan kawalan keselamatan kampus sentiasa cemerlang.

iv. Menjamin perkhidmatan pengurusan akademik yang cekap dan berkesan mengikut skima jaminan kualiti.

v. Prihatin terhadap kebajikan staf.

vi. Penggerak kepada program pemasaran Universiti.

4

2.0 OBJEKTIF BAHAGIAN

OBJEKTIF

1. Membantu dalam hal ehwal governan dan Universiti.

2. Menguruskan hal ehwal keurusetiaan mesyuarat dan aktiviti utama Universiti.

3. Menyediakan pengurusan perkhidmatan am pejabat (mel Universiti, tempahan tiket, percetakan, pakaian seragam dan lain-lain) dan kebajikan staf.

4. Menyemak, mengemaskini dan mengeluarkan pekeliling/ panduan/ peraturan/ proses kerja kepada semua staf dalam bentuk edaran surat/ emel dan juga hebahan dalam portal/ laman web Universiti.

5

3.0 CARTA ORGANISASI JABATAN

6

3.0 CARTA ORGANISASI JABATAN (KEDUDUKAN PEGAWAI)

8

5.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN STAF DENGAN STAF LAIN

Tugas Pegawai Atasan Yang

Ada HubunganTugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Staf-staf Lain Yang Ada

Hubungan Serta Jenis Hubungan

Tandatangan Pendaftar:- ______________________________& Cop Rasmi

9

6.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

6.1 AKTIVITI : Pentadbiran Am

1. Hadir bertugas sebelum jam 8.30 pagi dan pulang jam 5.30 petang pada setiap hari Ahad-Rabu/4.00 petang pada hari Khamis (WP3).

2. Permohonan cuti perlu dibuat secara on-line tiga hari sebelum mula bercuti.

3. Mana-mana staf yang ingin melakukan kerja lebih masa harus dikeluarkan surat arahan bertugas.

4. Permohonan cuti gantian staf adalah tertakluk kepada Peraturan Universiti yang digunapakai.

5. Rawatan klinik panel dibenarkan di semua klinik panel yang dibenarkan oleh Universiti. Jenis rawatan adalah tertakluk kepada Skim Perubatan UMK. Surat Jaminan Perubatan (GL) perlu dipohon dari BPO, Pejabat Pendaftar sekiranya ingin mendapatkan rawatan di hospital kerajaan (jika perlu bergantung kepada jenis penyakit/masuk wad).

6. Rawatan pergigian dibenarkan di mana-mana klinik gigi swasta dengan had maksima RM200.00 (staf dan tanggungan). Rawatan yang dibenarkan ialah tampal, cabut dan scaling.

7. Perlu berpakaian Baju Batik (Ahad & Khamis) dan Baju Korporat (Rabu).

8. Tidak membenarkan mana-mana staf untuk menyimpan wang di pejabat melainkan staf yang menguruskan WPR.

6.2 AKTIVITI : Kewangan

1. Mengetahui dan memahami prosedur peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Universiti dari masa ke semasa seperti berikut:

a. Had dan tujuan pemakaianb. Kuasa membelanjakan wang Universitic. Tanggungjawab Pengarah dan Pegawai Pengawal atas

perbelanjaan dan peraturand. Larangan memecah kecil perolehan e. Buku Votf. Perbelanjaan tidak boleh melebihi peruntukang. Perolehan mengikut kelulusanh. Barang-barang tidak boleh diguna dan cara pelupusan

2. Melaporkan kehilangan wang atau aset jabatan

10

6.3 AKTIVITI: Kerahsiaan

Mesyuarat Utama Universiti – LPU dan JPU

1. Memastikan bahan-bahan mesyuarat seperti kertas kerja, minit mesyuarat, fail mesyuarat dan apa jua percetakan untuk tujuan mesyuarat disimpan di tempat yang tidak terdedah (sulit) dan khas (berkunci).

6.4 AKTIVITI : Penganjuran Program oleh BPO

1. Protokol dalam susunan kerusi di atas pentas dan di bawah berdasarkan senarai tetamu VIP

2. Lagu Negaraku dan Terbilang UMK mempunyai lirik3. Pakaian yang bersesuaian menghadiri majlis

6.5 AKTIVITI : Latihan Staf /Kursus /Seminar (Anjuran Dalam/luar)

1. Permohonan menghadiri latihan di dalam negara mestilah dikemukakan ke Bahagian Pembangunan Modal Insan, Pejabat Pendaftar dalam (1) salinan selewat-lewatnya dua minggu (2) sebelum tarikh berkursus/bengkel dengan borang permohonan menghadiri kursus yang lengkap diisi dan ditandatangani Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa meluluskan.

2. Permohonan menghadiri latihan rasmi di luar negara (yang tertakluk kepada negara-negara yang dibenarkan oleh Kerajaan Malaysia) mestilah mendapatkan kelulusan Naib Canselor dengan menyertakan dokumen-dokumen berikut:

3. 2 salinan Borang A - Menghadiri Persidangan, Seminar dan Lawatan Rasmi Ke Luar Negara yang lengkap diisi dan ditandatangani oleh pemohon dan Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa meluluskan;(i) Risalah atau surat jemputan daripada penganjur;(ii) Kertas kerja untuk pembentangan dan maklumat persidangan/seminar (jika berkenaan);(iii)Pengesahan bantuan kewangan yang diterima daripada agensi luar sekiranya berkenaan.

4. Permohonan menghadiri latihan di luar negara mestilah dikemukakan oleh pemohon ke Pejabat Naib Canselor empat (4) minggu sebelum tarikh berlepas ke luar negara.

5. Calon hendaklah mengemukakan satu laporan (mengikuti latihan) kepada Bahagian Pembangunan Modal Insan, Pejabat Pendaftar selewat-lewatnya empat (4) minggu selepas tarikh tamat latihan beserta dengan salinan surat tawaran, atur cara latihan, salinan kertas kerja dan borang kelulusan oleh Naib Canselor.

11

7.0 PROSES KERJA

Bil

.

Proses Kerja Berdasarkan Senarai Tugas

1 Proses Kerja Pengurusan Tempahan Tiket Kapal Terbang

2 Proses Kerja Pembekalan dan Perolehan Pakaian Seragam dan Kasut Staf

3 Proses Kerja Tempahan Letterhead PTJ

4 Proses Kerja Tempahan Kad Nama Staf

5 Proses Kerja Pengurusan Kredit Mesin Franking

6 Proses Kerja Pengurusan Sistem Mel Universiti

i. Mel Universiti (Surat Masuk)

ii. Mel Universiti (Surat Keluar)

iii. Mel Universiti (Surat Masuk Secara Pos Laju/Berdaftar/Kurier)

iv. Mel Universiti (Surat Keluar Secara Pos Laju/Berdaftar/Kurier)

7 Proses Kerja Pengurusan Sistem Fail Universiti

i. Pengwujudan Kod Jabatan/PTj

ii. Pengwujudan Kod Borang-Borang Jabatan/PTj

8 Proses Kerja Penyeliaan Kenderaan Jabatan

9 Proses Kerja Pengurusan Pembelian Akhbar Harian

10 Proses Kerja Pengurusan Tempahan Makanan & Minuman

11 Proses Kerja Pengurusan Cuti Staf

12 Proses Kerja Pengurusan Sijil Cuti Sakit Staf

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGURUSAN TEMPAHAN TIKET KAPAL TERBANG

MATLAMAT : MENYELARAS PROSES TEMPAHAN TIKET KAPALTERBANG YANG DIBUAT

BAGI MEMASTIKAN TEMPAHAN DIBUAT MENGIKUT PROSEDUR

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/dirujuk

Punca Kuasa/ Borang Berkaitan Susur Masa

1. Menerima borang permohonan beserta surat arahan bertugas dan borang pergerakan dari Fakulti/PTj. Borang permohonan UMK.B02/BPO/26/2008 boleh dimuat-turun dari portal UMK di alamat (http://ecomm.umk.edu.my/) dengan memasuki Files Library (Bahagian Pembangunan Organisasi)

Pen Pendaftar Kanan

Pekeliling Pentadbiran Universiti

Mesyuarat Jawatankuasa

Eksekutif

Dari masa ke semasa

2. Menyemak kelayakan pemohoni. Permohonan Dalam Negeri

a) Kelas PerniagaanKategori 1 (Gred 53 dan ke atas)

b) Kelas EkonomiKategori 2 (Gred 1 – 52)

ii. Permohonan Luar Negeria) Kelas Pertama

Kategori 1 (Gred Utama A dan ke atasb) Kelas Perniagaan

Kategori 1 (Gred 53 dan ke atas)c) Kelas Ekonomi

Kategori 2 (Gred 1 – 54)

Pen Pendaftar Kanan

3. Merekod butiran tempahan (MAS/Air Asia/Firefly) Pen Pendaftar Kanan4. Menelefon/emel butiran tempahan kepada agen

yang dilantik untuk tujuan penempahan tiket Pen Pendaftar Kanan

5. Memaklum/mengesahkan tempahan kepada Fakulti/Bahagian/PTj Pen Pendaftar Kanan

6. Menguruskan pengeluaran waran Syarikat Penerbangan/Malaysian Airline System (MAS) Pen Pendaftar Kanan

7. Penerimaan tiket secara emel Pen Pendaftar Kanan8. Penyerahan tiket kepada staf berkenaan secara

emel Pen Pendaftar Kanan

9. Menyediakan butiran tempahan beserta jumlah untuk dikepilkan bersama waran Pen Pendaftar Kanan

10. Memfailkan maklumat sementara menunggu inbois yang dihantar oleh MAS Pen Pendaftar Kanan

11. Menerima inbois dari Syarikat Penerbangan/MAS dan cop tarikh terima Pen Pendaftar Kanan

12. Menyemak nombor waran dan jumlah yang dituntut berdasarkan maklumat di perkara 9 Pen Pendaftar Kanan

13. Mendapatkan pengesahan pegawai untuk tujuan pembayaran Pen Pendaftar Kanan

14. Membuat salinan inbois dan e-tiket dan menghantar dokumen asal ke Jabatan Bendahari untuk tujuan pembayaran

Pen Pendaftar Kanan

15. Memfailkan salinan dokumen untuk rujukan Pen Pendaftar Kanan

http://ecomm.umk.edu.my/

CARTA ALIR PROSES PELAKSANAAN PENGURUSAN TEMPAHAN TIKET KAPAL TERBANG

MULA

Terima borang permohonan, surat arahan bertugas dan borang pergerakan

Merekod butiran tempahan Merekod butiran tempahan

TIADA PERUBAHANADA PERUBAHAN

Sediakan maklumat tempahan harian beserta jumlah untuk dikepilkan bersama waran

Penyerahan tiket kepada PTJ/penama secara emel

Memaklumkan penggunaan no. waran MAS/invois kepada ajen

Penerimaan tiket secara emel dan semak maklumat

Terima invois, cop tarikh terima dan semak jumlah yang dituntut

Failkan maklumat sementara menunggu invois dan waran diterima

Buat salinan inbois dan e-tiket dan hantar dokumen asal ke Jabatan Bendahari

Mendapatkan pengesahan pegawai untuk tujuan pembayaran

TAMAT

Memfailkan salinan dokumen untuk rujukan yang dituntut

Menelefon/emel kepada ajen untuk tujuan tempahan/perubahan tiketMemaklumkan/mengesahkan butiran tempahan kepada PTJ/penama Penambahan/perubahan tiket

PROSES KERJA

AKTIVITI : PROSES PEMBEKALAN DAN PEROLEHAN PAKAIAN SERAGAM DAN KASUT STAFi) Perolehan Pakaian Seragam Stafii) Perolehan Kasut Staf

MATLAMAT : MEMBEKAL PAKAIAN SERAGAM KEPADA STAF SOKONGAN YANG LAYAK (MENGIKUT ARAHAN KERAJAAN). BAGI TUJUAN KEKEMASAN DAN PENAMPILAN SERTA KESELAMATAN

Aktiviti 1 : Perolehan Uniform Staf

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk

Punca Kuasa/Borang

BerkaitanSusur Masa

1. BPO menghantar surat kepada PTj bagi mendapatkan bilangan staf yang layak mendapatkan pakaian seragam

Pen. Pendaftar Kanan

Pekeliling Perbendaharaan

Bil.6 Tahun 2002

Empat (4) bulan

2. PTj menghantar senarai nama yang diminta kepada BPO Pen. Pendaftar Kanan

3. BPO menyediakan ringkasan nama staf dan jawatan untuk tujuan sebut harga


4. BPO mengeluarkan surat tawaran sebut harga kepada 3 - 5 pembekal yang lengkap dengan spesifikasi pakaian yang hendak ditempah


5. Menghubungi pembekal yang dipilih untuk datang ke UMK bagi mengambil ukuran saiz badan staf setelah mendapat pesanan tempatan (LO) daripada Jabatan Bendahari


6. Menerima pakaian yang siap dijahit dari pembekal beserta LO, nota hantaran dan inbois


7. Menyemak kuantiti dan kualiti pakaian yang dihantar oleh pembekal adalah sama dengan kuantiti dan kualiti yang ditempah


8. Menghubungi PTj untuk memaklumkan kepada staf di bahagian masing-masing supaya datang ke BPO untuk mengambil pakaian yang telah siap


9. Merekod maklumat penyerahan pakaian kepada staf Pen. Pendaftar Kanan

Aktiviti 2 : Perolehan Kasut Staf

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Punca Kuasa Susur Masa

1. BPO menghantar surat kepada PTj bagi mendapatkan bilangan staf dan saiz kasut


Pekeliling Kontrak

Perbendaharaan Bil. 21

Tahun 1999Satu (1) bulan

2. PTj menghantar senarai nama yang diminta kepada BPO Pen. Pendaftar Kanan

3. BPO menyediakan ringkasan nama staf, jawatan dan saiz kasut untuk tujuan sebut harga kepada pembekal tunggal iaitu Syarikat Sepatu Timur Sdn.Bhd


4. BPO membuat tempahan kasut setelah mendapat pesanan tempatan (LO) daripada Jabatan Bendahari


5. Menerima kasut dari pembekal beserta LO, nota hantaran dan inbois Pen. Pendaftar Kanan

6. Menyemak kuantiti dan saiz kasut yang dihantar oleh pembekal adalah sama dengan kuantiti dan saiz yang ditempah


7. Menghubungi PTj untuk memaklumkan kepada staf di bahagian masing-masing supaya datang ke BPO untuk mengambil kasut yang diterima dari pembekal


8. Merekod maklumat penyerahan kasut kepada staf Pen. Pendaftar Kanan

CARTA ALIR PROSES PEROLEHAN PAKAIAN SERAGAM STAF

AKTIVITI 1: Perolehan Uniform Staf

MULA

Senarai nama diterima daripada PTj

Surat dihantar kepada PTj

Sediakan ringkasan nama dan jawatan

Sediakan proses sebut harga

Berhubung dengan Pembekal

Pakaian siap diterima berserta L/O

PTj dihubungi untuk proses edaran

Maklumat direkodkan

Kuantiti dan kualiti disemak (mengikut spesifikasi yang ditetapkan)

TAMAT

TIDAK

YA

Terima LO daripada Pejabat Bendahari

TIDAK

KETERANGAN

1. Pembelian pakaian seragam untuk Juruteknik, Pembantu Makmal, Pengawal Keselamatan, Pemandu Kenderaan, Pembantu Am Pejabat, Jururawat, Tukang dan Pembantu Rendah Awam

2. Jumlah baju dan seluar yang dibekalkan adalah seperti berikut :

PAP - 3 helai baju, 3 helai seluarPengawal Keselamatan - 3 helai baju, 3 helai seluarJururawat - 3 helai baju, 3 helai seluarPemandu - 3 helai baju dan 3 helai seluar dan 1 helai jaketJuruteknik - 3 helai baju dan 3 helai seluarTukang - 3 helai baju dan 3 helai seluarPembantu Rendah Awam - 3 helai baju dan 3 helai seluar

AKTIVITI 2: Perolehan Kasut Staf

MULA

Senarai nama diterima daripada PTj

Surat dihantar kepada PTj

Sediakan ringkasan nama dan jawatan

Kasut siap diterima berserta L/O

PTj dihubungi untuk proses edaran

Maklumat direkodkan

Semak kuantiti dan kualiti kasut (mengikut spesifikasi yang ditetapkan)

TAMAT

TIDAK

Terima LO daripada Pejabat Bendahari

Berhubung dengan Pembekal untuk membuat tempahan

Sediakan proses sebut harga (Pembekal Tunggal)

YA

YA

TIDAK

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGURUSAN TEMPAHAN LETTERHEAD PTJ DAN URUSAN PEMBAYARAN

MATLAMAT : MENYELARAS PROSES TEMPAHAN LETTERHEAD DI BUAT SECARA SERAGAM

DAN MENGIKUT PROSEDUR Bil. Proses Kerja Pegawai Yang

Meluluskan/dirujukPunca Kuasa/Borang

Berkaitan Susur Masa

1Terima permohonan daripada

PTJ/Fakulti/bahagian yang memerlukan.Penolong Pendaftar

Kanan

Mesyuarat Utama Universiti

Berterusan

2.Sediakan maklumat tempahan

seperimana yang dikehendakiPenolong Pendaftar

Kanan

3.Emelkan maklumat tempahan kepada

pembekalPenolong Pendaftar

Kanan

4.Terima draf untuk semakan

PTJ/Fakulti/bahagianPenolong Pendaftar

Kanan

5.Jika ok/ada pembetulan, maklumkan

melalui telefon/emel kepada pembekal Penolong Pendaftar

Kanan

6.Terima letterhead yang telah siap dicetak

beserta inbois dan nota hantaranPenolong Pendaftar

Kanan

7.Semak jumlah/kuantiti yang diterima dan

jumlah tuntutan yang dikemukakanPenolong Pendaftar

Kanan

8. Serah kepada PTJ/Fakulti/bahagian Penolong Pendaftar Kanan

9.Cop tarikh terima, cop besar pada inbois

dan sediakan borang pesanan belianPenolong Pendaftar

Kanan

10.Dapatkan tandatangan pegawai pada

borang pesanan belian dan inboisPenolong Pendaftar

Kanan

11. Fotokopi semua maklumat Penolong Pendaftar Kanan

12

Hantar salinan asal ke Pej Bendahari

untuk tujuan pembayaran kepada

pembekal

Penolong Pendaftar Kanan

13.Simpan salinan fotokopi dalam fail induk

jabatanPenolong Pendaftar

Kanan

CARTA ALIR : Percetakan Letterhead dan Urusan Pembayaran

MULA

Terima permohonan dan sediakan maklumat tempahan

Emel/maklumkan maklumat tempahan kepada pembekal

Terima draf untuk semakan PTJ/Fakulti/bahagian

ok/ada pembetulan, maklumkan kepada pembekal

Terima letterhead yang telah siap dicetak beserta inbois dan nota hantaran.

Semak jumlah/kuantiti yang diterima dan jumlah tuntutan yang dikemukakan.

Serah kepada kepada PTJ/Fakulti/bahagian

Cop tarikh terima, cop besar pada inbois dan sediakan borang pesanan belian.

Dapatkan tandatangan pegawai pada borang pesanan belian dan inbois.

Fotokopi semua maklumat.

Hantar salinan asal ke Pej Bendahari untuk tujuan pembayaran kepada pembekal.

Simpan salinan fotokopi dalam fail induk jabatan.

SELESAI

TIDAKYA

20

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGURUSAN TEMPAHAN KAD NAMA STAF DAN URUSAN PEMBAYARAN

MATLAMAT : MENYELARAS PROSES TEMPAHAN KAD NAMA DI BUAT SECARA SERAGAM DAN MENGIKUT PROSEDUR


Punca Kuasa/Borang Berkaitan Susur Masa

1 Terima permohonan daripada ketua unit/bahagian


Pekeliling Perbendaharaan bil 8

Tahun 2011 – Kemudahan Kad

Nama

1 hari

2Sediakan maklumat tempahan

sepertimana yang dikehendakiPenolong Pendaftar

Kanan 1 hari

3Emelkan maklumat tempahan kepada


Kanan 1 hari

4Terima draf untuk semakan ketua

unit/bahagianPenolong Pendaftar

Kanan

1 hari

5Jika ada pembetulan, maklumkan kepada


Kanan

1 hari

6Terima kad yang telah siap dicetak

beserta inbois dan nota hantaranPenolong Pendaftar

Kanan

1 hari

7Semak jumlah/kuantiti yang diterima dan

jumlah tuntutan yang dikemukakanPenolong Pendaftar

Kanan

1 hari

8 Edar kad kepada penama Penolong Pendaftar Kanan

1 hari

9Cop tarikh terima, cop besar pada inbois

dan sediakan borang pesanan belianPenolong Pendaftar

Kanan

1 hari

10Dapatkan tandatangan pegawai pada

borang pesanan belian dan inboisPenolong Pendaftar

Kanan

1 hari

11 Fotokopi semua maklumat Penolong Pendaftar Kanan

1 hari

12

Hantar salinan asal ke Pej Bendahari

untuk tujuan pembayaran kepada

pembekal


1 hari

13Simpan salinan fotokopi dalam fail induk

jabatanPenolong Pendaftar

Kanan

1 hari

CARTA ALIR : TEMPAHAN KAD NAMA STAF DAN URUSAN PEMBAYARAN

MULA

Terima permohonan dan sediakan maklumat tempahan

Emel/maklumkan maklumat tempahan kepada pembekal

Terima draf untuk semakan ketua unit/bahagian

ok/ada pembetulan, maklumkan kepada pembekal

Terima kad yang telah siap dicetak beserta inbois dan nota hantaran.


Edar kad kepada penama






SELESAI

TIDAKYA

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGURUSAN KREDIT MESIN FRANKING

MATLAMAT : MEMASTIKAN KREDIT SETEM SENTIASA MENCUKUPI UNTUK URUSAN PENGEPOSAN SURAT MENYURAT RASMI UNIVERSITI


Punca Kuasa/Borang


1. Semak baki kredit Pen. Pendaftar Kanan

Sistem MelUniversiti (2007)

1 hari2. Sediakan borang Permohonan Pembelian (RO) Pen. Pendaftar Kanan

3. Terima Local Order (LO) dan pos kepada Pejabat Pos Besar Kuala Lumpur Pen. Pendaftar Kanan 3 hari

4. Telefon Pejabat Pos Besar Kuala Lumpur untuk memastikan LO telah diterima dan permohonan kredit telah diluluskan Pen. Pendaftar Kanan

1 hari5. Proses mengkreditkan (RM) kedalam mesin

yang berkenaan Pen. Pendaftar Kanan

6. Semak dan print baki kredit terkini dan rekodkan Pen. Pendaftar Kanan

7. Terima LO dan inbois daripada Pej Pos KL Pen. Pendaftar Kanan

1 hari8. Cop tarikh terima dan cop besar pada inbois Pen. Pendaftar Kanan

9. Dapatkan tandatangan pegawai pada LO dan inbois Pen. Pendaftar Kanan

10. Fotokopi semua maklumat dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk tujuan pembayaran Pen. Pendaftar Kanan

1 hari11. Failkan salinan untuk rekod Pen. Pendaftar Kanan

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN KREDIT MESIN FRANKING

MULA

Sediakan borang RO

Semak baki kredit

Cop tarikh terima dan cop besar pada inbois dan dapatkan tandatangan pegawai

Terima Pesanan Tempatan (LO) dan poskan kepada Pejabat Pos Besar Kuala Lumpur

Telefon Pejabat Pos Besar Kuala Lumpur untuk memastikan LO telah diterima dan permohonan kredit telah diluluskan

Kreditkan jumlah (RM) kedalam mesin

SELESAI

Rekod baki kredit terkini

Terima LO dan inbois *

Fotokopi semua maklumat dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk tujuan pembayaran

Failkan salinan untuk rekod

YA

TIDAK

24

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGURUSAN SISTEM MEL UNIVERSITIi) Mel Universiti (surat masuk)ii) Mel Universiti (surat keluar)iii) Mel Universiti (Surat Masuk Secara Pos Laju/Berdaftar/Kurier)iv) Mel Universiti (Surat Keluar Secara Pos Laju/Berdaftar/Kurier)

MATLAMAT : MENGURUSKAN PENGHANTARAN SURAT MENYURAT DALAMAN DAN LUARAN SECARA BERSISTEMATIK

Aktiviti 1: Mel Universiti (surat masuk)


Punca Kuasa/Borang

BerkaitanSusur Masa

1. Mengambil surat-surat daripada pejabat pos Penolong Pendaftar

Kanan

Sistem Mel Universiti

1 hari (sesi pagi dan sesi

petang)

2. Mengesahkan penerimaan bilangan surat daripada karung berkunci di pejabat pos


3. Mengasingkan surat-surat mengikut PTj Penolong Pendaftar Kanan

4. Masukkan ke dalam pigeon hole di kaunter BPO Penolong Pendaftar

Kanan

5. Wakil PTj datang untuk mengambil, merekod dan mengesahkan penerimaan surat untuk PTj masing-masing


* Karung berkunci merupakan beg untuk mengisi surat-menyurat dan sentiasa berkunci. Kunci akan dipegang oleh dua (2) orang staf (staf Pejabat Pos dan staf UMK).

* Karung berkunci disewa secara tahunan dengan bayaran RM50.00 setahun* No Karung/Beg Berkunci UMK ialah :

i. Karung Berkunci 36 – Kampus Kotaii. Beg Berkunci No 1 – Kampus Bachokiii. Beg Berkunci No 101 – Kampus Jeli

Aktiviti 2: Mel Universiti (surat keluar)


Punca Kuasa/Borang

BerkaitanSusur Masa

1. Menerima surat-surat daripada PTj yang dihantar ke kaunter atau pejabat BPO



1 hari (sesi pagi dan sesi

petang)

2. Menyemak/menyisih surat yang akan dihantar mengikut peraturan yang telah ditetapkan

Nota : No rujukan fail mestilah di tulis dipenjuru atas sebelah kiri sampul surat


3. Mengecop setem/franking surat-surat Penolong Pendaftar Kanan

4. Merekod jumlah surat-surat yang telah dicop setem/franking. Penolong Pendaftar

Kanan

5. Mengisi Borang Doket Pengeposan Franking untuk menyatakan baki penggunaan kredit mesin franking


6. Menghantar surat-surat ke pejabat pos untuk diposkan Penolong Pendaftar

Kanan

7. Failkan Borang Doket Pengeposan Franking Penolong Pendaftar

Kanan

Nota : Terdapat tiga (3) unit mesin franking di UMK iaitu satu (1) unit di Kampus Kota, satu (1) unit di Kampus Bachok dan satu (1) unit di Kampus Jeli

Aktiviti 3: Mel Universiti (Surat Masuk Secara Pos Laju/Berdaftar/Kurier)


Punca Kuasa/Borang

BerkaitanSusur Masa

1. Menerima surat-surat/surat berdaftar/ bungkusan daripada Pos Malaysia Berhad/Syarikat Kurier yang berdaftar



Satu (1) hari

2. Merekod penerimaan Penolong Pendaftar Kanan

3. Memaklumkan kepada wakil PTj untuk datang mengambil surat-surat kurier/surat berdaftar/bungkusan di kaunter BPO atau BPO akan memasukkan kedalam pigeon hole PTj


Aktiviti 4: Mel Universiti (Surat Keluar Secara Pos Laju/Berdaftar/Kurier)


Punca Kuasa/Borang

BerkaitanSusur Masa

1. Menerima surat/bungkusan beserta borang pos harian dan borang permohonan pos laju (UMK.B02/BPO/15/2008) daripada PTj yang boleh dimuat-turun dari portal UMK di alamat (http://ecomm.umk.edu.my/) dengan memasuki Files Library (Bahagian Pembangunan Organisasi).


Sistem Mel Universiti Satu (1) hari

2. Menyemak/menyisih surat yang dihantar adalah mengikut peraturan yang ditetapkan


3. PTj mengisi slip penghantaran secara pos laju

Nota : Memastikan alamat lengkap dan no. telefon penerima ditulis dengan jelas di dalam slip penghantaran.


4. BPO menyimpan salinan slip bersama-sama borang permohonan untuk tujuan semakan (jika tersalah alamat/penerima tidak dapat dihubungi)


5. Memastikan surat/bungkusan diambil oleh syarikat pos laju/kurier mengikut jadual yang ditetapkan



CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN SISTEM MEL UNIVERSITI

AKTIVITI 1 (SURAT MASUK)

MULA

Surat diambil daripada Pejabat Pos

Sahkan penerimaan bilangan surat

Surat disisihkan mengikut PTj

Staf PTj datang ambil di kaunter BPO

TAMAT

TIDAK

YA

KETERANGAN

BPO melaksanakan shif pengambilan dan penghantaran surat mengikut masa seperti berikut:i. 8.30 pagiii. 2.30 petang

Segala urusan berkaitan pengambilan, penerimaan, rekod dan pengedaran dilaksanakan mengikut tempoh seperti di atas.

Masukkan ke dalam pigeon hole PTj

AKTIVITI 2 (SURAT KELUAR)

MULA

Terima surat daripada PTj

Cop setem dan franking

Menyisihkan surat mengikut PTj

Rekod jumlah

TAMAT

Hantar surat ke Pejabat Pos

Failkan borang Doket

TIDAKYA

Isi borang doket dan nyatakan baki kredit

AKTIVITI 3 SURAT MASUK SECARA POS LAJU/ BERDAFTAR/ KURIER

MULA

Terima surat/ surat berdaftar/ kurier daripada Pejabat Pos

Maklum kepada PTj/masukkan dalam pigeon hole

Rekod penerimaan

TAMAT

TIDAK

YA

Staf PTj datang ambil di kaunter BPO

AKTIVITI 4 SURAT KELUAR SECARA POS LAJU/ BERDAFTAR/ KURIER

Mengisi slip penghantaran

Semak/sisih surat

TAMAT

Pastikan surat/bungkusan diambil oleh syarikat pos laju/kurier

TIDAK

Terima surat/bungkusan

MULA

YA

BPO simpan salinan slip bersama-sama borang permohonan

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGURUSAN SISTEM FAIL

MATLAMAT : MEREKOD DAN MENDOKUMENTASIKAN SURAT MENYURAT DALAM SISTEM FAIL SECARA BERSISTEMATIK


Punca Kuasa/Borang

BerkaitanSusur Masa

1. Menerima surat dari PTj/organisasi luar Pen. Pendaftar Kanan

Sistem FailUniversiti (2007)

Berterusan

2. Menyemak, cop tarikh penerimaan dan merekod surat-surat yang diterima Pen. Pendaftar Kanan

3. Menyemak kategori surat samada bertaraf suratan rasmi (biasa) atau suratan rahsia rasmi (sulit, terhad, rahsia atau rahsia besar) Pen. Pendaftar Kanan

4. Mengenalpasti fail dan warna fail:i) warna putih (biasa/ terbuka), ii) warna hijau (sulit)iii) warna putih tercatat perkataan terhad pada

kulit fail (terhad)iv) warna pink (rahsia)v) warna kuning (rahsia besar)


5.

.

Memasukkan surat ke dalam fail berdasarkan kod di bawah:

i) 100 – Pentadbiranii) 200 – Bangunan dan Hartaiii) 300 – Kelengkapan dan Bekalaniv) 400 – Kewanganv) 500 – Perjawatan/Perkhidmatan vi) 600– Fungsi utama hal ehwal Akademik


6. Mencatatkan nombor kandungan surat dalam kertas minit (dakwat merah untuk surat masuk dan dakwat biru/hitam untuk surat keluar) Pen. Pendaftar Kanan

7. Memastikan fail diedar kepada pegawai yang memerlukan Pen. Pendaftar Kanan

8. Setelah tindakan diambil, fail disimpan semula di tempat yang telah ditetapkan mengikut peraturan yang telah ditetapkan Pen. Pendaftar Kanan

Nota : Pengkelasan Fail

warna putih (biasa/ terbuka) – boleh digunakan oleh semua orang

warna hijau (sulit)- Didedahkan tidak membahayakan tetapi memudaratkan kepentingan atau menyusahkan

kepada pentadbiranContoh : Laporan perisikan biasa dan maklumat yang memberi faedah kewangan jika

terdedah.

warna putih tercatat perkataan terhad pada kulit fail (terhad)- Maklumat-maklumat/dokumen-dokumen rasmi/bahan-bahan yang lain daripada yang

diperingkatkan dengan peringkat yang lebih tinggi tarafnya tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan dan keselamatanContoh : Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan dan Perintah dan Arahan Biasa Jabatan

warna pink (rahsia)- Membahayakan Keselamatan Negara dan menyebabkan kerosakan besar kepada

kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada kuasa asingContoh : Arahan penting untuk Perwakilan Malaysia dan Negara Asing

warna kuning (rahsia besar) - Jika terdedah akan menyebabkan kerosakan yang besar kepada Malaysia

Contoh : Kertas Jemaah Menteri, Surat Menyurat dengan negara asing berhubung perdagangan dan pertahanan yang penting

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN SISTEM FAIL

MULA

Semak, cop tarikh penerimaan dan merekod surat-surat yang diterima

Terima surat dari PTj/ organisasipenerimaan surat

Semak kategori surat

Kenal pasti warna fail

Pilih warna yang telah disarankan

Masukkan surat ke dalam fail mengikut kod nombor

Catat nombor kandungan surat dalam kertas minit

Fail diedarkan kepada pegawai yang memerlukan

Tindakan diambil dan fail disimpan

TAMAT

YA

TIDAK

TIDAK

TIDAK

YA

YA

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGWUJUDAN KOD JABATAN/PTJ

MATLAMAT : MEREKOD DAN MENYIMPAN DATA KOD JABATAN/PTJ SECARA TERSUSUN DAN SISTEMATIK


Punca Kuasa/Borang


1. Menerima permohonan dari PTJ/kelulusan mesyuarat utama universiti Pen. Pendaftar Kanan

Sistem FailUniversiti (2007)

Berterusan

2. Menyemak rekod permohonan Setuju – terima Tak setuju – semak semula dengan PTj

(untuk penambahbaikan atau sebaliknya)


3. Merekod permohonan Pen. Pendaftar Kanan

4. Update data permohonan dalam sistem IMS Pen. Pendaftar Kanan

5. Memaklum kepada PTj yang berkenaan Pen. Pendaftar Kanan

CARTA ALIR PROSES PENGWUJUDAN KOD JABATAN/PTJ

MULA

Semak rekod permohonan

Terima permohonan dari PTj

Merekod permohonan

Update data dalam sistem IMS

Memaklum kepada PTJ

SELESAI

37

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGWUJUDAN KOD BORANG-BORANG PTJ

MATLAMAT : MEREKOD DAN MENYIMPAN MAKLUMAT PENGWUJUDAN KOD BORANG-BORANG PTJ SECARA TERSUSUN DAN SISTEMATIK


Punca Kuasa/Borang


1. Menerima permohonan dari PTj Pen. Pendaftar Kanan

Mesyuarat Utama Universiti Berterusan

2. Menyemak rekod permohonan (permohonan baru/pindaan) Pen. Pendaftar Kanan

3. Merekod/mengkodkan permohonan Pen. Pendaftar Kanan

4. Emelkan semula borang yang telah dikodkan kepada pemohon Pen. Pendaftar Kanan

CARTA ALIR PROSES PENGWUJUDAN KOD JABATAN/PTJ

MULA

Semak rekod permohonan

Terima permohonan dari PTj

Merekod permohonan

Memaklum kepada PTJ

SELESAI

39

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENYELIAAN KENDERAAN JABATAN

MATLAMAT : MEMASTIKAN KENDERAAN JABATAN DISELIA DENGAN BETUL DAN MENGIKUT PERATURAN YANG TELAH DITETAPKAN


Punca Kuasa/Borang


1. Menerima kenderaan beserta kunci, kad minyak, kad kenderaan dan buku log Pen. Pendaftar Kanan

Mesyuarat Utama Universiti

-

2. Memantau kenderaan sentiasa dalam bersih dan buku log sentiasa dilengkapkan oleh PAP Pen. Pendaftar Kanan berterusan

3. Membuat laporan untuk servis berkala dan sebarang kerosakan (sekiranya ada) kepada Pejabat Infra menggunakan sistem IMS Pen. Pendaftar Kanan

1 hari

4. Failkan laporan dalam fail jabatan Pen. Pendaftar Kanan

5. Pejabat Infra mengambil kenderaan untuk diselenggara Pen. Pendaftar Kanan

3 hari6. Pejabat Infra memulangkan kenderaan setelah diselenggara Pen. Pendaftar Kanan

CARTA ALIR PROSES PENYELIAAN KENDERAAN JABATAN

MULA

Pastikan kenderaan sentiasa bersih

Terima kunci, kad minyak, kad kenderaan dan buku log

Melapor kerosakan menggunakan sistem IMS

Failkan laporan

Pejabat Infra mengambil kenderaan untuk diselenggara

SELESAI

Pejabat Infra memulangkan kenderaan setelah diselenggara

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGURUSAN PEMBELIAN AKHBAR HARIAN DAN URUSAN PEMBAYARAN

MATLAMAT : MENYELARAS PROSES PEMBELIAN DI BUAT SECARA BERTERUSANDAN MENGIKUT PROSEDUR


Punca Kuasa/Borang Berkaitan Susur Masa

1Terima akhbar harian bagi keperluan jabatan/bahagian mengikut pesanan yang dibuat

Penolong Pendaftar Kanan Setiap hari

2 Terima inbois beserta ringkasan maklumat penghantaran setiap hari


1 hari (akhir bulan yang berkenaan)

3Semak dan sediakan ringkasan jumlah/kuantiti akhbar yang diterima beserta jumlah tuntutan yang dikemukakan

Penolong Pendaftar Kanan 1 hari

4 Cop tarikh terima dan cop besar pada inbois Penolong Pendaftar Kanan

1 hari

5 Dapatkan tandatangan pegawai pada inbois Penolong Pendaftar Kanan

1 hari

6 Fotokopi semua maklumat Penolong Pendaftar Kanan

1 hari

7 Hantar salinan asal ke Pej Bendahari untuk tujuan pembayaran kepada pembekal


1 hari

8 Simpan salinan fotokopi dalam fail induk jabatan


1 hari

9Update data perbelanjaan Penolong Pendaftar

Kanan1 hari

CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN BIL AKHBAR

MULA

Terima akhbar harian

Edar kepada jabatan/bahagian

Terima inbois dan nota hantaran.







SELESAI

YA

TIDAK

PROSES KERJA

AKTIVITI : PENGURUSAN TEMPAHAN MAKANAN & MINUMAN

MATLAMAT : MEMASTIKAN PENGURUSAN TEMPAHAN MAKANAN & MINUMAN DI PERINGKAT JABATAN DIKENDALIKAN DENGAN MENGIKUT PROSEDUR YANG BETUL


Punca Kuasa/Borang

BerkaitanSusur Masa

1. Menerima permohonan untuk menempah makanan bagi sesuatu aktiviti jabatan atau mesyuarat


Mesyuarat Jawatankuasa

Eksekutif

Dari masa ke semasa

Dalam masa satu (1) hari

2. Mengisi Borang Tempahan Jamuan (UMK.B02/BPO/16/2008) yang boleh dimuat-turun dari portal UMK di alamat (http://ecomm.umk.edu.my/) dengan memasuki Files Library (Bahagian Pembangunan Organisasi)


3. Menelefon pihak pembekal bagi memaklumkan tentang tempahan makanan dan minuman yang diperlukan


5. Menghantar borang tempahan jamuan kepada pembekal


6. Menerima makanan daripada pihak pembekal Penolong Pendaftar Kanan

Dalam masa yang ditetapkan

7. Menerima inbois dan borang tempahan jamuan yang telah ditandatangani oleh pembekal


Tiga (3) hari

8. Sediakan borang pesanan belian dan dapatkan tandatangan pegawai untuk pengesahan


9. Fotokopi salinan inbois, borang pesanan belian dan borang tempahan jamuan untuk tujuan rekod


10. Menghantar semua maklumat ke Pejabat Bendahari untuk tujuan pembayaran


11. Kemaskini maklumat dan failkan salinan inbois untuk rujukan



CARTA ALIR AKTIVITI TEMPAHAN MAKANAN DAN MINUMAN

MULA

Menerima permohonan untuk menempah makanan bagi sesuatu aktiviti

jabatan atau mesyuarat

Mengisi Borang Tempahan Jamuan (UMK.B02/BPO/16/2008)

Menelefon pihak pembekal tentang tempahan makanan dan minuman yang diperlukan

Menghantar borang tempahan jamuan kepada pembekal

Menerima makanan daripada pihak pembekal

Menerima inbois dan borang tempahan jamuan yang telah ditandatangani

Sediakan borang pesanan belian dan dapatkan tandatangan pegawai untuk

pengesahan pada inbois

Fotokopi salinan inbois, borang pesanan belian dan borang tempahan jamuan

Menghantar semua maklumat ke Pejabat Bendahari

Kemaskini maklumat dan failkan salinan inbois

TAMAT

PROSES KERJA

AKTIVITI : PELAKSANAAN PENGURUSAN SIJIL CUTI SAKIT MATLAMAT : MENGESAHKAN SIJIL CUTI SAKIT


Punca Kuasa/Borang

BerkaitanSusur Masa

1. Staf mendapatkan rawatan di i) Hospital/Klinik Kerajaanii) Hospital IPTA (contoh : HUSM)iii) Klinik Panel Universiti atau Klinik

Swasta (bukan panel)iv) Lain-lain pusat perubatan berkaitan


Pekeliling Perkhidmatan

Perintah Am Bab F:

Perubatan

Skim Perkhidmatan Perubatan Staf

(SPPS) Universiti Malaysia Kelantan

Berterusan

2. Staf mendapat Sijil Cuti Sakit Pen. Pendaftar Kanan

3. Staf perlu memaklumkan kepada penyelia atau pegawai melalui telefon atau pesanan mengenai Sijil Cuti Sakit yang diperolehi (untuk kelulusan)


4. Staf mengisi borang Sijil Cuti Sakit (UMK.B02/BPO/02/2008) yang boleh dimuat-turun dari portal UMK di alamat (http://ecomm.umk.edu.my/) dengan memasuki Files Library (Bahagian Pembangunan Organisasi)


5. Sijil Cuti Sakit hendaklah diserahkan sebaik sahaja staf hadir untuk bertugas semula . Sijil Cuti Sakit berkenaan hendaklah ditampal pada borang yang disediakan


6. Borang permohonan yang telah lengkap hendaklah diserahkan kepada penyelia/pegawai untuk pengesahan


6. Kerani cuti merekodkan ketidakhadiran di dalam sistem IMS Pen. Pendaftar Kanan

7. Sijil Cuti Sakit yang telah dikemaskini dihantar kepada Bahagian Sumber Manusia (Perkhidmatan)


8. Failkan salinan ke dalam fail cuti staf di fakulti/jabatan/bahagian masing-masing Pen. Pendaftar Kanan


CARTA ALIR PROSES PELAKSANAAN PENGURUSAN SIJIL CUTI SAKIT

TAMAT

MULA

Dapatkan rawatan di klinik/hospital

Cuti direkodkan di dalam sistem IMS

Mendapat sijil cuti sakit

Maklumkan kepada penyelia/pegawai mengenai cuti sakit

Borang Cuti Sakit dihantar ke PSM

Isi borang cuti sakit

TIDAK

Sijil cuti sakit diserahkan

Dapatkan pengesahan daripada penyelia/ pegawai

YA

Memaklumkan kepada staf

Selesai

8.0 SENARAI SEMAK

PROSES KERJA PERMOHONAN MENGHADIRI LATIHAN

Bil. Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Jenis latihan

2. Yuran, penginapan, tempat latihan dan sebagainya

3. Borang menghadiri latihan

4. Sokongan ketua jabatan bagi menghadiri latihan dan mengemukakan borang untuk semakan dan kelulusan Bahagian Pembangunan Modal Insan

PROSES KERJA PENGURUSAN MESYUARAT

Bil. Tindakan Tanda ( ) Catatan

1. Terima tarikh dan masa mesyuarat

2. Tempah bilik mesyuarat

3. Surat panggilan mesyuarat dan edar, pengesahan kehadiran

4. Tempahan jamuan, penginapan, kenderaan

5. Dokumen (minit mesyuarat/memo tindakan) dan folder mesyuarat

6. Susun atur bilik mesyuarat (letak tanda nama, air mineral, kertas kosong, laptop, projektor, senarai kehadiran, lampu, air-cond

7. Kemas semula bilik mesyuarat

9.0 SENARAI /PETIKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

1. Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan

2. Akta (AUKU 1971) Pindaan 2009

3. Perintah Am

4. Pekeliling Perkhidmatan

5. Pekeliling Perbendaharaan

6. Akta 605 (Surcaj)

7. Arahan Keselamatan

8. Lain-Lain Arahan Yang Dkeluarkan Oleh Pihak Berkuasa Universiti

10.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

NAMA PEGAWAI : NORLIA BT ABDUL RAHMANJAWATAN : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN& OPERASI) - KANAN

(GRED N22)

Bil Nama Jawatankuasa Kekerapan Mesyuarat

Jenis Keanggotaan

1 KERiS - AJK

2 KOPERASI UMK BERHAD - Ahli Biasa

3 Kesatuan Kumpulan Pelaksana UMK

- Ahli Biasa

4 Kelab BPO - Setiausaha

11.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

12.0 NORMA KERJA

NORMA KERJA BAGI TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PEMBANTU TADBIR (P/O) - KANAN (GRED N22)

Bil. Jenis Kerja Masa Yang

Diambil

Jumlah Unit Yang Boleh dijalankan Dalam Seminggu

1 Pengurusan Tiket Kapal Terbang

i Menyemak dan Merekod Tempahan 15 minit 50 tempahan

ii Emel Tempahan Tiket 10 minit 50 emel

iii Pengesahan Tiket 15 minit 50 tiket

iv Penerimaan Tiket 30 minit 50 tiket

v Menyediakan Lampiran Waran 30 minit 5 keping

vi Terima Invois dan Semak 2 jam 20 keping

vii Dapatkan Pengesahan Pegawai di Invois 1 jam 20 keping

viii Fotokopi semua maklumat dan hantar dokumen asal ke Jabatan Bendahari

3 jam 20 keping

ix Failkan salinan dokumen 15 minit 20 keping

2 Pengurusan Pakaian Seragam Staf

i Baju dan Seluar

a. Menghantar surat kepada PTj bagi mendapatkan bilangan staf yang layak mendapatkan pakaian seragam

1 hari 15 PTJ

b. Menerima maklumat daripada PTJ dan update senarai nama staf yang diberi

1 hari 5 PTJ

c. Menyediakan ringkasan nama staf dan jawatan untuk tujuan sebut harga

1 hari 150 orang

d. Menguruskan sebutharga 1 hari 5 pembekal

e. Menyediakan borang Permohonan Pembelian (R/O) dan hantar kepada Pegawai yang menguruskan kewangan Jabatan untuk tindakan selanjutnya bagi mendapatkan Borang Pesanan Tempatan (L/O)

30 minit 1 keping

f. Terima L/O dari Pej Bendahari dan terus berurusan dengan pembekal untuk mengambil ukuran baju dan seluar staf

3 hari 150 orang

g. Menerima pakaian yang siap dijahit dari pembekal beserta L/O, nota hantaran dan inbois

3 hari 150 orang

h. Semak jumlah/kuantiti yang diterima dan menguruskan pengagihan kepada semua staf yang berkenaan

3 hari 150 orang

i. Merekod maklumat penyerahan pakaian seragam kepada staf

10 hari 150 orang

ii Kasut

a. Menghantar surat kepada PTj bagi mendapatkan bilangan staf dan saiz kasut

1 hari 15 PTJ

b. Menerima maklumat daripada PTJ dan update senarai nama staf yang diberi

1 hari 5 PTJ

c. Menyediakan ringkasan nama staf, jawatan dan saiz kasut untuk tujuan sebut harga

1 hari 150 orang

d. Menguruskan sebutharga kepada Pembekal Tunggal iaitu Syarikat Sepatu Timur Sdn.Bhd

30 jam 1 keping

e. Menyediakan borang Permohonan Pembelian 30 minit 1 keping

54

(R/O) dan hantar kepada Pegawai yang menguruskan kewangan Jabatan untuk tindakan selanjutnya bagi mendapatkan Borang Pesanan Tempatan (L/O)

f. Terima L/O dari Pej Bendahari dan terus berurusan dengan pembekal untuk urusan tempahan

15 minit 1 keping

g. Menerima kasut dari pembekal beserta LO, nota hantaran dan inbois

30 jam 150 pasang

h. Menyemak kuantiti dan saiz kasut yang dihantar oleh pembekal adalah sama dengan kuantiti dan saiz yang ditempah

2 jam 150 pasang

i. Menghubungi PTj untuk memaklumkan kepada staf di bahagian masing-masing supaya datang ke BPO untuk mengambil kasut yang diterima dari pembekal

15 minit 150 orang

j. Merekod maklumat penyerahan kasut kepada staf

10 hari 150 orang

3. Pengurusan Percetakan

i Letterhead PTJ a. Terima surat permohonan dari PTJ/jabatan dan

sediakan maklumat tempahan sepertimana yang dikehendaki/telah diluluskan oleh pengurusan universiti

b. Emel maklumat tempahan kepada pembekalc. Berurusan terus dengan pembekal untuk

semakan/pembetulan draf yang diterima untuk urusan pembetulan sebelum bersetuju untuk dicetak

d. Terima tempahan beserta inbois dan nota hantaran

e. Sediakan borang pesanan belian dan hantar kepada pegawai yang menguruskan kewangan Jabatan untuk tindakan selanjutnya

ii Borang-borang/Keperluan Bahagiana. Sediakan maklumat tempahan sepertimana

yang dikehendaki/telah diluluskan oleh pengurusan universiti

b. Sediakan maklumat tempahan sepertimana yang dikehendaki/telah diluluskan oleh pengurusan universiti

c. Emel maklumat tempahan kepada pembekald. Berurusan terus dengan pembekal untuk

semakan/pembetulan draf yang diterima untuk urusan pembetulan sebelum bersetuju untuk dicetak

e. Terima tempahan beserta inbois dan nota hantaran

f. Sediakan borang pesanan belian dan hantar kepada pegawai yang menguruskan kewangan Jabatan untuk tindakan selanjutnya

55

13.0 SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA : NORLIA BT ABDUL RAHMAN

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN & OPERASI) KANAN (GRED N22)

TARIKH:

Bil. Tugas Hari Ini Catatan

fail meja - norlia (update) (1)

Documents