rancangan sistem basisdatapengelolaan bahan perpustakaan … · rancangan sistem...

RANCANGAN SISTEM BASISDATA PENGELOLAAN BAHAN PERPUSTAKAAN LANGKA FORMAT DIGITAL

DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI

ALFA HUSNA

SEKOLAH PASCASARJANAINSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR2011

PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DANSUMBER INFORMASI

Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir Rancangan Sistem BasisdataPengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital di Perpustakaan Nasional RIadalah karya saya dengan arahan komisi pembimbing dan belum dijadikan bentukapapun kepada Perguruan Tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal ataudikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telahdisebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tugasakhir ini.

Alfa Husna

NRP G652080055

Bogor, Maret 2011

ABSTRACT

ALFA HUSNA Database System Design for Management of Rare LibraryMaterials in Digital Format at National Library of Indonesia. Under directionof BADOLLAHI MUSTAFA and ENDANG PURNAMA GIRI.

Digitization of the rare library materials at the National Library of Indonesiahas been done since 2001. The result of the digitization is reported in a spreadsheetform. Since the result of the digitization is reported in a spreadsheet form, the datais not integrated, can not be accessed easily, and could be redundant. As aconsequence, an accurate data may not be obtained. Anticipating this condition,we need a new system to improve the old one. This research was conducted todesign a database system that manage the rare library materials in a digital formatat the Division of the Digital Transformation, National Library of Indonesia. Thesystem used to design was the System Development Life Cycle (SDLC). TheSDLC has six steps, but only the first four steps were used in this design: feasibiltystudy, systems investigation, systems analysis, and systems design. This researchgenerated five tables which were connected each other and one table of the user.The five tables are table of the printed collection, table of the nonprintedcollection, table of the CD, table of the Map, and table of the Photograph. Thetable of the printed collection was consisting of the Article of Binding Magazine,the Rare Book, the Rare Magazine, and the Ancient Manuscript. The table ofnonprinted collecton was the Audio and the Audiovisual. The result of the researchsuggested that the new system can be implemented soon.

Keywords: Digitization, Rare Library Materials, National Library of Indonesia,Systems Design, Database, SDLC

RINGKASAN

ALFA HUSNA. Rancangan Sistem Basisdata Pengelolaan Bahan PerpustakaanLangka Format Digital di Perpustakaan Nasional RI. Dibimbing oleh BADOLLAHIMUSTAFA dan ENDANG PURNAMA GIRI .

Penerapan teknologi informasi saat ini telah menyebar ke hampir semua bidangtidak terkecuali di bidang perpustakaan. Perkembangan mutakhir adalah denganmunculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalamkecepatan pengaksesan karena berorientasi pada data digital dan media jaringankomputer (internet). Untuk menjembatani hal tersebut, perlu dilakukan alih media kebentuk digital. Kegiatan alih media digital di Perpustakaan Nasional RI dirintis sejakberdirinya Bidang Transformasi Digital sejak tahun 2001. Dalam melaksanakankegiatan alih media digital terdapat kendala yang ditemui yaitu pada saat pengelolaanhasil alih media digital. Berdasarkan observasi dan pengamatan selama ini yangterjadi adalah belum didatanya bahan koleksi yang telah dialihmedia dalam basisdata.Pendataan hanya dilakukan oleh koordinator masing-masing kegiatan dalam bentukdokumen spreadsheet sehingga tidak adanya keterpaduan data. Hal ini dapatberakibat adanya kemungkinan redundansi data, kurangnya keakuratan data,danadanya kesulitan dalam sharing data. Mengantispaasi hal tersebut perlu adanya suatusistem basisdata untuk pengelolaan hasil alih media digital.

Penelitian ini bertujuan merancang sistem basisdata untuk pengelolaan bahanperpustakaan langka format digital di Perpustakaan Nasional RI. Metode dalammerancang sistem ini menggunakan pendekatan System Development Life Cycle(SDLC). Metode SDLC memiliki enam tahapan yaitu: feasibility study, systemsinvestigation, systems analysis, systems design, implementation, dan yang terakhiradalah review dan maintenance. Dalam penelitian ini tidak semua tahapan dilakukan,hanya sampai tahapan desain sistem sesuai dengan tema penelitian ini yaitumembahas tentang rancangan sistem. Sehingga tahapan penelitian ini meliputifeasibility study (studi kelayakan), system investigation (investigasi sistem), systemsanalysis (analisis sistem), dan systems design (desain sistem).

Penelitian ini menghasilkan rancangan sistem dengan nama Sistem InformasiKoleksi Langka Format Digital (SIKLFD). Sistem ini menghasilkan enam tabel,yaitu: satu tabel User yang berdiri sendiri dan lima tabel yang saling terkait, yaitu:tabel koleksi Tercetak, tabel koleksi Noncetak, tabel CD, tabel Peta, dan tabel Foto.Tabel koleksi Tercetak terdiri dari Artikel Majalah Terjilid, Buku Langka, MajalahLangka, dan Naskah Kuno. Tabel koleksi Noncetak terdiri dari Audio dan AudioVisual. Pengelompokkan tersebut didasarkan pada kemiripan dan banyaknyakesamaan karakter pada masing-masing koleksi tersebut.

Pada masing-masing jenis koleksi dalam Sistem Informasi Koleksi LangkaFormat Digital terdapat empat fasilitas yang terdiri dari tambah data, telusur data,laporan, dan cetak. Menu tambah data berfungsi untuk memasukkan data-data koleksiyang sudah dialihmedia digital. Menu telusur data akan menampilkan data koleksiyang telah diinput ke dalam form tambah data. Menu laporan akan menampilkanlaporan hasil tambah data yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan. Menu cetakberfungsi mencetak semua hasil tambah data berdasarkan pilihan yang diinginkan.

Desain antarmuka dalam sistem ini menggunakan nuansa biru yang sesuaidengan warna logo Perpustakaan Nasional RI yang berwarna biru, memiliki makna

sifat tenang dan memberikan kesan kedalaman sehingga dapat tenang berpikir, dankedalaman ilmu pengetahuan yang menjadi landasan pengabdian kepada masyarakat,nusa dan bangsa.

Rancangan sistem basisdata pengelolaan bahan perpustakaan langka formatdigital ini agar segera diimplementasikan sehingga bermanfaat. Sebelumimplementasi diadakan pelatihan terlebih dahulu agar sistem dapat berjalan baik.

Kata kunci: Alih media digital, Bahan Perpustakaan Langka, Perpustakaan NasionalRI, Desain Sistem, Basisdata, SDLC

© Hak cipta milik IPB, tahun 2011

Hak cipta dilindungi Undang-undang

1. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpamencantumkan atau menyebutkan sumbera. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian,

penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritikatau tinjauan suatu masalah

b. Pengutipan tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB

2. Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atauseluruh karya tulis dalam bentuk apapun tanpa izin IPB

RANCANGAN SISTEM BASISDATA PENGELOLAAN BAHAN PERPUSTAKAAN LANGKA FORMAT DIGITAL

DI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI

ALFA HUSNA

Tugas AkhirSebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Magister Profesional padaProgram Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

SEKOLAH PASCASARJANAINSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR2011

Penguji Luar Komisi pada Ujian Tugas Akhir: Rindang Karyadin, S.T., M.Kom

Judul Tugas Akhir : Rancangan Sistem Basisdata Pengelolaan BahanPerpustakaan Langka Format Digital di PerpustakaanNasional RI

Nama : Alfa HusnaNRP : G652080055Program Studi : Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib Endang Purnama Giri, S.Kom., M. Kom

Anggota

Aziz Kustiyo, S.Si., M. Kom Prof. Dr. Ir. Khairil A. Notodiputro, MS

Tanggal ujian: 28 Februari 2011 Tanggal lulus :

Ketua Anggota

Dekan Sekolah PascasarjanaKetua Program StudiTeknologi Informasi untuk Perpustakaan

Menyetujui,Komisi Pembimbing

Diketahui

PRAKATAAlhamdulillah kehadirat Illahi atas segala karunia dan hidayah-Nya sehingga

karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Judul dalam penelitian yang dilaksanakansejak bulan Januari 2010 s.d. Januari 2011 adalah Rancangan Sistem BasisdataPengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital di Perpustakaan NasionalRI dapat diselesaikan dengan baik.

Terima kasih diucapkan kepada Bapak Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib danBapak Endang Purnama Giri, S.Kom, M.Kom selaku komisi pembimbing yangtelah banyak memberi arahan dan dukungan, Bapak Aziz Kustiyo, S.Si. M.Kom.sebagai ketua Program Studi MTP serta Bapak Rindang Karyadin, S.T., M.Komselaku penguji luar komisi. Disamping itu, penghargaan dan terima kasih kepadaKepala Bidang Transformasi Digital yang telah memberi izin untuk penelitian ini.Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada Abdul Wakhid dan rekan-rekandi Bidang Transformasi Digital lainnya yang telah membantu dalam penelitian ini,teman-teman seperjuangan angkatan 2 tahun 2008 di MTP, Pak Ruchyan, danrekan-rekan lainnya yang tak bisa disebutkan satu per satu atas doa dandukungannya. Ungkapan terima kasih yang tak terhingga penulis berikan kepadaSuami tercinta, Joko Prasetio dan Putri tercinta, Azka Dzakiyyah, Ibu dan Bapakserta seluruh keluarga atas segala pengorbanan, doa dan kasih sayangnya sehinggapenulis dapat menyelesaikan studi.

Semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi kemajuan perpustakaan umumnyadan Perpustakaan Nasional RI khususnya, serta bagi ilmu pengetahuan danteknologi informasi di masa kini dan mendatang.

Alfa Husna

Bogor, Maret 2011

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 9 Oktober 1974 dari Ayah IbnuChadjar dan Ibu Suminem. Penulis merupakan putri bungsu dari enam bersaudara.

Tahun 1993 penulis lulus dari SMA Negeri 1 Jakarta dan pada tahun yangsama penulis kuliah di Universitas Padjadjaran (UNPAD), Bandung pada programD3 Bahasa Jerman. Pada tahun 1996 s.d. 1998 melanjutkan studi di Universitasyang sama pada program ekstensi Sastra Inggris. Penulis telah menikah dandikarunia seorang putri.

Pada Bulan Desember 2002 penulis diterima sebagai Pegawai Negeri Sipildi Perpustakaan Nasional RI, Jakarta. Penulis ditempatkan di BidangTransformasi Digital, Pusat Preservasi Bahan Pustaka sejak diterima. Pada bulanOktober 2008 penulis diterima di Sekolah Pascasarjana IPB pada Program StudiMagister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan (MTP). Pendidikan dipascasarjana IPB ini merupakan beasiswa yang diperoleh dari PerpustakaanNasional RI.

i

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI ............................................................................................ i

DAFTAR GAMBAR ............................................................................... iii

DAFTAR TABEL .................................................................................... iv

DAFTAR LAMPIRAN .........................................................................v

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ............................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah ....................................................................... 4

1.3 Tujuan ......................................................................................... 4

1.4 Manfaat ....................................................................................... 4

1.5 Ruang Lingkup ............................................................................ 4

2. TINJAUAN PUSTAKA

2. 1 Sistem Informasi ........................................................................ ... 6

2.1.1 Sistem ....................................................................................... 6

2.1.2 Konsep Sistem Informasi .......................................................... 6

2.1.3 Manajemen Basis Data ............................................................. 7

2.1.4 Prinsip-Prinsip Pengembangan Sistem ..................................... 10

2.1.5 Metode Pengembangan Sistem ................................................. 12

2.2 Perpustakaan ................................................................................ 16

2.2.1 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ............................. 17

2.2.2 Tugas, Fungsi, dan Wewenang Perpustakaan Nasional RI ...... 18

2.3 Alih Media Digital ...................................................................... 19

2.4 Bahan Perpustakaan Langka ....................................................... 21

2.5 Metadata ...................................................................................... 21

2.5.1 MARC ...................................................................................... 23

2.5.2 Dublin Core .............................................................................. 24

2.6 Perpustakaan Digital ................................................................... 25

ii

Halaman

3. METODE PENELITIAN

3.1 Kerangka Pemikiran ..................................................................... 27

3.2 Pelaksanaan Penelitian ................................................................. 27

3.3 Waktu dan Tempat Penelitian ...................................................... 28

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Studi Kelayakan ..........................................................30

4.1.1 Kelayakan Teknologi ............................................................... 30

4.1.2 Kelayakan Ekonomi ................................................................ 31

4.1.3 Kelayakan Hukum .................................................................... 32

4.1.4 Kelayakan Waktu ..................................................................... 32

4.2 Investigasi Sistem ....................................................................... 33

4.3 Analisis Sistem ........................................................................... 34

4.3.1 Survei Sistem ............................................................................ 34

4.3.2 Analisis Kebutuhan Informasi .................................................. 35

4.3.3 Analisis Kebutuhan Sistem ....................................................... 38

4.4 Desain Sistem .............................................................................. 39

4.4.1 Data Flow Diagram ................................................................ 42

4.4.2 Flowchart Sistem ....................................................................... 47

4.4.3 Hubungan Antar Tabel (Entity Relationship Diagram) ............ 48

4.4.4 Penetapan Hardware dan Software ........................................... 50

4.4.5 Desain Antarmuka ........................................................................ 50

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan...............................................................................60

5.2 Saran........................................................................................60

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 61

iii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1 Tahapan-Tahapan SDLC menurut Avison & Fitsgerald ................. 12

2 Tahapan Pelaksanaan Penelitian ...................................................... 28

3 Alur Kerja Sistem Berjalan .............................................................. 40

4 Alur Kerja Sistem Diusulkan ........................................................... 42

5 DFD Level 0 (Diagram Konteks) Sistem Informasi Koleksi Langka

Format Digital .................................................................................. 43

6 DFD Level 1 Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital .......... 44

7 Flowchart Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital .............. 47

Entity Relationship Diagram ............................................................ 49

8 Menu login ....................................................................................... 51

9 Menu utama ..................................................................................... 52

10 Menu tambah data ..........................................................................54

11 Menu telusur data ........................................................................... 56

12 Menu laporan ................................................................................. 57

13 Menu cetak ........................................................................................ 58

iv

DAFTAR TABEL

Halaman

1 Kerangka Kerja PIECES......................................................................... 35

2 Analisis Fungsional DFD Level 1 Sistem Informasi Koleksi

Langka Format Digital .................................................................... 45

v

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1 Jadwal Penelitian ...........................................................................63

2 Ringkasan Hasil Wawancara Dalam Rancangan Sistem Basisdata

untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital

di Perpustakaan Nasional RI ............................................................ 64

3 Usulan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem Basisdata

untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital

di Perpustakaan Nasional RI ............................................................ 65

4 Kuesioner Penetapan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem

Basisdata untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka

Format Digital di Perpustakaan Nasional RI ...................................... 66

5 Hasil Kuesioner Penetapan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem

Basisdata untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka

Format Digital di Perpustakaan Nasional RI ...................................... 72

6 Laporan Hasil Alih Media Digital di Bidang Transformasi Digital,

Perpustakaan Nasional RI .....................................................................70

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Keberadaan perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari peradaban dan budaya

umat manusia. Tinggi rendahnya peradaban dan budaya suatu bangsa dapat dilihat

dari kondisi perpustakaan yang dimiliki. Hal itu karena ketika manusia purba

mulai menggores dinding gua tempat mereka tinggal, sebenarnya mereka mulai

merekam pengetahuan mereka untuk diingat dan disampaikan kepada pihak lain.

Digunakan tanda atau gambar untuk mengekspresikan pikiran dan/atau apa yang

dirasakan serta tanda-tanda dan gambar tersebut untuk dikomunikasikannya

kepada orang lain. Waktu itulah eksistensi dan fungsi perpustakaan mulai disemai.

Penemuan mesin cetak, pengembangan teknik rekam, dan pengembangan

teknologi digital yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi mempercepat

tumbuh-kembangnya perpustakaan. Pengelolaan perpustakaan menjadi semakin

kompleks. Dari sini awal mulai berkembang ilmu dan teknik mengelola

perpustakaan. Perpustakaan sebagai sistem pengelolaan rekaman gagasan,

pemikiran, pengalaman, dan pengetahuan umat manusia, mempunyai fungsi

utama melestarikan hasil budaya umat manusia tersebut, khususnya yang

berbentuk dokumen karya cetak dan karya rekam lainnya, serta menyampaikan

gagasan, pemikiran, pengalaman, dan pengetahuan umat manusia itu kepada

generasi-generasi selanjutnya. Sasaran dari pelaksanaan fungsi ini adalah

terbentuknya masyarakat yang mempunyai budaya membaca dan belajar

sepanjang hayat (Penjelasan Atas Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007

Tentang Perpustakaan, butir I ).

Penerapan teknologi informasi saat ini telah menyebar ke hampir semua

bidang tidak terkecuali di bidang perpustakaan. Pemanfaatan teknologi informasi,

media, dan komunikasi telah mengubah baik perilaku masyarakat maupun

peradaban manusia secara global. Perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi telah pula menyebabkan hubungan dunia menjadi tanpa batas

(borderless) dan menyebabkan perubahan sosial, ekonomi, dan budaya secara

2

signifikan berlangsung demikian cepat (Penjelasan atas Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik).

Perkembangan mutakhir adalah dengan munculnya perpustakaan digital

(digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena

berorientasi pada data digital dan media jaringan komputer (internet). Untuk

menjembatani hal tersebut, perlu dilakukan alih media ke bentuk digital. Alih

media digital dilakukan selain adanya tuntutan dari kebutuhan masyarakat karena

berkembangnya teknologi informasi, ada hal lain yang tak kalah pentingnya yaitu

untuk pelestarian sebagaimana dalam Undang-Undang No 43 Tahun 2007 tentang

Perpustakaan pasal 3 disebutkan bahwa Perpustakaan berfungsi sebagai wahana

pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan

kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Pelestarian bahan perpustakaan mencakup

perbaikan dan perawatan fisik serta alih media ke bentuk lain salah satunya ke

bentuk digital. Dalam pasal 7 butir d Undang-Undang No 43 Tahun 2007 tentang

Perpustakaan disebutkan bahwa Pemerintah berkewajiban menjamin ketersediaan

keragaman koleksi perpustakaan melalui terjemahan (translasi), alih aksara

(transliterasi), alih suara ke tulisan (transkripsi), dan alih media (transmedia).

Yang dimaksud transmedia adalah pengalihan bentuk bahan perpustakaan dari

bentuk tercetak, audio, dan audio visual ke media lain dalam hal ini ke media

digital.

Kegiatan alih media digital di Perpustakaan Nasional RI dirintis sejak

berdirinya Bidang Transformasi Digital berdasarkan Keppres No. 102 Tahun 2001

berlaku mulai 2 Januari 2001. Alih media digital yang telah dilaksanakan berasal

dari bahan perpustakaan berupa buku langka, majalah langka, artikel majalah

terjilid, peta, naskah kuno, foto, koleksi audio, dan yang berasal dari audio visual.

Sumber bahan perpustakaan yang dialihmedia oleh Bidang Transformasi Digital

berasal dari dalam institusi yaitu Perpustakaan Nasional RI (internal) dan berasal

dari luar institusi Perpusnas RI (eksternal).

Dalam melaksanakan kegiatan alih media digital terdapat kendala yang

ditemui yaitu pada saat pengelolaan hasil alih media digital. Berdasarkan

observasi dan pengamatan selama ini yang terjadi adalah belum didatanya bahan

koleksi yang telah dialihmedia dalam basisdata. Pendataan hanya dilakukan oleh

3

koordinator masing-masing kegiatan dalam bentuk dokumen spreadsheet

sehingga tidak adanya keterpaduan data. Hal ini dapat berakibat adanya

kemungkinan redundansi data, kurangnya keakuratan data, dan adanya kesulitan

dalam sharing data. Untuk itu perlu adanya suatu basisdata untuk pengelolaan

hasil alih media digital. Dengan alasan tersebut maka penelitian ini bertujuan

merancang sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format

digital di Perpustakaan Nasional RI.

Kelebihan yang diperoleh dengan diterapkannya basisdata adalah

(Fathansyah 2007):

- Dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data.

- Dapat menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah,

daripada jika kita menyimpan data secara manual (non elektronis) atau secara

elektronis (tetapi tidak dalam bentuk penerapan basisdata, misalnya dalam

bentuk spreadsheet atau dokumen teks biasa).

- Pemeliharaan yang seragam dan konsisten membuat data dapat dishare untuk

berbagai macam program aplikasi.

- Efisiensi dan optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan,

karena dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik dengan

menerapkan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam

bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan, tapi kemandirian

data tetap terjaga.

- Keakuratan dalam pemasukan dan penyimpanan data.

- Keamanan (security) dapat diterapkan dengan menentukan siapa-siapa

(pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di

dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh

dilakukannya.

Selain itu Mannino (2007) menyebutkan bahwa basisdata itu interrelated

artinya saling berhubungan berarti bahwa data yang disimpan sebagai unit yang

terpisah dapat dikoneksikan satu sama lain sesuai hubungan (relationship) yang

ada. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kekurangan yang ada dalam sistem

berjalan yaitu data yang disimpan tidak dapat dengan cepat ditelusur kembali, data

tidak dapat dishare untuk berbagai macam program aplikasi, belum adanya

4

relationship diantara data yang ada, dan kemungkinan terjadi redundansi data

dapat diantisipasi di kemudian hari.

1.2 Rumusan Masalah

Masalah utama yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana

merancang sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format

digital pada Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI.

1.3 Tujuan

Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem basisdata yang efisien untuk

pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital pada Bidang Transformasi

Digital, Perpustakaan Nasional RI. Selain itu tujuan jangka panjang untuk

persiapan layanan jasa perpustakaan.

1.4 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:

- Tersedianya rancangan sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan

langka format digital pada Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan

Nasional RI.

- Mempermudah fungsi kontrol dalam manajemen.

- Sebagai sarana akuntabilitas terhadap pemerintah dari salah satu tugas

Perpustakaan Nasional RI khususnya Bidang Transformasi Digital.

- Membantu persiapan untuk layanan jasa perpustakaan dengan adanya data

yang terpadu memudahkan dalam pencarian nantinya.

1.5 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah merancang sistem basisdata

untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital di Bidang

5

Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI dengan menggunakan pendekatan

System Development Life Cycle (SDLC). Pembahasan dan penelitian ini dibatasi

sampai pada tahapan desain sistem. Tahapan dalam penelitian ini meliputi:

analisis studi kelayakan, investigasi sistem, analisis sistem, dan desain sistem.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem InformasiSistem informasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang memiliki

komponen-komponen yaitu sistem, konsep sistem informasi, manajemenbasisdata, normalisasi, prinsip-prinsip pengembangan sistem, dan metodepengembangan sistem.

2.1.1 Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Mc. Leod 2004). Sistem merupakan

perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan satu sama lain sehingga

membentuk suatu totalitas (KBBI daring Kamus Besar Bahasa Indonesia).

Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang sumber dayanya mengalir dari

elemen input melalui elemen transformasi menuju elemen output. Sistem

merupakan suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk

meyakinkan bahwa elemen tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini

dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan

balik yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi

bagi mekanisme kontrol (Mc. Leod 2004).

2.1.2 Konsep Sistem InformasiInformasi merupakan keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda

yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya

yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan

dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

secara elektronik ataupun nonelektronik (Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, bab I, pasal 1).

Menurut Gordon (1974) suatu informasi merupakan data yang telah diolah

ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai

yang dapat dipahami sebagai penunjang bagi keputusan saat ini maupun yang

akan datang. Informasi menunjukkan hasil dari pengolahan data yang

diorganisasikan dan berguna bagi orang yang menerimanya.

7

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat berpengaruh pada

perkembangan informasi yang meliputi pengumpulan dan penyebaran data secara

cepat dan akurat terutama dengan adanya komputer yang membantu dalam

pengolahan data yang menghasilkan berbagai bentuk informasi. Informasi

digunakan sebagai pendukung bagi manajer atau pengambil keputusan untuk

memecahkan masalah. Kemampuan untuk memecahkan masalah dalam suatu

organisasi tergantung pada kemampuan manajer dalam menyerap informasi yang

relevan.

Sistem informasi terdiri dari input, di mana input tersebut melalui sistem

akan diproses dan menghasilkan output yang kemudian dikirim ke pengguna atau

didistribusikan kepada sistem lain. Mekanisme umpan balik juga berlaku dalam

mengendalikan sebuah sistem informasi (Turban 1996). Sistem informasi secara

teknis dan manajemen sebenarnya adalah perwujudan penerapan produk teknologi

informasi ke dalam suatu bentuk organisasi dan manajemen sesuai dengan

karakteristik kebutuhan pada organisasi tersebut dan sesuai dengan tujuan

peruntukannya. Pada sisi yang lain, sistem informasi secara teknis dan fungsional

adalah keterpaduan sistem antara manusia dan mesin yang mencakup komponen

perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, sumber daya manusia, dan substansi

informasi yang dalam pemanfaatannya mencakup fungsi input, process, output,

storage, dan communication (Penjelasan Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, butir I)

Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu informasi harus

akurat yang berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan

tidak bias atau menyesatkan. Kedua suatu informasi harus tepat waktu yakni

informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi

merupakan dasar atau landasan di dalam pengambilan suatu keputusan. Informasi

juga harus relevan yaitu informasi memberi manfaat bagi penggunanya.

2.1.3 Manajemen BasisdataBasisdata adalah kumpulan data tetap (persistent) yang dapat berbagi

(shared) dan saling terkait (interrelated) (Mannino 2007). Sistem basisdata adalah

suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling

8

berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya dalam beberapa aplikasi yang

beragam di dalam organisasi (Fathansyah 2007).

Manajemen data merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi

yang mencakup pengumpulan data yang sebelumnya akurasinya diuji terlebih

dahulu. Data tersebut disimpan, dipelihara dan dapat diambil sewaktu-waktu jika

diperlukan. Basisdata merupakan kumpulan data komputer yang terintegrasi,

diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan untuk

pengambilan kembali (Mannino 2007). Konsep basisdata merupakan integrasi

logis dari file yang ada. Tujuan utama dari konsep basisdata adalah untuk

meminimalkan terjadinya pengulangan data dan kemampuan untuk membuat

perubahan dalam struktur data tanpa perubahan pada program yang memproses

data.

Perangkat lunak yang dipergunakan untuk mengolah basisdata yang

memelihara integrasi logis antar file baik langsung maupun tidak disebut

Database Management System (Mannino 2007). Database Management System

(DBMS) merupakan software yang akan menentukan bagaimana data

diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme

pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama,

keakuratan/konsistensi data, dan sebagainya (Fathansyah 2007).

Database Management System berguna untuk memelihara koleksi data yang

dapat dipakai secara bersama, membentuk hubungan antar data, meminimalkan

data yang berlebihan (redundancy), menyediakan cara pencarian data dan

pengawasan terhadap penyimpanan data, menyediakan data lengkap untuk

pembuatan laporan serta memungkinkan pengembangan aplikasi. Database

Management System juga bermanfaat bagi organisasi yang menggunakan

komputer sebagai suatu sistem informasi.

Normalisasi adalah proses transformasi data ke dalam kelompok-kelompok

yang dibentuk atau alami yang merupakan fakta di satu tempat dan ada hubungan

(relationships) yang benar diantara fakta yang ada tersebut (Avison dan Fitzgerald

2006). Normalisasi dalam hal ini merupakan suatu teknik untuk

Normalisasi

9

mengorganisasikan data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai

dalam suatu organisasi. Jadi normalisasi merupakan proses pengelompokan data

elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya.

Tujuan normalisasi itu sendiri adalah untuk menghilangkan kerangkapan

(redundancy) data, mengurangi kompleksitas, dan untuk mempermudah

pemodifikasian data. Dengan normalisasi, perancang/desainer basisdata bertitik

tolak dari situasi yang nyata. Desainer telah memiliki item data yang siap

ditempatkan dalam baris dan kolom pada tabel-tabel relasional. Dari fakta yang

telah dimiliki tersebut maka dilakukan normalisasi. Hasil normalisasi tersebut

suatu saat dapat dimodifikasi dengan suatu pertimbangan tertentu hingga akhirnya

diperoleh basisdata yang benar-benar efektif dan efisien (Fathansyah 2007).

Proses normalisasi dimulai dengan menguraikan data dalam bentuk tabel

yang selanjutnya dianalisis dengan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.

Apabila tabel tersebut belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel tersebut

perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi

bentuk yang optimal.

Tahapan-tahapan normalisasi ada tiga tahapan dasar (Avison dan Fitzgerald

2006) yaitu:

1) First Normal Form (Bentuk normal ke-satu)

Bentuk normal ke-satu ini mempunyai ciri yaitu data dibentuk dalam satu

record demi satu record dan nilai dari field berupa atomic value. Atom adalah

zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia

tidak memiliki sifat induknya. Tidak ada set atribut yang berulang ulang atau

atribut bernilai ganda (multi value). Tiap field hanya satu pengertian, bukan

merupakan kumpulan data yang mempunyai arti mendua. Hanya satu arti saja

dan juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain.

2) Second Normal Form (Bentuk normal ke-dua)

Bentuk normal ke-dua ini mempunyai syarat yaitu bentuk data telah

memenuhi kriteria bentuk normal ke-satu. Atribut bukan kunci haruslah

bergantung secara fungsi pada kunci utama, sehingga untuk membentuk

normal ke-dua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field harus

unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.

10

3) Third Normal Form (Bentuk normal ke-tiga)

Untuk menjadi bentuk normal ke-tiga maka relasi haruslah dalam bentuk

normal ke-dua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang

transitif. Artinya setiap atribut bukan kunci harus bergantung hanya pada

kunci primer secara menyeluruh.

Boyce-Codd Normal Form (BCNF) adalah salah satu ekstensi atau

pengembangan bentuk normalisasi. Bahwa pada bentuk normal ke-tiga dan bentuk

normal lainnya, ketergantungan tersembunyi mungkin tidak terungkap. Boyce-

Codd Normal Form ini tidak mengacu pada bentuk normal lainnya (Avison dan

Fitzgerald 2006).

2.1.4 Prinsip-Prinsip Pengembangan SistemPengembangan sistem informasi (information system development) dapat

berupa penyusunan sistem informasi yang benar-benar baru atau memperbaiki

atau menyempurnakan sistem yang telah ada (Curtis dalam Silaban 2004). Yang

lebih sering terjadi adalah menyempurnakan sistem yang telah ada.

Secara umum suatu sistem perlu diganti dan disempurnakan karena alasan-

alasan sebagai berikut (Jogiyanto dalam Silaban 2004):

1) Adanya permasalahan-permasalahan yang dijumpai pada sistem yang lama,

antara lain:

a. Ketidakberesan, berupa pencatatan data yang tidak akurat, informasi yang

sering terlambat, sukar diperoleh saat dibutuhkan, ketidakefisienan operasi

serta ketidakamanan data yang mengakibatkan permasalahan akses data.

b. Pertumbuhan organisasi, dimana suatu organisasi berkembang diperlukan

otomatisasi pemrosesan data sehingga proses dalam organisasi berjalan

dengan cepat dan akurat. Selain itu diperlukan juga suatu cara tertentu

sehingga data yang diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan dapat

diperoleh secara cepat.

2) Untuk meraih kesempatan-kesempatan, dimana teknologi informasi dapat

digunakan untuk penyediaan informasi secara tepat. Kecepatan penghantaran

informasi sangat menentukan berhasil tidaknya strategi atau rencana-rencana

yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan.

11

3) Adanya instruksi-instruksi (directives), yakni penyusunan sistem yang baru

oleh karena adanya instruksi dari pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti

Peraturan Pemerintah.

Pengembangan sistem yang baru diharapkan menghasilkan suatu

peningkatan dalam organisasi. Peningkatan tersebut berhubungan dengan kinerja,

informasi yang diperoleh, ekonomi, pengendalian, efisiensi serta pelayanan sistem

yang baru. Salah satu prinsip yang harus diingat dalam pengembangan sistem

adalah bahwa sistem yang dikembangkan tersebut adalah untuk manajemen, maka

yang menggunakan informasi dari sistem itu adalah manajemen, sehingga sistem

harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.

Secara umum dalam mengembangkan sistem ada beberapa prinsip yang

harus dipenuhi. Whitten (2007) mengusulkan beberapa prinsip pengembangan

sistem yaitu:

1) Pengembangan sistem harus melibatkan pemilik dan pemakai yang akan

menggunakan sistem tersebut, karena pemilik dan pengguna sistem

merupakan kebutuhan mutlak dalam keberhasilan pengembangan sistem.

2) Pengembangan sistem menggunakan problem solving approach. Pendekatan

ini dilakukan sepanjang dapat meminimalkan risiko yang terjadi melalui

pembatasan dari pemecahan suatu masalah, ketidaktepatan dalam pemecahan

masalah serta pengambilan solusi yang salah.

3) Pengembangan sistem harus melalui sejumlah tahap kegiatan. Hal ini

dilakukan untuk mempermudah pengelola dan peningkatan efektifitas.

4) Pengembangan sistem harus mengikuti standar untuk menjaga konsistensi

pengembangan dan dokumen standarisasi, juga menjamin kualitas produk dan

proses dari pengembangan sistem.

5) Pengembangan sistem sebagai penanaman modal, manfaat yang diperoleh

dari sistem harus lebih dari investasi yang dikeluarkan.

6) Pengembangan sistem harus memiliki cakupan yang jelas, hal ini dilakukan

untuk menghindari pekerjaan yang tidak berkesudahan.

7) Pembagian sistem ke dalam sejumlah subsistem sehingga mempermudah

pengembangan sistem.

12

8) Pengembangan sistem harus fleksibel sehingga mudah untuk dikembangkan

lagi dan diubah sesuai kebutuhan.

2.1.5 Metode Pengembangan SistemUntuk melakukan suatu pengembangan sistem informasi diperlukan suatu

metode pendekatan. Metode pengembangan sistem informasi yang sederhana dan

paling sering digunakan atau paling populer adalah metode pendekatan System

Development Life Cycle (McLeod 2007). System Development Life Cycle (SDLC)

merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang

lama dengan atau memperbaiki sistem yang sudah ada melalui tahapan-tahapan.

Tahapan-tahapan SDLC menurut Avison dan Fitsgerald (2006) (Gambar 1):

1) Studi Kelayakan

Studi Kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang

akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang

diinginkan. Faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan

sistem tersebut ada empat faktor (Avison dan Fitsgerald 2006):

Gambar 1 Tahapan-Tahapan SDLC menurut Avison & Fitsgerald.

13

- Kelayakan teknologi: dapat didukung oleh teknologi yang tersedia dan ada

keahlian yang memadai untuk membangun sistem tersebut.

- Kelayakan ekonomi: secara finansial terjangkau dan biaya yang dibenarkan

serta erat kaitannya dengan analisis biaya dan manfaat.

- Kelayakan hukum: Tidak melanggar hukum yang berlaku, baik yang hukum

yang ditetapkan pemerintah maupun aturan yang berlaku di organisasi.

- Kelayakan waktu: berhubungan dengan waktu yang ditetapkan untuk

pengembangan sistem.

2) Investigasi Sistem

Investigasi sistem dilakukan dengan cara pengamatan secara langsung

terhadap sistem informasi yang ada dalam organisasi. Tahap ini bertujuan

untuk memecahkan permasalahan-permasalahan sistem yang besar menjadi

subsistem. Disamping itu tahap ini juga meminimalisasi duplikasi dan usaha

yang sia-sia serta membuat suatu pengembangan sistem yang baru yang

sesuai dengan rencana strategi dari suatu organisasi.

3) Analisis Sistem

Tahap ini merupakan tahap analisis informasi dari segi permasalahan dan

peluang yang ada dari tahap sebelumnya. Tahap ini juga menganalisis proses

yang dilakukan, data yang dimasukkan, diolah dan dihasilkan oleh sistem

yang lama. Hasil analisis tersebut dijadikan dasar pengembangan model dari

sistem baru. Proses analisis terhadap sistem meliputi:

a. Survei terhadap sistem yang ada

Survei ini bertujuan untuk memperoleh pengertian dari aspek operasional

sistem, melihat hubungan kerja pengguna yang terlibat dalam sistem,

mengumpulkan data yang penting untuk pengembangan sistem serta

mengidentifikasi permasalahan secara spesifik. Untuk memperoleh

informasi di atas digunakan teknik wawancara, observasi, kuesioner, dan

telaah dokumen.

b. Identifikasi kebutuhan informasi

Dalam hal ini analisis difokuskan pada pengambil keputusan sebagai

pemakai informasi. Adapun kerangka kerja yang digunakan adalah

14

kerangka kerja PIECES (Whitten 2007) untuk menganalisis hal-hal

sebagai berikut:

a) Performance: kebutuhan untuk meningkatkan kinerja.

b) Information: kebutuhan untuk mengendalikan dan meningkatkan

kualitas informasi dan data.

c) Economic: kebutuhan untuk menekan biaya ekonomis dan

pengendalian.

d) Control: kebutuhan untuk meningkatkan pengendalian dan keamanan.

e) Efficiency: kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi.

f) Services: kebutuhan untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen

dan pegawai.

c. Identifikasi kebutuhan sistem

Analis terlibat dalam pembuatan spesifikasi kebutuhan sistem mulai dari

input, proses dan output sistem. Kebutuhan input satu subsistem

menghasilkan output yang dapat sebagai input subsistem yang lain. Analis

mengumpulkan dokumentasi dari sistem yang ada (existing system) dan

menganalisis sistem tersebut. Pada proses analisis akan menghasilkan

dokumentasi sistem yang dituangkan dalam bentuk bagan arus (flow chart)

atau diagram arus data (data flow diagram). Data Flow Diagram (DFD)

merupakan diagram yang menggambarkan aliran informasi dan aksi yang

dilakukan terhadap informasi secara logis. Dengan DFD penyimpanan

informasi keluar dan masuk beserta lokasi tergambar dengan jelas. Data

Flow Diagram terdiri dari sejumlah tingkatan atau level. Pada tingkat

pertama disebut diagram konteks yang menggambarkan proses secara

umum, kemudian diikuti tingkat berikutnya yakni DFD diuraikan dalam

kamus data yang berisi struktur data dan kegunaan data dalam organisasi.

Dalam suatu sistem yang diproses adalah data, data tersebut merupakan

suatu entitas yang terlibat dalam suatu sistem. Entitas yang satu terkait

dengan entitas yang lain menghasilkan suatu relasi. Model dari relasi

entitas ini disebut model entity relationship diagram (diagram hubungan

entitas). Setelah itu ditentukan atribut dari masing-masing entitas. Atribut

tersebut perlu dinormalisasikan ke dalam bentuk yang lebih sederhana

15

untuk mencegah duplikasi data, inkonsistensi dalam suatu basisdata

(Fathansyah 2007).

d. Laporan analisis terhadap sistem

Laporan berupa kegiatan tahap analisis dalam bentuk dokumentasi yang

merupakan tahap akhir dari analisis sistem.

4) Desain Sistem

Tahap perancangan sistem dimulai dari telaah logis yang diperoleh dari

analisis sistem kemudian diterjemahkan ke dalam rancangan model logis

sistem baru. Ada beberapa cara untuk menerjemahkan model logis ke dalam

desain fisik, diantaranya bagaimana penyimpanan data tersebut apakah

disimpan dalam dokumen atau dalam bentuk basisdata, kemudian diproses

komputerisasi yang dilakukan apakah online atau tidak. Dari pertanyaan-

pertanyaan di atas akan timbul beberapa alternatif desain yang dibuat dalam

bentuk diagram aliran data. Kemudian ditentukan batasan otomasinya untuk

membedakan mana proses yang masih manual dan proses yang diotomasi

oleh sistem yang baru. Setelah rancangan model logis sistem selesai

dilakukan, tahap selanjutnya adalah merancang fisik sistem baru yang terdiri

dari (Lucas 1994, Kendall 1998 dalam Silaban 2004):

a. Rancangan proses berupa penentuan perangkat keras dan lunak dari proses

utama.

b. Rancangan modular untuk mempermudah penulisan dan pengujian

program dengan menggunakan hierarchical structure chart.

c. Rancangan penyimpanan data melalui sistem file atau basisdata.

d. Rancangan masukan dan keluaran berupa rancangan interface pemakai

seperti: rancangan layar, kontrol, panduan pemakai. Disamping itu juga

terdapat laporan dan dokumen masukan yang sesuai dengan layar.

e. Spesifikasi sistem berupa spesifikasi lengkap dari masukan, keluaran dan

penyimpanan data.

5) Implementasi

Pada tahap ini sistem secara fisik telah dibuat, kemudian dilakukan penulisan

program, penginstalan dan penggantian sistem yang baru dimana perangkat

keras telah tersedia dan sudah terpasang dengan baik dan sudah dibuat

16

basisdatanya. Pada tahap ini juga dilakukan pelatihan terhadap pengguna

termasuk penyesuaian terhadap sistem yang baru.

6) Review dan Maintenance

Tahap ini dilakukan untuk menilai keberhasilan suatu proyek berupa

keefektifan dari sistem yang baru dikembangkan, perkiraan biaya, ketepatan

waktu pelaksanaan proyek dan bagaimana biaya pemeliharaannya. Dalam

evaluasi diharapkan sistem yang baru tersebut dapat mengurangi pengeluaran

dan menghasilkan keunggulan dari sistem yang lama. Sistem yang

dikembangkan harus mudah digunakan dan cukup fleksibel untuk beradaptasi

dengan perubahan yang terjadi.

2. 2 PerpustakaanBagi banyak orang bila mendengar istilah perpustakaan, dalam benak

mereka akan tergambar sebuah gedung atau ruangan yang dipenuhi rak buku.

Anggapan tersebut tidaklah selalu salah karena bila dikaji lebih lanjut, kata dasar

perpustakaan adalah pustaka. Dalam Kamus Bahasa Indonesia, pustaka artinya

kitab, buku. Dalam Bahasa Inggris, dikenal dengan library yang berasal dari kata

Latin liber atau libri artinya buku. Dari kata Latin tersebut, terbentuklah istilah

librarius yang artinya tentang buku. Dalam bahasa asing lainnya (Belanda)

perpustakaan disebut juga sebagai bibliotheek, (Jerman) bibliothek, (Perancis)

bibliotheque, (Spanyol) bibliotheca, dan (Portugis) bibliotheca. Semua istilah itu

berasal dari kata biblia dari bahasa Yunani artinya tentang buku, kitab. Dengan

demikian, dalam semua bahasa istilah perpustakaan, library, dan bibliotheek

selalu dikaitkan dengan buku atau kitab (Sulistyo-Basuki 1993).

Dengan demikian, batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian

sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan

buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu

untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Dalam pengertian buku dan

terbitan lainnya termasuk di dalamnya semua bahan cetak (buku, majalah,

laporan, pamflet, prosiding, manuskrip, (naskah), lembaran musik, berbagai karya

media audio visual seperti film, slide, kaset, piringan hitam, bentuk mikro seperti

mikrofilm, mikrofis (Sulistyo-Basuki 1993).

17

Perpustakaan sebagai salah satu sarana pelestarian bahan pustaka, sebagai

hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan,

teknologi, dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan

menunjang pelaksanaan pembangunan nasional (Keputusan Presiden Nomor 11

Tahun 1989). Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya

cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna

memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi

para pemustaka (Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan,

pasal 1, butir 1 ).

2.2.1 Perpustakaan Nasional Republik IndonesiaDefinisi Perpustakaan Nasional menurut Undang-Undang RI No. 43 Tahun

2007 Tentang Perpustakaan, pasal 1, butir 5 adalah Lembaga Pemerintah Non

Departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang

perpustakaan. Lembaga ini berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan

rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian,

dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.

Kedudukan Perpustakaan Nasional RI adalah sebagai berikut

(http://www.pnri.go.id) :

1) Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, (yang selanjutnya dalam SK

Kaperpusnas No.03/2001 disingkat Perpusnas) adalah Lembaga Pemerintah

Non Departemen;

2) Perpusnas berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Presiden yang

dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri

Pendidikan Nasional;

3) Perpusnas mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang

perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Perpustakaan Nasional RI memiliki visi yaitu pemberdayaan potensi

perpustakaan dalam meningkatkan kualitas kehidupan bangsa. Selain itu misi

Perpusnas RI yaitu membina, mengembangkan dan mendayagunakan semua jenis

perpustakaan, melestarikan Bahan Pustaka (Karya Cetak dan Karya Rekam)

http://www.pnri.go.id/

18

sebagai Hasil Budaya Bangsa, dan menyelenggarakan Layanan Perpustakaan

(http://www.pnri.go.id).

2.2.2 Tugas, Fungsi, dan Wewenang Perpustakaan Nasional RITugas dan Fungsi Perpustakaan Nasional RI adalah melaksanakan tugas

pemerintahan dibidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas, Perpusnas

menyelenggarakan fungsi (http://www.pnri.go.id):

1) Mengkaji dan menyusun kebijakan nasional dibidang perpustakaan;

2) Mengkoordinasikan kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas Perpusnas;

3) Melancarkan dan membina terhadap kegiatan instansi Pemerintah dibidang

perpustakaan;

4) Menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan administrasi umum dibidang

perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian,

keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.

Dalam menyelenggarakan fungsinya Perpusnas mempunyai kewenangan:

1) Menyusun rencana nasional secara makro, dibidang perpustakaan;

2) Merumuskan kebijakan dibidang perpustakaan untuk mendukung

pembangunan secara makro;

3) Menetapkan sistem informasi dibidang perpustakaan;

4) Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu:

a. merumuskan dan pelaksanaan kebijakan tertentu dibidang perpustakaan;

b. merumuskan dan pelaksanaan kebijakan pelestarian pustaka budaya

bangsa dalam mewujudkan koleksi deposit nasional dan pemanfaatannya.

Dalam pelaksanaan kebijakan pelestarian pustaka budaya bangsa

dilaksanakan oleh Pusat Preservasi Bahan Pustaka. Tugas Pusat Preservasi Bahan

Pustaka yaitu melaksanakan pelestarian informasi dan fisik bahan pustaka

(http://www.pnri.go.id).

Fungsi Pusat Preservasi Bahan Pustaka yaitu:

1) Pelaksanaan pelestarian fisik melalui pemeliharaan, perawatan, restorasi dan

penjilidan bahan pustaka;




19

2) Pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih

media mikrografi dan fotografi;

3) Pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih

media digital ke media baru.

Dalam pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui

alih media digital ke media baru dilaksanakan oleh Bidang Transformasi Digital.

Bidang Transformasi Digital memiliki tugas dan fungsi, antara lain

(http://www.pnri.go.id):

- Tugas:

Melaksanakan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih

media digital ke media baru.

- Fungsi:

1) Pelaksanaan kegiatan transformasi kandungan informasi bahan pustaka

langka khasanah warisan budaya bangsa ke bentuk digital serta

pemeliharaan dan penyimpanan master informasi digital;

2) Pelaksanaan transformasi informasi digital ke media baru.

2.3 Alih Media DigitalAlih media digital (transformasi digital) merupakan hasil terjemahan dari

bahasa Inggris yaitu digital transformation, dimana transformation adalah

mengubah bentuk, mengalihmediakan (Oxford Learner’s Pocket Dictionary,

1987). Jadi alih media digital berarti mengubah bentuk, mengalihmediakan ke

dalam bentuk/format digital. Sebelum menjadi bentuk digital, data dapat berupa

bentuk tercetak, tiga dimensi, audio visual, dan hanya audionya saja. Selain itu

alih media juga dapat berarti sebuah proses yang mengubah sinyal analog menjadi

bentuk digital (Pendit 2007).

Tujuan alih media digital di perpustakaan adalah untuk menyelamatkan

kandungan informasi atau kandungan intelektual serta untuk melestarikan

(preservasi) koleksi bahan perpustakaan yang asli sehingga bertahan lebih lama.

Dengan demikian alih media digital bermanfaat untuk:

- Melindungi Sumber Asli


20

Hal yang umum dalam penerapan teknologi digital dalam perpustakaan atau

kearsipan adalah membuat salinan digital yang dapat digunakan sebagai

referensi untuk menggantikan dan mengakses dari pada sumber aslinya. Tujuan

dari upaya preservasi karena adanya keterbatasan terhadap akses sumber

aslinya. Sebagai contoh file digital koleksi gambar dan foto disediakan untuk

kebutuhan studi dapat dilakukan tanpa harus mengakses sumber gambar

aslinya. Sehingga peminjaman sumber asli dokumen, buku atau gambar dapat

dihentikan untuk menghindari kerusakan atau kehilangan. Upaya preservasi ini

dapat memotivasi setiap perpustakaan dan lembaga kearsipan untuk melakukan

ujicoba terhadap kemampuan dari perangkat keras (hardware) dan perangkat

lunak (software).

- Mewakili Sumber Asli

Produk digital haruslah dibuat untuk dapat mewakili isi informasi dari sumber

aslinya sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bahan materi untuk tujuan

penelitian ilmiah dan pembelajaran. Sistem yang dibuat dengan resolusi yang

tinggi memungkinkan untuk menyediakan informasi sama persis dengan

sumber aslinya tanpa adanya resiko kerusakan atau kehilangan. Hal ini

diperkuat dalam Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 8 Tahun

1997 tentang Dokumen Perusahaan, Pasal 12 ayat 4 disebutkan dalam hal

dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya

adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih

mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap

menyimpan naskah asli tersebut.

- Melebihi Sumber Asli

Dengan hadirnya teknologi digital akan memudahkan kebutuhan setiap

pengguna terhadap informasi secara lebih detail. Dimana secara manual atau

melalui sumber aslinya tidak mungkin untuk dilakukan. Juga untuk produk

digital yang dapat dikombinasikan dengan fungsi sistem rekayasa dan

disebarluaskan secara luas melalui mesin pencari (seacrh engine) akan memilki

nilai kegunaan lebih bagi setiap penggunanya sebagai bahan materi penelitian

ilmiah atau untuk kebutuhan lainnya.

21

2.4 Bahan Perpustakaan LangkaLangka artinya jarang didapat; jarang ditemukan; jarang terjadi. Kelangkaan

berarti perihal langka (http://pusatbahasa.diknas.go.id).

Kelangkaan itu dipahami bukan saja jarang atau sukar diperoleh, tetapi juga

unik, bahkan eksekutif. Jadi, sumber langka adalah sumber yang unik sekaligus

sukar diperoleh koleksinya. Dengan kata lain, pada sumber langka melekat

(inherent) kelangkaan. Juga menjadi jelas bahwa jangkauan peredaran sumber

langka bersifat terbatas karena umumnya tidak digandakan secara masih melalui

mesin cetak ataupun media transmisi lainnya. Selain itu, biasanya meskipun tidak

selalu, sumber langka menyangkut kurun masa yang sangat tua sehingga terentang

jarak waktu yang jauh dengan masa hidup penelitinya. Segera dapat diidentifikasi

bahwa yang tergolong sumber langka adalah naskah-naskah kuno atau manuskrip

yang ditulis tangan. Banyak ditemukan naskah-naskah itu berasosiasi dengan

masa klasik kerajaan tempo dulu. Dalam khazanah ilmu sejarah, penggolongan

sumber langka diperluas dengan memasukkan kronikel, catatan harian, dokumen

keluarga, memoar, arsip/dokumen resmi; juga sumber-sumber tidak tertulis seperti

customs, folklore, bahkan sihir dan mitos (Kasijanto 2004).

Bahan perpustakaan langka adalah suatu jenis koleksi yang memiliki ciri-

ciri; tidak diterbitkan lagi, sudah tidak beredar di pasaran, susah untuk

mendapatkannya, mempunyai kandungan informasi yang tetap, memiliki

informasi kesejarahan (http://www.badanperpusdadiy.go.id).

2.5 MetadataMetadata adalah data terstruktur tentang data. Ada berbagai definisi yang

lebih rinci, antara lain dari American Library Association dalam Pendit (2007)

sebagai berikut: Metadata are structured, encoded data that describe

characteristics of information bearing entitites to aid in the identification,

discovery, assessment and management of the described entities. Definisi ini

menunjukkan bahwa metadata adalah data yang (Pendit 2007):

1) Terstruktur;

2) Ditandai dengan kode agar dapat diproses dengan komputer;

3) Mendeskripsikan ciri-ciri satuan-satuan pembawa informasi;

http://pusatbahasa.diknas.go.id/kbbi/index.php

http://www.badanperpusdadiy.go.id/

22

4) Membantu identifikasi, penemuan, penilaian, dan pengolahan satuan

pembawa informasi tersebut.

Melihat ciri-ciri metadata, dapat disimpulkan bahwa metadata adalah istilah

baru, tetapi bukan konsep yang 100% baru. Suatu kartu katalog atau entri dalam

bibliografi adalah metadata, cantuman bibliografi berformat MARC adalah

metadata. Memang sejak dulu pustakawan dan arsiparis, dan juga kurator

musium, telah menciptakan apa yang sekarang disebut metadata untuk

memungkinkan pengelolaan dan temu balik berbagai obyek warisan budaya yang

dipercayakan pada mereka. Yang baru adalah bahwa kini beragam komunitas

mulai merasakan perlunya format yang terstruktur dan standar untuk data yang

mendeskripsikan obyek-obyek yang dikelola oleh mereka. Semua komunitas,

terutama pengelola dan pengolah informasi, sadar bahwa semakin terstruktur data

tentang dokumen atau artefak lain, semakin bagus, karena struktur tersebut dapat

digunakan untuk pengolahan, penelusuran, dan interaksi dengan data yang lain.

Munculnya perpustakaan digital, dan proliferasi (perluasan) informasi di

internet dan www, semakin memperbesar rasa urgensi untuk membuat standar

atau skema metadata (metadata scheme) yang tidak saja cocok untuk description

dan discovery sumber-sumber digital (digital resources), tetapi juga untuk

keperluan lain seperti pengelolaan, pelestarian, dan penilaian. Komunitas yang

sibuk merancang format atau skema metadata punya latar belakang dan profesi

yang berbeda-beda, mencakup berbagai disiplin ilmu, dan melibatkan praktisi dari

berbagai bidang seperti penerbit, perancang dan produsen media interaktif dan

perangkat lunak, ahli teknologi informasi. Jadi tidak terbatas pada lingkungan

perpustakaan, kearsipan, dan musium.

Setiap skema metadata pada dasarnya berisi kesepakatan tentang tata cara

mengelola data, dan di dalam tata cara ini terdapat tiga komponen utama, yaitu

(Pendit 2008):

1) Metadata deskriptif

Sebagaimana namanya, merupakan tata cara untuk menggambarkan

(mendeskripsikan) sebuah entitas berupa dokumen atau objek digital,

sedemikian rupa sehingga deskripsi ini mewakili entitas yang bersangkutan

dalam sebuah sistem penyimpanan dan penemuan kembali. Pada umumnya,

23

tata cara pembuatan dan pengisian metadata deskriptif ini mengikuti atau

mengembangkan tata cara yang sudah lama sekali digunakan dibidang

perpustakaan untuk deskripsi bibliografi misalnya, tata cara dalam hal

informasi tentang pengarang, judul, tahun terbit, tajuk subjek atau kata kunci

dan informasi lain yang lazimnya dicatat dalam proses pengatalogan

tradisional.

2) Metadata administratif

Metadata ini berbeda dari metadata deskriptif yang lebih merupakan sarana

perwakilan untuk penyimpanan dan penemuan kembali, maka metadata

administratif menyangkut pengelolaan data sebagai bagian dari kepemilikan

atau koleksi sebuah institusi informasi. Metadata administratif berkaitan

dengan pengelolaan sumber daya informasi dalam konteks penciptaan,

pemeliharaan, kepemilikan, dan hak akses serta hak pemakaiannya. Metadata

ini juga sangat penting dalam pengelolaan objek digital untuk keperluan

penyimpanan jangka panjang serta pengarsipan.

3) Metadata struktural

Sebuah dokumen atau sumber daya informasi yang berbentuk objek digital

memiliki ciri atau karakteristik yang sangat berbeda dari yang non-digital,

walaupun kandungan informasi di kedua format berbeda ini memiliki struktur

penyajian yang sama. Metadata struktural adalah metadata yang dapat

digunakan untuk mencatat dan merekam karakteristik sebuah objek digital,

sedemikian rupa sehingga secara teknis objek ini dapat digunakan dengan

urut.

2.5.1 MARCMachine Readable Cataloging (MARC) adalah standar untuk komunikasi

data katalog di dunia perpustakaan dan informasi. Pada dasarnya, MARC adalah

format data (atau lebih tepatnya: sekumpulan format data) yang memungkinkan

pertukaran data katalog atau data lainnya yang terkait antar sistem-sistem

perpustakaan yang memakai komputer (Pendit 2008).

Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh

Library of Congress (LC), format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya

24

bagi penyebaran data katalogisasi bahan perpustakaan ke berbagai perpustakaan di

Amerika Serikat. Konsep ini dipakai oleh berbagai negara termasuk Indonesia

yang menggunakan MARC. Karena dipakai di Indonesia, maka menjadi

INDOMARC. Dalam INDOMARC terdapat kelompok tengara yang merupakan

kumpulan ruas tidak tetap yang fungsinya sama dan nomor tengaranya dimulai

dengan angka yang sama. Setiap kelompok tengara mencerminkan bagian tertentu

dari cantuman katalog.

Berikut ini daftar tengara dengan XX adalah nilai angka diantara 00-99

(Perpustakaan Nasional RI 2006):

1) 0XX Informasi kendali dan identifikasi, termasuk nomor standar, nomor

klasifikasi dan nomor panggil.

2) 1XX Entri utama.

3) 2XX Judul dan paragraf judul (judul, edisi, impresum).

4) 3XX Deskripsi fisik, dan sebagainya.

5) 4XX Pernyataan seri.

6) 5XX Catatan.

7) 6XX Entri tambahan subyek.

8) 7XX Entri tambahan selain dari subyek atau seri.

9) 8XX Entri tambahan seri.

2.5.2 Dublin CoreDublin Core Metadata Element Set (DCMES) yaitu standar metadata yang

sekarang dikenal dengan nama singkat Dublin Core. Dublin Core merupakan

hasil dari lokakarya yang diadakan di Online Computer Library Center (OCLC)

di kota Dublin, Ohio tahun 1995 yang dibentuk karena dipengaruhi oleh adanya

rasa kurang puas dengan standar lama seperti misalnya MARC. MARC dianggap

terlampau sulit (hanya dimengerti dan bisa diterapkan oleh pustakawan) dan

kurang bisa digunakan untuk web resources. Untuk menangani banjir web

resources diperlukan cara dan format yang lebih sederhana (Pendit 2007).

Dublin Core memiliki 15 unsur dasar yaitu:

1) Title : judul dari sumber informasi.

2) Creator : pencipta sumber informasi.

25

3) Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk

kata kunci atau nomor klasifikasi.

4) Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa

abstrak, daftar isi atau uraian.

5) Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi.

6) Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi.

7) Date : tanggal penciptaan sumber informasi.

8) Type : jenis sumber informasi, novel, laporan, peta dan sebagainya.

9) Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber

informasi.

10) Identifier: nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian

sumber informasi, contoh URL, alamat situs.

11) Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi.

12) Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi.

13) Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi

lainnya.

14) Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu.

15) Rights : pemilik hak cipta sumber informasi.

2.6 Perpustakaan DigitalDefinisi perpustakaan digital, menurut:

- Lesk dalam Pendit (2007): Digital libraries are organized collections of digital

information. They combine the structuring and gathering of information, which

libraries and archives have always done, with the digital representation that

computers have made possible.

- Arms dalam Pendit (2007): Digital library is a managed collection of

information, with associated services, where information is stored in digital

formats and accessible over a network.

- Digital Libraries Federation (DLF) dalam Pendit (2007): Digital libraries are

organizations that provide the resources, including the specialized staff, to

select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the

integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works

26

so that they are readily and economically available for use by a defined

community or set of communities.

Lesk memandang perpustakaan digital sangat umum sebagai semata-mata

kumpulan informasi digital yang tertata (organized collections of digital

information). Arms memperluasnya sedikit dengan menambahkan bahwa koleksi

tersebut disediakan sebagai jasa dengan memanfaatkan jaringan informasi

(managed collection of information, with associated services, where information

is stored in digital formats and accessible over a network). Definisi menurut

Digital Libraries Federation mengatakan bahwa perpustakaan digital adalah

berbagai organisasi yang menyediakan sumberdaya, termasuk pegawai yang

terlatih khusus, untuk memilih, mengatur, menawarkan akses, memahami,

menyebarkan, menjaga integritas, dan memastikan keutuhan karya digital,

sedemikian rupa sehingga koleksi tersedia dan terjangkau secara ekonomis oleh

sebuah atau sekumpulan komunitas yang membutuhkannya. Dengan demikian

perpustakaan digital sesungguhnya merupakan upaya yang terorganisir dalam

memanfaatkan teknologi yang ada bagi keperluan masyarakat penggunanya

(Pendit 2008).

Tiga karakteristik utama perpustakaan digital, yaitu (Pendit 2007):

1) Memakai teknologi yang mengintegrasikan kemampuan menciptakan, mencari,

dan menggunakan informasi dalam berbagai bentuk di dalam sebuah jaringan

digital yang tersebar luas.

2) Memiliki koleksi yang mencakup data dan metadata yang saling mengaitkan

berbagai data, baik di lingkungan internal maupun eksternal.

3) Merupakan kegiatan mengoleksi dan mengatur sumberdaya digital yang

dikembangkan bersama-sama komunitas pemakai jasa untuk memenuhi

kebutuhan informasi komunitas tersebut. Oleh sebab itu, perpustakaan digital

merupakan integrasi berbagai institusi, seperti perpustakaan, musium, arsip,

dan sekolah yang memilih, mengoleksi, mengelola, merawat, dan menyediakan

informasi secara meluas ke berbagai komunitas.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Kerangka PemikiranTahapan pengerjaan dalam penelitian ini menggunakan metode System

Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari feasibility study, systems

investigation, systems analysis, systems design, implementation, dan yang terakhir

adalah review dan maintenance (Avison and Fitsgerald 2006). Tahapan-tahapan

dalam SDLC mudah dipahami dan jelas, biasanya digunakan dalam pengelolaan

proyek. Pada tiap tahapan dalam SDLC terdokumentasi sehingga struktur sistem

jelas, kebutuhan pengguna mudah dipahami serta kemungkinan terjadinya

perubahan kebutuhan pengguna kecil.

Dalam penelitian ini tidak semua tahapan dilakukan karena keterbatasan

waktu dan hanya sampai tahapan desain sistem sesuai dengan tema penelitian ini

yaitu membahas tentang rancangan sistem. Sehingga tahapan penelitian ini

meliputi feasibility study (studi kelayakan), system investigation (investigasi

sistem), systems analysis (analisis sistem), systems design (desain sistem).

3.2 Pelaksanaan PenelitianTahapan pelaksanaan penelitian (Gambar 2) ini diawali dengan analisis studi

kelayakan yang terdiri dari kelayakan teknologi, ekonomi, hukum, dan waktu.

Tahapan selanjutnya adalah investigasi sistem dengan pengumpulan data.

Dilanjutkan dengan melakukan analisis sistem yang terdiri dari survei sistem,

analisis kebutuhan informasi, dan analisis kebutuhan sistem.

Tahapan berikutnya yaitu desain sistem untuk rancangan sistem basisdata

pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital yang meliputi identifikasi

flowchart sistem berjalan, pembuatan flowchart sistem diusulkan, data flow

diagram, flowchart sistem, entity relationship diagram (ERD), penetapan

software dan hardware, dan desain interface (antar muka). Langkah terakhir

dalam tahapan penelitian ini yaitu penyusunan laporan tugas akhir.

28

3.3 Waktu dan Tempat PenelitianPenelitian ini berjalan diantara rentang waktu dari Januari 2010 hingga

Januari 2011 dan lokasi penelitian ini adalah di Perpustakaan Nasional RI.

3.3.1 Waktu PenelitianPenelitian ini mulai dirancang pada Bulan Januari 2010 (Lampiran 1)

dengan pembuatan draft proposal. Setelah draft proposal diperbaiki, pada awal

April 2010 dilakukan Sidang Komisi 1 yang dihadiri Komisi Pembimbing.

Gambar 2 Tahapan Pelaksanaan Penelitian.

29

Kemudian dari hasil Sidang Komisi 1, menghasilkan proposal penelitian yang

setelah direvisi diajukan dalam Kolokium yang dihadiri oleh mahasiswa

pascasarjana IPB dilaksanakan pada pekan ke-dua Bulan Mei 2010.

Hasil dari Kolokium, proposal disempurnakan dan direvisi baik dari segi isi

maupun penulisan. Setelah itu penelitian dilakukan mulai dari pekan ke-tiga

Bulan Mei 2010 sampai dengan Januari 2011.

3.3.2 Tempat penelitianPenelitian ini dilaksanakan di Bidang Transformasi Digital, Pusat Preservasi

Bahan Pustaka, Perpustakaan Nasional RI, Jalan Salemba Raya No. 28 A, Jakarta

Pusat.

30

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisis Studi KelayakanTahapan penelitian ini diawali dengan analisis studi kelayakan. Studi

kelayakan merupakan suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan

mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang

diinginkan. Faktor-faktor utama tersebut meliputi kelayakan teknologi, kelayakan

ekonomi, kelayakan hukum, dan kelayakan waktu.

4.1.1 Kelayakan TeknologiKelayakan teknis berkaitan dengan teknologi yang nantinya akan diterapkan

pada sistem yang akan dikembangkan. Secara teknis, sistem dinilai layak karena

sistem informasi yang diajukan ini cukup praktis dengan alasan bahwa teknologi

yang tersedia dapat dengan mudah diaplikasikan pada sistem informasi yang baru.

Dengan spesifikasi kebutuhan minimum hardware (setara dengan Intel Pentium 4

dan memory 256 MB) dan kebutuhan software (Windows XP/ Vista/ 7 dan

Microsoft Access 2000/ lebih tinggi), sistem ini dinilai praktis dan mudah dalam

pengaplikasiannya.

Spesifikasi kebutuhan minimum hardware dan software tersebut dapat

dengan mudah tersedia di pasaran dan memenuhi kapasitas yang diperlukan.

Dengan kemudahan spesifikasi tersebut, maka tenaga teknis yang dibutuhkan

untuk mengoperasikan teknologi tersebut juga tidak sulit dan dapat dioperasikan

oleh staf Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI yang telah

terbiasa mengoperasikan dalam sistem Windows, terutama Windows XP, Vista,

dan 7 yang saat ini digunakan di bidang ini. Untuk Microsoft Access, bidang ini

menggunakan 2003 dan 2007 saat ini.

31

4.1.2 Kelayakan EkonomiKelayakan ekonomi erat kaitannya dengan analisis biaya dan manfaat.

Sistem informasi yang diajukan harus dapat dinilai secara keuangan dengan

membandingkan kegunaannya (manfaat) yang diperoleh dengan biayanya.

a. Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu:

1) Biaya pengembangan sistem, biasanya merupakan biaya satu kali yang

tidak berulang sesudah proyek selesai. Termasuk dalam kategori ini,

antara lain:

- Biaya pengadaan, yaitu biaya yang terjadi sehubungan dengan

pengadaan perangkat keras.

- Biaya persiapan operasi, yaitu biaya yang berhubungan dengan biaya

untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan.

- Biaya proyek, yaitu biaya yang berhubungan dengan biaya-biaya untuk

pengembangan sistem hingga penerapan sistem tersebut.

2) Biaya pengoperasian sistem. Berbeda dengan biaya pengembangan sistem,

biaya operasi cenderung berulang sepanjang kehidupan sistem. Biaya

operasi sistem sepanjang sistem berfungsi dapat digolongkan menjadi dua,

yaitu:

- Biaya tetap, yaitu biaya yang terjadi pada jarak waktu yang teratur pada

tarif yang relatif tetap, misalnya biaya untuk pemeliharaan sistem yang

nantinya berjalan dan tarifnya sudah dibuat sehingga bersifat tetap.

- Biaya variabel, yaitu biaya yang terjadi sesuai dengan proporsi

beberapa faktor kegunaan, misalnya biaya untuk pengembangan sistem

yang sesuai dengan besarnya variabel pengembangan, semakin banyak

proporsi pengembangan semakin banyak biaya yang dikeluarkan.

b. Manfaat/ Keuntungan digolongkan menjadi dua, yaitu:

1) Manfaat/ Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang dapat

dengan mudah diukur dalam satuan nilai uang. Misalnya dengan adanya

sistem ini dapat mengurangi dalam kesalahan proses pencetakan laporan.

Selain itu manfaat/ keuntungan yang diperoleh yaitu jumlah bahan

perpustakaan yang akan dialihmedia meningkat karena dengan adanya

32

sistem informasi ini alur kerja dalam penulisan laporan yang sebelumnya

dilaporkan secara manual ke koordinator, menjadi input metadata data

koleksi hasil alih media dan sistem yang memverifikasinya.

2) Manfaat/ Keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang sulit

atau tidak dapat diukur dalam satuan nilai uang misalnya dengan adanya

sistem ini lebih memudahkan dalam fungsi kontrol manajemen, sebagai

sarana akuntabilitas dari salah satu tugas Perpustakaan Nasional RI

khususnya Bidang Transformasi Digital, serta membantu persiapan untuk

layanan jasa perpustakaan.

4.1.3 Kelayakan HukumKelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau

kekuatan hukum. Berarti bahwa sistem informasi yang diusulkan tidak melanggar

hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun

hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi.

Proyek sistem yang akan dikembangkan ini tidak melanggar hukum yang

berlaku karena Bidang Transformasi Digital menggunakan software Windows

yang legal sesuai dengan perijinan yang ada artinya produk lisensi berbayar yang

berlaku di pasaran. Selain kelayakan hukum dari sisi software, sistem ini juga

layak secara hukum dari sisi operasional artinya sesuai dengan tugas dan fungsi

Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI yang salah satunya

pemeliharaan dan penyimpanan master informasi digital.

4.1.4 Kelayakan WaktuKelayakan waktu digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan

sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Pengembangan

sistem informasi yang akan dijalankan di Bidang Transformasi Digital,

Perpustakaan Nasional RI ini direncanakan selesai dalam waktu maksimal lima

bulan dihitung setelah rancangan desain selesai dilakukan dan diserahkan kepada

pihak pengembang.

33

Pertimbangan waktu ini dengan alasan bahwa sistem dapat selesai dalam

tahun anggaran berjalan. Penyelesaian sistem informasi ini dilakukan oleh pihak

pengembang dengan tetap dilakukan koordinasi dari pihak konsumen dalam hal

ini Bidang Transformasi Digital agar sistem nantinya jadi sesuai dengan waktu

yang ditentukan dan sesuai dengan rancangan yang telah ditetapkan.

4.2 Investigasi SistemInvestigasi sistem dilakukan terhadap calon pengguna sistem yaitu Bidang

Transformasi Digital. Bidang Transformasi Digital mulai mengalihmediakan

bahan perpustakaan sejak tahun 2001. Bahan yang dialihmediakan merupakan

bahan perpustakaan langka baik yang berasal dari dalam institusi (internal) dan

dari luar institusi (ekternal). Tentunya jumlah hasil alih media dalam format

digital tidak sedikit. Berdasarkan hasil pengamatan dan observasi, laporan hasil

alih media digital (Lampiran 6) yang selama ini ada hanya berbentuk laporan

dokumen yang formatnya berbeda-beda, yaitu dalam format .doc (word) dan .xls

(excel). Laporan tersebut selain belum standar baik dari segi isi maupun

formatnya, jadi hanya bentuk dokumen spreadsheet biasa sehingga jika ingin

menelusur kembali (retrieval) terhadap hasil alih media masih sulit dan

kemungkinan duplikasi data (redundancy data) dapat terjadi.

Berdasarkan kondisi tersebut, maka perlu adanya suatu sistem yang lebih

efisien dan efektif untuk menyempurnakan sistem yang berjalan. Dari bentuk

laporan yang belum seragam formatnya menjadi bentuk yang seragam dan yang

lebih pentingnya lagi yaitu terintegrasi satu sama lain sehingga terjadinya

redundancy data dapat dihindari. Sistem yang baru ini berupa sistem basisdata

yang akan dirancang sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan. Untuk

itu agar kebutuhan informasi sesuai kebutuhan maka calon pengguna sistem

dilibatkan dengan wawancara dengan pengambil kebijakan di Bidang

Transformasi Digital dan pengisian kuesioner oleh staf Bidang Transformasi

Digital.

34

4.3 Analisis SistemSetelah investigasi sistem, tahapan selanjutnya adalah analisis sistem. Pada

tahapan analisis sistem ini terdiri dari survei sistem, analisis kebutuhan informasi,

dan analisis kebutuhan sistem.

4.3.1 Survei SistemBerdasarkan survei yang dilakukan dengan wawancara terhadap Kepala

Bidang Transformasi Digital, dapat dikatakan bahwa masalah yang dihadapi

dengan sistem yang selama ini berjalan, yaitu dengan laporan yang masih

berbentuk dokumen biasa, kemungkinan dapat terjadinya duplikasi judul terhadap

bahan perpustakaan yang telah dialihmediakan serta informasi terhadap hasil alih

media belum dengan cepat dapat ditelusur kembali. Dengan demikian bidang ini

memang perlu adanya sistem basisdata yang memuat informasi terhadap hasil

yang telah dialihmediakan sebagaimana disebutkan oleh Kepala Bidang

Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI dalam ringkasan hasil

wawancaranya (Lampiran 2). Selain itu hasil investigasi dan survei yang didapat

bahwa bahan perpustakaan langka yang dialihmediakan yaitu Artikel Majalah

Terjilid, Majalah Langka, Buku langka, Naskah Kuno, Peta, Foto, Audio, dan

Audio Visual. Bahan perpustakaan tersebut memiliki metadatanya masing-masing

yang akan dijadikan atribut dalam sistem basisdata nantinya. Metadata yang

diajukan (Lampiran 3) disetujui oleh Kepala Bidang dan metadata ini diajukan ke

staf Bidang Tranformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI dalam bentuk

kuesioner (Lampiran 4) yang diajukan dalam rangka penetapan entitas dan atribut

untuk sistem basisdata yang akan dirancang. Tujuan dari sistem yang baru ini

yaitu agar temu kembali informasi bisa dengan cepat dan akurat.

Selain wawancara terhadap pengambil kebijakan dalam hal ini Kepala

Bidang Transformasi Digital, survei dilakukan terhadap enam orang staf Bidang

Transformasi Digital dari total staf yang berjumlah 12 orang. Enam orang yang

mewakili ini terdiri dari tiga orang berpendidikan strata satu dan tiga orang

berpendidikan SLTA. Dari hasil kuesioner (Lampiran 5) yang berisi tentang

penetapan entitas dan atribut rancangan sistem basisdata untuk pengelolaan bahan

perpustakaan langka format digital didapat hasil bahwa 100% responden

35

menyatakan persetujuannya dengan usulan atribut dari tiap-tiap entitas dan tidak

ada usulan maupun saran.

4.3.2 Analisis Kebutuhan InformasiDalam analisis kebutuhan informasi ini difokuskan pada pengambil

keputusan sebagai pemakai informasi. Untuk menganalisis kebutuhan informasi

ini digunakan kerangka kerja PIECES (Whitten 2007). Kerangka kerja PIECES

(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services) digunakan

dalam penelitian ini untuk membandingkan sistem yang lama dan sistem yang

baru (Tabel 1).

Tabel 1 Kerangka kerja PIECES

Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Baru

Performance (Kinerja):

untuk mengetahui kebutuhan

meningkatkan kinerja.

Waktu lebih lama karena

format laporan yang

berbeda.

Waktu relatif lebih

singkat karena format

laporan sama sehingga

tidak perlu membuat

format baru jika ingin

membuat laporan.

Information (Informasi):

untuk mengetahui apakah

sistem menyediakan

informasi yang berkualitas

bagi pengguna akhir.

Informasi yang disajikan

dalam tabel, tidak

secepat dan seakurat

sistem yang diusulkan.

Informasi disajikan

dengan beberapa

fasilitas sehingga lebih

cepat dan akurat.

Economic (Ekonomi): untuk

mengetahui apakah sistem

menawarkan tingkat dan

kapasitas pelayanan yang

memadai untuk mengurangi

biaya dan meningkatkan

keuntungan.

Biaya dikeluarkan lebih

tinggi karena sering

kesalahan cetak.

Biaya relatif rendah

karena kesalahan

pencetakan laporan

dapat diminimalkan.

36

Tabel 1 Lanjutan

Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Baru

Control (Pengendalian): untuk

meningkatkan pengendalian dan

keamanan data.

File laporan dapat

diakses oleh siapa

saja.

Pengendalian sistem

dilakukan dengan

mambatasi hak

pengguna dengan

pemberian password

untuk masing-masing

pengguna.

Efficiency (Efisiensi): untuk


menggunakan secara maksimum

sumber yang tersedia termasuk

orang, waktu aliran form,

meminimalkan penundaan

proses.

Banyak

menghabiskan

waktu untuk

menginputkan data

yang sama.

Lebih hemat waktu

karena pemasukan data

yang sama dapat

dihindari.

Services (Pelayanan): untuk


menyediakan layanan yang

diinginkan dan handal pada

siapa saja yang

menginginkannya, dan apakah

sistem fleksibel dan dapat

dikembangkan.

Pelayanan belum

memuaskan karena

sajian informasi

tidak konsisten

sehingga lambat

dalam proses

pengolahan data.

Tingkat kepuasan lebih

karena sajian informasi

yang konsisten

sehingga proses

pengolahan data lebih

cepat.

Dengan membandingkan sistem yang lama dan yang baru tersebut didapat

bahwa dengan sistem yang baru, dari sisi kinerja (performance) dalam hal ini

waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu laporan relatif lebih singkat

karena sistem sudah memiliki format yang sama sehingga tidak perlu membuat

format baru jika ingin membuat laporan.

37

Dari sisi informasi (information) digunakan untuk mengetahui apakah

sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir dan manajer

dalam hal ini Kepala Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI.

Dalam sistem lama informasi yang disajikan tidak secepat dan belum seakurat

dengan sistem yang akan dihasilkan. Selain itu informasi dalam sistem yang lama

disajikan dalam bentuk tabel sedangkan dalam sistem yang baru akan disajikan

dengan beberapa fasilitas.

Dari segi ekonomi (economic) untuk mengetahui apakah sistem

menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi

biaya dan meningkatkan keuntungan. Dalam sistem yang lama didapat bahwa

biaya yang dikeluarkan relatif lebih tinggi akibat sering terjadinya kesalahan

dalam mencetak laporan sedangkan dalam sistem yang baru biaya relatif lebih

rendah karena kesalahan pencetakan laporan dapat diminimalkan.

Dari sisi pengendalian (control) yaitu untuk meningkatkan pengendalian

dan keamanan data. File laporan dapat diakses oleh orang-orang tidak berwenang

dalam sistem lama, sedangkan dalam sistem baru pengendalian sistem dilakukan

dengan membatasi hak user dengan pemberian password untuk masing-masing

user (pengguna).

Dari sisi efisiensi (efficiency) untuk mengetahui apakah sistem

menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu

aliran data, dan meminimalkan penundaan proses. Dalam sistem yang lama lebih

banyak menghabiskan waktu untuk menginputkan data yang sama sedangkan

pada sistem yang baru lebih hemat waktu karena pemasukan data yang sama dapat

dihindari.

Dari sisi pelayanan (service) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan

layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan

apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan. Pelayanan dalam sistem lama

belum memuaskan karena sistem menyajikan informasi dalam format yang

konsisten sehingga proses pengolahan data lebih cepat.

38

4.3.3 Analisis Kebutuhan SistemSistem yang ada saat ini di Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan

Nasional RI adalah sistem pencatatan dan pelaporan data koleksi yang telah

dialihmedia dilakukan setelah kegiatan selesai dilakukan satu tahun sekali. Namun

demikian sistem yang ada masih manual dan hanya dievaluasi setahun sekali

sehingga sulit melakukan pemantauan untuk antisipasi secara dini jika terjadi

kesalahan atau duplikasi data. Untuk itu diperlukan suatu pengembangan sistem

yang dimulai dari proses penetapan kebutuhan sistem, pemodelan sistem serta

penetapan software yang akan digunakan, dengan harapan sistem yang

dikembangkan ini mampu menghasilkan informasi tentang hasil alih media digital

yang berguna bagi pengambil keputusan dalam menyusun perencanaan,

monitoring serta evaluasi program, dan dapat juga digunakan oleh pihak lain yang

membutuhkan informasi tersebut.

Berdasarkan analisis di lapangan, diperlukan pengembangan sistem untuk

memperbaiki sistem yang lama. Adapun pertimbangan perlunya pengembangan

sistem adalah sebagai berikut:

- Adanya permasalahan yang timbul pada sistem yang lama yakni adanya

duplikasi dalam mengalihmediakan bahan perpustakaan oleh karena diolah

secara manual.

- Analisis data untuk menghasilkan informasi hanya dilakukan setahun sekali.

- Informasi yang dihasilkan hanya berupa rekapan data dan analisis yang sangat

sederhana yakni hanya melakukan penghitungan secara manual.

- Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat.

39

4.4 Desain SistemDesain dimulai dengan mengetahui alur kerja (flowchart) proses alih media

digital yang sedang berjalan di Bidang Transformasi Digital saat ini. Alur kerja

yang berjalan saat ini (Gambar 3):

1) Bahan perpustakaan yang akan dialihmedia diterima oleh kepala Bidang

Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI.

2) Bahan perpustakaan diserahkan kepada koordinator kegiatan di Bidang


3) Verifikasi bahan perpustakaan oleh koordinator kegiatan.

4) Pembagian tugas oleh koordinator kegiatan ke petugas dalam hal ini staf

Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI.

5) Petugas melakukan alih media digital.

6) Petugas melakukan editing.

7) Pembuatan file master dan konversi file untuk kemasan multimedia

(multimedia packaging).

8) Pembuatan multimedia packaging.

9) Petugas menyerahkan laporan kepada koordinator kegiatan.

10) Koordinator kegiatan melakukan verifikasi terhadap laporan dari petugas.

11) Laporan dari koordinator kepada Kepala Bidang Transformasi Digital,

Perpustakaan Nasional RI.

12) Pengembalian bahan perpustakaan ke institusi asal oleh koordinator.

Dalam sistem berjalan (Gambar 3), laporan yang diserahkan berbentuk

manual dengan format yang berbeda-beda, maka kemungkinan duplikasi data

dapat terjadi. Oleh karena itu untuk mengantisipasi hal tersebut dirancang sistem

basisdata untuk meminimalisir kesalahan.

40

Gambar 3 Alur Kerja Sistem Berjalan.

Usulan rancangan proses alih media digital bahan perpustakaan (Gambar 4)

untuk Bidang Transformasi Digital adalah:

1) Bahan perpustakaan yang akan dialihmedia diterima oleh kepala Bidang


41

2) Bahan perpustakaan diserahkan kepada koordinator kegiatan di Bidang


3) Verifikasi bahan perpustakaan oleh koordinator kegiatan.

4) Pembagian tugas oleh koordinator kegiatan ke petugas dalam hal ini staf

Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI.

5) Petugas melakukan alih media digital.

6) Petugas melakukan editing.

7) Pembuatan file master dan konversi file untuk kemasan multimedia

(multimedia packaging).

8) Pembuatan multimedia packaging.

9) Petugas melakukan input metadata hasil alih media ke dalam basisdata.

10) Laporan dari koordinator kepada Kepala Bidang Transformasi Digital,

Perpustakaan Nasional RI.

11) Pengembalian bahan perpustakaan ke institusi asal oleh koordinator.

Alur kerja sistem yang diusulkan (Gambar 4), posisi sistem yang diusulkan

menggantikan posisi pada urutan ke-9. Dalam sistem berjalan (Gambar 3),

tepatnya pada urutan ke-9 dikatakan bahwa petugas menyerahkan laporan kepada

koordinator kegiatan, dalam sistem yang diusulkan diganti menjadi petugas

melakukan input metadata dokumen hasil alih media digital ke sistem basisdata.

Dalam sistem diusulkan tahapannya berkurang satu tepatnya pada urutan ke-

10, yaitu koordinator kegiatan melakukan verifikasi laporan dari petugas. Tahapan

ini sebetulnya tidak dihilangkan hanya digantikan oleh sistem yang langsung

memverifikasi dalam proses tersebut, jadi verifikasi yang dilakukan tidak secara

manual. Sehingga dalam sistem diusulkan tahapannya menjadi 11 tahapan tanpa

mengurangi tahapan yang sebenarnya, yaitu verifikasi laporan karena sistem

secara otomasis memverifikasinya. Jadi, dengan demikian usulan sistem yang

baru nantinya lebih cepat dan lebih akurat.

42

Gambar 4 Alur Kerja Sistem Diusulkan.

4.4.1 Data Flow Diagram

Berdasarkan alur kerja (flowchart) sistem diusulkan (Gambar 4), dibuat data

flow diagram untuk melihat aliran data dan entitas yang terkait dengan

pengembangan sistem. Aliran data dalam Sistem Informasi Koleksi Langka

Format Digital adalah Sistem Pengelolaan Koleksi Tercetak, Sistem Pengelolaan

Koleksi Noncetak, Sistem Pengelolaan CD, Sistem Pengelolaan Peta, dan Sistem

Pengelolaan Foto. Entitas yang terkait adalah Staf Bidang Transformasi Digital.

43

Data flow diagram level 0 atau disebut juga Diagram Konteks (Gambar 5)

terdiri dari entitas terkait, yaitu Staf Bidang Transformasi Digital, aliran data yaitu

data koleksi, keyword, dan info koleksi, serta proses dalam sistem yang

dinamakan Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital (SIKLFD).

Gambar 5 Data Flow Diagram Level 0 (Diagram Konteks) Sistem InformasiKoleksi Langka Format Digital.

Dari data flow diagram level 0 (diagram konteks) diperlihatkan bahwa

jalannya sistem diawali dengan staf Bidang Transformasi Digital memasukkan

data koleksi dari masing-masing entitas kemudian sistem memprosesnya. Setelah

data masuk dan telah diverifikasi, staf Bidang Transformasi Digital dapat

menelusur informasi kembali dengan memasukkan keyword dan sistem akan

memprosesnya. Setelah penelusuran, diperoleh hasil penelusuran yang berupa info

koleksi yang dibutuhkan oleh staf Bidang Transformasi Digital.

Data flow diagram level 1 dalam Sistem Informasi Koleksi Langka Format

Digital (Gambar 6) memperlihatkan bahwa staf Bidang Transformasi Digital

memasukkan data koleksi yang selanjutnya data tersebut diverifikasi sebagai data

koleksi sesuai dengan data yang dimasukkan, misal data-data berisi Foto, maka

sistem akan memverifikasi sebagai data koleksi Foto. Setelah itu data koleksi Foto

masuk dalam Sistem Pengelolaan Foto. Setelah melalui proses dalam sistem

tersebut, data Foto dinyatakan valid. Data yang sudah valid sebagai data Foto

valid dikumpulkan dan disimpan dalam storage.

Staf Bidang Transformasi Digital memasukkan keyword, misal keyword

Foto selanjutnya diverifikasi dan diproses di Sistem Pengelolaan Foto. Setelah

diproses dalam Sistem Pengelolaan Foto, didapat record data Foto hasil pencarian

yang diakumulasi dalam akumulasi info dan menghasilkan info Foto sesuai yang

dibutuhkan oleh staf Bidang Transformasi Digital.

44

Proses dalam Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital seluruhnya

berjumlah delapan proses terdiri dari Verifikasi Jenis Koleksi, Verifikasi

Keyword, Akumulasi Info, Sistem Pengelolaan Koleksi Tercetak, Sistem

Pengelolaan Koleksi Noncetak, Sistem Pengelolaan CD, Sistem Pengelolaan

Peta, dan Sistem Pengelolaan Foto. Masing-masing proses tersebut memiliki

fungsinya masing-masing (Tabel 2).

Tabel 2 Analisis Fungsional DFD Level 1 Sistem Informasi Koleksi LangkaGambar 6 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Informasi Koleksi LangkaFormat Digital.

45

KodeProses Nama Proses Keterangan

1 VerifikasiJenis Koleksi

Proses ini memiliki fungsi untuk memverifikasi jenis

koleksi dengan memasukkan data koleksi yang

selanjutnya diproses di masing-masing sistem

pengelolaan. Data Koleksi Tercetak diverifikasi dan

diproses di sistem pengelolaan Koleksi Tercetak. Data

Koleksi Noncetak diverifikasi dan diproses di sistem

pengelolaan Koleksi Noncetak. Data CD diverifikasi dan

diproses di sistem pengelolaan CD. Data Peta

diverifikasi dan diproses di sistem pengelolaan Peta.

Data Foto diverifikasi dan diproses di sistem pengelolaan

Foto.

2 VerifikasiKeyword

Proses ini memiliki fungsi untuk memverifikasi keyword

yang akan diproses di masing-masing sistem

pengelolaannya. Keyword Koleksi Tercetak diproses di

sistem pengelolaan Koleksi Tercetak. Keyword Koleksi

Noncetak diproses di sistem pengelolaan Koleksi

Noncetak. Keyword CD diproses di sistem pengelolaan

CD. Keyword Peta diproses di sistem pengelolaan Peta.

3 AkumulasiInfo

Proses ini memiliki fungsi untuk mengakumulasi info

data koleksi yang masuk. Info data koleksi tersebut

berasal dari record koleksi tercetak pencarian, record

koleksi noncetak pencarian, dan record CD pencarian.

Hasil record dari tiap data pencarian tersebut

dikumpulkan dalam akumulasi info yang selanjutnya

menjadi info koleksi.

46

Tabel 2 Lanjutan

KodeProses Nama Proses Keterangan

4

SistemPengelolaan

KoleksiTercetak

Proses ini memiliki fungsi untuk pengelolaan koleksi

yang telah diverifikasi sebagai Koleksi Tercetak. Tiap

data koleksi yang sudah diverifikasi sebagai Koleksi

Tercetak akan diproses untuk menghasilkan data Koleksi

Tercetak yang sudah valid setelah diverifikasi.

5

SistemPengelolaan

KoleksiNoncetak


yang telah diverifikasi sebagai Koleksi Noncetak. Tiap

data koleksi yang sudah diverifikasi sebagai Koleksi

Noncetak akan diproses untuk menghasilkan data

Koleksi Noncetak yang sudah valid setelah diverifikasi.

6Sistem

PengelolaanCD


yang telah diverifikasi sebagai CD. Tiap data koleksi

yang sudah diverifikasi sebagai CD akan diproses untuk

menghasilkan data CD yang sudah valid setelah

diverifikasi.

7Sistem

PengelolaanPeta


yang telah diverifikasi sebagai Peta. Tiap data koleksi

yang sudah diverifikasi sebagai Peta akan diproses untuk

menghasilkan data Peta yang sudah valid setelah

diverifikasi.

8Sistem

PengelolaanFoto


yang telah diverifikasi sebagai Foto. Tiap data koleksi

yang sudah diverifikasi sebagai Foto akan diproses untuk

menghasilkan data Foto yang sudah valid setelah

diverifikasi.

47

4.4.2 Flowchart Sistem

Flowchart Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital (Gambar 7)

dimulai dengan memasukkan data koleksi, selanjutnya data tersebut dikonfirmasi

kesesuainnya, jika konfirmasi sesuai maka termasuk data termasuk Koleksi

tercetak dan selanjutnya masuk dalam Sistem Pengelolaan Koleksi Tercetak. Jika

tidak sesuai maka data termasuk data koleksi yang lain, begitu seterusnya hingga

sistem selesai di posisi STOP.

Gambar 6 Flowchart Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital.

48

Karakterisitik Pengguna Sistem

Pengguna dalam Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital ini hanya

satu level, yaitu staf Bidang Transformasi Digital. Staf bidang ini dapat

melakukan proses input output sesuai dengan fungsi operasi dari masing-masing

proses, yaitu proses verifikasi data koleksi, verifikasi keyword dan setelah

melakukan proses tersebut staf dapat memperoleh info koleksi yang sebelumnya

telah terakumulasi di akumulasi info.

Selain itu satu orang staf bidang Transformasi Digital yang ditunjuk sebagai

admin yang berlatar belakang pendidikan Teknologi Informasi. Admin ini

bertugas untuk pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem tersebut baik

software maupun hardware dan berwenang untuk pengelolaan terhadap hal-hal

yang menyangkut siapa saja pengguna dan fungsinya dalam sistem ini (account

pengguna). Satu pengguna memiliki satu password yang berguna untuk

mengetahui siapa saja yang telah mengupdate data dan kapan dilakukan proses

tersebut sehingga semua terdokumentasi dengan baik. Dengan dokumentasi yang

sesuai dengan proses yang dilakukan, maka kemungkinan terjadinya kesalahan

dan saling menyalahkan dapat diminimalisir.

4.4.3 Hubungan Antar Tabel (Entity Relationship Diagram)

Tabel yang dihasilkan dari Entity Relationship Diagram (Gambar 8)

sebanyak lima tabel yang saling terkait dan satu tabel user, jadi jumlah tabel

seluruhnya ada enam tabel lima tabel yang saling terkait yaitu: tabel Tercetak

(TC), tabel Noncetak (NC), tabel Peta, tabel Foto, dan tabel CD. Tabel tersebut

dihasilkan dari pengelompokkan koleksi (Lampiran 3) berdasarkan banyaknya

kesamaan atribut yang dimiliki. Artikel Majalah Terjilid, Buku Langka, Majalah

Langka, dan Naskah Kuno banyak memiliki kesamaan atribut. Oleh karena itu,

keempat koleksi tersebut disatukan dalam satu tabel, yaitu tabel Tercetak. Koleksi

Audio dan koleksi Audio Visual disatukan dalam satu tabel yaitu tabel Noncetak.

Peta dan Foto tidak banyak memiliki kesamaan atribut sehingga jika disatukan

akan banyak filed yang kosong. Sehingga masing-masing koleksi Peta dan Foto

memiliki tabel sendiri-sendiri, yaitu tabel Peta dan tabel Foto.

49

Gambar 7 Entity Relationship Diagram.

Hubungan antar tabel tersebut semuanya bersifat mandatory dari banyak ke

satu. Dari banyak yaitu dari masing-masing tabel koleksi ke tabel CD, karena

selama ini hasil alih media digital dikemas dalam satu CD yang berisi lebih dari

50

satu koleksi. Jadi beberapa judul koleksi yang sejenis, misal beberapa koleksi

Foto pada tahun anggaran yang sama dikemas dalam satu CD. Dalam satu CD

memuat lebih dari satu judul koleksi.

4.4.4 Penetapan Hardware dan SoftwareUntuk megaplikasikan basisdata sistem informasi koleksi langka format

digital ini membutuhkan software dan hardware yang memenuhi spesifikasi

sebagai berikut:

a. Kebutuhan minimum hardware:

- Setara dengan Intel Pentium 4.

- Memory (RAM) 256 MB.

- Hardisk 20 GB.

- Monitor 15 inch.

- CD ROM.

b. Kebutuhan software:

- Windows XP/ Vista/ 7.

- Microsoft Access 2000/ lebih tinggi.

4.4.5 Desain AntarmukaDesain antarmuka dalam basisdata Sistem Informasi Koleksi Langka

Format Digital ini terdiri dari dua bagian utama, yaitu: desain input dan desain

output. Desain dimulai dengan menu login yakni menu yang berfungsi sebagai

pengaman sehingga hanya pengelola yang bertanggung jawab yang dapat

membuka sistem tersebut. Pengguna belum dapat menjalankan aplikasi menu

utama karena harus mengisi user name dan password (Gambar 9).

Jika pengguna ingin membatalkan, dapat klik batal dan sistem akan keluar

dari program aplikasi. Setelah password diisi kemudian klik lanjut dan jika

password disetujui maka akan tampil menu utama (Gambar 10).

51

Gambar 8 Menu login.

Pada menu utama terdapat tiga menu koleksi yang terdiri dari Koleksi

Tercetak, Koleksi Noncetak, CD, Peta, dan Foto. Jika cursor diarahkan ke Koleksi

Tercetak tampak highligt dan klik maka tampil di bawahnya yaitu: Artikel

Majalah Terjilid, Buku Langka, Majalah Langka, Naskah Kuno. Jika cursor

diarahkan ke posisi Koleksi Noncetak tampak highligt dan klik maka tampil

Audio dan Audio Visual di bawahnya. Pada masing-masing jenis koleksi tersebut

terdapat empat fasilitas yang dapat menjalankan fungsi tambah data, telusur data,

laporan, dan cetak. Posisi selanjutnya setelah Koleksi Noncetak, yaitu: CD, Peta,

dan Foto. Pada ketiga posisi setelah Koleksi Noncetak tersebut jika cursor

diarahkan maka tampak highligt dan langsung muncul empat fasilitas yang sama

dengan yang terdapat pada Koleksi Tercetak dan Noncetak yaitu: tambah data,

telusur data, laporan, dan cetak.

52

Gambar 9 Menu utama.

Menu tambah data berfungsi untuk memasukkan data-data koleksi yang

sudah dialihmedia digital. Menu telusur data akan menampilkan data koleksi yang

telah diinput ke dalam form tambah data. Menu laporan akan menampilkan

laporan hasil tambah data yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan. Menu

cetak berfungsi mencetak semua hasil tambah data berdasarkan pilihan yang

diinginkan. Dalam menu utama ini juga dilengkapi dengan menu kembali ke

53

login, hal ini untuk memudahkan jika ingin mengganti user name. Selain itu

dilengkapi menu keluar jika ingin keluar dari sistem ini.

Selanjutnya jika pengguna memilih salah satu jenis koleksi dengan

mengarahkan cursor ke pilihan yang ditetapkan, misal Koleksi Tercetak maka

tampil dibawahnya enam pilihan yang termasuk Koleksi Tercetak, dan misal pilih

Naskah Kuno maka akan langsung tampil empat pilihan fasilitas fungsi seperti

telah disebutkan yaitu tambah data, telusur data, laporan, dan cetak. Pengguna

dapat langsung mengarahkan cursor ke posisi fasilitas fungsi yang diinginkan dan

setelah itu diklik.

Jika navigasi diklik yang awal maka akan tampil tambah data (Gambar 11).

Tambah data berfungsi untuk memasukkan data koleksi, misal data koleksi

Naskah Kuno. Setelah memasukkan data koleksi yang diperlukan, pengguna dapat

menyimpan dengan klik fungsi simpan, maka data tersebut tersimpan dalam

sistem. Jika pengguna ingin membatalkan dalam proses ini, dapat diklik fungsi

batal maka sistem akan kembali ke menu utama.

Jika pengguna ingin kembali sebelum melakukan tambah data maka klik

fungsi kembali dan sistem akan kembali ke menu utama. Jika pengguna ingin

keluar dari program aplikasi maka klik fungsi keluar.

Setelah tampil menu telusur data dalam hal ini Naskah Kuno, maka tampil

pilih ruas di menu dengan bantuan combo box yang dapat dipilih sesuai kebutuhan

yang diinginkan, yaitu: subjek, judul, bahasa, tahun koleksi, tahun produksi CD,

atau sembarang. Setelah ruas dipilih maka pengguna dapat mengetikkan kata

kunci sesuai dengan hal-hal yang berhubungan dalam pilihan ruas tersebut.

54

Gambar 10 Menu tambah data.

Fasilitas selanjutnya yaitu telusur data. Misal dalam Naskah Kuno, jika

ingin menelusur data maka klik fungsi telusur data (Gambar 12). Setelah tampil

menu telusur data dalam hal ini Naskah Kuno, maka tampil pilih ruas di menu

dengan bantuan combo box yang dapat dipilih sesuai kebutuhan yang diinginkan,

yaitu: subjek, judul, bahasa, tahun koleksi, tahun produksi CD, atau sembarang.

Setelah ruas dipilih maka pengguna dapat mengetikkan kata kunci sesuai dengan

hal-hal yang berhubungan dalam pilihan ruas tersebut.

55

Setelah proses penelusuran maka didapat hasil penelusuran misal dalam hal

ini Naskah Kuno. Hasil penelusuran tersebut ditampilkan berupa judul dan

penulis/pencipta secara ke bawah dengan bantuan scroll sehingga tampilan tidak

terlalu kelihatan panjang. Setelah melihat hasil penelusuran tersebut, pengguna

dapat memilih dengan cara klik di salah satu record tersebut untuk melihat detail

data koleksi.

Detail data koleksi hasil tambah data yang telah diverifikasi sebagai data

koleksi Naskah Kuno ditampilkan masih dalam satu antarmuka dengan menu hasil

pencarian sehingga pengguna dapat dengan mudah jika ingin kembali mencari

data koleksi yang lain. Fasilitas menu yang ada yaitu ubah, simpan, dan batal.

Menu ubah berfungsi untuk mengubah data koleksi yang sedang ditampilkan,

setelah selesai diubah, disimpan dengan cara klik simpan yang berfungsi

menyimpan hasil perubahan data tersebut. Jika klik batal, maka menu akan

kembali ke hasil penelusuran.

Fungsi selanjutnya yang ada yaitu laporan (Gambar 13). Misal jika ingin

melihat laporan Naskah Kuno, dalam menu laporan itu dapat dilihat laporan hasil

tambah data koleksi yang sudah diverifikasi sebagai data koleksi Naskah Kuno.

Dalam pencarian laporan, didasarkan dari kurun waktu dan pilihan ruas yang

disediakan. Kurun waktu tertentu tersebut disediakan dengan fitur waktu produksi

yang terdiri dari tahun awal (Tgl/Bln/Thn) dan tahun akhir (Tgl/Bln/Thn).

Pengguna dapat menetapkan waktu yang dipilih dengan mengetikkan tahun awal

(diisi juga Tgl/Bln/Thn) dan tahun akhir (diisi juga Tgl/Bln/Thn). Dengan

demikian, pengguna dapat mengetikkan lengkap tanggal, bulan, dan tahun, bisa

juga hanya bulan dan tahunnya saja sesuai dengan kebutuhan laporan yang

diinginkan saat itu.

Setelah waktu produksi telah ditetapkan, maka pengguna dapat memilih

ruas yang terdiri dari subjek, judul, bahasa, tahun koleksi, atau sembarang. Setelah

pilihan ruas ditetapkan, pengguna mengetikkan kata kunci yang sesuai dengan

pilihan ruas tersebut dan klik cari, kemudian didapat hasil pencarian laporan.

Laporan yang ditampilkan ke bawah dengan bantuan scroll sehingga tampilan

tidak terlalu kelihatan panjang.

56

Hasil pencarian laporan tersebut dapat dicetak dengan cara klik di salah satu

button atau jika ingin mencetak lebih dari satu laporan, maka diklik lebih dari satu

button sesuai kebutuhan. Jika ingin mencetak semua hasil pencarian dalam

laporan, pengguna dapat langsung klik pada navigasi pilih semua untuk cetak.

Fasilitas batal berfungsi untuk membatalkan aksi dan sistem kembali ke menu

laporan.

Gambar 11 Menu telusur data.

57

Gambar 12 Menu laporan.

Fungsi selanjutnya yang ada yaitu cetak (Gambar 14). Dalam menu cetak ini

pengguna dapat mencetak jenis data koleksi yang diinginkan, misal dipilih

Naskah Kuno maka seluruh hasil tambah data dalam Naskah Kuno akan tercetak

semuanya. Berbeda dengan fasilitas cetak yang ada di menu laporan yang

mencetak sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Jadi, sistem ini dilengkapi

dengan fasilitas cetak yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna dengan cepat

58

dan tepat. Selain itu pengguna dapat membatalkan aksi ini dengan klik batal dan

sistem akan kembali ke menu utama.

Gambar 13 Menu cetak.

Dalam desain antarmuka ini pemilihan warna biru sebagai warna yang

mendominasi untuk semua tampilan, mulai dari menu login sampai dengan menu

cetak. Pemilihan tersebut didasarkan pada warna logo Perpustakaan Nasional RI.

yang berwarna biru dan putih sehingga tidak terlalu banyak pencampuran warna

yang dapat cepat melelahkan mata. Pemilihan jenis huruf Arial memiliki alasan

karena huruf jenis ini tidak berkaki sehingga sesuai untuk tampilan desktop. Arial

59

memiliki karakter kuat dan langsung terbaca dengan jelas huruf demi hurufnya

sehingga lebih mudah dan cepat untuk dipahami, dimengerti serta dikenal.

Warna biru adalah warna yang memiliki sifat tenang dan memberikan kesan

kedalaman. Jadi, pengertian warna biru yang terdapat pada logo Perpustakaan

Nasional RI ialah ketenangan berpikir, dan kedalaman ilmu pengetahuan yang

dimiliki merupakan landasan pengabdian kepada masyarakat, nusa dan bangsa

(http://www.pnri.go.id). Dengan demikian, sejalan dengan makna tersebut maka

nantinya sistem ketika sudah berjalan dapat dikerjakan dengan seksama, teliti,

serta ketenangan dalam mengisi data-data yang diperlukan yang dapat

meminimalisir kesalahan yang terjadi. Juga mata tidak cepat lelah meski mengisi

banyak data yang harus diisi karena warna biru yang ditawarkan memberikan

kesan tenang. Maka sistem ini diharapkan menjadi landasan tujuan yang nantinya

akan memudahkan masyarakat dalam mendapatkan pengetahun dengan

kemudahan akses.


BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KesimpulanRancangan sistem basisdata pengelolaan bahan perpustakaan langka format

digital ini telah dibuat dengan nama Sistem Informasi Koleksi Langka Format

Digital (SIKLFD). Sistem ini menghasilkan enam tabel, yaitu: satu tabel User

yang berdiri sendiri dan lima tabel saling terkait, yaitu: tabel Koleksi Tercetak,

tabel Koleksi Noncetak, tabel CD, tabel Peta, dan tabel Foto. Tabel Koleksi

Tercetak terdiri dari Artikel Majalah Terjilid, Buku Langka, Majalah Langka, dan

Naskah Kuno. Koleksi Noncetak terdiri dari Audio dan Audio Visual. Pada

masing-masing jenis koleksi tersebut dalam Sistem Informasi Koleksi Langka

Format Digital terdapat empat fasilitas yang terdiri dari tambah data, telusur data,

laporan, dan cetak. Menu tambah data berfungsi untuk memasukkan data-data

koleksi yang sudah dialihmedia digital. Menu telusur data akan menampilkan data

koleksi yang telah diinput ke dalam form tambah data. Menu laporan akan

menampilkan laporan hasil tambah data yang dapat dipilih sesuai dengan

kebutuhan. Menu cetak berfungsi mencetak semua hasil tambah data berdasarkan

pilihan yang diinginkan.

Desain antarmuka dalam sistem ini menggunakan nuansa biru. Hal ini

disesuaikan dengan warna logo Perpustakaan Nasional RI yang berwarna biru,

memiliki makna sifat tenang dan memberikan kesan kedalaman sehingga dapat

tenang berpikir, dan kedalaman ilmu pengetahuan yang menjadi landasan

pengabdian kepada masyarakat, nusa dan bangsa.

5.2 SaranRancangan sistem basisdata pengelolaan bahan perpustakaan langka format

digital ini agar segera diimplementasikan sehingga bermanfaat. Sebelum

implementasi diadakan pelatihan terlebih dahulu agar sistem dapat berjalan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Avison D, Guy F. 2006. Information Systems Development: Methodologies,

Techniques & Tools. Fourth Edition. Singapore: McGraw-Hill Education (UK).

Bidang Transformasi Digital Dalam Struktur Organisasi Perpusnas.

http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/structures/idx_id.asp?box=dtl&id=24&

from_box=&hlm=1&search_ruas=&search_keyword=&search_matchword=

[10 Maret 2010].

Falsafah Logo Perpustakaan Nasional RI.

http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/the_logo/idx_id.asp. [22 Desember

2010]

Fathansyah. 2007. Buku Teks Komputer Basisdata. Bandung: Informatika.

Gordon DB. 1974. Management Information System: Conceptual Foundations,

Structure and Development. New York: McGraw-Hill Book Company.

KBBI Daring Pusat Bahasa Diknas.

http://pusatbahasa.diknas.go.id/kbbi/index.php. [6 Maret 2010].

Layanan Informasi Badan Perpustakaan Daerah Istimewa Yogyakarta .

http://www.badanperpusda-diy.go.id/?hal=layanan.htm&script=per.

[10 Maret 2010].

Kasijanto. 2004. Penelitian Sejarah, Sumber Langka dan Kelangkaan Sumber.

Makalah dalam Seminar Buku Langka sebagai Sumber Referensi Kajian.

http://www.pnri.go.id/Lists/List%20Surat%20Kabar%20dan%20Majalah/Attac

hments/34/Kasijanto%20%282005%29%20Penelitian%20Sejarah,%20Sumber

%20Langka%20dan%20Kelangkaan%20Sumber.pdf. [8 Maret 2010].

Mannino MV. 2007. Database Design, Appilcation Development, and

Administration. Third Edition. New York: McGraw-Hill/Irwin.

Mc.Leod RJr. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 8. Jakarta: PT Indeks.

Oxford Learner’s Pocket Dictionary. 1987. Oxford New York: Oxford University

Press.

Pendit PL. 2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan

Tinggi Indonesia. Jakarta: Universitas Indonesia.

http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/structures/idx_id.asp?box=dtl&id=24&from_box=&hlm=1&search_ruas=&search_keyword=&search_matchword


http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/the_logo/idx_id.asp.%20%5B22

http://pusatbahasa.diknas.go.id/kbbi/index.php

http://www.badanperpusda-diy.go.id/?hal=layanan.htm&script=per

http://www.pnri.go.id/Lists/List%20Surat%20Kabar%20dan%20Majalah/Attachments/34/Kasijanto%20(2005)%20Penelitian%20Sejarah,%20Sumber%20Langka%20dan%20Kelangkaan%20Sumber.pdf



62

Pendit PL. 2008. Perpustakaan Digital Dari A sampai Z. Jakarta: Cita Karya

Karsa Mandiri.

[Perpusnas RI] Perpustakaan Nasional RI. 2006. Indomarc: Format Marc

Indonesia = The Indonesian Marc Format. Ed. Rev. Jakarta: Perpusnas RI.

[Perpusnas RI] Perpustakaan Nasional RI. 2007. Undang-Undang RI Nomor 43

Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Jakarta: Perpusnas RI.

Pusat Preservasi Bahan Pustaka Dalam Struktur Organisasi Perpusnas.

http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/structures/idx_id.asp?box=dtl&id=17&

from_box=&hlm=1&search_ruas=&search_keyword=&search_matchword=.

[10 Maret 2010].

Silaban R. 2004. Pengembangan Basis Data Surveilans Malaria di Kota Bandar

Lampung Tahun 2004. [Tesis]. Jakarta: Universitas Indonesia.

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka

Utama.

Tugas, Fungsi, dan Wewenang Perpustakaan Nasional RI.

http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/task/idx_id.asp. [10 Maret 2010].

Turban E. 1996. Information Technology for Management: Improving Quality

and Productivity. John Wiley & Sons, Inc.

Visi dan Misi Perpustakaan Nasional RI. http://kelembagaan.pnri.go.id/about

us/vision_mission/idx_id.asp. [10 Maret 2010].

Wanright ME, Brown CV. 1999. Managing Information Technology: What

Managers Need to Know. Third Edition. New Jersey: Prentice-Hall Inc.

Whitten JL, Bentley LD. 2007. Systems Analysis & Design for the Global

Enterprise. Seventh Edition. New York: McGraw-Hill/Irwin.



http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/task/idx_id.asp

http://kelembagaan.pnri.go.id/about%20us/vision_mission/idx_id.asp

http://kelembagaan.pnri.go.id/about%20us/vision_mission/idx_id.asp

Lampiran 1 Jadwal Penelitian

64

Lampiran 2 Ringkasan Hasil Wawancara Dalam Rancangan Sistem BasisdataUntuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital DiPerpustakaan Nasional RI

No Pertanyaan Hasil Wawancara

1Masalah yang dihadapi denganlaporan yang masih berbentukdokumen biasa.

Kemungkinan dapat terjadinya duplikasijudul terhadap bahan yangdialihmediakan, informasi terhadap hasilalih media belum dengan cepat dapatditelusur kembali.

2Perlunya manajemen data untukmengatasi masalah denganlaporan yang masih berbentukdokumen biasa.

Memang perlu adanya sistem basisdatayang memuat informasi terhadap hasilyang telah dialihmediakan.

3 Bahan perpustakaan langka yangdialihmediakan selama ini.

Artikel Majalah Terjilid, MajalahLangka, Buku Langka, Naskah Kuno,Peta, Foto, Audio, dan Audio Visual.

4Persetujuan terhadap formatusulan metadata deskriptif untuktiap jenis bahan perpustakaanlangka.

Setuju, karena sudah mencakup semuadata-data yang diperlukan.

5 Tujuan yang diharapkan darisistem.

Tujuannya agar temu kembali informasibisa dengan cepat dan akurat.

Lampiran 3 Usulan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem Basisdata untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital di PerpustakaanNasional RI

Lampiran 4 Kuesioner Penetapan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem Basisdata untukPengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital di PerpustakaanNasional RI

Lampiran 5 Hasil Kuesioner Penetapan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem Basisdata untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka FormatDigital di Perpustakaan Nasional RI

Atribut Responden 1 Responden 2 Responden 3 Responden 4 Responden 5 Responden 6 Jumlah

I. Entitas: Buku Langka1.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 01.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 01.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

II. Entitas: Majalah Langka2.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 02.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 02.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

III. Entitas: Artikel Majalah Terjilid3.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 03.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 03.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

LanjutanAtribut Responden 1 Responden 2 Responden 3 Responden 4 Responden 5 Responden 6 Jumlah

IV. Entitas: Naskah Kuno4.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 04.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 04.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

V. Entitas: Peta5.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 05.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 05.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

VI. Entitas: Foto6.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 06.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 06.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

VII. Entitas: Audio7.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 07.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 07.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

LanjutanAtribut Responden 1 Responden 2 Responden 3 Responden 4 Responden 5 Responden 6 Jumlah

VIII. Entitas: Audio Visual8.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 08.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 08.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

IX. Entitas: Operator9.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 09.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 09.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

X Entitas: Admin10.1 Usulan Atribut Setuju √ √ √ √ √ √ 6 Tidak Setuju _ _ _ _ _ _ 010.2 Atribut tidak perlu _ _ _ _ _ _ 010.3 Usulan/Saran Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada 0

Lampiran 6 Laporan Hasil Alih Media Digital di Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI

rancangan sistem basisdatapengelolaan bahan perpustakaan … · rancangan sistem...

Documents