rahimah yeop - jupem.gov.my · menandatangani surat perjanjian program dan aturcara pentadbiran...

RAHIMAH YEOP JENDELA ILMU SOLUTIONS

PROTOKOL

Bahasa Yunani ‘Protokollen’

Protos – Yang Pertama

Kolla - Pelekat

JENDELA ILMU SOLUTIONS 2017

PROTOKOL

Pernah dimaksudkan sebagai surat cara atau surat rasmi

yang asal

Berkenaan keputusan pertandingan / Persetujuan

dalam perjanjian / Permulaan memorandum persefahaman


Tatasusila Diplomatik

Susunan Keutamaan Persekutuan

/ Negeri

Adat Istiadat Negara

Etiket Rasmi


PROTOKOL

PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS

• Majlis Rasmi

Majlis yang keseluruhan perbelanjaan ditanggung oleh pihak kerajaan

• Majlis Tidak Rasmi

Perbelanjaan tidak ditanggung oleh kerajaan

• Formal

Sesuatu perbuatan yang dilakukan menurut peraturan tertentu yang telah ditetapkan atau mengikut cara atau peraturan yang telah diterima dan dianggap wajar mengikut adat kebiasaan


JENIS – JENIS MAJLIS

Majlis Penuh Istiadat

Majlis Rasmi dan Formal

Majlis Rasmi dan Tidak Formal

Majlis Tidak Rasmi dan Formal

Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal


MAJLIS PENUH ISTIADAT

Istiadat Pertabalan

Majlis Penanugerahan Darjah Kebesaran

Istiadat Menerima Surat Tauliah

Istiadat Menyampaikan Surat Tauliah

Istiadat Mangangkat Sumpah oleh Menteri Kabinet


MAJLIS RASMI DAN FORMAL

• Majlis Jamuan Makan oleh Perdana Menteri bagi Meraikan Ketua Kerajaan yang Membuat Lawatan ke Malaysia

• Perasmian sesuatu Majlis anjuran Kerajaan

• Pameran

• Pembukaan Pameran

• Seminar dan Lain - lain


MAJLIS RASMI DAN TIDAK FORMAL


• Majlis anjuran Kerajaan yang tidak banyak Mematuhi Protokol

• Majlis Jamuan Teh Kanak – Kanak yang diberi oleh Perdana Menteri

• Jamuan Teh menyambut Hari Kemerdekaan

PAKAIAN : Baju Batik Lengan Panjang

MAJLIS TIDAK RASMI TAPI FORMAL

Majlis yang dibuat oleh Pihak Swasta yang memerlukan Protokol Perasmian Kilang oleh Perdana Menteri, Menteri Kabinet,

Menteri Besar, Orang Kenamaan dan Lain - Lain.

MAJLIS TIDAK RASMI DAN

TIDAK FORMAL Majlis anjuran Pegawai dan Kakitangan sesebuah

Organisasi Kerajaan atau Bukan Kerajaan


ELEMEN-ELEMEN PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS FORMAL

Susunan keutamaan

Persekutuan dan Negeri

Anugerah Darjah Kebesaran, Bintang dan

Pingat Persekutuan dan

Negeri

Panggilan Hormat bagi Orang –orang

Kenamaan

Cara menyediakan Senarai Jemputan

bagi sesuatu Majlis mengikut Amalan Protokol

Penyediaan Kad Jemputan dan Penulisannya

Susunan tempat duduk bagi

Pelbagai Majlis


Susunan tempat duduk bagi

majlis jamuan makan

Susunan dan pengibaran

bendera

Susunan majlis dalam dewan

dan luar dewan mengikut protokol

Protokol dalam pengacaraan majlis formal

Penyambut tetamu dalam majlis formal

Fungsi pegawai protokol, pegawai

pengiring dan pegawai

perhubungan



Menu dan Pemilihannya untuk Jamuan

Penggunaan Bahasa Istana dan Bahasa Diraja

Penggunaan Lagu Kebangsaan

Pemasangan gambar orang-orang Kenamaan di dinding

Pakaian bagi pelbagai Majlis

Pemakaian Anugerah Darjah Kebesaran

Protokol dalam urusan menandatangani Surat Perjanjian

Program dan Aturcara Pentadbiran

Protokol dalam menghadiri Pelbagai Majlis



PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN MAJLIS-MAJLIS RASMI

Senarai perlu disiapkan 2 atau 3 bulan sebelum Majlis

Jenis Senarai Jemputan

• Ringkasan Senarai

• Senarai Nama

• Senarai Keutamaan

• Senarai Jawapan

• Senari Kehadiran

Ringkasan Senarai

• Satu Senarai Kategori Tetamu dan Bilangan


TUJUAN

Dapat diketahui Jenis-jenis Tetamu

Kategori Tetamu dan Bilangan

Kombinasi Tetamu dan Juga Statusnya

Ruang Pengunaan Majlis dan Anggaran

Perbelanjaan


Senarai Nama

Iaitu Nama-nama Tetamu mengikut Kategori Masing- Masing

Perlu mengandungi Butir-Butir Terperinci yang Lengkap

• Nama Penuh dan Gelaran dan Darjah Kebesaran (Jika ada)

• Nama Isteri

• Jawatan atau Pangkat

• Alamat Pejabat

• Nombor Telefon Pejabat

• Alamat Rumah

• Nombor Telefon Rumah

• Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon

• Butir-butir Lain


Senarai Keutamaan • Iaitu sesuatu Senarai di mana Tetamu disenaraikan

mengikut Susunan Keutamaan

Senarai Jawapan • Perlu Senarai Jawapan Kehadiran Seseorang dalam

Sesuatu Majlis

TUJUAN Dapat mengetahui Bila-bila Masa Tetamu yang Menjawab Hadir atau Tidak Hadir ataupun Belum Memberi Jawapan


SENARAI KEHADIRAN

• Iaitu Senarai Terakhir yang Mengandungi Senarai Tetamu yang Menjawab Hadir

TUJUAN

Pembantu Majlis atau Penyambut Tetamu akan menggunakannya untuk menjalankan Tugas


PERANAN PENYAMBUT TETAMU

Tugas Penyambut Tetamu

• Mendapatkan Senari Jemputan yang Hadir

• Mengenali Tetamu

• Menyambut Ketibaan Tetamu

• Mengedar Program

• Mengiringi Tetamu ke Tempat Duduk

• Memberi apa-apa Maklumat yang dipinta

• Membantu Tetamu Dalam Pelbagai Hal

• Menjaga Ketenteraman Majlis

• Menjaga Keselesaan Tetamu


KRITERIA PENYAMBUT TETAMU YANG BAIK

Mempunyai Perwatakan

yang Baik (Pleasant looking)

Penglihatan Terang dan

Pendengaran Baik

Mempunyai Gaya Diri @

(Jabatan yang Sesuai dengan

Tugas)

Perwatakan yang Baik

(Tingkah laku baik dan

Bersopan)

Sentiasa dalam keadaan Bersih

Mahir dalam Teknik

Menyambut Dalam Pelbagai

Situasi


TEKNIK MENYAMBUT

Keraian Perlu mengetahui Keraian yang sedang diadakan

• Nama Keraian

• Tuan Rumah atau Pilih yang Menjemput

• Tetamu Utama

• Tujuan Keraian

Perlu juga Mengetahui Jenis Keraian

• Rasmi

• Tidak Rasmi

• Formal

• Tidak Formal


ATURCARA KERAIAN YANG BERKENAAN

Perlu mengetahui Aturcara Keraian-keraian seperti:-

• Waktu tetamu mula tiba

• Waktu Majlis Bermula

• Waktu Rehat (Jika ada)

• Masa Jamuan Ringan (Jika ada)

• Waktu Tamat

Majlis Jamuan Makan Perlu Mengetahui:-

• Waktu Tetamu Mula Tiba

• Masa Minuman sebelum Makanan disediakan (Jika ada)

• Masa Majlis dimulakan

• Masa Pertunjukkan dimulakan (Jika ada)

• Masa Ucapan (Jika ada)

• Waktu Majlis dijangka Tamat


TIPS PENTING

Susunan Tempat Duduk

Kawasan yang Diperuntukkan

Tempat-tempat Penting:

• Tandas

• Tempat Doktor

• Pintu Masuk / Keluar

• Pintu Kecemasan dan Lain-lain

Senarai Tetamu yang Dijemput

Senarai Tetamu Kenamaan

Pakaian Penyambut

Kehadiran Penyambut


Cara Menyambut

Dibahagi kepada 4 Peringkat:

• Penyambut Utama

• Pembahagi Program

• Pengiring

• Penunjuk Tempat Duduk

Penyambut Utama

• Terdiri dari Pegawai Kanan atau Ketua Penyambut

Tugasnya:-

• Mengenali Tetamu yang Datang

• Memberitahu Pembahagi Program / Pengiring

• Ucap Selamat Datang


TIPS PENTING

Pembahagi Program

• Tugasnya:-

• Memberi Program

• Perlu pastikan Bekalan Program Mencukupi

Pengiring

• Tugasnya:-

• Mengiringi Tetamu ke Tempat yang Ditetapkan

Penunjuk Tempat Duduk


Thank You!

[email protected]

019-2727 295

rahimah yeop - jupem.gov.my · menandatangani surat perjanjian program dan aturcara pentadbiran...

Documents