PUSAT PENDIDIKAN PROFESIONAL DAN LANJUTAN (PACE)

UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

SEMESTER OKTOBER 2013BPMN 1013PENGANTAR PENGURUSAN

BAB 9. RANCANGAN DAN ALAT-ALAT PERANCANGAN

DISEDIAKAN UNTUK :RAZINAH SIKUL

DISEDIAKAN OLEH :NAMA : USMAN BIN SOHOD

NO. MATRIK : 229380TARIKH SERAHAN : 21 DISEMBER 2013

RANCANGAN DAN ALAT-ALAT RANCANGAN

1)Definisi Rancangan2)Jenis-Jenis Rancangan3)Tumpuan Rancangan4)Alat-Alat Rancangan5)Penjadualan6)Rumusan

1. DEFINISI RANCANGAN

- Merupakan satu cadangan tindakan yangspesifik bagi membantu organisasi mencapaiobjektifnya.

- Kast dan Rosenzweig memperkenalkan 4 Dimensi rancangan iaitu:-

1) Pengulangan 2) Masa3) Skop4) Peringkat

PENGULANGAN

- Bermaksud kekerapan penggunaan rancanganyang dibentuk.

- Ada rancangan yang dibentuk untuk satusituasi saja dan ada rancangan yang bolehdigunakan berulang ulang kali jika situasi samaberterusan.

MASA

- Menerangkan tempoh masa bagi sesuaturancangan itu digunakan.

- Perancangan strategik melibatkan tempohmasa yang panjang. Manakala perancangantaktikal adalah untuk jangka masa yang lebihpendek.

SKOP

- Sesetengah rancangan dibentuk untukmemenuhi kegunaan keseluruhan sistempengurusan yang melibatkan persekitaran organisasi, input, proses yang berlaku dan output.

- Rancangan ini dikenali sebagai rancangan induk (master plan) yang begitu luas skopnya.

PERINGKAT

- Merujuk kepada tahap sesuatu rancangan itu ditujukan. Rancangan peringkat atasan dikeluarkan khas untuk kegunaan pengurusan atasan. Begitu juga dengan peringat pertengahan dan peringkat bawahan.

- Memandangkan setiap peringkat saling bergantungan, rancangan yang dibentuk mempunyai ciri-ciri persamaan dan mempengaruhi antara satu sama lain.

2. JENIS-JENIS RANCANGANJenis-Jenis Rancangan

Rancangan Tetap : (Digunakan berulang kali)

-Terbahagi kepada 3 iaitu :1) Dasar – Garis panduan

umum tentang bagaimana pihak pengurusan boleh bertindak untuk mencapai matlamat.

2) Prosedur – Merujuk kepada cara bagaimana sesuatu tugas itu perlu dilaksanakan.

3) Peraturan- menyatakan apa yang perlu dilakukan dan apa yang tidak harus dilakukan oleh pekerja.

Rancangan Sekali Guna : (Digunakan sekali sahaja)

-Terbahagi kepada 2 iaitu :1) Program – Rancangan yang

dibentuk untuk menjalankan sesuatu projek tertentu. Contohnya seperti Program Pembangunan Pengurusan.

2) Belanjawan – Dikenali sebagai rancangan kewangan. Kita perlu mengenalpasti jumlah yang diperuntukkan untuk bahan mentah, pemasaran dan sumber yang boleh memberi pendapatan.

3. TUMPUAN RANCANGAN

- Untuk memastikan perancangan berjaya dilaksanakan, rancangan organisasi mestilah menumpukan faktor-faktor ini :-

- 1. Perancangan Kemudahan Fizikal- 2. Perancangan Sumber Manusia

PERANCANGAN KEMUDAHAN FIZIKAL- Melibatkan penentuan jenis bangunan dan

peralatan yang diperlukan. Pemilihan tempat adalah perkara utama yang perlu dikenalpasti.

- Persoalan yang perlu difikirkan semasa memilih tapak perniagaan :

- - Di mana pelanggan berada? Persaingan di kawasan sekitar?

- - Bahan mentah mudah didapati? Kadar upah? Kos pembinaan tapak? Sistem pengangkutan?- Kemudahan Prasarana?

PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

- Objektif organisasi tak akan tercapai tanpa tenaga kerja yang sempurna.

- Persoalan yang perlu difikirkan :- - Ciri-ciri pekerja yang diperlukan?- - Berapa ramai? Langkah pemilihan?

Kadar pekerja bertukar organisasi?

- Langkah-Langkah dalam Proses Perancangan Sumber Manusia yang dibangunkan oleh Bruce Coleman.

Objektif dan Pelan Organisasi Keperluan Sumber Manusia Inventori Sumber Manusia

Keperluan Sebenar Sumber Manusia Program Sumber Manusia (Pembangunan, Penambahan dan Penyesuaian )

4. ALAT-ALAT PERANCANGAN

- Merupakan teknik yang digunakan oleh pengurus dalam membentuk rancangan.

- Dua alat penting yang selalu digunakan iaitu:- 1. Ramalan

- Proses jangkaan sesuatu kejadian pada masa hadapan.

- 2. Penjadualan- Proses menyenaraikan aktiviti yang telah

dikenal pasti untuk mencapai sesuatu objektif.

RAMALAN

Antara kaedah-kaedah ramalan jualan :1. Pendapat Juri Eksekutif – Sejumlah pengurus akan berbincang tentang bentuk jualan pada masa akan datang. Kaedah delphi merupakan pengumpulan pendapat dan penilaian pengurus yang pakar dalam bidang masing-masing, prosedur agak formal.

2. Kaedah Ramalan Yang Dibuat Pasukan Jurujual -Bedasarkan analisis yang dibuat oleh pasukan

jurujual kerana mereka sering berdamping dengan pelanggan.

3. Analisis Siri Masa – Menganalisis sejarah hubungan antara jualan dengan masa. Biasanya digambarkan melalui graf.

Walaubagaimanapun, bagi sesuatu tempoh masa

yang agak panjang produk berkenaan akan melalui kitaran hayat produk iaitu dari proses :-

Tahap Pengenalan Tahap Pertumbuhan Tahap Matang Tahap Tepu

Tahap Penurunan.

PENILAIAN KAEDAH RAMALAN JUALAN- Kaedah asas yang biasa digunakan ialah

Kaedah Kolerasi dan Kaedah Simulasi Komputer.

- Setiap kaedah mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh itu, agak sukar menentukan kaedah mana yang paling baik untuk digunakan. Pengurus perlu memastikan kaedah yang paling logik, memenuhi kehendak organisasi dan sesuai dengan persekitaran yang berubah-ubah.

5. PENJADUALAN

- Merupakan proses menyenaraikan aktiviti yang telah dikenalpasti untuk mencapai sesuatu objektif secara terperinci , ia juga melibatkan pengagihan sumber-sumber yang diperlukan serta membuat jadual waktu untuk menyelsaikan tugas yang dikenalpasti agar objektif tercapai.

- Dua teknik yang biasa digunakan ialah Carta Gantt dan program evalution and review technique (PERT).

Carta Gantt- Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt.- Graf bar yg melibatkan faktor masa pada paksi x

dan sumber atau aktiviti yang dijadualkan di paksi y. - Penting bagi pengurus dalam menilai sama ada

kerja mereka mengikut masa atau sebaliknya.

PERT- Mengatasi kelemehan yang ada dalam Carta Gantt.- Menerangkan hubungan antara satu tugas dengan

tugas yang lain.- Merupakan rangkaian aktiviti sesuatu projek yang

menunjukkan jangkaan masa yang diperlukan serta turutan aktiviti tugas yang mana perlu disiapkan terlebih dahulu.

a) Ciri-ciri PERT : - Dua elemen utama iaitu:

1. Aktiviti – kerja-kerja yang dilakukan. ( )

2. Event - kerja yang telah disempurnakan. ( )

Contohnya :Mula

Tapak

kerangka

Dinding

Dalam

Pintu &

Tingkap

Kerja Mengec

at

Bumbung

Dinding Luar Rumah

Siap

b) Laluan kritikal – iaitu turutan aktiviti dan event yang memerlukan tempoh masa yang lama untuk disiapkan. Sebarang kelewatan akan menyebabkan kelewatan keseluruhan projek. Lihat anak panah hitam.

c) Langkah Pembentukan Rangkaian PERT :1. Senaraikan semua aktiviti / event terlibat.2. Pastikan tempoh masa untuk disiapkan.3. Bentuk Rangkaian PERT.4. Kenal pasti laluan kritikal.

RUMUSAN

- Kini anda telah mengetahui hubungan antara rancangan, strategi dan perancangan.

Terdapat dua jenis rancangan yang mempunyai ciri-ciri sendiri dan boleh dilihat dari empat dimensi iaitu Pengulangan, Masa, Skop dan Peringkat.

- Seterusnya alat-alat dalam membantu pengurus membuat perancangan turut dibincangkan iaitu Ramalan dan Penjadualan.