fail meja n1

Upload: sharfex

Post on 09-Apr-2018

286 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    1/48

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    2/48

    Pegawai

    Penguatkuasa N41

    Semua arahan

    pentadbiran yang

    berkaitan dengan

    Bahagian

    Penguatkuasaaan

    dan Kawal Selia

    syarikat konsesi

    Penolong Pegawai

    penguatkuasa N 27

    Semua arahan

    pentadbiran yang

    berkaitan dengan

    Bahagian

    Penguatkuasaaan

    dan Kawal Selia

    syarikat konsesi

    6. Bertanggungjawab

    menguruskan proses surat-

    menyurat seperti urusan

    pos.

    7. Bertanggungjawab

    menguruskan pantri dan

    keceriaan pejabat.

    8. Menerima dan

    melaksanakan

    arahan dari semasa ke

    semasa.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    3/48

    PROSES KERJA 1 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKANTUGAS-TUGAS AM SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DANSEBAGAINYA

    BIL PROSES KERJA PEGAWAIYANG

    MELULUSKAN

    SEKSIUNDANG-UNDANG/

    PERATURAN

    1 Menerima arahan daripadaKetua Unit.

    Ketua Unit

    2 Mengambil maklumat daripada

    Ketua Unit berhubung tugasan

    yang diberikan.

    Ketua Unit

    3 Melaksanakan tugas seperti

    yang diarahkan.

    4 Menjilid dan menyusun

    dokumen yang telah di

    fotostat.

    5 Menyerahkan kepada KetuaUnit

    Ketua Unit

    6 Selesai.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    4/48

    CARTA ALIRAN KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM

    SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA

    Mula

    Terima Arahan

    Mengambil maklumat

    Melaksanakan tugas

    Jilid dan susun dokumen yang telahdifotostatkan

    Serahkan kepada Ketua Unit

    Tamat

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    5/48

    SENARAI SEMAK TUGAS

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTIFOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA

    TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

    1. Menerima arahandaripada Ketua Unit.

    2. Mengambil maklumat daripadaKetua Unit berhubung tugasanyang diberikan .

    3. Melaksanakan tugas sepertiyang diarahkan.

    4. Menjilid dan menyusun dokumenyang telah difotostat.

    5. Menyerahkan kepada Ketua Unit.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    6/48

    NORMA KERJA

    BERTANGGUNJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTIFOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA

    NAMA : HASMILA BINTI HALIM

    JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM

    BIL JENIS KERJA MASA YANG

    DIAMBIL

    JUMLAH UNIT YANG BOLEH

    DIJALANKAN SEMINGGU

    1 Menerima arahan daripada

    Ketua Unit untuk

    melaksanakan tugas.

    1 minit Mengikut keadaan

    2 Mendapatkan maklumat

    daripada Ketua Unit. 5 minit 5 unit/ mengikut keadaan

    3 Melaksanakan tugas

    30 minit/ mengikut

    keadaan

    5 unit/ mengikut keadaan

    4 Menjilid dan menyusun

    dokumen yang telah di fotostat 10 minit 5 unit/ mengikut keadaan

    5 M Menyerahkan kepada Ketua

    Unit 1 minit Mengikut arahan/ keadaan

    JUMLAH

    40 minit/

    mengikut

    keadaan

    5 unit/ mengikut arahan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    7/48

    SENARAI TUGAS HARIAN

    Nama : HASMILA BINTI HALIM

    Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    Tarikh :

    Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan

    1 Menerima arahan daripada Ketua Unit

    2 Mengambil maklumat berhubung tugasan yang diberikan

    3 Melaksanakan tugas

    4 Menjilid dan menyusun dokumen yang telah difotostat

    5 Penyerahan kepada Ketua Unit

    6 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    8/48

    PROSES KERJA 2 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN

    MEMO/ SURAT DAN FAIL

    BIL PROSES KERJA PEGAWAI

    YANGMELULUSKAN

    SEKSI

    UNDANG-UNDANG/PERATURAN

    1 Menerima arahan daripada Ketua Unit. Ketua Unit

    2 Merekod ke dalam buku rekod dan

    buku penghantaran.

    3 Menyerahkan dan menghantar kepada

    pegawai atau bahagian yang

    berkenaan.

    4 Mengambil pengesahan penerimaan

    dari bahagian/ pegawai yang

    menerima.

    5 Selesai.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    9/48

    CARTA ALIRAN KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT DAN FAIL

    Tamat

    Mula

    Terima arahan

    Merekod ke dalam buku rekod dan bukupenghantaran

    Serahkan dan hantar kepada pegawai/bahagian yang berkenaan

    Ambil pengesahan penerimaan dari pegawai/bahagian yang menerima

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    10/48

    SENARAI SEMAK TUGAS

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT

    DAN FAIL

    TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

    1. Menerima arahandaripada Ketua Unit

    2. Merekod ke dalam buku rekod danbuku penghantaran

    3. Menyerahkan/ menghantar kepadapegawai/ bahagian yang berkenaan

    4. Mengambil pengesahan penerimaan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    11/48

    NORMA KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/

    SURAT DAN FAIL

    NAMA : HASMILA BINTI HALIM

    JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM

    BIL JENIS KERJA MASA YANG

    DIAMBIL

    JUMLAH UNIT

    YANG BOLEH

    DIJALANKAN

    SEMINGGU1 Me Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk

    penghantaran

    1 minit 30 unit/ mengikut

    keadaan

    2 Merekod ke dalam buku rekod dan buku

    penghantaran

    5 minit 10 unit/ mengikut

    keadaan

    3 Menyerahkan/ menghantar kepada pegawai

    yang berkenaan

    15 minit 30 unit/ mengikut

    keadaan4 Mengambil pengesahan penerimaan dari

    pegawai/ bahagian yang menerima

    10 minit 30 unit/ mengikut

    keadaan

    JUMLAH 30 minit 30 unit/ mengikut

    keadaan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    12/48

    SENARAI TUGAS HARIAN

    Nama : HASMILA BINTI HALIM

    Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT N1

    Tarikh :

    Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan

    1 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk penghantaran

    2 Merekod maklumat

    3 Menyerahkan/ menghantar kepada yang berkenaan

    4 Mengambil pengesahan penerima

    5 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    13/48

    PROSES KERJA 3 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DANMEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMOKELUAR

    BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN

    SEKSIUNDANG-UNDANG/

    PERATURAN

    1 Menerima arahan daripadaKetua Unit.

    Ketua Unit

    2 Menerima surat/ memo daripada

    Bahagian lain/ dari pejabat luar.

    3 Merekod ke dalam buku rekod

    4 Menyerahkan kepada kerani fail

    untuk diminitkan sebelum

    dihantar kepada pegawai yang

    berkenaan

    5 Hantar kepada pegawai

    berkenaan

    6 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    14/48

    CARTA ALIRAN KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURATMEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR

    Mula

    Terima arahan

    Terima surat/ memo

    Merekod ke dalam buku rekod

    Hantar kepada pegawai berkenaan

    Serahkan kepada kerani fail untuk diminitkan

    Tamat

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    15/48

    SENARAI SEMAK TUGAS

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR

    TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

    1. Menerima arahandaripada Ketua Unit.

    2. Menerima surat/ memo daripadaBahagian lain/ dari pejabat luar.

    3. Merekod ke dalan buku rekod.

    4. Menyerahkan kepada kerani fail.

    5. Menghantar kepada pegawaiberkenaan.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    16/48

    NORMA KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/

    MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR

    NAMA : HASMILA BINTI HALIMJAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM

    Bil Jenis Kerja Masa Yang

    Diambil

    Jumlah Unit Yang

    Boleh Dijalankan

    Dln Seminggu

    1 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk

    melaksanakan tugas.

    1 minit Mengikut keadaan

    2 Menerima surat/ memo 1 minit 20 unit/ mengikut

    keadaan

    3 Merekod 5 minit 20 unit/ mengikut

    keadaan

    4 Menyerahkan kepada kerani fail 5 minit 20 unit/ mengikut

    keadaan

    5 Menghantar kepada pegawai berkenaan 5 minit 20 unit/ mengikut

    keadaan

    JUMLAH 15 minit 20 unit/ mengikut

    keadaan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    17/48

    SENARAI TUGAS HARIAN

    Nama : HASMILA BINTI HALIM

    Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    Tarikh :

    Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan

    1 Menerima arahan

    2 Menerma surat/ memo

    3 Merekodkan

    4 Menyerahkan kepada kerani fail untuk diminitkan

    5 Menghantar kepada pegawai yang berkenaaan

    6 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    18/48

    PROSES KERJA 4 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARANSURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN

    BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN

    SEKSIUNDANG-UNDANG/

    PERATURAN

    1 Menerima arahan daripada Ketua Unit Ketua Unit

    2 Mengumpul semua surat/ memo

    PPSPPA untuk dihantar

    3Mengenalpasti semua surat yang

    dihantar

    4 Merekodsemua surat/ memo keluar diBuku Surat/ Memo Keluar (serahantangan sahaja)

    5 Melaksanakan tugasan

    6 Mendapatkan cop terima/tandatangan penerima (serahan

    tangan sahaja)

    7 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    19/48

    CARTA ALIRAN KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARANSURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN

    Tamat

    Dapatkan cop terima/ tandatangan

    Mula

    Mengumpul semua sutat/ memo PPSPPAuntuk dihantar

    Mengenalpasti semua surat

    Rekod ke dalam Buku Surat/ MemoKeluar

    Laksanakan tugasan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    20/48

    SENARAI SEMAK TUGAS

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN

    TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

    1. Menerima arahan daripadaKetua Unit

    2. Mengumpulkan semua surat/ memo

    3. Mengenalpasti semua surat yangdihantar

    4. Merekod semua surat/ memoke dalam Buku Surat/ Memo Keluar

    5. Melaksanakan tugasan

    6. Mendapatkan pengesahan terima

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    21/48

    NORMA KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN

    NAMA : HASMILA BINTI HALIMJAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM

    Bil Jenis Kerja Masa Yang

    Diambil

    Jumlah Unit Yang

    Boleh Dijalankan

    Dln Seminggu1 Menerima arahan daripada Ketua Unit

    untuk melaksanakan tugas

    1 minit 10 unit/ mengikut

    arahan

    2 Mengumpulkan semua surat/ memo

    PPSPPA

    5 minit 10 unit/ mengikut

    arahan

    3 Mengenalpasti semua surat 1 minit 10 unit/ mengikut

    arahan

    4 Merekod semua surat/ memo ke dalam

    Buku Surat/ Memo Keluar

    10 minit 10 unit/ mengikut

    arahan

    5 Melaksanakan tugasan 30 minit/ mengikut

    keadaan

    10 unit/ mengikut

    arahan

    6 Mendapatkan pengesahan terima 5 minit 10 unit/ mengikut

    arahan

    JUMLAH 1 jam/ mengikut

    keadaan

    10 unit/ mengikut

    arahan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    22/48

    SENARAI TUGAS HARIAN

    Nama : HASMILA BINTI HALIM

    Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    Tarikh :

    Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan

    1 Menerima arahan daripada Ketua Unit

    2 Mengumpulkan semua surat/ memo

    3 Mengenalpasti

    4 Merekodkan surat/ memo keluar

    5 Melaksanakan tugas

    6 Mendapatkan pengesahan

    7 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    23/48

    PROSES KERJA 5 : MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARATSEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT

    BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN

    SEKSIUNDANG-UNDANG/

    PERATURAN

    1 Menerima arahan daripada Ketua

    Unit.

    Ketua Unit

    2 Menyusun atur dan mengurus bilik

    mesyuarat yang akan diadakan.

    3 Mernyediakan minuman/ makanan

    sebelum mesyuarat bermula (jikadiarahkan).

    4 Mengemas dan menyusun atur

    semula bilik mesyuarat selepas

    mesyuarat selesai.

    5 Selesai.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    24/48

    CARTA ALIRAN KERJA

    MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUMDAN SELEPAS MESYUARAT

    Mula

    Terima arahan

    Susun atur dan mengemas biliksebelum mesyuarat diadakan

    Sediakan minuman/ makanan(jika diarahkan)

    Tamat

    Kemas dan menyusun atur semula bilik mesyuara

    setelah mesyuarat selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    25/48

    SENARAI SEMAK TUGAS

    MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS

    MESYUARAT

    TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

    1. Terima arahan

    2. Menyusun atur dan mengemasbilik mesyuarat

    3. Menyediakan minuman danmakanan (jika diarahkan)

    4. Mengemas dan menyusun atursemula bilik setelah mesyuaratselesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    26/48

    NORMA KERJA

    MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUMDAN SELEPAS MESYUARAT

    NAMA : HASMILA BINTI HALIM

    JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM

    Bil Jenis Kerja Masa Yang

    Diambil

    Jumlah Unit Yang

    Boleh Dijalankan

    Dln Seminggu

    1 Menerima arahan daripada Ketua Unit

    untuk melaksanakan tugas

    1 minit 5 unit/ mengikut

    keadaan

    2 Menyusun atur dan mengemas bilik

    sebelum mesyuarat bermula

    10 minit 5 unit/ mengikut

    keadaan

    3 Menyediakan minuman/ makanan (jika

    diarahkan)

    15 minit 5 unit/ mengikut

    keadaan

    4 Mengemas dan menyusun atur semula

    bilik setelah mesyuarat selesa

    10 minit 5 unit/ mengikut

    keadaan

    JUMLAH 25 minit/ mengikut

    keadaan

    5 unit/ mengikut

    keadaan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    27/48

    SENARAI TUGAS HARIAN

    Nama : HASMILA BINTI HALIM

    Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    Tarikh :

    Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan

    1 Terima arahan

    2 Menyusun atur dan mengemas bilik sebelum mesyuarat

    bermula

    3 Menyediakan minuman/ makanan (jika diarahkan)

    4 Mengemas dan menyusun atur semula bilik setelah mesyuaratselesai

    5 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    28/48

    PROSES KERJA 6 : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSESSURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS

    BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG

    MELULUSKAN

    SEKSI

    UNDANG-UNDANG/PERATURAN

    1 Menerima arahan daripada Ketua Unit. Ketua Unit

    2 Menerima surat daripada pegawai

    Bahagian.

    3 Merekod ke dalam buku rekod.

    4 Melipat dan memasukkan ke dalam

    sampul surat mengikut saiz.

    5 Mengisi borang pos laju/ setem.

    6 Lengkapkan borang penghantaran surat

    untuk semakan Bahagian Pentadbiran.

    7 Hantar ke Bahagian Pentadbiran untuk

    proses penghantaran.

    8 Selesai.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    29/48

    CARTA ALIRAN KERJA

    TUGAS: BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS

    Mula

    Terima arahan

    Terima surat daripada pegawai Bahagian

    Melipat dan memasukkan ke dalam sampul surmengikut saiz

    Rekod ke dalam buku rekod

    Mengisi borang pos laju/ setem

    Lengkapkan borang penghantaran surat untuksemkan Bahagian Pentadbiran

    Hantar kepada Bahagian Pentadbiran

    Tamat

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    30/48

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    31/48

    NORMA KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURATSEPERTI URUSAN POS

    NAMA : HASMILA BINTI HALIM

    JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM

    Bil Jenis Kerja Masa Yang

    Diambil

    Jumlah Unit Yang

    Boleh Dijalankan

    Dln Seminggu1 Menerima arahan daripada Ketua Unit

    untuk melaksanakan tugas

    1 minit 3 unit/ mengikut

    keadaan

    2 Menerima/ mengambil surat

    daripada pegawai Bahagian

    5 minit 3 unit/ mengikut

    keadaan

    3 Merekod maklumat 5 minit 3 unit/ mengikut

    keadaan

    4 Melipat dan memasukkan ke dalam

    samput surat mengikut saiz

    10 minit 3 unit/ mengikut

    keadaan

    5 Mengisi borang pos laju/ setem 5 minit 3 unit/ mengikut

    keadaan6 Lengkapkan borang penghantaran untuk

    semakan Bahagian Pentadbiran

    5 minit 3 unit/ mengikut

    keadaan

    7 Hantar kepada Bahagian Pentadbiran 5 minit 3 unit/ mengikut

    keadaan

    JUMLAH 20 minit/ mengikut

    keadaan

    3 unit/ mengikut

    keadaan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    32/48

    SENARAI TUGAS HARIAN

    Nama : HASMILA BINTI HALIM

    Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    Tarikh :

    Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan

    1 Terima arahan

    2 Menerima/ mengambil surat

    3 Merekod

    4 Melipat dan mesukkan ke dalam sampul surat mengikut saiz

    5 Isi borang pos laju/ setem

    6 Lengkapkan borang penghantaran

    7 Hantar ke Bahagian Pentadbiran

    8 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    33/48

    PROSES KERJA 7 : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRIDAN KECERIAAN PEJABAT

    BIL PROSES KERJA PEGAWAIYANG

    MELULUSKAN

    SEKSYEN /SEKSI

    UNDANG-UNDANG/

    PERATURAN

    1 Menerima arahan daripadaKetua Unit.

    Ketua Unit

    2 Melaksanakan tugas yang telah

    diberikan.

    3 Memaklumkan kepada Ketua

    Unit.

    Ketua Unit

    4 Selesai.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    34/48

    CARTA ALIRAN KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAANPEJABAT

    Mula

    Terima arahan

    Laksanakan tugas

    Maklumkan kepada Ketua Unit

    Tamat

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    35/48

    SENARAI SEMAK TUGAS

    BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRY DAN KECERIAANPEJABAT

    TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

    1. Menerima arahan daripadaKetua Unit

    2. Laksanakan tugas yang diberikan

    3. Maklumkan kepada Ketua Unit

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    36/48

    NORMA KERJA

    BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRIDAN KECERIAAN PEJABAT

    NAMA : HASMILA BINTI HALIM

    JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM

    Bil Jenis Kerja Masa Yang

    Diambil

    Jumlah Unit Yang

    Boleh Dijalankan Dln

    Seminggu1 Menerima arahan daripada Ketua Unit

    untuk melaksanakan tugas

    1 minit Mengikut keadaan

    2 Laksanakan tugas yang diberikan Mengikut keadaan Mengikut keadaan

    3 Maklumkan kepada Ketua Unit 5 minit Mengikut keadaan

    JUMLAH Mengikut keadaan Mengikut keadaan

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    37/48

    SENARAI TUGAS HARIAN

    Nama : HASMILA BINTI HALIM

    Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)

    Tarikh :

    Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan

    1 Terima arahan

    2 Melaksanakan tugas

    3 Merekod

    4 Melaksanakan tindakan

    5 Merujuk kepada Ketua Unit

    6 Selesai

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    38/48

    SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

    1) Akta 672-Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam

    2) Akta 673-Akta Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam

    3) Arahan Perbendaharaan

    4) Perintah-perintah Am

    5) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perkhidmatan

    6) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

    7) Akta Kerajaan Tempatan 1976

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    39/48

    SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

    - Tiada-

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    40/48

    SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

    1. Borang Thumbprint

    2. Borang Permohonan Cuti Rehat

    3. Borang Permohonan Cuti Kecemasan

    4. Borang Perakuan Cuti Sakit

    5. Borang permohonan kelulusan menggunakan kenderaan sendiri/ menukar

    kenderaan bagi tujuan menjalankan tugas-tugas rasmi (psp/bk/bd3)

    6. Borang permohonan untuk melakukan perjalanan ke luar pejabat/ stesen atas

    tugas-

    tugas rasmi (psp/bk/bd4)

    7. Borang tuntutan perjalanan dalam negeri & luar negara (psp/bk/bd5)

    8. Borang Log Perjalanan

    9. Borang tuntutan elaun pertukaran ke luar stesen

    10. Borang menggunakan kenderaan milik PPSPPA

    11. Borang tempahan untuk penggunaan bilik mesyuarat

    12. Borang laporan harian pemeriksaan keselamatn pejabat

    13. Borang aduan penyelenggaraan

    14. Borang transmisi

    15. Borang laporan mesyuarat/ khusus/ bengkel/ seminar

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    41/48

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT DAN FAIL

    1. Sentiasa memastikan semua memo/ surat direkodkan sebelum

    penghantaran.

    2. Memastikan pegawai yang menerima menandatangani pengesahan terima

    setelah mendapat surat/ memo.

    3. Memastikan surat/ memo yang hendak dihantar dibuat 1 salinan untuk

    salinan Bahagian.

    4. Sentiasa menjaga keselamatan surat/ memo yang dihantar berada dalam

    keadaan yang baik dan kemas.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    42/48

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKODSURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/MEMO KELUAR

    1. Memastikan surat/ memo yang masuk direkod di dalam Buku Surat/ Memo

    Masuk/ Keluar

    2. Hendaklah menyerahkan surat/ memo yang diterima kepada pegawai yang

    berkenaan dengan segera untuk tindakan.

    3. Menjaga keselamatan surat/ memo yang diterima.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    43/48

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS AM SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA

    1. Sentiasa memastikan semua kerja-kerja am dilaksanakan mengikut masa

    yang ditetapkan.

    2. Menjaga peralatan yang digunakan contohnya mesin fotostat, mesin faks,

    scanner, mesin pencetak dan sebagainya.

    3. Mengamalkan sikap berjimat cermat dalam penggunaan kertas

    4. Melaksanakan kerja mengikut arahan yang diberikan.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    44/48

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN

    1. Memastikan dokumen yang hendak dihantar direkodkan sebelum

    penghantaran

    2. Pastikan alamat penghantaran surat/ memo tersebut adalah betul.

    3. Pastikan setelah penerimaan, perlu mendapatkan cop/ tandatangan terima

    dari pegawai berkenaan.

    4. Sebelum keluar dari PPSPPA untuk urusan rasmi seperti penghantaran,

    seseorang pegawai hendaklah menulis masa keluar dan balik di Buku

    Keluar/ Masuk Anggota Bahagian Atas Urusan Rasmi.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    45/48

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    AKTIVITI : MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUMDAN SELEPAS MESYUARAT

    1. Pastikan bilik mesyuarat ditempah sebelum mesyuarat diadakan.

    2. Sentiasa memastikan bilik mesyuarat berada dalam keadaan yang bersih

    dan kemas.

    3. Hendaklah memastikan segala peralatan yang digunakan semasa

    mesyuarat dibersih dan dikemaskan selepas mesyuarat selesai.

    4. Melaksanakan kerja mengikut arahan yang diberikan.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    46/48

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS

    1. Memastikan borang penghantaran yang diisi dengan lengkap/ betul

    contohnya nama penerima, alamat dan nombor telefon penerima.

    2. Memastikan bungkusan yang hendak dipos dalam keadaan kemas dan baik.

    3. Membuat salinan borang penghantaran untuk simpanan Bahagian

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    47/48

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DANKECERIAAN PEJABAT

    1. Memastikan Bahagian Penguatkuasaan dan Kawal Selia sentiasa dalam

    keadaan bersih, ceria dan terkawal.

    2. Sentiasa memastikan setiap peralatan yang telah digunakan, dibersih dan

    disimpan ditempat yang telah disediakan.

    3. Setiap anggota perlu mempraktikkan amalan kitar semula.

    4. Sentiasa bertanggungjawab mengamalkan nilai-nilai murni di kalangan

    anggota.

  • 8/8/2019 Fail Meja n1

    48/48

    NAMA : HASMILA BINTI HALIM

    JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT N1

    UNIT : PENTADBIRAN

    SENARAI TUGAS

    1. Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas pembantu am pejabatseperti fotostat,faks,menghantar surat dan memo.

    2. Bertanggungjawab menjaga kebersihan dan keceriaan Bahagian.

    3. Menerima dan melaksanakan arahan dari masa ke semasa.